UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN TRỊ DỰ ÁN NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ BÁN HÀNG TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG (Ban hành kèm theo Quyết định Số: /QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 15 tháng 6 năm 2018 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2018 0 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 1 LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Quản trị dự án đƣợc biên soạn nhằm cung cấp nhằm cung cấp các kiến thức cơ bản về các vấn đề bao gồm: đặc tính của dự án và quản lý dự án, các công cụ lập tiến độ dự án nhƣ PERT, GANTT; các tiêu chí về lợi ích kinh tế- xã hội; các chi phí của dự án. Giáo trình này là tài liệu dùng trong giảng dạy và học tập dành cho sinh viên ngành Quản trị kinh doanh ở trình độ cao đẳng.
Là tài liệu có tính chất nhập môn, giáo trình này trình bày những kiến thức cơ bản của dự án. Nó đƣợc biên soạn thành 3 chƣơng. Chƣơng 1 đƣợc dành để giới thiệu chung về dự án và quản lý dự án gồm : phân loại dự án, các đối tƣợng tham gia dự án, cơ cấu tổ chức của dự án, các nhân tố ảnh hƣởng đến sự thành công của dự án, vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý dự án. Chƣơng 2 tập trung trình bày về các phƣơng pháp lập dự án, cách quản lí và kiểm soát tiến độ dự án.
Chƣơng 3 đề cập đến việc quản lý bao gồm: phân loại chi phí, ƣớc tính chi phí, lập kế hoạch ngân sách của dự án, kiểm soát chi phí chi phí dự án, phân tích kết quả thực hiện dự án về chi phí, các tiêu chuẩn tài chính để lựa chọn dự án. Tác giả đã có nhiều cố gắng trong quá trình biên soạn, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp của sinh viên vag các giảng viên để giáo trình ngày càng hoàn thiện hơn. Chân thành cảm ơn! Đồng Tháp, ngày 17 tháng 4 năm 2017 Tham gia biên soạn Chủ biên Lê Vi Sa 2 MỤC LỤC CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN. GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN .3 Chu kỳ sống của dự án .1 Các đối tƣợng tham gia dự án .2 Các nhân tố ảnh hƣởng đến sự thành công của dự án .3 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản lý dự án .4 Các yêu cầu đối với nhà quản lý dự án .1 Các loại cơ cấu tổ chức của dự án .1 Cơ cấu dự án chức năng .2 Cơ cấu dự án chuyên trách .4 Cơ cấu tổ chức dự án mạng lƣới .2 Các nhân tố ảnh hƣởng trong việc lựa chọn cơ cấu tổ chức dự án .3 Cách thức lựa chọn cơ cấu tổ chức đối với từng loại dự án.
25 CHƢƠNG 2: LẬP VÀ QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN .1 Các nội dung cần lập dự án .2 Phƣơng pháp lập dự án .3 Các bƣớc lập dự án. QUẢN LÝ VÀ KIỂM SOÁT TIẾN ĐỘ DỰ ÁN .2 Các bƣớc thực hiện phƣơng pháp GANTT .3 Các bƣớc thực hiện phƣơng pháp PERT. Theo dõi thực hiện tiến độ dự án. PHÂN TÍCH LỢI ÍCH KINH TẾ- XÃ HỘI CỦA DỰ ÁN .1 Mục tiêu phân tích lợi ích kinh tế- xã hội.2 Sự khác nhau giữa phân tích tài chính và phân tích kinh tế- xã hội .3 Các chỉ tiêu hiệu quả kinh tế- xã hội của dự án.
47 CHƢƠNG 3: QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN. QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN .1 Nội dung của quản lý chi phí .2 Phân loại chi phí. ƢỚC TÍNH CHI PHÍ .1 Nguyên tắc ƣớc tính .2 Phƣơng pháp ƣớc tính. LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH CỦA DỰ ÁN.KIỂM SOÁT CHI PHÍ .1 Phân tích kết quả thực hiện dự án về chi phí .2 Các tiêu chuẩn tài chính để lựa chọn dự án.
61 4 5 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN MÃ CHƢƠNG: CKT422- 01 Giới thiệu: Chƣơng này trình bày khái niệm, đặc tính của dự án và quản lý dự án. Phân loại dự án theo từng tiêu chí cụ thể. Giới thiệu cơ cấu tổ chức tƣơng ứng với từng loại dự án Mục tiêu: - Kiến thức: Trình bày đƣợc khái niệm, đặc tính của dự án và quản lý dự án. Mô tả đƣợc công việc, vai trò cũng nhƣ các kỹ năng, phẩm chất cần thiết của nhà quản lý dự án; phân tích các cấu trúc của quản lý dự án đánh giá đƣợc ƣu nhƣợc điểm của từng loại hình quản lý, - Kỹ năng: Phân biệt đƣợc dự án và các hoạt động khác, phân loại đƣợc dự án theo từng tiêu chí cụ thể, Lựa chọn đƣợc cơ cấu tổ chức tƣơng ứng với từng loại dự án - Thái độ: Nghiêm túc, chủ động, tích cực trong quá trình nghiên cứu, học tập Nội dung: 1.
GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN 1.1 Khái niệm Để giúp chúng ta hiểu đƣợc dự án là gì, trƣớc hết chúng ta nêu một khái niệm chung về dự án: “Dự án là một nỗ lực phức tạp, không thƣờng xuyên, mang tính chất đơn nhất đƣợc thực hiện trong điều kiện ràng buộc nhất định về thời gian, ngân sách, nguồn lực và các tiêu chuẩn chất lƣợng để đáp ứng yêu cầu của khách hàng”. Ví dụ về dự án bao gồm, nhƣng không giới hạn, trong các trƣờng hợp sau: Phát triển sản phẩm và dịch vụ mới Tiến hành những thay đổi, cải tiến, tái cấu trúc về bộ máy, tổ chức nhân sự, và phƣơng thức kinh doanh Phát triển hay ứng dụng, triển khai một hệ thống thông tin quản lý, hệ thống quản lý chất lƣợng Xây dựng nhà máy mới, lắp đặt dây chuyền sản xuất mới 6 Thực hiện một quy trình sản suất mới Vậy Dự án là một tập hợp các công việc, đƣợc thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt đƣợc một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến Các hoạt động thƣờng xuyên lặp lại hàng ngày trong công ty đƣợc thiết kế và tổ chức thực hiện một cách ổn định dựa trên sự chuyên môn hoá cao để đảm bảo các hoạt động diễn ra liên tục, nhịp nhàng và hiệu quả với chi phí thấp nhất có thể. Dự án khác với các hoạt động thƣờng xuyên lặp lại hàng ngày trong công ty là dự án là các hoạt động không lặp lại và thƣờng gắn với những yếu tố mới đòi hỏi sự sáng tạo nhất định nhằm tạo thêm năng lực mới cho công ty, ví dụ nhƣ sản xuất ra sản phẩm mới. Để phân biệt dự án khác với các hoạt động thƣờng xuyên đang diễn ra hàng ngày trong công ty, chúng ta hãy nêu một số đặc điểm của dự án.
Dự án có 5 đặc điểm chính sau đây: 1. Có mục tiêu xác định 2. Đƣợc thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc 3. Thƣờng liên quan đến nhiều bộ phận trong công ty và lĩnh vực chuyên môn khác nhau 4.
Liên quan đến việc thực hiện một điều mà chƣa từng đƣợc làm trƣớc đó 5. Đáp ứng các yêu cầu về tiêu chuẩn chất lƣợng đầu ra, chi phí và thời gian cụ thể Thứ nhất, dự án có mục tiêu xác định: – dù là xây dựng một tổ hợp chung cƣ cao 28 tầng hoàn thành vào ngày 30 tháng 11 hoặc phải hoàn thành việc chuyển đổi sang hệ thống thông tin mới trong vòng 1 năm. Tính mục tiêu thƣờng không đặt ra đối với các hoạt động thƣờng ngày đang diễn ra trong công ty ví dụ nhƣ đối với những ngƣời công nhân trong một phân xƣởng may. Thứ hai, do có mục tiêu xác định nên dự án có thời điểm bắt đầu và kết thúc xác định.
Thứ ba, dự án thƣờng đòi hỏi những nỗ lực chung từ nhiều chuyên gia có chuyên môn khác nhau đến từ các bộ phận và phòng ban chuyên môn khác nhau. Thay vì làm việc biệt lập tại văn phòng dƣới sự quản lý của các trƣởng bộ phận, các thành viên dự án gồm các kỹ sƣ thiết kế, các kỹ sƣ chế tạo, chuyên gia 7 marketing, nhà phân tích tài chính cùng phối hợp làm việc chặt chẽ với nhau dƣới sự hƣớng dẫn của nhà quản lý dự án để cùng nhau hoàn thành một dự án. Thứ tư, dự án là hoạt động không lặp lại và có tính chất đơn nhất. Ví dụ sản xuất ra một mẫu ô tô mới với hệ thống phanh thắng tự động khi xe đột ngột tăng tốc quá nhanh đòi hỏi phải giải quyết rất nhiều vấn đề chƣa từng đƣợc giải quyết trƣớc đó và thƣờng đi kèm với việc áp dụng những thành tựu mới nhất và có bƣớc đột phá về công nghệ.
Mặt khác, các dự án xây dựng thông thƣờng nhƣ xây dựng các tổ hợp văn phòng chung cƣ sử dụng các vật liệu hiện có và áp dụng các công nghệ và quy trình thi công đã đƣợc công ty thiết lập từ trƣớc nhƣng vẫn đòi hỏi nhiều yếu tố mới nhƣ xây dựng trên địa điểm mới, tuân thủ các quy định nhất định áp dụng cho từng dự án xây dựng, khách hàng mới với những yêu cầu và khả năng thanh toán nhất định khác với các dự án cùng loại đã đƣợc công ty tiến hành trƣớc đó. Thứ năm, dự án phải đáp ứng các tiêu chuẩn nhất định về đầu ra, thời gian, và chi phí. Thành công của dự án đƣợc đánh giá dựa trên mức độ mà dự án đáp ứng các tiêu chuẩn chất lƣợng đầu ra, thời hạn hoàn thành dự án và chi phí thực hiện dự án Bảng 1.1 Phân biệt hoạt động dự án và các hoạt động nghiệp vụ Hoạt động dự án Hoạt động nghiệp vụ Tạo ra một sản phẩm xác định Cho ra cùng một sản phẩm Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc Liên tục Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau Các kỹ năng chuyên môn hoá Đội hình tạm thời Tổ chức ổn định Dự án chỉ làm 1 lần Công việc lặp lại Làm việc theo kế hoạch trong một Làm việc trong kinh phí thuyền xuyên khoản chi phí đƣợc cấp hằng năm Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu Phải đảm bảo lâu dài Ngày kết thúc và chi phí đƣợc tính Chi phí hằng năm đƣợc tính dựa trên theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản kinh nghiệm trong quá khứ lý Nguồn: Giáo trình quản lý dự án, Đại học Quốc gia Hà Nội 8 1.