BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 0 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong giai đoạn hiện nay trước tình hình ngày càng phát triển, đổi mới của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển như vũ bão thì công tác văn thư lưu trữ đòi hỏi phải có một số kiến thức nhất định về chuyên môn nghiệp vụ nhằm xử lý tốt các văn bản chứa các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả. Để kịp thời đáp ứng như cầu thực tiễn đào tạo các hệ đào tạo trong ngành Văn thư Hành chính và thay mới cho các tập bài giảng Giáo trình trước đây.
Các tác giả đã chọn lọc những thông tin mới, các quy định mới nhất để đưa vào giáo trình quản lý văn bản, có kế thừa và tham khảo nội dung của các tập bài giảng, giáo trình chuyên môn của trường. Về bố cục giáo trình được chia làm 3 nội dung chính gồm khái niệm, nguyên tắc chung về văn bản; quản lý văn bản đến và quản lý văn bản đi. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định. Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện.
Xin trân trọng cảm ơn. Ninh Bình, ngày 12 tháng 5 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 1 MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU. 1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI.
Khái niệm quản lý văn bản. Văn bản giấy tờ nội bộ. Yêu cầu, nguyên tăc chung về quản lý văn bản. Nguyên tắc tập trung.
Nguyên tắc nhanh chóng kịp thời. Nguyên tắc bí mật. Nguyên tắc đảm bảo quy trình. Nguyên tắc thống nhất.
Nguyên tắc an toàn. Nguyên tắc chính xác. 7 BÀI 2: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN. Tiếp nhận văn bản đến.
Tiếp nhận văn bản đến. Kiểm tra, phân loại bì văn bản đến. Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến. Đăng ký văn bản đến.
Lập sổ đăng ký văn bản đến và phương pháp đăng ký. Lập sổ đăng ký đơn thư. Trình và chuyển giao văn bản đến. Trình văn bản đến.
Làm thủ tục sao văn bản đến. Chuyển giao văn bản đến. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Giải quyết văn bản đến.
Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Ghi số và ngày, tháng văn bản.
Thực hành kiểm tra thể thức và phát hiện văn bản sai thể thức. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mật, dấu khẩn. Đóng dấu cơ quan. Đóng dấu độ khẩn, mật.
Thực hành đóng dấu văn bản. Đăng ký văn bản đi bằng sổ. Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản40 3. Thực hành đăng ký văn bản đi trên sổ đăng ký văn bản đi.
Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi quá trình chuyển phát văn bản đi 41 4. Làm thủ tục chuyển phát văn bản đi. Chuyển phát văn bản đi. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi .1 Sắp xếp bản lưu.
Bảo quản văn bản lưu. Phục vụ nghiên cứu văn bản lưu. 52 TÀI LIỆU THAM KHẢO. 53 3 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun; QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI Mã mô đun: MĐ 18 Vị trí, tính chất: - Vị trí : Quản lý văn bản đến, văn bản đi là mô đun nghiệp vụ chính và quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư hành chính, mô đun này chỉ giảng dạy khi đã học các môn Nhập môn công tác văn thư, môn Soạn thảo văn bản 1,2 và học trước môn Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, - Tính chất: Là mô đun chuyên môn.
Mục tiêu của mô đun: - Về kiến thức: + Trình bày được quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến; + Phương pháp đăng ký và chuyển giao văn bản đi, đến. - Về kỹ năng: + Phát hiện được các tình huống phát sinh trong trình giải quyết văn bản + Làm thành thạo các thao tác nghiệp vụ đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc và bảo mật nội dung văn bản. Nội dung của mô đun: Bài 1: Khái niệm và nguyên tắc chung về quản lý văn bản.
Bài 2: Quản lý văn bản đến Bài 3: Quản lý văn bản đi. 4 BÀI 1: KHÁI NIỆM VÀ NGUYÊN TẮC CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN Mã bài: MĐ18.01 Mục tiêu: - Giải thích được khái niệm văn bản đến, văn bản đi; - Trình bày được yêu cầu và các nguyên tắc chung về quản lý văn bản. - Thể hiện tính cẩn thận, tỉ mỉ, chính xác, thận trọng, nguyên tắc và bảo mật nội dung văn bản. Nội dung chính: 1.
Khái niệm quản lý văn bản Trong hoạt động hàng ngày, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, các cơ quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, đồng thời cũng tiếp nhận các văn bản từ các cơ quan đơn vị khác gửi đến. Văn bản do cơ quan gửi đi gọi là văn bản đi và văn bản cơ quan nhận gọi là văn bản đến. Vân bản đi, đến chính là bằn chứng, cơ sở để cơ quan giải quyết công việc, hoặc thực hiện công tác chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề sự việc thuộc chức năng nhiệm vụ của mình, mặt khác không ít các văn bản chứa đựng các thông tin mang bí mật nhà nước hoặc bí mật cơ quan, do đó cần được quản lý chặt chẽ. “ Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận , chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hành chính trong hoạt động hằng ngày của cơ quan, tổ chức”.
Văn bản đến Là văn bản gửi đến cơ quan theo đường chính thống bưu điện hoặc tổ chức, cá nhân gửi trực tiếp đến Văn thư hoặc do cán bộ, lãnh đạo đi họp mang về) và văn bản được gửi qua hộp thư điện tử, bản Fax và phải được chuyển Văn thư để vào sổ, theo dõi Hay nói cách khác: “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến. Văn bản đi Là văn bản của cơ quan gửi đến các cơ quan cấp trên, cơ quan hữu quan và các đơn vị trong ngành để thực hiện và trao đổi công việc. Văn bản đi gồm văn bản thông thường (bản giấy) và bản mềm (máy vi tính); Hay nói cách khác: “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Văn bản giấy tờ nội bộ Văn bản, giấy tờ nội bộ là những loại công văn, giấy tờ được cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan mà không gửi đi các cơ quan khác.
Đăng ký văn bản Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v. vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản. Theo quy định của tại các văn bản của Chính phủ về công tác văn thư thì tất cả các văn bản (cả đi và đến) đều phải được đăng ký và việc đăng ký phải được thực hiện nhanh chóng và kịp thời. Việc đăng ký văn bản là công việc quan trọng bởi vì: - Tiện cho việc quản lý và bảo quản văn bản - Tra tìm văn bản được thuận tiện và sổ đăng ký văn bản là công cụ tìm kiếm thuận lợi cũng như để kiểm tra việc tiếp nhận, chuyển giao và giải quyết văn bản.
- Tạo thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản. Qua sổ đăng ký thống kê văn bản có thể giúp cán bộ văn thư và thủ trưởng cơ quan thống kê được cụ thể số lượng văn bản do cơ quan ban hành và cơ quan nhận được trong quá trình hoạt động. Yêu cầu, nguyên tăc chung về quản lý văn bản 2. Nguyên tắc tập trung Nguyên tắc này có nghĩa là việc quản lý văn bản phải được thực hiện tập trung tại một đầu mối đó là bộ phận phụ trách công tác văn thư của cơ quan.
Mục đích của nguyên tắc này là để tránh tình trạng phân tán văn bản có thể dẫn tới thất lạc văn bản trong quá trình giải quyết văn bản, mặt khác nó cũng tạo điều kiện để cán bộ văn thư cơ quan quản lý công việc của mình một cách chặt chẽ nhất và bảo vệ được các văn bản chứa bí mật của cơ quan và nhà nước. Nguyên tắc nhanh chóng kịp thời Công văn giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý , nếu được chuyển giao nhanh chóng , kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quản hoạt động của cơ quan, đặc biệt với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm tổn thất cho nhà nước, đơn vị, hoặc làm thiệt hại lợi ích công dân.