GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN, VĂN BẢN ĐI (MÃ MÔ ĐUN: MĐ 18)

Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun "Quản lý văn bản đến, văn bản đi" (Mã mô đun: MĐ 18) là tài liệu đào tạo chuyên môn thuộc nghề Văn thư hành chính ở trình độ Trung cấp. Giáo trình được ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn), do giảng viên Trương Thị Trang làm chủ biên.

                                VỊ TRÍ MÔ ĐUN TRONG CHƯƠNG TRÌNH

Trong khung chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính, mô đun này giữ vị trí nghiệp vụ trọng tâm. Môn học được bố trí giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các môn tiên quyết bao gồm: Nhập môn công tác văn thư, Soạn thảo văn bản 1, Soạn thảo văn bản 2; đồng thời cung cấp kiến thức nền tảng bắt buộc trước khi học tiếp môn Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Mục tiêu học tập của mô đun được cấu trúc theo 3 chuẩn đầu ra:

  • Kiến thức: Trình bày chính xác quy trình quản lý, giải quyết và phương pháp đăng ký, chuyển giao văn bản đến và văn bản đi theo quy định hiện hành.
  • Kỹ năng: Thao tác thành thạo các nghiệp vụ tiếp nhận, bóc bì, phân loại, đóng dấu, vào sổ, quét văn bản, chuyển giao và xử lý các tình huống nghiệp vụ phát sinh trong quá trình lưu chuyển văn bản.
  • Năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thực hiện nhiệm vụ với tính cẩn thận, tỉ mỉ, chuẩn xác, tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc hành chính và bảo mật nội dung thông tin văn bản.

Giáo trình gồm 3 bài học chính:

  1. Bài 1: Khái niệm và nguyên tắc chung về quản lý văn bản
  2. Bài 2: Quản lý văn bản đến
  3. Bài 3: Quản lý văn bản đi

Điểm đặc thù của tài liệu là phương pháp tiếp cận chuẩn hóa theo từng bước nghiệp vụ thực tế, gắn liền với biểu mẫu, thông số kỹ thuật con dấu, kích thước sổ sách và khung văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước.

Nội dung kiến thức cốt lõi

                                    CẤU TRÚC NỘI DUNG MÔ ĐUN
                                    
    [Bài 1: Tổng quan]               [Bài 2: Văn bản đến]                [Bài 3: Văn bản đi]
  • Khái niệm văn bản đi/đến        • Lưu đồ quy trình 4 bước           • Lưu đồ quy trình 6 bước
  • Văn bản nội bộ                  • Tiếp nhận, phân loại bì           • Kiểm tra thể thức (14 ô)
  • 7 nguyên tắc quản lý            • Đóng dấu Đến (35x50mm)            • Đánh số, ghi địa danh
  • Mục đích đăng ký VB             • Sổ A3 10 cột / Sổ đơn thư 8 cột   • Đóng dấu cơ quan, khẩn, mật
                                    • Phiếu giải quyết văn bản          • Bì thư, sổ bưu điện, bản lưu

Các chương và chủ đề chính

  • Bài 1: Khái niệm và nguyên tắc chung về quản lý văn bản (Mã bài: MĐ18.01)
    Xác định các định nghĩa cơ bản: văn bản đến (văn bản nhận từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác qua bưu điện, chuyển trực tiếp, fax, thư điện tử); văn bản đi (văn bản do cơ quan ban hành gửi đi); văn bản giấy tờ nội bộ; và khái niệm đăng ký văn bản. Chương này thiết lập 7 nguyên tắc quản lý văn bản bắt buộc: nguyên tắc tập trung, nhanh chóng kịp thời, bí mật, đảm bảo quy trình, thống nhất, an toàn và chính xác.

  • Bài 2: Quản lý văn bản đến (Mã bài: MĐ18.02)
    Trình bày lưu đồ quy trình xử lý văn bản đến qua 4 bước: (1) Nhân viên văn thư tiếp nhận, kiểm tra sơ bộ; (2) Đăng ký, vào số, quét (scan), đính kèm tệp và chuyển lãnh đạo qua phần mềm QLVB và HSCV; (3) Lãnh đạo cho ý kiến chỉ đạo, phân phối về phòng ban chuyên môn; (4) Lập, in và lưu sổ theo dõi cuối tháng. Chi tiết các nghiệp vụ gồm:

    • Phân loại bì thành: loại bóc bì (văn bản gửi cơ quan) và loại không bóc bì (văn bản mật, văn bản gửi tổ chức Đảng/đoàn thể, thư gửi đích danh cá nhân).
    • Quy cách dấu Đến: hình chữ nhật khắc sẵn, kích thước chuẩn $35\text{ mm} \times 50\text{ mm}$, hiển thị các trường: Tên cơ quan, Số đến, Ngày đến, Chuyển, Số và ký hiệu HS.
    • Thiết lập hệ thống sổ: Sổ đăng ký văn bản đến in sẵn khổ A3 ($420\text{ mm} \times 297\text{ mm}$) gồm 10 cột; Sổ đăng ký đơn, thư khổ A3 gồm 8 cột; Sổ đăng ký văn bản mật đến (bổ sung cột "Mức độ mật" tại cột 7); Sổ chuyển giao văn bản đến gồm 5 cột; Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến gồm 7 cột.
    • Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến dùng để ghi nhận ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, lãnh đạo đơn vị và đề xuất của chuyên viên.

  • Bài 3: Quản lý văn bản đi (Mã bài: MĐ18.03)
    Thiết lập lưu đồ 6 bước phát hành văn bản đi: (1) Chuyên viên lập dự thảo hồ sơ công việc; (2) Trưởng phòng chuyên môn duyệt; (3) Lãnh đạo cơ quan ký duyệt; (4) Văn thư vào số, kiểm tra thể thức lần cuối, nhân bản, đóng dấu; (5) Chuyển phát văn bản giấy hoặc điện tử/fax; (6) Lưu trữ hồ sơ và in sổ theo dõi. Các nội dung nghiệp vụ gồm:

    • Sơ đồ bố trí 14 thành phần thể thức trên khổ giấy A4 ($210\text{ mm} \times 297\text{ mm}$) theo quy định của Nghị định 30/2020/NĐ-CP (ô 1: Quốc hiệu đến ô 14: Địa chỉ, thông tin liên lạc).
    • Quy tắc đánh số, ghi ký hiệu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính; bảng chữ viết tắt tên loại văn bản (QĐ, TB, CTr, KH, ĐA, BC, BB, TTr, HĐ, CN, UN, GM, GT, NP) và viết tắt cơ quan/đơn vị soạn thảo.
    • Quy định ghi địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản của các cấp chính quyền.
    • Kỹ thuật đóng dấu: dấu cơ quan trùm lên $1/3$ chữ ký về phía bên trái; đóng dấu độ khẩn (Hỏa tốc: $30\text{ mm} \times 8\text{ mm}$; Thượng khẩn: $40\text{ mm} \times 8\text{ mm}$; Khẩn: $20\text{ mm} \times 8\text{ mm}$ bằng mực đỏ tươi); đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật, Mật và dấu chữ A, B, C viền tròn đường kính $1{,}5\text{ cm}$ theo Thông tư 12/2002/TT-BCA).
    • Quy cách bì văn bản gồm 4 kích thước: $307\text{ mm} \times 220\text{ mm}$ (nguyên khổ A4), $220\text{ mm} \times 158\text{ mm}$ (gấp đôi), $220\text{ mm} \times 109\text{ mm}$ (gấp 3), $158\text{ mm} \times 115\text{ mm}$ (gấp 4); định lượng giấy làm bì tối thiểu từ $80\text{ g/m}^2$.
    • Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi (khổ A3, 10 cột), Sổ gửi văn bản đi bưu điện (khổ A4, 6 cột), Sổ sử dụng bản lưu (khổ A3, 9 cột).
    • Quy định lưu trữ tối thiểu 2 bản chính (1 tại văn thư, 1 trong hồ sơ) và chế độ khai thác tài liệu lưu trữ (mượn không quá 07 ngày, trường hợp đặc biệt tối đa 30 ngày).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình cung cấp các lý thuyết nền tảng về tổ chức thông tin quản lý hành chính, hệ thống hóa các nguyên tắc quản lý tài liệu và phân định ranh giới pháp lý giữa các loại hình văn bản. Cơ sở pháp lý được trích dẫn trực tiếp trong tài liệu gồm:

  • Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định 101/CP ngày 23/9/2015.
  • Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
  • Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).
  • Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng chuyên môn kỹ thuật (Technical skills): Soát lỗi và căn chỉnh 14 thành phần thể thức văn bản; kỹ thuật đóng dấu trùm lên chữ ký, đóng dấu giáp lai, dấu mật, dấu khẩn; thao tác gấp giấy và dán bì; quét (scan) văn bản và cập nhật cơ sở dữ liệu trên phần mềm quản lý.
  • Kỹ năng phân tích và xử lý (Analytical skills): Phân loại chính xác văn bản bóc bì/không bóc bì; xác định thẩm quyền xử lý; theo dõi tiến độ và kiểm soát thời hạn giải quyết văn bản hành chính; đối chiếu danh mục tài liệu mật.
  • Năng lực thực hành thực tế (Practical competencies): Đăng ký sổ sách theo đúng tiêu chuẩn hành chính (không dùng bút chì, không dùng mực đỏ, không viết tắt tùy tiện); lập phiếu gửi và chuyển giao văn bản qua bưu điện hoặc chuyển trực tiếp; quản lý bảo quản và phục vụ khai thác bản lưu an toàn.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình áp dụng phương pháp đào tạo kết hợp chặt chẽ giữa việc giảng giải lý thuyết nguyên tắc và tổ chức thực hành kỹ năng nghiệp vụ chuyên biệt tại phòng học bộ môn.

Hệ thống bài tập và thực hành

  • Thực hành kiểm tra thể thức: Yêu cầu người học tự sưu tầm ít nhất 03 văn bản sai thể thức thực tế, sau đó thực hiện phân tích, phát hiện lỗi sai về phông chữ, vị trí thành phần, số/ký hiệu hoặc thẩm quyền ký và đề xuất phương án chỉnh sửa.
  • Thực hành kỹ thuật đóng dấu: Người học chuẩn bị ít nhất 04 mẫu văn bản khác nhau để thực hành trực tiếp kỹ thuật đóng dấu cơ quan (đúng chiều, rõ nét, trùm $1/3$ chữ ký), đóng dấu giáp lai qua mép giấy, đóng các loại dấu chỉ độ khẩn và độ mật theo đúng vị trí ô quy định.
  • Thực hành đăng ký sổ sách: Giáo trình cung cấp bài tập đăng ký văn bản đi dựa trên tập dữ liệu gồm 7 Quyết định ban hành năm 2017 của Trường Cao đẳng Nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng:
    1. Quyết định số 115/QĐ-TrCĐN-TC (25/03/2017) về Quy chế công tác văn thư lưu trữ.
    2. Quyết định số 117/QĐ-TrCĐN-TC (29/03/2017) về Quy định bảo dưỡng tài sản công.
    3. Quyết định số 114/QĐ-TrCĐN-TC (20/03/2017) về Chương trình tiết kiệm, chống lãng phí.
    4. Quyết định số 111/QĐ-TrCĐN-TC (01/03/2017) về Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng.
    5. Quyết định số 116/QĐ-TrCĐN-TC (27/03/2017) về Định mức giờ giảng giáo viên tập sự.
    6. Quyết định số 112/QĐ-TrCĐN-TC (05/03/2017) về Cử cán bộ học TOEIC và IC3.
    7. Quyết định số 117/QĐ-TrCĐN-TC (30/03/2017) về Lịch nghỉ lễ Giỗ tổ Hùng Vương.
      Người học phải tự kẻ mẫu sổ đăng ký văn bản đi 10 cột khổ A3 và tiến hành đăng ký toàn bộ 7 văn bản này.
  • Bài tập khảo sát thực tế: Người học đi khảo sát thực tế quy trình quản lý văn bản tại một cơ quan, tổ chức cụ thể, viết bài tiểu luận thu hoạch và nộp kèm hình ảnh minh chứng về hệ thống sổ sách, con dấu và luồng xử lý văn bản tại đơn vị khảo sát.

Đánh giá và hướng dẫn tự học

  • Phương pháp đánh giá: Kết hợp đánh giá kết quả thao tác thực hành ghi sổ, chấm điểm kỹ thuật đóng dấu tại chỗ, kiểm tra khả năng phát hiện lỗi văn bản và chấm bài tiểu luận khảo sát thực tế.
  • Hướng dẫn tự học: Người học tự rèn luyện kỹ năng kẻ mẫu sổ (A3, A4), đối chiếu bảng viết tắt tên loại văn bản, bảng viết tắt tên phòng ban (sử dụng bảng ký hiệu của Trường ĐH Y tế Công cộng làm mẫu) và tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật viết tay trong công tác văn thư.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Cập nhật khung quy phạm pháp luật: Giáo trình được biên soạn thay thế cho các tập bài giảng cũ, cập nhật các quy định về thể thức văn bản hành chính theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP (14 thành phần thể thức trên trang A4) và quy định bảo vệ bí mật nhà nước theo Thông tư 12/2002/TT-BCA.
  • Tích hợp quản lý văn bản điện tử song song với văn bản giấy: Giáo trình không chỉ hướng dẫn phương pháp ghi chép sổ in sẵn mà còn đưa vào nội dung quét (scan) văn bản, gắn tệp đính kèm, sử dụng chương trình phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc (QLVB & HSCV) và cơ sở dữ liệu trên máy vi tính.
  • Phân định định lượng quy mô quản lý cụ thể: Đưa ra hướng dẫn cụ thể về việc lập sổ tùy thuộc vào dung lượng tiếp nhận/ban hành hàng năm của từng cơ quan:
    • Tiếp nhận dưới 2.000 văn bản/năm: lập tối thiểu 2 sổ (sổ thường và sổ mật); dùng chung sổ đăng ký để chuyển giao.
    • Tiếp nhận từ 2.000 đến dưới 5.000 văn bản/năm: lập sổ theo nhóm cơ quan (Bộ/ngành trung ương, cơ quan khác) và sổ mật; lập sổ chuyển giao riêng.
    • Tiếp nhận trên 5.000 văn bản/năm: phân nhóm sổ chi tiết theo đối tượng giao dịch.
    • Ban hành dưới 500 văn bản/năm: đăng ký chung các loại văn bản; từ 500 đến 2.000 văn bản/năm: đăng ký hỗn hợp; trên 2.000 văn bản/năm: đăng ký riêng theo từng loại văn bản.
  • Quy chuẩn hóa chi tiết vật tư hành chính: Quy định cụ thể định lượng giấy làm bì (từ $80\text{ g/m}^2$ trở lên), kích thước các con dấu độ khẩn, quy chuẩn đóng 2 phong bì đối với văn bản Tuyệt mật (bì ngoài dấu chữ A, bì trong dấu Tuyệt mật) và thời hạn phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ (không quá 07 ngày mượn thông thường; tối đa 30 ngày cho nghiên cứu/triển lãm).

Đối tượng sử dụng giáo trình

                      ĐỐI TƯỢNG SỬ DỤNG VÀ YÊU CẦU ĐÀO TẠO
  • Người học: Học sinh, sinh viên trình độ Trung cấp và Cao đẳng thuộc ngành Văn thư hành chính, Quản trị văn phòng hoặc Hành chính học.
  • Điều kiện tiên quyết: Người học bắt buộc phải hoàn thành các môn học nền tảng: Nhập môn công tác văn thư, Soạn thảo văn bản 1 và Soạn thảo văn bản 2 để nắm vững các loại văn bản và kỹ thuật soạn thảo trước khi thực hiện quy trình quản lý văn bản đi/đến.
  • Giảng viên: Giảng viên chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ sử dụng tài liệu làm giáo trình giảng dạy chuẩn, khai thác hệ thống lưu đồ và bài tập mẫu để thiết kế các buổi học thực hành.
  • Tài liệu tham khảo nghiệp vụ: Cán bộ, nhân viên phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, thư ký văn phòng tại các cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp sử dụng giáo trình để tra cứu quy chuẩn đóng dấu, lập sổ theo dõi và tổ chức lưu trữ hồ sơ.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình được biên soạn phục vụ đào tạo trình độ Trung cấp nghề Văn thư hành chính, đồng thời phù hợp làm tài liệu học tập, tham khảo cho sinh viên ngành Hành chính văn phòng và nhân viên văn thư đang công tác tại các cơ quan, đơn vị.

2. Cần kiến thức nền nào để học mô đun này?

Người học cần hoàn thành 3 môn học tiên quyết: Nhập môn công tác văn thư, Soạn thảo văn bản 1 và Soạn thảo văn bản 2. Các môn học này cung cấp kiến thức về chức năng cơ quan ban hành văn bản, thẩm quyền ban hành và kỹ thuật xây dựng thể thức văn bản hành chính.

3. Điểm khác biệt của giáo trình này so với các tài liệu lý thuyết chung là gì?

Giáo trình tập trung vào quy trình thao tác nghiệp vụ cụ thể với 2 lưu đồ luân chuyển (4 bước cho văn bản đến, 6 bước cho văn bản đi), cung cấp đầy đủ thông số kỹ thuật thực tế (kích thước dấu đến $35\text{ mm} \times 50\text{ mm}$, dấu khẩn, dấu mật chữ A/B/C, 4 kích thước bì thư) và hệ thống biểu mẫu sổ từ 5 đến 10 cột.

4. Làm sao để tự học và thực hành hiệu quả môn học này?

Người học cần nắm vững 7 nguyên tắc quản lý văn bản, tự rèn luyện kỹ năng kẻ và ghi chép vào các mẫu sổ theo đúng hướng dẫn (không dùng bút chì/mực đỏ, không viết tắt sai quy định), sưu tầm các văn bản thực tế để rèn luyện kỹ năng kiểm tra 14 thành phần thể thức và giải quyết các bài tập phân loại, vào sổ mẫu được nêu trong giáo trình.

5. Có tài liệu bổ trợ nào kèm theo giáo trình?

Giáo trình tích hợp sẵn:

  • Bảng chữ viết tắt tên 14 loại văn bản và bản sao (QĐ, TB, CTr, KH, ĐA, BC, BB, TTr, HĐ, CN, UN, GM, GT, NP).
  • Bảng viết tắt tên phòng ban mẫu của Trường Đại học Y tế Công cộng.
  • Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến, mẫu phiếu sử dụng bản lưu.
  • Bộ số liệu 7 văn bản đi của Trường Cao đẳng Nghề Cơ điện Xây dựng Việt Hùng để phục vụ thực hành.

Kết luận

Giáo trình mô đun "Quản lý văn bản đến, văn bản đi" (MĐ 18) do Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô ban hành cung cấp hệ thống hóa quy trình, nguyên tắc và thao tác nghiệp vụ xử lý công văn, giấy tờ trong cơ quan, tổ chức.

Lộ trình đào tạo được thiết kế liên hoàn từ lý thuyết quản lý (Bài 1), đến thực hành quy trình văn bản đến (Bài 2) và quy trình văn bản đi kết hợp quản lý bản lưu (Bài 3). Đây là cấu phần nghiệp vụ trực tiếp giúp hoàn thiện năng lực chuyên môn của người học, tạo cơ sở để tiếp tục tiếp cận môn học Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.

Để triển khai hiệu quả nội dung giáo trình, người học và người làm công tác văn thư cần kết hợp đối chiếu thường xuyên với các văn bản pháp luật hiện hành như Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Nghị định 33/2002/NĐ-CP, Thông tư 12/2002/TT-BCA cùng các hướng dẫn sử dụng phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc tại đơn vị công tác.