Chứng từ và kiểm kê Trang 67 CHƯƠNG 5 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ Mục tiêu của chương: Chứng từ kế toán và kiểm kê là vật mang tin, sao chụp các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, là căn cứ để ghi sổ kế toán. Thông qua chứng từ kế toán và tài liệu kiểm kê là tài liệu kế toán quan trọng trong kiểm tra, thanh tra về kinh tế, tài chính của các đơn vị kế toán. Phương pháp chứng từ và kiểm kê là phương pháp thông tin ban đầu về nghiệp vụ kinh tế nhằm đảm bảo tính pháp lý của việc hình thành các nghiệp vụ kinh tế. Chương này nhằm cung cấp nội dung cơ bản của phương pháp chứng từ và kiểm kê cũng như những vấn đề về chứng từ được qui định trong Luật kế toán và chế độ kế toán hiện hành.1 CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 5.1 Khái niệm: Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.2 Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán.
- Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. - Chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền ký duyệt nhằm kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phát hiện những sai phạm. - Chứng từ kế toán làm cơ sở cho việc xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, giải quyết mọi tranh chấp khiếu tố.3 Phân loại chứng từ kế toán Chứng từ kế toán cách phân loại theo nhiều cách. Căn cứ hình thức biểu hiện - Chứng từ bằng giấy: là chứng từ mà nội dung được thể hiện dưới dạng giấy tờ theo những mẫu biểu quy định.
Ví dụ như phiếu thu tiền, phiếu chi tiền, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho… - Chứng từ điện tử: là chứng từ mà nội dung được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán. Ví dụ: hóa đơn điện tử. Căn cứ vào yêu cầu quản lý và kiểm tra của chứng từ kế toán: Chương 5. Chứng từ và kiểm kê Trang 68 - Chứng từ kế toán bắt buộc: Những chứng từ Nhà nước quy định bắt buộc về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ảnh, phương pháp lập.
Các doanh nghiệp sử dụng thống nhất mẫu chứng từ bắt buộc, không được sửa đổi mẫu biểu, nội dung. - Chứng từ kế toán hướng dẫn: Những chứng từ Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng, đơn vị có thể thêm, bớt theo đặc thù quản lý của mình, nhưng phải đảm bảo các nội dung chủ yếu của của chứng từ. Danh mục chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành như sau: TT TÊN CHỨNG TỪ SỐ HIỆU TÍNH CHẤT Bắt Hướng buộc dẫn I/ Lao động tiền lương 1 Bảng chấm công 01a-LĐTL x 2 Bảng chấm công làm thêm giờ 01b-LĐTL x 3 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL x 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 03-LĐTL x 5 Giấy đi đường 04-LĐTL x 6 Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành 05-LĐTL x 7 Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ 06-LĐTL x 8 Bảng thanh toán tiền thuê ngoài 07-LĐTL x 9 Hợp đồng giao khoán 08-LĐTL x 10 Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán 09-LĐTL x 11 Bảng kê trích nộp các khoản theo lương 10-LĐTL x 12 Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội 11-LĐTL x II/ Hàng tồn kho 1 Phiếu nhập kho 01-VT x 2 Phiếu xuất kho 02-VT x 3 Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, 03-VT x hàng hóa 4 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ 04-VT x 5 Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa 05-VT x 6 Bảng kê mua hàng 06-VT x 7 Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ 07-VT x III/ Bán hàng 1 Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi 01-BH x 2 Thẻ quầy hàng 02-BH x IV/ Tiền tệ 1 Phiếu thu 01-TT x 2 Phiếu chi 02-TT x 3 Giấy đề nghị tạm ứng 03-TT x Chương 5. Chứng từ và kiểm kê Trang 69 4 Giấy thanh toán tiền tạm ứng 04-TT x 5 Giấy đề nghị thanh toán 05-TT x 6 Biên lai thu tiền 06-TT x 7 Bảng kê vàng, bạc, kim khí quý, đá quý 07-TT x 8 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho VND) 08a-TT x 9 Bảng kiểm kê quỹ (dùng cho ngoại tệ, vàng bạc.) 08b-TT x 10 Bảng kê chi tiền 09-TT x V/ Tài sản cố định (TSCĐ) 1 Biên bản giao nhận TSCĐ 01-TSCĐ x 2 Biên bản thanh lý TSCĐ 02-TSCĐ x 3 Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành 03-TSCĐ x 4 Biên bản đánh giá lại TSCĐ 04-TSCĐ x 5 Biên bản kiểm kê TSCĐ 05-TSCĐ x 6 Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ 06-TSCĐ x VI.
Chứng từ khác 1 Giấy chứng nhận nghỉ ốm hưởng BHXH x 2 Danh sách người nghỉ hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản x 3 Hóa đơn Giá trị gia tăng 01GTKT-3LL x 4 Hóa đơn bán hàng thông thường 02GTGT-3LL x 5 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03 PXK-3LL x 6 Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý 04 HDL-3LL x 7 Hóa đơn dịch vụ cho thuê tài chính 05 TTC-LL x 5. Căn cứ vào trình tự xử lý và công dụng của chứng từ: - Chứng từ gốc: Là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc vừa hoàn thành. - Chứng từ dùng để ghi sổ: Là loại chứng từ kế toán dùng để ghi trực tiếp vào sổ sách kế toán theo số hiệu và ngày phát sinh của chứng từ.4 Các yếu tố cơ bản của chứng từ. Các yếu tố cơ bản Chứng từ kế toán sử dụng đa dạng trong doanh nghiệp nhưng bất kỳ chứng từ kế toán nào cũng phải đảm bảo có các yếu tố sau: - Tên gọi chứng từ: yếu tố này có tác dụng phân loại nghiệp vụ kinh tế để phục vụ cho yêu cầu ghi sổ và kiểm tra.
- Số và ngày lập chứng từ: Nhằm xác định thứ tự và thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh, đồng thời là điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, đối chiếu. Chứng từ và kiểm kê Trang 70 - Tên, chữ ký, địa chỉ của những người có trách nhiệm và có liên quan: Có tác dụng tạo nên sự ràng buộc pháp lý giữa các đối tượng có liên quan và qua đó tạo nên tính pháp lý cho chứng từ. - Nội dung của nghiệp vụ phát sinh: là căn cứ để định khoản và có tác dụng kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. - Đơn vị đo lường: nhằm làm thước đo để thực hiện việc tính toán ghi chép, tổng hợp và kiểm tra.
Một số mẫu chứng từ Một số mẫu chứng từ thường sử dụng như sau: 5. Phiếu thu tiền Phiếu thu tiền là căn cứ xác định việc thu tiền đã hoàn thành. Phiếu thu tiền để thủ quỹ thu tiền, ghi vào sổ quỹ và các sổ kế toán có liên quan. Chứng từ và kiểm kê Trang 71 5.
Phiếu chi tiền Phiếu chi tiền là căn cứ xác định việc chi tiền đã hoàn thành. Phiếu chi tiền để thủ quỹ xuất quỹ, ghi vào sổ quỹ và các sổ kế toán có liên quan. Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho xác định là căn cứ xác định số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa đã nhập kho. Phiếu nhập kho làm căn cứ ghi thẻ kho và các sổ kế toán có liên quan.
PHIẾU NHẬP KHO Ngày. - Họ tên người nhận hàng:. - Lý do xuất kho:. - Nhập tại kho (ngăn lô):.
Tên, nhãn hiệu, quy cách, Số lượng Số Mã Đơn vị Đơn Thành phẩm chất vật tư, dụng cụ Thực TT số tính Yêu cầu giá tiền sản phẩm, hàng hóa xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x Tổng số tiền (viết bằng chữ):. Số chứng từ kèm theo:. Chứng từ và kiểm kê Trang 72 Ngày. Người lập Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc phụ trách bộ phận) (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) 5.
Phiếu xuất kho Phiếu xuất kho xác định là căn cứ xác định số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hóa đã xuất ra khỏi kho. Phiếu xuất kho làm căn cứ ghi thẻ kho và các sổ kế toán có liên quan. PHIẾU XUẤT KHO Ngày. - Họ tên người nhận hàng:.
- Lý do xuất kho:. - Xuất tại kho (ngăn lô):. Tên, nhãn hiệu, quy cách, Số lượng Số Mã Đơn vị Đơn Thành phẩm chất vật tư, dụng cụ Thực TT số tính Yêu cầu giá tiền sản phẩm, hàng hóa xuất A B C D 1 2 3 4 Cộng x x x x x Tổng số tiền (viết bằng chữ):. Số chứng từ kèm theo:.
Người lập Người nhận hàng Thủ kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc phụ trách bộ phận) (Ký, họ tên, đóng dấu) (Ký, họ tên) 5. Bảng chấm công Bảng chấm công nhằm mục đích xác nhận và tổng hợp ngày công làm việc của người lao động. Bảng chấm công là cơ sở để tính toán tiền lương, tiền công theo quy định tại doanh nghiệp. Chứng từ và kiểm kê Trang 73 Đơn vị:.
BẢNG CHẤM CÔNG Tháng. Ngày trong tháng Quy ra công Số Số công công Ngạch bậc Số Số nghỉ nghỉ lương hoặc công công Số STT Họ và tên việc, việc, cấp bậc chức hưởng hưởng công 1 2 … ngừng ngừng vụ lương lương hưởng việc việc sản thời BHXH hưởng hưởng phẩm gian 100% .% lương lương A B C 1 2 3 32 33 34 35 36 Cộng 0 0 0 0 0 0 0 0 Ngày. Người chấm công Phụ trách bộ phận Người duyệt (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) 5. Bảng thanh toán lương Bảng thanh toán là căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho người lao động.
Bảng thanh toán lương là cơ sở để hạch toán và ghi sổ kế toán có liên quan. Chứng từ và kiểm kê Trang 74 Đơn vị:. BẢNG THANH TOÁN TIỀN LƯƠNG Tháng. Nghỉ việc, ngừng việc Các khoản phải Lương sản phẩm Lương thời gian Tạm Kỳ II được lĩnh hưởng .% lương Phụ cấp khấu trừ vào STT Họ và tên Bậc lương Hệ số Tổng số ứng kỳ Số … Số SP Số tiền Số tiền Số công Số tiền I.
Cộng Số tiền Ký nhận công A B 1 2 3 4 5 6 9 10 12 13 14 16 18 19 C Cộng Tổng số tiền (Viết bằng chữ): .