CHƯƠNG 1 LÝ THUYẾT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN 1. BẢN CHẤT CỦA KIỂM TOÁN Kiểm toán có từ gốc Latinh là “Audit”, gắn liền với nền văn minh Ai Cập và La Mã cổ đại. Kiểm toán cổ điển là việc kiểm tra về tài sản, phần lớn được thể hiện bằng cách người ghi chép đọc to lên cho một bên độc lập “nghe” rồi chấp nhận thông qua việc chứng thực. Từ Audting có nghĩa là “nghe”.
Tuy nhiên, cùng với sự phát triển kinh tế, bản chất của kiểm toán cũng có sự thay đổi, kiểm toán được hiểu là sự kiểm tra độc lập và bày tỏ ý kiến của các chuyên gia, những người có chuyên môn về các hoạt động kinh tế, kế toán. Hiện nay trên thế giới vẫn còn tồn tại nhiều khái niệm về kiểm toán. Vương quốc Anh đưa ra khái niệm “ Kiểm toán là sự kiểm tra độc lập và là sự bày tỏ ý kiến về những bản khai tài chính của một xí nghiệp do một kiểm toán viên được bổ nhiệm để thực hiện những công việc đó theo đúng với bất kỳ nghĩa vụ pháp định có liên quan”. Khái niệm kiểm toán tại Hoa Kỳ được phát biểu rằng “ Kiểm toán là một quá trình mà qua đó một người độc lập, có giao dịch tập hợp và đánh giá rõ ràng về thông tin có thể lượng hóa có liên quan đến một thực thể kinh tế riêng biệt nhằm mục đích xác định và báo cáo mức độ phù hợp giữa thông tin có thể lượng hóa với những tiêu chuẩn đã được thiết lập”… Khái niệm kiểm toán chung nhất ở Việt Nam được phát biểu như sau: “ Kiểm toán là quá trình các chuyên gia độc lập và có thẩm quyền, có kỹ năng giao dịch, thu thập và đánh giá các bằng chứng về các thông tin có thể định lượng được của một đơn vị nhằm mục đích xác nhận và báo cáo về mức độ phù hợp giữa các thông tin này với các chuẩn mực đã được xây dựng”.
Các thuật ngữ trong khái niệm trên được hiểu như sau: - Các chuyên gia độc lập và có thẩm quyền: Các chuyên gia ở đây chỉ các kiểm toán viên, là chủ thể của quá trình kiểm toán đạt các tiêu chuẩn quy định. Kiểm toán viên độc lập về quan hệ kinh tế và quan hệ tình cảm với lãnh đạo của đơn vị được kiểm toán. Tính độc lập giúp cho kiểm toán viên trong quá trình thực hiện công việc không bị chi phối bởi yếu tố nào làm sai lệch đến kết quả cuộc kiểm toán. Độc lập là điều kiện cần thì thẩm quyền, kỹ năng giao dịch là điều kiện đủ của một kiểm toán viên.
Bản thân kiểm toán viên có kiến thức và kỹ năng tương xứng với nghề nghiệp, được pháp luật thừa nhận và bảo vệ. - Thu thập và đánh giá các bằng chứng: Bằng chứng kiểm toán là các thông tin, các tài liệu được kiểm toán viên thu thập, đánh giá, xử lý và sử dụng cho việc kiểm toán. 2 Những bằng chứng này có liên quan đến đối tượng cần kiểm toán, phù hợp với nhu cầu thông tin của kiểm toán viên. Các bằng chứng kiểm toán viên thu thập sẽ được phân tích bởi các phương pháp kiểm toán để từ đó kiểm toán viên có thể hình thành và đưa ra ý kiến nhận xét của mình.
- Các thông tin có thể định lượng được: Các thông tin có thể định lượng được là thông tin có thể xác định được quy mô cụ thể. Đó là những thông tin đã được lượng hóa hoặc những thông tin có thể so sánh, đối chiếu hay kiểm tra lại được. Những thông tin này có thể là những thông tin tài chính như báo cáo tài chính, số liệu kế toán… hoặc các thông tin phi tài chính như các bản dự toán, mô hình tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự… - Các chuẩn mực đã được xây dựng: Là căn cứ để đánh giá các thông tin kiểm toán. Các chuẩn mực rất đa dạng và phong phú được sử dụng tùy thuộc vào mục đích của từng cuộc kiểm toán.
Các chuẩn mực này phải được quy định bằng văn bản, có tính pháp quy về từng lĩnh vực cụ thể. - Đơn vị: Là nơi diễn ra cuộc kiểm toán. Có thể là một tổ chức pháp nhân: Doanh nghiệp Nhà nước, công ty cổ phần, Doanh nghiệp tư nhân…; hoặc không có tư cách pháp nhân: một phân xưởng, cửa hàng, tổ đội sản xuất, một cá nhân… - Xác nhận và báo cáo: Là bản xác nhận cuối cùng của kiểm toán viên về cuộc kiểm toán. Thể hiện ý kiến nhận xét, kết luận của kiểm toán viên và cung cấp thông tin cho những đối tượng quan tâm về mức độ phù hợp giữa các thông tin đã kiểm toán của đơn vị với các chuẩn mực đã được xây dựng.
Báo cáo kiểm toán phần lớn được thể hiện dưới dạng văn bản; tuy nhiên trong một số trường hợp đặc biệt có thể báo cáo bằng lời nói. ĐỐI TƯỢNG KIỂM TOÁN Với sự phát triển của nền kinh tế xã hội như ngày nay, kiểm toán không chỉ kiểm tra, đánh giá về tính trung thực và hợp lý của Báo cáo tài chính mà kiểm toán ngày càng quan tâm một cách đầy đủ, toàn diện mọi khía cạnh hoạt động của đơn vị. Kiểm toán không chỉ quan tâm đến lĩnh vực tài chính, kiểm toán còn quan tâm đến các lĩnh vực phi tài chính và hiệu quả hoạt động của đơn vị. Hơn nữa, khách thể của kiểm toán ngày nay không chỉ là các công ty có báo cáo tài chính, mà có thể chỉ là một xí nghiệp, một bộ phận sản xuất kinh doanh, cũng có thể là một cá nhân.
Khách thể của kiểm toán Nhà nước là các đơn vị, cá nhân có sử dụng ngân sách Nhà nước; khách thể của kiểm toán độc lập là các công ty, xí nghiệp tư nhân, cổ phần, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài; khách thể của kiểm toán nội bộ là là các bộ phận cấu thành trong đơn vị, từng khâu hoạt động hoặc từng cá nhân trong đơn vị… 3 Từ những sự phát triển và mở rộng đó, đối tượng của kiểm toán ngày càng phong phú và đa dạng hơn. Đối tượng kiểm toán được chia thành đối tượng kiểm toán chung và đối tượng kiểm toán cụ thể. Đối tượng kiểm toán chung Mối quan hệ kinh tế của đơn vị càng nhiều, càng phức tạp thì khả năng chứa đựng những sai sót và rủi ro càng lớn, do đó khi thực hiện kiểm toán, kiểm toán viên sẽ kiểm tra, đánh giá những hoạt động tài chính của khách thể có được thực hiện dựa trên những nguyên tắc cơ bản hay không. Những nguyên tắc cơ bản cần quan tâm gồm: - Hoạt động tài chính phải có kế hoạch: Đơn vị phải lập kế hoạch tài chính cho từng bộ phận, từng giai đoạn cụ thể dựa trên những thông tin đã có và các dự báo tương lai, cũng như theo quy mô, đặc điểm hoạt động kinh doanh của đơn vị.
Kế hoạch được lựa chọn từ quyết định được coi là tối ưu nhất của nhà quản trị. - Hoạt động tài chính phải đảm bảo tính tiết kiệm và hiệu quả: Các hoạt động tài chính trong quá trình triển khai ngoài việc phải dựa trên kế hoạch được lập, đơn vị còn phải cố gắng tiết kiệm chi phí, đem lại hiệu quả kinh tế và đảm bảo thực hiện mục tiêu đã đề ra. - Hoạt động tài chính phải tuân thủ pháp luật, chính sách chế độ của Nhà nước, các cơ quan có thẩm quyền, quy chế nội bộ của đơn vị. Thực hiện nguyên tắc này các hoạt động tài chính sẽ đảm bảo tính hợp lý và hợp pháp.
Trong quá trình xem xét kiểm tra, đánh giá kiểm toán hiện đại quan tâm nhiều hơn đến độ tin cậy của tài liệu kế toán. Tức là ngoài sự hợp lý, hợp pháp thì các giao dịch kinh tế có thực sự phát sinh không, các chứng từ kế toán có thực tế được lập để chứng minh các giao dịch kinh tế đó không. Xét cho cùng thì mục đích cuối cùng của các Doanh nghiệp là lợi nhuận vì vậy để trợ giúp nhau trong quá trình hoạt động các nhà quản lý đơn vị có thể thông đồng với nhau tạo nên các giao dịch khống. Và mục tiêu cuối cùng của kiểm toán là xem xét tài sản, nguồn hình thành tài sản có thực sự thuộc quyền sở hữu của đơn vị không; các giao dịch kinh tế phát sinh có thực xẩy ra không? Vì vậy, đối tượng kiểm toán chung của kiểm toán là thực trạng hoạt động tài chính của đơn vị.
Đối tượng kiểm toán cụ thể Tài sản của đơn vị vận động không ngừng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các giao dịch kinh tế. Đơn vị muốn ổn định và phát triển thì giao dịch kinh tế phải thực sự có hiệu quả, đồng nghĩa với việc phương án sản xuất kinh doanh của nhà quản lý phải đạt được tính kinh tế và tính hiệu quả. Với vai trò và chức năng phát hiện gian lận, sai sót trọng yếu và tư vấn cho nhà quản trị trong việc tìm kiếm phương án 4 sản xuất kinh doanh, đối tượng cụ thể của kiểm toán gồm: thực trạng về tài sản, giao dịch kinh tế và chứng từ kế toán; tính kinh tế, hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Thực trạng về tài sản, giao dịch kinh tế và chứng từ kế toán Quy trình thực hiện công việc của kế toán trong đơn vị bắt đầu từ khâu thu thập, lập chứng từ để chứng minh giao dịch kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành.
Tiếp đó, kế toán sử dụng các phương pháp kế toán để trình bày và tổng hợp thông tin lên báo cáo tài chính. Trước đây, nền kinh tế chưa phát triển, các giao dịch kinh tế còn đơn giản nên thực trạng về tài sản được phản ánh chính xác và hợp lý. Tuy nhiên, với sự phát triển của kinh tế, sự đa dạng về hình thức sở hữu, sự phong phú trong các mối quan hệ làm cho các thông tin tài chính càng chứa đựng nhiều rủi ro vì vậy cần phải xác nhận thông tin đã được trình bày để bảo vệ lợi ích cho những người cung cấp và sử dụng thông tin. Kiểm toán với mục đích xác nhận và báo cáo mức độ phù hợp của các thông tin tài chính với các chuẩn mực được ban hành, do đó muốn đưa ra kết luận tính hợp lý, đúng đắn của tài sản thì phải kiểm tra được các giao dịch kinh tế chắc chắn đã xẩy ra.
Các thông tin kiểm toán thu thập, đánh giá là các thông tin định lượng được. Các thông tin này được thể hiện trên các chứng từ kế toán và từ đó kế toán phân tích, tổng hợp số liệu trình bày trên báo cáo tài chính.