Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun: Thực hành lập hồ sơ (Mã mô đun: MĐ 25) là tài liệu đào tạo chuyên môn thuộc nghề Văn thư hành chính ở trình độ Cao đẳng. Giáo trình được ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn), do giảng viên Trương Thị Trang làm chủ biên.

Trong chương trình đào tạo nghề Văn thư hành chính, mô đun MĐ 25 giữ vị trí nghiệp vụ chuyên môn cốt lõi. Học phần này được tổ chức giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các môn học tiên quyết bao gồm: Quản lý văn bản đến, đi và Lập hồ sơ hiện hành, đồng thời được bố trí học song hành cùng mô đun Quản lý văn bản trong môi trường mạng.

Mục tiêu học tập của giáo trình được thiết lập trên ba phương diện cụ thể:

  • Về kiến thức: Vận dụng hệ thống lý thuyết nghiệp vụ vào quy trình lập hồ sơ thực tiễn tại cơ quan; nắm vững và trình bày chính xác phương pháp lập các loại hồ sơ văn thư và lưu trữ.
  • Về kỹ năng: Thực hiện thành thạo việc phân loại, sắp xếp các văn bản và tài liệu rời lẻ vào đúng loại hồ sơ; viết chuẩn xác các thành phần của tiêu đề hồ sơ; thành thạo nghiệp vụ biên mục bên trong và bên ngoài đơn vị bảo quản; kiểm tra và đánh giá chất lượng công tác lập hồ sơ tại các cơ quan, đơn vị.
  • Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tính tự giác, cẩn thận, tỉ mỉ, chuẩn xác, bảo đảm tính bảo mật thông tin và tuân thủ nghiêm ngặt các quy định pháp luật hiện hành.

Cấu trúc giáo trình tiếp cận trực tiếp từ các quy trình nghiệp vụ thực tiễn, phân chia thành 4 bài thực hành logic: lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ đối với văn bản rời lẻ, sắp xếp văn bản trong hồ sơ/tài liệu và biên mục hồ sơ. Điểm đặc sắc của giáo trình là sự kết hợp chặt chẽ giữa các quy chuẩn pháp lý lưu trữ hiện hành với hệ thống bài tập tình huống lấy từ văn bản hành chính thực tế.

Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình được triển khai qua 4 bài học chính, bảo đảm tính logic và trình tự tiếp cận nghiệp vụ:

  • Bài 1: Thực hành lập hồ sơ công việc (Mã bài: MĐ25.01): Cung cấp khái niệm hồ sơ theo Khoản 10 Điều 2 Luật Lưu trữ và định nghĩa hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc. Trình bày quy trình 5 bước xử lý: Phân loại hồ sơ; Sắp xếp văn bản; Đánh số tờ; Viết mục lục văn bản; Viết chứng từ kết thúc. Hướng dẫn chi tiết phương pháp mở hồ sơ, kỹ thuật phân chia đơn vị bảo quản (không dày quá 200 tờ hoặc 3cm) và thu thập văn bản nguồn (bản chính, bản gốc, bản sao hợp lệ, tài liệu nghe nhìn).
  • Bài 2: Thực hành lập hồ sơ đối với văn bản rời lẻ (Mã bài: MĐ25.02): Hướng dẫn dự kiến hồ sơ cần lập dựa trên việc thu thập thông tin và thành phần tài liệu của 10 nhóm hồ sơ điển hình (xây dựng văn bản quy phạm pháp luật; kế hoạch và báo cáo; chương trình công tác; hội nghị tổng kết; thi tuyển, nâng ngạch; nâng lương; đoàn ra/đoàn vào; cấp phát kinh phí; quyết toán; kiểm tra, kiểm toán; giải quyết khiếu nại, tố cáo). Xây dựng khung đề mục danh mục hồ sơ theo cơ cấu tổ chức (cấp Sở) và theo mặt hoạt động (UBND cấp tỉnh, huyện). Hướng dẫn lập Phiếu tin tài liệu hành chính khổ A5 (13 trường dữ liệu) và Thẻ tạm phục vụ xây dựng cơ sở dữ liệu tra tìm tự động hóa.
  • Bài 3: Thực hành sắp xếp văn bản trong hồ sơ, tài liệu: Hướng dẫn phương pháp sắp xếp chi tiết cho từng loại hồ sơ nghiệp vụ chuyên biệt: hồ sơ hội nghị, hồ sơ theo vấn đề/sự việc, hồ sơ văn bản quy phạm pháp luật, hồ sơ nhân sự, hồ sơ tài chính và hồ sơ hợp tác quốc tế.
  • Bài 4: Thực hành biên mục hồ sơ: Quy định kỹ thuật biên mục bên trong (đánh số tờ bằng bút chì mềm cách mép trên bên phải 1cm, ghi Mục lục văn bản 7 cột, lập Chứng từ kết thúc khổ A4) và biên mục ngoài bìa hồ sơ theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012. Hướng dẫn công tác chuẩn bị địa điểm, phương tiện, văn phòng phẩm và dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu.

Progression logic của giáo trình phát triển từ việc hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi công việc thường nhật (hồ sơ hiện hành), chuyển sang xử lý khối tài liệu tồn đọng rời lẻ, chuyên sâu hóa theo từng loại hình nghiệp vụ cơ quan, và kết thúc bằng việc đóng gói, biên mục khoa học để giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình củng cố hệ thống lý luận lưu trữ học thông qua các nền tảng kiến thức:

  • Hệ thống 6 đặc trưng phân loại văn bản: Đặc trưng vấn đề (đặc trưng cơ bản và chủ yếu nhất), đặc trưng tên loại văn bản, đặc trưng tác giả, đặc trưng cơ quan giao dịch, đặc trưng thời gian (phân biệt thời gian ban hành văn bản và thời gian của sự việc) và đặc trưng địa lý.
  • Lý thuyết phông lưu trữ và lịch sử đơn vị hình thành phông: Cung cấp khái niệm về Phông lưu trữ quốc gia, Phông lưu trữ cơ quan, Phông cá nhân, Phông liên hợp, Phông gia đình/dòng họ và Sưu tập tài liệu. Phương pháp nghiên cứu lịch sử phông để xác định giá trị tài liệu và lập phương án phân loại.
  • Khung phân loại và chế độ quản lý tài liệu: Cấu trúc phân loại thông tin tài liệu sau năm 1945 và khung phân loại P. Bu-đê thời kỳ Pháp thuộc; phân loại chế độ sử dụng tài liệu hạn chế theo 4 cấp mã: A (bí mật nhà nước), B (bí mật đời tư), C (bản gốc quý hiếm), D (tài liệu hư hỏng).

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Kỹ thuật đánh số tờ bằng bút chì mềm; xử lý kỹ thuật đối với số tờ trùng/sót (thêm ký tự a, b, c); xử lý kỹ thuật với tài liệu khổ rộng, tài liệu sách in và vật mang tin đặc thù (ảnh, phim, băng ghi âm); thiết lập bảng Mục lục văn bản 7 cột và Chứng từ kết thúc khổ A4.
  • Kỹ năng phân tích và tổng hợp: Phân tích mối liên hệ logic giữa các văn bản để chia đơn vị bảo quản; xử lý các trường hợp văn bản liên năm (kế hoạch nhiều năm tính vào năm đầu, báo cáo nhiều năm tính vào năm cuối, xử lý báo cáo tổng kết kiêm phương hướng nhiệm vụ năm sau); xác lập trật tự sắp xếp theo thời gian, theo tiến trình giải quyết công việc, theo số thứ tự hoặc vần ABC.
  • Kỹ năng mô tả và số hóa dữ liệu: Soạn thảo tiêu đề hồ sơ chuẩn xác, phản ánh đầy đủ các yếu tố cấu thành; lập phiếu tin tài liệu hành chính A5 gồm 13 trường dữ liệu phục vụ nhập liệu hệ thống thông tin lưu trữ tự động hóa.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình áp dụng phương pháp sư phạm tích hợp lý thuyết với thực hành mô phỏng theo chuẩn kỹ năng nghề:

  • Phương pháp giảng dạy: Giảng viên đóng vai trò hướng dẫn quy trình, phân tích các ca nghiệp vụ mẫu và cung cấp hệ thống văn bản thực tế. Quá trình đào tạo chú trọng việc thị phạm các thao tác kỹ thuật như ghi bìa, đánh số tờ, điền phiếu tin và sắp xếp tài liệu theo các phương án phân loại.
  • Hệ thống bài tập tình huống thực tế: Giáo trình thiết kế bài tập tổng hợp sử dụng dữ liệu thực tế gồm 21 văn bản hành chính (Quyết định, Báo cáo, Nghị định) ban hành trong giai đoạn 2009–2014 của Ủy ban nhân dân quận Thủ Đức (Thành phố Hồ Chí Minh). Sinh viên được giao nhiệm vụ trực tiếp:
    • Phân tích và xác định danh mục hồ sơ cần lập từ tập văn bản rời lẻ.
    • Đặt tiêu đề hồ sơ chuẩn hóa cho từng tập tài liệu.
    • Trình bày hoàn chỉnh Bìa hồ sơ, Mục lục văn bản và Chứng từ kết thúc.
  • Quy trình bài tập phiếu tin: Người học thực hành trích xuất thông tin, ghi phiếu tin hành chính khổ A5 (148 mm x 210 mm) và tiến hành phân loại, sắp xếp các phiếu tin theo 4 phương pháp: thời gian, tác giả, tên loại hồ sơ và theo phông lưu trữ.
  • Tiêu chuẩn đánh giá kết quả: Đánh giá dựa trên độ chính xác của hồ sơ hoàn chỉnh:
    • Mức độ chính xác của tiêu đề hồ sơ và tính logic của cấu trúc bên trong.
    • Sai số kỹ thuật trong đánh số tờ (giới hạn cho phép không vượt quá 5%).
    • Mức độ đầy đủ và đúng quy chuẩn của biểu mẫu Mục lục văn bản và Chứng từ kết thúc.
    • Kỹ năng xử lý loại bỏ văn bản trùng thừa, tư liệu nháp, và phân định thời hạn bảo quản (vĩnh viễn, lâu dài hoặc tạm thời).
  • Định hướng tự học: Người học đối chiếu các bài tập mẫu với thực tiễn quản lý văn bản tại các cơ quan hành chính địa phương, chủ động tìm hiểu các phông tài liệu thực tế và rèn luyện kỹ năng lập hồ sơ nguyên tắc phục vụ công tác chuyên môn.

Điểm nổi bật và cập nhật

Giáo trình tích hợp đồng bộ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ của Nhà nước:

  • Hệ thống cơ sở pháp lý nền tảng: Nội dung giảng dạy được xây dựng trên cơ sở các văn bản pháp luật:
    • Luật Lưu trữ (khái niệm và nguyên tắc tổ chức lưu trữ).
    • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
    • Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
    • Thông tư số 03/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài liệu.
    • Thông tư số 09/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
    • Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 về thiết kế và in ấn bìa hồ sơ lưu trữ.
  • Tích hợp giải pháp quản lý thông tin hiện đại: Đưa quy trình lập Phiếu tin hồ sơ tài liệu hành chính (13 trường thông tin) và Thẻ tạm vào bài giảng, tạo tiền đề trực tiếp cho việc xây dựng cơ sở dữ liệu tra cứu và số hóa tài liệu lưu trữ tự động hóa.
  • Quy chuẩn xử lý các ca nghiệp vụ phức tạp: Giáo trình đưa ra giải pháp xử lý chi tiết cho các tình huống phát sinh trong thực tế cơ quan:
    • Xử lý hồ sơ kéo dài qua nhiều năm (chuyển tiếp danh mục sang năm sau).
    • Phân định năm lập hồ sơ đối với văn bản tổng kết kiêm phương hướng (dựa vào trọng tâm nội dung hoặc dùng bản sao để lập ở cả 2 năm).
    • Hướng dẫn bảo quản, ghi chú đối với tài liệu nghe nhìn (phim, ảnh, băng đĩa) gắn liền với hồ sơ giấy.
    • Giới hạn vật lý chuẩn của đơn vị bảo quản (không dày quá 200 tờ hoặc 3cm; không chia nhỏ dưới 1cm).

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên hệ Cao đẳng nghề: Là tài liệu học tập chính khóa bắt buộc đối với sinh viên chuyên ngành Văn thư hành chính, Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trong các cơ sở giáo dục nghề nghiệp.
  • Điều kiện tiên quyết đối với người học: Sinh viên cần hoàn thành các học phần nền tảng gồm Quản lý văn bản đến, đi và Lập hồ sơ hiện hành, nắm vững các quy định cơ bản về thể thức văn bản hành chính theo quy định của Bộ Nội vụ.
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm căn cứ sư phạm để thiết kế đề cương chi tiết, giáo án thực hành xưởng/phòng thực hành mô phỏng, xây dựng bảng kiểm kỹ năng nghề và thiết lập đề thi đánh giá tay nghề định kỳ.
  • Cán bộ văn thư - lưu trữ tại cơ quan, tổ chức: Làm tài liệu tham khảo nghiệp vụ phục vụ việc chuẩn hóa quy trình lập danh mục hồ sơ, phân loại và chỉnh lý tài liệu tồn đọng tại các cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này được biên soạn cho đối tượng người học nào?

Giáo trình được thiết kế chuyên biệt cho học sinh - sinh viên theo học trình độ Cao đẳng nghề Văn thư hành chính, đồng thời là tài liệu tham khảo nghiệp vụ cho cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức.

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi tiếp cận giáo trình?

Người học cần hoàn thành các môn học tiên quyết về Quản lý văn bản đến, đi và Lập hồ sơ hiện hành, hiểu rõ thể thức văn bản hành chính và cơ cấu tổ chức bộ máy cơ quan nhà nước để có thể phân loại văn bản chính xác.

3. Điểm khác biệt cốt lõi của giáo trình so với các tài liệu lý thuyết chung là gì?

Giáo trình lược bỏ các lý thuyết hàn lâm, tập trung hoàn toàn vào kỹ năng thao tác nghề nghiệp: từ kỹ thuật đánh số tờ, xử lý số trùng/sót bằng bút chì, kỹ thuật viết mục lục 7 cột, viết chứng từ kết thúc đến việc xử lý 21 văn bản hành chính thực tế để tạo lập hồ sơ hoàn chỉnh.

4. Phương pháp tự học hiệu quả với giáo trình này như thế nào?

Người học cần nghiên cứu kỹ 6 đặc trưng lập hồ sơ, thực hiện tuần tự các bước trong quy trình lập hồ sơ công việc, sau đó vận dụng trực tiếp vào bộ bài tập thực hành phân loại 21 văn bản của UBND quận Thủ Đức và kiểm tra chéo với các biểu mẫu chuẩn hóa trong giáo trình.

5. Giáo trình cung cấp những biểu mẫu và công cụ nghiệp vụ chuẩn hóa nào?

Giáo trình cung cấp đầy đủ các biểu mẫu nghiệp vụ gồm: Mẫu Bìa hồ sơ theo TCVN 9251:2012, Mẫu Mục lục văn bản trong hồ sơ (7 cột thông tin), Mẫu Chứng từ kết thúc khổ A4, Mẫu Phiếu tin tài liệu hành chính khổ A5 (13 trường dữ liệu) và cấu trúc Danh mục hồ sơ mẫu theo cơ cấu tổ chức và mặt hoạt động.

Kết luận

Giáo trình mô đun: Thực hành lập hồ sơ (MĐ 25) của Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô là tài liệu giảng dạy chuyên môn mang tính chuẩn hóa nghiệp vụ cao trong ngành Văn thư hành chính. Giáo trình giải quyết trọn vẹn các yêu cầu thao tác từ khâu mở hồ sơ, phân loại văn bản theo đặc trưng, sắp xếp, đánh số tờ, đến biên mục hoàn thiện đơn vị bảo quản và lập phiếu tin quản trị cơ sở dữ liệu.

Lộ trình học tập được thiết kế mạch lạc giúp người học nhanh chóng chuyển hóa kiến thức lý thuyết lưu trữ thành kỹ năng thực hành chuẩn xác, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật nghiệp vụ văn thư - lưu trữ do Nhà nước và Bộ Nội vụ ban hành.