BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT, ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, lập hồ sơ là một trong những công việc thường xuyên và có vị trí rất quan trọng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Thực hiện tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cơ quan, đơn vị và cán bộ chuyên môn giải quyết công việc ; nâng cao chất lượng, hiệu suất làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ trong việc bảo quản, tổ chức và khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu khi cần.
Giáo trình thực hành lập hồ sơ ra đời giúp cho học sinh - sinh viên ôn lại kiến thức khi học mô đun lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Đồng thời tại mô đun này các bạn sẽ được tiếp xúc thực hành lập hồ sơ và tìm hiểu quá trình lập hồ sơ tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn. Bố cục của giáo trình được chia làm 4 nội dung thực hành lập hồ sơ công việc, lập hồ sơ đối với văn bản tài liệu dời lẻ, sắp xếp văn bản tài liệu trong hồ sơ và biên mục hồ sơ. Với quan điểm nội dung của giáo trình phải được trình bày ngắn gọn, cô đọng những vấn đề cơ bản nhất nên tất nhiên sẽ không tránh khỏi sự hạn chế, khiếm khuyết nhất định.
Vì vậy rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của đồng nghiệp và các bạn quan tâm để giáo trình được hoàn thiện. Xin trân trọng cảm ơn. Ngày 22 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: GV. Trương Thị Trang 1 MỤC LỤC TRANG LỜI GIỚI THIỆU.
THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC. Lập hồ sơ công việc. Xác định hồ sơ phải lập .2 Thu thập cập nhật tài liệu vào hồ sơ. Lập hồ sơ nguyên tắc .1 Xác định hồ sơ cần lập .2 Thu thập cập nhật văn bản vào hồ sơ.
THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ ĐỒI VỚI VĂN BẢN RỜI LẺ. Dự kiến hồ sơ cần lập .1 Thu thập thông tin. Xác định hồ sơ cần lập. Viết thông tin liên phiếu.
Lựa chọn thông tin lên phiếu. Phân loại phiếu .3 Sắp xếp phiếu. Lựa chọn tài liệu đưa vào hồ sơ. Cơ sở lựa chọn.
Các loại phông lựa chọn tài liệu. Kiểm tra văn bản, tại liệu trong hồ sơ.1 Thu thập bổ sung. Loại văn bản trùng, không có giá trị. Phân chia đơn vị bảo quản và dự kiến tiêu đề hồ sơ.
Phân chia đơn vị bảo quản. Dự kiến tiêu đề hồ sơ. Bài tập thực hành. THỰC HÀNH SẮP XẾP VĂN BẢN TRONG HỒ SƠ, TÀI LIỆU.
Sắp xếp hồ sơ hội nghị. Sắp xếp hồ sơ theo vấn đề, sự việc. Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật. Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch.
Sắp xếp các loại hồ sơ khác. Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác. Hồ sơ thi tuyển, nâng ngạch, chuyển ngạch. Hồ sơ về việc nâng lương.
Hồ sơ đoàn ra (hoặc đoàn vào) thuộc lĩnh vực hợp tác quốc tế. Bài tập thực hành. THỰC HÀNH BIÊN MỤC HỒ SƠ. Biên mục bên trong.
Đánh số tờ. Ghi mục lục văn bản. Viết chứng từ kết thúc. Biên mục bên ngoài ( viết bìa hồ sơ).
Chuẩn bị địa điểm, phương tiện và văn phòng phẩm phục vụ chỉnh lý. Kinh phí chỉnh lý. Bài tập thực hành:. 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO.
77 3 GIÁO TRÌNH MÔ ĐUN Tên mô đun: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ Mã mô đun: MĐ 25 Vị trí, tính chất của mô đun: - Vị trí : Mô đun thực hành lập hồ sơ hiện hành là mô đun chính và quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư, mô đun này được thực hiện khi đã học các môn quản lý văn bản đến, đi; Lập hồ sơ hiện hành và học cùng môn đun quản lý văn bản trong môi trường mạng. - Tính chất: Là môn đun chuyên môn. Mục tiêu mô đun: - Về kiến thức: + Vận dụng được lý thuyết vào lập hồ sơ thực tiễn. + Trình bày được phương pháp lập các loại hồ sơ.
- Về kỹ năng: + Lập thành thạo hồ sơ. + Sắp xếp các văn bản, tài liệu rời lẻ vào đúng loại hồ sơ. + Viết đúng các thành phần tiêu đề hồ sơ. + Thành thạo biên mục bên trong, bên ngoài.
+ Kiểm tra, đánh giá được chất lượng lập hồ sơ tại các cơ quan trực thuộc - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: + Thể hiện được tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ, cầu thị và bảo mật. + Tuân thủ các quy định hiện hành của nhà nước. Nội dung của mô đun: Bài 1: Thực hành lập hồ sơ công việc Bài 2: Thực hành lập hồ sơ đối với văn bản rời lẻ Bài 3: Thực hành sắp xếp, văn bản trong hồ sơ, tài liệu Bài 4: Thực hành Biên mục hồ sơ 4 BÀI 1: THỰC HÀNH LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC Mã bài: MĐ25.01 Mục tiêu: - Thực hiện được các bước trong quy trình lập hồ sơ công việc - Thể hiện được tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỉ mỉ và cầu thị trong quá trình học tập. Nội dung chính: 1.
Lập hồ sơ công việc Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.(Khoản 10 điều 2, Luật Lưu trữ) Hồ sơ công việc là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc có cùng đặc trưng như tên loại, tác giả…hình thành trong quá trình giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, đơn vị. Xác định hồ sơ phải lập Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau : - Phân loại hồ sơ.
- Sắp xếp văn bản trong hồ sơ. - Đánh số tờ. - Viết Mục lục văn bản. - Viết chứng từ kết thúc.2 Thu thập cập nhật tài liệu vào hồ sơ 1.
Phân loại hồ sơ Phân loại hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ. Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập. Hồ sơ được phân loại hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu lập hồ sơ. Lập hồ 5 sơ là một khái niệm về phân loại nên khi phân loại hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, như các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa lý.
Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu. Sau đây là cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ. Đặc trưng vấn đề Khi phân loại hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề cập làm cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản. Tất cả những văn bản có nội dung liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ được tập hợp thành một hồ sơ.
Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và đảm bảo đầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ. Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh. Khi phân loại hồ sơ theo đặc trưng này là phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý. Nói chung, văn bản trong một hồ sơ phải cùng phản ánh một vấn đề cụ thể.
Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu là tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn bản. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành. Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể phân thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân loại thành nhiều hồ sơ. Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về sản xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa.
Đây là những nhiệm vụ cụ thể mà Uỷ ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành về từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh về mỗi nhiệm vụ công tác nói trên có thể xem là một vấn đề và lập thành một hồ sơ. Ngược lại, đối với những cơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bản phản ánh về một nhiệm vụ công tác nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồ sơ là một sự việc cụ thể.