Giáo trình kỹ năng giao tiếp nghề văn thư hành chính trung cấp trường cao đẳng cơ điện xây dựng việt xô

Giáo trình kỹ năng giao tiếp nghề văn thư hành chính trung cấp cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên tại trường cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô.

• Tác giả: Trung Xuân Phú
• Trường học: Trường Cao Đẳng Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô
• Chuyên ngành: Văn Thư Hành Chính
• Đề tài: Giáo Trình Kỹ Năng Giao Tiếp
• Loại tài liệu: Giáo Trình
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Ninh Bình

Mục lục chi tiết

• TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
• LỜI GIỚI THIỆU
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP
• 1.1. Khái niệm giao tiếp và Kỹ năng giao tiếp
• 1.1.1. Khái niệm giao tiếp
• 1.1.2. Khái niệm kỹ năng giao tiếp
• 1.2. Nguyên tắc và bản chất của kỹ năng giao tiếp
• 1.2.1. Nguyên tắc giao tiếp
• 1.2.2. Bản chất của kỹ năng giao tiếp
• 1.3. Câu hỏi ôn tập chương
• 2. CHƯƠNG 2: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN
• 2.1. Những kỹ năng giao tiếp cơ bản
• 2.1.1. Kỹ năng nghe
• 2.1.2. Kỹ năng đọc
• 2.1.3. Kỹ năng viết
• 2.1.4. Một số kỹ năng khác
• 2.1.4.1. Kỹ năng định hướng
• 2.1.4.2. Kỹ năng định vị
• 2.1.4.3. Kỹ năng điều chỉnh
• 2.2. Câu hỏi ôn tập chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KỸ NĂNG GIAO TIẾP
• 3.1. Các yếu tố khách quan
• 3.1.1. Môi trường làm việc
• 3.1.2. Chế độ chính sách
• 3.1.3. Sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan
• 3.2. Các yếu tố chủ quan
• 3.2.1. Năng lực và phẩm chất cá nhân
• 3.2.2. Kỹ năng giao tiếp hành chính
• 3.2.3. Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả
• 3.3. Câu hỏi ôn tập chương 3
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính là tài liệu quan trọng giúp người học nắm vững các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực văn thư hành chính. Nội dung giáo trình được biên soạn dựa trên nhu cầu thực tiễn và các tiêu chuẩn hiện hành, nhằm trang bị cho người học những kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc. Việc hiểu rõ về giáo trình này sẽ giúp nâng cao khả năng giao tiếp và quản lý văn bản trong công việc.

1.1. Khái niệm và vai trò của giáo trình kỹ năng giao tiếp

Giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn giúp người học thực hành các kỹ năng giao tiếp cần thiết. Vai trò của giáo trình này là rất quan trọng trong việc hình thành và phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng công việc và sự nghiệp của người học.

1.2. Cấu trúc và nội dung chính của giáo trình

Giáo trình được chia thành ba chương chính: Những vấn đề cơ bản về giao tiếp, Các kỹ năng giao tiếp cơ bản, và Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp. Mỗi chương đều có những nội dung cụ thể, giúp người học dễ dàng tiếp cận và áp dụng vào thực tiễn.

II. Những thách thức trong kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Trong quá trình giao tiếp văn thư hành chính, người học thường gặp phải nhiều thách thức. Những thách thức này có thể đến từ việc thiếu kiến thức, kỹ năng giao tiếp chưa hoàn thiện, hoặc áp lực từ môi trường làm việc. Việc nhận diện và khắc phục những thách thức này là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả giao tiếp.

2.1. Thiếu kiến thức về giao tiếp

Nhiều người học chưa nắm vững các khái niệm cơ bản về giao tiếp, dẫn đến việc không thể truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả. Việc thiếu kiến thức này có thể gây ra hiểu lầm và xung đột trong công việc.

2.2. Kỹ năng giao tiếp chưa hoàn thiện

Kỹ năng giao tiếp không chỉ bao gồm khả năng nói mà còn bao gồm kỹ năng lắng nghe, viết và đọc. Nếu một trong những kỹ năng này không được rèn luyện đầy đủ, sẽ ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp tổng thể của người học.

III. Phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính, người học cần áp dụng các phương pháp học tập và rèn luyện hiệu quả. Những phương pháp này không chỉ giúp cải thiện kỹ năng mà còn tạo ra sự tự tin trong giao tiếp.

3.1. Thực hành giao tiếp thường xuyên

Thực hành giao tiếp thường xuyên là cách hiệu quả nhất để cải thiện kỹ năng. Người học nên tham gia vào các buổi thảo luận, hội thảo hoặc các hoạt động nhóm để rèn luyện khả năng giao tiếp của mình.

3.2. Nhận phản hồi từ người khác

Nhận phản hồi từ đồng nghiệp hoặc giảng viên là một cách tốt để nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu trong kỹ năng giao tiếp. Phản hồi giúp người học điều chỉnh và cải thiện kỹ năng của mình một cách hiệu quả.

IV. Ứng dụng thực tiễn của kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính có ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Việc áp dụng những kỹ năng này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.

4.1. Giao tiếp trong môi trường làm việc

Trong môi trường làm việc, kỹ năng giao tiếp giúp cải thiện mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Giao tiếp hiệu quả cũng giúp giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.

4.2. Giao tiếp với khách hàng

Kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính cũng rất quan trọng trong việc giao tiếp với khách hàng. Việc truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác sẽ tạo dựng được lòng tin và sự hài lòng từ phía khách hàng.

V. Kết luận về giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính là một tài liệu thiết yếu cho những ai muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp trong công việc. Việc nắm vững nội dung giáo trình sẽ giúp người học tự tin hơn trong giao tiếp và quản lý văn bản.

5.1. Tương lai của kỹ năng giao tiếp

Trong bối cảnh công nghệ phát triển, kỹ năng giao tiếp sẽ ngày càng trở nên quan trọng hơn. Người học cần liên tục cập nhật và rèn luyện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường lao động.

5.2. Lời khuyên cho người học

Người học nên chủ động tìm kiếm cơ hội để thực hành kỹ năng giao tiếp, tham gia các khóa học bổ sung và luôn mở lòng tiếp nhận phản hồi để không ngừng hoàn thiện bản thân.

Nội dung chính

TỔNG QUAN HỌC THUẬT VÀ NỘI DUNG GIÁO TRÌNH KỸ NĂNG GIAO TIẾP (MÃ MÔN HỌC: MH11)

Tổng quan về giáo trình (250-300 từ)

Giáo trình Kỹ năng giao tiếp (Mã môn học: MH11) do tác giả Trung Xuân Phú làm chủ biên, được ban hành theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (trực thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn). Trong chương trình đào tạo nghề Văn thư Hành chính, đây là môn học cơ sở bắt buộc, giữ vị trí cầu nối chuyên môn: môn học được bố trí giảng dạy sau môn Tiếng Việt thực hành và trước môn Văn bản và Kỹ thuật soạn thảo văn bản.

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác định cụ thể trên ba phương diện chuẩn đầu ra:

• Về kiến thức: Trang bị hệ thống lý thuyết đại cương về giao tiếp hành chính; làm rõ bản chất, vai trò, nguyên tắc và quy trình thực hiện các kỹ năng nghe, nói, đọc, viết, thuyết trình và thuyết phục trong môi trường công sở.
• Về kỹ năng: Hình thành năng lực thiết lập thiện cảm, xử lý tình huống nghiệp vụ và duy trì quan hệ công tác với các đối tượng bên trong và bên ngoài tổ chức.
• Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện tác phong làm việc cẩn trọng, tỉ mỉ, thái độ thân thiện và tinh thần trách nhiệm trong thực thi công vụ.

Cấu trúc giáo trình bao gồm 03 chương trọng tâm:

• Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kỹ năng giao tiếp (Mã chương: MH11.01)
• Chương 2: Những kỹ năng giao tiếp cơ bản (Mã chương: MH11.02)
• Chương 3: Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp (Mã chương: MH11.03)

Điểm đặc thù của tài liệu là phương pháp tiếp cận gắn liền với vị trí việc làm của cán bộ văn phòng, cán bộ văn hóa - thư viện, tập trung vào việc chuẩn hóa hành vi ứng xử hành chính và phân tích các chỉ số tâm lý học hành vi trong quá trình trao đổi thông tin.

---

Nội dung kiến thức cốt lõi (500-600 từ)

Các chương và chủ đề chính

• Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kỹ năng giao tiếp (MH11.01)
  Chương này phân tích các khái niệm nền tảng về giao tiếp và bản chất tâm lý học của sự tương tác. Nội dung xác lập mô hình truyền thông gồm 6 yếu tố: Người gửi, Thông điệp, Kênh truyền, Người nhận, Phản hồi, Bối cảnh. Kênh truyền thông được phân loại thành kênh chính thức (luồng thông tin từ trên xuống - downward, từ dưới lên - upward, hàng ngang - horizontal) và kênh không chính thức (thực hiện chức năng xác nhận, mở rộng, lan truyền, phủ nhận hoặc bổ sung thông tin). Các cấp độ hiệu quả của việc chuyển tải thông điệp được phân định từ cao đến thấp: trực tiếp mặt đối mặt, đàm thoại qua điện thoại, và truyền đạt văn bản. Về phương diện tổ chức, chương giới thiệu 4 quy mô giao tiếp (nội tâm, liên nhân cách, nhóm, tổ chức) cùng các cấu trúc mạng lưới giao tiếp nhóm (hình quạt nan, hình vòng tròn, hình mắt xích). Hệ thống nguyên tắc đạo đức được thiết lập dựa trên: Bình đẳng, Thiện chí, Tôn trọng giá trị văn hóa, tương ứng với ba phong cách ứng xử điển hình: Độc đoán, Tự do, Dân chủ. Cuối chương là các chỉ dẫn về nghi thức xã giao: kỹ thuật bắt tay, thứ tự ưu tiên khi giới thiệu nhân sự và quy tắc trao nhận danh thiếp.

• Chương 2: Những kỹ năng giao tiếp cơ bản (MH11.02)
  Tập trung phát triển các kỹ năng chuyên môn cụ thể:

  • Kỹ năng nghe và lắng nghe: Phân tích cơ cấu thời gian giao tiếp (khoảng 42%–45% dành cho việc nghe) và hệ thống hóa 5 cấp độ nghe: Nghe phớt lờ, Nghe giả vờ, Nghe từng phần, Chú ý lắng nghe, Nghe thấu cảm. Mô hình chu trình lắng nghe hiệu quả được chuẩn hóa qua 6 bước: Tập trung $\rightarrow$ Tham dự $\rightarrow$ Hiểu $\rightarrow$ Ghi nhớ $\rightarrow$ Hồi đáp $\rightarrow$ Phát triển. Đi kèm là quy trình 5 bước ứng dụng lắng nghe để xử lý xung đột nơi công sở.
  • Kỹ năng nói và thuyết trình: Làm rõ 3 yếu tố cấu thành giọng nói gồm sự phát âm (phonation), khả năng diễn đạt (articulation), và phát âm chính xác (pronunciation). Bố cục bài nói được chuẩn hóa thành 3 phần (Mở đầu, Thân bài, Kết luận), kết hợp việc kiểm soát ngôn ngữ cơ thể: tư thế đứng (dồn 80% trọng lượng vào chân trụ), cử chỉ tay (giới hạn trong vùng từ thắt lưng đến dưới cằm, vung từ trong ra ngoài và từ dưới lên), kỹ thuật quan sát mắt bao quát hội trường theo hình chữ M và chữ W, chuẩn mực lễ phục và khoảng cách không gian (giao tiếp gần từ 1,2m–1,5m; công cộng > 4m).
  • Kỹ năng đọc: Trình bày phương pháp luận tiếp cận tài liệu khoa học, từ khâu xác định mục đích đọc, tra cứu thông tin xuất bản, nghiên cứu mục lục, lời tựa, lời kết luận, đến các kỹ thuật đọc lướt, đọc có trọng điểm, đọc nghiền ngẫm và đọc phê phán.

• Chương 3: Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp (MH11.03)
  Phân tích tổng hợp các tác nhân tác động đến kết quả giao tiếp hành chính. Về mặt khách quan, tài liệu chia tách thành các yếu tố bên trong tổ chức (thẩm quyền, chức năng, quy chế văn hóa công sở, cơ sở vật chất CNTT như máy tính, mạng Internet, máy Fax) và các yếu tố bên ngoài (bối cảnh kinh tế - chính trị, trình độ dân trí địa phương, sự phát triển công nghệ). Về mặt chủ quan, chương làm rõ vai trò định hướng của người lãnh đạo, phẩm chất chuyên môn của cán bộ văn thư và tính đồng thuận trong việc thực thi chế độ chính sách.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Nội dung giáo trình được thiết lập trên nền tảng ba hệ thống lý thuyết tâm lý - xã hội học:

1. Thuyết Hành vi (Behaviorism): Tiếp cận giao tiếp thông qua cơ chế kích thích và phản ứng ($S \rightarrow R$), xem hành vi ứng xử là chuỗi thích ứng trước các biến đổi của môi trường.
2. Thuyết Liên hệ xã hội: Định vị giao tiếp là phương tiện thiết lập và duy trì các mối quan hệ xã hội, nhấn mạnh vai trò quy định của hoàn cảnh, vị trí xã hội và chuẩn mực văn hóa.
3. Thuyết Hoạt động: Vận dụng luận điểm của nhà tâm lý học A.N. Leontiev, coi giao tiếp là hệ thống các quá trình có mục đích và động cơ nhằm đảm bảo sự tương tác liên nhân cách trong hoạt động tập thể.

Kỹ năng phát triển

• Kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ: Kỹ năng phân tích luồng thông tin văn phòng; kỹ thuật xử lý giọng nói trong vòm cộng minh; kỹ thuật soạn thảo và cấu trúc bài thuyết trình hành chính.
• Kỹ năng phân tích và đánh giá: Năng lực nhận diện các cản trở giao tiếp (tâm lý, ngôn ngữ vùng miền, điều kiện vật chất); kỹ thuật phân loại tài liệu và đọc sâu tài liệu khoa học.
• Kỹ năng thực hành liên nhân cách: Năng lực điều tiết ngôn ngữ không lời; kiểm soát phản ứng trong xung đột công vụ; thực hiện thuần thục các nghi thức ngoại giao công sở (bắt tay, trao danh thiếp, giới thiệu đại biểu).

---

Phương pháp giảng dạy và học tập (300-350 từ)

Giáo trình định hướng phương pháp tiếp cận kết hợp giữa giảng thuật lý thuyết nguyên lý và rèn luyện kỹ năng hành vi thực nghiệm. Tiến trình sư phạm được thiết kế nhằm chuyển hóa nhận thức lý luận thành phản xạ nghiệp vụ thông qua các hình thức tổ chức dạy học:

1. Thực hành mô phỏng tình huống (Role-playing):
   Áp dụng trực tiếp các quy trình đã được chuẩn hóa trong giáo trình vào không gian lớp học. Điển hình là quy trình 5 bước giải quyết xung đột dựa trên cơ sở triệt tiêu tác động tâm lý:

   • Bước 1: Tách hai đối tượng xung đột sang hai không gian riêng biệt (nhằm loại bỏ 93% tác nhân gây căng thẳng xuất phát từ 38% âm điệu giọng nói và 55% hình ảnh/nét mặt, trong khi ngôn từ chỉ chiếm 7%).
   • Bước 2: Yêu cầu đối tượng ngồi dựa lưng vào ghế để thả lỏng hệ cơ.
   • Bước 3: Cho uống nước từng ngụm nhỏ nhằm làm chậm nhịp thở sinh lý.
   • Bước 4: Áp dụng kỹ thuật lắng nghe tích cực (sử dụng thán từ, nhắc lại từ then chốt, không phán xét).
   • Bước 5: Đặt câu hỏi gợi mở để đối tượng tự đề xuất giải pháp xử lý.

2. Bài tập rèn luyện kỹ năng đơn lẻ:
   Người học thực hành luyện phát âm trong "vòm cộng minh" để kiểm soát cao độ, trường độ, cường độ; tập luyện các tư thế phi ngôn ngữ: tư thế đứng xoay trục trên chân trụ, phân bổ ánh mắt theo sơ đồ chữ M và W khi đứng trước đám đông, tập vung tay trong phạm vi từ thắt lưng đến dưới cằm với lòng bàn tay mở.

3. Phương pháp đánh giá và tự học:
   Đánh giá kết quả học tập thông qua hệ thống câu hỏi ôn tập cuối mỗi chương (như so sánh kỹ năng giao tiếp và kỹ năng xã giao, phân tích chu trình lắng nghe, xây dựng đề cương thuyết trình). Hướng dẫn tự học dựa trên phương pháp đọc sâu được đúc kết từ quan điểm của Povarlin và Lenin: ghi chép lại các điểm chưa rõ sau lần đọc đầu tiên, đối chiếu mục lục và lời tựa để hệ thống hóa logic tài liệu.

---

Điểm nổi bật và cập nhật (250-300 từ)

Giáo trình Kỹ năng giao tiếp thể hiện rõ tính kế thừa các giáo trình chuyên ngành trước đó, đồng thời bổ sung nhiều dữ liệu nghiên cứu thực nghiệm và yêu cầu thực tiễn của công tác văn phòng trong kỷ nguyên công nghiệp hóa:

• Tích hợp các số liệu tâm lý học và sinh lý học truyền thông:
  Tài liệu đưa ra các chỉ số định lượng cụ thể để giải thích cho các nguyên tắc giao tiếp:

  • Tỉ lệ tiếp nhận thông tin của các giác quan: mắt tiếp nhận 75%, tai tiếp nhận 12%, số lượng dây thần kinh từ mắt lên não nhiều gấp 25 lần so với từ tai lên não.
  • Tỉ lệ tác động cảm xúc trong tranh luận: 7% đến từ ngôn từ, 38% từ giọng nói, 55% từ hình ảnh/nét mặt.
  • Cơ sở sinh học của nét mặt với khả năng biểu hiện 250 trạng thái biểu cảm khác nhau.
  • Trích dẫn thí nghiệm tại Nhật Bản về tác động của mùi hương đến hiệu suất tư duy của não bộ.

• Chuẩn hóa các nguyên tắc phi ngôn ngữ trong giao tiếp hành chính:
  Giáo trình quy định cụ thể các thông số không gian và hành vi: khoảng cách vùng công cộng ($> 4\text{m}$), khoảng cách đối thoại trực tiếp đứng - ngồi ($1{,}2\text{m} - 1{,}5\text{m}$), quy tắc 7 bước chuẩn bị trước khi bước ra sân khấu thuyết trình, quy tắc trang phục mặc sang hơn đối tượng một bậc trong nghi thức ngoại giao.

• Liên kết chặt chẽ với nghiệp vụ Văn thư Hành chính:
  Các tình huống và ví dụ được xây dựng gắn liền với thực tế hoạt động tại công sở: quy chế văn hóa công sở, giao tiếp qua công văn/báo cáo/email, kỹ năng hướng dẫn bạn đọc của cán bộ bưu điện văn hóa xã và thư viện, mối quan hệ giữa chế độ chính sách và mức độ đồng thuận trong cơ quan.

---

Đối tượng sử dụng giáo trình (200-250 từ)

• Sinh viên và học viên:
  Tài liệu là giáo trình chính khóa dành cho học sinh, sinh viên theo học nghề Văn thư hành chính và các ngành liên quan đến nghiệp vụ văn phòng, hành chính công ở trình độ trung cấp và cao đẳng.
• Điều kiện tiên quyết (Prerequisites):
  Người học cần hoàn thành môn Tiếng Việt thực hành để nắm vững các chuẩn mực ngữ pháp, ngữ nghĩa trước khi tiếp thu các kỹ năng biểu đạt nâng cao trong giáo trình này. Môn học cũng cung cấp kiến thức nền tảng bắt buộc trước khi người học bước vào học phần Văn bản và Kỹ thuật soạn thảo văn bản.
• Giảng viên chuyên ngành:
  Sử dụng tài liệu làm căn cứ biên soạn đề cương chi tiết, giáo án lý thuyết, bài tập tình huống mô phỏng và thang tiêu chí kiểm tra, đánh giá môn học Kỹ năng giao tiếp (MH11).
• Cán bộ quản lý và nhân viên hành chính:
  Tài liệu có giá trị tham khảo đối với công chức, viên chức văn phòng, cán bộ quản lý cấp cơ sở, nhân viên phục vụ tại các bưu điện văn hóa xã, thư viện nhằm chuẩn hóa văn hóa tiếp dân, nâng cao kỹ năng điều hành cuộc họp và xử lý quan hệ nội bộ.

---

Câu hỏi thường gặp (250-300 từ)

1. Giáo trình này được biên soạn phục vụ đối tượng đào tạo nào?

Giáo trình được biên soạn chính thức cho chương trình đào tạo nghề Văn thư Hành chính trình độ trung cấp và cao đẳng theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT của Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô.

2. Người học cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi học môn này?

Người học bắt buộc phải học xong môn Tiếng Việt thực hành nhằm đảm bảo kỹ năng sử dụng ngôn ngữ cơ bản trước khi bước vào rèn luyện kỹ năng giao tiếp hành chính chuyên sâu.

3. Giáo trình có điểm gì khác biệt trong việc tiếp cận kỹ năng lắng nghe và thuyết trình?

Tài liệu không chỉ mô tả kỹ năng một cách chung chung mà lượng hóa quy trình thông qua các mô hình thực nghiệm: chu trình lắng nghe 6 bước, 5 bước xử lý xung đột dựa trên phân tích tương quan tâm lý ($7% - 38% - 55%$), cùng các nguyên tắc kỹ thuật cụ thể như phát âm vòm cộng minh, tư thế đứng trụ 80% trọng lượng, và cách quét ánh mắt chữ M - chữ W.

4. Người học có thể áp dụng phương pháp nào để tự học giáo trình hiệu quả?

Người học nên vận dụng phương pháp đọc sách khoa học được trình bày trong Chương 2: xác định rõ mục đích đọc, phân tích mục lục và lời nói đầu, áp dụng kỹ thuật đọc ghi chép phản biện theo chỉ dẫn của Lenin và hoàn thành đầy đủ hệ thống câu hỏi ôn tập ở cuối mỗi chương.

5. Có những tài liệu và môn học bổ trợ nào liên quan trực tiếp đến giáo trình?

Sau khi kết thúc học phần này, người học sẽ tiếp tục học môn Văn bản và Kỹ thuật soạn thảo văn bản. Môn học cũng yêu cầu tham khảo các quy định hiện hành về quy chế văn hóa công sở và các văn bản quản lý hành chính nhà nước.

---

Kết luận (150 từ)

Giáo trình Kỹ năng giao tiếp (Mã môn học: MH11) do Trung Xuân Phú chủ biên cung cấp một hệ thống lý luận hoàn chỉnh và các hướng dẫn thực hành chi tiết về giao tiếp công sở. Bằng việc kết hợp chặt chẽ giữa các lý thuyết tâm lý học kinh điển (Hành vi, Liên hệ xã hội, Hoạt động) với các kỹ năng chuyên biệt về nghe, nói, đọc, viết và điều tiết ngôn ngữ cơ thể, giáo trình thiết lập chuẩn mực hành vi ứng xử cần thiết cho cán bộ văn phòng. Lộ trình học tập được bố trí hợp lý từ môn Tiếng Việt thực hành đến Kỹ năng giao tiếp và chuyển tiếp sang Văn bản và Kỹ thuật soạn thảo văn bản, tạo lập nền tảng năng lực toàn diện cho người học trong môi trường quản lý hành chính hiện đại.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP Mã chương: MH11.01 Giới thiệu: -Kỹ năng giao tiếp cơ bản giới thiệu và trang bị kiến thức tổng quát về giao tiếp và bản chất của kỹ năng giao tiếp, giúp cho người tham gia giao tiếp thu được các kết quả tốt đẹp khi giao tiếp tại công sở cũng như trong giao tiếp hằng ngày của cuộc sống. -Khi thực hiện giao tiếp đòi hỏi các bên tham gia phải tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp dựa trên quan điểm hiểu biết, thông cảm và tôn trọng trong giao tiếp thì giao tiếp mới đạt kết quả như mong muốn. Mục tiêu: - Trình bày được kiến thức cơ bản về giao tiếp và các kỹ năng giao tiếp, nguyên tắc và bản chất của kỹ năng giao tiếp. - Hiểu biết được tầm quan trọng của giao tiếp đến kết quả công việc mà nhà quản trị đạt được trong công tác quản lý.

- Chủ động, tích cực trong nghiên cứu và học tập. Nội dung chính của chương: 1. Khái niệm giao tiếp và Kỹ năng giao tiếp 1. Khái niệm giao tiếp Dù bạn làm việc gì bạn cũng phải có kỹ năng giao tiếp để quản lý và trao đổi với mọi người về công việc của bạn, nghe mọi người phản hồi về bạn…Xã hội càng phát triển, văn minh thì nhu cầu và hình thức giao tiếp càng cao và đa dạng.

Giao tiếp càng trở nên một kỹ năng không thể thiếu và cần phải được rèn luyện. Có rất nhiều khái niệm về giao tiếp. “Giao tiếp là việc trao đổi thông tin giữa con người và thườ ng dẫn tới hành động tiếp theo”. “Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa hai hay nhiều người thông qua phương tiện ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, tác động qua lại và điều chỉnh lẫn nhau”, “Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thống bao gồm các ký hiệu, dấu hiệu và hành vi.

Giao tiếp cũng có thể hiểu là các hình thức biểu lộ tình cảm, trò chuyện, diễn thuyết, trao đổi thư tín, thông tin. Giao tiếp như là quá trình truyền thông tin 4 Như vậy giao tiếp xảy ra rất nhiều hàng ngày và dưới nhiều hình thức, gián tiếp hoặc trực tiếp. Giao tiếp qua lời nói, ngôn ngữ không lời (cử chỉ, hành vi, nét mặt, trang phục…), hỏi đáp, quan sát, nghe, trình bày, nói chuyện, qua báo cáo, gửi thư, thư điện tử…Giao tiếp với người cùng nhóm, cơ quan hay người ngoài, có chuẩn bị hay không chuẩn bị trước. Giao tiếp là hiện tượng tâm lý của con người rất phức tạp.

Mặc dù có nhiều định nghĩa, quan niệm khác nhau về giao tiếp nhưng nói chun g mọi người đều cho rắng giao tiếp là phải có xây dựng một bản thông điệp sau đó gửi đi với hy vọng người nhận sẽ hiểu thông điệp đó (Hình 1). Theo quan niệm truyền thông tin này chúng ta thấy cấp độ giao tiếp hiệu quả nhất là trong tình huống mặt đối mặt, cả hai bên có thể tiếp nhận thông tin trực tiếp dưới các dạng ngôn ngữ giao tiếp, tránh được một số nhiễu, có thể điều chỉnh nhanh để tăng hiệu quả giao tiếp. cấp độ này có ở hình thức giao tiếp như nói chuyện với nhau, phỏng vấn, hội đàm song phương, hội nghị quy mô nhỏ, họp nhóm…Cấp độ giao tiếp cũng được tiến hành song phương ít hiệu quả hơn nhưng tiện lợi là giao tiếp không gặp mặt qua điện thoại. Ở cấp độ này hai bên nghe giọng nói của nhau, thông tin qua lại nhưng thiếu yếu tố phi ngôn từ.

Cấp độ ba là cấp độ kém hiệu quả nhất: chỉ gửi thông tin dạng văn bản như thư, công văn, đơn, báo cáo, thư điện tử. Cấp độ giao tiếp này thiếu hỗ trợ của yếu tố phi ngôn từ và nhận sự phản hồi chậm. Trong quá trình làm việc chúng ta, vì những lý do nào đó như thời gian, không gian, tài chính…, có thể dùng hình thức giao tiếp nào cho phù hợp và hiệu quả nhất hoặc dùng đồng thời ba hình thức giao tiếp. Mục tiêu của giao tiếp Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta; * Có được sự phản hồi từ người nghe; * Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe.

* Truyển tải được những thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hõn những thành phần khác tham gia vào quá trình này. * Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp. Các yếu tố cấu thành * Người gửi thông điệp * Thông điệp * Kênh truyền thông điệp * Người nhận thông điệp * Những phản hồi * Bối cảnh Người gửi.

5 Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thông điệp. Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.

Các hình thức giao tiếp qua viết, nói hay các hình thức khác đều bị chi phối bởi giọng điệu của người truyền đạt thông điệp, tính căn cứ của lý luận, những gì được giao tiếp và những gì không nên được đưa vào, cũng như phong cách giao tiếp riêng của bạn. Thông điệp luôn luôn có cả yếu tố trí tuệ và tình cảm trong đó, yếu tố trí tuệ để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó và yếu tố tình cảm để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ và hành động. Kênh truyền đạt thông điệp. Các thông điệp được truyền đạt qua nhiều kênh, nói thì bằng cách gặp mặt đối mặt, gọi điện thoại, gặp qua video; viết thì bằng thư từ, email, bản ghi nhớ hay báo cáo.

Có hai kênh chính: * Kênh giao tiếp chính thức (formal communication networks) * Kênh giao tiếp không chính thức (informal comm. networks) Kênh giao tiếp chính thức * Từ cấp trên xuống cấp dưới (downward): hướng dẫn công việc, quan hệ công việc, quy trình, phản hồi, … * Từ cấp dưới lên cấp trên (upward): báo cáo, đề nghị, … * Giữa các đồng nghiệp (horizontal): hợp tác, giải quyết công việc, chia sẻ thông tin, thực hiện báo cáo, … Kênh giao tiếp không chính thức: Các chức năng của kênh giao tiếp không chính thức: * Xác nhận thông tin; * Mở rộng thông tin; * Lan truyền thông tin; * Phủ nhận thông tin; * Bổ sung thông tin. Người nhận thông điệp. * Những thông điệp sau đó được truyền đạt đến người nhận.

Không nghi ngờ gì là bạn sẽ trông chờ ở họ những phản hồi. * Hãy luôn nhớ là bản thân người nhận thông điệp cũng tham gia vào quá trình này với những ý tưởng và tình cảm có thể làm ảnh hưởng đến cách họ hiểu thông điệp của bạn cũng như cách họ phản hồi lại thông điệp đó. 6 * Để thành công, bạn cũng nên nghiên cứu trýớc những yếu tố này để hành động một cách hợp lý. Những phản hồi.

* Người tiếp nhận sẽ có những phản hồi, bằng lời hay các hình thức khác đối với thông điệp của bạn. * Hãy chú ý sát sao đến những phản hồi này bởi nó thể hiện rõ ràng nhất việc người tiếp nhận thông điệp có hiểu chính xác thông điệp của bạn hay không. * Tình huống mà thông điệp của bạn được truyền đi chính là bối cảnh. * Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa (ví dụ như văn hóa nơi làm việc, văn hóa quốc tế, vv.

Có 4 quy mô giao tiếp. Thứ nhất giao tiếp với chính bản thân: tự đưa ra thông tin, tự nhận thông tin (suy ngẫm) và cải thiện bản thân. Thứ hai: giao tiếp nhân cách giữa hai cá nhân với nhau trong công việc cũng như trong tình cảm, đời sống. Thứ ba : giao tiếp nhóm giữa các cá nhân trong một nhóm nào đó (Hình 2).

Thứ tư: giao tiếp trong tổ chức, giao tiếp giữa các nhóm với nhau để hoàn thành công việc chung của tổ chức. Giao tiếp trong tổ chức có các luồng giao tiếp từ trên xuống, từ dưới lên và theo hàng ngang. Hình quạt nan c. Hình vòng tròn b.

Hình mắt xích Có nhiều thuyết về giao tiếp. Thuyết “hành vi” cho rằng mọi ứng xử của cá nhân trong xã hội là quá trình tiếp nhận kích thích ngoại giới và phản ứng đáp lại kích thích của cơ thể. Hành vi được thể hiện bằng công thức “kích thích” và “phản 7 ứng”, có kích thích thì có phản ứng. Hành vi theo nghĩa chung là sự tác động qua lại giữa cơ thể sống và môi trường được tạo bởi kích thích bên ngoài và nhu cầu bên trong.

Giao tiếp là hình thức cơ bản và tiêu biểu của hành vi. Thuyết hành vi quan tâm nhiều hơn tới phương diện ứng xử, tác nhân kích thích của môi trường quy định tính chất, đặc điểm của hành vi ứng xử. Hành vi ứng xử là một chuỗi phản ứng trước hay sau những thay đổi của môi trường, điều kiện bên ngoài. Thuyết ”liên hệ xã hội” cho rằng con người nằm trong mối liên hệ với con người và những người khác trong xã hội loài người.

Các mối liên hệ này chính là bản chất xã hội của cá nhân. Giao tiếp được xem là phương tiện thiết lập các mối quan hệ xã hội. Các cá nhân thực hiện các hoạt động giao tiếp thông qua các hành động và thao tác để đạt mục đích thoả mãn nhu cầu nào đó. Thuyết xã hội nhấn mạnh đến yếu tố hoàn cảnh trong giao tiếp.

Khi giao tiếp chúng ta tham gia vào một hoàn cảnh xã hội với những vị trí khác nhau, quy tắc chuẩn mực và nền văn hoá khác nhau. Các yếu tố cấu thành trong giao tiếp gồm người gửi, người nhận, thông tin, môi trường xã hội cụ thể. Thuyết ”hoạt động” cho rằng thông qua hoạt động có sự tiếp xúc tâm lý, giao tiếp với nhau, hình thành các mối quan hệ xã hội và quan hệ liên nhân cách.