Giáo trình kỹ năng giao tiếp nghề văn thư hành chính trung cấp tại Trường Cao đẳng Cơ điện Xây ...

Giáo trình kỹ năng giao tiếp nghề văn thư hành chính trung cấp cung cấp kiến thức và kỹ năng cần thiết cho sinh viên tại trường cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô.

• Tác giả: Trung Xuân Phú
• Trường học: Trường Cao Đẳng Cơ Điện Xây Dựng Việt Xô
• Chuyên ngành: Văn Thư Hành Chính
• Đề tài: Giáo Trình Kỹ Năng Giao Tiếp
• Loại tài liệu: Giáo Trình
• Năm xuất bản: 2019
• Địa điểm: Ninh Bình

Mục lục chi tiết

• TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN
• LỜI GIỚI THIỆU
• 1. CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP
• 1.1. Khái niệm giao tiếp và Kỹ năng giao tiếp
• 1.1.1. Khái niệm giao tiếp
• 1.1.2. Khái niệm kỹ năng giao tiếp
• 1.2. Nguyên tắc và bản chất của kỹ năng giao tiếp
• 1.2.1. Nguyên tắc giao tiếp
• 1.2.2. Bản chất của kỹ năng giao tiếp
• 1.3. Câu hỏi ôn tập chương
• 2. CHƯƠNG 2: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN
• 2.1. Những kỹ năng giao tiếp cơ bản
• 2.1.1. Kỹ năng nghe
• 2.1.2. Kỹ năng đọc
• 2.1.3. Kỹ năng viết
• 2.1.4. Một số kỹ năng khác
• 2.1.4.1. Kỹ năng định hướng
• 2.1.4.2. Kỹ năng định vị
• 2.1.4.3. Kỹ năng điều chỉnh
• 2.2. Câu hỏi ôn tập chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KỸ NĂNG GIAO TIẾP
• 3.1. Các yếu tố khách quan
• 3.1.1. Môi trường làm việc
• 3.1.2. Chế độ chính sách
• 3.1.3. Sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan
• 3.2. Các yếu tố chủ quan
• 3.2.1. Năng lực và phẩm chất cá nhân
• 3.2.2. Kỹ năng giao tiếp hành chính
• 3.2.3. Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả
• 3.3. Câu hỏi ôn tập chương 3
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng quan về giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính là tài liệu quan trọng giúp người học nắm vững các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong lĩnh vực văn thư hành chính. Nội dung giáo trình được biên soạn dựa trên nhu cầu thực tiễn và các tiêu chuẩn hiện hành, nhằm trang bị cho người học những kỹ năng giao tiếp hiệu quả trong môi trường làm việc. Việc hiểu rõ về giáo trình này sẽ giúp nâng cao khả năng giao tiếp và quản lý văn bản trong công việc.

1.1. Khái niệm và vai trò của giáo trình kỹ năng giao tiếp

Giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính không chỉ cung cấp kiến thức lý thuyết mà còn giúp người học thực hành các kỹ năng giao tiếp cần thiết. Vai trò của giáo trình này là rất quan trọng trong việc hình thành và phát triển kỹ năng giao tiếp hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng công việc và sự nghiệp của người học.

1.2. Cấu trúc và nội dung chính của giáo trình

Giáo trình được chia thành ba chương chính: Những vấn đề cơ bản về giao tiếp, Các kỹ năng giao tiếp cơ bản, và Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp. Mỗi chương đều có những nội dung cụ thể, giúp người học dễ dàng tiếp cận và áp dụng vào thực tiễn.

II. Những thách thức trong kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Trong quá trình giao tiếp văn thư hành chính, người học thường gặp phải nhiều thách thức. Những thách thức này có thể đến từ việc thiếu kiến thức, kỹ năng giao tiếp chưa hoàn thiện, hoặc áp lực từ môi trường làm việc. Việc nhận diện và khắc phục những thách thức này là rất cần thiết để nâng cao hiệu quả giao tiếp.

2.1. Thiếu kiến thức về giao tiếp

Nhiều người học chưa nắm vững các khái niệm cơ bản về giao tiếp, dẫn đến việc không thể truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và hiệu quả. Việc thiếu kiến thức này có thể gây ra hiểu lầm và xung đột trong công việc.

2.2. Kỹ năng giao tiếp chưa hoàn thiện

Kỹ năng giao tiếp không chỉ bao gồm khả năng nói mà còn bao gồm kỹ năng lắng nghe, viết và đọc. Nếu một trong những kỹ năng này không được rèn luyện đầy đủ, sẽ ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp tổng thể của người học.

III. Phương pháp cải thiện kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Để nâng cao kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính, người học cần áp dụng các phương pháp học tập và rèn luyện hiệu quả. Những phương pháp này không chỉ giúp cải thiện kỹ năng mà còn tạo ra sự tự tin trong giao tiếp.

3.1. Thực hành giao tiếp thường xuyên

Thực hành giao tiếp thường xuyên là cách hiệu quả nhất để cải thiện kỹ năng. Người học nên tham gia vào các buổi thảo luận, hội thảo hoặc các hoạt động nhóm để rèn luyện khả năng giao tiếp của mình.

3.2. Nhận phản hồi từ người khác

Nhận phản hồi từ đồng nghiệp hoặc giảng viên là một cách tốt để nhận diện những điểm mạnh và điểm yếu trong kỹ năng giao tiếp. Phản hồi giúp người học điều chỉnh và cải thiện kỹ năng của mình một cách hiệu quả.

IV. Ứng dụng thực tiễn của kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính có ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Việc áp dụng những kỹ năng này không chỉ giúp nâng cao hiệu quả công việc mà còn tạo ra môi trường làm việc tích cực hơn.

4.1. Giao tiếp trong môi trường làm việc

Trong môi trường làm việc, kỹ năng giao tiếp giúp cải thiện mối quan hệ giữa các đồng nghiệp, từ đó nâng cao hiệu suất làm việc. Giao tiếp hiệu quả cũng giúp giải quyết các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và hiệu quả.

4.2. Giao tiếp với khách hàng

Kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính cũng rất quan trọng trong việc giao tiếp với khách hàng. Việc truyền đạt thông tin rõ ràng và chính xác sẽ tạo dựng được lòng tin và sự hài lòng từ phía khách hàng.

V. Kết luận về giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính

Giáo trình kỹ năng giao tiếp văn thư hành chính là một tài liệu thiết yếu cho những ai muốn nâng cao kỹ năng giao tiếp trong công việc. Việc nắm vững nội dung giáo trình sẽ giúp người học tự tin hơn trong giao tiếp và quản lý văn bản.

5.1. Tương lai của kỹ năng giao tiếp

Trong bối cảnh công nghệ phát triển, kỹ năng giao tiếp sẽ ngày càng trở nên quan trọng hơn. Người học cần liên tục cập nhật và rèn luyện để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trường lao động.

5.2. Lời khuyên cho người học

Người học nên chủ động tìm kiếm cơ hội để thực hành kỹ năng giao tiếp, tham gia các khóa học bổ sung và luôn mở lòng tiếp nhận phản hồi để không ngừng hoàn thiện bản thân.

Trích đoạn nội dung tài liệu

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP Ban hành theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng trường Cao Đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô Ninh Bình, năm 2019 TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mụ c đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Trong giai đoạn hiện nay dù bạn làm gì, ở cương vị nào cũng cần phải có kỹ năng giao tiếp để quản lý và trao đổi với mọi người về công việc của bạn. Xã hội ngày càng phát triển và văn minh thì nhu cầu và hình thức giao tiếp ngày càng cao và đa dạng. Để kịp thời đáp ứng nhu cầu thực tiễn cho việc đào tạo đào ngành văn thư hành chính hiện nay, cuốn giáo trình kỹ năng giao tiếp cần phải chỉnh sửa và biên soạn mới cho phù hợp với sự phát triển của kỷ nguyên công nghiệp hóa hiện nay. Trong quá trình biên soạn chúng tôi có chọn lọc kiến thức của các cuốn gáo trình trước đây của nhiều tác giả nhằm mang tính kế thừa và có sử dụng nhiều nguồn thông tin mới cho phù hợp. Nội dung của giáo trình kỹ năng giao tiếp được chia thành ba chương: + Chương 1: Những vấn đề cơ bản về giao tiếp + Chương 2: Các kỹ năng giao tiếp cơ bản + Chương 3: Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp Với quan điểm giáo trình phải được tình bày ngắn gọn, cô đọng, nhưng phải đầy đủ đề cập đến những vấn đề của kỹ năng giao tiếp hiện đại. Trong quá trình viết không thể tránh khỏi các thiếu sót khiếm khuyết, rất mong được sự đóng góp ý kiến của tập thể các thầy cô, của bạn đọc và các bạn sinh viên để cuốn giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. Xin chân thành cảm ơn ! Ngày 15 tháng 05 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: Trung Xuân Phú 1 MỤC LỤC Trang TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN . 1 LỜI GIỚI THIỆU . 2 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP . Khái niệm giao tiếp và Kỹ năng giao tiếp . Khái niệm giao tiếp . Khái niệm kỹ năng giao tiếp . Nguyên tắc và bản chất của kỹ năng giao tiếp . Nguyên tắc giao tiếp. Bản chất của kỹ năng giao tiếp . 10 Câu hỏi ôn tập chương: . Những kỹ năng giao tiếp cơ bản . Kỹ năng nghe . Kỹ năng đọc . Kỹ năng viết . Một số kỹ năng khác . Kỹ năng định hướng . Kỹ năng định vị . Kỹ năng điều chỉnh . 34 Câu hỏi ôn tập chương 2: . 47 CHƯƠNG 3: CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN KỸ NĂNG GIAO TIẾP . Các yếu tố khách quan . Môi trường làm việc . Chế độ chính sách . Sự quan tâm của lãnh đạo cơ quan. Các yếu tố chủ quan . Năng lực và phẩm chất cá nhân . Kỹ năng giao tiếp hành chính. Các nguyên tắc giao tiếp hiệu quả . 54 Câu hỏi ôn tập chương 3: . 55 TÀI LIỆU THAM KHẢO . 56 2 GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: KỸ NĂNG GIAO TIẾP Mã môn học: MH11 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học: - Vị trí: Kỹ năng giao tiếp là môn cơ sở, có mối quan hệ mật thiết với một số môn kỹ năng nghề, được giảng dạy sau các môn: Tiếng Việt thực hành, trước môn Văn bản và Kỹ thuật soạn thảo văn bản. - Tính chất: Là môn học bắt buộc. - Ý nghĩa và vài trò của môn học: Môn học giúp cho người nghiên cứu tang cường khả năng giao tiếp, ứng xử trong công tác nói riêng và trong cuộc sống nói chung. Từ đó làm tang kỹ năng và nghệ thuật trong giao tiếp. Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: + Nêu được những kiến thức cơ bản về kỹ năng giao tiếp của người cán bộ trong hoạt động văn phòng, cụ thể là kỹ năng nghe, kỹ năng nói, kỹ năng đọc, kỹ năng viết, kỹ năng thuyết trình, kỹ năng thuyết phục. + Giải thích được vai trò, ý nghĩa các kỹ năng giao tiếp của cán bộ văn thư. + Chứng minh được lí do, sự cần thiết mà các cán bộ văn phòng phải sử dụng các kỹ năng giao tiếp - Về kỹ năng: Xây dựng được thiện cảm trong giao tiếp với các đối tượng trong và ngoài cơ quan khi giải quyết công việc. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện được tính tự giác, tích cực, cẩn thận, tỷ mỷ và thân thiện trong quá trình học tập, giao tiế p. Nội dung của môn học: Chương 1: Những vấn đề cơ bản về kỹ năng giao tiếp. Chương 2: Những kỹ năng giao tiếp cơ bản. Chương 3: Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp. 3 CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP Mã chương: MH11.01 Giới thiệu: -Kỹ năng giao tiếp cơ bản giới thiệu và trang bị kiến thức tổng quát về giao tiếp và bản chất của kỹ năng giao tiếp, giúp cho người tham gia giao tiếp thu được các kết quả tốt đẹp khi giao tiếp tại công sở cũng như trong giao tiếp hằng ngày của cuộc sống. -Khi thực hiện giao tiếp đòi hỏi các bên tham gia phải tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp dựa trên quan điểm hiểu biết, thông cảm và tôn trọng trong giao tiếp thì giao tiếp mới đạt kết quả như mong muốn. Mục tiêu: - Trình bày được kiến thức cơ bản về giao tiếp và các kỹ năng giao tiếp, nguyên tắc và bản chất của kỹ năng giao tiếp. - Hiểu biết được tầm quan trọng của giao tiếp đến kết quả công việc mà nhà quản trị đạt được trong công tác quản lý. - Chủ động, tích cực trong nghiên cứu và học tập. Nội dung chính của chương: 1. Khái niệm giao tiếp và Kỹ năng giao tiếp 1. Khái niệm giao tiếp Dù bạn làm việc gì bạn cũng phải có kỹ năng giao tiếp để quản lý và trao đổi với mọi người về công việc của bạn, nghe mọi người phản hồi về bạn…Xã hội càng phát triển, văn minh thì nhu cầu và hình thức giao tiếp càng cao và đa dạng. Giao tiếp càng trở nên một kỹ năng không thể thiếu và cần phải được rèn luyện. Có rất nhiều khái niệm về giao tiếp. “Giao tiếp là việc trao đổi thông tin giữa con người và thườ ng dẫn tới hành động tiếp theo”. “Giao tiếp là sự tiếp xúc giữa hai hay nhiều người thông qua phương tiện ngôn ngữ nhằm trao đổi thông tin, tình cảm, hiểu biết, tác động qua lại và điều chỉnh lẫn nhau”, “Giao tiếp là một quá trình trao đổi thông tin giữa các cá nhân thông qua một hệ thống bao gồm các ký hiệu, dấu hiệu và hành vi. Giao tiếp cũng có thể hiểu là các hình thức biểu lộ tình cảm, trò chuyện, diễn thuyết, trao đổi thư tín, thông tin. Giao tiếp như là quá trình truyền thông tin 4 Như vậy giao tiếp xảy ra rất nhiều hàng ngày và dưới nhiều hình thức, gián tiếp hoặc trực tiếp. Giao tiếp qua lời nói, ngôn ngữ không lời (cử chỉ, hành vi, nét mặt, trang phục…), hỏi đáp, quan sát, nghe, trình bày, nói chuyện, qua báo cáo, gửi thư, thư điện tử…Giao tiếp với người cùng nhóm, cơ quan hay người ngoài, có chuẩn bị hay không chuẩn bị trước. Giao tiếp là hiện tượng tâm lý của con người rất phức tạp. Mặc dù có nhiều định nghĩa, quan niệm khác nhau về giao tiếp nhưng nói chun g mọi người đều cho rắng giao tiếp là phải có xây dựng một bản thông điệp sau đó gửi đi với hy vọng người nhận sẽ hiểu thông điệp đó (Hình 1). Theo quan niệm truyền thông tin này chúng ta thấy cấp độ giao tiếp hiệu quả nhất là trong tình huống mặt đối mặt, cả hai bên có thể tiếp nhận thông tin trực tiếp dưới các dạng ngôn ngữ giao tiếp, tránh được một số nhiễu, có thể điều chỉnh nhanh để tăng hiệu quả giao tiếp. cấp độ này có ở hình thức giao tiếp như nói chuyện với nhau, phỏng vấn, hội đàm song phương, hội nghị quy mô nhỏ, họp nhóm…Cấp độ giao tiếp cũng được tiến hành song phương ít hiệu quả hơn nhưng tiện lợi là giao tiếp không gặp mặt qua điện thoại. Ở cấp độ này hai bên nghe giọng nói của nhau, thông tin qua lại nhưng thiếu yếu tố phi ngôn từ. Cấp độ ba là cấp độ kém hiệu quả nhất: chỉ gửi thông tin dạng văn bản như thư, công văn, đơn, báo cáo, thư điện tử. Cấp độ giao tiếp này thiếu hỗ trợ của yếu tố phi ngôn từ và nhận sự phản hồi chậm. Trong quá trình làm việc chúng ta, vì những lý do nào đó như thời gian, không gian, tài chính…, có thể dùng hình thức giao tiếp nào cho phù hợp và hiệu quả nhất hoặc dùng đồng thời ba hình thức giao tiếp. Mục tiêu của giao tiếp Giúp người nghe hiểu những dự định của chúng ta; * Có được sự phản hồi từ người nghe; * Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với người nghe . * Truyển tải được những thông điệp. Quá trình này có khả năng bị mắc lỗi do thông điệp thường được hiểu hoặc dịch sai đi bởi 1 hay nhiều hõn những thành phần khác tham gia vào quá trình này. * Khi không thành công, những suy nghĩ, ý tưởng của bạn sẽ không phản ánh được những cái đó của chính bạn, gây nên sự sụp đổ trong giao tiếp và những rào cản trên con đường đạt tới mục tiêu của bạn - cả trong đời tư và trong sự nghiệp. Các yếu tố cấu thành * Người gửi thông điệp * Thông điệp * Kênh truyền thông điệp * Người nhận thông điệp * Những phản hồi * Bối cảnh Người gửi. 5 Để trở thành một người giao tiếp tốt, trước tiên bạn phải tạo được cho mình sự tin tưởng. Trong lĩnh vực kinh doanh, điều này bao gồm việc thể hiện những hiểu biết của bạn về chủ đề, người tiếp nhận và bối cảnh truyền đạt thông điệp. Bạn cũng phải biết được người tiếp nhận của mình (những cá nhân hay nhóm người mà bạn muốn truyền đạt thông điệp của mình tới). Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn có thể bị hiểu sai.