Tổng quan về giáo trình

Giáo trình mô đun Kế toán trên Excel (Mã mô đun: MĐ29) do tác giả Phạm Minh Kết biên soạn vào năm 2021, được ban hành theo quyết định của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu thuộc Ủy ban Nhân dân Tỉnh Bạc Liêu. Trong chương trình đào tạo nghề Kế toán trình độ cao đẳng, đây là mô đun chuyên môn bắt buộc thứ 29, được bố trí giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các mô đun kế toán chuyên ngành. Thời lượng toàn bộ mô đun là 45 giờ, bao gồm 15 giờ lý thuyết, 28 giờ thực hành/thảo luận/bài tập và 02 giờ kiểm tra.

Mục tiêu đào tạo của giáo trình hướng tới ba chuẩn đầu ra chính:

  1. Về kiến thức: Trang bị cho người học hiểu biết hệ thống về phần mềm kế toán thiết kế trên Microsoft Excel; quy trình thiết lập cơ sở dữ liệu, khai báo thông tin doanh nghiệp, hệ thống danh mục và số dư đầu kỳ; quy trình xử lý hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; kỹ thuật lập hệ thống báo cáo tài chính và kết xuất sổ sách kế toán theo quy định pháp lý hiện hành.
  2. Về kỹ năng: Rèn luyện năng lực thực hiện các thao tác kỹ thuật gồm sao chép dữ liệu, định dạng hệ thống, khai báo danh mục, nhập liệu chứng từ phát sinh trên giao diện chuyên dụng, lập bảng cân đối số phát sinh, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, báo cáo lưu chuyển tiền tệ và in ấn các loại sổ kế toán tổng hợp, sổ chi tiết.
  3. Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Hình thành ý thức tuân thủ Luật Kế toán, hệ thống Chuẩn mực Kế toán Việt Nam và chính sách thuế; xây dựng tác phong cẩn thận, chính xác và khả năng tự tổ chức hệ thống kế toán trên Excel tại đơn vị doanh nghiệp.

Giáo trình được kết cấu thành 4 phần logic (Bài mở đầu và 3 bài nội dung nghiệp vụ), xây dựng trên nền tảng tích hợp giữa hệ thống công thức Excel và ngôn ngữ Macro lập trình sẵn (sử dụng mẫu phần mềm có bản quyền từ Kế toán Mộc Lan được cho phép sử dụng trong đào tạo). Toàn bộ nội dung bám sát các căn cứ pháp lý: Luật Kế toán số 88/2015/QH13, Hệ thống 26 Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS) và Chế độ Kế toán doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.

Nội dung kiến thức cốt lõi

                    HỆ THỐNG MÔ ĐUN KẾ TOÁN TRÊN EXCEL (MĐ29)
  [BÀI MỞ ĐẦU & BÀI 1]             [BÀI 2]                        [BÀI 3]
 Thiết lập & Khai báo         Xử lý nghiệp vụ phát sinh      Tổng hợp BCTC & Sổ sách

Các chương/chủ đề chính

Giáo trình phân chia nội dung chi tiết qua 4 bài học theo tiến trình kế toán khép kín:

  • Bài mở đầu: Tổng quan về phần mềm kế toán trên Excel: Cung cấp kiến thức về cấu trúc phần mềm chạy trên nền tảng Macro kết hợp công thức; các yêu cầu kỹ thuật hệ thống (Microsoft Excel phiên bản Office 2010 trở lên, chuẩn định dạng ngày tháng dd/mm/yyyy, định dạng số và tiền tệ); phương pháp sao chép file database chuẩn PHẦN MỀM KẾ TOÁN EXCEL LÊN BCTC TT200 CHUẨN và thao tác mở sổ mới bằng lệnh File \ Save As; giới thiệu tổng thể 11 phân hệ chức năng (Thông tin DN, Quỹ TM-TG, Công nợ, Kho, Tiền lương, CCDC-TSCĐ, Giá thành, Thuế, Báo cáo tài chính, Nhập liệu, In sổ sách).
  • Bài 1: Khai báo thông tin doanh nghiệp, khai báo các danh mục, khai báo số dư đầu kỳ trên phần mềm kế toán Excel: Trình bày quy trình 3 bước thiết lập thông số ban đầu dựa trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và kỳ kế toán (01/01/N - 31/12/N); phương pháp thiết lập 5 bảng danh mục (danh mục nhân viên - phòng ban, danh mục khách hàng, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho, danh mục vật tư - hàng hóa - công cụ dụng cụ); quy trình nhập số dư đầu kỳ cho các tài khoản tổng hợp trên Bảng cân đối số phát sinh và các tài khoản chi tiết (tiền gửi ngân hàng TK 1121, công nợ phải thu TK 131, công nợ phải trả TK 331, tồn kho vật tư hàng hóa TK 152, 153, 155, 156).
  • Bài 2: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên phần mềm kế toán Excel: Hướng dẫn thao tác ghi nhận nghiệp vụ tại giao diện trung tâm NHẬP LIỆU với cấu trúc chuẩn 14 trường thông tin (Ngày ghi sổ, Ngày chứng từ gốc, Số chứng từ, TK Nợ, TK Có, Số tiền phát sinh, Thuế suất, Tiền thuế, Người nộp tiền, Mã khách hàng/NCC, Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn, Đối tượng chi phí/tập hợp chi phí). Nội dung đi sâu vào 7 phân hệ chuyên sâu:
    1. Kế toán quỹ tiền mặt - tiền gửi: Nhập liệu, in Phiếu thu, Phiếu chi, theo dõi Sổ quỹ tiền mặt.
    2. Kế toán công nợ: Quản lý và theo dõi sổ chi tiết công nợ phải thu/phải trả.
    3. Kế toán kho: Nhập liệu, in Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, theo dõi thẻ kho và sổ chi tiết tồn kho.
    4. Kế toán tiền lương: Nhập liệu lương và các khoản trích theo lương, lập bảng chấm công, lập Bảng thanh toán tiền lương.
    5. Kế toán công cụ dụng cụ và TSCĐ: Quản lý danh mục CCDC, theo dõi trích khấu hao TSCĐ.
    6. Kế toán giá thành: Khai báo chi phí dở dang, tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
    7. Kế toán thuế: Kiểm tra bảng kê hóa đơn bán ra (PL01-1GTGT), bảng kê hóa đơn mua vào (PL01-2GTGT), tờ khai thuế GTGT và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn.
  • Bài 3: Lập Báo cáo tài chính, in sổ sách kế toán trên phần mềm kế toán Excel: Hướng dẫn quy trình 4 bước truy xuất, kiểm tra dữ liệu và kết xuất hệ thống báo cáo theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, gồm: Bảng cân đối số phát sinh, Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC; quy trình in ấn hệ thống sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái, Sổ nhật ký) và sổ kế toán chi tiết (Sổ chi tiết tài khoản, Sổ theo dõi CCDC, Bảng tính khấu hao TSCĐ).

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình thiết lập hệ thống tri thức dựa trên:

  • Cơ sở pháp lý kế toán: Các quy định của Luật Kế toán 88/2015/QH13, chuẩn mực kế toán và các nguyên tắc tài chính doanh nghiệp ban hành theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.
  • Nguyên lý cấu trúc dữ liệu kế toán trên bảng tính: Cơ chế liên kết dữ liệu từ một bảng nhập liệu phát sinh trung tâm (NHẬP LIỆU) sang các phân hệ chi tiết và tự động tổng hợp lên báo cáo tài chính bằng hệ thống công thức, hàm Excel và mã lệnh Macro.
  • Hệ thống danh mục và kiểm soát tài khoản: Nguyên tắc mã hóa đối tượng quản lý (nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, kho, vật tư) và quy chuẩn đối ứng tài khoản Nợ/Có.

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills): Cấu hình tham số hệ thống ngày tháng trên hệ điều hành; quản lý tập tin dữ liệu kế toán; vận hành giao diện nhập liệu Excel; sử dụng các phím tắt điều hướng (Ctrl + S, nút lệnh MENU).
  • Kỹ năng phân tích (Analytical skills): Kiểm tra tính cân đối của các chỉ tiêu trên Bảng cân đối số phát sinh; đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp; phân tích bảng tính giá thành sản phẩm và đối chiếu bảng kê thuế GTGT với chứng từ gốc.
  • Năng lực chuyên môn (Practical competencies): Tổ chức và vận hành toàn diện quy trình kế toán máy trên nền tảng Excel tại doanh nghiệp; hoàn thiện hồ sơ chứng từ, sổ sách và lập trọn bộ Báo cáo tài chính đúng quy định.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình được thiết kế theo cấu trúc bài giảng tích hợp lý thuyết và thực hành nghề nghiệp, trong đó thời lượng thực hành chiếm đa số (28/45 giờ thực hành so với 15 giờ lý thuyết và 02 giờ kiểm tra). Phương pháp tiếp cận mang tính trực quan, tuần tự theo từng bước thao tác (step-by-step) tương ứng với từng màn hình làm việc của phần mềm:

  1. Phương pháp sư phạm (Pedagogical approach): Giảng viên hướng dẫn nguyên lý tổ chức dữ liệu trên màn hình trình chiếu; sau đó người học trực tiếp thao tác trên máy tính cá nhân bằng file phần mềm PHẦN MỀM KẾ TOÁN EXCEL LÊN BCTC TT200 CHUẨN. Tiến trình học tập đi từ việc nhận biết cấu trúc phần mềm, thao tác cài đặt môi trường, thực hiện các nghiệp vụ ghi sổ đơn lẻ đến xử lý dữ liệu phức hợp.
  2. Hệ thống bài tập và thực hành (Practical exercises & Case studies): Sinh viên thực hành dựa trên bộ chứng từ mô phỏng doanh nghiệp thực tế, bao gồm:
    • Dữ liệu Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để khai báo thông tin ban đầu và kỳ tài chính.
    • Các bảng số dư đầu kỳ của tài khoản tổng hợp và danh mục chi tiết khách hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho.
    • Chuỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thu/chi tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, mua bán vật tư - hàng hóa, tính lương, trích khấu hao TSCĐ, phân bổ CCDC và tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành.
  3. Phương pháp đánh giá (Assessment methods):
    • Đánh giá thường xuyên: Thông qua kết quả thao tác trực tiếp tại phòng máy trong 28 giờ thực hành (khả năng nhập liệu đúng trường, khai báo chính xác mã danh mục).
    • Đánh giá định kỳ: Bài kiểm tra 02 giờ nhằm đánh giá toàn diện kỹ năng hạch toán chuỗi nghiệp vụ, kỹ thuật kết xuất báo cáo tài chính và in ấn sổ sách đúng quy chuẩn.
  4. Hướng dẫn tự học (Self-study guidelines): Người học cần tự thực hành việc sao chép cơ sở dữ liệu (File \ Save As) để rèn luyện kỹ năng nhiều lần; chủ động cập nhật các văn bản quy phạm pháp luật kế toán và thuế mới do cơ quan nhà nước ban hành nhằm bổ trợ cho kiến thức trong bài giảng.

Điểm nổi bật và cập nhật

Nội dung giáo trình phản ánh các đặc điểm kỹ thuật và thực tiễn chuyên môn:

  • Chuẩn hóa theo Chế độ Kế toán Doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC): Hệ thống tài khoản, biểu mẫu chứng từ (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho), mẫu sổ kế toán và hệ thống Báo cáo tài chính (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh BCTC) được thiết kế theo đúng quy định hiện hành của Bộ Tài chính.
  • Tự động hóa bằng giải pháp Macro kết hợp công thức: Sử dụng nền tảng phần mềm viết bằng Macro bản quyền của Kế toán Mộc Lan. Cấu trúc này cho phép liên kết tự động: người dùng chỉ cần nhập dữ liệu một lần tại giao diện NHẬP LIỆU, số liệu sẽ tự động chuyển sang các sổ chi tiết, sổ tổng hợp, bảng tính giá thành, bảng thanh toán lương và hệ thống báo cáo tài chính.
  • Quy chuẩn kỹ thuật hệ thống rõ ràng: Tài liệu xác định cụ thể yêu cầu môi trường vận hành từ Microsoft Office 2010 trở lên, thiết lập định dạng ngày tháng chuẩn Việt Nam dd/mm/yyyy (ví dụ: 01/01/2021) và định dạng số/tiền tệ nhằm tránh lỗi công thức trong quá trình tính toán.
  • Tích hợp quản lý nghiệp vụ Thuế và Hóa đơn: Phân hệ kế toán thuế được tích hợp sẵn các biểu mẫu bảng kê mua vào (PL01-2GTGT), bán ra (PL01-1GTGT), tờ khai thuế và báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, gắn liền với các trường thông tin ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn và số hóa đơn ngay tại màn hình nhập liệu.
  • Tính ứng dụng trong quản trị doanh nghiệp: Giáo trình làm rõ vai trò của công cụ Excel trong việc quản lý chi phí sản xuất, tính toán giá thành, kiểm soát hàng tồn kho và theo dõi công nợ, phục vụ công tác điều hành tại doanh nghiệp và nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước.

Đối tượng sử dụng giáo trình

Giáo trình Kế toán trên Excel được biên soạn nhằm phục vụ các nhóm đối tượng cụ thể:

  • Sinh viên chuyên ngành Kế toán bậc Cao đẳng: Là tài liệu học tập chính khóa cho mô đun MĐ29 tại Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Bạc Liêu và các cơ sở đào tạo nghề kế toán có chương trình tương đương. Sinh viên sử dụng tài liệu này ở giai đoạn chuẩn bị tốt nghiệp sau khi đã tích lũy kiến thức nền tảng.
  • Điều kiện tiên quyết (Prerequisites): Người học cần hoàn thành các mô đun kế toán chuyên ngành (Nguyên lý kế toán, Kế toán tài chính doanh nghiệp, Kế toán chi phí - giá thành) và có kỹ năng tin học văn phòng căn bản (sử dụng Microsoft Excel, thao tác tệp tin và phím tắt).
  • Giảng viên chuyên ngành: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy, thiết kế đề cương bài giảng lý thuyết 15 giờ và xây dựng kịch bản bài tập thực hành 28 giờ trên phòng máy tính.
  • Người tự học và cán bộ kế toán doanh nghiệp: Nhân viên kế toán tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ, hợp tác xã hoặc hộ kinh doanh có thể dùng giáo trình làm tài liệu tham khảo để tự thiết lập, quản lý sổ sách kế toán và lập báo cáo tài chính trên bảng tính Excel.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với ai?

Giáo trình phù hợp với sinh viên theo học trình độ Cao đẳng nghề Kế toán, giảng viên giảng dạy bộ môn kế toán ứng dụng tin học, và người làm công tác kế toán tại doanh nghiệp có nhu cầu vận hành hệ thống kế toán trên Microsoft Excel.

2. Cần kiến thức nền nào trước khi học mô đun này?

Người học cần có kiến thức về nguyên lý kế toán, chế độ kế toán doanh nghiệp theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, phương pháp định khoản các nghiệp vụ kinh tế và kỹ năng tin học cơ bản về môi trường Microsoft Excel.

3. Điểm khác biệt của phần mềm trong giáo trình so với bảng tính Excel thông thường là gì?

Phần mềm trong giáo trình được lập trình sẵn bằng Macro kết hợp hệ thống công thức chuyên biệt (bản quyền Kế toán Mộc Lan), liên kết dữ liệu tự động từ giao diện NHẬP LIỆU đến 11 phân hệ chức năng và trọn bộ Báo cáo tài chính, thay vì phải đặt hàm thủ công cho từng sổ sách riêng lẻ.

4. Quy trình tự học mô đun này như thế nào để đạt hiệu quả?

Người học cần thực hiện tuần tự theo 4 bài học: Khởi tạo file bằng lệnh File \ Save As -> Khai báo thông tin doanh nghiệp, danh mục và số dư đầu kỳ -> Nhập liệu phát sinh tại phân hệ NHẬP LIỆU -> Kiểm tra các phân hệ chức năng -> Truy xuất và in Báo cáo tài chính, sổ sách kế toán. Luôn lưu ý thao tác lưu dữ liệu (Ctrl + S) và nhấn nút MENU để chuyển đổi qua lại giữa các màn hình làm việc.

5. Có file dữ liệu thực hành kèm theo giáo trình không?

Giáo trình sử dụng file dữ liệu mẫu mang tên PHẦN MỀM KẾ TOÁN EXCEL LÊN BCTC TT200 CHUẨN, cho phép người học thao tác trực tiếp trên giao diện thực tế của phần mềm trong suốt quá trình học tập.

Kết luận

Giáo trình Kế toán trên Excel (Mã mô đun: MĐ29) do tác giả Phạm Minh Kết biên soạn là tài liệu giảng dạy mô đun chuyên môn thực hành kế toán máy trình độ cao đẳng. Nội dung tài liệu cung cấp quy trình thao tác kỹ thuật từ thiết lập danh mục, hạch toán 7 nhóm phân hệ nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến kỹ thuật lập báo cáo tài chính và kết xuất sổ sách kế toán theo Thông tư 200/2014/TT-BTC.

Lộ trình đào tạo 45 giờ (15 giờ lý thuyết, 28 giờ thực hành, 02 giờ kiểm tra) giúp người học hệ thống hóa lý thuyết kế toán tài chính và chuyển đổi thành kỹ năng xử lý dữ liệu thực tế trên bảng tính điện tử.

Tài liệu tham khảo và cơ sở pháp lý căn bản:

  1. Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam, Luật Kế toán số 88/2015/QH13, ngày 20/11/2015.
  2. Bộ Tài chính, Hệ thống 26 Chuẩn mực Kế toán Việt Nam (VAS).
  3. Bộ Tài chính, Thông tư số 200/2014/TT-BTC hướng dẫn Chế độ Kế toán Doanh nghiệp, ngày 22/12/2014.
  4. Kế toán Mộc Lan, File phần mềm Kế toán Excel lên BCTC TT200 Chuẩn.