Chương 1 KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ MUA HÀNG HÓA 1. ĐẶC ĐIỂM NGHIỆP VỤ MUA HÀNG VÀ NHIỆM VỤ KẾ TOÁN 1. Đặc điểm nghiệp vụ mua hàng 1. Khái niệm, vai trò nghiệp vụ mua hàng Khái niệm nghiệp vụ mua hàng Chức năng chủ yếu của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu thông hàng hoá, đưa hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng thông qua hoạt động mua và bán.
Xuất phát từ nhu cầu hàng hóa trên thị trường, doanh nghiệp nghiên cứu nguồn hàng, khả năng cung ứng hàng hóa từ nhà cung cấp, đàm phán giá cả và các điều kiện khác để ký hợp đồng mua bán. Như vậy, xét theo hoạt động của doanh nghiệp thương mại, mua hàng là khâu đầu tiên trong quá trình kinh doanh thương mại nhằm tạo ra nguồn hàng hóa để đảm bảo cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng bộ đúng qui cách chủng loại cho các nhu cầu của khách hàng. Xét theo sự vận động của tài sản, mua hàng là quá trình tài sản của doanh nghiệp chuyển từ hình thái tiền tệ sang hình thái hàng hóa, kết thúc khâu mua doanh nghiệp sẽ mất quyền sở hữu về tiền tệ hoặc tăng nghĩa vụ trả nợ cho người bán nhưng được quyền sở hữu về hàng hóa. Vai trò của nghiệp vụ mua hàng Mua hàng có vị trí vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại, là hoạt động tạo ra yếu tố đầu vào giúp cho hoạt động kinh doanh thương mại của doanh nghiệp được tiến hành thường xuyên, liên tục, đáp ứng được nhu cầu của khách hàng và đảm bảo phù hợp với kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp với chi phí thấp nhất.
Mua hàng không những tạo điều kiện vật chất cho bán hàng mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương 11 mại. Nghiệp vụ mua hàng nếu đảm bảo đáp ứng yêu cầu của kinh doanh, phù hợp với kế hoạch bán hàng, giúp cho hoạt động kinh doanh tiến hành thuận lợi, kịp thời, đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hóa, tạo điều kiện cho doanh nghiệp bán hàng nhanh và nâng cao uy tín với khách hàng, làm cho việc cung ứng hàng diễn ra một cách liên tục ổn định, tránh đứt đoạn, từ đó dẫn đến giảm chi phí và tăng lợi nhuận của doanh nghiệp. Mua hàng còn góp phần vào sự cân bằng dòng tiền của doanh nghiệp, tổ chức tốt nghiệp vụ mua hàng, doanh nghiệp huy động được nguồn tín dụng của nhà cung cấp, thông qua hợp đồng mua hàng trả chậm. Đặc điểm hàng hóa và nguồn hàng Đặc điểm hàng hóa Đối tượng của nghiệp vụ mua hàng là hàng hóa, hàng hóa trong kinh doanh thương mại gồm các loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất hoặc không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về với mục đích để bán.
Hàng mua phải đảm bảo đúng với trong đăng kí kinh doanh của doanh nghiệp và phải đảm bảo là những mặt hàng được phép kinh doanh theo qui định của pháp luật. Đối tượng hàng hóa kinh doanh trong doanh nghiệp rất phong phú và đa dạng, có đặc tính rất khác nhau, để đảm bảo việc mua hàng được tiến hành thường xuyên và chi phí dự trữ thấp nhất, doanh nghiệp phải căn cứ vào đặc điểm từng loại hàng mua để xây dựng kế hoạch kinh doanh phù hợp nhất, ví dụ: lựa chọn phương thức mua hàng phù hợp để giảm chi phí, lên kế hoạch dự trữ phù hợp để đảm bảo liên tục cho quá trình cung ứng cho khách hàng nhưng không làm ảnh hưởng đến chất lượng của hàng hóa, không lãng phí chi phí dự trữ. Đặc điểm nguồn hàng Hàng mua trong doanh nghiệp được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, tùy theo đặc thù của nhà cung cấp có thể chia nguồn hàng như sau: - Hàng mua trong nước: Nguồn hàng thu mua trong nước có thể mua từ các cá nhân, hộ gia đình, hoặc mua từ các doanh nghiệp sản xuất, doanh nghiệp thương mại khác. Hàng mua từ các nguồn khác nhau sẽ bị chi phối của các qui định khác nhau của nhà nước về quản lí nghiệp vụ mua bán như qui định về chứng từ, qui định về thuế.
12 - Hàng mua từ nguồn nhập khẩu: Hàng hóa hình thành từ nguồn nhập khẩu sẽ bị chi phối của pháp luật về hoạt động xuất nhập khẩu, về mặt kế toán phải tuân thủ theo kế toán nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa. Phương thức mua hàng Mua hàng trong DNTM được thực hiện theo 2 phương thức: - Phương thức lấy hàng: Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, doanh nghiệp cử cán bộ nghiệp vụ mang giấy uỷ nhiệm đến kho người bán hoặc tại một địa điểm giao nhận hàng hóa qui định trong hợp đồng mua bán để nhận hàng, doanh nghiệp mua chịu trách nhiệm vận chuyển hàng hoá về doanh nghiệp. - Phương thức nhận hàng: Theo phương thức này căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, bên bán chuyển hàng đến cho bên mua và giao hàng tại kho bên mua hoặc một địa điểm đã quy định trong hợp đồng. Mỗi phương thức mua hàng đều liên quan đến thỏa thuận về địa điểm, cách thức giao hàng, trách nhiệm nhận hàng và các chi phí liên quan đến hợp đồng mua hàng, do đó việc lựa chọn phương thức mua hàng nào sẽ dẫn đến việc xác định thời điểm ghi chép hàng mua, việc tính giá trị hàng mua và ghi chép các phí tổn phát sinh trong quá trình mua hàng khác nhau.
Thời điểm xác định hàng mua Hàng mua được ghi nhận khi hàng hoá đã chuyển giao quyền sở hữu từ người bán sang người mua, người mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Tuỳ thuộc vào từng phương thức mua hàng mà thời điểm xác định hàng mua khác nhau: - Mua hàng theo phương thức lấy hàng: Thời điểm chuyển quyền sở hữu khi đã hoàn thành thủ tục giao nhận hàng, doanh nghiệp mua đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Trong quá trình chuyển hàng về kho, do hàng mua đã được chuyển giao quyền sở hữu, nên toàn bộ trách nhiệm vật chất về hàng hóa, các phí tổn cũng như hao hụt mất mát hàng hóa sẽ thuộc về bên mua. - Mua hàng theo phương thức nhận hàng: Thời điểm chuyển quyền sở hữu khi bên mua đã nhận được hàng do bên bán chuyển đến, đã thanh 13 toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán.
Như vậy theo phương thức này quyền sở hữu về hàng hóa được chuyển giao tại kho của bên mua hoặc một địa điểm giao nhận hàng qui định trong hợp đồng, do đó toàn bộ trách nhiệm vật chất về hàng hóa, các phí tổn cũng như hao hụt mất mát hàng hóa trong quá trình vận chuyển thuộc về bên bán. Việc xác định đúng đắn thời điểm xác định hàng mua có ý nghĩa lớn trong công tác quản lý tài sản của doanh nghiệp. Thời điểm xác định hàng mua là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá nên đây cũng là điểm mốc để phân định trách nhiệm vật chất giữa bên mua và bên bán về giá trị lô hàng, tránh những tổn thất về hàng hoá và sự tranh chấp khiếu nại. Các phương thức thanh toán Các phương thức thanh toán được xác định trên hợp đồng mua bán và hóa đơn, hiện nay các doanh nghiệp có thể thanh toán theo hai phương thức sau: - Thanh toán ngay: Sau khi nhận được quyền sở hữu về hàng hoá, doanh nghiệp thương mại thanh toán ngay tiền hàng cho bên bán, hình thức thanh toán có thể bằng tiền mặt, qua ngân hàng hoặc thanh toán bằng hiện vật.
- Thanh toán chậm trả: Theo phương thức này thời điểm thanh toán tiền hàng sẽ diễn ra sau thời điểm ghi nhận quyền sở hữu về hàng hoá. Thông thường để tránh bị chiếm dụng vốn, doanh nghiệp bán sẽ đặt điều kiện tín dụng cho doanh nghiệp mua trong đó quy định về thời hạn thanh toán cho phép, thời hạn thanh toán được hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ chiết khấu thanh toán được hưởng (nếu có). Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán 1. Yêu cầu quản lý Mua hàng là khâu quan trọng trong quá trình kinh doanh thương mại, tạo tiền đề vật chất cho hoạt động bán hàng, quản lý tốt khâu mua sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí như chi phí lưu kho, tránh được những biến động về giá cả, sẵn sàng cung cấp hàng hóa khi cần thiết, từ đó góp phần giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả cao trong hoạt động 14 kinh doanh thương mại.
Vì vậy nghiệp vụ mua hàng phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Yêu cầu quản lý về hàng hóa + Xác định đối tượng hàng mua; Nghiệp vụ mua hàng diễn ra thường xuyên với qui mô, mục đích khác nhau, hàng hóa trong doanh nghiệp cũng được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, vì vậy để đáp ứng yêu cầu quản lý và đảm bảo thông tin về hàng mua chính xác, yêu cầu phải xác định đúng đối tượng hàng mua. Trong các doanh nghiệp thương mại, hàng hoá được coi là hàng mua khi thoả mãn đồng thời các điều kiện sau: • Hàng hóa phải được thông qua một phương thức mua bán thanh toán tiền hàng nhất định; • Doanh nghiệp đã nắm được quyền sở hữu về hàng hoá, mất quyền sở hữu về tiền tệ hay một loại hàng hoá khác; • Hàng hoá mua vào với mục đích để bán ra hoặc qua gia công sản xuất rồi bán ra. Trường hợp hàng mua về vừa dùng để bán, vừa dùng để sản xuất nhưng không phân biệt rõ ràng hai mục đích này thì được tính toàn bộ là hàng mua. + Đảm bảo yêu cầu quản lý về số lượng: hàng mua phải đảm bảo yêu cầu cung cấp đầy đủ về số lượng, quy cách, chủng loại theo yêu cầu của khách hàng.
+ Đảm bảo yêu cầu về chất lượng: Hàng mua đáp ứng đúng nhu cầu người sử dụng và phù hợp với khả năng thanh toán của khách hàng. + Đảm bảo quản lý nguồn hàng: Hàng hóa phải được quản lý cả về số lượng, giá trị theo nguồn hàng, nhằm mục đích xem xét nguồn hàng phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp, để đảm bảo chi phí mua hàng tiết kiệm nhất mà vẫn đáp ứng được kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. - Yêu cầu quản lý giá cả Mục tiêu của mua hàng là để đảm bảo chi phí thấp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định giá bán hàng hóa, để có thể có được giá 15 bán thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh, chi phí mua hàng thấp không chỉ thể hiện mua hàng với giá rẻ, mà còn thể hiện doanh nghiệp mua hàng của ai, mua ở đâu, mua khối lượng như thế nào để đảm bảo chi phí vận chuyển là thấp nhất.
