CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC KẾ HOẠCH 1. Khái niệm, phân loại và vai trò của công tác kế hoạch 1. Khái niệm Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên trong bốn chức năng của quản lý là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Lập kế hoạch là chức năng rất quan trọng đối với mỗi nhà quản lý bởi vì nó gắn liền với việc lựa chọn mục tiêu và chương trình hành động trong tương lai, giúp nhà quản lý xác định được các chức năng khác còn lại nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu đề ra.
Cho đến nay thì có rất nhiều khái niệm về chức năng lập kế hoạch. Với mỗi quan điểm, mỗi cách tiếp cận khác nhau đều có khái niệm riêng nhưng tất cả đều cố gắng biểu hiện đúng bản chất của phạm trù quản lý này. Nếu đứng trên góc độ ra quyết định thì: “Lập kế hoạch là một loại ra quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ”. Quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra.
Lập kế hoạch có thể ví như là bắt đầu từ rễ cái của một cây sồi lớn , rồi từ đó mọc lên các “ nhánh” tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Xét theo quan điểm này thì lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và trọng yếu đối với mỗi nhà quản lý. Với cách tiếp cận theo quá trình thì: Kế hoạch sản xuất kinh doanh có thể coi là quá trình liên tục xoáy trôn ốc với chất lượng ngày càng tăng lên kể từ khi chuẩn bị xây dựng kế hoạch cho tới lúc chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch nhằm đưa hoạt động của doanh nghiệp theo đúng mục tiêu đã đề ra. Theo STEYNER thì:”Lập kế hoạch là một quá trình bắt đầu từ việc thiết lập các mục tiêu, quyết định các chiến lược, các chính sách, kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã định.
Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và bao gồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết định chiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa” Tóm lại: Kế hoạch là xác định mục tiêu (hay hệ thống mục tiêu) của cá nhân huặc tổ chức và các biện pháp (hay các phương án) nhằm đạt được mục tiêu đó trong khoảng thời gian và không gian nhất định. 4 Kế hoạch là một tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, ấn định những mục tiêu cụ thể và xác định biện pháp tốt nhất… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Phân loại kế hoạch (1). Theo độ dài hoạt động của kế hoạch - Kế hoạch dài hạn - Kế hoạch trung hạn - Kế hoạch ngắn hạn Tính chất “dài” hay “ngắn” là tương đối tuỳ theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp (2).
Theo phân đoạn thời gian - Kế hoạch “ Cuốn chiếu” : Năm làm kế hoạch Kỳ kế hoạch 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2005 2006 2007 2008 2009 2010 Kế hoạch cuốn chiếu được lập định kỳ theo các năm kế tiếp nhau, kế cuốn chiếu coi trọng tính kế thừa. - Kế hoạch “Kỳ đoạn” : Năm làm kế hoạch Kỳ kế hoạch 2004 2005 ~ 2007 2007 2008 ~ 2010 2010 2011 ~ 2013 Kế hoạch kỳ đoạn được lập định kỳ theo từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, các chỉ tiêu của KH rõ ràng theo mục tiêu chủ yếu của từng giai đoạn phát triển của DN. - Kế hoạch hỗn hợp “Cuốn chiếu - Kỳ đoạn” : Năm làm Kỳ kế hoạch kế hoạch 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2010 2011 2012 2013 2014 2015 (3). Theo tính chất chiến lược của kế hoạch 5 - Kế hoạch chiến lược : Xác định các mục tiêu và giải pháp dài hạn thường > 5 năm, KH chiến lược thường do cấp lãnh đạo doanh nghiệp lập hoặc do cơ quan chủ quản lập, nó mang tính tổng quát, định hướng phát triển trong tương lai.
- Kế hoạch chiến thuật : Là kế hoạch triển khai của KH chiến lược, có thời hạn thường < 5 năm, thường do cấp lãnh đạo doanh nghiệp và các bộ phận chuyên môn của doanh nghiệp lập, kế hoạch chiến thuật cụ thể hoá KH chiến lược. - Kế hoạch tác nghiệp : Kế hoạch tác nghiệp có thời hạn < 1 năm, thường do các bộ phận chuyên môn của doanh nghiệp lập. Kế hoạch tác nghiệp cụ thể hoá, chi tiết hoá kế hoạch chiến thuật. Kế hoạch tác nghiệp là những yêu cầu cụ thể bắt buộc thực hiện, kế hoạch tác nghiệp thường là cứng nhắc chứ không mềm dẻo như kế hoạch chiến lược.
Theo mức độ chi tiết của kế hoạch - Kế hoạch thô : Thể hiện những ý tưởng, chủ trương, định hướng. - Kế hoạch tinh : Tính toán chi tiết cụ thể bằng các chỉ tiêu con số đến từng khâu, từng bộ phận sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Theo cấp quản lý - Kế hoạch của phân xưởng - Kế hoạch của doanh nghiệp - Kế hoạch của Công ty - Kế hoạch của Tổng công ty (6). Theo lĩnh vực hoạt động - Kế hoạch tổng thể của doanh nghiệp - Kế hoạch các bộ phận của doanh nghiệp Ví dụ: KH quý I/2005 của phân xưởng 1, KH quý II/2005 của phân xưởng n, v.
- Kế hoạch các mặt hoạt động trong doanh nghiệp Ví dụ: KH sản xuất sản phẩm, KH tiêu thụ sản phẩm, KH cung ứng vật tư, KH marketing, KH lao động tiền lương, v. Vai trò của lập kế hoạch 6 Xét trong phạm vi toàn bộ nền kinh tế quốc dân thì kế hoạch là một trong những công cụ điều tiết chủ yếu của Nhà nước. Còn trong phạm vi một doanh nghiệp hay một tổ chức thì lập kế hoạch là khâu đầu tiên, là chức năng quan trọng của quá trình quản lý và là cơ sở để thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh có hiêụ quả cao, đạt được mục tiêu đề ra. Các nhà quản lý cần phải lập kế hoạch bởi vì lập kế hoạch cho biết phương hướng hoạt động trong tương lai, làm giảm sự tác động của những thay đổi từ môi trường, tránh được sự lãng phí và dư thừa nguồn lực, và thiết lập nên những tiêu chuẩn thuận tiện cho công tác kiểm tra.
Hiện nay, trong cơ chế thị trường có thể thấy lập kế hoạch có các vai trò to lớn đối với các doanh nghiệp. Bao gồm : - Kế hoạch là một trong những công cụ có vai trò quan trọng trong việc phối hợp nỗ lực của các thành viên trong một doanh nghiệp. Lập kế hoạch cho biết mục tiêu , và cách thức đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Khi tất cả nhân viên trong cùng một doanh nghiệp biết được doanh nghiệp mình sẽ đi đâu và họ sẽ cần phải đóng góp gì để đạt được mục tiêu đó, thì chắc chắn họ sẽ cùng nhau phối hợp , hợp tác và làm việc một cách có tổ chức.
Nếu thiếu kế hoạch thì quĩ đạo đi tới mục tiêu của doanh nghiệp sẽ là đường ziczăc phi hiệu quả; - Lập kế hoạch có tác dụng làm giảm tính bất ổn định của doanh nghiệp, hay tổ chức. Sự bất ổn định và thay đổi của môi trường làm cho công tác lập kế hoạch trở thành tất yếu và rất cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản lý. Lập kế hoạch buộc những nhà quản lý phải nhìn về phía trước, dự đoán được những thay đổi trong nội bộ doanh nghiệp cũng như môi trường bên ngoài và cân nhắc các ảnh hưởng của chúng để đưa ra những giải pháp ứng phó thích hợp; - Lập kế hoạch làm giảm được sự chồng chéo và những hoạt động làm lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Khi lập kế hoạch thì những mục tiêu đã được xác định, những phương thức tốt nhất để đạt mục tiêu đã được lựa chọn nên sẽ sử dụng nguồn lực một cách có hiệu quả, cực tiểu hoá chi phí bởi vì nó chủ động vào các hoạt động hiệu quả và phù hợp; - Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao.
Một doanh nghiệp hay tổ chức nếu không có kế hoạch thì giống như là một khúc gỗ trôi nổi trên dòng sông thời gian. Một khi doanh 7 nghiệp không xác định được là mình phải đạt tới cái gì và đạt tới bằng cách nào, thì đương nhiên sẽ không thể xác định đựợc liệu mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa, và cũng không thể có được những biện pháp để điều chỉnh kịp thời khi có những lệch lạc xảy ra. Do vậy, có thể nói nếu không có kế hoạch thì cũng không có cả kiểm tra. Phương pháp luận về kế hoạch hóa doanh nghiệp 1.
Những căn cứ để xây dựng kế hoạch (1). Những chủ chương, đường lối, các chính sách của Đảng và Nhà nước Bao gồm các chính sách nói chung và các chính sách có liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc nắm vững các chính sách giúp cho doanh nghiệp đảm bảo quyền chủ động, tận dụng các điều kiện thuận lợi mà các chính sách tạo ra để doanh nghiệp sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao. Căn cư này đảm bảo kế hoạch của doanh nghiệp phù hợp với pháp luật hiện hành.
Kết quả điều tra nghiên cứu thị trường Bao gồm việc đánh giá nhu cầu thị trường về số lượng, chất lượng, chủng loại sản phẩm ở những mức giá khác nhau. Phân tích nhu cầu các nhóm khách hàng, các khu vực thị trường. Phân tích tình hình cạnh tranh trên thị trường. Phân tích môi trường cạnh tranh của doanh nghiệp.
Căn cứ này là cơ sở cho kế hoạch tận dụng cơ hội kinh doanh. Kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp năm trước, thời kỳ trước Đánh giá về các nguồn lực, trình độ tận dụng các tiềm năng và khả năng tận dụng chúng. Căn cứ này là cơ sở cho kế hoạch vừa có tính tiên tiến vừa có tính hiện thực. Kết quả phân tích tổng hợp cho biết khả năng của doanh nghiệp về các mặt có thể tận dụng trong kỳ kế hoạch.
Hệ thống mức kinh tế – kỹ thuật Các mức kinh tế – kỹ thuật là cơ sở để lượng hoá mọi ý đồ chiến lược, thể hiện các mục tiêu và phương tiện bằng con số cụ thể. Doanh nghiệp cần có hệ thống mức kinh tế – kỹ thuật hoàn chỉnh, đồng bộ, tiên tiến, phù hợp với hệ thống mức kinh tế - kỹ thuật của ngành. Hệ thống mức thường xuyên được xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với sự thay đổi của các điều kiện sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.