Tổng quan về giáo trình

Công tác văn thư trong trường học (Mã số môn học: MH28) là giáo trình đào tạo chuyên môn thuộc chương trình đào tạo nghề Văn thư Hành chính ở trình độ Cao đẳng. Tài liệu được ban hành kèm theo Quyết định số 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô (Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn), do ThS. Trần Thị Thanh Tâm đảm nhiệm vai trò chủ biên.

Trong chương trình đào tạo, môn học có tổng thời lượng 45 giờ (gồm 27 giờ lý thuyết, 15 giờ thực hành và 03 giờ kiểm tra). Môn học này được bố trí giảng dạy sau khi người học đã hoàn thành các học phần tiên quyết bao gồm: Soạn thảo văn bản 1, Soạn thảo văn bản 2, cùng học phần Lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước.

Mục tiêu học tập của giáo trình được xác định trên ba phương diện chuẩn đầu ra:

  • Về kiến thức: Cung cấp hệ thống lý thuyết về đặc điểm tổ chức, cơ cấu bộ máy và chức năng nhiệm vụ của các loại hình trường học trong hệ thống giáo dục quốc dân Việt Nam; truyền đạt các nguyên tắc, phương pháp tổ chức và quản lý nghiệp vụ công tác văn thư trong môi trường giáo dục.
  • Về kỹ năng: Hình thành năng lực thực hiện các nghiệp vụ văn thư hành chính trong nhà trường; năng lực tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo cơ sở giáo dục ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ và triển khai kiểm tra, đánh giá, tổng kết công tác văn thư.
  • Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Rèn luyện ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm nghề nghiệp trong việc quản lý, bảo quản văn bản, tài liệu và con dấu theo đúng quy định pháp luật.

Cấu trúc giáo trình gồm 7 chương, tiếp cận từ việc phân tích thể chế, cơ cấu tổ chức bộ máy trường học đến việc mô tả chi tiết từng quy trình kỹ thuật nghiệp vụ văn thư - lưu trữ. Điểm đặc thù của tài liệu là sự tích hợp giữa các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước về công tác văn thư với các điều lệ, quy chế tổ chức và hoạt động của từng cấp học từ mầm non đến đại học.


Nội dung kiến thức cốt lõi

Các chương/chủ đề chính

Nội dung giáo trình gồm 7 chương nghiệp vụ theo tiến trình logic từ tổng thể thể chế đến chi tiết quy trình:

  • Chương 1: Khái quát về hệ thống trường học (Mã chương: MH28.01): Phân tích khái niệm trường học; phân loại trường học theo giai đoạn đào tạo (mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, trung học phổ thông chuyên năng khiếu, trung tâm giáo dục thường xuyên, trường phổ thông dân tộc nội trú, trường giáo dưỡng, dự bị đại học, trung cấp dạy nghề, cao đẳng, đại học) và phân loại theo cơ chế quản lý, điều hành (trường công lập, dân lập, bán công, tư thục).
  • Chương 2: Đặc điểm tổ chức và nhiệm vụ của các nhóm trường học của Việt Nam (Mã chương: MH28.02): Khảo sát chi tiết cơ cấu tổ chức, nhiệm vụ và thẩm quyền của từng vị trí quản lý trong các cơ sở giáo dục:
    • Trường Tiểu học, THCS, THPT: Quy định lớp học, tổ chuyên môn, tổ văn phòng, tiêu chuẩn và quyền hạn của Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng (nhiệm kỳ 5 năm, không quá 2 nhiệm kỳ liên tục; định mức tiết dạy của Hiệu trưởng tiểu học là 2 tiết/tuần, Phó Hiệu trưởng 4 tiết/tuần), Tổng phụ trách Đội, Hội đồng trường (tiểu học từ 7-11 thành viên; trung học từ 9-13 thành viên), Hội đồng thi đua khen thưởng và Hội đồng kỷ luật.
    • Trường Trung cấp chuyên nghiệp (TCCN): Quy định quy mô lớp học không quá 45 người; cơ cấu Hội đồng trường/Hội đồng quản trị, Ban Giám hiệu (số lượng Phó Hiệu trưởng không quá 03 người), các phòng chức năng, khoa, tổ bộ môn thuộc khoa và các cơ sở phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học.
    • Trường Cao đẳng: Tiêu chuẩn chức danh Phó Hiệu trưởng (học vị từ thạc sĩ trở lên, tuổi bổ nhiệm không quá 55 đối với nam và 50 đối với nữ, số lượng từ 2 đến 3 người), chức năng của Hội đồng khoa học và đào tạo, các khoa chuyên môn và bộ môn trực thuộc khoa.
    • Trường Đại học: Quy định Hội đồng trường (thành viên là số lẻ, tối thiểu 15 người), chức năng của Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng (không quá 03 người), Hội đồng khoa học và đào tạo (số lẻ từ 11 đến 25 thành viên, nhiệm kỳ 5 năm), các phòng chức năng, khoa, bộ môn và trung tâm thông tin thư viện.
  • Chương 3: Tổ chức và quản lý công tác văn thư trong trường học (Mã chương: MH28.03): Xác định hệ thống cơ sở pháp lý về văn thư - lưu trữ; các nội dung cơ bản của công tác văn thư (soạn thảo, quản lý văn bản đi/đến, quản lý con dấu, lập và giao nộp hồ sơ); phân định trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, Chánh Văn phòng/Trưởng phòng Hành chính, Trưởng các đơn vị chuyên môn và từng cán bộ, viên chức.
  • Chương 4: Soạn thảo, ban hành văn bản trong trường học (Mã chương: MH28.04): Phân loại các hình thức văn bản thuộc thẩm quyền ban hành của nhà trường (Quyết định, Báo cáo, Công văn, Thông báo, Biên bản, Đề án, Hợp đồng); các thành phần thể thức theo quy định (Quốc hiệu, Tên cơ quan ban hành, Số và ký hiệu văn bản, Trích yếu nội dung, Nơi nhận, Chữ ký và thẩm quyền ký TM., KT., TL., TUQ., dấu cơ quan); trình tự 6 bước ban hành văn bản với quy định thời hạn kiểm tra thể thức tại bộ phận Văn thư không quá 30 phút.
  • Chương 5: Quản lý và sử dụng con dấu trong trường học (Mã chương: MH28.05): Phân loại hình thức mẫu dấu theo cấp quản lý (tổ chức 1 cấp, 2 cấp, trực thuộc cấp huyện) và quy cách đường kính con dấu (Mẫu số 12: 36 mm; Mẫu số 13 và Mẫu số 32: 34 mm; Mẫu số 14: 32 mm; Mẫu số 15: 30 mm); nguyên tắc đóng dấu (màu mực đỏ, trùm 1/3 chữ ký về phía bên trái, đóng dấu treo, cấm đóng dấu khống chỉ); quy trình xử lý trường hợp mất dấu, dấu mòn hỏng, đổi tên cơ quan và thủ tục bàn giao con dấu.
  • Chương 6: Tổ chức quản lý văn bản trong trường học (Mã chương: MH28.06): Quy trình xử lý văn bản đến (4 bước: Tiếp nhận; Đóng dấu đến và đăng ký; Trình và chuyển giao; Theo dõi và giải quyết) và văn bản đi (6 bước: Soạn thảo dự thảo; Trưởng phòng chuyên môn duyệt; Lãnh đạo ký duyệt; Đăng ký, kiểm tra thể thức và đóng dấu; Phát hành; Lưu trữ); phương pháp quản lý thủ công và ứng dụng công nghệ (scan, phần mềm); quy chế bảo mật tài liệu (vận chuyển, giao nhận, lập bì bảo mật với ký hiệu dấu chữ "C" cho văn bản Mật, chữ "B" cho Tối mật và chữ "A" cho Tuyệt mật với đường kính viền tròn 1,5 cm; quy trình thu hồi văn bản mật).
  • Chương 7: Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan trường học (Mã chương: MH28.07): Các loại hồ sơ hình thành trong nhà trường; phương pháp lập danh mục hồ sơ, thu thập, phân chia, biên mục hồ sơ; thủ tục và trách nhiệm giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Progression logic của giáo trình đi từ việc xây dựng hiểu biết nền tảng về tổ chức bộ máy và thẩm quyền hành chính của nhà trường, làm tiền đề cho việc thực hiện các thao tác kỹ thuật soạn thảo, ban hành, luân chuyển văn bản, quản lý con dấu và kết thúc bằng nghiệp vụ lập hồ sơ, nộp lưu trữ tài liệu.

Kiến thức nền tảng được xây dựng

Giáo trình thiết lập hệ thống kiến thức nền tảng dựa trên hai trụ cột:

  1. Thể chế tổ chức bộ máy giáo dục: Cơ cấu phân tầng quản lý, chức năng, thẩm quyền ban hành văn bản và trách nhiệm hành chính của từng cấp quản trị trong các loại hình cơ sở giáo dục.
  2. Khung pháp lý văn thư - lưu trữ: Hệ thống hóa các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước làm căn cứ thực hiện nghiệp vụ, bao gồm:
    • Nghị định số 110/2004/NĐ-CP và Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư và lưu trữ;
    • Luật Lưu trữ năm 2011;
    • Thông tư số 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
    • Thông tư số 07/2012/TT-BNV hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
    • Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về thể thức văn bản quản lý nhà nước;
    • Các văn bản chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Chỉ thị số 15/CT-TTg, Chỉ thị số 35/CT-TTg, Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH, Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH).

Kỹ năng phát triển

  • Kỹ năng kỹ thuật nghiệp vụ: Soạn thảo chính xác các mẫu văn bản hành chính theo quy chuẩn thể thức; kiểm tra lỗi kỹ thuật trình bày văn bản trong thời hạn quy định (dưới 30 phút); thực hiện thao tác đóng dấu cơ quan trùm 1/3 chữ ký về bên trái; đóng dấu treo trên phụ lục; đóng dấu các mức độ mật theo đường kính kỹ thuật 1,5 cm; xử lý bì kép đối với văn bản Tuyệt mật; biên mục và phân loại hồ sơ.
  • Kỹ năng phân tích và xử lý thông tin: Phân loại và tiếp nhận văn bản đi/đến; xác định luồng chuyển giao văn bản theo đúng chức năng của các phòng, ban, khoa, tổ bộ môn; đối chiếu thẩm quyền ký ban hành văn bản (trực tiếp, TM., KT., TL., TUQ.) tương ứng với cơ cấu tổ chức của từng loại hình trường học.
  • Kỹ năng thực hành quy trình: Thiết lập sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến và sổ quản lý tài liệu mật; vận hành quy trình scan số hóa văn bản và nhập dữ liệu vào phần mềm quản lý văn bản của nhà trường; thực hiện thủ tục bàn giao, thu hồi con dấu và tài liệu lưu trữ.

Phương pháp giảng dạy và học tập

Giáo trình được thiết kế cho tổng thời lượng 45 giờ giảng dạy, áp dụng phương pháp đào tạo tích hợp giữa lý thuyết nghiệp vụ và rèn luyện kỹ năng thực hành:

[Tổng thời lượng: 45 giờ]
  • Phương pháp sư phạm: Kết hợp thuyết giảng các quy định pháp luật và mô hình tổ chức với phương pháp hướng dẫn thao tác mẫu trên các biểu mẫu thực tế. Giảng viên phân tích các tình huống xử lý văn bản, thẩm quyền ký duyệt và cách thức quản lý luân chuyển hồ sơ trong môi trường học đường.
  • Bài tập và thực hành tình huống:
    • Thực hành soạn thảo các thể loại văn bản cụ thể trong trường học (Quyết định thành lập đoàn thanh tra, Thông báo mở lớp bồi dưỡng, Báo cáo công tác định kỳ, Biên bản hội nghị, Hợp đồng làm việc);
    • Bài tập kiểm tra, phát hiện và chỉnh sửa lỗi thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
    • Thao tác đăng ký, ghi chép sổ văn bản đi, sổ văn bản đến, sổ tài liệu mật; thực hành đóng dấu trên văn bản mẫu và phụ lục;
    • Lập danh mục hồ sơ và phân loại tài liệu nộp lưu cho một năm học cụ thể.
  • Phương pháp đánh giá:
    • Đánh giá định kỳ/kiểm tra (03 giờ): Kiểm tra viết lý thuyết về quy định pháp lý, thể thức văn bản và thẩm quyền quản lý; kiểm tra thực hành kỹ năng soạn thảo, vào sổ quản lý và đóng dấu văn bản.
    • Đánh giá kết thúc môn học: Căn cứ vào năng lực nhận diện cơ cấu trường học, kỹ năng xử lý quy trình luân chuyển văn bản và nghiệp vụ lập hồ sơ lưu trữ theo chuẩn đầu ra trình độ cao đẳng.
  • Hướng dẫn tự học: Người học chủ động nghiên cứu các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu trong giáo trình (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 07/2012/TT-BNV); tự tra cứu, cập nhật các quy chế tổ chức hoạt động của trường học và thực hành các thao tác quản lý dữ liệu trên máy tính.

Điểm nổi bật và cập nhật

  • Căn cứ pháp lý hoàn chỉnh: Giáo trình tổng hợp đồng bộ hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ chuyên ngành của Chính phủ, Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước từ năm 2004 đến năm 2017 (Luật Lưu trữ 2011, Chỉ thị số 35/CT-TTg năm 2017 về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan).
  • Tích hợp định hướng tin học hóa văn phòng: Nội dung giáo trình phản ánh sự chuyển đổi phương thức quản lý hành chính thông qua việc cập nhật Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ, Công văn số 1060/VTLTNN-TTTH và Văn bản số 139/VTLTNN-TTTH của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng; bổ sung quy trình scan văn bản và nhập số liệu vào phần mềm quản lý văn bản điện tử song song với phương pháp ghi sổ truyền thống.
  • Tính gắn kết đặc thù ngành giáo dục: Không trình bày nghiệp vụ văn thư cơ quan nhà nước một cách chung chung, tài liệu phân định rõ thẩm quyền ký ban hành văn bản, cơ cấu tổ chức và các loại hồ sơ hình thành đặc thù tại từng bậc học: từ Tiểu học, THCS, THPT, TCCN đến Cao đẳng, Đại học và các Học viện.
  • Quy chuẩn kỹ thuật chi tiết: Cung cấp thông số kỹ thuật chính xác về kích thước các loại mẫu dấu (từ Mẫu số 12 đến Mẫu số 15 có đường kính từ 30 mm đến 36 mm; Mẫu số 32 đường kính 34 mm) và quy định đóng dấu bảo mật tài liệu chữ A, B, C viền tròn đường kính 1,5 cm.

Đối tượng sử dụng giáo trình

  • Sinh viên: Giáo trình biên soạn cho sinh viên theo học trình độ Cao đẳng nghề Văn thư Hành chính. Tài liệu cung cấp kiến thức chuyên môn và hướng dẫn thực hành kỹ năng nghề nghiệp tại các cơ quan giáo dục.
  • Điều kiện tiên quyết: Người học bắt buộc phải hoàn thành các môn học nền tảng trước đó trong chương trình đào tạo, gồm có:
    • Soạn thảo văn bản 1;
    • Soạn thảo văn bản 2;
    • Lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước.
  • Giảng viên: Sử dụng làm tài liệu giảng dạy chính thức cho môn học MH28; làm cơ sở xây dựng đề cương bài giảng, thiết kế bài tập tình huống thực hành và đề thi kiểm tra đánh giá định kỳ, kết thúc học phần.
  • Cán bộ tham khảo và tự học: Nhân viên văn thư, cán bộ văn phòng, kế toán kiêm nhiệm văn thư tại các trường mầm non, tiểu học, trung học cơ sở, trung học phổ thông, trung cấp, cao đẳng và đại học có thể sử dụng giáo trình như tài liệu tra cứu nghiệp vụ về thể thức văn bản, quản lý con dấu và lập hồ sơ lưu trữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Giáo trình này phù hợp với đối tượng người học nào?

Giáo trình được biên soạn phục vụ cho học sinh, sinh viên trình độ Cao đẳng nghề Văn thư Hành chính. Ngoài ra, tài liệu phù hợp cho nhân viên văn thư, cán bộ phụ trách công tác hành chính tại các cơ sở giáo dục trong hệ thống giáo dục quốc dân có nhu cầu bồi dưỡng nghiệp vụ.

2. Cần chuẩn bị kiến thức nền tảng nào trước khi học môn học này?

Theo quy định cấu trúc chương trình, người học cần hoàn thành các môn học tiên quyết bao gồm: Soạn thảo văn bản 1, Soạn thảo văn bản 2 và môn học Lịch sử và tổ chức các cơ quan Nhà nước.

3. Điểm khác biệt của giáo trình này so với các tài liệu văn thư đại cương là gì?

Tài liệu tập trung vào cơ cấu tổ chức và quy trình hành chính đặc thù của hệ thống trường học (Tiểu học, THCS, THPT, TCCN, Cao đẳng, Đại học, Học viện). Nội dung kết hợp việc phân tích thẩm quyền của các chức danh (Hiệu trưởng, Hội đồng trường, Tổng phụ trách Đội, Trưởng khoa, Tổ trưởng chuyên môn) với các quy định kỹ thuật về thể thức, con dấu và quản lý văn bản trong cơ sở giáo dục.

4. Phương pháp tự học giáo trình này như thế nào để đạt hiệu quả?

Người học cần kết hợp đọc nội dung lý thuyết từng chương với việc tra cứu trực tiếp các văn bản quy phạm pháp luật đính kèm (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV, Thông tư số 07/2012/TT-BNV); đồng thời thực hành thao tác soạn thảo các mẫu văn bản hành chính thực tế và mô phỏng việc vào sổ theo dõi văn bản đi, đến và tài liệu mật.

5. Giáo trình cung cấp những văn bản và tài liệu bổ trợ nào?

Tài liệu tích hợp danh mục văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành (Luật Lưu trữ 2011, các Nghị định của Chính phủ, Chỉ thị của Thủ tướng, Thông tư của Bộ Nội vụ); các biểu mẫu quy cách con dấu từ Mẫu số 12 đến Mẫu số 15, Mẫu số 32 và quy chuẩn đóng dấu các cấp độ mật theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP.


Kết luận

Giáo trình Công tác văn thư trong trường học (Mã môn học: MH28) do ThS. Trần Thị Thanh Tâm chủ biên là tài liệu giảng dạy chuyên môn hoàn chỉnh về nghiệp vụ văn phòng trong lĩnh vực giáo dục. Tài liệu cung cấp hệ thống kiến thức toàn diện từ cơ cấu tổ chức bộ máy nhà trường đến các kỹ năng nghiệp vụ văn thư, quản lý con dấu, văn bản đến/đi, văn bản mật và lập hồ sơ lưu trữ.

Lộ trình học tập đề xuất cho người học gồm:

  1. Nắm vững đặc điểm tổ chức và thẩm quyền quản lý của các nhóm trường học (Chương 1 và Chương 2);
  2. Nghiên cứu thể chế và trách nhiệm quản lý công tác văn thư (Chương 3);
  3. Rèn luyện kỹ năng thực hành kỹ thuật soạn thảo, ban hành văn bản và quản lý con dấu (Chương 4 và Chương 5);
  4. Thực hiện thành thạo quy trình luân chuyển văn bản, bảo mật tài liệu và lập hồ sơ giao nộp lưu trữ cơ quan (Chương 6 và Chương 7).

Nguồn tài liệu bổ trợ trọng tâm bao gồm hệ thống văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành văn thư - lưu trữ hiện hành của Nhà nước và các quy chế tổ chức hoạt động của từng loại hình cơ sở giáo dục.