Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO THEO MÔ HÌNH JUST IN TIME (HỆ THỐNG ĐIỀU HÀNH VỪA ĐÚNG LÚC) 1.1 Quản trị hàng tồn kho Hàng tồn kho là một trong những loại tài sản có giá trị lớn của hầu hết các công ty, xí nghiệp. Do vậy những nhà quản trị hoạt động sản xuất và điều hành đều cho rằng việc kiểm soát, phân phối, tính toán số lượng hàng tồn kho của đơn vị luôn là vấn đề rất cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp. Bản thân vấn đề tồn kho luôn có hai mặt trái ngược nhau, với quan điểm của người sản xuất người ta luôn tìm cách giảm phí tổn bằng cách giảm lượng tồn kho, còn với quan điểm của người tiêu thụ thì sẽ luôn mong muốn có nhiều hàng dự trữ để không có sự thiếu hụt. Vì vậy các doanh nghiệp phải tìm cách xác định một mức độ cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho phục vụ sản xuất và thỏa mãn các nhu cầu của khách hàng một cách kịp thời đúng lúc với chi phí tối thiểu nhất.1 Khái niệm hàng tồn kho Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng.
Nói cách khác, hàng tồn kho là những mặt hàng dự trữ mà một công ty sản xuất ra để bán và những thành phần tạo nên sản phẩm. Do đó, hàng tồn kho chính là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm đồng thời là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm tỉ trọng lớn, có vai trò quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.2 Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho tồn tại trong các công ty sản xuất có thể được phân ra thành ba loại: - Nguyên liệu thô: là những nguyên liệu được bán đi hoặc giữ lại để sản xuất trong tương lai, được gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường về. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 6 - Bán thành phẩm: là những sản phẩm được phép dùng cho sản xuất nhưng vẫn chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Thành phẩm: là sản phẩm hoàn chỉnh hoàn thành sau quá trình sản xuất.
Ba loại hàng tồn kho nêu trên được duy trì sẽ khác nhau từ công ty này đến công ty khác tùy thuộc vào tính chất khác nhau của từng doanh nghiệp. Một số công ty cũng duy trì loại thứ tư của hàng tồn kho, được gọi là nguồn vật tư, chẳng hạn như đồ dùng văn phòng, vật liệu làm sạch máy, dầu, nhiên liệu, bóng đèn và những thứ tương tự. Những loại hàng này đều cần thiết cho quá trình sản xuất.3 Lợi ích và chi phí cho lưu trữ hàng tồn kho: 1.1 Lợi ích từ việc lưu trữ hàng tồn kho Lưu trữ hàng tồn kho đem lại những lợi thế nhất định cho doanh nghiệp. Những lợi thế quan trọng nhưng không hạn chế có thể kể đến như: - Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh: Bằng việc lưu trữ hàng tồn kho, một công ty có thể tránh tình trạng kinh doanh thua lỗ khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Giảm chi phí đặt hàng: Các chi phí đặt hàng gồm chi phí liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư… có thể được giảm rất nhiều nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ. - Đạt được hiệu quả sản xuất: Việc lưu trữ đủ số lượng hàng tồn kho cũng đảm bảo cho quá trình sản xuất đạt hiệu quả. Nói cách khác, nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.2 Chi phí lưu trữ hàng tồn kho Tuy nhiên, việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. Có thể nói rằng việc thu mua tràn lan chứa đựng nhiều rủi ro và việc gặp phải những rủi ro LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 7 không lường trước được sẽ gây khó khăn cho doanh nghiệp.Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định.
Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể về lưu trữ hàng tồn kho. Chi phí lưu trữ hàng tồn kho được phân ra làm ba loại: - Chi phí mua hàng: Là chi phí cần có để mua hoặc sản xuất ra từng món hàng tồn kho. Chi phí này thường được biểu hiện bằng chi phí của một đơn vị nhân với số lượng nhận được hoặc sản xuất ra. Nhiều khi giá món hàng được hưởng giảm giá nếu ta mua cùng một lúc đạt đến số lượng nào đó.
Thông thường chi phí mua hàng không ảnh hưởng đến việc lựa chọn các mô hình tồn kho, trừ mô hình khấu trừ theo sản lượng. - Chi phí đặt hàng: Bao gồm những phí tổn trong việc tìm các nguồn cung ứng, hình thức đặt hàng, thực hiện quy trình đặt hàng hỗ trợ cho các hoạt động văn phòng…Khi đơn hàng được thực hiện phí tổn đặt hàng vẫn còn tồn tại, những lúc đó chúng được hiểu như phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Phí tổn chuẩn bị thực hiện đơn hàng là những chi phí cho việc chuẩn bị máy móc hay công nghệ để thực hiện đơn hàng. Do đó chúng ta cần xác định thời điểm và số lượng cho mỗi lần đặt hàng thật chi tiết để cố gắng tìm những biện pháp giảm bớt chi phí chuẩn bị cũng như phí tổn đặt hàng.
Trong nhiều tình huống chi phí chuẩn bị có mối quan hệ rất mật thiết đối với thời gian chuẩn bị thực hiện đơn hàng. Nếu chúng ta giảm được thời gian này là một giải pháp hữu hiệu để giảm lượng đầu tư cho tồn kho và cải tiến được năng suất. - Chi phí tồn trữ: Trong quá trình lưu kho các loại nguyên phụ liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm để giữ cho chúng đảm bảo phẩm chất để còn phục vụ cho sản xuất và tiêu thụ thì bộ phận quản lý kho tàng cần áp dụng một số các biện pháp để bảo quản và lưu trữ. Các hoạt động này cũng tiêu tốn của doanh nghiệp một khoản chi phí đáng kể.
Chi phí này thường được tính bằng số phần trăm giá trị của món hàng. Ví dụ phí tồn trữ 15% /năm của món hàng tức là mỗi 1000đ giá trị món hàng nếu để trong kho một năm thì phải trả LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 8 150đ tiền tồn trữ. Trong thực tế chi phí tồn trữ tiêu biểu thường vào khoảng 15% đến 30% mỗi năm. Tỷ lệ từng loại chi phí tiền chỉ có ý nghĩa tương đối, chúng lệ thuộc vào từng loại doanh nghiệp, địa điểm phân bố, tỷ lệ lãi hiện tại.
Thông thường một tỷ lệ phí tổn tồn trữ hàng năm xấp xỉ 40% giá trị hàng tồn kho. Những điểm trên nhằm nhấn mạnh cho tầm quan trọng của việc quản lý hàng tồn kho, để quyết định số lượng hàng tồn kho tối ưu nhất cho công ty, doanh nghiệp theo chu kì.4 Mục đích của quản trị hàng tồn kho: Có 2 mục đích chính: - Làm đủ lượng hàng tồn kho sẵn có: mục đích chính là đảm bảo hàng tồn kho sẵn có theo yêu cầu trong mọi thời điểm. Vì sự thiếu hụt và dư thừa hàng tồn kho đều chứng tỏ cho sự tốn kém trong tổ chức điều hành. Trường hợp thiếu hụt hàng tồn kho thì dây chuyền sản xuất sẽ bị gián đoạn.
Hậu quả là việc sản xuất giảm đi hoặc không thể sản xuất. Điều này khiến cho việc kinh doanh giảm sút dẫn đến giảm doanh thu, giảm lợi nhuận và tệ hơn là thua lỗ. Mặt khác, sự dư thừa hàng tồn kho cũng có nghĩa làm kéo dài thời gian sản xuất và phân phối luồng hàng hóa. Điều này có nghĩa là khoản tiền đầu tư vào hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định.
Không chỉ vậy, nó cũng sẽ làm giảm các chi phí thực hiện và làm tăng lợi nhuận. - Giảm thiểu chi phí và đầu tư cho hàng tồn kho: liên quan gần nhất đến mục đích trên đó là làm giảm cả chi phí lẫn khối lượng đầu tư vào hàng tồn kho. Điều này đạt được chủ yếu bằng cách đảm bảo khối lượng cần thiết hàng tồn kho trong tổ chức ở mọi thời điểm. Điều này có lợi cho tổ chức theo hai cách.
Một là khoản tiền không bị chặn khi hàng tồn kho chưa được sử dụng tới và có thể được sử dụng để đầu tư vào những LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 9 nơi khác để kiếm lời. Hai là nó sẽ làm giảm các chi phi thực hiện, đồng thời sẽ làm tăng lợi nhuận. Như vậy, các công ty bắt buộc phải tăng chất lượng sản phẩm trong khi phải giảm giá thành mà phải tăng tốc độ đáp ứng được các đơn đặt hàng của khách hàng. Để đáp ứng được các nhu cầu này các nhà máy phải tìm ra các phương pháp quản lý mới.
Và nghiên cứu này sẽ đề cập đến mô hình quản lý được áp dụng rộng rãi gần đây, đó là hệ thống điều hành vừa đúng lúc “Just in time”. “Just in time” nhấn mạnh vào việc giảm thiểu lãng phí từ mọi hoạt động của công ty. Mô hình này được xem như là một trong những cách lựa chọn tốt nhất cho việc kế hoạch nguồn nguyên liệu.2 Cơ sở lý luận của mô hình “Just in time” 1.1 Khái niệm mô hình “Just in time” Mô hình này đã lan Deming và khắp thế Juran phát giới triển nó ở Taiichi Ohno Bắc Mỹ hoàn thiện mô hình JIT Ford áp dụng mô hình sơ khai Hình 1.1 Quá trình hình thành và phát triển mô hình JIT (Nguồn: Tác giả tổng hợp từ nhiều nguồn) “Just in time” (JIT) được gói gọn trong đúng một câu: “Đúng sản phẩm với đúng số lượng tại đúng nơi vào đúng thời điểm”. Trong sản xuất hay dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất ra một số lượng đúng bằng số lượng mà công đoạn tiếp sau cần tới.
Các quy trình không tạo ra giá trị gia tăng cần được loại bỏ. Điều này cũng đúng với giai đoạn cuối cùng của quy trình sản xuất, tức là hệ thống chỉ sản xuất ra những cái mà khách hang muốn. Nói cách khác, JIT là hệ thống sản xuất LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.