CHƯƠNG 1: TONG QUAN TINH HÌNH NGHIÊN CỨU VA CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Tổng quan tình hình nghiên cứu 1. Tình hình nghiên cứu thế giới Hiện nay, đề tài truyền thông nội bộ tuy không còn là chủ đề quá mới nhưng luôn thu hút được sự quan tâm của hầu hết các doanh nghiệp bởi sự cần thiết và ảnh hưởng lớn của nó đến kết quả hoạt động kinh doanh chung của doanh nghiệp, hướng đề tài này đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Mary Welch và Paul R.Jackson (2007) đã định nghĩa về “Truyền thông nội bộ là thông tin liên lạc giữa các nhà quản lý của tổ chức và các bên liên quan trong nội bộ tô chức, được đưa ra nhằm thúc đây sự cam kết, sự gan kết với tổ chức, nhận thức sự thay đổi môi trường và thấu hiểu về mục tiêu phát triển của nó”.
Theo một nghiên cứu của tác giả Anne Gregory (2014) với đề tài “Sáng tạo chiến dịch truyền thông nội bộ”. Ở đề tài này ông cho rằng, truyền thông nội bộ là một nghệ thuật, công việc đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc và xuyên suốt trong nhiều năm nhằm mục đích chăm sóc danh tiếng và tác động đến hành vi, thái độ của công chúng (bên ngoài và bên trong) và các giới hữu quan đối với một số tổ chức, cá nhân nhất định. Không những phải nam vững những kiến thức về truyền thông nội bộ mà còn phải biết sáng tạo trong bước hoạch định và quản lý các chiến dịch truyền thông nội bộ sao cho hiệu quả, hợp lý nhất. Denise Madsen (2014) nghiên cứu về truyền thông nội bộ - Một nghiên cứu điền hình định lượng tại Specma Seals AB.
Mục đích của nghiên cứu là điều tra mỗi quan hệ giữa giao tiếp nội bộ và các thành phần của nó và cách nó ảnh hưởng đến hiệu suất của nhóm. Nghiên cứu này là một nghiên cứu tình huống định lượng trong đó 42 trong số 70 nhân viên tại Specma Seals AB đã trả lời bang câu hỏi. Cuộc khảo sát đã được gửi qua email, sử dụng Surveyg1zmo.com vào tháng 4 năm 2014. Tỷ lệ phản hồi là 60%.
Một cuộc họp với Specma Seals đã được sắp xếp dé hiểu sâu hơn về tình hình công ty. Kết luận của nghiên cứu này là hai trong số các giả thuyết được ủng hộ và một giả thuyết bị bác bỏ, nghĩa là khả năng lãnh đạo, chia sẻ thông tin và kiến thức có mối quan hệ tích cực với hiệu suất của nhóm trong khi chức năng chéo thì không. Theo Lyn Smith và Pamela Mounter (2008), có đề cập đến những bài học chính và quan trọng cho hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả: - Truyền tải thông điệp: Cách bạn đưa ra thông điệp cũng quan trọng như nội dung bạn cung cấp. Nhiều rào cản cản trở việc giao tiếp rõ ràng và thang than chang hạn như giới tính, sự khác biệt về khu vực, tuổi tác hoặc lịch sử của tổ chức.
Dé cải thiện sự hiểu biết của nhân viên, khi bạn truyền đạt một thay đổi quan trọng về tổ chức, hãy mời các nhân viên tham gia cung cấp thông tin mới. Khi nói chuyện với các thực thể quốc gia khác nhau, hãy đảm bảo rằng bạn không xúc phạm bắt kỳ ai và mọi người đều hiéu thông điệp. - Mong muốn thực sự của nhân viên: Tác động của thông điệp của công ty tăng lên cùng với sự quan tâm mà nhân viên thể hiện đối với những gì công ty đang truyền dat. Các nghiên cứu chỉ ra những chủ đề mà nhân viên cho là thú vị nhất, có thé kế đến như: + Thông báo liên quan đến kế hoạch của công ty + Cơ hội thăng tiến trong tô chức + Thông tin có thể giúp người lao động làm việc tốt hơn + Nâng cao năng suât và hiệu quả + Thay đổi về chính sách nhân sự Bắt cứ khi nào truyền thông nội bộ đang chuẩn bị các thông điệp và thông báo liên quan đến các chủ đề này, họ nên tìm sự cân bằng giữa nhu cầu của quản lý cấp cao hơn và nhu cầu của nhân viên.
Điều quan trọng đối với các nhà quản lý là thể hiện thái độ tích cực và mong muốn tạo mối liên kết với nhân viên. Công ty không thê giả tạo mong muốn kết nối, điều này phải chân thành và xuất phát từ hành động của công ty. Khi công ty đưa ra thông báo, hãy làm điều đó một cách chính xác và kịp thời. Hỏi ý kiến của nhân viên, nhận phản hồi của họ bằng cách sử dụng các cuộc khảo sát, khảo sát nhóm tập trung hoặc bảng câu hỏi.
- Do lường thành công cua truyền thông: Giao tiếp là một bién có thé đo lường được, giống như bat kỳ hoạt động kinh doanh nào khác. Khám phá suy nghĩ của nhân viên, cách họ phản ứng với một thông báo cụ thé và liệu họ có thay đổi hành vi hay không và thay đổi hành vi như thé nào sau khi nhận được tin đó. Dé thu thập những thông tin như vậy, công ty có thể tiễn hành kiểm tra, sử dụng điểm chuẩn, nếu có sẵn hoặc công ty có thể chuẩn bị khảo sát, trực tuyến hoặc In ấn. Marcel Fassl (2018) khang định: Việc giao tiếp giữa con người với con người ngày càng trở nên quan trọng trong bối cảnh giao tiếp toàn cầu, đa văn hóa và khối lượng thông tin ngày càng tăng.
Tác giả cho rằng giao tiếp là một phần cơ bản trong kinh doanh hiện đại, tác động trực tiếp lên hiệu suất làm việc của một tổ chức. Tác phẩm đặc biệt chú trọng đến quá trình giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân viên, lãnh dao là người truyền cảm hứng, là nhân tố then chốt quyết định thành công trong các hoạt động truyền thông nội bộ, do đó, tại các tô chức can thiết phải có bộ phận chuyên trách làm nhiệm vụ truyền thông nội bộ. Cuốn sách có nhắc đến một chủ đề mà tác giả đặc biệt quan tâm đó là các vấn dé khó khăn, trở ngại trong quá trình làm truyền thông nội bộ bao gồm các ý chính: - Một là, ngôn ngữ truyền đạt hoặc ngôn ngữ hình thé, tránh những van đề nói tiếng địa phương, lựa chọn những người truyền cảm hứng có giọng nói dễ đi vào lòng người hoặc đặc biệt ấn tượng, tránh những ngôn ngữ kích động, phân biệt hoặc có nội dung tiêu cực, góc nhìn bi quan. - Hai là, chất lượng thông tin.
Việc thông tin không nhất quán hoặc thiếu thông tin dé gây hiểu lầm trong quá trình truyền tin dẫn đến công việc mục tiêu không được hoàn thành đúng thời hạn hoặc đúng mục đích ban đầu đề ra. - Ba là, sự khác biệt văn hóa. Đây là đặc điểm dé thay nhất khi quá trình làm việc đa quốc gia, đa ngôn ngữ đang diễn ra mạnh mẽ trên quy mô toàn cầu. Sự khác biệt với các quốc gia lớn còn xuất phát từ sự khác biệt về múi giờ, về thời tiết khí hậu, về môi trường sống khác nhau khiến tại thời điểm truyền đi thông điệp tinh thần của mọi người đang ở trạng thái tiếp nhận khác nhau.
Tuy nhiên, một nhà lãnh đạo giỏi, một nhóm truyền thông nội bộ tốt cần phải biết nhận định những nguy cơ và dé ra các phương pháp hợp lý để quá trình truyền thông nội bộ đạt được hiệu quả cao nhất, đó là nhiệm vụ đầu tiên mà công tác truyền thông nội bộ cần vượt qua. Kết quả điều tra cho thấy: - Truyền thông nội bộ có ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc của nhân viên; - Thông qua quá trình giao tiếp nội bộ, các nhân viên được tham gia nhiều hơn vào việc hoạch định những chiến lược phát triển của công ty; - Truyền thông nội bộ là kênh thông tin 2 chiều giữa ban lãnh đạo và tập thể nhân viên, truyền thông nội bộ tốt giúp cải thiện mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên từ đó tạo ra một động lực nội tại thúc đây kết quả kinh doanh chung của doanh nghiệp. Tóm lại, qua nghiên cứu những công trình nghiên cứu nước ngoài, cho thay tam quan trọng của truyền thông nội bộ với tổ chức. Truyền thông nội bộ giúp truyền tải thông điệp và tầm nhìn của lãnh đạo tới các nhân viên.
Nếu truyền thông nội bộ không đạt hiệu quả, thiếu thông suốt, các nhân viên sẽ không ý thức được tầm quan trọng của việc đóng góp sức lực giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra. Tình hình nghiên cứu trong nước Truyền thông là hiện tượng xã hội phổ biến, ra đời, phát triển cùng với sự phát triển của xã hội loài người, tác động và liên quan đến mọi cá nhân cũng như các nhóm và cộng đồng xã hội nói chung. Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập quốc tế ở nước ta hiện nay, truyền thông ngày càng có vai trò quan trọng trong việc giáo dục, động viên, nâng cao tinh thần tự giác, ý thức trách nhiệm xã hội, nâng cao kiến thức, nhận thức, thái độ về mọi mặt hoạt động của nhân dân. Tuy nhiên, trong khi ở các nước phương Tây, cùng với sự phát triển về lý thuyết, kỹ năng, kinh nghiệm và công nghệ truyền thông đã đến trình độ cao về mọi phương điện thì ở Việt Nam, ngay cả thuật ngữ “truyền thông” cũng chỉ mới được phô biến khoảng hon mười năm trở lại đây.
Trước những đòi hỏi của thực tế, đồng thời dé đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu của sinh viên các chuyên ngành báo chí — truyền thông cũng như đông đảo bạn đọc quan tâm. Theo tác giả Ta Ngọc Tan (2001): “Truyền thông là sự trao đổi thông điệp giữa các thành viên hay các nhóm người trong xã hội nhằm dat được sự hiểu biết lẫn nhau”. Trong cuốn sách này, tác giả đã trình bày rất chỉ tiết về khái niệm truyền thông đại chúng bao gồm lịch sử hình thành, mô hình, cơ chế tác động của truyền thông lên kết quả hành động con người. Tác giả cũng trình bay cụ thé các loại hình truyền thông phô biến hiện nay như sách, báo, chế bản in, phát thanh, truyền hình, quảng cáo, điện ảnh, Internet.
Đặc biệt, cuốn sách có đề cập đến một phần nội dung truyền thông nội bộ tại Chương IX - Lãnh đạo, quản lý và giao tiếp với các phương tiện truyền thông đại chúng. Tại chương này, một số nội dung như những vấn đề có tính nguyên tắc trong lãnh đạo, quản lý hệ thống truyền thông đại chúng, giao tiếp, ứng xử với các phương tiện truyền thông đại chúng là những vấn đề có liên quan đến truyền thông nội bộ, là những gợi ý, chỉ dẫn cơ bản cho tác giả trong suốt quá trình thực hiện luận văn này.