CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1. Dự án và quản lý dự án đầu tư xây dựng 1. Dự án, quản lý dự án 1. Khái niệm Thuật ngữ dự án được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau.
Tùy theo mục đích mà nhấn mạnh một khía cạnh nào đó. - Trên phương diện phát triển, có hai cách hiểu về dự án: cách hiểu “tĩnh” và cách hiểu “động”. Theo cách hiểu thứ nhất “tĩnh” thì dự án là hình tượng về tình huống hoặc một trạng thái mà ta muốn đạt tới. Theo cách hiểu thứ hai “động” có thể nói Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới.
[4] - Trên phương diện quản lý có thể định nghĩa dự án là những nỗ lực có thười hạn nhằm tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất. Định nghĩa này nhấn mạnh 2 đặc tính: + Nỗ lực tạm thời (hay có thời hạn): Nghĩa là mọi dự án đầu tư đều có điểm bắt đầu và kết thúc xác định. Dự án kết thúc khi mục tiêu của dự án đã đạt được hoặc khi xác định rõ ràng mục tiêu không thể đạt được và dự án bị loại bỏ; + Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất: Sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất là sản phẩm hoặc dịch vụ khác biệt so với những sản phẩm tương tự đã có hoặc dự án khác. - Theo Đại Bách khoa toàn thư, từ “Dự án” được hiểu là điều có ý định là hay đặt kế hoạch cho một ý đồ, quá trình hành động.
+Theo trường đại học quản lý Henley: Dự án là một quá trình mang đặc thù riêng bao gồm một loạt các hoạt động được phối hợp và kiểm soát, có định ngày khởi đầu và kết thúc, được thực hiện với những hạn chế về thời gian, chi phí và nguồn lực nhằm đạt được mục tiêu phù hợp với những yêu cầu cụ thể.[4] 6 + Theo luật xây dựng: Dự án là tập hợp các đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời gian nhất định. Đặc trưng của dự án.[4] + Diễn ra trong một khoảng thời gian xác định; + Nhiệm vụ đặc biệt chỉ thực hiện một lần; + Công cụ quản lý đặc biệt; + Các nguồn lực bị giới hạn; + Nhân sự dự án là tạm thời, đến từ nhiều nguồn; + Tập hợp các hoạt động tương đối độc lập; + Có liên quan đến nhiều lĩnh vực, nhiều ngành, nhiều đối tượng khác nhau. - Một dự án được coi là thành công nếu đạt được những điều cụ thể sau: + Hoàn thành đúng thời gian quy định; + Chi phí nằm trong dự toán đã được xác định; + Quá trình thực hiện công việc hợp lý hoặc đạt được các yêu cầu kỹ thuật; + Chủ đầu tư (hoặc người sử dụng) thỏa mãn (chấp nhận); + Có rất ít thay đổi hoặc có sự nhất trí cho các thay đổi về phạm vị công việc; + Không gây ra sự kiện bất lợi lớn cho đơn vị chủ quản của nhóm thực hiện dự án. Đặc điểm dự án đầu tư xây dựng.[6] - Sản phẩm của dự án mang tính đơn chiếc, độc đáo và không phải là sản phẩm của một quá trình sản xuất liên tục, hàng loạt.
Dự án đầu tư xây dựng có mục đích cuối cùng là công trình xây dựng hoàn thành đảm bảo các mục tiêu đã đặt ra về thời gian, chi phí, chất lượng, an toàn vệ sinh và bảo vệ môi trường…. - Dự án đầu tư xây dựng có chu kỳ riêng (vòng đời). trải qua các giai đoạn hình thành và phát triển, có thời gian tồn tại hữu hạn, nghĩa là có thời điểm bắt đầu khi xuất hiện ý tưởng về xây dựng công trình dự án và kết thúc công trình xây dựng đưa vào khai thác, sử dụng; 7 - Dự án đầu tư xây dựng có sự tham gia của nhiều chủ thể: chủ đầu tư, đơn vị thiết kế, nhà quản lý, đơn vị thi công, các cơ quan nhà nước….Các chủ thể này lại có lợi ích khác nhau, quan hệ giữa họ mang tính đối tác. Môi trường làm việc của dự án mang tính đa phương và dễ xảy ra xung đột quyền lợi giữa các chủ thể; - Dự án đầu tư xây dựng luôn bị hạn chế bởi nhiều nguồn lực như vốn, nhân lực, công nghệ, kỹ thuật, vật tư thiết bị….
thời gian và trong giới hạn cho phép; - Dự án đầu tư xây dựng thường có tính bất định và rủi ro cao, vì dự án xây dựng thường đòi hỏi một lượng vốn đầu tư lớn, thời gian thực hiện dài; d. Quy trình thực hiện (vòng đời) một dự án đầu tư xây dựng công trình Như đã trình bày ở trên, đặc điểm quan trọng của dự án đầu tư xây dựng là nó có thời điểm bắt đầu và kết thúc rõ ràng tạo thành vòng đời của dự án. Vòng đời của dự án bao gồm nhiều giai đoạn phát triển từ ý tưởng đến việc triển khai nhằm đạt được kết quả của dự án; Quy trình (vòng đời) của dự án đầu tư xây dựng được thể hiện qua các giai đoạn sau: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư; thực hiện đầu tư; kết thúc xây dựng, khai thác và vận hành dự án.[4] - Khái niệm vòng đời xuất phát từ ba quan điểm sau: + Dự án có thời gian khởi đầu và kết thúc; + Dự án giải quyết một vấn đề hoặc nhằm đạt tới một nhu cầu về tổ chức; + Quá trình quản lý được thực hiện song song với vòng đời. - Hầu hết các dự án phát triển sử dụng vòng đời bốn giai đoạn: Bảng 1.Vòng đời của dự án Giai đoạn Tên gọi Những mục tiêu quản lý - Quy mô và mục tiêu - Tính khả thi - Ước tính ban đầu (+/- 30%) Hình thành Đề án và khởi xướng - Đánh giá các khả năng - Quyết định triển khai hay không 8 - Xây dựng dự án - Kế hoạch thực hiện và phân bổ nguồn lực Phát triển Thiết kế và đánh giá - Dự toán (+/- 10%) - Kế hoạch ban đầu - Phê duyệt - Giáo dục và thông tin - Quy hoạch chi tiết và thiết kế Trưởng - Khống chế ở mức (+/- 5%) Thực hiện và quản lý thành - Bố trí công việc - Theo dõi tiến trình - Quản lý và phục hồi - Hoàn thành công việc - Sử dụng kết quả Hoàn công và kết Kết thúc - Đạt được các mục đích thúc - Giải thể nhân viên - Kiểm toán và xem xét - Vòng đời dự án (theo Ngân hàng Thế giới) gồm các công việc theo thứ tự sau: + Xác định các nội dung của dự án; + Chuẩn bị dữ liệu; + Đánh giá dữ liệu và lựa chọn giải pháp cho dự án; + Đàm phán và huy động thành lập tổ chức dự án; + Triển khai (bao gồm thiết kế chi tiết và xây dựng dự án); + Thực hiện dự án; + Đánh giá tổng kết sau dự án; - Chu kỳ của dự án: Đó là quãng thời gian để hoàn thành quá trình đầu tư (kể từ bước xác định (dự án đầu tư đến các bước thực hiện đầu tư và bước khai thác vận hành dự án để đạt được mục tiêu đã định).
- Chu kỳ của dự án chia làm ba giai đoạn: 9 + Chuẩn bị đầu tư hay còn gọi là giai đoạn khởi động gồm nghiên cứu cơ hội, nghiên cứu tiền khả thi và nghiên cứu khả thi; + Thực hiện đầu tư: gồm thiết kế và xây dựng + Kết thúc đầu tư, đưa dự án vào khai thác sử dụng gồm vận hành, khai thác, đánh giá sau dự án và kết thúc dự án. Chu kỳ của dự án Giai đoạn Giai đoạn thực Giai đoạn Chi phí và nhân lực CBĐT hiện kết thúc Các chuyển giao Điểm bắt đầu Điểm kết thúc ` - Có thể chia nhỏ các giai đoạn của dự án như sau: + Xác định dự án; + Lập dự án; + Trình, thẩm định, phê duyệt dự án; + Thiết lập cơ chế hoạt động; + Điều hành, giám sát dự án; + Kết thúc, đưa dự án vào khai thác sử dụng.Khái niệm - Theo lý thuyết hệ thống thì: Quản lý dự án là điều khiển một quá trình hoạt động của hệ thống trong quỹ đạo mong muốn, nhằm đạt được mục đích cuối cùng là tạo ra các sản phẩm như mục tiêu đã đề ra. Như vậy, theo cách này quản lý dự án là điều khiển một hệ thống đã có trước, với một loạt các điều kiện ràng buộc, các nguyên tắc, các phát sinh xảy ra trong quá trình sản xuất.[5] 10 - Quản lý dự án là quá trính lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện cho phép. Các thành phần của quản lý dự án: công cụ, con người và hệ thống.
Trong quản lý dự án luôn cân nhắc hai xu hướng cho tất cả các công việc là “cái gì” và “như thế nào”. “Cái gì” được gọi là công việc sẽ được thực hiện. “Như thế nào” là công việc cần được tiến hành và được gọi là quá trình làm việc. Trong xây dựng, các thành phần của quản lý dự án được mô tả bằng sơ đồ: Hình 1.Thành phần của quản lý dự án Báo cáo Báo cáo Thiết Đấu Thi Nghiệm thu bàn giao ĐT KTKT kế thầu công Giai đoạn 1 Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Trước Sau đầu tư Quản lý dự án đầu tư Tổ chức dự án b.
Các mục tiêu của quản lý dự án - Mục tiêu của quản lý dự án Mục tiêu cơ bản của quản lý dự án là hoàn thành các công việc của dự án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt và theo tiến độ thời gian cho phép. Ba yếu tố chi phí, thời gian, và mức độ hoàn thiện công việc có quan hệ chặt chẽ với nhau. Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khác nhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với cùng một dự án. Nói chung để đạt được kết quả tốt với mục tiêu này thường phải ”hi sinh” một hoặc hai mục tiêu kia.
Trong quá trình quản lý dự án thường diễn ra hoạt động đánh đổi mục tiêu.