CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ CHI PHÍ VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ SẢN XUẤT KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm về chi phí SXKD và phân loại chi phí sản xuất kinh doanh 1. Khái niệm về chi phí sản xuất kinh doanh Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải luôn luôn quan tâm đến công tác quản lý chi phí sản xuất kinh doanh, vì mỗi đồng chi phí bỏ ra đều có ảnh hưởng đến hiệu quả và lợi nhuận của doanh nghiệp. Vì vậy, vấn đề quan trọng được đặt ra cho nhà quản trị doanh nghiệp là phải kiểm soát một cách tốt nhất, hiệu quả nhất chi phí sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Vấn đề chi phí sản xuất kinh doanh không chỉ là sự quan tâm của các doanh nghiệp mà còn là mối quan tâm của người tiêu dùng, của xã hội nói chung. Theo kế toán tài chính, chi phí được hiểu là một số tiền hoặc một phương tiện mà doanh nghiệp hoặc cá nhân bỏ ra để đạt được mục đích nào đó. Bản chất của chi phí là mất đi để đổi lấy một sự thu về, có thể thu về dưới dạng vật chất, có thể định lượng được như số lượng sản phẩm, tiền,. hoặc dưới dạng tinh thần, kiến thức, dịch vụ được phục vụ.
Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh Chi phí được nhà quản trị sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Do vậy, chi phí được phân loại theo nhiều cách, tùy theo mục đích sử dụng của nhà quản trị trong từng quyết định. Nhận định và thấu hiểu cách phân loại và ứng sử của từng loại chi phí là chìa khóa của việc đưa ra những quyết định đúng đắn trong quá trình tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh của nhà quản trị doanh nghiệp. Cách phân loại chi phí có thể được tổng hợp bằng sơ đồ phân loại trên Hình 1.
2 Phân loại chi phí Theo Theo yếu Theo cách Theo mối Theo Nhằm chức tố chi phí ứng xử chi quan hệ công mục năng hoạt phí với sản đoạn sản đích ra động phẩm xuất quyết định Chi phí sản Chi phí Biến phí Định phí Chi Chi Chi phí Chi Chi phí Chi Chi Chi xuất ngoài phí phí sản phí kiểm soát phí phí phí sản xuất hỗn thời kỳ phẩm trực được và chên cơ chìm tiếp chi phí h hội chi phí không lệch gián kiểm soát tiếp được Chi phí Chi Chi phí Chi Chi Chi Chi Chi Chi Định Định Chi phí Chi Chi nguyên phí lao sản phí phí phí phí phí phí phí sản phí lưu nguyên phí phí liệu động xuất lưu cấp bắt xuất liệu quản tỷ lệ tùy ý thông lao sản trực trực bậc buộc chung và quản trực động chung thông lý xuất tiếp tiếp lý tiếp trực chung tiếp Hình 1.1: Sơ đồ phân loại chi phí doanh nghiệp 3 1. Phân loại chi phí theo yếu tố chi phí Theo cách phân loại này căn cứ vào tính chất, nội dung kinh tế phát sinh của chi phí sản xuất khác nhau để chia ra các yếu tố chi phí, chỉ bao gồm những chi phí có cùng nội dung kinh tế mà không phân biệt chi phí đó phát sinh ở đâu? Mục đích sử dụng vào việc gì? Tác dụng như thế nào? Hay còn gọi là chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố. Toàn bộ chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ được chia thành các yếu tố sản xuất như sau: - Chi phí nguyên nhiên vật liệu, động lực: Bao gồm các chi phí như nguyên liệu, vật liệu chính, nhiên liệu, động lực mà doanh nghiệp sử dụng trong kỳ. - Chi phí nhân công: Bao gồm toàn bộ số tiền lương, tiền công phải trả, tiền trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn của cán bộ công nhân viên chức hoạt động sản xuất trong doanh nghiệp.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định: Bao gồm toàn bộ chi phí trích khấu hao tài sản cố định của doanh nghiệp trong kỳ. -Chi phí dịch vụ mua ngoài: Bao gồm toàn bộ số tiền mà doanh nghiệp đã chi trả về các loại dịch vụ mua ngoài như tiền điện, nước, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Chi phí khác bằng tiền: Bao gồm các chi phí khác ngoài các khoản chi phí trên được chi trực tiếp bằng tiền. Cách phân biệt loại này cho chúng ta biết kết cấu tỷ trọng của từng loại chi phí trong tổng chi phí để phân tích đánh giá và tổng hợp, lập dự toán chi phí sản xuất, lập kế hoạch cung ứng vật tư, kế hoạch bố trí lao động và quỹ lương, nhu cầu vốn lưu động.
Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động Tác dụng của cách phân loại chi phí theo chức năng hoạt động là: - Cho thấy vị trí, chức năng hoạt động của chi phí trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp. - Là căn cứ để xác định giá thành sản phẩm và tập hợp chi phí. 4 - Cung cấp thông tin có hệ thống cho việc lập báo cáo tài chính. Cách phân loại chi phí theo chức năng hoạt động được thể hiện trên Hình 1.
Sơ đồ phân loại chi phí theo chức năng hoạt động 1. Chi phí sản xuất Khái niệm: Chi phí sản xuất là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc chế tạo sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ phục vụ trong một kỳ nhất định. Chi phí sản xuất gồm ba khoản mục cơ bản như sau: - Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân công trực tiếp - Chi phí sản xuất chung Như vậy, chi phí sản xuất bao gồm toàn bộ chi phí cần thiết để chế tạo sản phẩm hoặc dịch vụ, những loại chi phí khác không gắn liền với việc sản xuất sản 5 phẩm hay dịch vụ thì không được xếp vào loại chi phí sản xuất, thí dụ như tiền hoa hồng bán hàng, chi phí văn phòng phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Khái niệm: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chi phí của những loại nguyên vật liệu mà cấu tạo thành thực thể của sản phẩm, có giá trị và có thể xác định được một cách tách biệt rõ ràng và cụ thể cho từng sản phẩm.
Ngoài nguyên vật liệu trực tiếp còn có nguyên vật liệu gián tiếp. Nguyên liệu gián tiếp là những nguyên liệu có tham gia vào việc cấu thành thực thể của sản phẩm nhưng giá trị nhỏ và không thể xác định rõ ràng cho từng sản phẩm. Nguyên liệu gián tiếp cũng còn là những nguyên vật liệu được dùng kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm làm tăng thêm chất lượng, vẻ đẹp của sản phẩm hoặc để tạo điều kiện cho quá trình sản xuất được thuận lợi như chất xúc tác, dầu mỡ. Ngoài ra nhiên liệu cũng được xếp vào nhóm nguyên vật liệu tiêu dùng trong quá trình sản xuất, tuy rằng hình thái hiện vật của chúng không tham gia vào thực thể thành phẩm mà chỉ tạo ra năng lượng để phục vụ cho sản xuất như than, điện.
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp có thể xác định cho từng đơn vị sản phẩm nên được tính thẳng vào từng đơn vị sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp không thể xác định tách biệt cho từng đơn vị sản phẩm nên không thể tính trực tiếp vào từng đơn vị sản phẩm mà đưa vào chi phí sản xuất chung rồi phân bổ sau. Chi phí nhân công trực tiếp: Khái niệm: Chi phí nhân công trực tiếp là chi phí thanh toán cho công nhân trực tiếp vận hành dây chuyền sản xuất tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ phục vụ. Khả năng và kỹ năng của lao động trực tiếp có ảnh hưởng đến số lượng và chất lượng sản phẩm hay dịch vụ cung cấp.
Chi phí nhân công trực tiếp giống như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, có thể xác định rõ ràng cụ thể và tách biệt cho từng đơn vị sản phẩm nên được tính thẳng vào từng đơn vị sản phẩm. Ngoài chi phí nhân công trực tiếp còn có chi phí lao động gián tiếp. Lao động gián tiếp là những lao động không trực tiếp tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ 6 nhưng cần thiết cho quá trình sản xuất, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động sản xuất của lao động trực tiếp. Lao động gián tiếp không làm ra sản phẩm nhưng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất ví dụ quản đốc phân xưởng, nhân viên bảo trì máy móc thiết bị…Chi phí thanh toán cho lao động gián tiếpkhông thể phân bổ cho bất kỳ sản phẩm cá biệt nào nên phải đưa vào chi phí sản xuất chung để phân bổ sau.
Ngoài ra trong cơ cấu chi phí lao động, còn có các khoản mục chi phí cũng thuộc vào chi phí lao động như: Chi phí của thời gian ngừng sản xuất, chi phí giờ phụ trội, chi phí phúc lợi lao động. Chi phí sản xuất chung: Khái niệm: Chi phí sản xuất chung có thể được định nghĩa một cách đơn giản là gồm tất cả các chi phí ngoại trừ chi phí lao động trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp. Chi phí sản xuất chung có 4 đặc điểm sau: - Bao gồm nhiều khoản mục và chi phí khác nhau - Các khoản mục chi phí thuộc chi phí sản xuất đều có tính chất gián tiếp với từng đơn vị sản phẩm nên không thể tính thẳng vào sản phẩm hay dịch vụ phục vụ. - Cơ cấu chi phí sản xuất chung bao gồm cả biến phí, định phí và chi phí hỗn hợp trong đó định phí chiếm tỷ trọng cao nhất - Do gồm nhiều khoản mục chi phí nên chúng được nhiều bộ phận khác nhau quản lý và rất khó kiểm soát.
Chi phí chung cũng được tính vào sản phẩm cùng với chi phí nguyên liệu trực tiếp và chi phí lao động trực tiếp thông qua việc phân bổ theo công thức dưới đây: Đơn giá phân bổ Tổng chi phí SX chung ước tính = (1.1) chi phí sản xuất chung Tổng số đơn vị được làm căn cứ Căn cứ được chọn để phân bổ chi phí sản xuất chung phải phù hợp nhất cho mọi sản phẩm hay công việc (có thể là tổng số giờ lao động trực tiếp, tổng số giờ máy hoạt động, tổng khối lượng sản phẩm 7 5. Chi phí ngoài sản xuất: Để tổ chức thực hiện việc tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp còn phải chịu một số khoản chi phí ngoài khâu sản xuất được gọi là chi phí ngoài sản xuất. Chi phí ngoài sản xuất được chia làm hai loại: - Chi phí lưu thông và tiếp thị (Chi phí bán hàng): Chi phí lưu thông và tiếp thị bao gồm các khoản chi phí cần thiết để đẩy mạnh quá trình lưu thông hàng hóa và đảm bảo việc đưa hàng hóa đến tay người tiêu dùng.