Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc quản lý sự thay đổi trong tổ chức trở thành yếu tố sống còn để nâng cao năng lực cạnh tranh. Tại Công ty Cổ phần Xây dựng Khang Hy, với đặc thù dự án phân bố rộng khắp từ Bắc vào Nam và các quốc gia lân cận, việc áp dụng phần mềm quản lý dự án iBOM nhằm tối ưu hóa quy trình làm việc, đồng bộ dữ liệu và nâng cao hiệu quả quản lý là một bước đi chiến lược. Tuy nhiên, theo các báo cáo ngành, tỷ lệ thất bại trong các dự án thay đổi quy trình dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin có thể lên đến 60-80%, thậm chí 70% theo một số nghiên cứu. Điều này đặt ra thách thức lớn về việc xây dựng niềm tin của nhân viên vào sự thay đổi để đảm bảo thành công khi triển khai phần mềm mới.

Mục tiêu nghiên cứu tập trung đánh giá mức độ niềm tin của nhân viên Công ty Khang Hy vào sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM, từ đó đề xuất các giải pháp cụ thể nhằm gia tăng niềm tin, nâng cao khả năng triển khai thành công trong giai đoạn 10-12/2017. Phạm vi nghiên cứu bao gồm toàn bộ nhân viên công ty (105 người) trong giai đoạn từ tháng 6 đến tháng 9 năm 2017, với trọng tâm là khảo sát niềm tin trước khi triển khai phần mềm. Kết quả nghiên cứu không chỉ giúp công ty xây dựng chiến lược quản lý sự thay đổi hiệu quả mà còn đóng góp vào việc tuân thủ các yêu cầu quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001, đồng thời tạo tiền đề cho các nghiên cứu tương lai trong lĩnh vực quản trị sự thay đổi ứng dụng công nghệ thông tin.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên mô hình niềm tin vào sự thay đổi của Armenakis et al. (2007), trong đó niềm tin được phân thành 5 nhóm chính: (1) Nhu cầu thay đổi, (2) Sự phù hợp của sự thay đổi, (3) Tính khả thi của sự thay đổi, (4) Sự hỗ trợ từ tổ chức và lãnh đạo, và (5) Giá trị đối với cá nhân. Mô hình này được xây dựng dựa trên tổng hợp 41 nghiên cứu liên quan đến niềm tin trong quản trị sự thay đổi, giúp đánh giá toàn diện các yếu tố ảnh hưởng đến thái độ và hành vi của nhân viên khi đối mặt với sự thay đổi.

Ngoài ra, luận văn tham khảo mô hình ảnh hưởng của niềm tin lên thái độ và hành vi của Fishbein và Raven (1962), cho thấy niềm tin là tiền đề hình thành thái độ ủng hộ hoặc chống đối, từ đó dẫn đến hành vi hỗ trợ hoặc cản trở sự thay đổi. Các lý thuyết về quản lý sự thay đổi và sự sẵn sàng thay đổi (readiness for change) cũng được vận dụng để giải thích vai trò của niềm tin trong việc giảm thiểu sự kháng cự và tăng cường sự cam kết của nhân viên.

Phương pháp nghiên cứu

Nguồn dữ liệu chính được thu thập thông qua khảo sát định lượng với toàn bộ 104 nhân viên Công ty Khang Hy (loại trừ tác giả), sử dụng thang đo OCRBS của Armenakis et al. (2007) đã được dịch và điều chỉnh phù hợp với bối cảnh áp dụng phần mềm iBOM. Bảng câu hỏi được mã hóa và gửi qua email nội bộ, thu về 82 phản hồi hợp lệ, đạt tỷ lệ phản hồi khoảng 79%. Mẫu nghiên cứu bao gồm đa dạng nhóm tuổi, trình độ học vấn và cấp bậc, trong đó nhóm tuổi 26-35 chiếm 71%, trình độ đại học chiếm 54%, và nhân viên cấp thấp chiếm 80%.

Phân tích dữ liệu được thực hiện bằng phần mềm SPSS phiên bản 20.0, sử dụng phương pháp thống kê mô tả để đánh giá mức độ niềm tin theo từng nhóm yếu tố, đồng thời kiểm định ANOVA để xác định sự khác biệt về niềm tin giữa các nhóm nhân viên theo tuổi, học vấn, số năm làm việc và cấp bậc. Quy trình nghiên cứu gồm 4 bước: lựa chọn thang đo, khảo sát, xử lý số liệu và đề xuất giải pháp dựa trên kết quả phân tích và tham khảo các nghiên cứu tương tự.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Nhu cầu thay đổi: Niềm tin về nhu cầu cần thiết phải thay đổi hoạt động quản lý dự án đạt khoảng 74% với điểm trung bình 14.77/20, cho thấy nhân viên nhận thức được sự cần thiết của sự thay đổi nhưng chưa thực sự cấp bách. Một số nhân viên chưa đồng thuận về việc thay đổi ngay lúc này, có thể gây trì hoãn tiến độ triển khai.

  2. Sự phù hợp của phần mềm iBOM: Niềm tin về sự phù hợp chỉ đạt 59% với điểm trung bình 14.82/25, thấp nhất trong các nhóm yếu tố. Nhân viên chưa hoàn toàn tin tưởng iBOM là giải pháp tối ưu cho công ty, có thể dẫn đến thiếu cam kết và tâm huyết trong quá trình áp dụng.

  3. Tính khả thi: Niềm tin về khả năng áp dụng thành công phần mềm đạt 62% với điểm trung bình 15.51/25. Nhân viên khá tự tin về năng lực cá nhân nhưng còn e ngại về khả năng triển khai thành công chung của tổ chức.

  4. Sự hỗ trợ từ lãnh đạo và tổ chức: Niềm tin về sự hỗ trợ đạt 61% với điểm trung bình 18.21/30. Đáng chú ý, chỉ số niềm tin vào việc lãnh đạo "nói đi đôi với làm" thấp nhất (2.21/5), phản ánh sự thờ ơ hoặc thiếu cam kết của một số quản lý cấp cao, ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần nhân viên.

  5. Giá trị đối với cá nhân: Niềm tin về giá trị cá nhân khi áp dụng phần mềm chỉ đạt 56% với điểm trung bình 11.59/20, thấp nhất trong các nhóm. Nhân viên không kỳ vọng nhiều về phần thưởng vật chất hay sự công nhận, điều này có thể làm giảm động lực tham gia và đóng góp ý kiến trong quá trình triển khai.

Kiểm định ANOVA cho thấy có sự khác biệt về niềm tin nhu cầu thay đổi giữa các nhóm nhân viên theo số năm làm việc, trong đó nhân viên mới (<3 năm) có niềm tin cao hơn so với nhân viên lâu năm (>3 năm). Điều này phù hợp với nghiên cứu cho thấy nhân viên lâu năm thường e ngại thay đổi do quen với cách làm cũ.

Thảo luận kết quả

Kết quả cho thấy niềm tin của nhân viên vào sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM chỉ ở mức trung bình, chưa đạt mức cao cần thiết để đảm bảo thành công triển khai. Niềm tin thấp về sự phù hợp và giá trị cá nhân phản ánh sự nghi ngại về tính hiệu quả và lợi ích thực tế của phần mềm, đồng thời cho thấy thiếu các chính sách động viên, khích lệ phù hợp. Sự thờ ơ của lãnh đạo cấp cao trong việc hỗ trợ thay đổi là một điểm yếu lớn, có thể làm giảm sự cam kết của nhân viên.

So sánh với các nghiên cứu trước, tỷ lệ thất bại trong các dự án thay đổi công nghệ thông tin cao phần lớn do yếu tố con người và sự kháng cự nội bộ. Do đó, việc tập trung xây dựng niềm tin thông qua các giải pháp truyền thông, đào tạo, tham gia và hỗ trợ là rất cần thiết. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cột thể hiện mức độ niềm tin theo từng nhóm yếu tố và bảng phân tích ANOVA minh họa sự khác biệt giữa các nhóm nhân viên.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường truyền thông và minh bạch mục tiêu: Tổ chức các buổi họp, hội thảo trực tiếp và trực tuyến để giải thích rõ ràng về nhu cầu thay đổi, lợi ích và tính khả thi của phần mềm iBOM. Mục tiêu là nâng tỷ lệ niềm tin về nhu cầu thay đổi lên trên 85% trong vòng 1 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo và đội dự án.

  2. Xây dựng chương trình đào tạo và hỗ trợ kỹ năng: Thiết kế các khóa đào tạo thực hành, hướng dẫn sử dụng phần mềm phù hợp với từng nhóm nhân viên, đặc biệt là nhóm nhân viên lâu năm. Mục tiêu tăng niềm tin về tính khả thi lên 75% trong 2 tháng. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp với iSoftco.

  3. Thúc đẩy sự tham gia và phản hồi của nhân viên: Thiết lập kênh tiếp nhận ý kiến, phản hồi và đề xuất cải tiến phần mềm, đồng thời tổ chức các buổi phỏng vấn tạo động lực để giải tỏa nghi ngại. Mục tiêu tăng niềm tin về sự phù hợp và hỗ trợ lên 70% trong 3 tháng. Chủ thể thực hiện: Đội dự án và quản lý trực tiếp.

  4. Triển khai chính sách khen thưởng và công nhận: Áp dụng các phần thưởng vật chất và tinh thần cho những cá nhân, nhóm có đóng góp tích cực trong quá trình triển khai và vận hành phần mềm. Mục tiêu nâng niềm tin về giá trị cá nhân lên 70% trong 3 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo và phòng nhân sự.

  5. Tăng cường vai trò lãnh đạo và cam kết quản lý cấp cao: Đào tạo và khuyến khích lãnh đạo cấp cao thể hiện sự ủng hộ, tham gia trực tiếp vào các hoạt động triển khai, tạo hiệu ứng lan tỏa tích cực. Mục tiêu nâng niềm tin về sự hỗ trợ lên 75% trong 2 tháng. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo công ty.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp: Nhận diện các yếu tố ảnh hưởng đến niềm tin nhân viên trong quá trình thay đổi, từ đó xây dựng chiến lược quản lý sự thay đổi hiệu quả, giảm thiểu rủi ro thất bại dự án công nghệ.

  2. Phòng nhân sự và quản lý dự án: Áp dụng các công cụ đo lường niềm tin và các giải pháp đào tạo, truyền thông để nâng cao sự sẵn sàng thay đổi của nhân viên, đặc biệt trong các dự án triển khai phần mềm quản lý.

  3. Nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, công nghệ thông tin: Tham khảo mô hình lý thuyết và phương pháp nghiên cứu thực tiễn về quản trị sự thay đổi trong doanh nghiệp ứng dụng công nghệ.

  4. Đơn vị phát triển phần mềm và tư vấn quản lý: Hiểu rõ các yếu tố tâm lý và hành vi của người dùng cuối trong quá trình triển khai phần mềm, từ đó thiết kế giải pháp phù hợp, tăng khả năng chấp nhận và sử dụng sản phẩm.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao niềm tin của nhân viên lại quan trọng trong quản lý sự thay đổi?
    Niềm tin ảnh hưởng trực tiếp đến thái độ và hành vi của nhân viên, quyết định họ sẽ ủng hộ hay chống đối sự thay đổi. Nghiên cứu cho thấy sự thành công của các dự án thay đổi phụ thuộc lớn vào mức độ niềm tin này.

  2. Thang đo OCRBS có ưu điểm gì trong đánh giá niềm tin?
    OCRBS bao gồm 24 biến đo lường đa chiều về niềm tin, được xây dựng dựa trên tổng hợp nhiều nghiên cứu, có độ tin cậy cao và phù hợp áp dụng trong nhiều giai đoạn của quá trình thay đổi.

  3. Làm thế nào để tăng niềm tin về giá trị cá nhân khi áp dụng phần mềm mới?
    Cần thiết kế các chính sách khen thưởng, công nhận đóng góp, đồng thời truyền thông rõ ràng về lợi ích cá nhân như nâng cao kỹ năng, cơ hội thăng tiến và cải thiện thu nhập.

  4. Vai trò của lãnh đạo cấp cao trong việc gia tăng niềm tin là gì?
    Lãnh đạo cấp cao cần thể hiện cam kết rõ ràng, "nói đi đôi với làm", tham gia trực tiếp vào quá trình triển khai để tạo sự tin tưởng và động lực cho nhân viên.

  5. Phương pháp phỏng vấn tạo động lực giúp giảm kháng cự như thế nào?
    Phương pháp này tập trung lắng nghe, đồng cảm và dẫn dắt nhân viên tự nhận thức về lợi ích của sự thay đổi, từ đó giảm bớt nghi ngại và tăng sự sẵn sàng tham gia.

Kết luận

  • Niềm tin của nhân viên Công ty Khang Hy vào sự thay đổi khi áp dụng phần mềm iBOM hiện chỉ ở mức trung bình, với các yếu tố niềm tin đều chưa đạt mức cao cần thiết.
  • Nhân viên mới có xu hướng tin tưởng hơn vào nhu cầu thay đổi so với nhân viên lâu năm, cho thấy cần có chiến lược riêng để tác động nhóm này.
  • Sự thờ ơ của lãnh đạo cấp cao và thiếu các chính sách động viên là những điểm yếu lớn ảnh hưởng đến thành công của dự án.
  • Các giải pháp đề xuất tập trung vào truyền thông, đào tạo, tham gia, hỗ trợ và khen thưởng nhằm gia tăng niềm tin trong vòng 3 tháng tới.
  • Nghiên cứu cung cấp cơ sở khoa học và thực tiễn để Công ty Khang Hy cũng như các tổ chức khác xây dựng chiến lược quản lý sự thay đổi hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trong kỷ nguyên số.

Hành động tiếp theo: Ban lãnh đạo và đội dự án cần triển khai ngay các giải pháp đề xuất, đồng thời tiếp tục theo dõi và đánh giá niềm tin của nhân viên qua các giai đoạn để điều chỉnh kịp thời. Để biết thêm chi tiết và hỗ trợ triển khai, liên hệ chuyên gia quản trị sự thay đổi hoặc đơn vị tư vấn phần mềm uy tín.