CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUY TRÌNH GIAO NHẬN VẬN TẢI TẠI CÁC CÔNG TY LOGISTICS 1. Thế nào là hiệu quả và quy trình giao nhận hiệu quả *Hiệu quả Hiệu quả (Efficiency) là khả năng tạo ra một kết quả mong muốn hoặc khả năng tạo ra sản lượng mong muốn. Khi điều gì đó được coi là hiệu quả, điều đó có nghĩa là nó có một kết quả dự kiến hoặc mong đợi, hoặc tạo ra một ấn tượng sâu sắc và sống động. Trong vật lý , một lý thuyết hiệu quả , tương tự như lý thuyết hiện tượng học, là một khuôn khổ nhằm giải thích các tác động (quan sát) nhất định mà không khẳng định rằng lý thuyết này mô hình hóa chính xác các quá trình cơ bản (không được quan sát).
Trong y học , hiệu quả liên quan đến mức độ hoạt động của một phương pháp điều trị trong thực tế, đặc biệt là được thể hiện trong các thử nghiệm lâm sàng thực tế , trái ngược với hiệu quả , đo lường mức độ hoạt động của nó trong các thử nghiệm lâm sàng giải thích hoặc các nghiên cứu trong phòng thí nghiệm. Trong khoa học quân sự , hiệu quả là một tiêu chí được sử dụng để đánh giá những thay đổi được xác định trong hệ thống mục tiêu, trong hành vi, khả năng hoặc tài sản của nó, gắn liền với việc đạt được trạng thái cuối, đạt được mục tiêu hoặc tạo ra hiệu ứng. Trong hoạt động sản xuất, hiệu quả có thể được hiểu theo 2 cách, thứ nhất là sử dụng các nguồn lực tạo nên một xã hội để thỏa mãn nhu cầu và mong muốn của các cá nhân tạo nên nó, hoặc là sử dụng lượng tài nguyên tối thiểu cần thiết để sản xuất để có được lợi nhuận hoặc đặt mục tiêu, được xác định bởi tỉ số giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó. Hiệu quả thường gắn với kết quả cuối cùng của các hoạt động mà doanh nghiệp thực hiện.
Có rất nhiều khái niệm về hiệu quả, tuy nhiên về cơ bản chúng ta có thể hiểu là hiệu quả là việc sử dụng đúng các nguồn lực sẵn có để đạt được kết quả hoặc đạt được các mục tiêu đã nêu. *Quy trình hiệu quả SVTH: Hồ Nguyễn Việt Linh Trang 5 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Lê Hoàng Thiên Tân Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau.
Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Điều này giúp cho hiệu quả công việc cao, tránh mất thời gian mà không mang lại một lợi ích nào. Trong hoạt động doanh nghiệp, quy trình làm việc là quá trình quan trọng tạo ra giá trị nội bộ cho mỗi doanh nghiệp. Ở đó những hướng dẫn, quy định cụ thể để thực hiện từng bước của công việc theo một trật tự cố định. Thông quá đó, doanh nghiệp sẽ đạt được những kỳ vọng, những mục tiêu đã đề ra ngay từ đầu.
Còn trong hoat động giao nhận, quy trình là trình tự tất cả các bước, tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng). Về quy trình giao nhận hiệu quả, không có khái niệm nào nói về nó, tuy nhiên chúng ta có thể đưa ra tiêu chí để đánh giá, từ đó giúp con ty tìm được hướng giải quyết, từ đó nâng cao hiệu quả của quy trình giao nhận. *Một quy trình giao nhận hàng hóa được xem là hiệu quả nếu quy trình đó đạt được những tiêu chí sau: Nhanh chóng: Một quy trình giao nhận được xem là hiệu quả nếu hàng hóa đến tay khách hàng đúng thời gian, thậm chí có thể nhanh hơn thời gian được đàm phán, ký kết trong hợp đồng mà hàng hóa vẫn đảm bảo an toàn, từ đó tạo sự uy tín, tín nhiệm của khách hàng, khác hàng sẽ gắn bó lâu dài với công ty. Nếu quy trình vận chuyển không được xây dựng với các bước chặt chẽ, không trơn tru thì việc xử lý đơn hàng ít nhiều sẽ gặp phải gián đoạn.
Điều này khiến đơn hàng được xử lý chậm và ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian vận chuyển đã cam kết với khách hàng, từ đó làm mất uy tín đối với khách hàng. Đảm bảo an toàn: Đây là tiêu chí thứ hai để đánh giá rằng quy trình giao nhận của công ty có hiệu quả hay không. Bất cứ khách hàng nào cũng muốn hàng hóa được vận chuyển đến tay mình đều được đảm bảo an toán, không bị bất kỳ hư hại nào, nếu doanh nghiệp nào làm tốt họ sẽ gắn bó với doanh nghiệp đó lâu dài. Tuy nhiên tình trạng đơn hàng bị giao nhầm, bị thất lạc hay mất cắp là điều khó tránh khỏi, đặc biệt với những bên có quy trình giao nhận hàng hóa lỏng lẻo.
Bên cạnh đó hàng hóa còn gặp phải sự cố trong suốt quá trình vận chuyển. Nhẹ thì đơn hàng chỉ bị hư hỏng phần ngoài, nặng thì có thể hỏng tất cả và không sử dụng được. Ngay từ những bước đầu tiên nếu đơn hàng đã không được quản lý và kiểm tra chặt chẽ nên rất dễ xảy ra sai sót trong quá trình vận chuyển. Tiết kiệm chi phí: Một quy trình giao nhận hàng hóa hiệu quả thì chi phí phải thấp nhất mức có thể, đây là tiêu chí không thể thiếu.
Nếu quy trình giao nhận đảm SVTH: Hồ Nguyễn Việt Linh Trang 6 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Lê Hoàng Thiên Tân bảo được thời gian giao hàng, hàng hóa được an toàn nhưng chi phí lại ở mức cao thì khách hàng cũng sẽ không gắn bó với doanh nghiệp lâu dài. Một quy trình giao nhận hàng được xem là hiệu quả thì dựa vào rất nhiều tiêu chí, nhưng ba tiêu chí trên là không thể thiếu, nó quyết định trực tiếp đến dự đánh giá hiệu quả của quy trình giao nhận.Từ đó doanh nghiệp có thể dựa vào để đưa ra các hướng giải quyết, thay đổi, các giải pháp thiết thực giúp công ty nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Khái quát chung về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu 1.
Khái niệm về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Giao nhận hàng hóa hay giao nhận xuất nhập khẩu là sự phối hợp vận chuyển hàng từ địa điểm này đến địa điểm khác. Các hoạt động vận chuyển sẽ thông qua một hay nhiều phương thức vận chuyển khác nhau như: Đường biển, đường sông, đường bộ, đường sắt và đường hàng không. Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm tử nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi mặt thư nhất là thủ tục thương mại đã hình thành. Giao nhận gần liên và song hành với quá trình vận tại.
Thông qua giao nhận, các tác nghiệp vận tải được tiến hành: tập kết hàng hoã, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói thủ tục, chứng tử. Với nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận. Theo Quy tác mẫu của FIATA về dịch vụ giao nhận “Dịch vụ giao nhận (Tiếng anh Freight forwarding) là bất kì loại dịch vụ nào liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng hóa cũng như dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ trên, kể cả các vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa” Theo Luật Thương mại Việt Nam mới nhất “Giao nhận hàng hóa là hành vĩ thương mại theo đó người làm dịch vụ giao nhận hàng hóa nhân hàng từ người gửi, tổ chức vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm các thủ tục giấy tờ và các dịch vụ khác có SVTH: Hồ Nguyễn Việt Linh Trang 7 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Lê Hoàng Thiên Tân liên quan để giao hàng cho người nhận theo ủy thác của chủ hàng của người vận tải hoặc của người giao nhân khác” Như vậy, về cơ bản giao nhận hàng hóa là tập hợp những nghiệp vụ, thủ tục có liên quan đến quá trình vận tải nhằm thực hiện việc di chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến hàng (người gửi hàng) đến nơi nhận hàng (người nhận hàng) Phạm vi các dịch vụ giao nhận • Phạm vi các dịch vụ giao nhận là nội dung cơ bản của dịch vụ giao nhận kho vận.
Trừ khi bán thân người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) muốn tự mình làm gia làm bất kì khâu thủ tục, chúng từ nào đó • Thông thường, người giao nhận có thể thay mặt người gửi hàng (hoặc người nhận hàng) lo liệu quá trình vận chuyển hàng hóa qua các cung đoạn cho đen tay người nhan cuối cùng • Người giao nhân có thể làm dịch vụ một cách trực tiếp hoặc thông qua đại lý và thuc dịch vụ của những người thứ ba khác. Đặc điểm về hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu a. Người giao nhận Trong xu thế thương mại toàn cầu hoá cùng với sự phát triển nhiều hình thức vận tải mới trong những thập niên qua, việc dịch chuyển hàng hóa từ người bán đến người mua thường phải trải qua nhiều hơn một phương thức vận tải với các thủ tục xuất khẩu, nhập khẩu và những thủ tục khác liên quan. Vì vậy xuất hiện người giao nhận với nhiệm vụ thu xếp tất cả những vấn đề thủ tục và các phương thức vận tải nhằm dịch chuyển hàng hóa từ quốc gia này đến quốc gia khác một cách hợp lý và giảm thiểu chi phí.
Những dịch vụ mà người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản truyền thống như đặt chỗ đóng hàng, nơi dùng để kiểm tra hàng hoá, giao nhận hàng hoá mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như tư vấn chọn tuyến đường vận chuyển, chọn hãng tàu vận tải, làm thủ tục hải quan, đóng gói bao bì hàng hoá,. SVTH: Hồ Nguyễn Việt Linh Trang 8 Khoá luận tốt nghiệp GVHD: ThS. Lê Hoàng Thiên Tân Về người giao nhận, hiện tại chưa có một khái niệm thống nhất được Quốc tế công nhận. Người ta thường hiểu người kinh doanh giao dịch vụ giao nhận hay các doanh nghiệp giao nhận là người giao nhận (Forwarder, Freight Forwarder, Forwading Agent).