Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh toàn cầu hóa và sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế tri thức, nguồn nhân lực chất lượng cao trở thành yếu tố then chốt quyết định sự thành công và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tại Việt Nam, đặc biệt trong lĩnh vực tư vấn du học và đào tạo nhân lực, nhu cầu tuyển dụng và đào tạo nhân sự ngày càng gia tăng nhằm đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của thị trường. Công ty Cổ phần Quốc tế ICO - Chi nhánh Hồ Chí Minh, thành lập năm 2014, đã nhanh chóng mở rộng quy mô với gần 70 lớp học tiếng Nhật, Hàn và tuyển sinh gần 300 du học sinh năm 2016, dự kiến tăng lên 648 học sinh năm 2017. Tuy nhiên, công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự tại chi nhánh này còn nhiều bất cập, thể hiện qua tỷ lệ nghỉ việc cao (12 người trong 6 tháng đầu năm 2017 trên tổng số 47 nhân viên, trong đó 11 người nghỉ do không phù hợp công việc).

Mục tiêu nghiên cứu nhằm phân tích, đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự tại ICO Chi nhánh Hồ Chí Minh giai đoạn 2017-2021, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực, góp phần phát triển bền vững công ty. Phạm vi nghiên cứu tập trung tại chi nhánh Hồ Chí Minh, sử dụng dữ liệu từ năm 2014 đến nay, với đối tượng khảo sát là toàn bộ 47 nhân viên thuộc các bộ phận giáo viên, tuyển sinh, hồ sơ, hành chính-kế toán. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc cải thiện chất lượng nhân sự, giảm thiểu chi phí tuyển dụng lại và đào tạo lại, đồng thời nâng cao năng suất lao động và uy tín của công ty trên thị trường du học quốc tế.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Nghiên cứu dựa trên các lý thuyết quản trị nguồn nhân lực, tập trung vào hai lĩnh vực chính: tuyển dụng và đào tạo nhân sự.

  1. Lý thuyết tuyển dụng nhân sự: Tuyển dụng được định nghĩa là quá trình thu hút và lựa chọn các cá nhân phù hợp với yêu cầu công việc và văn hóa tổ chức (Phạm Đức Thành, 2006). Quy trình tuyển dụng gồm 10 bước từ chuẩn bị, thông báo tuyển dụng, thu nhận hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra, phỏng vấn lần hai, xác minh, khám sức khỏe, ra quyết định đến bố trí công việc. Tuyển dụng hiệu quả giúp xây dựng nguồn nhân lực phù hợp, giảm chi phí đào tạo và tăng sự gắn bó của nhân viên.

  2. Lý thuyết đào tạo nguồn nhân lực: Đào tạo là quá trình có kế hoạch nhằm nâng cao kiến thức, kỹ năng và thái độ làm việc của nhân viên để thực hiện công việc hiệu quả hơn (Gordon, 1992; Raymond A. Noe, 2010). Phương pháp đào tạo bao gồm đào tạo trong công việc (On the Job Training) như chỉ dẫn công việc, thực tập, kèm cặp, luân chuyển công việc và đào tạo ngoài công việc (Off the Job Training) như lớp học tập trung, cử đi học chính quy, hội thảo, đào tạo trực tuyến. Quy trình đào tạo gồm xác định nhu cầu, thực hiện kế hoạch và đánh giá hiệu quả đào tạo.

  3. Các khái niệm chính: nguồn nhân lực, tuyển dụng nhân sự, đào tạo nhân sự, quy trình tuyển dụng, quy trình đào tạo, hiệu quả công tác nhân sự.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng kết hợp dữ liệu sơ cấp và thứ cấp:

  • Dữ liệu sơ cấp: Thu thập qua bảng câu hỏi khảo sát 47 nhân viên tại ICO Chi nhánh Hồ Chí Minh, bao gồm các bộ phận giáo viên, tuyển sinh, hồ sơ, hành chính-kế toán. Bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên các lý thuyết quản trị nguồn nhân lực và tham khảo các nghiên cứu trước đây, đảm bảo phù hợp với thực trạng công ty. Tác giả hướng dẫn chi tiết cách thực hiện khảo sát, bảo mật thông tin cá nhân, thu về 100% số phiếu.

  • Dữ liệu thứ cấp: Thu thập từ báo cáo phòng hành chính-kế toán, các văn bản pháp luật liên quan, tài liệu ngành, báo cáo hoạt động kinh doanh từ năm 2014 đến nay.

Phương pháp phân tích bao gồm thống kê mô tả, so sánh, đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng và đào tạo dựa trên số liệu thu thập được. Ngoài ra, tác giả tiến hành phỏng vấn chuyên gia, trưởng các bộ phận để làm rõ nguyên nhân và đề xuất giải pháp. Phân tích dữ liệu được thực hiện theo timeline từ năm 2014 đến 2017, tập trung vào giai đoạn 2017-2021 để đề xuất các giải pháp khả thi.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tỷ lệ nghỉ việc cao và nguyên nhân không phù hợp công việc: Trong 6 tháng đầu năm 2017, tỷ lệ nghỉ việc là 25,5% (12/47 nhân viên), trong đó 91,7% nghỉ việc do không phù hợp công việc. Điều này cho thấy quy trình tuyển dụng chưa hiệu quả trong việc lựa chọn ứng viên phù hợp.

  2. Cơ cấu nhân sự trẻ và trình độ cao: 78,72% nhân viên trong độ tuổi 25-30, 100% có trình độ đại học trở lên. Tuy nhiên, thâm niên làm việc chủ yếu dưới 2 năm, cho thấy sự luân chuyển nhân sự nhanh và thiếu ổn định.

  3. Phân bổ nhân sự theo chức năng: Bộ phận tuyển sinh và giáo viên chiếm tỷ trọng lớn nhất (19 và 17 người năm 2017), đóng vai trò đầu tàu trong hoạt động công ty. Bộ phận tuyển sinh chủ yếu là nam giới (chiếm 45%), do yêu cầu di chuyển và kỹ năng giao tiếp cao; giáo viên chủ yếu là nữ, phù hợp với công tác giảng dạy ngoại ngữ.

  4. Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng mạnh nhưng không tương xứng với tăng trưởng nhân sự: Doanh thu tăng 155% từ 2015 đến 2016, lợi nhuận gộp tăng 176%, nhưng nhân sự tăng gần gấp đôi từ 2016 đến 2017. Điều này cho thấy hiệu quả sử dụng nhân lực chưa tối ưu, ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các vấn đề trên bao gồm quy trình tuyển dụng chưa bài bản, thiếu kiểm tra, xác minh kỹ năng và phẩm chất ứng viên, dẫn đến tuyển dụng sai người. Việc đào tạo chưa được tổ chức hệ thống, chưa xác định rõ nhu cầu đào tạo theo từng bộ phận và cá nhân, gây lãng phí nguồn lực và giảm hiệu quả làm việc. So sánh với các nghiên cứu trong ngành, tỷ lệ nghỉ việc cao và thâm niên thấp là dấu hiệu cảnh báo về chất lượng quản trị nhân sự.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ cơ cấu nhân sự theo độ tuổi, giới tính, chức năng và bảng thống kê tỷ lệ nghỉ việc, doanh thu, lợi nhuận qua các năm để minh họa rõ nét thực trạng. Kết quả nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoàn thiện quy trình tuyển dụng và đào tạo nhằm nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, giảm chi phí tuyển dụng lại và tăng năng suất lao động.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng bộ phận nhân sự chuyên trách tuyển dụng và đào tạo: Thành lập phòng nhân sự chuyên biệt với đội ngũ có chuyên môn cao để quản lý toàn bộ quy trình tuyển dụng và đào tạo. Mục tiêu giảm tỷ lệ nghỉ việc xuống dưới 10% trong vòng 2 năm. Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo công ty, phòng nhân sự.

  2. Hoàn thiện quy trình tuyển dụng: Áp dụng quy trình tuyển dụng chuẩn gồm phân tích công việc rõ ràng, kiểm tra, xác minh hồ sơ nghiêm ngặt, phỏng vấn đa vòng và đánh giá năng lực toàn diện. Thời gian triển khai: 6 tháng đầu năm 2018. Mục tiêu nâng cao tỷ lệ tuyển dụng thành công, giảm chi phí tuyển dụng lại. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự phối hợp các bộ phận liên quan.

  3. Xác định nhu cầu đào tạo cụ thể và xây dựng kế hoạch đào tạo bài bản: Thực hiện khảo sát nhu cầu đào tạo theo từng bộ phận và cá nhân, xây dựng chương trình đào tạo phù hợp với yêu cầu công việc và xu hướng công nghệ. Thời gian thực hiện: quý 3-4 năm 2018. Mục tiêu nâng cao kỹ năng, kiến thức nhân viên, tăng hiệu quả công việc. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự, quản lý các bộ phận.

  4. Đánh giá hiệu quả đào tạo và cải tiến liên tục: Thiết lập hệ thống đánh giá kết quả đào tạo dựa trên phản hồi của học viên, hiệu suất công việc và chi phí đào tạo. Thực hiện đánh giá định kỳ hàng năm để điều chỉnh chương trình. Chủ thể thực hiện: Phòng nhân sự, ban lãnh đạo.

  5. Xây dựng chính sách phụ cấp, thưởng và giữ chân nhân viên: Hoàn thiện chính sách đãi ngộ, tạo động lực làm việc và gắn bó lâu dài với công ty, đặc biệt với nhân viên có thâm niên và hiệu quả công việc cao. Mục tiêu giảm tỷ lệ nghỉ việc và tăng sự hài lòng của nhân viên. Thời gian triển khai: 2018-2019.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo doanh nghiệp trong lĩnh vực giáo dục và tư vấn du học: Nghiên cứu giúp hiểu rõ các vấn đề nhân sự đặc thù, từ đó xây dựng chiến lược tuyển dụng và đào tạo phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

  2. Phòng nhân sự và quản lý nhân sự: Cung cấp các phương pháp, quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự bài bản, giúp cải thiện chất lượng nguồn nhân lực và giảm thiểu chi phí vận hành.

  3. Các nhà nghiên cứu và sinh viên chuyên ngành quản trị nhân lực, kinh tế: Tài liệu tham khảo thực tiễn về quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp tư vấn du học, góp phần phát triển nghiên cứu học thuật.

  4. Các công ty tư vấn du học và đào tạo nhân lực: Áp dụng các giải pháp đề xuất để hoàn thiện công tác nhân sự, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững trên thị trường.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao tỷ lệ nghỉ việc tại ICO Chi nhánh Hồ Chí Minh lại cao?
    Tỷ lệ nghỉ việc cao chủ yếu do tuyển dụng chưa chính xác, nhân viên không phù hợp với yêu cầu công việc và áp lực công việc lớn. Ví dụ, trong 6 tháng đầu năm 2017, 91,7% nhân viên nghỉ việc vì lý do này.

  2. Quy trình tuyển dụng hiện tại của công ty có điểm gì cần cải thiện?
    Cần hoàn thiện quy trình với các bước kiểm tra, xác minh hồ sơ kỹ lưỡng hơn, phỏng vấn đa vòng và đánh giá năng lực toàn diện để chọn đúng ứng viên phù hợp, giảm thiểu sai sót.

  3. Đào tạo nhân sự tại ICO được thực hiện như thế nào?
    Hiện tại, đào tạo chưa bài bản, chưa xác định rõ nhu cầu theo từng bộ phận. Công ty cần xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể, kết hợp đào tạo trong và ngoài công việc để nâng cao kỹ năng nhân viên.

  4. Làm thế nào để giảm chi phí tuyển dụng lại và đào tạo lại?
    Bằng cách hoàn thiện quy trình tuyển dụng, lựa chọn ứng viên phù hợp ngay từ đầu và tổ chức đào tạo hiệu quả, công ty sẽ giảm thiểu chi phí do tuyển dụng sai và đào tạo không hiệu quả.

  5. Chính sách giữ chân nhân viên có vai trò như thế nào?
    Chính sách đãi ngộ, phụ cấp, thưởng hợp lý giúp tạo động lực làm việc, tăng sự gắn bó của nhân viên với công ty, từ đó giảm tỷ lệ nghỉ việc và duy trì nguồn nhân lực ổn định.

Kết luận

  • Nghiên cứu đã phân tích và đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng và đào tạo nhân sự tại Công ty Cổ phần Quốc tế ICO - Chi nhánh Hồ Chí Minh giai đoạn 2017-2021, chỉ ra các tồn tại như tỷ lệ nghỉ việc cao, quy trình tuyển dụng và đào tạo chưa hoàn chỉnh.
  • Cơ cấu nhân sự trẻ, trình độ cao nhưng thâm niên làm việc thấp, ảnh hưởng đến sự ổn định và hiệu quả công việc.
  • Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng mạnh nhưng chưa tương xứng với sự gia tăng nhân sự, cho thấy hiệu quả sử dụng nguồn lực chưa tối ưu.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể gồm xây dựng bộ phận nhân sự chuyên trách, hoàn thiện quy trình tuyển dụng, xác định nhu cầu và kế hoạch đào tạo, đánh giá hiệu quả đào tạo và chính sách giữ chân nhân viên.
  • Các bước tiếp theo là triển khai các giải pháp trong giai đoạn 2017-2021, theo dõi, đánh giá và điều chỉnh để nâng cao chất lượng nguồn nhân lực, góp phần phát triển bền vững công ty.

Hành động ngay hôm nay để hoàn thiện công tác nhân sự, nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển bền vững cho ICO Chi nhánh Hồ Chí Minh!