CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm liên quan 1.1 Quản lý Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết với hợp tác lao động.Mác cho rằng, quản lý xuất hiện như là một kết quả tất nhiên của sự chuyển nhiều lao động tản mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội, có nghĩa là lao động chung nào mà tiến hành trên một quy mô lớn đều có sự chỉ đạo để điều hoà một vấn đề, các hoạt động cá nhân, các mục đích cá nhân. Sự chỉ đạo đó phải là chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa vận động của cơ chế sản xuất với những vận động cá nhân hợp thành cơ chế sản xuất đó. Quản lý được hiểu theo nghĩa chung nhất là sự tác động có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trội của hệ thống, nhằm đưa hệ thống tới mục tiêu tốt nhất trong điều kiện môi trường biến động (TS. Dương Hữu Hạnh, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, Thành phố Hồ Chí Minh, 2004).
Bất kỳ tổ chức, đơn vị kinh doanh nào, hệ thống quản lý cũng bao gồm hai phân hệ: Chủ thể quản lý và đối tượng hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý.Trong hệ thống này, giữa hai bộ phận có mối quan hệ qua lại gọi là mối quan hệ quản lý. Bộ phận quản lý bao gồm cấu trúc bộ máy quản lý, các chức năng quản lý; đội ngũ cán bộ quản lý, bao gồm: Giám đốc, phó Giám đốc, trưởng và phó các phòng ban, bộ phận; các mối quan hệ quản lý, các phương tiện vật chất kỹ thuật để thực hiện trong quá trình quản lý, hệ thống các phương pháp quản lý. Bộ phận bị quản lý bao gồmcác bộ phận sản xuất, hệ thống máy móc thiết bị, các phương pháp công nghệ. 3 Như vậy chủ thể quản lý trên cơ sở mục tiêu đã xác định, tác động lên đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng quản lý, chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra.
Thông qua mối liên hệ trên, muốn quản lý hiệu quả cần phải có bộ máy quản lý hoàn thiện. Bộ máy quản lý và tổ chức bộ máy quản lý - Bộ máy quản lý là một hệ thống liên kết các bộ phận, phòng ban có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định trong doanh nghiệp nhằm hoàn thành các mục tiêu, mục đích một cách có hiệu quả, góp phần làm cho doanh nghiệp chủ động, linh hoạt, thích ứng với sự biến động không ngừng của cơ chế thị trư- ờng(TS. Dương Hữu Hạnh, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, Thành phố Hồ Chí Minh, 2004). - Tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận, các đơn vị, cá nhân khác nhau có mối quan hệ qua lại, phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức năng quản trị và mục đích chung đã đợc xác định của doanh nghiệp (Ngô Đình Giao, Giáo trình quản trị kinh doanh, NXB thống kê, Hà Nội, 2007).
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp bao gồm các nội dung sau đây: + Xác lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý; + Xác định chức năng, nhiệm vụ của các các bộ phận, cá nhân trong bộ máy quản lý. + Thiết lập mối quan hệ giữa các bộ phận, cá nhân. Mục tiêu của tổ chức bộ máy quản lý là tạo môi trường thuận lợi cho các bộ phận, cá nhân phát huy đầy đủ năng lực của mình để hoàn thành mục tiêu phát triển của doanh nghiệp. Mục tiêu cụ thể bao gồm: + Xây dựng bộ máy gọn nhẹ, có hiệu lực; + Xác định vị trí, vai trò của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức; + Phối hợp, điều hòa các hoạt động quản lý; 4 + Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp; + Xây dựng văn hóa doanh nghiệp; + Tạo động lực cho người lao động.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất, thông qua đó sử dụng hợp lý các tiềm năng, cơ hội của doanh nghiệp vì con người được xem là nguồn lực của mọi nguồn lực. Quản lý là nhân tố hết sức quan trọng để nâng cao năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh. Mục đích của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là nhằm tạo lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò, nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện sao cho có sự cộng tác thống nhất để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.2 Bản chất và vai trò của công tác tổ chức bộ máy quản lý 1.1 Bản chất của công tác tổ chức bộ máy quản lý Công tác tổ chức bộ máy quản lý là hoạt động quản lý nhằm thiết lập một hệ thống các bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó có thể phối hợp với nhau một cách tốt nhất để thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức(TS. Dương Hữu Hạnh, Quản trị doanh nghiệp, NXB Thống kê, Thành phố Hồ Chí Minh, 2004).
Thực chất công tác tổ chức máy quản lý là việc xây dựng, hoàn thiện cơ cấu tổ chức, tạo khuôn khổ để thực hiện quá trình đưa kế hoạch vào thực tiễn và các quá trình tổ chức khác. Là việc phân công lao động một cách khoa học, rõ ràng, chỉ rõ nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng cấp, từng bộ phận, là việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn liền với họ là những nguồn lực khác. Qua đó mọi thành viên của tổ chức sẽ xác định được mình phải làm gì, chịu trách nhiệm như thế nào để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Trên cơ sở đó tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng giữa những bộ phận, con người trong tổ chức nhằm biến sức mạnh của nhiều người thành sức mạnh chung để thực hiện mục tiêu kinh tế - xã hội của tổ chức.
5 Công tác tổ chức bộ máy quản lý là một vấn đề không quá khó nhưng cũng không dễ đối với các nhà quản lý: không quá khó vì đây là một công việc cơ bản mang tính ổn định tương đối cao đối với mỗi tổ chức, không dễ vì các nhà quản lý phải nắm chắc được tình hình của tổ chức, phải biết phối hợp những chức năng chuyên môn khác nhau trong quá trình triển khai các kế hoạch. Công tác tổ chức bộ máy quản lý có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, quyết định phần lớn sự thành bại của tổ chức. Trong xu hướng của cơ chế thị trường luôn biến động và có sự luân chuyển thường xuyên. Việc thực hiện công tác tổ chức bộ máy quản lý phải luôn mang tính khoa học, đồng thời phải có sự sáng tạo, linh hoạt để có khả năng thích nghi nhằm đáp ứng, bắt kịp sự thay đổi của đối tượng quản lý cũng như môi trường cả về quy mô và mức độ phức tạp.2 Vai trò của tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Tổ chức bộ máy quản lý có vai trò to lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, quyết định chiến lược phát triển, thiết lập các quan hệ: đầu vào – sản xuất kinh doanh – đầu ra, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, hiệu quả kinh doanh và sức cạnh tranh của doanh nghiệp, quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp.
Tổ chức bộ máy quản lý khoa học, phù hợp với nhiệm vụ đề ra để tạo lập được năng lực hoạt động mới, thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển, sử dụng tốt nguồn lực, nhất là nguồn lực con người, vật chất, tài chính – là những giá trị cốt lõi để tạo ra hiệu quả và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. Việc phân công lao động một cách khoa học, xác định hợp lý trách nhiệm quyền hạn của các bộ phận, cá nhân đến chuẩn hóa trong công tác quản lý là những yếu tố căn bản để nâng cao hiệu lực quản lý. Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý sẽ tạo nền móng vững chắc cho hoạt động kinh doanh nói chung và hoạt động quản lý nói riêng hoạt động có hiệu lực, hiệu quả. Ngược lại, tổ chức bộ máy không phù hợp sẽ dẫn đến chồng 6 chéo hoặc những khoảng trống trong quản lý sẽ làm giảm hiệu lực, hiệu quả quản lý, không đáp ứng những đòi hỏi của thị trường, cản trở hoặc làm mất cơ hội kinh doanh.3 Nội dung tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.1 Các dạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản * Cơ cấu tổ chức trực tuyến Được áp dụng cho những doanh nghiệp vừa và nhỏ, sản xuất kinh doanh không quá phức tạp và tính chất sản xuất liên tục.
Đặc điểm của mô hình: Người cấp dưới chịu sự lãnh đạo trực tiếp của cấp trên, nhận nhiệm vụ và chỉ báo cáo với một cấp trên trực tiếp. Ngược lại cấp trên trực tiếp chịu hoàn toàn trách nhiệm về mọi quyết định của mình. Ưu điểm: Đây là mô hình thực hiện được chế độ một thủ trưởng do đó các quyết định được ra nhanh có hiệu lực mạnh mẽ và kịp thời, chế độ trách nhiệm rõ ràng, kinh phí quản lý ít, phù hợp với các tổ chức trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bảo đảm sự thống nhất, loại trừ những bất trắc do sự khác biệt, mỗi thành viên chỉ thực hiện công việc cho một nhà quản trị.
Nhược điểm: Thiếu dân chủ trong quản lý, các quyết định mang tính chuyên quyền độc đoán vì mọi quyết định tập trung vào người lãnh đạo cấp cao nhất do đó người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện tổng hợp, mô hình này hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ về từng mặt quản lý trong điều hành công việc, vì vậy sẽ không phù hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn.1: Mô hình cơ cấu trực tuyến Người lãnh đạo Người lãnh đạo tuyến 1 Người lãnh đạo tuyến 2 Các đối tượng quản lý Các đối tượng quản lý (Nguồn: Nguyễn Ngọc Huyền, Giáo trình QTKD, NXB đại học KTQD, 2013, tr.390) Trong thực tiễn, với sự phát triển của khoa học công nghệ và quản lý hiện đại, có các loại hình doanh nghiệp tuy quy mô vừa và nhỏ nhưng doanh thu rất lớn: doanh nghiệp tư vấn thiết kế, hoạt động môi giới chứng khoán, công nghệ cao, việc quản lý khá phức tạp nên thường kết hợp trực tuyến – tư vấn khi cần thiết.