Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh ngành xây dựng tại Việt Nam ngày càng phát triển, công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng giữ vai trò then chốt trong việc đảm bảo hiệu quả tài chính và tiến độ dự án. Theo báo cáo của ngành xây dựng, nhiều công trình hoàn thành nhưng chưa được thanh quyết toán đúng quy định, gây khó khăn trong quản lý vốn và lợi nhuận của doanh nghiệp. Tại Công ty TNHH Thiết Bị PCCC 2-9, hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế và thi công hệ thống phòng cháy chữa cháy (PCCC) với gần 20 năm kinh nghiệm, công tác thanh, quyết toán hợp đồng trong giai đoạn 2015-2017 còn tồn tại nhiều hạn chế ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm hệ thống hóa lý thuyết và chế độ hiện hành về thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng; phân tích thực trạng công tác này tại Công ty TNHH Thiết Bị PCCC 2-9; từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tiến độ dự án. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào các hợp đồng xây dựng của công ty trong giai đoạn 2015-2017, với trọng tâm là các quy trình, hồ sơ và nhân tố ảnh hưởng đến công tác thanh, quyết toán.

Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp xây dựng tối ưu hóa quy trình thanh toán, giảm thiểu rủi ro tài chính, đồng thời góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường xây dựng trong nước và khu vực. Các chỉ số tài chính của công ty trong giai đoạn này cho thấy doanh thu thuần tăng trưởng ổn định, tuy nhiên lợi nhuận sau thuế còn thấp, phản ánh sự cần thiết cải thiện công tác quản lý tài chính, trong đó có thanh, quyết toán hợp đồng.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý hợp đồng xây dựng, bao gồm:

  • Lý thuyết hợp đồng xây dựng: Định nghĩa hợp đồng xây dựng là thỏa thuận dân sự giữa bên giao thầu và bên nhận thầu, xác lập quyền và nghĩa vụ thực hiện công việc xây dựng. Các loại hợp đồng được phân loại theo tính chất công việc (tư vấn, thi công, cung cấp thiết bị, EPC, chìa khóa trao tay), hình thức giá (trọn gói, đơn giá cố định, điều chỉnh, theo thời gian) và mối quan hệ các bên (thầu chính, thầu phụ).

  • Mô hình quản lý thanh toán và quyết toán hợp đồng: Bao gồm quy trình thanh toán theo khối lượng hoàn thành hoặc tạm ứng, hồ sơ thanh toán, điều chỉnh giá hợp đồng, và trình tự quyết toán hợp đồng theo quy định pháp luật và tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9000.

  • Khái niệm và các nhân tố ảnh hưởng đến công tác thanh, quyết toán: Trình độ cán bộ, quy trình nội bộ, cơ chế chính sách nhà nước, chất lượng thi công, hồ sơ hoàn công, vai trò nhà thầu và tư vấn giám sát, biến động thị trường nguyên vật liệu.

Các khái niệm chính được sử dụng gồm: hợp đồng xây dựng, thanh toán hợp đồng, quyết toán hợp đồng, hồ sơ thanh toán, hồ sơ quyết toán, tạm ứng, điều chỉnh giá hợp đồng, và các loại hợp đồng xây dựng.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, kết hợp các phương pháp nghiên cứu cụ thể:

  • Thu thập dữ liệu: Số liệu tài chính, hồ sơ thanh toán, quyết toán hợp đồng của Công ty TNHH Thiết Bị PCCC 2-9 giai đoạn 2015-2017; các văn bản pháp luật liên quan đến quản lý hợp đồng xây dựng; tài liệu nội bộ công ty.

  • Phương pháp phân tích: Phân tích định lượng các chỉ tiêu tài chính (doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận, khả năng thanh toán), phân tích định tính các quy trình, nhân tố ảnh hưởng qua khảo sát và phỏng vấn cán bộ công ty.

  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Tập trung vào toàn bộ hợp đồng xây dựng của công ty trong 3 năm, với trọng tâm phân tích các hợp đồng tiêu biểu và các trường hợp thanh, quyết toán gặp khó khăn.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong năm 2018, tập trung đánh giá dữ liệu giai đoạn 2015-2017, đồng thời khảo sát thực trạng và đề xuất giải pháp đến năm 2025.

Phương pháp tổng hợp, đánh giá thực tiễn và hệ thống hóa được áp dụng để xây dựng các giải pháp hoàn thiện công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Thực trạng công tác thanh toán hợp đồng: Công ty thực hiện thanh toán theo quy trình chuẩn, tuy nhiên còn tồn tại chồng chéo giữa các bước thanh toán và quyết toán, gây kéo dài thời gian xử lý hồ sơ. Tỷ lệ thanh toán đúng hạn đạt khoảng 75%, còn 25% hồ sơ bị chậm do thiếu sót hoặc không đầy đủ chứng từ.

  2. Chất lượng hồ sơ và tiến độ thi công ảnh hưởng đến quyết toán: Khoảng 30% hồ sơ hoàn công không khớp với thực tế thi công, dẫn đến việc phải điều chỉnh thiết kế và sửa đổi hồ sơ, làm chậm tiến độ quyết toán. Chất lượng thi công chưa đồng đều, nhiều công trình phải sửa chữa, ảnh hưởng đến việc nghiệm thu và thanh toán.

  3. Năng lực cán bộ và quy trình nội bộ còn hạn chế: Đội ngũ cán bộ làm công tác thanh, quyết toán chưa chuyên môn hóa cao, thiếu kinh nghiệm trong xử lý các thủ tục phức tạp. Quy trình thanh toán chưa khoa học, nhân sự thực hiện ít và thay đổi thường xuyên, làm giảm hiệu quả công tác.

  4. Ảnh hưởng của cơ chế chính sách và biến động thị trường: Các quy định pháp luật về thanh, quyết toán thay đổi nhiều, chưa sát thực tế, gây khó khăn cho doanh nghiệp trong việc cập nhật và áp dụng. Giá nguyên vật liệu và nhân công biến động mạnh, làm phát sinh điều chỉnh giá hợp đồng phức tạp, chiếm khoảng 15-20% tổng giá trị hợp đồng.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các tồn tại trên xuất phát từ sự thiếu đồng bộ giữa quy trình nội bộ và yêu cầu pháp lý, cũng như năng lực cán bộ chưa đáp ứng được yêu cầu chuyên môn. So với các nghiên cứu trong ngành xây dựng, kết quả này tương đồng với thực trạng chung của nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, nơi công tác quản lý hợp đồng còn nhiều bất cập.

Việc trình bày dữ liệu qua biểu đồ tiến độ thanh toán, tỷ lệ hồ sơ hoàn công khớp thực tế, và bảng phân tích chi phí điều chỉnh giá hợp đồng sẽ giúp minh họa rõ nét các vấn đề tồn tại. Ý nghĩa của nghiên cứu là làm rõ các điểm nghẽn trong công tác thanh, quyết toán, từ đó đề xuất giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tiến độ dự án.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Nâng cao trình độ chuyên môn đội ngũ cán bộ thanh, quyết toán

    • Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về quản lý hợp đồng xây dựng và quy trình thanh, quyết toán theo chuẩn ISO 9000.
    • Mục tiêu: Tăng tỷ lệ hồ sơ thanh toán đúng quy định lên 90% trong vòng 2 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Ban lãnh đạo công ty phối hợp với các trung tâm đào tạo chuyên ngành.

  2. Hoàn thiện hệ thống văn bản, quy trình thanh, quyết toán

    • Xây dựng và chuẩn hóa quy trình thanh toán, quyết toán theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9000, loại bỏ các bước trung gian không cần thiết.
    • Mục tiêu: Rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ thanh toán trung bình từ 30 ngày xuống còn 15 ngày trong 1 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Quản lý dự án và Phòng Kế toán-Tài chính.

  3. Thương thảo và phối hợp chặt chẽ với chủ đầu tư

    • Thiết lập kênh giao tiếp thường xuyên để giải quyết nhanh các vướng mắc về hồ sơ, nghiệm thu và điều chỉnh hợp đồng.
    • Mục tiêu: Giảm tỷ lệ tranh chấp hợp đồng xuống dưới 5% trong 3 năm tới.
    • Chủ thể thực hiện: Ban Giám đốc và Phòng Kinh doanh.

  4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hợp đồng

    • Áp dụng phần mềm quản lý hợp đồng và thanh toán để theo dõi tiến độ, hồ sơ và cảnh báo các rủi ro.
    • Mục tiêu: Tăng tính minh bạch và kiểm soát chặt chẽ công tác thanh, quyết toán trong vòng 2 năm.
    • Chủ thể thực hiện: Phòng Kỹ thuật và Ban lãnh đạo công ty.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Doanh nghiệp xây dựng vừa và nhỏ

    • Lợi ích: Áp dụng các giải pháp hoàn thiện công tác thanh, quyết toán để nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và tiến độ dự án.
    • Use case: Cải thiện quy trình nội bộ, giảm thiểu rủi ro tài chính.

  2. Chủ đầu tư và ban quản lý dự án

    • Lợi ích: Hiểu rõ quy trình và các nhân tố ảnh hưởng đến thanh, quyết toán để phối hợp hiệu quả với nhà thầu.
    • Use case: Tăng cường kiểm soát chi phí và tiến độ dự án.

  3. Cán bộ quản lý hợp đồng và kế toán xây dựng

    • Lợi ích: Nâng cao kiến thức chuyên môn về quy trình thanh toán, quyết toán và hồ sơ liên quan.
    • Use case: Thực hiện công tác thanh toán chính xác, kịp thời.

  4. Các nhà nghiên cứu và sinh viên ngành kinh tế xây dựng

    • Lợi ích: Tham khảo mô hình nghiên cứu thực tiễn, phương pháp phân tích và đề xuất giải pháp trong lĩnh vực quản lý hợp đồng xây dựng.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, luận văn chuyên ngành.

Câu hỏi thường gặp

  1. Thanh toán hợp đồng xây dựng gồm những hình thức nào?
    Thanh toán hợp đồng xây dựng chủ yếu gồm hai hình thức: thanh toán theo khối lượng công việc hoàn thành và thanh toán theo hình thức tạm ứng. Ví dụ, mức tạm ứng tối thiểu cho hợp đồng thi công xây dựng dưới 10 tỷ đồng là 20% giá trị hợp đồng.

  2. Hồ sơ thanh toán hợp đồng xây dựng bao gồm những gì?
    Hồ sơ thanh toán thường gồm biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành, bảng tính giá trị công việc phát sinh (nếu có), đề nghị thanh toán có xác nhận của các bên liên quan. Hồ sơ này phải phù hợp với loại hợp đồng và quy định pháp luật.

  3. Nguyên nhân chính gây chậm trễ trong công tác quyết toán hợp đồng là gì?
    Nguyên nhân bao gồm hồ sơ hoàn công không khớp với thực tế thi công, năng lực cán bộ hạn chế, quy trình nội bộ chưa khoa học, và biến động giá nguyên vật liệu. Ví dụ, khoảng 30% hồ sơ hoàn công tại công ty không khớp với thực tế.

  4. Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro trong thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng?
    Doanh nghiệp cần nâng cao trình độ cán bộ, hoàn thiện quy trình, phối hợp chặt chẽ với chủ đầu tư và ứng dụng công nghệ thông tin để kiểm soát tiến độ và hồ sơ. Việc này giúp giảm thiểu sai sót và tranh chấp.

  5. Thời hạn giao nộp hồ sơ quyết toán hợp đồng là bao lâu?
    Thời hạn giao nộp hồ sơ quyết toán không quá 60 ngày kể từ ngày nghiệm thu hoàn thành toàn bộ công việc, có thể kéo dài tối đa 120 ngày đối với hợp đồng quy mô lớn. Việc này giúp đảm bảo hồ sơ đầy đủ và chính xác.

Kết luận

  • Công tác thanh, quyết toán hợp đồng xây dựng tại Công ty TNHH Thiết Bị PCCC 2-9 trong giai đoạn 2015-2017 còn nhiều hạn chế về quy trình, năng lực cán bộ và chất lượng hồ sơ.
  • Các nhân tố chủ quan và khách quan như trình độ cán bộ, quy trình nội bộ, chính sách pháp luật và biến động thị trường ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công tác này.
  • Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao trình độ chuyên môn, hoàn thiện quy trình, tăng cường phối hợp với chủ đầu tư và ứng dụng công nghệ thông tin.
  • Việc triển khai các giải pháp này dự kiến sẽ cải thiện tỷ lệ thanh toán đúng hạn, rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ và giảm thiểu tranh chấp hợp đồng đến năm 2025.
  • Khuyến nghị các doanh nghiệp xây dựng và các bên liên quan tham khảo để nâng cao hiệu quả quản lý hợp đồng xây dựng, góp phần phát triển bền vững ngành xây dựng Việt Nam.

Hành động tiếp theo: Ban lãnh đạo Công ty TNHH Thiết Bị PCCC 2-9 cần triển khai ngay các chương trình đào tạo và rà soát quy trình nội bộ, đồng thời áp dụng phần mềm quản lý hợp đồng để nâng cao hiệu quả công tác thanh, quyết toán.