CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KHẢO SÁT KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ 1. Bản chất của hệ thống kiểm soát nội bộ Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm toàn bộ các chính sách, các bước kiểm soát và các thủ tục kiểm soát được thiết lập nhằm mục đích quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400 Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội bộ: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực, hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị.
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.” Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đặt ra của đơn vị: Nhằm bảo vệ tài sản, sổ sách và thông tin Nhằm thúc đẩy việc tuân thủ pháp luật Nhằm tăng cường tính hiệu lực, hiệu quả về mặt điều hành và sử dụng các nguồn lực trong đơn vị Nhằm cung cấp thông tin đáng tin cậy và lập BCTC trung thực, hợp lý Sv: Nguyễn Quang Huy 3 Lớp: CQ50/22.08 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn Tốt nghiệp 1. Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ Nhằm đảm bảo hợp lý cho việc thỏa mãn các mục tiêu kiểm soát trên, hệ thống kiểm soát nội bộ thông thường được cấu tạo bởi ba bộ phận, đó là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm những yếu tố ảnh hưởng có tính bao trùm đến việc thiết kế và vận hành của các quá trình kiểm soát nội bộ gồm cả hệ thống kế toán và các nguyên tắc và quy chế, thủ tục kiểm soát cụ thể. Những yếu tố của môi trường kiểm soát thông thường bao gồm: Đặc thù về quản lý Đặc thù về quản lý chỉ những quan điểm, triết lý và phong cách điều hành khác nhau của nhà quản lý cấp cao ở đơn vị.
Có thể không trực tiếp chỉ đạo cho các quá trình kiểm soát nội bộ, nhưng một triết lý và quan điểm chỉ đạo kinh doanh nhấn mạnh đến mục tiêu tìm kiếm lợi nhuận một cách quá mức thì vô hình dung nó sẽ làm mờ nhạt đi tính đầy đủ trong việc thiết kế các quá trình kiểm soát và suy giảm đi tính hiệu lực trong việc duy trì các quá trình kiểm soát nội bộ ấy. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức trong một đơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, trách nhiệm và nghĩa vụ của mọi người trong tổ chức ấy cũng như mối quan hệ hợp tác, phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa những người khác nhau trong cùng một tổ chức. Một cơ cấu tổ chức hợp lý không những giúp cho sự điều hành của nhà quản lý được thực hiện thông suốt mà còn giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau được duy trì thường và chặt chẽ hơn. Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự được xem là hợp lý khi những chính sách ấy nhằm tuyển dụng, huấn luyện, sử dụng, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật Sv: Nguyễn Quang Huy 4 Lớp: CQ50/22.08 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn Tốt nghiệp nhân sự được rõ ràng và khuyến khích các phẩm chất về năng lực và trung thực của đội ngũ nhân viên và người lao động.
Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch thống nhất trong các đơn vị gồm các kế hoạch sản xuất – kỹ thuật – tài chính. Trong đó kế hoạch tài chính với các dự toán ngân sách tổng thể và dự toán chi tiết cho các bộ phận các khoản mục nếu được xây dựng chắc chắn, có nền nếp và ổn định sẽ là điều kiện quan trọng cho việc kiểm soát nội bộ tốt, là mục tiêu cho hành động và là căn cứ cho việc đánh giá kết quả. Bộ phận kiểm toán nội bộ Chức năng của kiểm toán nội bộ ở các đơn vị là giám sát, kiểm tra và đánh giá một cách thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị, trong đó có cả hệ thống kiểm soát nội bộ. Bộ phận kiểm toán nội bộ hoạt động có hiệu quả sẽ giúp cho đơn vị có được những thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng.
Các nhân tố bên ngoài Bao gồm các yếu tố ảnh hưởng của các cơ quan chức năng của nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý. Chẳng hạn, yêu cầu cung cấp báo cáo hàng quý của Ủy ban giao dịch chứng khoán sẽ giúp các đơn vị nhận thức được tầm quan trọng trong công tác ghi sổ kế toán chính xác và lập báo cáo kịp thời, trung thực… 1. Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán là một hệ thống để xử lý các nghiệp vụ kinh tế (ghi nhận, đánh giá, phân loại, hạch toán, tổng hợp) để lập BCTC. Hệ thống kế toán được thiết kế bao gồm bộ máy kế toán và vận dụng các chế độ kế toán (Hệ thống chứng từ kế toán; Hệ thống tài khoản kế toán; Hệ thống sổ kế toán; Hệ thống báo cáo kế toán).
Sv: Nguyễn Quang Huy 5 Lớp: CQ50/22.08 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn Tốt nghiệp Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết: Chứng từ và sổ sách đầy đủ Với mỗi một nghiệp vụ kinh tế, sự thiếu vắng, không đầy đủ của chứng từ và sổ sách thường gây ra những vấn đề lớn về kiểm soát. Do đó chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả các tài sản, công nợ đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế đều được ghi sổ đúng đắn và chính xác. Những nguyên tắc thích hợp với chứng từ là: chứng từ phải được đánh số liên tiếp; chứng từ phải được lập vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt; chứng từ phải đơn giản để đảm bảo là chúng rõ ràng dễ hiểu; chứng từ phải được thiết kế cho nhiều công dụng và thể hiện tối đa mức độ kiểm soát nội bộ. Hệ thống tài khoản Trong hệ thống kiểm soát, hệ thống tài khoản có tác dụng kiểm soát luồng đi của các thông tin theo các nội dung đã được phân loại.
Một hệ thống tài khoản được thiết lập đúng đắn sẽ có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu kiểm soát “Sự phân loại” của hệ thống kiểm soát nội bộ, giúp cho số liệu các chỉ tiêu trên BCTC phản ánh đúng quy mô và bản chất của chúng. Sổ kế toán Đơn vị phải cân nhắc lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp và tổ chức các sổ kế toán đầy đủ, hợp lý theo yêu cầu kế toán của mình. Ngoài việc có đầy đủ các sổ kế toán thích hợp, một nguyên tắc thiết yếu khi ghi sổ kế toán là việc ghi sổ kế toán phải các đầy đủ chứng từ hợp lý, hợp lệ. Điều này đòi hỏi những quá trình kiểm soát nội bộ cần phải có đối với người giữ sổ kế toán là phải kiểm tra các chứng từ trước khi chúng được ghi sổ.
Báo cáo kế toán Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau quá trình ghi nhận, phân loại, ghi chép… cuối cùng phải được tổng hợp theo những chỉ tiêu tài chính và được Sv: Nguyễn Quang Huy 6 Lớp: CQ50/22.08 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn Tốt nghiệp trình bày vào báo cáo kế toán phù hợp, theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. Các nguyên tắc và các thủ tục kiểm soát Để kiểm soát có hiệu quả có thể cần đến rất nhiều các nguyên tắc và thủ tục kiểm soát cụ thể khác nhau, tuy nhiên chúng thường thuộc các loại nguyên tắc và thủ tục sau đây: Các nguyên tắc kiểm soát Nguyên tắc “Phân công, phân nhiệm” Phân công phân nhiệm được xem là nguyên tắc quan trọng của kiểm soát. Bởi vì trên cơ sở phân công phân nhiệm rõ ràng mỗi người trong tổ chức không những hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình mà còn hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của nhau để phối hợp cùng nhau và kiểm soát lẫn nhau nhằm đạt mục tiêu chung. Nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” Bất kiêm nhiệm trong nhiều trường hợp rất có tác dụng trong việc ngăn ngừa những sai phạm nhất là những sai phạm cố ý.
Đặc biệt là trong các trường hợp: bảo vệ tài sản với kế toán; phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với việc thực hiện các nghiệp vụ ấy; trách nhiệm điều hành với trách nhiệm ghi sổ nguyên tắc bất kiêm nhiệm phải được tôn trọng. Nguyên tắc “Phê chuẩn, ủy quyền” Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc quyết định và giải quyết một công việc trong một phạm vi nhất định. Quá trình ủy quyền được tiếp tục thực hiện xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của đơn vị. Nguyên tắc phê chuẩn, ủy quyền yêu cầu tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn.
Sv: Nguyễn Quang Huy 7 Lớp: CQ50/22.08 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com Học viện Tài chính Luận văn Tốt nghiệp Các loại thủ tục kiểm soát Kiểm soát trực tiếp - Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin: là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm đảm bảo an toàn về tài sản và các thông tin trong đơn vị. - Kiểm soát xử lý: là loại kiểm soát được đặt ra để trong quá trình xử lý, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế đảm bảo rằng nghiệp vụ đó xảy ra và việc ghi chúng vào sổ kế toán là đúng đắn. - Kiểm soát quản lý: là việc kiểm soát các hoạt động riêng lẻ do những nhân viên độc lập với người thực hiện hoạt động đó tiến hành.