Giải pháp hoàn thiện hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Châu Sơn

Khóa luận hoàn thiện hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại Công ty CP TM XNK Châu Sơn

• Tác giả: Hồ Ngọc Phương Thanh
• Người hướng dẫn: PGS.TS. Bùi Đức Tính
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế, Đại học Huế
• Chuyên ngành: Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng
• Đề tài: Giải pháp hoàn thiện hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Châu Sơn
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan thu mua chuỗi cung ứng tại Công ty TM XNK Châu Sơn

Hoạt động thu mua giữ vai trò huyết mạch trong chuỗi cung ứng của Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn. Doanh nghiệp hoạt động chuyên sâu trong lĩnh vực phân phối lốp xe ô tô cùng các dịch vụ kỹ thuật liên quan. Thu mua hiệu quả bảo đảm nguồn vật tư ổn định cho hoạt động kinh doanh. Quá trình này quyết định trực tiếp đến giá thành và năng lực cạnh tranh trên thị trường. Doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược mua sắm hàng hóa khoa học và minh bạch. Mạng lưới cung ứng lốp xe đòi hỏi tính chuẩn xác cao về thông số kỹ thuật. Hoạt động cung ứng phải đáp ứng nhanh chóng biến động tiêu dùng. Doanh nghiệp thiết lập quan hệ chặt chẽ với các nhà sản xuất lốp xe uy tín quốc tế. Mối liên kết này giúp kiểm soát chất lượng vật tư ngay từ khâu đầu vào. Hệ thống quản trị thu mua hiện đại tạo nền tảng phát triển bền vững cho thương hiệu Châu Sơn. Đội ngũ nhân sự chuyên trách thực hiện khảo sát thị trường định kỳ. Mục tiêu cốt lõi hướng đến việc tối ưu hóa dòng luân chuyển hàng hóa. Doanh nghiệp không ngừng nâng cấp chuỗi giá trị nhằm gia tăng lợi ích kinh tế lâu dài.

1.1. Khái niệm thu mua chuỗi cung ứng

Thu mua trong chuỗi cung ứng là quy trình mua sắm nguyên vật liệu, phụ tùng và thành phẩm phục vụ kinh doanh. Hoạt động này bao gồm việc xác định nhu cầu, lựa chọn nhà cung cấp và đàm phán hợp đồng. Quá trình quản lý đơn hàng cùng thủ tục tiếp nhận hàng hóa diễn ra theo quy chuẩn nghiêm ngặt. Thu mua không đơn thuần là nghiệp vụ mua bán hàng hóa thông thường. Đây là một bộ phận chiến lược liên kết doanh nghiệp với thị trường cung ứng bên ngoài. Doanh nghiệp kiểm soát chi phí mua sắm để duy trì mức biên lợi nhuận kỳ vọng. Nguồn hàng chuẩn mực giúp giảm thiểu rủi ro gián đoạn kinh doanh. Quản trị thu mua tạo tiền đề vững chắc cho việc thỏa mãn tối đa nhu cầu của khách hàng.

1.2. Vai trò đối với TM XNK Châu Sơn

Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn kinh doanh các dòng lốp xe ô tô cao cấp. Hoạt động thu mua quyết định trực tiếp tới uy tín và vị thế của công ty trên thị trường phụ tùng. Lốp xe đạt tiêu chuẩn kỹ thuật an toàn cao sẽ bảo vệ người lái xe hiệu quả. Thu mua đúng thời điểm giúp kho bãi không bị ứ đọng vốn lưu động. Doanh nghiệp duy trì lượng hàng tồn kho hợp lý phục vụ các đại lý phân phối. Mức giá nhập khẩu cạnh tranh cho phép công ty đưa ra chính sách giá bán hợp lý. Sự chuyên nghiệp trong nghiệp vụ mua hàng củng cố niềm tin nơi đối tác vận tải. Toàn bộ chuỗi vận hành nhờ đó đạt hiệu quả kinh tế vượt trội.

II. Thực trạng thu mua chuỗi cung ứng tại Công ty TM XNK Châu Sơn

Thực tế triển khai nghiệp vụ mua hàng tại Công ty Châu Sơn bộc lộ nhiều điểm hạn chế cần tháo gỡ. Quy trình khảo sát và đánh giá đối tác cung ứng còn mang nặng tính định tính. Tiêu chí kiểm định kỹ thuật lốp xe chưa được số hóa đồng bộ giữa các bộ phận chức năng. Phòng kinh doanh và bộ phận kho bãi thiếu sự trao đổi thông tin xuyên suốt. Tình trạng này dẫn đến sai lệch kế hoạch dự trữ hàng hóa theo từng mùa vụ. Chi phí lưu kho và vận chuyển đường dài phát sinh nhiều khoản phụ phí ngoài dự kiến. Doanh nghiệp chịu ảnh hưởng bởi biến động giá nguyên vật liệu cao su từ thị trường quốc tế. Sự chậm trễ giao hàng của một số nhà máy gây ảnh hưởng đến tiến độ bán hàng. Nguồn cung phụ thuộc vào số lượng nhỏ đối tác xuất khẩu truyền thống. Doanh nghiệp thiếu các phương án cung ứng dự phòng khi xảy ra sự cố gián đoạn logistics. Công tác đào tạo kỹ năng thương lượng cho nhân viên chưa diễn ra thường xuyên. Cơ chế kiểm soát rủi ro hợp đồng thương mại quốc tế chưa đạt tính toàn diện cao.

2.1. Đánh giá chất lượng nhà cung cấp

Chất lượng đối tác đầu vào tác động quyết định đến giá trị sản phẩm lốp xe ô tô. Châu Sơn đã thiết lập bảng tiêu chí kỹ thuật kiểm tra quy cách hàng hóa nhập khẩu. Tuy nhiên, việc nghiệm thu thực tế còn phụ thuộc nhiều vào kinh nghiệm cá nhân của nhân sự phụ trách. Doanh nghiệp chưa áp dụng hệ thống thẻ điểm cân bằng để phân loại đối tác định kỳ. Những rủi ro về sai lệch thông số kỹ thuật vẫn tiềm ẩn trong quá trình giao nhận hàng. Nhà cung ứng đôi khi bàn giao lô hàng không đúng thời gian cam kết trong hợp đồng. Doanh nghiệp cần quy chuẩn hóa các chỉ số đo lường hiệu suất nhà cung cấp một cách nghiêm ngặt.

2.2. Hạn chế trong kiểm soát chi phí

Chi phí thu mua tại công ty bao gồm giá mua, thuế nhập khẩu, cước vận chuyển và lưu kho. Công tác kiểm soát các khoản phí logistics quốc tế chưa đạt mức tối ưu cần thiết. Doanh nghiệp thường chịu cước phí biến động mạnh do không ký hợp đồng cước dài hạn với các hãng tàu. Chi phí lưu kho bãi gia tăng khi thời gian thông quan bị kéo dài. Khâu bốc dỡ và bảo quản lốp xe đôi lúc phát sinh hao mòn không đáng có. Đội ngũ mua hàng chưa phân tích sâu cấu trúc chi phí sở hữu toàn diện của từng đơn hàng. Việc thiếu dữ liệu chi tiết làm giảm khả năng thương lượng mức giá tốt nhất khi nhập hàng số lượng lớn.

III. Giải pháp thu mua chuỗi cung ứng tại Công ty TM XNK Châu Sơn

Hoàn thiện quy trình cung ứng đòi hỏi Công ty Châu Sơn triển khai các giải pháp mang tính chiến lược đồng bộ. Doanh nghiệp cần chuẩn hóa toàn bộ các bước từ lập kế hoạch đến đánh giá hiệu quả mua hàng. Việc ứng dụng phần mềm quản lý chuỗi cung ứng giúp kết nối dữ liệu kho bãi và kế toán tức thời. Doanh nghiệp nên chủ động xây dựng mạng lưới đối tác cung ứng đa dạng từ nhiều quốc gia. Chiến lược này giảm tải mức độ phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Ban lãnh đạo cần ban hành quy chế kiểm định chất lượng kỹ thuật lốp xe theo bộ tiêu chuẩn rõ ràng. Doanh nghiệp tăng cường thỏa thuận hợp đồng nguyên tắc dài hạn để giữ giá thành ổn định. Đào tạo nghiệp vụ xuất nhập khẩu và kỹ năng đàm phán hợp đồng cho nhân viên là điều kiện tiên quyết. Công ty cần thiết lập quỹ dự phòng logistics nhằm ứng phó kịp thời với các rủi ro vận tải biển. Mọi hoạt động mua sắm phải gắn liền với kế hoạch bán hàng thực tế trên thị trường tiêu thụ.

3.1. Hoàn thiện tiêu chí lựa chọn đối tác

Doanh nghiệp cần xây dựng bộ tiêu chí đánh giá nhà cung cấp gồm chất lượng sản phẩm, kỹ thuật và chi phí. Bộ phận kỹ thuật phải kiểm tra chứng nhận an toàn quốc tế của từng mẫu lốp xe trước khi nhập hàng. Châu Sơn nên áp dụng phương pháp phân tích thứ hạng để chấm điểm khách quan các nhà sản xuất. Tiêu chí về năng lực giao hàng đúng hẹn và chính sách bảo hành cần được đặt lên hàng đầu. Doanh nghiệp duy trì danh mục nhà cung cấp dự phòng cho các chủng loại hàng chiến lược. Việc rà soát hồ sơ năng lực đối tác định kỳ giúp loại bỏ những đơn vị yếu kém. Mối quan hệ hợp tác cùng phát triển sẽ bảo đảm chuỗi cung ứng vận hành thông suốt.

3.2. Tối ưu chi phí và quy trình mua sắm

Tối ưu chi phí thu mua bắt đầu từ khâu đàm phán hợp đồng khung với các hãng vận tải quốc tế. Doanh nghiệp cần gom các chuyến hàng nhỏ thành đơn hàng vận chuyển lớn để hưởng ưu đãi cước phí. Việc áp dụng mô hình đặt hàng kinh tế giúp xác định lượng lốp xe nhập kho lý tưởng nhất. Quy trình số hóa chứng từ xuất nhập khẩu giúp rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hải quan. Doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể chi phí lưu kho bãi tại cảng biển và kho tổng. Bộ phận mua hàng cần phối hợp chặt chẽ với thủ kho để kiểm soát hư hao cơ học khi dỡ hàng. Việc kiểm soát tốt ngân sách đầu vào giúp công ty hạ giá thành sản phẩm một cách bền vững.

IV. Ứng dụng tối ưu thu mua chuỗi cung ứng tại Công ty TM XNK Châu Sơn

Hoàn thiện quy trình mua hàng mang lại bước nhảy vọt về năng suất vận hành cho Công ty TM XNK Châu Sơn. Các biện pháp cải tiến giúp kiểm soát chặt chẽ giá vốn hàng bán và duy trì nguồn cung ổn định. Doanh nghiệp khẳng định năng lực phân phối lốp xe ô tô uy tín trên địa bàn miền Trung và toàn quốc. Quá trình chuyển đổi phương thức mua hàng thủ công sang quản trị dữ liệu tạo nền tảng chuyển đổi số toàn diện. Ban lãnh đạo có thể theo dõi biến động thị trường và đưa ra quyết định nhập khẩu chính xác. Đội ngũ nhân sự nâng cao trình độ chuyên môn thông qua quy chuẩn thao tác công việc mới. Doanh nghiệp bảo vệ tối đa quyền lợi khách hàng bằng việc cam kết sản phẩm lốp xe an toàn, bền bỉ. Mối liên kết chiến lược với các nhà cung cấp mở rộng cơ hội tiếp cận dòng sản phẩm tiết kiệm nhiên liệu. Sự đồng bộ giữa thu mua, kho bãi và bán hàng tạo nên chuỗi cung ứng thông suốt. Thành công này góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh và vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp.

4.1. Hiệu quả kinh tế cho doanh nghiệp

Việc hoàn thiện công tác thu mua giúp Châu Sơn hạ thấp tổng chi phí cung ứng xuống mức cạnh tranh. Doanh nghiệp cắt giảm các khoản phí phạt phát sinh từ lưu kho và chậm trễ đơn hàng. Vốn lưu động được quay vòng nhanh chóng nhờ lượng tồn kho được điều phối khoa học. Tỷ suất lợi nhuận trên từng sản phẩm lốp xe ô tô cải thiện rõ rệt qua từng quý tài chính. Nguồn lực tài chính dôi dư tạo điều kiện mở rộng thêm các trạm dịch vụ thay lốp chuyên nghiệp. Khả năng thanh toán đúng hạn nâng cao uy tín tín dụng của công ty với các tổ chức ngân hàng. Doanh nghiệp củng cố nền tảng tài chính để chủ động ứng phó với biến động kinh tế vĩ mô.

4.2. Khả năng mở rộng mô hình thu mua

Mô hình thu mua chuẩn hóa tạo tiền đề cho chiến lược mở rộng kinh doanh sang các dòng phụ tùng ô tô khác. Hệ thống quản trị nhà cung cấp linh hoạt có thể áp dụng ngay cho các chi nhánh mới. Doanh nghiệp dễ dàng tích hợp thêm các nhà sản xuất phụ tùng xanh và lốp xe tái chế vào chuỗi. Quy trình phối hợp liên phòng ban trở thành quy chuẩn vận hành chung trong toàn hệ thống. Đội ngũ nhân sự mua hàng có thể độc lập phụ trách các thị trường quốc tế mới với độ rủi ro thấp. Doanh nghiệp sẵn sàng đón nhận cơ hội từ các hiệp định thương mại tự do thế hệ mới. Toàn bộ chuỗi cung ứng vận hành nhịp nhàng hướng đến phát triển xanh và bền vững.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành dịch vụ logistics tại Việt Nam sở hữu lợi thế địa lý khi nằm trên tuyến hàng hải quốc tế trung tâm khu vực Châu Á – Thái Bình Dương. Mặc dù vậy, đa số doanh nghiệp logistics trong nước vẫn hoạt động với quy mô nhỏ lẻ, nguồn vốn hạn chế, thiếu thốn hệ thống kho bãi, phương tiện chuyên dụng và hạ tầng công nghệ thông tin tân tiến. Tình trạng thiếu liên kết đồng bộ giữa các mắt xích trong chuỗi cung ứng đã đẩy chi phí logistics lên mức cao so với khu vực, làm suy giảm năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp nội địa.

Song hành với tiến trình phát triển kinh tế, ngành công nghiệp ô tô và thị trường phụ tùng ô tô ghi nhận tốc độ tăng trưởng liên tục. Theo Tổ chức các nhà sản xuất ô tô quốc tế (OICA), doanh số bán ô tô toàn cầu duy trì tỷ suất tăng trưởng trung bình năm (CAGR) ở mức 2%, kéo theo quy mô thị trường phụ tùng tăng trưởng với CAGR 3%. Tại Việt Nam, số liệu từ Hiệp hội Công nghiệp hỗ trợ Việt Nam (VASI) cho thấy kim ngạch xuất khẩu phụ tùng ô tô giai đoạn 2017 – 2021 đạt tốc độ tăng trưởng bình quân 25%/năm. Tuy nhiên, hoạt động thu mua linh kiện và phụ tùng vẫn là khâu thường bị xem nhẹ trong quá trình quản trị; nhiều doanh nghiệp có xu hướng tập trung cắt giảm chi phí vốn và nhân công thay vì chuẩn hóa quy trình mua sắm. Những gián đoạn chuỗi cung ứng bắt nguồn từ đại dịch Covid-19 càng bộc lộ rõ tính cấp thiết của việc xây dựng chiến lược thu mua chuyên nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng nguồn hàng đầu vào, tiết giảm chi phí và duy trì dòng luân chuyển hàng hóa ổn định.

Trước yêu cầu thực tiễn đó, khóa luận tập trung nghiên cứu hoạt động thu mua tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn – đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh phụ tùng và phụ trợ ô tô (trọng tâm là lốp xe) tại Quảng Trị.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể:

1. Mục tiêu tổng quát: Dựa trên cơ sở lý luận và thực tiễn, nghiên cứu thực trạng hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng của Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn giai đoạn 2020 – 2022, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động thu mua của công ty trong thời gian tới.
2. Mục tiêu cụ thể:
   • Hệ thống hóa về mặt cơ sở lý luận và thực tiễn những vấn đề liên quan đến hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng.
   • Phân tích thực trạng hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng cùng các nhân tố ảnh hưởng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn.
   • Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động thu mua và các tác nhân ảnh hưởng đến hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng của Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn; đối tượng khảo sát thu thập ý kiến là khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ của công ty.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu thực hiện tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn (Số 507 Lê Duẩn, khu phố Đại Áng, phường Đông Lương, TP. Đông Hà, Tỉnh Quảng Trị).
• Phạm vi thời gian: Đề tài triển khai từ ngày 02/10/2023 đến ngày 02/01/2024. Số liệu thứ cấp phục vụ phân tích được thu thập trong giai đoạn 2020 – 2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các tài liệu chuyên ngành về quản trị chuỗi cung ứng và mua hàng. Về chuỗi cung ứng, tác giả tổng hợp quan điểm của Douglas M. Stock & Lisa M. Ellram (1998), Chopra Sunil & Peter Meindl (2001), Ran Ganesham & Terry P., cùng ấn phẩm nghiên cứu chuỗi cung ứng năm 2010. Về hoạt động thu mua, đề tài dẫn chiếu khái niệm từ Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng của PGS.TS. Nguyễn Đình Đức, định nghĩa chuyên môn của Van Weele (2009) và Tiêu chuẩn quốc tế ISO 20400:2015. Định nghĩa và cách thức phân loại hàng tồn kho được viện dẫn theo Chuẩn mực kế toán số 02 (ban hành kèm theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính).

Khung lý thuyết của đề tài xác định 5 vai trò chính của thu mua: lập kế hoạch mua sắm (gắn với nguyên tắc đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng địa điểm, đúng thời điểm - JIT), tối ưu hóa hàng tồn kho, kiểm soát chất lượng (quy trình 4 bước: xác định tiêu chuẩn, chọn phương pháp kiểm tra, thực hiện kiểm tra, xử lý kết quả), quản lý nhà cung cấp và điều chỉnh giá cả.

Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hoạt động thu mua được chuẩn hóa gồm:

• Chỉ tiêu thời gian: Thời gian đặt hàng (xử lý đơn và giao hàng), thời gian giao hàng (chuẩn bị hàng và vận chuyển), thời gian kiểm tra hàng hóa, thời gian thanh toán.
• Chỉ tiêu chất lượng: Đánh giá chất lượng nhà cung cấp đầu vào, chất lượng kỹ thuật và kiểm tra chất lượng lô hàng nhập kho.
• Chỉ tiêu chi phí: Được xác định theo công thức tổng quát: $$\text{Chi phí thu mua} = \text{Chi phí mua hàng} + \text{Chi phí vận chuyển} + \text{Chi phí lưu kho} + \text{Chi phí kiểm tra} + \text{Chi phí khác}$$
• Chỉ tiêu số lượng: Tính toán theo nguyên tắc: $\text{Số lượng hàng hóa} = \text{Nhu cầu sử dụng} + \text{Dự phòng}$; kết hợp mô hình cân đối lượng hàng mua vào: $$M = B + D_{ck} - D_{dk}$$ (Trong đó: $M$ là lượng hàng cần mua trong kỳ; $B$ là kế hoạch bán ra; $D_{dk}$ và $D_{ck}$ lần lượt là tồn kho đầu kỳ và dự trữ cuối kỳ).
• Chỉ tiêu tuân thủ nguyên tắc: Đo lường mức độ thực hiện cam kết hợp đồng và quy chuẩn nội bộ.

Phương diện phương pháp	Nội dung triển khai trong nghiên cứu
Loại hình nghiên cứu	Nghiên cứu trường hợp kết hợp phân tích dữ liệu thứ cấp và khảo sát thực địa định lượng.
Dữ liệu thứ cấp	Thu thập từ báo cáo thường niên, báo cáo tài chính giai đoạn 2020 – 2022 của phòng Kế toán và phòng Kinh doanh Công ty Châu Sơn; ấn phẩm khoa học; dữ liệu của VASI, OICA.
Dữ liệu sơ cấp	Khảo sát trực tiếp bằng bảng hỏi đối với mẫu gồm 50 khách hàng đã sử dụng sản phẩm và dịch vụ tại cửa hàng của Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn.
Phương pháp xử lý	Thống kê mô tả (số tuyệt đối, số tương đối, số bình quân); phân tích làm sạch dữ liệu và xử lý thống kê bằng phần mềm SPSS.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Tổng quan về hoạt động thu mua tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Châu Sơn

Chương này trình bày toàn bộ cơ sở lý luận nền tảng áp dụng cho khóa luận, đồng thời phân tích các nhân tố tác động và bài học thực tiễn. Tác giả làm rõ nội hàm thu mua là chuỗi liên kết có tổ chức, giữ vai trò tiền đề cung ứng đầu vào phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh. Quy trình nghiệp vụ thu mua được phân tích dựa trên mô hình của TS. Hà Minh Hiếu (2023), gồm 8 bước chuẩn hóa:

1. Xác định nhu cầu và tạo "Yêu cầu mua hàng"
2. Lập đề nghị báo giá gửi nhiều nhà cung cấp
3. Tiếp nhận báo giá (thông tin đối tác, hàng hóa, đơn giá, giao nhận, thanh toán)
4. Phê duyệt báo giá dựa trên ngân sách, chất lượng, thời hạn giao hàng
5. Lập và ký kết hợp đồng mua hàng
6. Lập "Đề nghị nhập hàng" và "Đề nghị kiểm hàng" gửi bộ phận kho
7. Tiến hành kiểm tra nghiệm thu và nhập kho
8. Hoàn tất thủ tục thanh toán qua phòng kế toán

Tác giả phân loại hai nhóm nhân tố chi phối hoạt động thu mua:

• Nhân tố bên trong: Nguồn vốn (quyết định quy mô mua sắm, tiến độ thanh toán và vị thế đàm phán chiết khấu); chiến lược kinh doanh; cơ sở vật chất kỹ thuật (hạ tầng kho bãi, ứng dụng công nghệ nhận dạng RFID, phần mềm theo dõi đơn hàng, an toàn phòng cháy chữa cháy); năng lực nhân sự thu mua.
• Nhân tố bên ngoài: Hệ thống nhà cung cấp (nguyên tắc không phụ thuộc duy nhất vào một nguồn hàng); nhu cầu tiêu dùng của khách hàng; đối thủ cạnh tranh; chính sách kinh tế - thương mại và thuế của Nhà nước; biến động kinh tế vĩ mô và công nghệ.

Nhằm rút ra bài học kinh nghiệm cho Công ty Châu Sơn, tác giả nghiên cứu thực tiễn thu mua tại hai doanh nghiệp phân phối phụ tùng ô tô trên địa bàn:

• Công ty TNHH Đăng Thảo (Quảng Trị): Doanh nghiệp có 20 năm kinh nghiệm (tính đến 2024), là đại lý phân phối chính thức của thương hiệu lốp xe Michelin (Pháp). Đăng Thảo xây dựng phòng ban thu mua chuyên biệt, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý vận chuyển, đẩy mạnh tiếp thị qua mạng xã hội và triển khai các chương trình khuyến mãi định kỳ nhằm giải phóng tồn kho.
• Công ty TNHH MTV Tuấn Hưng: Thành lập năm 2009, là đại lý lớn của hãng lốp xe Goodyear. Đơn vị này chủ động khảo sát nhà cung ứng thông qua các hội chợ triển lãm chuyên ngành phụ trợ ô tô, tối ưu hóa phương tiện vận chuyển và liên kết với đối tác vận tải mới để rút ngắn thời gian giao hàng.

Từ hai mô hình trên, tác giả rút ra 5 bài học kinh nghiệm: tăng cường ứng dụng công nghệ và mạng xã hội (Facebook, Google Maps, website) để giám sát hàng hóa; thiết lập quan hệ đối tác dài hạn với các nhà sản xuất lốp uy tín; tuyển dụng và đào tạo nhân viên am hiểu kỹ thuật phụ tùng; thường xuyên tham gia hội thảo ngành; tinh gọn quy trình đặt hàng nhằm cắt giảm chi phí phát sinh.

Chương 2: Thực trạng hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất nhập khẩu Châu Sơn

Chương 2 tập trung phân tích thực trạng tổ chức và hiệu quả thu mua tại doanh nghiệp nghiên cứu:

• Thông tin doanh nghiệp: Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn thành lập ngày 09/05/2005; Mã số thuế: 3200220865; trụ sở tại số 507 Lê Duẩn, TP. Đông Hà, Quảng Trị; người đại diện theo pháp luật là ông Chu Quang Hải. Doanh nghiệp có hơn 15 năm kinh nghiệm phân phối lốp xe ô tô và phụ kiện phụ trợ.
• Cơ cấu tổ chức: Vận hành theo mô hình trực tuyến chức năng gồm Giám đốc, Phó Giám đốc, Phòng Kế toán (gồm Thủ quỹ), Phòng Kinh doanh (gồm Thủ kho và Nhân viên bán hàng). Doanh nghiệp chưa thiết lập phòng thu mua độc lập, hoạt động mua hàng do nhân viên kiêm nhiệm.
• Cơ sở vật chất kỹ thuật: Đã trang bị một số thiết bị phục vụ dịch vụ phụ tùng như máy cân bằng lốp xe Cormach mec 820 VDL và hệ thống máy nâng hạ thiết bị.

Phân tích số liệu thứ cấp giai đoạn 2020 – 2022 và kết quả xử lý dữ liệu sơ cấp trên SPSS cho thấy các nét chính:

• Danh mục hàng hóa thu mua: Tập trung chủ yếu vào các dòng lốp xe ô tô và phụ tùng thay thế định kỳ. Tác giả lập các bảng so sánh giá mua của công ty so với mặt bằng giá thị trường và theo dõi chỉ tiêu số lượng mua vào theo từng nhóm hàng.
• Năng lực nhà cung ứng: Hoạt động lựa chọn và đánh giá đối tác mới còn thiếu tiêu chuẩn định lượng khắt khe. Tác giả tính toán tỷ lệ vi phạm hợp đồng của các nhà cung cấp, thống kê thời gian trung bình của chu kỳ thu mua (đơn vị: giờ) và mức độ chính xác về số lượng giao nhận qua các năm.
• Cơ cấu chi phí và sai sót: Tổng hợp chi phí thu mua năm 2022 (bao gồm chi phí mua hàng, vận chuyển, lưu kho, kiểm tra), phản ánh tỷ lệ sai sót phát sinh trong các khâu đặt hàng và nghiệm thu giai đoạn 2020 – 2022.
• Kết quả khảo sát 50 khách hàng: Mẫu điều tra phản ánh đặc điểm nhân khẩu học, kênh tiếp cận thông tin dịch vụ, đánh giá của người tiêu dùng về chất lượng lốp xe, mức độ chấp nhận giá và điểm hài lòng chung. Dữ liệu SPSS chỉ ra sự tương quan chặt chẽ giữa việc lựa chọn nhà cung cấp uy tín của công ty với độ bền sản phẩm và mức độ thỏa mãn của khách hàng.
• Đánh giá hạn chế: Hoạt động thu mua còn phân tán, cơ sở hạ tầng kho vận chưa đồng bộ, năng lực nhân sự phụ trách thu mua chưa được đào tạo bài bản về chuỗi cung ứng, việc ứng dụng phần mềm theo dõi đơn hàng còn chậm so với biến động thị trường.

Chương 3: Định hướng và giải pháp hoàn thiện hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại Công ty Cổ phần TM và Xuất nhập khẩu Châu Sơn

Dựa trên kết quả phân tích thực trạng và đối chiếu với các mô hình tham khảo, tác giả đề xuất 5 nhóm giải pháp:

1. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Triển khai phần mềm quản lý kho và đơn hàng chuyên dụng, từng bước ứng dụng công nghệ mã vạch hoặc RFID vào kiểm soát xuất nhập lốp xe; khai thác hệ thống kênh thông tin điện tử, website để đồng bộ dữ liệu tồn kho với kế hoạch thu mua.
2. Đào tạo nâng cao năng lực đội ngũ nhân viên: Xây dựng chương trình tập huấn nghiệp vụ thu mua, bồi dưỡng kỹ năng đàm phán hợp đồng, cập nhật kiến thức kỹ thuật về thông số lốp xe và phụ tùng ô tô cho nhân sự phụ trách.
3. Xây dựng quy trình thu mua khoa học: Chuẩn hóa 8 bước thu mua theo hướng phân định rõ trách nhiệm giữa bộ phận kinh doanh, thủ kho và kế toán; thiết lập biểu mẫu đánh giá nhà cung ứng định kỳ theo các tiêu chí thời gian, tỷ lệ lỗi và điều khoản thanh toán.
4. Tối ưu hóa chi phí thu mua: Gom đơn hàng để đạt quy mô mua sắm lớn nhằm hưởng mức chiết khấu thương mại cao từ các nhà phân phối lớn; cải thiện kế hoạch dự báo nhu cầu nhằm giảm chi phí lưu kho và hạn chế hư hỏng nguyên vật liệu.
5. Đề xuất kiến nghị với cơ quan quản lý Nhà nước: Đề nghị hoàn thiện khung chính sách thuế xuất nhập khẩu phụ tùng, bình ổn thị trường vận tải và tăng cường các cơ chế hỗ trợ doanh nghiệp logistics địa phương tiếp cận nguồn vốn ưu đãi.

Kết quả và đóng góp

Về kết quả thực nghiệm và số liệu:

• Khóa luận làm rõ bức tranh hoạt động kinh doanh và thu mua của Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn trong giai đoạn biến động 2020 – 2022.
• Phản ánh thực trạng cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty thông qua danh mục máy móc chuyên dụng phục vụ kiểm tra, lắp đặt phụ tùng như máy cân bằng lốp Cormach mec 820 VDL và hệ thống nâng hạ.
• Lượng hóa các chỉ tiêu đánh giá thu mua bằng số liệu thực tế tại doanh nghiệp: thời gian trung bình của quy trình mua sắm, cơ cấu chi phí thu mua năm 2022, tỷ lệ vi phạm hợp đồng của nhà cung cấp, tỷ lệ sai sót trong giao nhận hàng hóa giai đoạn 2020 – 2022.
• Xử lý dữ liệu sơ cấp từ 50 khách hàng trên phần mềm SPSS, cung cấp bằng chứng thực nghiệm về mối liên hệ giữa việc kiểm soát chất lượng từ nhà cung ứng đầu vào với mức độ hài lòng của người sử dụng sản phẩm lốp xe.

Đóng góp của khóa luận:

• Về mặt lý luận: Hệ thống hóa khung lý thuyết quản trị chuỗi cung ứng và quy trình thu mua hàng hóa dịch vụ theo chuẩn mực kế toán (Chuẩn mực số 02) và tiêu chuẩn quản lý quốc tế (ISO 20400:2015), áp dụng trực tiếp vào phân khúc thương mại phụ tùng ô tô.
• Về mặt thực tiễn: Phân tích so sánh bài học thực tế từ hai doanh nghiệp cùng ngành tại địa phương (Công ty TNHH Đăng Thảo và Công ty TNHH MTV Tuấn Hưng); chỉ ra các hạn chế cố hữu về nhân sự kiêm nhiệm, hạ tầng quản lý và quy trình đặt hàng tại Công ty Châu Sơn; từ đó đưa ra hệ thống giải pháp gắn liền với điều kiện vận hành của một doanh nghiệp thương mại cấp tỉnh.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tồn tại một số giới hạn được tác giả ghi nhận và rút ra từ phạm vi nghiên cứu:

• Giới hạn về thời gian và địa bàn: Đề tài thực hiện trong khung thời gian 3 tháng (từ 02/10/2023 đến 02/01/2024), tập trung vào một công ty duy nhất tại TP. Đông Hà, Tỉnh Quảng Trị, chưa so sánh diện rộng với các doanh nghiệp phân phối phụ tùng tại các tỉnh thành khác.
• Giới hạn về cỡ mẫu khảo sát: Dữ liệu sơ cấp chỉ thu thập từ 50 khách hàng cá nhân sử dụng dịch vụ tại cửa hàng, chưa mở rộng khảo sát đối với các đối tác vận tải, khách hàng doanh nghiệp hoặc đại diện các nhà cung ứng phụ tùng.
• Dữ liệu thứ cấp: Chuỗi số liệu phân tích hoạt động thu mua dừng lại ở giai đoạn 2020 – 2022, chưa cập nhật đầy đủ các biến động thị trường của năm tài chính 2023.

Hướng nghiên cứu tiếp:

• Mở rộng quy mô mẫu khảo sát sơ cấp lên các nhóm đối tượng khách hàng khác nhau trong chuỗi phân phối (B2B và B2C).
• Cập nhật chuỗi số liệu tài chính và hoạt động logistics giai đoạn sau năm 2022 nhằm kiểm chứng hiệu quả khi áp dụng các giải pháp công nghệ thông tin và RFID vào quy trình mua hàng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo cụ thể cho sinh viên các ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Quản trị kinh doanh, Kinh tế thương mại khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập doanh nghiệp:

• Tham khảo về phương pháp luận: Cách thức kết hợp dữ liệu kế toán thứ cấp (chi phí, bảng cân đối mua sắm) với điều tra khảo sát xã hội học sơ cấp (bảng hỏi khách hàng, xử lý SPSS) trong một đề tài chuỗi cung ứng.
• Tham khảo về công cụ phân tích: Quy trình kiểm soát chất lượng 4 bước, công thức cân đối mua sắm hàng hóa theo tồn kho ($M = B + D_{ck} - D_{dk}$), cùng mô hình phân tích kinh nghiệm thực tiễn từ các đơn vị kinh doanh lốp xe Michelin, Goodyear.
• Tham khảo về ứng dụng thực tiễn: Cung cấp tài liệu phân tích thực tế về mô hình tổ chức bộ máy, danh mục trang thiết bị kỹ thuật (máy Cormach mec 820 VDL) và các vấn đề quản trị thu mua đặc thù của doanh nghiệp thương mại vừa và nhỏ ngành phụ tùng ô tô.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu hoạt động thu mua đối với nhóm sản phẩm cụ thể nào tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn?
Nghiên cứu tập trung vào hoạt động thu mua các sản phẩm phụ tùng và phụ trợ của ô tô và xe có động cơ khác, trong đó mặt hàng trọng tâm là các dòng lốp xe ô tô cùng các thiết bị phụ trợ đi kèm tại thị trường tỉnh Quảng Trị.

2. Khóa luận sử dụng các nguồn dữ liệu nào và mẫu điều tra sơ cấp được thực hiện với quy mô bao nhiêu?
Nghiên cứu sử dụng hai nguồn dữ liệu: dữ liệu thứ cấp thu thập từ phòng Kế toán và phòng Kinh doanh của Công ty Châu Sơn giai đoạn 2020 – 2022; dữ liệu sơ cấp được thu thập thông qua phỏng vấn trực tiếp bằng bảng hỏi với cỡ mẫu gồm 50 khách hàng sử dụng sản phẩm và dịch vụ tại cửa hàng của công ty, sau đó làm sạch và xử lý bằng phần mềm SPSS.

3. Tác giả đã nghiên cứu bài học kinh nghiệm từ những doanh nghiệp nào trong cùng lĩnh vực kinh doanh?
Tác giả đã khảo sát thực tế và phân tích bài học kinh nghiệm thu mua từ hai doanh nghiệp: Công ty TNHH Đăng Thảo tại TP. Đông Hà (hoạt động 20 năm, đại lý phân phối hãng lốp Michelin) và Công ty TNHH MTV Tuấn Hưng (thành lập năm 2009, đại lý phân phối hãng lốp Goodyear).

4. Khóa luận đề cập đến những công cụ, thiết bị kỹ thuật nào trong hoạt động của Công ty Châu Sơn?
Về mặt thiết bị kỹ thuật, văn bản ghi nhận công ty có trang bị máy cân bằng lốp xe Cormach mec 820 VDL và hệ thống máy nâng hạ thiết bị phục vụ kiểm tra, lắp đặt lốp. Về giải pháp công nghệ quản trị, tác giả đề xuất công ty nghiên cứu ứng dụng công nghệ nhận dạng qua tần số vô tuyến RFID và các phần mềm theo dõi đơn hàng để tối ưu quản lý kho.

5. Những nguyên nhân chính khiến hoạt động thu mua tại Công ty Châu Sơn chưa đạt hiệu quả cao là gì?
Theo phân tích của tác giả, công ty chưa thành lập bộ phận thu mua chuyên biệt mà nhân sự phải kiêm nhiệm; trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên về chuỗi cung ứng còn hạn chế; cơ sở vật chất kho bãi chưa bắt kịp tốc độ thị trường; quy trình đánh giá nhà cung ứng mới thiếu chặt chẽ dẫn đến các vi phạm hợp đồng và sai sót về thời gian, số lượng giao nhận.

Kết luận

Khóa luận của sinh viên Hồ Ngọc Phương Thanh đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về quản trị chuỗi cung ứng và nghiệp vụ thu mua hàng hóa dịch vụ theo chuẩn mực kế toán và quản lý chất lượng. Thông qua việc phân tích số liệu thứ cấp giai đoạn 2020 – 2022 cùng khảo sát thực tế 50 khách hàng, tác giả làm rõ bức tranh thực trạng thu mua phụ tùng ô tô tại Công ty Cổ phần Thương mại và Xuất Nhập Khẩu Châu Sơn. Đề tài đã chỉ ra các hạn chế trong cơ cấu tổ chức, quy trình kiểm soát nhà cung ứng và năng lực nhân sự, đồng thời đề xuất 5 nhóm giải pháp đồng bộ từ ứng dụng công nghệ thông tin, chuẩn hóa quy trình 8 bước đến kiến nghị chính sách nhằm nâng cao hiệu quả thu mua tại doanh nghiệp.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương I: Tổng quan về hoạt động thu mua tại công ty Cổ phần Thương mại và Xuất N hập KhNu Châu Sơn Chương II: Thực trạng hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại công ty Cổ phần Thương mại và Xuất N hập KhNu Châu Sơn Chương III: Định hướng và giải pháp hoàn thiện hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng tại công ty Cổ phần Thương mại và Xuất N hập KhNu Châu Sơn Phần III: Kết luận và kiến nghị 4 PHẦ II: ỘI DU G VÀ KẾT QUẢ GHIÊ CỨU CHƯƠ G 1: TỔ G QUA VỀ HOẠT ĐỘ G THU MUA TẠI CÔ G TY CỔ PHẦ THƯƠ G MẠI VÀ XUẤT HẬP KHẨU CHÂU SƠ 1.1 Khái niệm về quản trị chuỗi cung ứng Có rất nhiều định nghĩa về chuỗi cung ứng, có thể hiểu chuỗi cung ứng như thế nào cho đúng? Chuỗi cung ứng bao gồm nhiều thành phần tham gia, một cách gián tiếp hoặc trực tiếp để đáp ứng nhu cầu khách hàng, đưa sản phNm đến tay khách hàng. Chuỗi cung ứng không chỉ bao gồm sản xuất và cung ứng mà còn có cung cấp, vận tải, kho lưu trữ, nhà bán lẻ và khách hàng. Một vài khái niệm khác về chuỗi cung ứng có thể nhắc đến như: “Chuỗi cung ứng là sự liên kết các công ty nhằm đưa sản phYm hay dịch vụ ra thị trường” – Fundamental of Logistics Management của Douglas M.Stock and Lisa M.Ellram, (1998, Boston MA: Irwin/McGraw-Hill, c.14) “Chuỗi cung ứng bao gồm mọi công đoạn có liên quan trực tiếp hay gián tiếp, đến việc đáp ứng nhu cầu khách hàng. Chuỗi cung ứng không chỉ gồm nhà sản xuất và nhà cung cấp, mà còn nhà vận chuyển, kho, người bán lẻ và khách hàng” – Supply Chain Management: Strategy, planning and operation of Chopra Sunil and Peter Meindl, (2001, Upper Saddle Rivern I: Pretice Hall c.1) “Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các lựa chọn sản xuất và phân phối nhằm thực hiện các chức năng thu mua nguyên liệu, chuyển đổi nguyên liệu thành bán sản phYm, thành phYm và phân phối chúng cho khách hàng.” – An introduction to Supply chain management of Ganesham, Ran and Terry P.

5 SUPPLY CHAIN MAN AGEMEN T Hình 1.1 Quản lý chuỗi cung ứng Từ các định nghĩa trên có thể kết luận: “Chuỗi cung ứng là sự phối hợp của mua hàng, sản xuất, tồn kho và vận chuyển giữa các thành phần trong chuỗi cung ứng nhằm đáp ứng nhịp nhàng và hiệu quả của các nhu cầu trong thị trường”, N âng cao vị thế chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp, nhiều tác giả, 2010. N gày nay do toàn cầu hóa, thị trường cạnh tranh cao, thay đổi nhanh về công nghệ kéo theo sự tiến triển của chuỗi cung ứng, các doanh nghiệp không những chỉ tập trung vào công việc của riêng mình mà còn tham gia vào công việc của nhà cung cấp và khách hàng. Điều này yêu cầu các doanh nghiệp quan tâm đến những dòng dịch chuyển xung quanh như là vận chuyển, thiết kế, đóng gói, lưu kho.2 Khái niệm về hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng Trong nền kinh tế phát triển nhanh ở thời đại này, mức độ cạnh tranh của các công ty ngày càng gay gắt. Càng ngày càng xuất hiện nhiều hơn những doanh nghiệp chất lượng và uy tín.

Chính vì thế mọi khâu trong hoạt động chuỗi cung ứng đều được 6 quan tâm nhiều hơn. Trong thị trường bán hàng là hoạt động quan trọng tuy nhiên hoạt động thu mua cũng trở nên quan trọng không kém. Đây là hoạt động tiền đề trong chuỗi cung ứng của một doanh nghiệp, tạo yếu tố đầu vào kịp thời, chính xác để doanh nghiệp sản xuất đúng tiến độ kinh doanh. Trước thế kỷ 20, hoạt động thu mua được thực hiện một cách tự phát, dựa trên nhu cầu và kinh nghiệm của người mua.

N gười mua tự tìm kiếm nhà cung cấp, thương thảo giá cả, kiểm tra chất lượng sản phNm và thanh toán. Trong thế kỷ 20, hoạt động thu mua được tách ra thành một chức năng riêng biệt trong doanh nghiệp. Thế chiến thứ I và thế chiến thứ II, tầm quan trọng của công việc thu mua đã cao do nhu cầu sử dụng nguyên liệu thô, vật tư cho các nhà máy và mỏ hoạt động. N hững năm tiếp theo, lệnh cấm dầu mỏ và sự thiếu hụt của các nguyên vật liệu tạo tiền đề cho việc kiểm soát hàng hóa và hàng tồn kho phát triển.

Bước vào đầu thế kỷ 21, hoạt động thu mua được coi là chiến lược quan trọng của doanh nghiệp. Bộ phận thu mua chịu trách nhiệm cho hoạt động thu mua hiệu quả, còn phát triển công tác xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các nhà cung ứng và phương thức quản lý mạng lưới đó. Hiện nay hoạt động thu mua được công nhận là một chức năng chính và là nhân tố quan trọng góp phần thành công của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, khái niệm thu mua cũng khá đa dạng, tùy thuộc vào ngành nghề khác nhau mà các khái niệm về hoạt động thu mua cũng khác nhau.

Theo Giáo trình Quản trị chuỗi cung ứng của tác giả N guyễn Đình Đức, hoạt động thu mua được định nghĩa là “Quá trình xác định nhu cầu về hàng hóa, dịch vụ, nguyên vật liệu, thiết bị,… của doanh nghiệp; tìm kiếm, lựa chọn nhà cung cấp; đàm phán, ký kết hợp đồng mua hàng; quản lý quá trình mua hàng và thanh toán cho nhà cung cấp.” Theo Tiêu chu•n ISO 20400:2015, hoạt động thu mua được định nghĩa là “Quá trình xác định, thu thập, phân tích và đánh giá thông tin về nhu cầu, nguồn cung và giá cả của các sản phNm, dịch vụ, công việc hoặc tài sản cần thiết cho hoạt động của tổ chức, cũng như quá trình lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng và quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp. Van Weele (2009) cho rằng “Thu mua là công tác quản lý các nguồn nguyên vật liệu của doanh nghiệp, cung cấp toàn bộ hàng hóa, dịch vụ, khả năng và kiến thức cần thiết để vận hành, duy trì và quản lý các hoạt động chính của doanh nghiệp, đảm bảo doanh nghiệp luôn đạt được những điều kiện thuận lợi nhất. Đại dịch Covid sự thiếu hụt đối với hàng thiết yếu cũng như các nguyên liệu quan trọng cho các công ty đã làm nổi bật vai trò của ngành thu mua. N ói một cách tổng quát, mua hàng góp phần quan trọng trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.

N gành thu mua đã bắt đầu được chú trọng hơn trong việc nâng cao chất lượng đầu vào, độ tin cậy được cải thiện và trở thành nền tảng cạnh tranh của các doanh nghiệp. Việc chọn được nhà cung cấp phù hợp đi kèm với hoạt động logistics có thể giúp mang lại lợi thế kinh doanh cho tổ chức doanh nghiệp. Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp đã đầu tư cho hoạt động thu mua và nhận ra được giá trị của nó mang lại là rất lớn. Qua đó ta có thể rút ra kết luận về khái niệm hoạt động thu mua như sau: “Mua hàng là việc mua hàng hóa và dịch vụ có tổ chức.

Đây là hoạt động cần thiết để đảm bảo rằng các mặt hàng cần thiết được cung ứng kịp thời với chi phí hợp lí. Bộ phận thu mua đặc biệt cần thiết trong một doanh nghiệp, nơi phải theo dõi hàng hóa để nhập nguyên liệu cho công đoạn sản xuất” 1.2 Vai trò của hoạt động thu mua trong chuỗi cung ứng 1.1 Lập kế hoạch mua sắm Đây là hoạt động cần thiết để đảm bảo rằng nguồn cung cấp được đặt hàng đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Việc lập kế hoạch mua sắm có vai trò tổ chức các dòng hàng hóa luân chuyển ổn định trong các khâu sản xuất của doanh nghiệp. Bộ phận thu mua sẽ liên kết với các bộ phận khác để tìm được nguồn nguyên liệu đáp ứng chính xác các đặc điểm cần thiết để sản phNm có được chất lượng tốt nhất.

N goài ra, công việc này theo dõi đơn hàng nguyên liệu để cung cấp kịp thời để sản xuất với tiêu chí JIT. Mục tiêu của lập kế hoạch mua sắm là xác định các nhà cung cấp tiềm năng, xem xét năng lực cung cấp của họ và xác định các rủi ro khác.2 Tối ưu hóa hàng tồn kho 8 Theo chuNn mực số 02 – hàng tồn kho, ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, hàng tồn kho có khái niệm như sau: Hàng tồn kho: là những tài sản: a) Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; b) Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; c) 1guyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. “Hàng tồn kho có vai trò là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ, giúp tiết kiệm hàng hóa, nguyên vật liệu, tiết kiệm chi phí lưu kho, dự trù được lượng vốn lưu động, đảm bảo nguyên vật liệu nhận được đúng theo yêu cầu đặt hàng và báo cáo đúng lợi nhuận của công ty thông qua báo cáo tồn kho chính xác.” , Đinh Thị Long Thùy, Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho tại công ty TN HH Vật liệu xây dựng Hà Liên, 2022. “Công tác quản lý hàng tồn kho trong doanh nghiệp là lĩnh vực có chức năng chính là xác định hình dạng và vị trí của hàng hóa lưu kho.

Là quá trình theo dõi và kiểm soát hàng hóa của các khâu đặt hàng, sản xuất, lưu trữ và sử dụng nhằm đảm bảo luôn luôn có đúng số lượng hàng hóa đúng vị trí và đúng thời điểm.”, Đinh Thị Long Thùy, Thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho và quản lý hàng tồn kho tại công ty TN HH Vật liệu xây dựng Hà Liên, 2022. Qua khái niệm và vai trò của hàng tồn kho, có thể thấy hàng tồn kho gây ra gánh nặng chi phí lớn cho doanh nghiệp cả về tài chính và lãng phí nguồn lực. Bằng việc quản lý việc mua hàng chặt chẽ sẽ hạn chế được lượng hàng tồn kho không đáng có cho doanh nghiệp. N hờ vậy các công ty có thể giảm chi phí này trong khi vãn đảm bảo họ có đủ nguồn cung để đáp ứng nhu cầu khách hàng.

Điều này cho phép các doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng khi có những thay đổi xảy ra trên thị trường hoặc trong sở thích của khách hàng.3 Kiểm soát chất lượng Kiểm soát chất lượng tốt là điều cần thiết để đảm bảo sản phNm đáp ứng được mong đợi của khách hàng. N ó đảm bảo rằng tất cả các bộ phận của chuỗi cung ứng hoạt động hài hòa với nhau và mỗi giai đoạn sản xuất đều đáp ứng các tiêu chuNn xác định trước.