CHƯƠNG 1: CƠ SỞ KHOA HỌC ĐỂ HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG OUTSOURCING CỦA DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH NHÃN MÁC HÀNG HÓA. Trong chương này, tác giả đề cập và tìm hiểu về các đề tài nghiên cứu có liên quan, cơ sở lý thuyết của đề tài, và một số khái niệm cần được làm rõ.1 Tổng quan về thuê ngoài – Outsourcing 1.1 Thuê ngoài (outsourcing) là gì? Thuê ngoài là hành động chuyển dịch một vài hoạt động của doanh nghiệp và chịu trách nhiệm quyết định cho các nhà cung cấp bên ngoài. Những điều khoản thỏa thuận sẽ được thiết lập trong hợp đồng. Thuê ngoài vượt xa hợp đồng mua bán và tư vấn thông thường, không chỉ xảy ra ở các hoạt động được chuyển mà còn đối với nguồn lực tạo ra hoạt động bao gồm con người, phương tiện, thiết bị, công nghệ và tài sản khác cũng được chuyển (F.Robert Jacob , Richard B.Chase;, 14th Edition).
Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của nền kinh tế toàn cầu để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong và ngoài nước, thách thức lớn đặt ra cho các doanh nghiệp là làm thế nào để nâng cao năng suất, đồng thời cũng đảm bảo chất lượng hàng hóa và dịch vụ, nhưng giá thành cạnh tranh nhằm thu được lợi nhuận cao nhất. Để giải quyết bài toán nan giải này, ngày nay các công ty đã mạnh dạng sử dụng thuê ngoài (outsourcing) như một công cụ để tối thiểu hóa chi phí đầu tư nguồn lực nhưng vẫn đảm bảo lợi nhuận (Hendry, 1995) tập trung nguồn lực vào mục tiêu kinh doanh cốt lõi, đa dạng hóa danh mục đầu tư, cũng như gia tăng thị phần, và đạt lợi thế cạnh tranh (Wekesa Anthony & Susan Were (Ph. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.2 Quá trình hình thành và phát triển của thuê ngoài (Outsourcing) Để hiểu rõ hơn thuật ngữ “thuê ngoài” chúng ta sẽ tìm hiểu lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động thuê ngoài cũng như một số định nghĩa khác nhau về outsourcing. Lịch sử hình thành và phát triển của hoạt động outsourcing được chia làm ba giai đoạn: Giai đoạn sơ khai (từ năm 1989 trở về trước), giai đoạn phát triển (giai đoạn 1981-2001) và giai đoạn hợp tác chiến lược (từ 2002 đến nay) (Andrea Gonzales, David Dorwin, Diwaker Gupta, Kiran Kalyan, n.) Giai đoạn sơ khai (từ năm 1989 trở về trước): bắt nguồn từ cuộc cách mạng công nghiệp từ đầu thế kỉ 20, phần lớn các công ty chú trọng tập trung vào phát triển giá trị cốt lõi của mình, xác định các quy trình trọng yếu và thuê các công ty bên ngoài làm các phần còn lại.
Giai đoạn phát triển (giai đoạn 1981-2001): các doanh nghiệp bắt đầu tập trung vào các biện pháp cắt giảm chi phí, tăng cường thuê ngoài các chức năng cần thiết đặc biệt không liên quan đến hoạt động kinh doanh trọng tâm của mình. Giai đoạn họp tác chiến lược (từ 2002 đến nay): trong những năm gần đây, làm thuê bên ngoài đã chuyển sang giai đoạn hợp tác chiến lược. Làm thuê bên ngoài không chỉ còn gói gọn trong các chức năng để vận hành doanh nghiệp mà còn liên quan đến một vài giá trị cốt lõi của doanh nghiệp. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.3 Những thuận lợi của thuê ngoài Ngày nay outsourcing phát triển rất nhanh chóng, trong những tổ chức khác nhau thì outsourcing trong những điều kiện khác nhau cũng mang về những lợi ích khác nhau cho doanh nghiệp, mặc dù là doanh nghiệp tư nhân, có vốn đầu tư nước ngoài, hay nhà nước… theo nguồn tài liệu của (Tibor, 2006) thống kê những lợi ích mong đợi từ việc thuê ngoài như cắt giảm chi phí (saving cost), giảm chi phí đầu tư (reduce capacity expenditures), chuyển hóa vốn đầu tư từ chi phí cố định sang chi phí biến đổi (capital infusion transfer fixed cost to variable), cải tiến chất lượng (quality improvement), tính linh hoạt cao (greater flexibility), tập trung phát triển sản phẩm cốt lõi (increase focus on core function), bỏ những yếu tố nguy hại (get rid of problem function), bắt chước được đối thủ (copy competitors), giảm áp lực về quy chế (reduce politic pressure or scruntiny) 1.4 Những rủi ro của thuê ngoài có thể gặp phải Doanh nghiệp thường gặp rủi ro về kiểm soát các nhà thầu khi công ty thuê ngoài không trực tiếp quản lý các hoạt động sản xuất của NCC để đảm bảo chất lượng đồng nhất.
Bảo mật thông tin của doanh nghiệp là vấn đề nan giải và khó kiểm soát, mặc dù đã có rang buộc ký kết thỏa thuận bảo mật trước khi thực hiện hợp đồng hợp tác giữa hai bên. Tại các nhà thầu các nhân viên làm việc trực tiếp để tạo ra sản phẩm hay dịch vụ không có động lực để hoàn thành tốt công việc, có khả năng dẫn đến trễ tiến độ, cũng như không đạt được chất lượng như ban đầu. TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến mức độ sử dụng nguồn lực bên ngoài 1.1 Chi phí giao dịch trong Outsourcing Chi phí giao dịch (transaction cost) được mô tả trong cuốn Bản chất của công ty (The Nature of the Firm) (Coase, 1937) là một chi phí không thể tránh khỏi khi kinh doanh. Chi phí giao dịch là một mối quan tâm bật nhất trong kinh doanh, liên quan đến thời gian, công sức và tiền bạc từ người bán sang người mua.
Các nhà nghiên cứu đã đề cập đến mục tiêu tiết kiệm chi phí trong giao dịch bằng cách sử dụng nguồn lực từ tổ chức bên ngoài. Đó là lý thuyết ra đời giải thích cho việc một công ty tại sao cần phải sử dụng dịch vụ thuê ngoài (Arnold, 2000). Để ra quyết định có sử dụng dịch vụ bên ngoài thì việc so sánh chi phí giữa outsourcing và chi phí sử dụng để sản xuất trong nội bộ, nếu chi phí outsourcing thấp hơn thì nên thực hiện sử dụng dịch vụ thuê ngoài. Như vậy, quyết định sử dụng outsourcing của một tổ chức dựa trên lợi ích từ dịch vụ này mang lại.
Williamson, Steven Tadelis, 2012) đã nghiên cứu và cung cấp cho chúng ta lý thuyết về chi phí giao dịch giữa những công ty trong thị trường, lý thuyết này cho chúng ta biết về cách xử lý một trong những lựa chọn cơ bản nhất trong tổ chức của con người. Khi nào quyền quyết định nên được kiểm soát trong một tổ chức và khi nào nên đưa ra quyết định cho thị trường. Và trên thực tế, quá trình outsourcing có khả năng gặp rủi ro về gia tăng chi phí giao dịch, và ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp đã được đề cập đến (Williamson, 2009) TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 9 Khái niệm về số dư đảm phí (sau đây gọi tắt là CM - Contribution Margin) Định nghĩa số dự đảm phí theo trích sách giáo khoa kế toán chi phí của PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang: “Số dư đảm phí (CM) hay được gọi là lãi theo biến phí hoặc là lãi góp còn lại của doanh thu bán hàng sau khi đã trừ đi chi phí khả biến (là khoản chênh lệch giữa giá bán chưa có thuế của sản phẩm và biến phí của sản phẩm đó)” CM = TR – VC Trong đó: Tổng doanh thu (TR) là tổng tài sản thu được (hiện tại hoặc trong tương lai) từ tiêu thụ (cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho khách hàng). Hay doanh thu được xác định bằng tích của giá bán đơn vị và tổng sản lượng tiêu thụ.
Doanh thu (TR) = Giá bán (R) x Sản lượng (Q) Đối với gia công thuê ngoài thì chi phí chi trả cho outsourcing được đánh giá ít hơn chi phí đầu tư mới, nếu nguồn lực của công ty không đáp ứng đủ. Nếu so sánh tính hiệu quả của outsourcing đối với việc thực hiện sản xuất trong nhà thì chúng ta phải xem xét tổng chi phí đầu tư mới và tổng chi phí outsourcing liên quan. Vì vậy việc nhận biết các yếu tố cấu thành nên chi phí outsourcing là rất quan trọng, và theo nghiên cứu của (Gabriel Giertl, Marek Potkany a, Milos Gejdosa, 2015) chi phí outsourcing được tính như sau: TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail.com 10 Chi phí gia công trả xuất theo hóa đơn thanh toán (a price paid to the service provider) + chi phí mua hàng khác (additional purchasing costs) + chi phí liên quan đến gia công thuê ngoài (costs of related to implement) = Tổng chi phí gia công thuê ngoài (total cost of outsourcing) Bên cạnh đó, chi phí giao dịch cao trong outsourcing còn liên quan đến thương lượng, quản lý và các điều khoản thỏa thuận trong hợp đồng. Ngày nay nhiều công ty đã nhắm đến cắt giảm tối thiểu chi phí này bằng cách “local hóa” sử dụng nguồn cung cấp trong nước để thay thế nguồn hàng từ nước ngoài, nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng sản phẩm, nhưng cắt giảm được rất nhiều chi phí phát sinh như tiền cước vận chuyển hàng không, hoặc đường biển, cũng như thuế và chi phí khai hải quan, chi phí vận chuyển, lưu khó… Trong đó loại chi phí đáng chú ý, ít được các doanh nghiệp nhỏ quan tâm đưa vào tính toán đó là chi phí chìm (hidden cost) bao gồm: i.
Chi phí thiết lập hợp đồng (outsourcing contract) ii. Chi phí chuyển giao công nghệ cho nhà cung ứng (Transfer of know-how of client to the outsourcing company) iii. Chi phí công tác (Travel costs) iv. Chi phí các hoạt động chuyển giao (Transfer of activities) v.
Chi phí giao tiếp (Communication) TIEU LUAN MOI download : skknchat@gmail. Chi phí để nhà cung ứng có thể cung cấp sản phẩm hay dịch vụ có hiệu quả (Efficiency) vii. Chi phí thực hiện quy trình giao dịch (Changing of business processes) viii. Đa dạng văn hóa (Cultural diversity) Thật tế, việc xác định chính xác chi phí chìm là khá khó khăn và đòi hỏi phải có ý kiến của chuyên gia để xác định các chi phí cụ thể hơn.
Đây là một rủi ro cần nhận diện và tối ưu hóa liên quan đến chi phí outsourcing để quyết định outsourcing đạt tối ưu.2 Năng lực cốt lõi và chiến lược của doanh nghiệp Theo nghiên cứu của Kremic và Tukel đã nếu ra các yếu tố ảnh hưởng đến quyết định thuê ngoài bao gồm: chi phí (cost), môi trường kinh doanh (business environment), chiến lược của công ty (strategic), đặc điểm chức năng (function characteristics) (Kremic and Tukel , 2006 - No# 11). Ngoài ra còn cho thấy được động lực, lợi ích và những rủi ro tìm ẩn của outsourcing. Năng lực cốt lõi của một doanh nghiệp thể hiện thế mạnh của một doanh nghiệp, một doanh nghiệp nắm bắt được giá trị cốt lõi của chính mình sẽ phát huy tối đa các nguồn lợi, và nắm bắt được lợi thế cạnh tranh được nếu trong nghiên cứu của (Hamel and Prahalad, 1990).