CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1 Vai trò của thông tin kế toán đối với công tác quản lý 1.1 Bản chất của kế toán Theo định nghĩa của Hiệp hội kế toán Mỹ. “Kế toán là quá trình xác định, đo lường và trao đổi thông tin kinh tế cho phép đánh giá thông tin và quyết định của người sử dụng thông tin và quyết định của người sử dụng thông tin. Thông tin kế toán là thông tin kinh tế - nó liên quan đến hoạt động tài chính và kinh tế của doanh nghiệp hoặc tổ chức.
Thông tin kế toán cần phải được xác định và đo lường”.net/business/accounts/intro_accounting.htm Định nghĩa về kế toán cũng được ghi nhận trong luật kế toán nước CHXHCN Việt Nam. Theo đó: “ kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động (3- Điều 4, luật kế toán do Quốc Hội thông qua ngày 17/6/2003). Tuy có nhiều định nghĩa về kế toán nhưng chung qui lại, có thể rút ra một số điểm chung như sau: Kế toán nghiên cứu tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản trong tổ chức. Đó cũng chính là các quan hệ kinh tế tài chính phát sinh ở các tổ chức có sử dụng tài nguyên để thực hiện mục tiêu hoạt động của mình.
Kế toán sử dụng ba loại thước đo để phản ánh là thước đo giá trị, thước đo hiện vật và thước đo lao động trong đó thước đo giá trị là thước đo bắt buộc để có thể tổng hợp toàn bộ các hoạt động kinh tế của tổ chức. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 2 Kế toán được xem là một hệ thống thông tin của mỗi tổ chức. Hệ thống đó được vận hành qua một quá trình thu thập, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin bằng các phương pháp riêng của kế toán. Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra các hoạt động gắn liền với tài sản, nguồn vốn hình thành tài sản và các hoạt động khác của đơn vị.
Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành doanh nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra. Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp các thông tin tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện các chức năng đó, cần phải có một cấu trúc được thiết lập để thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp các thông tin theo chức năng của kế toán. Cấu trúc đó chính là hệ thống thông tin kế toán.
Tóm lại kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản, nguồn hình thành tài sản, và sự vận động của tài sản trong tổ chức. Kế toán không chỉ vận dụng trong các doanh nghiệp mà còn trong các tổ chức phi lợi nhuận, các tổ chức của chính phủ và các tổ chức khác có sử dụng kinh phí để thực hiện một mục tiêu nào đó. Thông tin kế toán được sử dụng bởi nhiều đối tượng: từ nhà quản lý doanh nghiệp đến nhà đầu tư, ngân hàng, các cơ quan quản lý nhà nước và những ai có quan tâm đến lợi ích của tổ chức đó.2 Vai trò kế toán Mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế mà lợi ích của tổ chức đó có liên hệ đến nhiều đối tượng : từ người chủ sở hữu, người quản lý tại đơn vị đến các đối tượng bên ngoài. Mỗi một đối tượng có những nhu cầu thông tin riêng xuất phát từ những lợi ích riêng của mỗi tổ chức.
Vai trò thể hiện qua hai nhóm đối tượng là các nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài: Đối với nhà quản lý ở doanh nghiệp: do doanh nghiệp có tính tự chủ trong việc sử dụng các nguồn lực của mình nên người quản lý doanh nghiệp cần có những LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 3 thông tin để hoạch định, tổ chức và kiểm soát toàn bộ tài sản và hoạt động kinh doanh của mình. Vai trò của thông tin kế toán đối với nhóm đối tượng này thể hiện ở các mặt sau: Giúp nhà quản lý ở doanh nghiệp kiểm tra, kiểm soát toàn bộ tài sản hiện có, tình hình biến động và sử dụng tài sản trong hoạt động kinh doanh theo đúng các mục tiêu đã định, tránh tình trạng thất thoát hay sử dụng lãng phí tài sản. Giúp nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát tình hình sử dụng các khoản vay nợ, tình hình huy động và sử dụng vốn chủ sở hữu qua đó đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ của đơn vị đối với người cho vay, nhà nước, người lao động và các tổ chức khác. Thông qua thông tin do kế toán cung cấp, nhà quản lý có thể xây dựng các kế hoạch ngắn hạn và dài hạn trong hoạt động đầu tư và huy động vốn, xây dựng các chiến lược và chính sách kinh doanh phù hợp.
Hệ thống kế toán Hoạt Hoạt động động kinh tế kinh tế Báo cáo kế toán Người sử dụng Người sử dụng bên ở DN: ngoài DN: Chủ sở hữu Nhà nước, ngân hàng, nhà đầu tư Nhà quản trị Các tổ chức khác.1 : Mối quan hệ giữa thông tin kế toán và người sử dụng LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 Đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: bao gồm Nhà nước, các đối tượng khác như ngân hàng, các tổ chức tài chính khác sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp, người chủ sở hữu, các nhà đầu tư tiềm tàng, nhà cung cấp, khách hàng … Vai trò thông tin kế toán đối với từng đối tượng bên ngoài là khác nhau nhưng thực chất thông tin kế toán thường liên quan đến các vấn đề tình hình tài chính của doanh nghiệp. Vì thế báo cáo cung cấp cho các đối tượng này thường được gọi là báo cáo tài chính theo mục đích chung vì nó cung cấp những thông tin tổng quát cho việc sử dụng của nhiều đối tượng bên ngoài doanh nghiệp Để phát huy vai trò của mình, thông tin kế toán cung cấp phải đáp ứng những yêu cầu sau: Thông tin kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và phương pháp tính toán cụ thể: Đối với thông tin kế toán tài chính, cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung đã được chấp nhận để đảm bảo tính so sánh của thông tin khi công bố ra bên ngoài. Khi đó mỗi cá nhận đều có thể đọc hiểu và sử dụng thông tin kế toán trong việc ra quyết định. Đối với thông tin kế toán quản trị cần thống nhất đối với tài liệu kế hoạch hoặc các qui định bên trong nội bộ để thuận lợi cho việc quản lý các hoạt động ở đơn vị.
Thông tin kế toán phải phản ánh trung thực, khách quan thực tế hoạt động của đơn vị. Không nên quan niệm việc ghi sổ kế toán là chỉ để đối phó với những yêu cầu của nhà nước.Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh kịp thời các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra. Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 Thông tin kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các đối tượng sử dụng đều có thể nhận thức đúng đắn hoạt động và kết quả hoạt động của đơn vị, thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động của đơn vị.2 Hệ thống thông tin kế toán 1.1 Hệ thống Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học….Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống.
Một hệ thống bất kỳ đều có bốn đặc điểm sau: Các thành phần, bộ phận trong hệ thống Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong. Phạm vi, giới hạn của hệ thống Các mục tiêu hướng đến của hệ thống.1 minh họa cho một hệ thống bao gồm bốn thành phần có mối quan hệ với nhau và tập hợp lại với nhau tạo thành hệ thống 1.2 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.3: Hệ thống 6 Hệ thống 1.4 tương tác với nhau thông qua mối quan hệ A,B,C,D nhằm thực hiện mục tiêu của hệ thống 1. Có thể hình dung hệ thống 1.0 là một tổ chức trong đó các thành phần bên trong của tổ chức này là các bộ phận, phòng ban của nó. Các phòng ban này sẽ phối hợp, quan hệ với nhau theo các quy định về quyền hạn, trách nhiệm, các quy chế, điều lệ….được đặt ra trong tổ chức nhằm thực hiện các mục tiêu tồn tại của tổ chức đó.
Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong hệ thống khác gọi là hệ thống con. Như trong hình 1.1, mỗi phòng ban, bộ phận 1.4 có thể là một hệ thống con trong hệ thống 1.0, các hệ thống con này cũng có những thành phần bên trong của nó như 1.3 và thực hiện các mục tiêu đặt ra cho từng bộ phận đó ( hình 1. Tất nhiên mục tiêu thực hiện mỗi bộ phận, mỗi hệ thống con đều hướng đến mục tiêu chung của hệ thống cấp trên mà nó trực thuộc.
Do đó, khi tiếp cận đến hệ thống bất kỳ, chúng ta phải tìm hiểu và xác định rõ mục tiêu cho hệ thống đang quan tâm là gì, để từ đó có thể vạch ra phạm vi, đường biên của hệ thống, các thành phần bên trong tham gia hệ thống. Đây cũng là cách tiếp cận hệ thống mà chúng ta sẽ vận dụng để tìm hiểu hệ thống thông tin kế toán. Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, chúng ta cần phải phân biệt khái niệm hệ thống và tổ chức. Nếu như khái niệm tổ chức chỉ đề cập đến tập hợp các con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra thì hệ thống là một khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ….