Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế quốc tế và chuyển giao công nghệ diễn ra nhanh chóng, sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp sản xuất ngày càng phụ thuộc vào chất lượng nguồn nhân lực. Đối với các doanh nghiệp ngành chế biến và sản xuất gỗ, việc sở hữu đội ngũ lao động có tay nghề và chuyên môn cao là điều kiện tiên quyết để duy trì hoạt động sản xuất, ổn định chất lượng thành phẩm và mở rộng quy mô kinh doanh. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn duy trì thói quen tuyển dụng dựa chủ yếu vào cảm tính, kinh nghiệm chủ quan hoặc phỏng vấn trực tiếp mà thiếu đi quy trình tuyển mộ, tuyển chọn khoa học. Tình trạng này dẫn đến việc người lao động sau khi được tuyển dụng không đáp ứng được yêu cầu công việc, gây lãng phí chi phí đào tạo và tăng tỷ lệ biến động nhân sự. Xuất phát từ thực tiễn thực tập tại Phòng Nhân sự Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Gỗ Nhật Minh (Thuận An, Bình Dương), tác giả Nguyễn Văn Bình đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp nhằm đánh giá thực trạng và xây dựng các giải pháp hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại doanh nghiệp.

Mục tiêu nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm:

  1. Tìm hiểu quy trình tuyển dụng nhân sự tại công ty nhằm giúp doanh nghiệp củng cố và duy trì nguồn nhân lực đáp ứng đủ về số lượng và chất lượng theo định hướng phát triển.
  2. Rút ra các mặt hạn chế còn tồn tại trong quy trình và hoạt động tuyển dụng thực tế tại đơn vị.
  3. Đề xuất hệ thống giải pháp và kiến nghị có tính khả thi nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại công ty.

Nhiệm vụ nghiên cứu gắn liền với ba câu hỏi nghiên cứu được đặt ra:

  1. Cơ sở lý luận cơ bản về quy trình tuyển dụng nhân sự trong doanh nghiệp là gì?
  2. Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Gỗ Nhật Minh giai đoạn 2019 - 2021 diễn ra như thế nào?
  3. Cần áp dụng những giải pháp nào để hoàn thiện quy trình tuyển dụng tại doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo?

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động và quy trình tuyển dụng nhân lực tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Gỗ Nhật Minh.
  • Phạm vi không gian: Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Gỗ Nhật Minh (địa chỉ: Thửa đất số 252, 253, 254, 255, 256, Tờ bản đồ số D5, Khu Phố Bình Phước B, Phường Bình Chuẩn, Thành phố Thuận An, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu thứ cấp phục vụ phân tích thực trạng được thu thập trong giai đoạn 2019 – 2021; thời gian tiến hành thu thập số liệu và khảo sát thực tế diễn ra từ ngày 20/10/2022 đến ngày 30/12/2022.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng nền tảng lý luận dựa trên các giáo trình và tài liệu học thuật về Quản trị nguồn nhân lực, tiêu biểu là công trình của Nguyễn Hữu Thân (2001) và Nguyễn Văn Điềm (2004). Các nội dung lý thuyết trọng tâm được hệ thống hóa gồm:

  • Khái niệm và bản chất của tuyển dụng nhân lực: Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn người lao động có năng lực từ nguồn nội bộ hoặc bên ngoài nhằm đáp ứng nhu cầu nhân sự của tổ chức. Tuyển dụng bao gồm hai giai đoạn kế tiếp nhau: tuyển mộ (thu hút ứng viên) và tuyển chọn (đánh giá, phân loại, phỏng vấn và ra quyết định tiếp nhận ứng viên phù hợp).
  • Quy trình tuyển dụng chuẩn: Gồm các bước xác định nhu cầu tuyển dụng (căn cứ vào mục tiêu công ty, kế hoạch sản xuất kinh doanh, hiện trạng lao động, bảng mô tả tiêu chuẩn nghề nghiệp, năng suất lao động), lựa chọn phương pháp lập kế hoạch (phương pháp so sánh công việc, phương pháp quan hệ nhân quả), tìm kiếm thu hút ứng viên (nguồn bên trong, nguồn bên ngoài, quảng cáo tuyển dụng) và ra quyết định tuyển chọn.
  • Phương thức tuyển dụng: Phân tích ưu - nhược điểm của hình thức tuyển dụng truyền thống (giới thiệu nội bộ, phát tờ rơi, dán biển thông báo, liên kết trường học, báo đài) và phương thức tuyển dụng trực tuyến (đăng tin trên mạng xã hội Facebook, Zalo, website tuyển dụng).
  • Nhân tố ảnh hưởng đến tuyển dụng: Nhóm nhân tố bên trong (thương hiệu, kế hoạch nhân sự, chính sách tuyển dụng, văn hóa doanh nghiệp) và nhóm nhân tố bên ngoài (kinh tế - chính trị, văn hóa - giáo dục, hệ thống pháp luật lao động, sự biến động của thị trường lao động).

Phương pháp nghiên cứu được tác giả vận dụng trong khóa luận gồm:

  • Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp: Thu thập thông tin trực tiếp thông qua quan sát quá trình làm việc, trao đổi, phỏng vấn cán bộ quản lý và nhân viên thuộc Phòng Nhân sự tại công ty trong thời gian thực tập.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Thu thập các tài liệu nội bộ do doanh nghiệp cung cấp, bao gồm báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, báo cáo thống kê nhân sự, bảng phân bổ tiền lương - thưởng và chi phí tuyển dụng giai đoạn 2019 - 2021.
  • Phương pháp xử lý và phân tích dữ liệu: Sử dụng kỹ thuật thống kê mô tả, phân tích so sánh biến động số liệu qua các năm (tuyệt đối, tương đối), phân tích cơ cấu tỷ trọng, lập bảng biểu tổng hợp và ứng dụng mô hình ma trận SWOT để đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức của doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương I: Cơ sở lý thuyết về quá trình tuyển dụng tại Công ty TNHH sản xuất thương mại gỗ Nhật Minh

Chương I tập trung làm rõ các khái niệm nền tảng về nhân sự, tuyển dụng nhân lực, vai trò phân định giữa khâu tuyển mộ và khâu tuyển chọn. Tác giả chỉ ra rằng tuyển mộ nhằm tạo ra tập hợp các ứng viên tiềm năng từ thị trường lao động và nguồn nội bộ, trong khi tuyển chọn là bước phân loại, sàng lọc hồ sơ, phỏng vấn chuyên môn và đánh giá kỹ năng để ra quyết định tiếp nhận. Chương này cũng phân tích chi tiết quy trình xác định nhu cầu nhân sự dựa trên kế hoạch sản xuất kinh doanh và năng suất lao động thực tế.

Về phương thức tuyển dụng, chương I so sánh giữa tuyển dụng truyền thống và trực tuyến:

  • Tuyển dụng truyền thống (người quen giới thiệu, dán biển, phát tờ rơi) giúp tiếp cận nhanh lao động phổ thông nhưng bị giới hạn về phạm vi địa lý, dễ phát sinh thiên vị tình cảm và thiếu sự đa dạng nhân sự.
  • Tuyển dụng trực tuyến mở rộng phạm vi tiếp cận trên toàn quốc, tiết kiệm thời gian và chi phí, nhưng khó đáp ứng yêu cầu sàng lọc đối với các vị trí nhân sự cấp cao.

Bên cạnh đó, tác giả phân tích các yếu tố môi trường tác động đến tuyển dụng, đồng thời nêu rõ tầm quan trọng kinh tế của công tác này: việc tuyển dụng sai có thể khiến doanh nghiệp chịu tổn thất chi phí ước tính từ 3 đến 6 lần tổng thu nhập năm của một lao động.

Chương II: Thực trạng công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH sản xuất thương mại gỗ Nhật Minh

Chương II đi sâu giới thiệu về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Gỗ Nhật Minh (thành lập từ năm 2016 dưới dạng cơ sở kinh doanh, chuyển đổi mô hình doanh nghiệp từ năm 2018, chuyên sản xuất đồ gỗ nội thất như bàn, ghế, tủ, giường, kệ). Cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc và 6 phòng ban trực thuộc: Phòng Kinh doanh, Phòng Nhân sự, Phòng Kế toán, Phòng Thiết kế, Phòng Sản xuất (quản lý Phân xưởng sản xuất, Giao nhận, Kho) và Phòng Xuất nhập khẩu. Thị trường tiêu thụ nội thất năm 2021 tập trung chủ yếu tại Bình Dương (51%), tiếp theo là Đồng Nai (31%), TP. Hồ Chí Minh (15%) và các tỉnh lân cận (3%).

Tác giả phân tích cụ thể các số liệu thống kê nhân sự của công ty qua giai đoạn 2019 - 2021:

Chỉ tiêu phân loại Năm 2019 Năm 2020 Năm 2021 So sánh 2020/2019 So sánh 2021/2020
Tổng số lao động (người) 343 354 365 +11 (+3%) +11 (+3%)
1. Trình độ học vấn
- Thạc sĩ 15 (4%) 14 (4%) 16 (4%) -1 (-7%) +2 (+14%)
- Đại học 39 (11%) 37 (10%) 39 (11%) -2 (-5%) +2 (+5%)
- Cao đẳng 23 (7%) 25 (7%) 26 (7%) +2 (+9%) +1 (+4%)
- Trung cấp 66 (19%) 67 (19%) 70 (19%) +1 (+2%) +3 (+4%)
- THPT (Lao động phổ thông) 200 (58%) 211 (60%) 214 (59%) +11 (+5%) +3 (+1%)
2. Cơ cấu giới tính
- Nam 220 (61,1%) 230 (62,5%) 240 (62,9%) +10 +10
- Nữ 123 (38,9%) 124 (37,5%) 125 (37,1%) +1 +1
3. Cơ cấu độ tuổi
- Từ 18 đến 25 tuổi 200 (58%) 212 (60%) 210 (58%) +12 -2
- Từ 25 đến 30 tuổi 90 (26%) 95 (27%) 100 (27%) +5 +5
- Từ 30 đến 60 tuổi 53 (15%) 47 (13%) 55 (15%) -6 +8
4. Tiền lương bình quân (triệu đồng/tháng) 9,2 10,9 12,0 +1,7 +1,1

Về cơ cấu nhân sự theo phòng ban năm 2021: Ban Giám đốc có 2 người (1%), Phòng Nhân sự 10 người (3%), Phòng Xuất nhập khẩu 20 người (5%), Phòng Kế toán 12 người (3%), Phòng Thiết kế 25 người (7%), Phòng Kinh doanh 40 người (11%) và Khối Công nhân sản xuất trực tiếp 256 người (70%). Dự báo nhu cầu nhân sự năm 2022 tăng lên 381 người, trong đó tập trung tăng ở Phòng Thiết kế (+20%, lên 30 người), Phòng Kinh doanh (+13%, lên 45 người) và Phòng Xuất nhập khẩu (+10%, lên 22 người).

Đánh giá hiệu suất làm việc và phân tích công việc theo phòng ban (Bảng 2.13):

  • Phòng Kinh doanh (40 người): Đạt hiệu suất 75% do năng lực đội ngũ nhân viên kinh doanh chưa đồng đều.
  • Phòng Kế toán - Nhân sự (22 người): Đạt hiệu suất 95%, duy trì tính ổn định trong nghiệp vụ.
  • Phòng Sản xuất (256 người): Đạt hiệu suất 90%, quy trình xử lý công việc tương đối tốt.
  • Phòng Thiết kế (20 người): Đạt hiệu suất 85%, ý tưởng sáng tạo tốt nhưng tính đồng bộ giữa các nhân sự chưa cao.

Về quy trình tuyển dụng thực tế, công ty áp dụng quy trình 6 bước: (1) Phê duyệt danh sách nhân sự cần tuyển; (2) Bộ phận nhân sự xác định phương thức tìm kiếm nguồn lực; (3) Đăng bài và tìm kiếm ứng viên; (4) Phỏng vấn và chọn lọc ứng viên; (5) Đào tạo; (6) Phân bổ ứng viên về các phòng ban. Tác giả nhận định quy trình này còn sơ sài, thiếu các tiêu chuẩn đánh giá định lượng tại khâu phỏng vấn và chưa có bước kiểm tra năng lực tay nghề thực tế. Về chi phí tuyển dụng và đào tạo, năm 2021 công ty chi trả tổng cộng 900.000 (nghìn đồng/đơn vị tính), trung bình chi phí cho mỗi lao động là 2.699 (nghìn đồng).

Ma trận SWOT của doanh nghiệp chỉ ra:

  • Điểm mạnh (S): Chiếm lĩnh thị phần lớn tại miền Nam; dây chuyền sản xuất đạt chuẩn môi trường; chất lượng sản phẩm tốt; huy động vốn thuận lợi.
  • Điểm yếu (W): Cơ cấu tổ chức chưa thật sự linh hoạt; hoạt động quảng cáo chưa thường xuyên; tỷ lệ luân chuyển nhân sự cao; trình độ văn hóa của công nhân đa số ở mức phổ thông; chi phí bán hàng và quản lý còn cao.
  • Cơ hội (O): Nhu cầu sản phẩm nội thất gỗ gia tăng; mạng lưới nhà cung ứng đa dạng; khả năng đáp ứng các đơn hàng linh hoạt.
  • Thách thức (T): Cạnh tranh từ các đối thủ tiềm ẩn nước ngoài; quy định bảo vệ môi trường ngày càng khắt khe; biến động giá nguyên vật liệu và áp lực nợ vay ngắn hạn.

Chương III: Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng tại Công ty TNHH sản xuất thương mại gỗ Nhật Minh

Trên cơ sở các tồn tại đã chỉ ra ở Chương II, Chương III trình bày hệ thống giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị nguồn nhân lực và tuyển dụng:

  • Hoàn thiện công tác hoạch định nguồn nhân lực: Xây dựng quy trình dự báo nhu cầu nhân sự dựa trên phương pháp thống kê khoa học thay vì ước lượng định tính; lập kế hoạch điều chỉnh cơ cấu nhân sự theo hướng gia tăng tỷ lệ lao động có trình độ chuyên môn kỹ thuật, cân bằng hợp lý cơ cấu giới tính tại các vị trí văn phòng và quản lý.
  • Hoàn thiện công tác phân tích công việc: Chuẩn hóa bản mô tả công việc (Job Description) và bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification) cho từng vị trí thuộc các phòng ban (Kinh doanh, Kế toán, Thiết kế, Sản xuất); xây dựng lại sơ đồ quy trình xử lý công việc nhằm khắc phục tình trạng quá tải hoặc chồng chéo nhiệm vụ.
  • Hoàn thiện quy trình tuyển dụng nhân sự: Đa dạng hóa các kênh tuyển mộ bằng cách kết hợp linh hoạt giữa phương thức trực tuyến (mạng xã hội, chuyên trang việc làm) và phương thức truyền thống; thiết lập ngân hàng câu hỏi phỏng vấn chuẩn hóa, bổ sung bài kiểm tra chuyên môn và thực hành tay nghề mộc đối với công nhân phân xưởng; mở rộng nguồn tuyển thông qua liên kết với các trường cao đẳng, trung cấp nghề trên địa bàn tỉnh Bình Dương.
  • Hoàn thiện chế độ tiền lương và chính sách đãi ngộ: Điều chỉnh thang bảng lương đối với nhân viên thời vụ và người lao động ký hợp đồng chính thức; xây dựng tiêu chí đánh giá hiệu quả công việc (KPI) rõ ràng gắn liền với tiền thưởng năng suất nhằm giữ chân nhân sự có tay nghề và giảm thiểu tỷ lệ nghỉ việc.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận đã phản ánh chi tiết bức tranh quản trị nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Gỗ Nhật Minh qua các phát hiện cụ thể:

  • Làm rõ thực trạng sử dụng lao động của công ty với quy mô 365 người năm 2021, trong đó lực lượng lao động phổ thông trình độ THPT chiếm tỷ trọng áp đảo (59%), lao động nam chiếm 62,9%, và nhóm tuổi trẻ từ 18 đến 25 tuổi chiếm tới 58%. Điều này phản ánh đặc thù sử dụng nhiều lao động thể lực trong ngành sản xuất nội thất gỗ nhưng cũng bộc lộ nguy cơ thiếu hụt nhân lực trình độ cao.
  • Chỉ ra sự chênh lệch về hiệu suất công việc giữa các bộ phận: Phòng Kế toán đạt hiệu suất cao nhất (95%), trong khi Phòng Kinh doanh chỉ đạt 75% do năng lực đội ngũ bán hàng không đồng đều.
  • Nhận diện những hạn chế cốt lõi trong quy trình tuyển dụng: Các bước tuyển chọn còn mang tính hình thức, tiêu chí đánh giá chưa được lượng hóa, phụ thuộc nhiều vào cảm tính của người phỏng vấn và chưa có quy trình kiểm tra tay nghề đầu vào bài bản.
  • Đóng góp thực tiễn của đề tài: Cung cấp hệ thống giải pháp đồng bộ từ khâu lập kế hoạch, phân tích công việc, đổi mới kênh tuyển mộ đến xây dựng chính sách tiền lương và đãi ngộ sau tuyển dụng, bám sát các điều kiện thực tế của doanh nghiệp chế biến gỗ tại Bình Dương.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận tập trung chủ yếu vào việc phân tích dữ liệu thứ cấp nội bộ (báo cáo nhân sự, bảng cân đối kế toán) và khảo sát định tính thông qua quan sát, phỏng vấn trực tiếp tại đơn vị thực tập trong thời gian ngắn (từ tháng 10/2022 đến tháng 12/2022). Phạm vi dữ liệu phân tích tập trung trong giai đoạn 2019 - 2021 nên chưa phản ánh được đầy đủ những biến động sâu hơn của thị trường lao động giai đoạn hậu đại dịch. Đề tài chưa xây dựng được mô hình định lượng đánh giá mức độ ảnh hưởng của các yếu tố tuyển dụng đến hiệu quả làm việc của nhân viên. Các nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát định lượng với quy mô mẫu lớn hơn, kiểm định thang đo sự hài lòng của người lao động đối với công tác tuyển dụng và mở rộng phạm vi so sánh sang các doanh nghiệp cùng ngành gỗ tại khu vực Đông Nam Bộ.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thực tiễn hữu ích cho:

  • Sinh viên chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Quản trị nguồn nhân lực và Kinh tế học khi thực hiện khóa luận, đồ án tốt nghiệp về chuyên đề tuyển dụng và đánh giá hiệu suất nhân sự.
  • Các nhà quản lý, cán bộ phụ trách nhân sự tại các doanh nghiệp sản xuất vừa và nhỏ (đặc biệt trong ngành sản xuất, gia công đồ gỗ nội thất) có nhu cầu tham khảo quy trình phân tích thực trạng lao động, bảng phân bổ nhân sự và cơ cấu chi phí tuyển dụng thực tế.

Câu hỏi thường gặp

1. Khóa luận nghiên cứu số liệu nhân sự của doanh nghiệp trong giai đoạn nào và quy mô nhân sự biến động ra sao? Khóa luận nghiên cứu số liệu nhân sự trong giai đoạn 3 năm (2019 – 2021). Quy mô tổng nhân sự của công ty tăng trưởng đều đặn qua các năm: năm 2019 đạt 343 người, năm 2020 tăng lên 354 người (+3%) và năm 2021 đạt 365 người (+3%).

2. Cơ cấu trình độ học vấn của người lao động tại Công ty Gỗ Nhật Minh năm 2021 được ghi nhận như thế nào? Năm 2021, tổng số 365 lao động của công ty phân bổ theo trình độ gồm: Thạc sĩ có 16 người (4%), Đại học có 39 người (11%), Cao đẳng có 26 người (7%), Trung cấp có 70 người (19%), và Trình độ THPT (lao động phổ thông) có 214 người (chiếm 59%).

3. Tỷ trọng nhân sự và mức hiệu suất làm việc giữa các phòng ban năm 2021 có sự khác biệt ra sao? Lực lượng công nhân sản xuất trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn nhất với 256 người (70% tổng nhân sự) và đạt hiệu suất 90%. Phòng Kinh doanh có 40 người (11%) nhưng hiệu suất chỉ đạt 75%. Phòng Kế toán - Nhân sự có 22 người đạt hiệu suất 95%, và Phòng Thiết kế có 20 người đạt hiệu suất 85%.

4. Mức thu nhập bình quân và chi phí tuyển dụng, đào tạo tại công ty biến động như thế nào qua các năm? Tiền lương bình quân hàng tháng tăng từ 9,2 triệu đồng (năm 2019) lên 10,9 triệu đồng (năm 2020) và đạt 12,0 triệu đồng (năm 2021). Về chi phí tuyển dụng và đào tạo, năm 2021 công ty chi tổng cộng 900.000 đơn vị tiền tệ, tính trung bình chi phí cho mỗi lao động là 2.699 đơn vị tiền tệ.

5. Những điểm yếu cốt lõi trong công tác nhân sự mà ma trận SWOT của công ty đã chỉ ra là gì? Ma trận SWOT chỉ ra các điểm yếu gồm: cơ cấu tổ chức chưa thật sự linh hoạt; hoạt động quảng cáo tuyển dụng chưa thường xuyên; tỷ lệ thay đổi nhân sự liên tục; mặt bằng trình độ văn hóa của công nhân còn thấp; chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp còn ở mức cao.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Văn Bình đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về tuyển mộ, tuyển chọn và phân tích toàn diện thực trạng nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất Thương mại Gỗ Nhật Minh giai đoạn 2019 - 2021. Bằng các dữ liệu thực tế từ phòng ban chuyên môn, tác giả đã chỉ rõ những nút thắt trong công tác phân tích công việc, cơ cấu nhân sự thiên về lao động phổ thông và quy trình tuyển dụng còn mang tính hình thức. Các giải pháp đề xuất về chuẩn hóa bản mô tả công việc, đa dạng hóa kênh tuyển mộ và hoàn thiện chính sách đãi ngộ mang tính thực tiễn cao, giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng nguồn nhân lực phục vụ mục tiêu mở rộng sản xuất kinh doanh.