Chương 1 TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN VÀ TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 1. Khái niệm về dự án và quản lý dự án đầu tư xây dựng 1. Khái niệm về dự án [24] Dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ nhằm tạo ra một thực thể mới. Dự án đầu tư xây dựng là tập hợp những đề xuất có liên quan đến việc bỏ vốn để xây dựng mới, mở rộng hoặc cải tạo những công trình xây dựng nhằm mục đích phát triển, duy trì, nâng cao chất lượng công trình hoặc sản phẩm, dịch vụ trong một thời hạn nhất định.
Khái niệm về quản lý dự án [21], [29] Quản lý nói chung là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý vào các mối tượng quản lý để điều khiển đối tượng nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép. Để dự án thành công, nhà quản lý dự án phải xác định rõ các bên hữu quan của dự án và đáp ứng nhu cầu, kỳ vọng, mong đợi của họ, từ dó xác định phạm vi công việc và mục tiêu của dự án. Các giai đoạn quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình [29] - Giai đoạn hình thành dự án có các công việc chính như: Xây dựng ý tưởng ban đầu ,xác định qui mô và mục tiêu, đánh giá các khả năng, tính khả thi của dự án, xác định các nhân tố và cơ sở thực hiện dự án; Học viên: VÕ CHÍ BẢO Lớp: CH19QLXD-CS2 Trường Đại học Thủy lợi 6 Luận văn Thạc sĩ - Giai đoạn nghiên cứu - phát triển: xây dựng dự án, kế hoạch thực hiện và chuẩn bị nguồn nhân lực, kế hoạch tài chính và khả năng kêu gọi đầu tư, xác định yêu cầu chất lượng, phê duyệt dự án; Hình thành Nghiệm thu Lập dự án và bàn giao Kết Vòng đời Phát thúc triển Dự án Triển khai Điều hành & chi tiết kiểm soát Thực hiện Hình 1.1 : Vòng đời dự án xây dựng - Giai đoạn thực hiện (hay giai đoạn triển khai): thông tin tuyên truyền, thiết kế Quy hoạch và Kiến trúc, phê duyệt các phương án thiết kế, đấu thầu xây dựng và tổ chức thi công xây dựng, quản lý và kiểm soát; Học viên: VÕ CHÍ BẢO Lớp: CH19QLXD-CS2 Trường Đại học Thủy lợi 7 Luận văn Thạc sĩ - Giai đoạn kết thúc: hoàn thành công việc xây dựng, các hồ sơ hoàn công, vận hành thử công trình, giải thể nhân viên, kiểm toán và tất toán.
Nội dung của công tác quản lý tiến độ dự án đầu tư xây dựng Sau khi kế hoạch tổng hợp đã được xây dựng và được cấp có thẩm quyền phê duyệt, dự án được phép triển khai sang giai đoạn thực hiện, đây cũng là giai đoạn phải hiện thực hoá các mục tiêu đã đề ra. Giai đoạn triển khai thực hiện dự án là giai đoạn cần phải triển khai các công tác giám sát, kiểm soát và các hành động điều chỉnh nếu cần thiết. Quản lý tiến độ thực hiện dự án là một trong những nội dung then chốt trong quá trình triển khai thực hiện dự án, vì vậy các bước thực hiện cũng tuân thủ vào một vòng lặp liên tục: lập kế hoạch - giám sát - kiểm soát. Lập kế hoạch quản lý tiến độ [20], [28] 1.
Khái niệm và vai trò của kế hoạch tiến độ trong thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình - Kế hoạch tiến độ thực hiện dự án: Là bản kế hoạch xác định trình tự thực hiện các công việc, thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ thời gian thực hiện dự án. - Kế hoạch tiến độ có vai trò: Hết sức quan trọng đối với việc xây dựng các nội dung kế hoạch khác và đến việc triển khai dự án: Trước hết kế hoạch tiến độ giúp người quản lý có được một sự hình dung tổng quát về toàn bộ công việc cần thực hiện và tiến trình thực hiện các công việc đó để hoàn thành mục tiêu dự án, làm cơ sở cho việc xây dựng các kế hoạch cung ứng và điều phối tài nguyên thực hiện dự án; làm cơ sở cho việc xây dựng kế hoạch đấu thầu triển khai, kế hoạch với các nhà thầu khác. Trong hệ thống kế hoạch dự án, kế hoạch tiến độ được xem là kế hoạch nền tảng và phải xác lập trước các nội dung kế hoạch khác. Các công cụ xây dựng kế hoạch tiến độ a) Biểu đồ Gantt: - Biểu đồ Gantt của dự án được dánh dấu để biểu diễn rõ tiến triển thực tế tại thời điểm báo cáo.
Học viên: VÕ CHÍ BẢO Lớp: CH19QLXD-CS2 Trường Đại học Thủy lợi 8 Luận văn Thạc sĩ - Biểu đồ Gantt là phương pháp trình bày tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian. Mục đích của Gantt là xác định một tiến độ hợp lý nhất để thực hiện các công việc khác nhau của dự án. Tiến độ này tuỳ thuộc vào độ dài công việc, những diều kiện ràng buộc và kỳ hạn phải tuân thủ. - Cấu trúc của biểu đồ: + Cột dọc trình bày công việc, thời gian tương ứng để thực hiện từng công việc.
Được trình bày trên trục hoành. + Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc. Độ dài doạn thẳng là độ dài công việc. Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc.2: Biểu đồ Gantt cho chương trình bình thường của một dự án M [28] b) Kỹ thuật tổng quan và đánh giá dự án PERT (Program Evaluation and Review Technique) và Phương pháp đường găng CPM (Critical Path Method) - Kỹ thuật PERT và CPM là những kỹ thuật được sử dụng để xây dựng mạng nối kết công việc.
Kỹ thuật PERT lần đầu tiên được áp dụng trong hải quân Mỹ vào năm 1958 khi họ sản xuất tên lửa xuyên lục địa. Tham gia chương trình có 200 nhà cung ứng, 9.000 nhà thầu, dự kiến chương trình thực hiện trong 7 năm. Nhờ áp dụng kỹ thuật quản lý dự án này nên thời gian hoàn thành dự án giảm xuống chỉ còn 7 năm. CPM được phát triển bởi công ty Dupond trong cùng thời kỳ.
Hai phương pháp này tuy có những nét khác nhau nhưng chúng có nhiều điểm giống nhau: cả Học viên: VÕ CHÍ BẢO Lớp: CH19QLXD-CS2 Trường Đại học Thủy lợi 9 Luận văn Thạc sĩ hai kỹ thuật đều dẫn đến việc tính toán dường găng, cùng chỉ ra thời gian dự trữ của các công việc. - Các bước tiến hành : gồm 3 bước cơ bản sau + Bước 1: Lập kế hoạch dự án Liệt kê tất cả các công việc phải thực hiện của dự án; biểu diễn trình tự theo kế hoạch các công việc trên mạng theo thứ tự công việc nào cần làm trước, công việc nào làm sau, những công việc nào cùng làm song hành. + Bước 2: Lập tiến độ dự án Dự đoán thời gian hoàn thành của mỗi công việc; tính toàn đường găng. Sử dụng thông tin có được để phát triển kế hoạch tiến dộ hiệu quả và tiết kiệm hơn.
+ Bước 3: Giám sát dự án, sử dụng kế hoạch tiến độ để kiểm soát và giám sát dự án trong quá trình thực hiện. Điều chỉnh và bổ sung và giải quyết kịp thời những bất lợi xảy ra trong quá trình thực thi. - Xác định đường găng: Sau khi thiết lập xong mạng công việc, ta xác định đường găng. Đường găng là đường dài nhất tính từ công việc đầu đến công việc cuối của dự án phản ánh thời gian tối thiểu dể hoàn thành dự án.
Đường găng là đường đi qua các công việc găng và sự kiện găng. Trong quản lý dự án, các công việc trên đường găng được quản lý chặt chẽ vì nếu bất cứ công việc nào bị chậm trễ thì thời gian hoàn thành dự án cũng sẽ bị kéo dài thêm một thời hạn tương ứng. Sơ đồ mạng và đường găng (theo phương pháp AOA) của dự án Z như hình 1.3: Sơ đồ mạng của dự án Z theo phương pháp AOA [28] Học viên: VÕ CHÍ BẢO Lớp: CH19QLXD-CS2 Trường Đại học Thủy lợi 10 Luận văn Thạc sĩ - Xác định thời gian dự trữ : Thời gian dự trữ (còn gọi là thời gian di động hay thời gian lỏng) là lượng thời gian mà một công việc có thể trì hoãn sau thời điểm bắt đầu sớm (hoặc bắt đầu muộn) mà không làm chậm lại thời hạn hoàn thành dự án, nếu các công việc khác bảo đảm đúng thời gian dự đoán. Việc xác định thời gian di dộng cho phép lập kế hoạch tiến độ linh hoạt.
Vì ta có thể sử dụng nó để dịch chuyển các công việc sao cho khối lượng các công việc phân bổ đều đặn hơn theo thời gian hoặc sử dụng thời gian di ñộng như là thời gian bảo hiểm. Khái niệm và vai trò của giám sát tiến độ trong thực hiện dự án dầu tư xây dựng công trình - Khái niệm: Giám sát là thu thập, ghi nhận và báo cáo thông tin liên quan đến tất cả các khía cạnh của việc thực hiện dự án mà người quản lý dự án hay những đối tượng khác muốn xem xét. - Vai trò: giám sát là hoạt động giúp xác định dự án có đang được thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và sẽ báo cáo bất cứ sai lệch phát sinh để từ đó đề xuất hành động điều chỉnh trước khi quá muộn. Nhu cầu thông tin và quy trình báo cáo - Nội dung của báo cáo: Sau khi thu thập xong dữ liệu, cần đưa ra những báo cáo về tiến triển của dự án gồm các loại báo cáo về tình hình thực hiện dự án, báo cáo thời gian/ chi phí, báo cáo về các sai lệch.
Báo cáo cần xác định rõ nguyên nhân, tác động và lưu ý đến các xu hướng. Nếu có thể được, nên thực hiện các so sánh với phân phối thống kế của các dữ liệu trước đó. Điều này sẽ giúp người quản trị dự án và những người khác diễn giải dữ liệu cần giám sát. - Mức chi tiết của báo cáo: Hệ thống giám sát cần phải được xây dựng để hướng đến mỗi cấp quản lý, song mức độ chi tiết của các báo cáo đối với từng cấp có thể khác nhau.