phần mở đầu, phần kết luận và khuyến nghị, luận văn có các chƣơng sau đây: Chƣơng 1: Sản phẩm và dịch vụ thông tin trong hoạt động của cơ quan thông tin bộ/ngành Chƣơng 2: Thực trạng các sản phẩm và dịch vụ thông tin Chƣơng 3: Những giải pháp hoàn thiện và phát triển hệ thống sản phẩm, dịch vụ thông tin tại bộ/ngành. CHƢƠNG I SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN 10 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN THÔNG TIN BỘ/NGÀNH 1. Một số khái niệm liên quan 1. Thông tin KH&CN Trong cuộc sống hàng ngày, ở đâu và lúc nào chúng ta cũng nghe nói đến hai từ “thông tin”, chẳng hạn thông tin là nguồn lực của sự phát triển, thông tin hỗ trợ việc hoạch định chính sách, thời đại ngày nay là thời đại của thông tin,.
Vậy thông tin là gì? Có rất nhiều cách hiểu về thông tin. Ví dụ, trong Bách khoa toàn thƣ của Liên Xô xuất bản lần thứ 3, tập 10 viết “Thông tin là tin tức đƣợc truyền đi bởi con ngƣời bằng lời nói, chữ viết hoặc các phƣơng tiện khác”. Theo từ điển Oxford của Anh, thông tin là “điều mà ngƣời ta đánh giá hoặc nói đến là tri thức, tin tức”. Nhiều từ điển khác đồng nhất thông tin với kiến thức “thông tin là điều mà ngƣời ta biết” hoặc “thông tin là sự chuyển giao tri thức làm tăng thêm hiểu biết của con ngƣời”… Thông tin theo gốc tiếng Latin “informatio” có hai nghĩa.
Một là, nó chỉ một hành động rất cụ thể tạo ra một hình dạng (forme). Hai là, tùy theo tình huống, nó có nghĩa là truyền đạt một ý tƣởng, một khái niệm hay một biểu tƣợng. Tuy nhiên, cùng với sự phát triển của xã hội, khái niệm thông tin cũng phát triển theo. Trong lý thuyết thông tin của C.Shannon, thông tin là số đo độ bất định (càng tăng hiểu biết về một sự vật, hiện tƣợng nào đó chúng ta càng làm giảm độ chƣa biết hoặc độ không chắc chắn của nó).
Căn cứ vào đặc điểm, nội dung của tin tức, có thể chia thông tin thành các loại thông tin kinh tế, thông tin quản lý, thông tin KH&CN,. Mỗi loại thông tin đều có đặc trƣng riêng, song nhìn chung chúng đều đóng vai trò quan trọng trong quá trình phát triển xã hội. Trong tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5453-1991 nêu: “Thông tin là nội dung con ngƣời gán cho dữ liệu với các qui ƣớc (ký hiệu) đã biết, đƣợc sử dụng trong việc trình bày chúng”. Trong phạm vi luận văn này, khái niệm thông tin KH&CN đƣợc hiểu theo định nghĩa tại Khoản 1, điều 2 Nghị định 159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 quy định về hoạt động thông tin KH&CN, theo đó: “Thông tin KH&CN là các dữ liệu, số liệu, dữ kiện, tri thức KH&CN (bao gồm khoa học tự nhiên, KH&CN, khoa học xã hội và nhân văn) được tạo lập, quản lý và sử dụng nhằm mục đích cung cấp 11 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước hoặc đáp ứng nhu cầu của tổ chức, cá nhân trong xã hội”.
Nhƣ vậy, thông tin KH&CN không chỉ bó hẹp trong phạm vi thông tin về khoa học tự nhiên, KH&CN mà còn bao gồm cả thông tin trong lĩnh vực khoa học xã hội và nhân văn. Người dùng tin và nhu cầu tin Để có căn cứ cho việc tổ chức hoạt động thông tin nói chung và hƣớng tới hoàn thiện SP&DVTT tại cơ quan thông tin bộ/ngành, cần phải nghiên cứu đặc điểm ngƣời dùng tin và nhu cầu tin. Đặc điểm định hƣớng nhu cầu thông tin KH&CN trong giai đoạn hội nhập quốc tế đƣợc đặc trƣng bằng: - Tính định hƣớng vĩ mô đƣợc xác định bằng các định hƣớng chiến lƣợc, chính sách và kế hoạch dài hạn, trung hạn phát triển KT-XH nói chung và phát triển KH&CN nói riêng. Điều này định hƣớng tới việc phát triển tiềm lực thông tin KH&CN của đất nƣớc, với yêu cầu nội dung thông tin cơ bản cần thu thập, xử lý và tổ chức đáp ứng phù hợp với nhu cầu phát triển của đất nƣớc, tránh đƣợc sự dàn trải, manh mún, lệch trọng tâm.
- Tính tổng hợp, đa ngành và liên ngành đƣợc quy định bởi nhu cầu gắn kết ngày một tăng giữa KH&CN với kinh tế. Đặc điểm này đòi hỏi bên cạnh việc tăng cƣờng năng lực tự đảm bảo thông tin của các cơ sở KH&CN (các viện, trƣờng, các doanh nghiệp), phát triển CSDL phân tán, cần phải tập trung xây dựng một cách tập trung các cơ quan thông tin có chức năng đáp ứng các nhu cầu tin liên ngành, đa ngành và tổng hợp cho mọi đối tƣợng trong cả nƣớc. Trên thực tế, ngoài nhu cầu thƣờng xuyên năm bắt kịp thời và đầy đủ thông tin chuyên ngành, một chuyên gia ngành hẹp phải nắm bắt đƣợc những thông tin có tính tổng hợp và liên ngành và phải tính tới các tác động về xã hội, văn hóa và phát triển bền vững. - Sự bùng nổ về nhu cầu thông tin chỉ dẫn và định hƣớng.
Khả năng truy nhập tới các nguồn tin càng đƣợc mở rộng càng đòi hỏi phải có các công cụ và biện pháp đáp ứng nhu cầu tin một cách hiệu quả nhất: nhanh, chính xác, tin cậy, đầy đủ và kinh tế nhất. - Xu thế toàn cầu hóa đòi hỏi nâng cao chất lƣợng đáp ứng nhu cầu tin. Để sản phẩm, hàng hóa đứng vững đƣợc trên thị trƣờng đã toàn cầu hóa, thông tin đầu 12 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com vào cho các sản phẩm, hàng hóa đó cũng phải đƣợc đảm bảo ở trình độ quốc tế. Việc sử dụng rộng rãi Internet sẽ thúc đẩy phát triển nhu cầu thông tin, tạo thêm tiền đề hình thành thị trƣờng thông tin ở nƣớc ta và dẫn đến sự chấp nhận thông tin nhƣ một loại hàng hóa thực sự.
Từ bối cảnh trên, ta xem đặc điểm của nhu cầu thông tin chung về KH&CN ở các bộ/ngành. Từ đặc điểm nhu cầu tin trong xã hội, ngƣời ta chia ngƣời dùng tin thành 5 nhóm cơ bản, với đặc điểm nhu cầu thông tin của từng nhóm nhƣ sau: Nhóm 1. Người dùng tin là nhà lãnh đạo, quản lý Lãnh đạo và quản lý là một dạng lao động đặc biệt của con ngƣời. Quản lý là quá trình chuẩn bị và thông qua quyết định trong những tình huống xác định hay giải quyết các vấn đề trên cơ sở thông tin thu nhận đƣợc.
Hiệu quả của quá trình quản lý tùy thuộc vào chất lƣợng của các quyết định. Quyết định có chất lƣợng là quyết định có luận cứ khoa học, đáp ứng kịp thời và thể hiện đƣợc sự am hiểu, thông thạo vấn đề đƣợc xác định bởi sự đầy đủ, tính chính xác và kịp thời của thông tin, của số liệu và tƣ liệu có đƣợc. Nhƣ vậy, thông tin là yếu tố quan trọng trong quá trình chuẩn bị quyết định và thông tin chính là đối tƣợng lao động của ngƣời quản lý. Ngƣời dùng tin nhóm này là cán bộ lãnh đạo, quản lý các cấp hành chính (lãnh đạo các Bộ/ngành, lãnh đạo các Vụ/Cục/ Ban…).
Nội dung bao quát chủ đề thông tin cho nhóm ngƣời dùng tin này có diện rộng, khái quát trên nhiều lĩnh vực, các vấn đề có liên quan đến khoa học lãnh đạo, quản lý, các phƣơng hƣớng phát triển của đất nƣớc. Quỹ thời gian của ngƣời dùng tin nhóm này rất ít, vì vậy, thông tin dành cho họ cần phải nhanh, kịp thời và bảo đảm độ tin cậy, có độ khái quát và cố kết cao. Nhƣ vậy, những ngƣời làm công tác cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo phải hiểu biết rộng, nắm vững các nguồn tin và thành thạo trong việc ra cứu tìm tin. Phƣơng pháp phục vụ cho ngƣời dùng tin ở đây thƣờng là cung cấp đến từng cá nhân các thƣ mục tổng hợp và ấn phẩm thông tin chọn lọc, các bản tin nhanh đƣợc xử lý tổng hợp.
Người dùng tin là các nhà doanh nghiệp - Đối tƣợng: cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật, tác nghiệp của các doanh nghiệp; cán bộ phát triển công nghệ, lập dự án công nghệ công nghiệp, các nhà tƣ vấn, môi giới công nghệ… Thông tin cần phục vụ: 13 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com + Thông tin về hành lang pháp lý; + Thông tin thị trƣờng (trong nƣớc và thế giới); + Thông tin về công nghệ, thiết bị, sản phẩm mới; + Thông tin về doanh nghiệp, đối tác; + Kinh nghiệm quản lý, chuyển giao công nghệ… Nhóm 3. Người dùng tin là cán bộ KH&CN Gồm những cán bộ nghiên cứu, những ngƣời tham gia thực hiện các đề tài/đề án nghiên cứu ở các cấp. Đây là các cán bộ khoa học và chuyên môn có học vấn cao, quan tâm đến những tài liệu chuyên sâu thực sự có giá trị khoa học. Ngoài những thông tin mới, cập nhật, họ cần cả những tài liệu hồi cố.
Mức độ hồi cố xa hay gần tùy thuộc vào lĩnh vực ngành khoa học mà họ nghiên cứu. Ngƣời dùng tin nhóm này nắm vững các nguồn tài liệu của ngành mình, biết cách sử dụng và khai thác tài liệu tại các cơ quan thông tin, thông thạo trong việc sử dụng cách tra cứu tìm tài liệu trực tuyến qua các CSDL, các nguồn tin điện tử trên máy tính. Thời gian họ dành cho việc nghiên cứu tài liệu khá nhiều (các nghiên cứu cho thấy họ có thể dành từ 20 đến 50% quỹ thời gian nghiên cứu đề tìm tin trong các cơ quan thông tin), do vậy nhu cầu tin của họ là nhu cầu tin tƣ liệu, cần đƣợc cung cấp tài liệu gốc. Vì có kinh nghiệm trong việc sử dụng thông tin nên ngƣời dùng tin nhóm này biết cách trình bày chính xác các nhu cầu và yêu cầu về tài liệu của mình.
Nhóm 4: Người dùng tin là các học viên tại các cơ sở đào tạo (học viện, trường đại học, cao đẳng, …) Đây cũng là lƣợng ngƣời dùng tin đông đảo cần thông tin và tƣ liệu phục vụ cho việc học tập và làm luận văn tốt nghiệp. Thông tin mà họ cần thƣờng là những kiến thức khái quát về các ngành khoa học, cả những tài liệu mới và tài liệu hồi cố. Do chƣa thật quen với việc sử dụng các nên họ thƣờng bỡ ngỡ trong việc tìm kiếm và khai thác thông tin. Vì vậy, cán bộ thông tin cần chú ý hƣớng dẫn họ về các loại nguồn lực thông tin, phƣơng pháp sử dụng các tƣ liệu tra cứu và phƣơng pháp tìm tin trên máy… Nhóm 5.
Người dùng tin đại chúng Đối tƣợng ngƣời dùng tin này là bộ phận trong cộng đồng dân cƣ cần thông tin về: 14 LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com - Thông tin về luật pháp, chế độ, chính sách (các văn bản QPPL, chính sách của Đảng, Nhà nƣớc,.