Tổng quan nghiên cứu

Hiện nay, ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đang quản lý gần 30 km giá tài liệu lưu trữ có giá trị về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và lịch sử của Việt Nam. Tài liệu lưu trữ tại đây rất đa dạng về hình thức và nội dung, bao gồm các bản gốc, bản chính được ghi trên nhiều vật mang tin như giấy dó, giấy công nghiệp, gỗ, phim, ảnh, băng, đĩa và được viết bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau như chữ Hán-Nôm, chữ Pháp, chữ Anh, chữ Việt. Đây là nguồn sử liệu vô giá, đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và bảo vệ Tổ quốc. Tuy nhiên, tài liệu lưu trữ đang đối mặt với nguy cơ xuống cấp nghiêm trọng do lão hóa vật mang tin, tác động của môi trường khí hậu nhiệt đới ẩm, thiên tai, côn trùng phá hoại, cũng như các rủi ro do con người như cháy nổ, chiến tranh, khủng bố.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là: (1) khảo sát thực trạng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; (2) phân tích thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ; (3) đề xuất các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy nhằm bảo vệ an toàn tài liệu quý hiếm. Phạm vi nghiên cứu tập trung vào tài liệu lưu trữ ghi trên vật mang tin giấy tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, II, III, trong bối cảnh Việt Nam từ năm 2000 đến đầu những năm 2000. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc xây dựng cơ sở lý luận và thực tiễn cho công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả bảo quản và khai thác tài liệu phục vụ nghiên cứu khoa học và phát triển xã hội.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình lưu trữ học hiện đại, trong đó có:

  • Lý thuyết bảo quản tài liệu lưu trữ: nhấn mạnh tính độc bản của tài liệu lưu trữ, sự cần thiết của việc bảo vệ bản gốc và tạo lập bản sao bảo hiểm để phòng ngừa rủi ro mất mát, hư hỏng.
  • Mô hình phông bảo hiểm tài liệu: định nghĩa phông bảo hiểm là tập hợp các bản sao bảo hiểm của tài liệu có giá trị đặc biệt, được bảo quản riêng biệt nhằm đảm bảo an toàn thông tin.
  • Khái niệm về bảo hiểm tài liệu lưu trữ: theo Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, bảo hiểm tài liệu là việc sao chụp và bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ chuyên dụng tách rời bản gốc, nhằm bảo vệ tài liệu quý hiếm.
  • Khung pháp lý về bảo hiểm tài liệu: bao gồm Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 và Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, quy định rõ chế độ bảo hiểm tài liệu đặc biệt quý hiếm.
  • Khái niệm về vật mang tin và ảnh hưởng của môi trường: phân tích tác động của chất liệu giấy công nghiệp, mực viết, nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng và thiên tai đến tuổi thọ tài liệu.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng các phương pháp khoa học sau:

  • Khảo sát, điều tra thực trạng: thu thập số liệu về khối lượng, thành phần, tình trạng vật lý tài liệu tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, cũng như thực trạng công tác bảo hiểm tài liệu.
  • Phân tích, đánh giá và tổng hợp thông tin: dựa trên nguyên tắc duy vật biện chứng và lịch sử, tổng hợp dữ liệu khảo sát, tài liệu tham khảo trong nước và quốc tế.
  • Trao đổi kinh nghiệm chuyên gia: tiếp xúc, trao đổi với các chuyên gia lưu trữ trong và ngoài nước, đặc biệt tại Lưu trữ Cộng hòa Liên bang Đức, Liên bang Nga và Singapore.
  • Thử nghiệm và quan sát ứng dụng công nghệ: đánh giá hiệu quả các công nghệ micrôphim, số hóa và micrôphim-số hóa trong việc lập phông bảo hiểm tài liệu.
  • Nguồn dữ liệu: số liệu thu thập trực tiếp tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, tài liệu pháp luật, báo cáo ngành, tài liệu tham khảo quốc tế và trong nước.
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: tập trung vào tài liệu giấy tại ba Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, lựa chọn các phông tài liệu quý hiếm có nguy cơ xuống cấp cao để khảo sát chi tiết.
  • Phương pháp phân tích: sử dụng phân tích định tính và định lượng, so sánh tỷ lệ tài liệu hư hỏng, đánh giá hiệu quả các giải pháp bảo hiểm hiện hành.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tình trạng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia: Ba Trung tâm đang quản lý gần 30 km giá tài liệu, trong đó Trung tâm I quản lý gần 6 km, Trung tâm II gần 15 km và Trung tâm III khoảng 10 km. Tài liệu rất đa dạng về loại hình và ngôn ngữ, nhưng phần lớn tài liệu giấy công nghiệp có độ pH từ 4 đến 5, cho thấy mức độ axit cao, dẫn đến nguy cơ tự hủy hoại trong khoảng 30 năm tới nếu không có biện pháp xử lý. Ví dụ, tại Trung tâm I, gần 50% tài liệu phông huyện Thọ Xương cần tu bổ; tại Trung tâm III, hơn 70% phim điện ảnh bị bong lớp thuốc, xước, mốc.

  2. Thực trạng bảo hiểm tài liệu: Công tác bảo hiểm tài liệu mới được triển khai hạn chế, chủ yếu tập trung vào tài liệu Châu bản tại Trung tâm I với khoảng 700 tập (365.000 trang ảnh) được số hóa và lưu trữ trên CD-ROM. Tuy nhiên, phương pháp lưu trữ hiện tại còn nhiều hạn chế như dung lượng lưu trữ nhỏ, dữ liệu ảnh bitmap chiếm nhiều bộ nhớ, khó tìm kiếm thông tin xuyên suốt. Trung tâm II cũng đã bắt đầu bảo hiểm tài liệu Mộc bản từ năm 1998 nhưng chưa có báo cáo chi tiết về tiến độ.

  3. Ảnh hưởng của môi trường và con người: Nhiệt độ trung bình 22-27°C, độ ẩm trên 80% cùng với sự dao động mạnh của các yếu tố này đã làm tài liệu giấy nhanh chóng bị giòn, vàng ố, tạo điều kiện cho nấm mốc và côn trùng phát triển. Có tới 36 loại côn trùng hại tài liệu được phát hiện trong kho lưu trữ, trong đó mối mọt và ba đuôi là phổ biến. Ngoài ra, việc sử dụng bản gốc để khai thác thường xuyên làm tăng nguy cơ hư hỏng.

  4. Cơ sở pháp lý và tổ chức bảo hiểm tài liệu: Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 quy định rõ chế độ bảo hiểm tài liệu đặc biệt quý hiếm. Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia được thành lập năm 2001 để quản lý các bản sao bảo hiểm. Tuy nhiên, việc xây dựng kho bảo hiểm, đầu tư trang thiết bị và hoàn thiện đề án bảo hiểm tài liệu vẫn đang trong quá trình triển khai.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng xuống cấp tài liệu là do đặc tính vật liệu giấy công nghiệp chứa nhiều lignin và axit, cùng với điều kiện khí hậu nhiệt đới ẩm của Việt Nam. So với các nghiên cứu quốc tế, việc ứng dụng công nghệ micrôphim và số hóa là xu hướng phổ biến để bảo hiểm tài liệu, tuy nhiên ở Việt Nam còn hạn chế về nguồn lực và cơ sở vật chất. Việc số hóa tài liệu Châu bản tại Trung tâm I là bước tiến quan trọng, nhưng cần nâng cấp hệ thống lưu trữ và phần mềm để tăng hiệu quả khai thác. Các kết quả khảo sát cũng cho thấy sự cần thiết phải xây dựng kho bảo hiểm chuyên dụng, đầu tư trang thiết bị hiện đại và đào tạo nguồn nhân lực chuyên sâu.

Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ thể hiện tỷ lệ tài liệu hư hỏng theo từng Trung tâm, bảng so sánh các loại công nghệ bảo hiểm tài liệu và sơ đồ quy trình lập phông bảo hiểm bằng micrôphim và số hóa.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Hoàn thiện cơ chế chính sách về bảo hiểm tài liệu: Xây dựng và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật chi tiết về phạm vi, đối tượng, phương thức bảo hiểm tài liệu, đảm bảo phù hợp với thực tiễn và công nghệ hiện đại. Chủ thể thực hiện: Bộ Nội vụ, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Thời gian: 1-2 năm.

  2. Đầu tư xây dựng và cải tạo kho bảo hiểm chuyên dụng: Xây dựng kho bảo hiểm đạt tiêu chuẩn kỹ thuật, có hệ thống kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống cháy nổ và an ninh nghiêm ngặt. Chủ thể thực hiện: Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia phối hợp với các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Thời gian: 2-3 năm.

  3. Ứng dụng và nâng cấp công nghệ bảo hiểm tài liệu: Triển khai công nghệ micrôphim, số hóa và micrôphim-số hóa đồng bộ, chuyển đổi dữ liệu ảnh sang định dạng nén để tiết kiệm bộ nhớ, xây dựng hệ thống quản lý dữ liệu tập trung và phần mềm khai thác hiện đại. Chủ thể thực hiện: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia. Thời gian: 1-3 năm.

  4. Đào tạo và bồi dưỡng nguồn nhân lực chuyên môn: Tổ chức các khóa đào tạo chuyên sâu về kỹ thuật bảo hiểm tài liệu, công nghệ số hóa, quản lý kho bảo hiểm và bảo quản tài liệu. Chủ thể thực hiện: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các trường đại học chuyên ngành lưu trữ. Thời gian: liên tục.

  5. Tăng cường công tác phòng chống hư hại do môi trường và côn trùng: Áp dụng các biện pháp kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm, xử lý khử axit, phòng chống mối mọt, nấm mốc trong kho lưu trữ. Chủ thể thực hiện: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia. Thời gian: ngay lập tức và duy trì thường xuyên.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý và chuyên viên lưu trữ: Nâng cao nhận thức và kỹ năng về bảo hiểm tài liệu, áp dụng các giải pháp công nghệ hiện đại trong công tác bảo quản và khai thác tài liệu.

  2. Nhà hoạch định chính sách và cơ quan quản lý nhà nước: Cung cấp cơ sở khoa học để xây dựng chính sách, quy định pháp luật và đầu tư phát triển hạ tầng bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia.

  3. Giảng viên và sinh viên ngành lưu trữ học, thư viện học: Là tài liệu tham khảo chuyên sâu về lý luận và thực tiễn bảo hiểm tài liệu, giúp nâng cao chất lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học.

  4. Các tổ chức nghiên cứu lịch sử, văn hóa và khoa học xã hội: Hiểu rõ giá trị và tình trạng tài liệu lưu trữ, từ đó có kế hoạch khai thác, bảo vệ nguồn sử liệu quý hiếm phục vụ nghiên cứu.

Câu hỏi thường gặp

  1. Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là gì?
    Bảo hiểm tài liệu lưu trữ là việc tạo lập bản sao của tài liệu quý hiếm và bảo quản bản sao đó tại kho lưu trữ riêng biệt nhằm bảo vệ thông tin khi bản gốc bị hư hỏng hoặc mất mát. Ví dụ, tại Việt Nam, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001 đã quy định rõ về việc này.

  2. Tại sao phải bảo hiểm tài liệu giấy?
    Tài liệu giấy thường bị lão hóa do chất liệu giấy công nghiệp chứa axit, cùng với điều kiện khí hậu nhiệt đới ẩm làm giấy vàng, giòn, dễ hư hỏng. Bảo hiểm tài liệu giúp bảo tồn thông tin lâu dài, tránh mất mát do thiên tai, cháy nổ hoặc sử dụng quá mức.

  3. Các công nghệ bảo hiểm tài liệu hiện nay là gì?
    Các công nghệ phổ biến gồm micrôphim, số hóa và kết hợp micrôphim-số hóa. Micrôphim có ưu điểm bền lâu, số hóa giúp truy cập nhanh và dễ dàng, kết hợp cả hai tận dụng ưu điểm của từng công nghệ.

  4. Làm thế nào để bảo quản tài liệu sau khi số hóa?
    Sau khi số hóa, bản gốc cần được bảo quản trong kho đạt tiêu chuẩn về nhiệt độ, độ ẩm, phòng chống côn trùng và cháy nổ. Bản số hóa cần lưu trữ trên hệ thống máy chủ an toàn, sao lưu định kỳ và cập nhật công nghệ lưu trữ.

  5. Ai chịu trách nhiệm quản lý công tác bảo hiểm tài liệu?
    Ở Việt Nam, Trung tâm Bảo hiểm tài liệu lưu trữ quốc gia được giao nhiệm vụ tiếp nhận, bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu bảo hiểm của các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia, phối hợp với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước trong việc xây dựng chính sách và tổ chức thực hiện.

Kết luận

  • Tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia rất đa dạng, phong phú nhưng đang bị xuống cấp nghiêm trọng do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan.
  • Công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ, đặc biệt là tài liệu giấy quý hiếm, là yêu cầu cấp thiết nhằm bảo vệ thông tin và giá trị lịch sử.
  • Việc ứng dụng công nghệ micrôphim, số hóa và micrôphim-số hóa đã được triển khai bước đầu nhưng cần nâng cấp và mở rộng quy mô.
  • Cần hoàn thiện cơ chế chính sách, đầu tư kho bảo hiểm, trang thiết bị và đào tạo nguồn nhân lực để nâng cao hiệu quả bảo hiểm tài liệu.
  • Luận văn đề xuất các giải pháp khả thi, có thể triển khai trong 1-3 năm tới, góp phần bảo vệ di sản lưu trữ quốc gia và phục vụ phát triển khoa học xã hội.

Hành động tiếp theo: Các cơ quan quản lý và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia cần phối hợp triển khai các đề xuất, đồng thời đẩy mạnh nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới để bảo vệ tài liệu lưu trữ hiệu quả hơn.