Tổng quan nghiên cứu

Công tác lưu trữ đóng vai trò thiết yếu trong quản lý hành chính nhà nước, góp phần bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu phục vụ các mục tiêu chính trị, kinh tế, văn hóa và xã hội. Tại tỉnh Thừa Thiên Huế, với diện tích hơn 503.000 ha và vị trí địa lý đặc biệt ở duyên hải miền Trung, công tác lưu trữ không chỉ bảo tồn giá trị lịch sử, văn hóa mà còn hỗ trợ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước. Giai đoạn nghiên cứu từ năm 2015 đến 2019 cho thấy công tác quản lý nhà nước về lưu trữ tại địa phương đã có nhiều chuyển biến tích cực, tuy nhiên vẫn còn tồn tại những hạn chế như nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của lưu trữ, tình trạng công chức kiêm nhiệm, cơ sở vật chất và kinh phí đầu tư còn hạn chế, cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ.

Mục tiêu nghiên cứu nhằm đánh giá thực trạng quản lý nhà nước về công tác lưu trữ của tỉnh Thừa Thiên Huế, từ đó đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý trong bối cảnh cải cách hành chính và cách mạng công nghiệp 4.0. Nghiên cứu tập trung vào các nội dung: xây dựng và thực hiện văn bản pháp luật, quy hoạch phát triển lưu trữ, quản lý nghiệp vụ, đào tạo đội ngũ công chức, ứng dụng công nghệ thông tin và công tác kiểm tra, thanh tra. Kết quả nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hoàn thiện hệ thống quản lý lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và bảo tồn giá trị di sản văn hóa của tỉnh.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết quản lý nhà nước và quản lý công tác lưu trữ, trong đó:

  • Lý thuyết quản lý nhà nước: Quản lý nhà nước được hiểu là hoạt động thực thi quyền lực nhà nước nhằm điều chỉnh hành vi của cá nhân, tổ chức trên tất cả các mặt đời sống xã hội bằng pháp luật và chính sách có tính cưỡng chế, nhằm phục vụ lợi ích chung và duy trì ổn định xã hội. Quản lý nhà nước có đặc trưng quyền lực, tính tổ chức cao, tính mệnh lệnh đơn phương, tính khoa học và tính kế hoạch.

  • Lý thuyết quản lý nhà nước về công tác lưu trữ: Đây là sự tác động có tổ chức và điều chỉnh bằng quyền lực nhà nước đối với hoạt động lưu trữ và tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị tài liệu phục vụ xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Quản lý lưu trữ bao gồm xây dựng văn bản pháp luật, quy hoạch phát triển, quản lý nghiệp vụ, đào tạo, ứng dụng công nghệ và kiểm tra, thanh tra.

Các khái niệm chính bao gồm: quản lý nhà nước, công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, quản lý tập trung thống nhất, nguyên tắc quản lý lưu trữ, và hiệu quả quản lý nhà nước.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Số liệu thu thập từ báo cáo thống kê công tác lưu trữ của tỉnh Thừa Thiên Huế giai đoạn 2015-2019, các văn bản pháp luật, quyết định của UBND tỉnh, tài liệu lưu trữ lịch sử, và khảo sát thực tế tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.

  • Phương pháp chọn mẫu: Lựa chọn các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh và cấp huyện có liên quan đến công tác lưu trữ để khảo sát trực tiếp, đảm bảo tính đại diện cho thực trạng quản lý lưu trữ trên địa bàn.

  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, so sánh và thống kê để đánh giá thực trạng, ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân. Phân tích định lượng dựa trên số liệu thống kê về tài liệu lưu trữ, công tác đào tạo, kinh phí đầu tư và ứng dụng công nghệ thông tin.

  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu tập trung vào giai đoạn 2015-2019, phù hợp với thời điểm Luật Lưu trữ năm 2011 có hiệu lực và các văn bản hướng dẫn được triển khai thực hiện.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Tổ chức bộ máy quản lý lưu trữ: Tỉnh Thừa Thiên Huế đã thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về lưu trữ. Cơ cấu tổ chức gồm 2 phòng chức năng và Trung tâm Lưu trữ lịch sử với đội ngũ công chức chuyên trách. Ở cấp huyện, Phòng Nội vụ tham mưu quản lý lưu trữ nhưng tỷ lệ công chức kiêm nhiệm còn cao.

  2. Xây dựng và thực hiện văn bản pháp luật: Từ năm 2015 đến 2019, UBND tỉnh và Sở Nội vụ đã ban hành trên 30 văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ, trong đó có các kế hoạch, đề án, quy chế khai thác tài liệu và các quyết định về danh mục tài liệu lưu trữ. Việc tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản liên quan được thực hiện qua hội nghị, lớp tập huấn và phương tiện truyền thông đại chúng.

  3. Thực trạng tài liệu lưu trữ: Theo thống kê, tài liệu lưu trữ của tỉnh đa dạng về loại hình và giá trị, trong đó có nhiều tài liệu quý hiếm liên quan đến lịch sử và văn hóa vùng đất Huế. Tuy nhiên, tình trạng tài liệu tồn đọng, chưa được phân loại và chỉnh lý còn phổ biến, ảnh hưởng đến hiệu quả quản lý và khai thác.

  4. Đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin: Công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức làm lưu trữ được chú trọng với nhiều lớp tập huấn hàng năm. Tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý lưu trữ còn hạn chế, chưa đồng bộ và chưa phát huy hết tiềm năng trong việc bảo quản và khai thác tài liệu.

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân của những hạn chế trên xuất phát từ nhận thức chưa đầy đủ về tầm quan trọng của công tác lưu trữ tại một số cơ quan, tổ chức và địa phương; nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất chưa đáp ứng yêu cầu phát triển; đội ngũ công chức làm lưu trữ còn thiếu về số lượng và trình độ chuyên môn; cũng như việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được đầu tư đồng bộ. So sánh với các nghiên cứu trong ngành quản lý công tác lưu trữ tại các tỉnh khác cho thấy Thừa Thiên Huế có nhiều điểm tương đồng về khó khăn nhưng cũng có lợi thế về truyền thống văn hóa và lịch sử phong phú, tạo điều kiện thuận lợi cho việc phát triển công tác lưu trữ.

Dữ liệu có thể được trình bày qua các biểu đồ thể hiện số lượng văn bản pháp luật ban hành theo năm, biểu đồ phân bổ nhân sự lưu trữ theo cấp bậc và biểu đồ tỷ lệ ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan lưu trữ. Bảng thống kê tài liệu lưu trữ theo loại hình và giá trị cũng giúp minh họa rõ nét thực trạng tài liệu hiện có.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ

    • Mục tiêu: Nâng cao nhận thức của lãnh đạo và công chức về vai trò công tác lưu trữ.
    • Thời gian: Triển khai liên tục hàng năm.
    • Chủ thể: Sở Nội vụ phối hợp với các cơ quan truyền thông và UBND các cấp.

  2. Hoàn thiện tổ chức bộ máy quản lý lưu trữ

    • Mục tiêu: Đảm bảo có đội ngũ công chức chuyên trách, đủ năng lực và số lượng.
    • Thời gian: Trong vòng 2 năm tới.
    • Chủ thể: UBND tỉnh, Sở Nội vụ và các huyện, thị xã.

  3. Đầu tư cơ sở vật chất và ứng dụng công nghệ thông tin

    • Mục tiêu: Nâng cao chất lượng bảo quản, số hóa tài liệu và quản lý dữ liệu lưu trữ.
    • Thời gian: Lập kế hoạch đầu tư giai đoạn 2023-2025.
    • Chủ thể: UBND tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Nội vụ.

  4. Tăng cường đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn cho công chức lưu trữ

    • Mục tiêu: Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và kỹ năng ứng dụng CNTT.
    • Thời gian: Tổ chức định kỳ hàng năm.
    • Chủ thể: Học viện Hành chính Quốc gia, Sở Nội vụ.

  5. Tăng cường công tác kiểm tra, thanh tra và sơ kết, tổng kết

    • Mục tiêu: Phát hiện kịp thời các tồn tại, hạn chế và đề xuất biện pháp khắc phục.
    • Thời gian: Kiểm tra định kỳ hàng năm, sơ kết 2 năm/lần.
    • Chủ thể: Sở Nội vụ, UBND các cấp.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Cán bộ quản lý nhà nước về công tác lưu trữ

    • Lợi ích: Hiểu rõ cơ sở lý luận, thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ.
    • Use case: Áp dụng trong xây dựng chính sách và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại địa phương.

  2. Công chức, viên chức làm công tác lưu trữ

    • Lợi ích: Nâng cao kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ và nhận thức về vai trò công tác lưu trữ.
    • Use case: Tham khảo để cải thiện quy trình nghiệp vụ và ứng dụng công nghệ trong lưu trữ.

  3. Nhà nghiên cứu, sinh viên chuyên ngành quản lý công và lưu trữ

    • Lợi ích: Tài liệu tham khảo thực tiễn, bổ sung kiến thức lý luận và thực tiễn quản lý lưu trữ.
    • Use case: Phát triển đề tài nghiên cứu, luận văn và bài giảng chuyên ngành.

  4. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức có liên quan đến lưu trữ

    • Lợi ích: Hiểu rõ tầm quan trọng của công tác lưu trữ trong quản lý hành chính và phát triển văn hóa.
    • Use case: Đưa ra quyết định đầu tư, hỗ trợ và phối hợp thực hiện công tác lưu trữ hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

  1. Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là gì?
    Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ là hoạt động sử dụng quyền lực nhà nước để điều chỉnh, tổ chức và kiểm soát các hoạt động lưu trữ nhằm bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ lợi ích quốc gia và xã hội.

  2. Tại sao công tác lưu trữ lại quan trọng đối với quản lý hành chính nhà nước?
    Lưu trữ cung cấp thông tin, bằng chứng và tài liệu lịch sử giúp các cơ quan quản lý ra quyết định chính xác, minh bạch và hiệu quả, đồng thời bảo tồn giá trị văn hóa, lịch sử của địa phương.

  3. Những khó khăn chính trong quản lý lưu trữ tại Thừa Thiên Huế là gì?
    Bao gồm nhận thức chưa đầy đủ, công chức kiêm nhiệm, hạn chế về cơ sở vật chất và kinh phí, cũng như ứng dụng công nghệ thông tin chưa đồng bộ.

  4. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ?
    Cần tăng cường tuyên truyền pháp luật, hoàn thiện tổ chức bộ máy, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo chuyên môn và ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại.

  5. Vai trò của công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ hiện nay?
    CNTT giúp số hóa tài liệu, quản lý dữ liệu hiệu quả, bảo vệ an toàn tài liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng, chính xác.

Kết luận

  • Quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh Thừa Thiên Huế đã có nhiều tiến bộ, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính và bảo tồn giá trị văn hóa lịch sử.
  • Tổ chức bộ máy quản lý lưu trữ được củng cố với Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
  • Việc xây dựng, ban hành và triển khai văn bản pháp luật về lưu trữ được thực hiện đồng bộ, tuy nhiên vẫn còn tồn tại hạn chế về nhận thức, nguồn lực và ứng dụng công nghệ.
  • Đề xuất các giải pháp trọng tâm gồm tăng cường tuyên truyền, hoàn thiện tổ chức, đầu tư cơ sở vật chất, đào tạo chuyên môn và kiểm tra, thanh tra định kỳ.
  • Nghiên cứu mở ra hướng đi cho việc nâng cao hiệu quả quản lý lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo, góp phần thúc đẩy cải cách hành chính và xây dựng chính quyền điện tử tại Thừa Thiên Huế.

Call-to-action: Các cơ quan quản lý, nhà nghiên cứu và công chức làm công tác lưu trữ cần phối hợp triển khai các giải pháp đề xuất nhằm phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và phục vụ phát triển bền vững của tỉnh.