CHƯƠNG 1. CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ ĐỔI MỚI CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 1. Cơ sở lý luận về văn phòng 1. Khái niệm văn phòng Văn phòng là một thực thể được hình thành từ lâu, gắn liền với quá trình hình thành, hoạt động và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức.
Văn phòng có thể được hiểu theo hai cách sau: Theo nghĩa rộng, văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, được trang bị đầy đủ cơ sở vật chất, thiết bị phục vụ cán bộ, công chức, nhân viên hoạt động và thực thi nhiệm vụ [10;8]. Theo nghĩa hẹp, Văn phòng là một tổ chức độc lập trong bộ máy cơ quan, có tư cách pháp nhân; là nơi thu thập, xử lý hỗ trợ thông tin cho hoạt động quản lý; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức được thông suốt, hiệu quả. Và ở khóa luận này, văn phòng được tập trung nghiên cứu dưới góc độ là một tổ chức độc lập trong cơ quan. Vị trí, vai trò của văn phòng Chủ tịch Hồ Chí Minh đã từng nói “Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình.
Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì cán bộ lãnh đạo giải quyết công việc không đúng”. Qua câu nói đó, ta thấy rõ được vị trí và tầm ảnh hưởng của văn phòng đối với quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, đặc biệt là trong vấn đề thu thập, xử lý thông tin và tham mưu cho lãnh đạo ra quyết định quản lý. Cụ thể, văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo nên chất lượng hoạt động của văn phòng có tác động trực tiếp đến tính chính xác, kịp thời và tính pháp lý của các quyết định quản lý. Hoạt động của văn phòng cũng tác động sâu rộng đến chất lượng, hiệu quả công việc của mọi bộ phận và nhiều cán bộ, nhân viên trong mỗi cơ quan, tổ chức.
Đồng thời, văn phòng còn là hình ảnh đại diện của cơ quan trong công tác đối nội, đối ngoại nên ảnh hưởng trực tiếp tới uy tín của cơ quan và của chính nhà lãnh đạo. Đặc biệt trong xu thế cải cách công tác hành chính nhà nước hiện nay, văn phòng có những đóng góp quan trọng trong cải cách thể chế hành chính thể hiện qua hoạt động xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật và cải cách thủ tục hành chính trong các cơ quan, tổ chức [10;11]. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng 1. Chức năng của văn phòng Văn phòng có nhiều chức năng khác nhau nhưng tập trung vào hai chức năng cơ bản sau: Một là chức năng tham mưu tổng hợp.
Chức năng này khẳng định vai trò giúp việc của văn phòng đối với lãnh đạo cơ quan trong công tác quản lý, điều hành bộ máy. Đồng thời, thể hiện sự khác biệt về công tác tham mưu của Văn phòng với các đơn vị chuyên môn khác trong cơ quan tổ chức: Tham mưu tổng hợp và tham mưu chuyên ngành. Tham mưu tổng hợp là quá trình tìm kiếm, thu thập, lựa chọn, sắp xếp thông tin để đưa ra những đánh giá khách quan và đề xuất các ý kiến trợ giúp chủ thể quản lý nhằm tạo ra những quyết định quản lý tối ưu. Công tác tham mưu tổng hợp không chỉ là việc tham dự, đề xuất chủ trương, chính sách cho lãnh đạo cơ quan mà còn là việc hướng dẫn và đôn đốc các đơn vị cùng cấp và cấp dưới thực hiện tốt nhiệm vụ được giao.
Chức năng tham mưu tổng hợp thể hiện qua các nội dung: Tổ chức xây dựng bộ máy văn phòng; tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế cơ quan; xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; chuẩn bị đề án, dự án; theo dõi và đánh giá kết quả thực hiện chương trình công tác; chuẩn bị tài liệu phục vụ hội họp; đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý,. Hai là chức năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan (chức năng hậu cần). Văn phòng có trách nhiệm xây dựng kế hoạch, tổ chức mua sắm, cung cấp các trang thiết bị, phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, tổ chức, đồng thời quản lý, theo dõi và bảo đảm các trang thiết bị, phương tiện đó được sử dụng một cách phù hợp và có hiệu quả. Chức năng năng đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan tại các cơ quan cấp Bộ gồm các nội dung: quản lý tài sản của cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước; tổ chức và quản trị công sở; sắp xếp bố trí chỗ làm việc cho đơn vị; đảm bảo cơ sở vật chất và các điều kiện làm việc cho cán bộ, công chức trong cơ quan; chuẩn bị và tổ chức các cuộc giao ban của Lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi công tác trong và ngoài nước của Lãnh đạo,… [17; 27] Tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan là hai chức năng cơ bản, quan trọng nhất và không thể thiếu của văn phòng.
Hai chức năng này không tồn tại một cách độc lập mà có mối quan hệ mật thiết và tương hỗ lẫn nhau. Trong đó, tham mưu tổng hợp thể hiện mục đích cần đạt đến của văn phòng, đồng thời cũng định hướng cho chức năng hậu cần, ngược lại, chức năng hậu cần cung cấp các điều kiện cần thiết để văn phòng thực hiện công tác tham mưu tổng hợp 7 Luan van đạt hiệu quả cao hơn. Vì vậy, nhà quản trị văn phòng cần chú trọng thực hiện cả hai chức năng này chứ không nên chỉ tập trung vào một trong hai. Nhiệm vụ của văn phòng Văn phòng có trách nhiệm thực hiện 14 nhiệm vụ được chia làm 03 nhóm: Nhóm nhiệm vụ về tham mưu tổng hợp: - Xây dựng và đôn đốc thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan; - Tham mưu xây dựng và theo dõi thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan; - Thu thập, xử lý và tổ chức tốt hoạt động thông tin tổng hợp và thực hiện chế độ thông tin báo cáo của cơ quan, tổ chức; - Phối hợp với các cơ quan chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp trên, tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho các ngành, các cấp và cơ quan thông tin đại chúng; - Tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về thủ tục pháp lý, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do cơ quan ban hành Nhóm nhiệm vụ về hành chính – tổ chức: - Tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ liên quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, xử lý thông tin văn bản, tổ chức chu chuyển, lập hồ sơ, sắp xếp văn bàn, giấy tờ hàng ngày và lưu trữ hồ sơ, tài liệu trong toàn bộ cơ quan và trong phạm vi văn phòng; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại và thư từ, tiếp dân của cơ quan; - Quản lý tổ chức, biên chế, nhân sự của văn phòng; - Giúp lãnh đạo cơ quan lập kế hoạch, triển khai, theo dõi về cải cách hành chính trong phạm vi công sở.
Nhóm nhiệm vụ về quản trị hậu cần: - Bố trí, sắp xếp nơi làm việc, mua sắm và quản lý trang thiết bị, phương tiện làm việc, quản lý tài chính, kinh phí của cơ quan, tổ chức,…; - Quản lý công tác tài vụ, kế toán, tài sản của cơ quan; - Bảo đảm điều kiện, phương tiện làm việc; - Chăm lo các dịch vụ y tế, nhà khách, lễ tân, bảo vệ,… 1. Cơ sở lý luận về đổi mới công tác văn phòng 1. Khái niệm đổi mới công tác văn phòng Hiện nay, tuy “đổi mới công tác văn phòng” đã được sử dụng rất nhiều trong các giáo trình, tài liệu, công trình nghiên cứu khoa học nhưng chưa có một khái niệm hoàn chỉnh nào về thuật ngữ này. Để phân tích về khái niệm này, cần nghiên cứu hai nội 8 Luan van hàm “đổi mới” và “công tác văn phòng”.
“Đổi mới” theo nghĩa động từ được hiểu là thay đổi hoặc làm cho tốt hơn, tiến bộ hơn so với trước, đáp ứng yêu cầu của sự phát triển5. Cũng có thể hiểu thay đổi là thay cách nghĩ, cách làm cũ lạc hậu, lỗi thời, không đáp ứng được nhu cầu phát triển bằng cách nghĩ, cách làm khác, tiến bộ hơn, hợp với quy luật của sự phát triển6. “Công tác văn phòng” theo tác giả là toàn bộ các hoạt động gắn liền với chức năng, nhiệm vụ của văn phòng được quy định trong các văn bản quy phạm pháp luật bao gồm các công việc như thu thập, xử lý thông tin, tham mưu tổng hợp và đảm bảo điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức Như vậy, theo quan điểm cá nhân, tác giả xin mạnh dạn đưa ra khái niệm “đổi mới công tác văn phòng” như sau: Đổi mới công tác văn phòng là việc thay đổi, phát triển các hoạt động gắn liền với chức năng nhiệm vụ của văn phòng một cách hiệu quả hơn, tối ưu hơn, giúp cho hoạt động lãnh đạo, điều hành, quản lý của thủ trưởng cơ quan đạt hiệu quả tốt hơn và đáp ứng mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức cũng như phù hợp với sự phát triển, tiến bộ của thời đại. Những yêu cầu phải đổi mới công tác văn phòng Như chúng ta đã biết, xã hội ngày càng phát triển theo hướng hiện đại thì vấn đề đổi mới công tác văn phòng cho phù hợp với xu thế phát triển chung là một tất yếu.
Nhu cầu đổi mới và hiện đại hóa văn phòng bắt nguồn từ những yêu cầu sau: Thứ nhất, hiện tượng bùng nổ thông tin là yêu cầu mang tính thời đại có ý nghĩa thúc đẩy quá trình hiện đại hóa văn phòng.