CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC VỀ QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TẠI DOANH NGHIỆP 1. KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ, CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm nguồn nhân lực Nguồn nhân lực là toàn bộ các khả năng về thể lực và trí lực của con người được vận dụng trong quá trình sản xuất hay là tất cả các thành viên của tổ chức sử dụng kiến thức kỹ năng, trình độ, kinh nghiệm, hành vi đạo đức. để thành lập, phát triển và duy trì DN.
Trong đó, thể lực chính là tình trạng sức khỏe, sức lực của người đó, phụ thuộc vào thu nhập, chế độ ăn uống, ngủ, nghỉ, sinh hoạt, chế độ làm việc… Trí lực chính là nguồn lực tiềm tàng trong mỗi người bao gồm trí thức, tài năng, năng khiếu của mỗi con người. Nguồn nhân lực được coi là nguồn lực quan trọng nhất của tổ chức quyết định đến sự tồn tại và phát triển của bất kỳ DN nào. Hiện nay, nguồn nhân lực là nguồn quan trọng nhất, quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi quốc gia cũng như mỗi DN. Phát triển nguồn nhân lực của một quốc gia chính là sự biến đổi về số lượng và chất lượng nguồn nhân lực trên các mặt thể lực, trí lực, kỹ năng, kiến thức và tinh thần cùng với quá trình tạo ra những biến đổi tiến bộ về cơ cấu nguồn nhân lực.
Nói một cách khái quát nhất, phát triển nguồn nhân lực chính là quá trình tạo lập và sử dụng năng lực toàn diện con người vì sự tiến bộ kinh tế- xã hội và sự hoàn thiện bản thân mỗi con người. Như vậy, phát triển nguồn nhân lực với nội hàm trên đây thực chất là đề cập đến vấn đề chất lượng nguồn nhân lực và khía cạnh xã hội của nguồn nhân lực của một quốc gia. Đứng trên góc độ khác nhau khi nghiên cứu nguồn nhân lực các học giả đưa ra các khái niệm khác nhau về nguồn nhân lực cho hợp với mục tiêu nghiên cứu. Khái niệm quản trị nhân lực Quản trị nhân lực là tất cả các hoạt động của một tổ chức để thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng, đánh giá, bảo toàn và giữ gìn một lực lượng lao động phù hợp với yêu cầu công việc của tổ chức cả về mặt số lượng và chất lượng.
Với tư cách là một trong những chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tổ chức thì Quản trị nhân lực bao gồm việc hoạch định (kế hoạch hóa), tổ chức, chỉ 5 huy và kiểm soát các hoạt động nhằm thu hút, sử dụng, và phát triển con người để có thể đạt được các mục tiêu của tổ chức đồng thời đáp ứng các nhu cầu và lợi ích của cá nhân người lao động. Đi sâu vào việc làm của Quản trị nhân lực, người ta còn có thể hiểu Quản trị nhân lực là việc tuyển dụng, tuyển chọn, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và cung cấp tiện nghi cho nhân lực thông qua tổ chức của nó. Vai trò của quản trị nhân lực Con người – với kỹ năng, trình độ của mình sử dụng công cụ lao động tác động vào đối tượng lao động để tạo ra sản phẩm hàng hóa cho xã hội. Quá trình này cũng được tổ chức và điều khiển bởi con người.
Con người thiết kế và sản xuất ra hàng hóa dịch vụ, kiểm tra chất lượng đưa sản phẩm ra bán trên thị trường, phân bố nguồn tài chính xác định các chiến lược chung và các mục tiêu cho tổ chức. Không có những con người làm việc có hiệu quả thì mọi tổ chức đều không thể nào đạt đến các mục tiêu của mình. Những vai trò chính của quản trị nguồn nhân lực như sau: Đưa ra các chính sách và quản lý chính sách nhằm duy trì, bồi dưỡng nhân lực trong DN. Đưa ra tư vấn cần thiết cho bộ phận nhân sự.
Làm cầu nối giữa ban lãnh đạo với nhân viên, người lao động. Kiểm tra nhân lực. Tóm lại, quản trị nhân lực đóng vai trò trung tâm trong quá trình điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung của các DN giúp DN có thể tồn tại phát triển và đi lên cạnh tranh. Vai trò trọng tâm này xuất phát từ vai trò của con người: con người là yếu tố cấu thành DN bản thân con người vận hành DN và con người quyết định sự thắng bại của DN.
Chính vì vai trò quan trọng của nhân lực nên quản trị nhân lực là một lĩnh vực quản trị quan trọng trong mọi DN. CÁC NỘI DUNG CỦA CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NHÂN LỰC 1. Phân tích công việc Phân tích công việc là quá trình thu thập các tư liệu, xử lý và đánh giá thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống, nhằm chỉ rõ bản chất từng công việc. Phân tích công việc là công cụ hữu hiệu giúp các tổ chức trong các trường hợp: Tổ chức mới, công việc mới, đổi mới các thức quản lý, áp dụng thiết bị máy móc công nghệ mới định kỳ xem kết quả hoàn thành công việc.
Dưới đây là sơ đồ phân tích công việc tại DN: Sơ đồ 1.1: Sơ đồ phân tích công việc trong DN Bước 1: Chọn công việc cần phân tích Bước 2: Xác định mục đích phân tích công việc Bước 3: Lựa chọn phương pháp phân tích công việc Bước 4: Tiến hành thu thập và xử lý thông tin Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin Bước 6: Xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc (Nguồn: Giáo Trình QTNL –TS. Nguyễn Ngọc Quân-Đại học kinh tế quốc dân) 7 Nội dung trình tự phân tích công việc: - Bước 1: Chọn công việc cần phân tích + Phân tích toàn bộ + Phân tích thí điểm, công việc bị tác động + Phân tích công việc tuyển mới + Phân tích công việc có tỷ lệ luân chuyển cao - Bước 2:Xác định mục đích phân tích công việc Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định cách thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất. DN trong thời kỳ phát triển quá nhanh hay đang suy thoái ? + Cần làm rõ yêu cầu mới , thay đổi hoặc xóa bỏ một số công việc do thay đổi công nghệ hay các yếu tố thị trường ? + DN trong quá trình sáp nhập ? + Lương của nhân viên được trả công bằng ? - Bước 3: Lựa chọn phương pháp thu thập thông tin Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần kết hợp nhiều phương pháp thu thập thông tin sau: Phỏng vấn ( Interview ), Bảng hỏi (task Questionaires ), giám sát ( Observations ), nhật ký công việc (Record).
- Bước 4: Tiến hành thu thập và xử lý thông tin Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng, sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có). - Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó. - Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc Bản mô tả công việc: là văn bản liên kết các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt khi thực hiện công việc.
Bản mô tả công việc giúp cho 8 chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn, trách nhiệm khi thực hiện công việc. Bản tiêu chuẩn công việc: là văn bản liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết công việc. Bản tiêu chuẩn công việc giúp chúng ta hiểu được DN cần nhân viên như thế nào để thực hiện công việc một cách tốt nhất. Bản yêu cầu công việc: là một văn bản liệt kê đầy đủ những yêu cầu mà người làm công việc đó cần có.
Những yêu cầu này đảm bảo cho người lao động có thể hoàn thành công việc. Những yêu cầu cơ bản như: + Tuổi, giới tính, tình trạng sức khỏe, đặc điểm tính cách. + Những yêu cầu về hiểu biết, kinh nghiệm. +Yêu cầu về kỹ năng: Kĩ năng quan sát, ghi chép, trí nhớ, làm việc trong môi trường áp lực cao.
Một số phương pháp phân tích công việc: Phương pháp làm bản câu hỏi: Ở phương pháp này nhà quản trị gửi các câu hỏi đến các đối tượng có liên quan đến việc tìm hiểu các thông tin cho việc phân tích công việc. Các đối tượng mà các nhà quản trị thường đề nghị họ cung cấp thông tin bao gồm: -Người đảm nhận công việc -Người giám sát công việc -Chuyên gia phân tích công việc -Một nhóm những người với cùng một chức danh công việc. Trong bản câu hỏi ngoài những chi tiết cơ bản như tên tuổi, phòng ban, chức vụ… người chịu trách nhiệm mô tả cần phải mô tả toàn bộ nhiệm vụ, mục đích công việc, khối lượng công việc hoặc số sản phẩm…Tuy nhiên phương pháp này có những trở ngại, hạn chế: 9 - Công nhân không thích điền vào bản câu hỏi một cách chi tiết và vì thế sẽ không trả lời đầy đủ. - Cả công nhân lẫn cấp điều hành không có nhiều thời gian để xử lý bản câu hỏi.
Phương pháp chuyên gia: Phương pháp này sử dụng một số chuyên gia am hiểu về công việc cần phân tích để thu thập thông tin xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc. Các chuyên gia này có thể là những người đã hoặc đang là người thực hiện công việc đó, cũng có thể họ là người giám sát, quản lý công việc này. Sự hiểu biết sâu sắc về công việc của các chuyên gia sẽ bảo đảm cho chất lượng phân tích công việc được nâng cao. Tuy nhiên điều này cũng chỉ ra rằng phương pháp này phụ thuộc rất nhiều vào kinh nghiệm của các chuyên gia.
Việc tập trung cùng lúc nhiều chuyên gia để đánh giá cũng là một khó khan. Nhược điểm của phương pháp này là: chi phí cao. Phương pháp quan sát: Phương pháp này được áp dụng chủ yếu đối với các công việc làm việc bằng chân tay.
