Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Đồ án được xây dựng trong khuôn khổ học phần Thực hành doanh nghiệp mô phỏng tại Trường Kinh tế – Trường Đại học Vinh (Lớp THDNMP_05, Nhóm 1). Đề tài mô phỏng hoạt động quản trị, kinh doanh và quy trình mua sắm đấu thầu thực tế tại một doanh nghiệp phân phối thiết bị công nghệ.

Bối cảnh tình huống thực tiễn được xây dựng tại Công ty Cổ phần Anh Phát – doanh nghiệp kinh doanh, lắp ráp và phân phối máy tính cùng phụ kiện tại thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An. Trước sự gia tăng của các đơn đặt hàng trong khi lượng hàng tồn kho xuống thấp, Ban Giám đốc công ty đã chỉ đạo các bộ phận chức năng phối hợp triển khai phương án nhập lô hàng dự trữ quy mô lớn để bảo đảm cung ứng cho thị trường.

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu, thực hành của đồ án bao gồm:

  1. Khảo sát và phân tích nhu cầu thực tế của người tiêu dùng đối với mặt hàng laptop tại địa bàn thành phố Vinh để xác định danh mục sản phẩm, cấu hình, phân khúc giá và phương thức phân phối tối ưu.
  2. Đánh giá năng lực tài chính nội bộ thông qua báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh nhằm xác định tính khả thi của kế hoạch phân bổ nguồn vốn đầu tư.
  3. Thiết lập kế hoạch mua sắm hàng dự trữ và tổ chức quy trình lựa chọn nhà thầu theo hình thức đấu thầu rộng rãi, phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ theo quy định pháp luật hiện hành.
  4. Mô phỏng quy trình phối hợp liên chức năng trong doanh nghiệp (Kế hoạch đầu tư, Nghiên cứu thị trường, Tài chính - Kế toán) và tương tác với các đơn vị bên ngoài (Đơn vị tư vấn đấu thầu, Ngân hàng thương mại, các nhà thầu tham dự).
  5. Xử lý các tình huống nghiệp vụ phát sinh, bao gồm chuyển khoản thanh toán phí tư vấn qua ngân hàng, xét duyệt hồ sơ dự thầu và giải quyết văn bản kiến nghị của nhà thầu bị loại.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Quy trình ra quyết định đầu tư mua sắm hàng hóa, nghiệp vụ tổ chức đấu thầu mua sắm thiết bị và hành vi tiêu dùng laptop của khách hàng cá nhân.
  • Phạm vi không gian: Địa bàn thành phố Vinh, tỉnh Nghệ An.
  • Phạm vi thời gian: Dữ liệu khảo sát và các mốc thời gian mô phỏng thực hiện từ tháng 10/2023 đến tháng 01/2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Đồ án vận dụng các căn cứ pháp lý về đấu thầu mua sắm hàng hóa, lý thuyết nghiên cứu thị trường và các nghiệp vụ tài chính – ngân hàng doanh nghiệp:

Khung pháp lý và cơ sở lý luận

  • Luật Đấu thầu số 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 của Quốc hội.
  • Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/06/2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Đấu thầu về lựa chọn nhà thầu.
  • Thông tư số 07/2022/TT-BKHĐT ngày 04/02/2022 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định chi tiết việc lập hồ sơ mời thầu đối với gói thầu mua sắm hàng hóa áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi, phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ.
  • Lý thuyết về quy trình ra quyết định mua sắm tài sản dự trữ, hạch toán kế toán thanh toán doanh nghiệp và quy chuẩn dịch vụ khách hàng ngân hàng thương mại.

Phương pháp nghiên cứu và triển khai thực hành

  • Phương pháp khảo sát điều tra xã hội học: Thiết kế bảng câu hỏi cấu trúc (phiếu khảo sát) gồm 15 tiêu chí để thu thập dữ liệu sơ cấp về nhu cầu, hành vi và sự ưa chuộng đối với sản phẩm laptop.
  • Phương pháp thống kê mô tả: Tổng hợp, phân loại và tính toán tỷ lệ phần trăm đối với mẫu khảo sát thực tế $N = 124$ người tiêu dùng tại thành phố Vinh.
  • Phương pháp mô phỏng tình huống (Role-playing simulation): Phân công 10 thành viên nhóm đảm nhận các vai trò chức danh cụ thể nhằm tái hiện toàn bộ chu trình vận hành từ khảo sát, lập kế hoạch, đàm phán hợp đồng, tổ chức đấu thầu đến xử lý khiếu nại.
  • Phương pháp soạn thảo văn bản quản lý và hồ sơ nghiệp vụ: Thiết lập toàn bộ hệ thống biểu mẫu, tờ trình, quyết định phê duyệt, hồ sơ mời thầu, biên bản mở thầu, ủy nhiệm chi và hợp đồng kinh tế theo chuẩn mực hành chính – thương mại.

Nguồn dữ liệu

  • Dữ liệu sơ cấp: Kết quả từ 124 phiếu khảo sát người tiêu dùng trực tiếp tại thành phố Vinh.
  • Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Quý III/2023 và lũy kế 3 quý đầu năm 2023 của Công ty Cổ phần Anh Phát.

Nội dung chính theo từng phần của đồ án

Phần A: Những vấn đề chung

Phần này thể hiện cấu trúc tổ chức và tiến độ triển khai đồ án của nhóm sinh viên thông qua ba nội dung:

  • Bảng phân công nhiệm vụ: Phân định rõ 7 nhóm đầu việc từ hình thành ý tưởng, viết kịch bản, làm chứng từ, công tác hậu cần, hoàn thiện văn bản Word đến báo cáo phản biện.
  • Nhật ký làm việc nhóm: Ghi nhận 10 phiên làm việc từ ngày 02/11/2023 đến ngày 10/01/2024 tại các địa điểm: Microsoft Teams, Phòng tự học B1, Thư viện, Sảnh B2 và Sân trường Đại học Vinh.
  • Bảng phân công nhân vật: Xác lập 10 vai diễn tương ứng với phẩm chất và năng lực của từng thành viên:
STT Họ và tên MSSV Vai trò mô phỏng Nhiệm vụ chính
1 Từ Bá Tiểu Đạt 205734010110272 Giám đốc Điều hành, phê duyệt kế hoạch, ký hợp đồng
2 Phùng Khánh Ly 205734010110140 Kế toán trưởng / Đại diện Nhà thầu B Thẩm định tài chính; đại diện nộp đơn khiếu nại
3 Trần Thùy Linh 205734020110041 Trưởng phòng Nghiên cứu thị trường Chủ trì khảo sát và báo cáo hành vi khách hàng
4 Hoàng Thị Thuỳ Linh 250734010110116 Nhân viên Kế hoạch đầu tư Lập kế hoạch mua sắm, liên hệ đơn vị tư vấn
5 Nguyễn Hoàng Anh 205734010110143 Đại diện Công ty Tư vấn Đấu thầu Thành Pháp Soạn HSMT, đánh giá thầu, giải quyết kiến nghị
6 Phan Thị Bích Hoà 205731010110086 Kế toán thanh toán Lập ủy nhiệm chi, thực hiện giao dịch tại BIDV
7 Nguyễn Thị Thanh Huyền 205731010110051 Giao dịch viên BIDV Tiếp nhận hồ sơ và xử lý lệnh chuyển khoản
8 Phan Nguyễn Hà Linh 205731010110029 Dẫn chuyện Thuyết minh bối cảnh và kết nối các phân cảnh
9 Trần Khắc Cường 205734020110053 Trưởng phòng Kế hoạch đầu tư Đề xuất mua sắm, trình phê duyệt hồ sơ đấu thầu
10 Lô Thị Thuý Hồng 205734010110303 Đại diện Nhà thầu A (CTCP FPT) Tham dự thầu, trúng thầu và ký hợp đồng thương mại

Phần B: Nội dung chính tình huống và kịch bản thực hành

Nội dung mô phỏng chuỗi quy trình kinh doanh và đấu thầu gồm 8 phân cảnh liên kết chặt chẽ:

  • Phân cảnh 1: Cuộc họp giao ban ngày 01/10/2023. Phòng Nghiên cứu thị trường báo cáo kết quả khảo sát 124 mẫu; Kế toán trưởng báo cáo lợi nhuận Quý III đạt 23 tỷ đồng (lũy kế 3 quý đạt hơn 34 tỷ đồng). Giám đốc phê duyệt chủ trương nhập lô hàng máy tính dự trữ.
  • Phân cảnh 2 & 3: Phòng Kế hoạch đầu tư đề xuất phương án đấu thầu rộng rãi mua sắm 200 máy tính Dell và 80 máy tính Asus. Do nhân sự nội bộ thiếu chứng chỉ hành nghề đấu thầu, công ty quyết định đàm phán thuê trọn gói Công ty TNHH Tư vấn Đấu thầu Thành Pháp vào ngày 08/10/2023.
  • Phân cảnh 4 & 5: Ký hợp đồng dịch vụ tư vấn vào ngày 10/10/2023. Đơn vị tư vấn tiếp nhận kế hoạch lựa chọn nhà thầu, hoàn tất soạn thảo Hồ sơ mời thầu (HSMT) và Mẫu hồ sơ dự thầu (HSDT) vào ngày 13/10/2023 để phát hành công khai với thời hạn nộp HSDT là 30 ngày (đóng thầu lúc 8h00 ngày 13/11/2023).
  • Phân cảnh 6: Nghiệp vụ thanh toán 100% giá trị hợp đồng tư vấn. Kế toán thanh toán mang Ủy nhiệm chi, Giấy ủy quyền và CCCD đến Ngân hàng TMCP Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) – Chi nhánh Vinh để chuyển khoản cho bên tư vấn.
  • Phân cảnh 7: Lễ đóng thầu và mở thầu công khai lúc 8h30 ngày 13/11/2023 với 4 nhà thầu nộp hồ sơ (A, B, C, D). Kết quả đánh giá: Nhà thầu A trúng thầu với giá đề xuất 5,5 tỷ đồng (giá thấp nhất đáp ứng kỹ thuật); Nhà thầu C, D bị loại vì giá cao hơn; Nhà thầu B bị loại ở vòng kỹ thuật.
  • Phân cảnh 8: Xử lý kiến nghị và ký kết hợp đồng. Nhà thầu B gửi đơn khiếu nại vì cho rằng giá dự thầu của mình thấp hơn Nhà thầu A. Công ty Tư vấn Thành Pháp ra văn bản giải trình làm rõ Nhà thầu B bị loại do không đáp ứng tiêu chí kỹ thuật bắt buộc về thời gian bảo hành (yêu cầu từ 36 tháng trở lên). Ngày 17/11/2023, Công ty Anh Phát tiến hành ký hợp đồng mua sắm với đại diện Nhà thầu A (Công ty Cổ phần FPT).

Phần C: Hệ thống chứng từ và hồ sơ nghiệp vụ liên quan

Phần C tập hợp đầy đủ các văn bản hành chính, kỹ thuật và kế toán được thiết kế theo đúng quy chuẩn:

  • Báo cáo nghiên cứu thị trường: Bao gồm phiếu khảo sát mẫu và kết quả xử lý số liệu chi tiết.
  • Kế hoạch mua sắm hàng dự trữ: Xác định yêu cầu chi tiết cho 200 máy tính: bộ xử lý Intel Core i7 4600U (tốc độ $\ge 2,9\text{ GHz}$), RAM DDR3L dung lượng $\ge 8\text{ GB}$, màn hình 14–15,6 inch LED WXGA ($1600 \times 900$), hệ điều hành Windows 10 bản quyền, thời gian bảo hành $\ge 36\text{ tháng}$.
  • Hồ sơ pháp lý đấu thầu:
    • Tờ trình số 05/TTr ngày 05/10/2023 của Phòng Kế hoạch đầu tư về việc phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu với tổng mức đầu tư dự án là 3,24 tỷ đồng (vốn tự có).
    • Quyết định số 18/QĐ-CTCPAP ngày 07/10/2023 của Tổng Giám đốc phê duyệt kế hoạch lựa chọn nhà thầu.
    • Thông báo mời thầu ban hành ngày 13/10/2023 theo Thông tư 07/2022/TT-BKHĐT.
  • Bộ tiêu chí đánh giá HSDT:
    • Tiêu chuẩn đánh giá năng lực và kinh nghiệm: Thời gian hoạt động tối thiểu 04 năm; có ít nhất 02 hợp đồng cung cấp máy tính tương tự; tối thiểu 05 hợp đồng cung cấp thiết bị tin học tại Việt Nam; có ít nhất 03 cán bộ kỹ thuật trình độ đại học chuyên ngành tin học chính quy; doanh thu 3 năm gần nhất $\ge 2\text{ tỷ đồng/năm}$; vốn chủ sở hữu $\ge 10%$; lợi nhuận sau thuế không âm.
    • Tiêu chuẩn đánh giá kỹ thuật: Phương pháp Đạt/Không đạt đối với 4 nhóm tiêu chuẩn: Yêu cầu chung gói thầu, Yêu cầu kỹ thuật chi tiết của máy, Dịch vụ kỹ thuật (bảo hành $\ge 36\text{ tháng}$) và Tiến độ thực hiện hợp đồng (tối đa 30 ngày làm việc).
  • Chứng từ kế toán – ngân hàng: Phiếu báo giá dịch vụ tư vấn đấu thầu, Hợp đồng thuê dịch vụ tư vấn, Ủy nhiệm chi BIDV, Giấy ủy quyền, Biên bản mở thầu, Đơn giải quyết kiến nghị và Hợp đồng thương mại.

Kết quả và đóng góp

Kết quả xử lý dữ liệu khảo sát thị trường ($N = 124$)

Kết quả phân tích định lượng từ 124 mẫu khảo sát tại thành phố Vinh cung cấp các cơ sở dữ liệu sau:

Tiêu chí khảo sát Phân loại / Chỉ số Tỷ lệ (%)
Giới tính Nam 29,00%
Độ tuổi 18 – 25 tuổi
Dưới 18 tuổi
26 – 35 tuổi
Trên 35 tuổi		 96,00%
3,20%
3,20%
0,00%
Nghề nghiệp Học sinh, sinh viên
Công chức, viên chức
Nhân viên văn phòng		 28,60%
28,60%
25,60%
Thu nhập hàng tháng Dưới 5 triệu đồng
5 – 10 triệu đồng
10 – 15 triệu đồng
Trên 15 triệu đồng		 29,10%
9,40%
29,10%
32,50%
Nhu cầu dùng laptop Mức độ cao
Không có nhu cầu		 94,40%
5,60%
Thương hiệu ưa chuộng Dell
Asus
HP
Macbook		 40,00%
29,00%
22,00%
6,00%
Mục đích sử dụng chính Làm việc
Học tập
Chơi game
Khác		 52,42%
28,23%
16,13%
3,23%
Cấu hình mong muốn Vừa (Core i5/Ryzen 5, RAM 8GB)
Mạnh (Core i7/Ryzen 7, RAM 16-32GB)
Rất mạnh (Core i9/Ryzen 9)		 60,48%
28,23%
11,29%
Thiết kế thân máy Mỏng, nhẹ
Vừa phải
Dày		 50,00%
40,00%
10,00%
Yếu tố chọn hãng Chất lượng
Giá cả
Mẫu mã, thiết kế
Thương hiệu
Khác		 35,52%
30,00%
16,78%
12,35%
5,35%
Thời gian bảo hành 3 năm
2 năm
1 năm
Khác		 56,45%
28,23%
11,29%
4,03%
Phân khúc giá phù hợp 12 – 17 triệu đồng
17 – 25 triệu đồng
Dưới 12 triệu đồng
Trên 25 triệu đồng		 44,35%
36,29%
12,90%
6,45%
Kênh thông tin nhận biết Internet (Facebook, TikTok)
Người thân, bạn bè
Cửa hàng, showroom		 72,60%
33,90%
33,90%
Phương thức mua hàng Tìm hiểu online rồi đến trực tiếp mua
Mua trực tiếp tại cửa hàng
Kênh thương mại điện tử
Khác		 48,39%
36,29%
12,10%
3,23%
Khuyến mãi mong đợi Tặng phụ kiện đi kèm
Giảm giá trực tiếp
Tích điểm		 52,42%
37,90%
8,06%

Đóng góp thực tiễn của đồ án

  • Tính chuẩn hóa quy trình mua sắm: Xây dựng quy trình mua sắm đấu thầu khép kín từ nghiên cứu thị trường, thẩm định tài chính, lập hồ sơ mời thầu theo Thông tư 07/2022/TT-BKHĐT đến ký kết hợp đồng kinh tế.
  • Tích hợp liên phòng ban: Mô phỏng thành công cơ chế phối hợp tác nghiệp giữa 4 phân hệ chức năng: Tiếp thị (Nghiên cứu thị trường) – Đầu tư (Kế hoạch đầu tư) – Tài chính (Kế toán doanh nghiệp) – Đối ngoại (Đơn vị tư vấn, Ngân hàng, Nhà thầu).
  • Kỹ năng giải quyết tranh chấp thương mại: Làm rõ phương thức xử lý khiếu nại trong đấu thầu bằng văn bản giải trình căn cứ trên tiêu chuẩn kỹ thuật (thời hạn bảo hành), bảo đảm tính minh bạch và tuân thủ Luật Đấu thầu.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế về mẫu khảo sát: Mẫu nghiên cứu ($N = 124$) có cơ cấu độ tuổi tập trung lớn vào nhóm 18–25 tuổi (chiếm 96%), chưa phản ánh đồng đều hành vi của các nhóm khách hàng trên 35 tuổi hoặc khối khách hàng doanh nghiệp, tổ chức.
  • Hạn chế về phương thức đấu thầu: Đồ án mới chỉ dừng lại ở việc mô phỏng đấu thầu truyền thống (phát hành hồ sơ và nộp trực tiếp tại doanh nghiệp), chưa triển khai thao tác trực tiếp trên Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia (e-Procurement).
  • Hướng phát triển tiếp theo: Mở rộng quy mô khảo sát sang các địa bàn lân cận tại khu vực Bắc Trung Bộ và bổ sung các mô đun thực hành nghiệp vụ đấu thầu qua mạng theo các quy định mới của Luật Đấu thầu sửa đổi.

Giá trị tham khảo

Đồ án là tài liệu tham khảo cho sinh viên các khối ngành:

  • Ngành Quản trị kinh doanh và Thương mại: Tham khảo phương pháp xây dựng bảng câu hỏi khảo sát thị trường sản phẩm công nghệ và quy trình xây dựng kịch bản đóng vai mô phỏng doanh nghiệp.
  • Ngành Luật kinh tế và Quản lý công: Tham khảo cấu trúc bộ tiêu chí đánh giá HSDT (năng lực, kinh nghiệm, kỹ thuật), quy trình lập hồ sơ mời thầu và kỹ năng xử lý đơn kiến nghị của nhà thầu.
  • Ngành Kế toán – Tài chính ngân hàng: Tham khảo quy trình lập ủy nhiệm chi, đối chiếu chứng từ thanh toán và thủ tục thực hiện giao dịch qua hệ thống ngân hàng thương mại.

Câu hỏi thường gặp

1. Dựa trên cơ sở nào Công ty Cổ phần Anh Phát quyết định đầu tư lô hàng máy tính?

Quyết định đầu tư được thông qua dựa trên hai căn cứ: Báo cáo tài chính cho thấy doanh nghiệp có lợi nhuận Quý III/2023 đạt 23 tỷ đồng (lũy kế 3 quý đạt hơn 34 tỷ đồng) bảo đảm nguồn vốn tự có, kết hợp với báo cáo nghiên cứu thị trường ghi nhận 94,4% đối tượng được khảo sát có nhu cầu sử dụng laptop ở mức độ cao.

2. Hai thương hiệu laptop nào được lựa chọn nhập dự trữ và tỷ lệ người dùng lựa chọn là bao nhiêu?

Công ty lựa chọn nhập dự trữ hai thương hiệu Dell và Asus. Theo khảo sát 124 người tiêu dùng tại TP. Vinh, Dell là thương hiệu được ưa chuộng nhất với 40% người dùng, đứng thứ hai là Asus với 29% người dùng (tổng thị phần lựa chọn của hai thương hiệu đạt 69%).

3. Gói thầu mua sắm máy vi tính có thông tin pháp lý và hình thức tổ chức như thế nào?

Gói thầu mang tên "Cung cấp máy vi tính cho Công ty Cổ phần Anh Phát" (Gói số 05), tổng mức đầu tư 3,24 tỷ đồng trích từ nguồn vốn tự có. Hình thức lựa chọn là đấu thầu rộng rãi, phương thức một giai đoạn một túi hồ sơ, thực hiện thông qua hợp đồng thuê dịch vụ tư vấn trọn gói với Công ty TNHH Tư vấn Đấu thầu Thành Pháp.

4. Vì sao Nhà thầu B có giá dự thầu thấp hơn nhưng vẫn bị loại khỏi gói thầu?

Nhà thầu B bị loại ngay từ vòng đánh giá đề xuất kỹ thuật do không đáp ứng tiêu chuẩn bắt buộc về dịch vụ kỹ thuật. Cụ thể, HSMT yêu cầu thời gian bảo hành tối thiểu từ 36 tháng trở lên, trong khi hồ sơ của Nhà thầu B không thỏa mãn tiêu chí này. Theo quy định, HSDT không đạt yêu cầu kỹ thuật sẽ không được xem xét đến bước đánh giá về giá.

5. Bộ tiêu chuẩn đánh giá năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu quy định các mức tối thiểu nào?

Nhà thầu phải có tối thiểu 04 năm hoạt động; 02 hợp đồng cung cấp máy tính tương tự (kèm biên bản thanh lý); 05 hợp đồng cung cấp thiết bị tin học tại Việt Nam; 03 cán bộ kỹ thuật có bằng đại học chính quy chuyên ngành tin học; doanh thu bình quân 3 năm gần nhất đạt từ 2 tỷ đồng/năm trở lên; vốn chủ sở hữu $\ge 10%$ và lợi nhuận sau thuế không âm.

Kết luận

Đồ án thực hành doanh nghiệp mô phỏng của nhóm sinh viên Trường Kinh tế – Đại học Vinh đã hệ thống hóa hoàn chỉnh quy trình quản trị kinh doanh và tổ chức đấu thầu mua sắm thiết bị tại doanh nghiệp. Thông qua việc kết hợp số liệu khảo sát thực tế 124 khách hàng với hệ thống chứng từ hành chính, kế toán và pháp lý chuẩn mực, đồ án giải quyết trọn vẹn tình huống kinh doanh từ khâu nghiên cứu thị trường, thẩm định tài chính đến giải quyết khiếu nại và ký kết hợp đồng. Đây là mô hình học tập mô phỏng mang tính thực tiễn cao, phản ánh chính xác các nghiệp vụ vận hành liên phòng ban trong môi trường doanh nghiệp hiện đại.