Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong giai đoạn chuyển đổi và phát triển của nền kinh tế thị trường, ngành công nghiệp in ấn và dịch vụ quảng cáo tại Việt Nam đã có những bước tiến đáng kể, thu hút lực lượng lao động lớn và đóng góp thiết thực vào nền kinh tế quốc dân. Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất - dịch vụ này, việc quản lý chi phí sản xuất và hạ giá thành sản phẩm đóng vai trò then chốt nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh, tối ưu hóa lợi nhuận và đảm bảo thu nhập cho người lao động.

Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn của công tác quản trị tài chính doanh nghiệp và việc vận dụng kiến thức chuyên môn từ Tổ Kế toán thuộc Trường Cao đẳng Kỹ thuật Thương mại, tác giả Nguyễn Thị Thủy (Lớp 11 - KT6) đã thực hiện đề tài nghiên cứu: "Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm".

Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định cụ thể theo các mục tiêu sau:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận cơ bản về chi phí sản xuất, phân loại chi phí và các phương pháp tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp sản xuất.
  2. Khảo sát, phân tích và phản ánh thực trạng tổ chức công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm tại đơn vị thực tập.
  3. Đánh giá những ưu điểm, hạn chế còn tồn tại trong quy trình hạch toán, từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện công tác tổ chức kế toán chi phí và giá thành tại doanh nghiệp.
  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất (chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung) và phương pháp tính giá thành sản phẩm.
  • Phạm vi nghiên cứu:
    • Không gian: Công ty TNHH In ấn & Quảng cáo Thương mại Phúc Thành (địa chỉ giao dịch tại Tôn Thất Tùng, Hà Nội).
    • Thời gian: Phân tích số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh giai đoạn 1998 – 2002 và đi sâu nghiên cứu hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán thực tế phát sinh trong tháng 8 năm 2003.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý thuyết và khung pháp lý

Báo cáo dựa trên lý luận kế toán doanh nghiệp sản xuất và các văn bản quy phạm pháp lý do Nhà nước cùng Bộ Tài chính ban hành, bao gồm Pháp lệnh Kế toán Thống kê, Quyết định số 1141-TC/QĐ ngày 01/11/1995 của Bộ Tài chính về việc ban hành hệ thống chế độ kế toán doanh nghiệp.

Về mặt lý luận, tác giả hệ thống hóa các nội dung cốt lõi:

  • Khái niệm chi phí sản xuất: Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cùng các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp chi ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳ nhất định.
  • Phân loại chi phí sản xuất:
    • Theo tính chất kinh tế (yếu tố chi phí): Yếu tố nguyên liệu, vật liệu; Yếu tố tiền lương và các khoản trích theo lương; Yếu tố khấu hao tài sản cố định (TSCĐ); Yếu tố chi phí mua ngoài và chi phí khác bằng tiền.
    • Theo công dụng kinh tế (khoản mục chi phí): Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT); Chi phí nhân công trực tiếp (NCTT); Chi phí sản xuất chung (SXC).
    • Theo mối quan hệ với sản lượng: Biến phí (chi phí biến đổi) và Định phí (chi phí cố định).
  • Khái niệm và phân loại giá thành: Là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ các khoản hao phí về lao động sống và lao động vật hóa liên quan đến khối lượng sản phẩm, lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành. Giá thành được phân loại theo thời gian/cơ sở số liệu (giá thành kế hoạch, giá thành định mức, giá thành thực tế) và theo phạm vi tính toán (giá thành sản xuất và giá thành toàn bộ).
  • Phương pháp tính giá thành: Đề tài tổng hợp 7 phương pháp tính giá thành theo lý thuyết: phương pháp giản đơn (trực tiếp), phương pháp hệ số, phương pháp tỷ lệ, phương pháp loại trừ chi phí, phương pháp cộng chi phí, phương pháp liên hợp và phương pháp tính theo định mức.

Phương pháp nghiên cứu và chế độ kế toán áp dụng

  • Phương pháp nghiên cứu thực tế: Tác giả sử dụng phương pháp thống kê, thu thập dữ liệu thứ cấp, phân tích - tổng hợp số liệu kế toán, phương pháp hạch toán đối ứng tài khoản và phương pháp đối chiếu chứng từ thực tế với sổ sách tổng hợp.
  • Chế độ kế toán thực tế tại đơn vị:
    • Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
    • Đơn vị tiền tệ ghi sổ: Đồng Việt Nam (VNĐ).
    • Hình thức sổ kế toán: Áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ.
    • Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên; tính giá xuất kho vật tư theo phương pháp giá đích danh; kế toán chi tiết vật liệu theo phương pháp ghi thẻ song song.
    • Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: Áp dụng phương pháp khấu hao bình quân (đường thẳng) theo nguyên giá và thời gian sử dụng.
    • Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT): Phương pháp khấu trừ thuế.
  • Nguồn dữ liệu: Hệ thống hóa đơn GTGT, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương, bảng phân bổ, bảng kê số 4, Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 7, sổ chi tiết và sổ cái các tài khoản 621, 622, 627, 154 của Công ty TNHH In ấn & Quảng cáo Thương mại Phúc Thành trong tháng 8/2003.

Nội dung chính theo từng chương

Phần I: Đặc điểm tình hình của Công ty Thương mại Phúc Thành

1. Lịch sử hình thành, mục tiêu và cơ cấu tổ chức

Công ty TNHH In ấn & Quảng cáo Thương mại Phúc Thành được thành lập theo Giấy phép đầu tư số 053134 ngày 07/03/1997 do Ủy ban Nhà nước về Hợp tác và Đầu tư (SCCI) cấp. Tiền thân của công ty là một cửa hàng cung ứng dịch vụ quảng cáo. Hội đồng quản trị (Hội đồng thành viên) ban đầu gồm 5 người sáng lập, đồng thời là những nhân sự chủ chốt điều hành doanh nghiệp.

Bộ máy quản trị công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng dạng hình tháp: đứng đầu là Giám đốc điều hành, trực tiếp quản lý các đơn vị chuyên trách gồm Phòng Kinh doanh, Phòng Tài chính - Kế toán, Phòng Thiết kế, Phòng Kỹ thuật, Phòng Hành chính, cùng 2 đơn vị sản xuất trực tiếp là Xưởng Chế bản và Xưởng In. Tổng số lao động của doanh nghiệp là 60 người.

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung, gồm 1 Kế toán trưởng phụ trách chung cùng các kế toán viên phụ trách phần hành kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán và theo dõi kho.

Bộ phận / Chức năng Cơ cấu nhân sự Nhiệm vụ chính
Ban Giám đốc Giám đốc điều hành Lãnh đạo, quản lý toàn diện hoạt động sản xuất kinh doanh
Phòng Kinh doanh 1 Trưởng phòng, 10 nhân viên Khai thác khách hàng, lập kế hoạch tiêu thụ, kinh doanh ấn phẩm
Phòng Tài chính - Kế toán 1 Kế toán trưởng, 4 kế toán viên Quản lý vốn, hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính và quyết toán thuế
Phòng Thiết kế 1 Trưởng phòng, 6 nhân viên Triển khai mẫu vẽ, thiết kế bao bì, nhãn mác, logo theo yêu cầu
Phòng Kỹ thuật 1 Trưởng phòng, 3 nhân viên Kiểm tra chất lượng, thẩm định và giám sát kỹ thuật công trình
Phòng Hành chính 1 Trưởng phòng, 3 nhân viên Quản trị nhân sự, điều động lao động, tiền lương, BHXH, BHYT
Xưởng Chế bản 1 Tổ trưởng, ~10 công nhân Xử lý bản thảo vi tính, chụp phơi bản kẽm, ghép phim
Xưởng In 1 Tổ trưởng, ~20 công nhân Vận hành hệ thống máy in, máy xén, máy bế hộp và gia công thành phẩm

2. Kết quả sản xuất kinh doanh và năng lực tài chính

Doanh nghiệp cung ứng khoảng 40 chủng loại sản phẩm và dịch vụ thuộc 5 nhóm chính: Sản phẩm quảng cáo ngoài trời; Ấn phẩm in ấn văn phòng, sách báo, lịch, tờ rơi; Thiết kế tạo mẫu bao bì, nhãn mác; Cung cấp đèn Neonsign (sản phẩm đặc trưng); Dịch vụ tư vấn quảng cáo. Các đối tác tiêu biểu gồm Cocacola, Bia Carlsberg, Ariston, Nước khoáng AB...

Chỉ tiêu kết quả kinh doanh ĐVT 1998 1999 2000 2001 2002
Tổng doanh thu Tr.đồng 7.330 18.790 26.440 38.360 45.500
Tổng lợi nhuận Tr.đồng 730 1.800 2.500 2.980 3.260
Nộp ngân sách Nhà nước Tr.đồng 233 576 800 953,6 1.043
Thu nhập bình quân / tháng Nghìn đồng 550 680 820 950 1.100

Tốc độ tăng trưởng doanh thu bình quân giai đoạn 1998 - 2002 đạt 51,92%/năm. Về năng lực tài chính, công ty có vốn pháp định 1 tỷ đồng, vốn điều lệ ban đầu 5 tỷ đồng (vốn cố định 2 tỷ đồng, vốn lưu động 3 tỷ đồng). Đến thời điểm đầu năm 2003, tổng nguồn vốn thực hiện đạt 12 tỷ đồng (vốn cố định đạt 5,7 tỷ đồng, chiếm 47,5%; vốn lưu động đạt 6,3 tỷ đồng, chiếm 52,5%), tăng 109,09% so với năm 2002 (11 tỷ đồng).

Phần II: Nội dung kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm tại Công ty Phúc Thành

1. Kế toán tập hợp chi phí sản xuất theo khoản mục

Quy trình sản xuất của công ty mang tính chất gia công chế biến phức tạp liên tục, tiến hành qua hai phân xưởng: Xưởng Chế bản (sắp chữ vi tính, chụp phơi phim, ghép phim, làm bản kẽm) và Xưởng In (in ấn, xén, bế hộp, hoàn thiện). Toàn bộ chi phí sản xuất được tập hợp theo từng đơn đặt hàng.

  • Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (Tài khoản 621):

    • Nguyên vật liệu chính bao gồm giấy in các loại (giấy cuộn Bãi Bằng, giấy Duplex...), mực in, bản kẽm; vật liệu phụ gồm keo dán, hóa chất tẩy rửa.
    • Khi xuất kho vật liệu, các bộ phận lập Giấy đề nghị xuất kho để Phòng Kinh doanh duyệt, kế toán viết Phiếu xuất kho. Trị giá xuất kho tính theo giá mua thực tế đích danh (không bao gồm thuế GTGT do doanh nghiệp nộp thuế GTGT khấu trừ).
    • Ví dụ chứng từ tháng 8/2003: Ngày 02/08/2003, nhập kho 14.000 kg giấy cuộn Bãi Bằng (ĐL 70g/m²) theo HĐ GTGT số 022068 với tiền hàng 152.000.000 đồng, cước vận chuyển theo HĐ số 07520 là 1.000.000 đồng. Ngày 09/08/2003, xuất kho 10.750 kg giấy cho Phân xưởng In phục vụ đơn đặt hàng số 125 theo Phiếu xuất kho số 92/8 với đơn giá 10.500 đ/kg.
    • Cuối tháng, số liệu từ các phiếu xuất kho được tổng hợp vào Sổ chi tiết vật liệu, Bảng phân bổ vật liệu, Bảng kê số 4 và kết chuyển toàn bộ sang TK 154 để tính giá thành (ghi Nợ TK 621: 483.000.000 đồng, đối ứng Có TK 152).

  • Kế toán chi phí nhân công trực tiếp (Tài khoản 622):

    • Doanh nghiệp kết hợp hai hình thức trả lương: Lương theo sản phẩm (áp dụng cho công nhân trực tiếp có định mức sản phẩm hoàn thành đạt chuẩn) và Lương thời gian (áp dụng cho các công việc không khoán được, tính trên hệ số lương cấp bậc, mức lương tối thiểu và 22 ngày công chuẩn trong tháng).
    • Các khoản trích theo lương tính vào chi phí sản xuất bao gồm: Bảo hiểm xã hội (BHXH) 15%, Bảo hiểm y tế (BHYT) 2%, Kinh phí công đoàn (KPCĐ) 2% tính trên quỹ lương cấp bậc thực tế.
    • Số liệu tiền lương tháng 8/2003 từ Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương thể hiện tổng chi phí nhân công trực tiếp ghi nhận vào Nợ TK 622 là 96.392.174 đồng (tiền lương trực tiếp) và các khoản trích theo lương là 8.160.664 đồng, tổng cộng phát sinh Nợ TK 622 là 104.552.838 đồng (kết chuyển sang Nợ TK 154 cuối kỳ).

  • Kế toán chi phí sản xuất chung (Tài khoản 627):

    • Tập hợp toàn bộ chi phí phục vụ và quản lý tại 2 phân xưởng, được mở chi tiết theo các tiểu khoản: TK 6271 (chi phí nhân viên phân xưởng), TK 6272 (chi phí vật liệu, CCDC như dao xén, giẻ lau, băng dính), TK 6274 (khấu hao TSCĐ nhà xưởng, máy in), TK 6277 (chi phí dịch vụ mua ngoài: tiền điện theo HĐ số 0568415, cước viễn thông bưu điện theo HĐ số 861789), TK 6278 (chi phí khác bằng tiền như sửa chữa đột xuất máy in theo Phiếu chi ngày 01/08/2003 số tiền 1.500.000 đồng).
    • Tổng chi phí sản xuất chung phát sinh trong tháng 8/2003 kết chuyển sang Nợ TK 154 là 103.357.000 đồng. Do phát sinh chung cho các xưởng, chi phí này được phân bổ cho từng đơn đặt hàng theo tiêu thức tiền lương sản phẩm của công nhân trực tiếp sản xuất.

$$\text{Hệ số phân bổ chi phí SXC} = \frac{\text{Tổng chi phí sản xuất chung phát sinh}}{\text{Tổng tiền lương sản phẩm công nhân trực tiếp}} = \frac{104.158.000}{64.555.000} \approx 1,62$$

$$\text{Chi phí SXC phân bổ cho ĐH}_i = \text{Tiền lương sản phẩm của ĐH}_i \times 1,62$$

2. Kế toán tổng hợp chi phí sản xuất và quy trình tính giá thành

Doanh nghiệp sử dụng Tài khoản 154 - "Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang" để tổng hợp chi phí từ các TK 621, TK 622, TK 627. Đối tượng tính giá thành là khối lượng sản phẩm hoàn thành của từng đơn đặt hàng. Kỳ tính giá thành được thực hiện vào cuối tháng khi đơn đặt hàng đã hoàn tất gia công.

Đối với các đơn hàng gồm 1 quy cách sản phẩm, công ty áp dụng phương pháp trực tiếp (giản đơn) để tính giá thành đơn vị:

$$\text{Giá thành đơn vị sản phẩm} = \frac{\text{Tổng giá thành thực tế của đơn đặt hàng}}{\text{Số lượng sản phẩm hoàn thành}}$$

Trường hợp đơn đặt hàng hoàn thành trong kỳ không có dở dang đầu kỳ và cuối kỳ, tổng giá thành chính bằng tổng chi phí sản xuất thực tế tập hợp cho đơn hàng đó. Báo cáo minh họa chi tiết quy trình tính giá thành cho hai đơn hàng tiêu biểu hoàn thành trong tháng 8/2003:

Khoản mục chi phí Đơn đặt hàng số 12 (XN Nước khoáng Quang Hạnh - SL: 10.000 SP) Đơn đặt hàng số 14 (Công ty Đại An - SL: 13.000 SP)
Dở dang đầu kỳ ($D_{đk}$) Có số dư đầu kỳ 0 đồng
Chi phí NVL trực tiếp (TK 621) 79.165.000 đồng 243.000.000 đồng
Chi phí nhân công trực tiếp (TK 622) 11.096.691 đồng 48.418.000 đồng
Chi phí sản xuất chung (TK 627) 14.324.000 đồng 49.667.000 đồng
Dở dang cuối kỳ ($D_{ck}$) 0 đồng 0 đồng
Tổng giá thành thực tế ($Z$) 293.324.000 đồng 341.085.000 đồng
Giá thành đơn vị thực tế ($Z_{đv}$) 29,36 đồng / sản phẩm 26,25 đồng / sản phẩm

Đối với Đơn đặt hàng số 15 chưa hoàn tất trong tháng 8/2003, toàn bộ chi phí phát sinh liên quan được kế toán giữ lại trên TK 154 và xác định là chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ.

Phần III: Nhận xét và đánh giá công tác tổ chức hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm

1. Đánh giá ưu điểm

  • Bộ máy quản lý và kế toán gọn nhẹ, vận hành theo mô hình trực tuyến chức năng linh hoạt, nhân viên kế toán có năng lực kiêm nhiệm tốt các phần hành.
  • Việc áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chứng từ và phương pháp kê khai thường xuyên đối với hàng tồn kho là phù hợp với đặc thù phát sinh nghiệp vụ liên tục của doanh nghiệp in ấn.
  • Kết hợp hài hòa giữa hình thức trả lương sản phẩm và lương thời gian, tạo động lực nâng cao năng suất lao động cho công nhân in và chế bản.
  • Quy trình xuất vật tư qua phiếu lĩnh/đề nghị xuất vật tư được kiểm soát chặt chẽ, giảm thiểu tình trạng lãng phí giấy in và hóa chất.

2. Hạn chế còn tồn tại

  • Doanh nghiệp chưa trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho dù nguyên liệu giấy, mực mua ngoài chịu tác động lớn bởi biến động giá thị trường.
  • Kế toán dồn toàn bộ công tác lập Nhật ký chứng từ và ghi sổ tổng hợp vào thời điểm cuối tháng, dẫn đến tình trạng quá tải cục bộ và chậm trễ trong cung cấp thông tin quản trị.
  • Chưa trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân trực tiếp sản xuất, khiến giá thành sản phẩm bị biến động cơ học giữa các kỳ sản xuất cao điểm (cuối năm) và thấp điểm (đầu năm).
  • Đánh giá sản phẩm dở dang cuối tháng chưa ước lượng chính xác tỷ lệ hoàn thành mà phải chờ quyết toán cuối quý mới điều chỉnh số liệu.
  • Công tác tính giá thành chỉ được thực hiện khi đơn hàng hoàn thành hoàn toàn; đối với các hợp đồng in ấn kéo dài qua nhiều tháng hoặc cả năm, nhà quản lý không có số liệu chi phí thực tế định kỳ để kiểm soát hao phí.

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính rút ra từ văn bản

  • Báo cáo đã làm rõ bức tranh tài chính - hoạt động của Công ty TNHH In ấn & Quảng cáo Thương mại Phúc Thành qua chuỗi số liệu 5 năm (1998 - 2002), chứng minh sự tăng trưởng liên tục với tốc độ doanh thu bình quân 51,92%/năm, quy mô vốn tăng từ 5 tỷ đồng lên 12 tỷ đồng (năm 2003).
  • Hệ thống hóa toàn bộ chu trình kế toán chi phí thực tế phát sinh trong tháng 8/2003: tổng hợp chi phí NVLTT (TK 621: 483.000.000 đồng), chi phí NCTT (TK 622: 104.552.838 đồng), chi phí SXC (TK 627: 103.357.000 đồng), tổng chi phí sản xuất kết chuyển sang TK 154 đạt 691.357.000 đồng (hoặc 691.195.000 đồng theo số phát sinh đối ứng).
  • Xác định chính xác giá thành đơn vị thực tế cho Đơn hàng số 12 (29,36 đ/sp) và Đơn hàng số 14 (26,25 đ/sp).

Các giải pháp hoàn thiện do tác giả đề xuất

  1. Cải tiến tổ chức ghi chép ban đầu: Phân chia định kỳ lập chứng từ và ghi sổ Nhật ký chứng từ 5 ngày hoặc 10 ngày một lần thay vì dồn toàn bộ khối lượng vào cuối tháng, giúp dàn đều công việc và cập nhật số liệu kịp thời.
  2. Trích trước tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất trực tiếp: Hạch toán trích trước vào chi phí sản xuất trong kỳ nhằm bình ổn giá thành sản phẩm giữa các tháng:
    • Khi trích trước: Ghi Nợ TK 622 / Có TK 335 (theo tỷ lệ kế hoạch năm giữa tổng tiền lương nghỉ phép kế hoạch và