CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ ĐÀO TẠO ĐỊNH HƯỚNG 1. Khái niệm về đào tạo định hướng 1. Đào tạo Theo giáo trình quản trị nhân lực của trường Đại học Kinh tế Quốc Dân đào tạo được hiểu là: “ Các hoạt động học tập và rèn luyện nhằm giúp cho người lao động có thể thực hiện có hiệu quả hơn chức năng, nhiệm vụ của mình trong công việc của họ. Là quá trình để người học lĩnh hội và nắm vững những tri thức, kĩ năng, nghề nghiệp một cách có hệ thống để chuẩn bị cho người đó thích nghi với cuộc sống và khả năng đảm nhận được một công việc để thực hiện nhiệm vụ lao động hiệu quả hơn.” (Nguồn: giáo trình quản trị nhân lực của trường Đại học Kinh tế Quốc Dân trang 153- Theo Nguyễn Văn Điềm và Nguyễn Ngọc Quân, 2007) Theo giáo trình quản trị nhân lực của nhà xuất bản trường Đại học Giao Thông Vận Tải viết rằng: “ Đào tạo là bất cứ nỗ lực nào để cải thiện kết quả của nhân viên dựa trên công việc hiện nay họ nắm giữ hoặc công việc liên quan.
Điều này thường có nghĩa là những thay đổi về mặt kiến thức, kĩ năng, quan điểm thái độ cụ thể. Để đạt hiệu quả, đào tạo nên liên quan đến kinh nghiệm học tập, là một hoạt động có tổ chức, nên thiết kế đào tạo để đáp ứng những nhu cầu của tổ chức và vẫn đáp ứng những nhu cầu của nhân viên”. (Nguồn: giáo trình quản trị nhân lực của trường Đại học Giao Thông Vận Tải) Đào tạo người lao động là để chuẩn bị cho con người thực hiện chức năng, nhiệm vụ một cách tự giác và tốt hơn và có những am hiểu hơn về công việc của họ, phát triển một thái độ hợp tác tự nguyện giữa những người lao động và bộ phận quản lí. Nó cũng phát triển những kĩ năng và những hiểu biết nhất định trong quản lí để có thể đảm bảo một sự hiệp tác đầy đủ từ mỗi bộ phận khác nhau và các cấp dưới của họ.
Mục tiêu đào tạo nguồn nhân lực là nhằm sử dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có và nâng cao tính chuyên nghiệp, tính hiệu quả của tổ chức thông qua việc giúp người lao động hiểu rõ hơn về công việc, nắm vững hơn về nghề nghiệp của mình và thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình một cách tự giác hơn với thái 4 độ tốt hơn, cũng như nâng cao khả năng thích ứng của họ với các công việc trong tương lai 1. Định hướng nhân viên mới Định hướng nhân viên là một quá trình đồng hóa, trong đó nhân viên mới được giới thiệu cho công ty và đồng nghiệp. Định hướng nhân viên là một quá trình gồm nhiều giai đoạn sử dụng cả các hoạt động chính thức và không chính thức, định hướng thường được kết hợp với đào tạo ban đầu khi nhân viên mới tìm hiểu về công việc của mình. Định hướng đóng một vai trò quan trọng trong trong khoảng thời gian đầu tiên làm việc của của nhân lực mới.
Mục tiêu của định hướng nhân viên mới là giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hòa nhập vào tổ chức và thực hiện công việc mới thành công nhanh nhất có thể. Định hướng nhân viên mới sẽ đảm bảo rằng thời gian không bị lãng phí và những người tuyển dụng mới có thể nhanh chóng đạt được điểm hòa vốn và bắt đầu mang lại lợi tức đầu tư cho công ty. Định hướng nhân viên mới thường được bắt đầu bởi một cuộc họp với bộ phận Nhân sự, thường chứa thông tin trong các lĩnh vực như: Môi trường làm việc, mô tả công việc mới, lợi ích và quyền lợi đủ điều kiện, quản lý và đồng nghiệp mới của nhân viên, văn hóa công ty, lịch sử công ty, sơ đồ tổ chức và tất cả những điều có liên quan cho nhân viên mới làm việc trong công ty mới. Định hướng nhân viên mới thường bao gồm phần giới thiệu cho nhân viên từng bộ phận trong công ty và danh sách nhân viên.
Cách định hướng tốt nhất là thiết lập các cuộc họp trước khi nhân viên mới đến. Định hướng khác với đào tạo và cung cấp cho nhân viên mới kiến thức và hiểu biết về các công việc được phân bổ trong khi đào tạo liên quan đến nâng cao kỹ năng trong môi trường lớp học. Một số công ty để nhân viên mới tự mình thu thập thông tin, sản phẩm và dịch vụ của công ty và điều này làm cho việc định hướng trở nên cần thiết hơn đối với các nhân viên mới. Điều này cũng làm cho những người tuyển dụng mới gặp gỡ các nhân viên khác thường xuyên có các cuộc thảo luận chính thức và không chính thức và giúp họ làm quen nhanh chóng.
Công nghệ cho phép quá trình định hướng có hiệu lực và hiệu quả hơn. Nhiều công ty sử dụng mạng nội bộ của họ cho phép nhân viên đăng nhập và duyệt thông tin có sẵn cho 5 công ty. Quá trình tham gia cũng là công nghệ được kích hoạt cho nhiều doanh nghiệp lớn, do đó đẩy nhanh các thủ tục ban đầu. (Nguồn: Sách Human Resource Development, 6th Edition – Jon M.
Werner – Chương 8 trang 254) 1. Đào tạo định hướng Đào tạo định hướng là sự kết hợp giữa đào tạo ban đầu với định hướng cho nhân viên, đây là một quá trình bao gồm những hoạt động giáo dục đồng thời cung cấp cho người học kiến thức, kĩ năng cho công việc và còn kết hợp cung cấp thông tin, kinh nghiệm văn hóa công ty… cho những nhân viên mới giúp họ cảm thấy được chào đón, thoải mái và nhanh tróng hòa nhập. Là quá trình học tập trong đó người mới phải học nhiều thông tin và các hành vi được chấp nhận như một người trong cuộc của tổ chức. Những thông tin mà một nhân viên mới phải học trong quá trình đào tạo định hướng bao gồm: Học sơ bộ gồm cả việc khám phá ra rằng việc học sẽ là cần thiết, học gì và học từ ai.
Tìm hiểu về tổ chức, bao gồm các mục tiêu, giá trị và chính sách của tổ chức. Học cách hoạt động trong nhóm làm việc, bao gồm các giá trị, chuẩn mực, vai trò và tình bạn trong đó. Học cách thực hiện công việc, bao gồm các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho một công việc cụ thể. Học tập từ kinh nghiệm với công việc và tổ chức,bao gồm tự nhận dạng, kỳ vọng, hình ảnh bản thân và động lực.
( Nguồn: Sách Human Resource Development, 6th Edition – Jon M. Werner – Chương 8) Đào tạo định hướng không chỉ chú trọng vào kết quả làm việc sau đào tạo mà mục tiêu chính của đào tạo định hướng là đạt được cam kết của nhân viên, làm tốt công việc một cách nhanh nhất, giảm bớt lo lắng của nhân viên mới, giúp họ hiểu những mong đợi của tổ chức và truyền đạt những gì họ mong đợi từ công việc và tổ chức. Đào tạo định hướng là một quá trình giao tiếp hai chiều, nhân viên mới được huấn luyện, đào tạo từ phía doanh nghiệp để thực hiện những mục tiêu, mong đợi của tổ chức đặt ra cho họ, đồng thời cũng là quá trình doanh nghiệp lắng nghe, tiếp nhận những thông tin phản hồi từ nhân viên để có những cái nhìn khách quan và thay đổi phù hợp. Là quá trình nỗ lực của doanh nghiệp nhằm mục tiêu cả hai bên tổ chức và nhân viên cùng có lợi.
Vai trò của đào tạo định hướng Hầu hết các công ty đều dành rất nhiều thời gian và công sức vào công việc tuyển dụng và thực hiện rất bài bản. Tuy nhiên, rất nhiều công ty lại lãng quên hoặc coi nhẹ việc đào tạo định hướng sau tuyển dụng cho các nhân viên mới. Các ứng viên sáng giá sau khi xuất sắc vượt qua bao vòng thi tuyển lại cảm thấy hụt hẫng, đổ vỡ, và thất vọng khi không thể hòa nhập với môi trường làm việc mới. Theo thống kê thực tế cho biết rằng có đến 50 đến 60 phần trăm số nhân viên mới rời bỏ công việc của họ trong bảy tháng đầu tiên sau tuyển dụng, và với chi phí ngày càng tăng của việc thuê mới nhân viên đào tạo và tổ chức tuyển dụng, tầm quan trọng của đào tạo định hướng nhân viên mới trở nên cấp thiết hơn , 100 ngày đầu tiên trong công việc đối với một nhân viên mới là rất quan trọng, nó quyết định rất nhiều đến sự cam kết gắn bó của nhân viên với tổ chức, cũng như sự yêu thích nhiệt huyết và hiệu quả trong công việc.
Do vậy, việc đào tạo định hướng cần phải được thiết kế một cách cẩn thận và bài bản. Một chương trình đào tạo định hướng tốt có thể giúp làm giảm những lo âu bồn chồn của nhân viên mới và dẫn dắt họ hòa nhập vào công việc nhanh chóng. Nếu công ty dành nhiều nỗ lực để dẫn dắt nhân viên đi theo lộ trình đúng ngay từ thủa ban đầu, thì họ sẽ nhìn thấy một bức tranh trong sáng về lộ trình phát triển nghề nghiệp và phấn đấu từng bước từng bước đạt các mục tiêu. Đào tạo định hướng ngày càng trở nên quan trọng và cần thiết đối với các doanh nghiệp, trú trọng trong công tác đào tạo định hướng ngay từ đầu cho nguồn nhân lực mới đặc biệt với nhóm nhân lực trẻ mới ra trường còn hạn chế kinh nghiệm là một bước đi chiến lược mà cả hai bên cùng có lợi.
Việc đầu tư cho nguồn nhân lực trẻ hôm nay để có một thế hệ nhân sự chất lượng đáp ứng yêu cầu nguồn nhân lực trong tương lai là việc làm hết sức ý nghĩa và quan trọng, đối với doanh nghiệp, người lao động và cả xã hội. Đối với người lao động Nền kinh tế thị trường cạnh tranh mạnh mẽ những năm gần đây đòi hỏi các tổ chức và cộng đồng kinh doanh cần nhận thức đúng đắn hơn về đào tạo nguồn nhân lực trẻ, nâng cao năng lực quản trị trong doanh nghiệp bởi đây sẽ nguồn chất xám, tạo ra yếu tố then chốt đối với sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Đào 7 tạo định hướng nguồn nhân lực trẻ mang lại nhiều lợi ích cho tổ chức và giúp cho người lao động liên tục cập nhật những kiến thức mới, kỹ năng mới, áp dụng thay đổi mới về công nghệ, kỹ thuật, cũng như được cung cấp thông tin chia sẻ kinh nghiệm và định hướng rõ ràng giúp các lao động trẻ cảm thấy tự tin hơn, đồng thời có xu hướng gắn bó hơn đối với công ty. Đào tạo định hướng góp phần làm thỏa mãn nhu cầu phát triển của người lao động như sau: Thỏa mãn về nhu cầu, nguyện vọng phát triển cá nhân và học tập.