Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu
Trong xu thế tối ưu hóa chuỗi cung ứng toàn cầu hướng tới tính bền vững, hoạt động quản trị vận tải đóng vai trò mắt xích trung tâm nhằm giảm thiểu tác động môi trường và tiết giảm chi phí vận hành. Dẫn lời phát biểu của ông Arne Flemming, Phó Chủ tịch cấp cao phụ trách Quản trị Chuỗi cung ứng tại Robert Bosch GmbH: "Quản lý chuỗi cung ứng tại Bosch là sự phối hợp giữa hoạt động mua hàng và Logistics. Sự hợp tác chặt chẽ giữa hai chức năng và các đối tác của chúng tôi từ khâu sản xuất cho phép chúng tôi định hình chuỗi cung ứng, vì lợi ích của Bosch. Thông qua đó cho thấy tiềm năng to lớn để tận dụng sức mạnh tổng hợp và tiết kiệm chi phí". Chi phí vận tải ước tính chiếm tới 70% tổng chi phí logistics của một doanh nghiệp. Tại khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (APAC), Việt Nam được xác định là một trong những thị trường trọng điểm của Bosch. Việc quản lý hiệu quả dòng chi phí vận tải tại thị trường này trở thành nhiệm vụ cốt lõi nhằm duy trì lợi thế cạnh tranh. Từ trải nghiệm thực tế tại vị trí Thực tập sinh Hỗ trợ Xác nhận Chi phí Vận tải (Freight Cost Clearance Support Intern) thuộc bộ phận Logistics Cost Clearance (LCC), tác giả Nguyễn Lê Thùy Duyên đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài: "Đánh giá hoạt động quản trị vận tải tại thị trường Việt Nam của Công ty TNHH Bosch Vietnam".
Mục tiêu nghiên cứu được xác định cụ thể gồm bốn nội dung:
- Quan sát, phân tích quy trình quản trị vận tải tại thị trường Việt Nam.
- Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải tại thị trường Việt Nam của Công ty TNHH Bosch Vietnam.
- Đánh giá mức độ hiệu quả hoạt động quản trị vận tải tại Công ty TNHH Bosch Vietnam.
- Đưa ra các giải pháp nâng cao hoạt động quản trị vận tải tại thị trường Việt Nam.
Đối tượng nghiên cứu của khóa luận bao gồm:
- Cơ cấu tổ chức hoạt động, kết quả kinh doanh và quy trình hoạt động của Công ty TNHH Bosch Vietnam.
- Nghiệp vụ quản lý, đối chiếu và xác nhận chi phí vận tải tại thị trường Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi thời gian: Tập trung thu thập và phân tích dữ liệu thực tế từ tháng 09/2023 đến tháng 11/2023 (kết hợp số liệu báo cáo tài chính, chi phí năm 2022 và các mốc quy định pháp lý năm 2023).
- Phạm vi không gian: Khảo sát tại Văn phòng Chi nhánh Công ty TNHH Bosch Vietnam tại Thành phố Hồ Chí Minh (RBVN) và Nhà máy sản xuất dây đai truyền lực biến thiên liên tục (CVT) thuộc phân ban Bosch Powertrain Solutions (HcP) tại Khu công nghiệp Long Thành, tỉnh Đồng Nai. Nghiên cứu giới hạn không phân tích thực thể Bosch Global Software Technologies (BGSW) do đơn vị này nằm ngoài phạm vi phụ trách quản lý chi phí của bộ phận LCC.
Cơ sở lý thuyết và phương pháp
Khóa luận thiết lập hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các giáo trình và tài liệu logistics chuyên ngành, tiêu biểu là công trình của tác giả Nga (2016):
- Khái niệm và phân loại chi phí: Phân định chi phí cố định (thuế, bảo hiểm phương tiện, phí giấy phép, lương lái xe, khấu hao) và chi phí biến đổi (nhiên liệu, chất bôi trơn, lốp xe, bảo dưỡng, sửa chữa). Cơ cấu chi phí vận tải cấu thành từ: khoản mục tiền lương, khoản trích theo lương (tổng 24% gồm 18% BHXH, 3% BHYT, 2% kinh phí công đoàn, 1% BHTN), vật liệu đóng gói và phụ tùng thay thế, khấu hao phương tiện, nhiên liệu, bảo hiểm vận tải, lệ phí cầu đường bến bãi, chi phí sửa chữa và các khoản phạt phát sinh.
- Các phương thức vận tải: Hệ thống hóa đặc tính kỹ thuật - kinh tế của sáu phương thức gồm vận tải đường bộ (linh hoạt trong cự ly dưới 300 km), đường sắt (vận chuyển khối lượng lớn trên 300 km), đường thủy nội địa (khối lượng lớn, cước rẻ, tốc độ chậm), đường biển (kết nối liên lục địa, khối lượng lớn), đường hàng không (tốc độ cao, chi phí lớn, phù hợp hàng giá trị cao hoặc khẩn cấp) và đường ống.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến chi phí vận tải: Quy luật cung cầu, đặc tính và phân loại hàng hóa, điều kiện phương tiện, cự ly và tuyến đường vận chuyển, mối quan hệ hợp tác với nhà vận tải, uy tín của nhà cung cấp dịch vụ logistics (LSP).
- Cơ sở pháp lý và thương mại: Quy tắc Incoterms 2020 (chủ yếu là điều kiện FCA cho hàng nhập khẩu và DDP cho hàng xuất khẩu); Nghị định số 44/2023/NĐ-CP của Chính phủ quy định chính sách giảm thuế giá trị gia tăng (GTGT) từ 10% xuống 8% áp dụng từ ngày 01/07/2023 đến ngày 31/12/2023.
Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai đồng bộ:
- Phương pháp thu thập và sàng lọc số liệu sơ cấp: Tiếp cận hồ sơ, chứng từ logistics, hóa đơn vận tải, biểu giá thỏa thuận (Rate card) và dữ liệu quản lý dòng hàng nội bộ.
- Phương pháp định tính và quan sát thực địa: Tham gia trực tiếp quy trình kiểm tra hóa đơn, đối chiếu số liệu và xử lý chứng từ tại bộ phận Logistics Cost Clearance (LCC) thuộc phòng ban Vận tải chiến lược (OSD3).
- Phương pháp phân tích, tổng hợp và so sánh: So sánh sự sai lệch giữa biểu cước thỏa thuận trên hệ thống phần mềm quản trị và hóa đơn nháp thực tế từ nhà vận tải; tính toán đối chiếu trọng lượng thể tích và trọng lượng thực tế; phân tích biến động chi phí vận tải theo phương thức và tuyến đường.
Nguồn dữ liệu:
- Dữ liệu thứ cấp: Báo cáo thường niên năm 2022 của Tập đoàn Robert Bosch GmbH; dữ liệu lịch sử tài chính, doanh thu của Bosch Vietnam giai đoạn 2016-2022; website Bosch Global; các văn bản pháp luật hiện hành.
- Dữ liệu sơ cấp nội bộ: Dữ liệu vận hành từ hệ thống Supply Chain Services (SCS), hệ thống Cargo 2.5, hệ thống kế toán SAP (phân hệ PM7), hệ thống xử lý hóa đơn Scanning Center và APM; báo cáo Inbound Tracking Report từ phòng ban OSD4; các biên bản thỏa thuận phụ phí với các LSP (như Sinotrans, Toll, Kintetsu World Express, DSV, Ceva Logistics, Liên Việt Logistics, Jupiter).
Nội dung chính theo từng chương
Chương 1: Giới thiệu khái quát về Công ty TNHH Bosch Vietnam
Chương này trình bày toàn diện lịch sử phát triển của Tập đoàn Robert Bosch GmbH từ năm 1886 tại Stuttgart (Đức) với các cột mốc công nghệ: hệ thống đánh lửa ô tô (1898), tủ lạnh gia dụng (1933), máy giặt (1958), máy rửa bát (1964), tay robot có khớp nối (1976), hệ thống chống bó cứng phanh ABS tiêu chuẩn (1978), công nghệ thanh ray chung thế hệ thứ ba và công nghệ pin lithium cho dụng cụ cầm tay (2003). Tập đoàn hiện vận hành trên 4 lĩnh vực: Giải pháp di chuyển, Công nghệ công nghiệp, Hàng tiêu dùng, Công nghệ năng lượng và xây dựng; quy mô trên 50 quốc gia, 193 cơ sở sản xuất, 37 dự án liên doanh và hơn 232.000 nhân viên.
Tại Việt Nam, Bosch thiết lập văn phòng đại diện năm 1994, mở rộng năm 2007 với nhà máy sản xuất dây đai truyền lực CVT tại Đồng Nai, hai chi nhánh tại Hà Nội, Đà Nẵng và hai trung tâm R&D tại TP.HCM (mở rộng thêm tại Hà Nội vào tháng 6/2022). Đến tháng 3/2023, tổng quy mô nhân sự tại Việt Nam đạt khoảng 6.000 người. Tháng 6/2023, Bosch giới thiệu nền tảng công nghệ tự động hóa ctrlX AUTOMATION giúp giảm 30-50% chi phí kỹ thuật và phụ tùng.
Về kết quả kinh doanh, toàn tập đoàn năm 2022 đạt doanh thu 88,2 tỷ EUR (tăng 12% so với 77,7 tỷ EUR năm 2021), chỉ số EBIT đạt 3,8 tỷ EUR (tỷ lệ 4,3%). Khu vực APAC đóng góp 27,7 tỷ EUR (chiếm 31,2% doanh thu tập đoàn, tăng trưởng 11%). Tại Việt Nam, doanh thu thuần tăng trưởng từ 6,7 tỷ đồng (năm 2016) lên 8.749 tỷ đồng với lãi thuần 605,9 tỷ đồng (năm 2019); vốn chủ sở hữu đạt 3.073 tỷ đồng. Năm 2021, doanh thu hợp nhất đạt 192 triệu EUR và năm 2022 cán mốc 200 triệu EUR.
Cơ cấu quản trị của Bosch Vietnam gồm Ban Điều hành đứng đầu là Tổng Giám đốc Dominik Meichle, phối hợp cùng các bộ phận thuộc khối Vận hành (GS): Truyền thông (C/CG), Quan hệ chính phủ và Đối ngoại (RBAS/GM-VN), Nhân sự (HR - vận hành theo mô hình 3 Trao: Grow, Enjoy, Inspire), Thuế và Ngoại thương (C/TX), Kiểm soát và Kế toán (GS/OBR), và Bộ phận Logistics (OSD). Trong đó, bộ phận OSD tổ chức thành:
- OSD3: Quản trị vận tải, dịch vụ cốt lõi chiến lược và bộ phận Xác nhận chi phí Logistics (LCC).
- OSD4: Nghiệp vụ chứng từ xuất nhập khẩu, giám sát hiệp định thương mại tự do và thanh lý.
- OSD6: Hoạch định nhu cầu, lập kế hoạch mua hàng, quản lý kho bãi, theo dõi phân phối và xử lý lỗi vận hành hệ thống SAP.
Chương 2: Cơ sở lý thuyết về chi phí vận tải
Tác giả hệ thống hóa các định nghĩa chuyên ngành về chi phí, vận tải và bản chất kinh tế của quản trị chi phí vận chuyển. Chi phí vận tải là toàn bộ các khoản chi trực tiếp và gián tiếp mà chủ hàng phải chi trả cho bên cung ứng dịch vụ để dịch chuyển một khối lượng hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận.
Chương 2 phân loại chi tiết các thành phần cấu thành chi phí vận tải, phân tích ưu nhược điểm kỹ thuật của từng phương thức vận chuyển (đường bộ, đường sắt, thủy nội địa, đường biển, hàng không, đường ống) và làm rõ 5 nhóm nhân tố ảnh hưởng trọng yếu theo Nga (2016):
- Chủng loại, quy cách, kích thước, khối lượng và tính chất đặc thù của hàng hóa.
- Tình trạng, kích cỡ, mức độ chuyên dụng của phương tiện vận tải và nguồn vỏ container rỗng.
- Cự ly, tính phổ biến hoặc đặc thù của tuyến hành lang vận tải.
- Tần suất đi hàng và mối quan hệ thương mại chiến lược giữa chủ hàng và nhà xe/hãng tàu.
- Mức độ uy tín, năng lực sở hữu đội tàu/máy bay của đơn vị cung cấp dịch vụ vận tải.
Chương 3: Thực trạng hoạt động quản trị vận tải tại thị trường Việt Nam của Công ty TNHH Bosch Vietnam
Nội dung chương 3 phân tích thực trạng quản trị chi phí vận tải thông qua dữ liệu vận hành thực tế tại RBVN và nhà máy HcP.
Về chi phí nhiên liệu và đóng gói: Mức tiêu hao nhiên liệu được xác định đối với các tuyến vận chuyển nội địa bằng xe tải từ Cảng Cát Lái và Cảng Hải Phòng về kho lưu trữ:
| Loại phương tiện vận tải |
Mức tiêu thụ nhiên liệu (Lít/100 km) |
| Xe tải kéo container 20 feet |
40 |
| Xe tải kéo container 40 feet |
55 |
| Xe tải 3 tấn |
10 |
| Xe tải 5 tấn |
12 |
(Đơn giá nhiên liệu tính theo giá nhà nước quy định, bình quân khoảng 23.000 VND/lít tại thời điểm nghiên cứu).
Về phương thức và dịch vụ vận tải:
- Đường hàng không: Sử dụng các nhà thầu DSV Air & Sea, Ceva Logistics, Kintetsu World Express (KWE). Dịch vụ phân loại thành 4 cấp độ: Thông thường (Standard service: ASEAN 2-3 ngày, Châu Âu 5-6 ngày), Vận chuyển nhanh (Fast service), Vận chuyển khẩn cấp (Emergency service), và Vận chuyển đặc biệt (Adhoc: gồm A1 - giữ nguyên giá chặng chính, A2 - thay đổi bảng giá cước chính). Quy tắc tính trọng lượng thể tích: Dịch vụ thông thường lấy hệ số 125, dịch vụ nhanh/khẩn cấp lấy hệ số 167 theo công thức:
$$\text{Trọng lượng thể tích} = \frac{\text{Số kiện} \times (\text{Dài} \times \text{Rộng} \times \text{Cao (cm)})}{6000}$$
Trọng lượng tính cước là giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thể tích và trọng lượng thực tế (áp dụng mức tối thiểu 30 kg/lô). Các phụ phí gồm: Phí soi chiếu an ninh (X-ray), Phí hàng cồng kềnh không được xếp chồng (Nonstackable), Phí từ tính (Magnetic), và Phí phụ thu Covid (Covid rate từ Châu Âu do Kuehne+Nagel và KWE phụ trách).
- Đường biển: Sử dụng KWE, DSV, Ceva Logistics, Sinotrans, DHL Global Forwarding. Phân loại theo hàng lẻ (LCL - tính cước tối thiểu 1 CBM) và hàng nguyên container (FCL 20 feet, 40 feet). Phụ phí đặc thù thường gặp là Nonstackable trên tuyến Trung Quốc - Việt Nam.
- Đường bộ và dịch vụ môi giới/kho bãi: Sử dụng Jupiter, Liên Việt Logistics, Toll Global Forwarding. Hàng hóa lưu kho bên ngoài tại kho vận Jupiter và kho Nam Liên. Doanh nghiệp Toll phụ trách kéo hàng từ cảng về kho và làm thủ tục hải quan cho cả RBVN và HcP; đồng thời thanh toán trước các chi phí phát sinh (chi phí chi hộ - Pass-through gồm lưu kho, nâng hạ container, bốc xếp kiểm hóa CFS, phí hàng rời, cầu đường) và yêu cầu Bosch hoàn trả trong kỳ hạn 60 ngày.
Quy trình xác nhận chi phí vận tải của bộ phận LCC: Vận hành qua quy trình chuẩn 12 bước:
- Nhận bộ chứng từ vận tải định kỳ từ LSP (trong vòng 6 tháng kể từ ngày tàu cập).
- Kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ (Import template, Vận đơn, Hóa đơn thương mại, Hóa đơn nháp, Chi tiết phí).
- Yêu cầu LSP bổ sung nếu thiếu; lưu trữ chứng từ vào thư mục chung.
- Kiểm tra đối chiếu thực tế các thông số kỹ thuật (phương thức, trọng lượng, thể tích, thực thể thụ hưởng RBVN/HcP, loại trừ mã BGSW).
- Tải file mẫu thanh toán đã chuẩn hóa lên hệ thống SCS.
- Hệ thống Cargo 2.5 tự động tiếp nhận dữ liệu và đối chiếu cước theo hợp đồng (Rate card); xử lý báo giá đặc biệt (Adhoc) hoặc cập nhật biểu giá mới từ OSD6.
- Rà soát, liên hệ LSP làm rõ nguyên nhân khi phát sinh sai lệch cước.
- Xác nhận chi phí và yêu cầu LSP phát hành hóa đơn thuế chính thức (Tax invoice) trong vòng 5 ngày làm việc.
- Nhận hóa đơn điện tử, gửi qua hệ thống Scanning Center chuyển tiếp Kế toán xử lý công nợ (thời hạn thanh toán 60 ngày).
- Xác nhận hóa đơn đã thanh toán trên hệ thống APM.
- Cập nhật dữ liệu vào Báo cáo tổng hợp (Consolidation report) phục vụ đo lường KPI.
- Phối hợp Kế toán kiểm toán nội bộ định kỳ hàng quý (Detective Control) qua hệ thống SAP để rà soát chênh lệch chi phí thanh toán thực tế so với hóa đơn.
Nghiệp vụ đặc thù tại Việt Nam:
- Nhà máy HcP: Quản lý hàng hóa qua Báo cáo theo dõi tổng hợp hàng hóa (Inbound tracking report) từ OSD4. Sử dụng mã "Istar" để ghi nhận và truy vết nguyên nhân các lô hàng khẩn cấp hoặc ách tắc hải quan. Kiểm soát chi phí theo số PO (Purchase Order) đại diện cho tuyến đường, LSP, phương thức và tính chất lô hàng (nếu sai PO, hóa đơn bị hủy).
- RBVN: Phân bổ chi phí đa ngành hàng (2WP, AE, AQUA, AQUAEASY, BT, COM, DC, FCM, GROW/PAS-AS, PS, PT, R&D, SOE). LCC phải đối chiếu và gán chính xác Mã trung tâm chi phí (Cost Center), Mã công ty (Company Code) và Tài khoản hạch toán (GL Account) trên Báo cáo tài khoản (State of Account) để bộ phận Kế toán thanh toán đúng ngân sách từng bộ phận.
Dữ liệu chi phí vận tải theo phương thức tại Bosch Vietnam (theo Bảng 3.4 của khóa luận):
| Phương thức và hướng vận chuyển |
Chi phí ghi nhận (EUR) |
| Hàng nhập bằng đường bộ |
315.606,87 |
| Hàng xuất bằng đường bộ |
358.233,83 |
| Vận chuyển xuyên biên giới bằng đường bộ |
0 |
| Hàng nhập bằng đường hàng không |
689.091,xx (ghi nhận theo biểu đồ OSD3) |
| Hàng xuất bằng đường hàng không |
Không phát sinh trọng yếu |
| Hàng nhập bằng đường biển |
1.98x.xxx,xx (chiếm tỷ trọng lớn nhất) |
| Hàng xuất bằng đường biển |
159.115,57 |
| Hàng nhập/xuất bằng đường sắt |
0 |
| Vận chuyển bằng phương thức đặc biệt |
0 |
(Theo báo cáo nội bộ năm 2022, tổng chi phí bao bì đạt 730.701,88 EUR, chi phí hải quan đạt 1.646.229,92 EUR).
Trường hợp thực nghiệm tối ưu chi phí thực tế: Lô hàng đường biển tháng 4/2023 nhập từ Trung Quốc về Việt Nam do LSP Sinotrans thực hiện theo điều kiện Incoterms FCA (gồm 12 lô hàng: 6 lô LCL, 3 cont 20, 3 cont 40). Phía Sinotrans áp đặt phụ phí Nonstackable bằng cách nhân hệ số 2.2 vào toàn bộ thể tích lô hàng. Qua phân tích, bộ phận LCC phát hiện các kiện hàng nhỏ vẫn có thể sắp xếp phía trên để tận dụng không gian container. LCC đã đàm phán lại quy tắc: các kiện dưới 500 kg chỉ áp dụng hệ số nhân 1.5; chỉ các kiện trên 500 kg mới áp dụng hệ số 2.2. Kết quả phát hiện 4 lô hàng dưới 500 kg bị tính sai biểu phí, yêu cầu nhà vận tải điều chỉnh lại hóa đơn, giúp tiết kiệm trực tiếp 64 triệu đồng cho công ty.
Chương 4: Giải pháp nâng cao hoạt động quản trị chi phí vận tải tại thị trường Việt Nam của Công ty TNHH Bosch Vietnam
Xuất phát từ thực trạng kiểm tra thủ công gây mất nhiều thời gian và dễ nhầm lẫn thông tin hạch toán, tác giả đề xuất bốn nhóm giải pháp kỹ thuật và quy trình:
- Xây dựng công cụ điền tự động mã chi phí (Cost Center) và các hệ số GL Account, Company Code: Ứng dụng bảng dữ liệu tổng để đối chiếu tự động, giúp nhân viên LCC tra cứu nhanh và chính xác thông tin thực thể kinh doanh của RBVN, loại bỏ sai sót chuyển giao chứng từ giữa LCC và phòng ban Kế toán.
- Tối ưu hóa quy trình xử lý hóa đơn vận tải tại thị trường Việt Nam: Chuẩn hóa lại các bước tiếp nhận và phân luồng hóa đơn, giảm thiểu thời gian chờ đợi phản hồi giữa LSP, LCC và Kế toán (ACC/GSA).
- Tối ưu quy trình gửi tỷ giá hối đoái mỗi tháng: Xây dựng thuật toán tự động hóa trích xuất dữ liệu tỷ giá quy đổi ngoại tệ sang VND (tham chiếu tỷ giá hối đoái ngày 28 hàng tháng từ ngân hàng Vietcombank/bên thứ ba) và tự động tạo luồng gửi email cập nhật biểu tỷ giá chuẩn đến toàn bộ mạng lưới LSP để tính cước cho các chuyến hàng cập bến tháng tiếp theo.
- Xây dựng Dashboard quản trị chi phí vận tải: Thiết kế bảng điều khiển trực quan hóa thông tin chi phí trên 2 trang giao diện: Trang 1 hiển thị tổng quan chi phí vận tải thị trường Việt Nam theo từng đơn vị kinh doanh và phương thức vận tải; Trang 2 phân tích chi tiết tuyến vận chuyển hàng không chiến lược của nhà máy HcP từ Đức về Việt Nam, hỗ trợ nhà quản trị theo dõi chỉ số KPI và các biến động cước bất thường theo thời gian thực.
Kết quả và đóng góp
Khóa luận đạt được các kết quả cụ thể gắn liền với số liệu thực tế của doanh nghiệp:
- Số liệu xử lý nghiệp vụ: Bộ phận tiếp nhận và xử lý trung bình khoảng 1.000 lô hàng nhập khẩu (mỗi đợt 30-50 lô hàng/tuyến) và từ 5.000 đến 7.000 lô hàng xuất khẩu mỗi tháng.
- Hiệu quả tài chính đo lường được: Đàm phán thành công biểu phí Nonstackable tuyến vận tải biển Trung Quốc - Việt Nam đối với các kiện hàng dưới 500 kg (giảm hệ số từ 2.2 xuống 1.5), truy thu và tiết kiệm trực tiếp 64.000.000 VND từ 4 lô hàng bị tính sai cước trong tháng 4/2023.
- Kết quả chuẩn hóa dữ liệu: Hệ thống hóa chi tiết các định mức kỹ thuật như mức tiêu hao nhiên liệu xe kéo container (40 Lít/100 km đối với cont 20 feet và 55 Lít/100 km đối với cont 40 feet); kiểm soát danh mục chi phí logistics năm 2022 gồm chi phí vận tải đường biển/đường bộ/hàng không, chi phí bao bì (730.701,88 EUR) và chi phí hải quan (1.646.229,92 EUR); kiểm soát phân bổ thuế GTGT theo Nghị định 44/2023/NĐ-CP (mức 8% và 10% theo mã VT1, VT2).
- Đóng góp về mặt quy trình: Làm rõ quy trình 12 bước xác nhận chi phí vận tải LCC, thiết lập chuẩn đối chiếu 5 ngày làm việc và hạn mức tín dụng công nợ 60 ngày; phân định ranh giới quản lý chi phí theo mã Istar và số PO đối với nhà máy HcP, cũng như cơ chế phân bổ trung tâm chi phí đa ngành hàng (Cost Center) đối với RBVN. Khóa luận cung cấp các giải pháp tự động hóa bảng tính và Dashboard hiển thị luồng chi phí hỗ trợ trực tiếp công tác tác nghiệp.
Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp
- Hạn chế của đề tài:
- Phạm vi dữ liệu thực nghiệm giới hạn trong đợt thực tập từ tháng 09/2023 đến tháng 11/2023, chưa bao quát biến động cước vận tải xuyên suốt cả chu kỳ năm tài chính.
- Phạm vi nghiên cứu mới chỉ tập trung vào Chi nhánh RBVN và Nhà máy HcP, chưa thể mở rộng sang đơn vị Bosch Global Software Technologies (BGSW) do ranh giới phân quyền nội bộ.
- Dữ liệu vận chuyển thực tế tại thị trường Việt Nam chưa ghi nhận số liệu khai thác phương thức đường sắt và vận tải xuyên biên giới (chi phí hiển thị bằng 0 EUR).
- Các công cụ tự động hóa điền mã Cost Center, tự động gửi tỷ giá và mô hình Dashboard ở Chương 4 mới dừng lại ở mức độ đề xuất và ứng dụng thử nghiệm cục bộ, chưa được tích hợp đồng bộ vào hệ thống phần mềm lõi SAP toàn cầu của tập đoàn.
- Hướng nghiên cứu tiếp:
- Nghiên cứu cơ chế tích hợp liên thông tự động giữa cổng hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế Việt Nam với hệ thống kiểm toán cước Cargo 2.5 và hệ thống Scanning Center của Bosch.
- Mở rộng phân tích đánh giá chi phí vận chuyển đa phương thức kết hợp đường sắt liên vận quốc tế (tuyến Trung Quốc - Việt Nam) để thay thế một phần vận tải đường biển và đường hàng không trong bối cảnh tối ưu lượng phát thải carbon.
Giá trị tham khảo
- Đối tượng thụ hưởng:
- Sinh viên, học viên các ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng, Kinh doanh quốc tế, Ngoại thương, Kinh tế vận tải cần tài liệu tham khảo thực tế về nghiệp vụ kiểm toán và thanh toán cước vận tải (Freight Audit and Payment / Freight Cost Clearance).
- Chuyên viên logistics, kế toán thanh toán và nhà quản trị chuỗi cung ứng tại các doanh nghiệp FDI, các tập đoàn đa quốc gia đang vận hành mô hình trung tâm dịch vụ chia sẻ (Shared Services Center).
- Phần nội dung đáng tham khảo nhất:
- Sơ đồ chi tiết và nội dung diễn giải 12 bước trong Quy trình xác nhận chi phí vận tải hàng xuất nhập khẩu (Hình 3.1, Bảng 3.2 và Bảng 3.3).
- Phương pháp kiểm tra trọng lượng thể tích, nguyên tắc kiểm soát phụ phí vận chuyển (X-ray, Nonstackable, Magnetic, Covid rate, Pass-through).
- Tình huống thực nghiệm đàm phán lại cách tính phụ phí Nonstackable đường biển với nhà cung cấp dịch vụ logistics (Sinotrans) đem lại hiệu quả cắt giảm chi phí cụ thể.
Câu hỏi thường gặp
1. Bộ phận Logistics Cost Clearance (LCC) thuộc phòng ban nào và giữ chức năng gì tại Bosch Vietnam?
Bộ phận LCC trực thuộc bộ phận Vận tải chiến lược (OSD3) nằm trong phòng Logistics (OSD). Chức năng chính của LCC là xác nhận số tiền cước thực tế phải trả cho các nhà cung cấp dịch vụ logistics (LSP), kiểm tra đối chiếu tính chính xác của hóa đơn thanh toán so với hợp đồng cước (Rate card), phân bổ chi phí về đúng các đơn vị kinh doanh nội bộ, và phân tích dữ liệu để tìm kiếm cơ hội cắt giảm chi phí logistics.
2. Công thức xác định trọng lượng tính cước (chargeable weight) đối với hàng hóa vận chuyển đường hàng không tại Bosch Vietnam được tính như thế nào?
Trọng lượng tính cước là giá trị lớn hơn giữa trọng lượng thực tế (cả bì) và trọng lượng theo thể tích. Trọng lượng theo thể tích được tính bằng tổng số kiện nhân với tích số kích thước dài $\times$ rộng $\times$ cao (đơn vị cm) chia cho 6000, sau đó nhân với hệ số dịch vụ (hệ số 125 đối với dịch vụ vận chuyển thông thường; hệ số 167 đối với dịch vụ vận chuyển nhanh hoặc khẩn cấp). Nếu kiện hàng có trọng lượng tính cước nhỏ hơn 30 kg, hệ thống sẽ mặc định tính tròn mức tối thiểu là 30 kg.
3. Bài toán phụ phí hàng không chất chồng (Nonstackable) giữa Bosch và LSP Sinotrans đã được giải quyết bằng thỏa thuận mới nào?
Ban đầu, đối với hàng Nonstackable, LSP tự động nhân hệ số 2.2 vào toàn bộ thể tích để tính cước. Sau khi LCC phát hiện bất cập đối với các lô hàng khối lượng nhỏ vẫn có thể xếp lên tầng trên của container, hai bên đã thống nhất quy định: các kiện hàng có khối lượng dưới 500 kg chỉ áp dụng hệ số 1.5; chỉ các kiện trên 500 kg mới áp dụng hệ số 2.2. Nhờ đó, 4 lô hàng bị tính sai cước trong tháng 4/2023 đã được điều chỉnh, giúp Bosch tiết kiệm 64 triệu đồng.
4. Điểm khác biệt căn bản trong nghiệp vụ quản lý chi phí vận tải giữa Chi nhánh RBVN và Nhà máy HcP là gì?
Nhà máy HcP chỉ sản xuất một mảng dây đai truyền lực (PS) nhưng có nhiều chủng loại linh kiện; việc kiểm soát chi phí dựa trên số PO để định danh đơn hàng/tuyến đường/LSP và mã số Istar để theo dõi các lô hàng bất thường/khẩn cấp. Ngược lại, Chi nhánh RBVN kinh doanh rất nhiều ngành hàng độc lập (2WP, Power Tools, Home Appliances, Building Technology...), đòi hỏi LCC phải tra cứu và gán chính xác Mã trung tâm chi phí (Cost Center), Mã công ty (Company Code) và Tài khoản hạch toán (GL Account) trên Báo cáo tài khoản (State of Account) để Kế toán thanh toán đúng nguồn ngân sách.
5. Khung thời gian tiêu chuẩn cho quy trình kiểm tra chứng từ và thanh toán cước cho LSP tại Bosch Vietnam là bao lâu?
Thời gian xác nhận chi phí vận tải tại bộ phận LCC là trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ bộ chứng từ hợp lệ từ phía LSP. Sau khi hóa đơn thuế chính thức được phát hành và tiếp nhận qua hệ thống Scanning Center, thời hạn thanh toán công nợ theo quy định của Bosch cho nhà vận tải là trong vòng 60 ngày.
Kết luận
Khóa luận tốt nghiệp của sinh viên Nguyễn Lê Thùy Duyên đã phản ánh chi tiết thực trạng quản trị vận tải và kiểm toán chi phí logistics tại Công ty TNHH Bosch Vietnam trong giai đoạn cuối năm 2023. Tác giả đã hệ thống hóa hoàn chỉnh quy trình tác nghiệp 12 bước của bộ phận LCC, làm rõ các cơ chế tính cước đa phương thức, kiểm soát các loại phụ phí đặc thù và giải quyết thành công bài toán chênh lệch chi phí trong thực tế với nhà cung ứng Sinotrans. Các đề xuất về công cụ tự động hóa bảng tính hạch toán, cơ chế cập nhật tỷ giá và hệ thống Dashboard quản trị chi phí mang tính ứng dụng thực tiễn cao, đóng góp tài liệu tham khảo giá trị cho sinh viên và chuyên viên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng.