Đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà

Khóa luận đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà - Đại học Huế

• Tác giả: Nguyễn Thị Quỳnh Nhi
• Người hướng dẫn: TS. Lê Thị Phương Thanh
• Trường học: Trường Đại học Kinh tế - Đại học Huế
• Chuyên ngành: Kinh doanh thương mại
• Đề tài: Đánh giá hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2025
• Địa điểm: Huế

Tóm tắt

I. Tổng quan về quản trị hàng tồn kho tại May Nhật Hà

Quản trị hàng tồn kho giữ vai trò then chốt trong hoạt động sản xuất may mặc. Công ty Cổ phần May Nhật Hà là doanh nghiệp chuyên gia công và sản xuất hàng may mặc xuất khẩu. Doanh nghiệp cần duy trì lượng lớn vải sợi, phụ liệu và bán thành phẩm. Quá trình lưu chuyển vật tư tác động trực tiếp đến vòng quay vốn lưu động. Doanh nghiệp xây dựng quy trình tiếp nhận và bảo quản nguyên liệu theo từng đơn hàng cụ thể. Ban lãnh đạo luôn chú trọng kiểm soát lượng hàng dự trữ để tránh nguy cơ gián đoạn dây chuyền may. Hệ thống kho bãi được phân chia theo từng khu vực chức năng riêng biệt. Nhân viên kho thực hiện việc ghi nhận số liệu xuất nhập thông qua các biểu mẫu nghiệp vụ. Việc quản lý hiệu quả giúp đơn vị tiết kiệm chi phí lưu giữ và hạn chế hư hỏng nguyên liệu. Môi trường cạnh tranh đòi hỏi công ty phải cải tiến phương pháp dự báo nhu cầu vật tư. Doanh thu thuần và lợi nhuận của doanh nghiệp gắn liền với tính liên tục của nguồn cung ứng. Hoạt động kiểm kê định kỳ hỗ trợ phát hiện chênh lệch sổ sách kịp thời. Doanh nghiệp tiếp tục hoàn thiện cơ chế phối hợp giữa bộ phận kế hoạch và kho vận.

1.1. Khái niệm và vai trò quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho là khâu kiểm soát các loại hàng hóa trong chuỗi cung ứng. Đối với ngành may mặc, hàng tồn kho gồm sợi dệt, vải mộc, cúc áo, chỉ may và sản phẩm hoàn chỉnh. Lượng tồn kho hợp lý giúp bảo vệ doanh nghiệp trước biến động giá cả thị trường. Khâu này còn ngăn ngừa sự gián đoạn sản xuất khi nhà cung cấp chậm giao hàng. Quản lý lỏng lẻo dễ dẫn tới ứ đọng vốn và gia tăng chi phí lưu trữ. Việc lập kế hoạch dự trữ khoa học tạo điều kiện đáp ứng nhanh các đơn hàng lớn. Doanh nghiệp kiểm soát tốt kho bãi sẽ cải thiện năng lực cạnh tranh và giảm chi phí sản xuất.

1.2. Đặc điểm hàng tồn kho tại Công ty May Nhật Hà

Hàng tồn kho của Công ty Cổ phần May Nhật Hà mang tính đặc thù ngành may mặc. Cơ cấu hàng hóa bao gồm nguyên phụ liệu may, sản phẩm dở dang và hàng may sẵn. Chủng loại vải rất phong phú về màu sắc, chất liệu và nguồn gốc xuất xứ. Phụ liệu như khóa kéo, khuy cài đòi hỏi diện tích lưu trữ chuyên biệt. Doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng nên tiến độ nhập kho phụ thuộc kế hoạch gia công. Vật tư may mặc dễ bị ẩm mốc hoặc phai màu nếu không được bảo quản cẩn thận. Công tác phân loại hàng hóa đóng vai trò then chốt trong việc giảm thiểu thời gian tìm kiếm vật phẩm.

II. Phân tích thực trạng quản trị hàng tồn kho May Nhật Hà

Công tác quản lý kho tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà bộc lộ một số hạn chế nhất định. Doanh nghiệp áp dụng quy trình kiểm kê thủ công trên bảng tính đơn giản. Phương pháp này khiến việc cập nhật thông tin chậm trễ và dễ gây sai lệch số liệu tồn thực tế. Chi phí đặt hàng và bảo quản hàng hóa phát sinh ở mức khá cao trong chu kỳ sản xuất. Tình trạng thiếu hụt cục bộ một số phụ liệu may mặc đôi khi vẫn diễn ra. Điều đó làm chậm tiến độ hoàn thành các đơn hàng xuất khẩu quan trọng. Không gian kho chưa được quy hoạch tối ưu khiến việc luân chuyển nguyên liệu gặp nhiều trở ngại. Nhân lực quản lý kho phần lớn chưa qua đào tạo bài bản về kỹ năng logistics chuyên sâu. Sự phối hợp trao đổi thông tin giữa xưởng may và bộ phận kho còn thiếu tính đồng bộ. Tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu trong quá trình lưu kho chưa được kiểm soát chặt chẽ. Lượng hàng tồn kho dở dang tại các phân xưởng có xu hướng gia tăng theo từng mùa vụ. Doanh nghiệp cần nhìn nhận rõ những bất cập này để có hướng xử lý kịp thời và bài bản.

2.1. Phân tích chi phí đặt hàng và lưu kho nguyên liệu

Chi phí đặt hàng tại May Nhật Hà bao gồm các khoản giao dịch, đàm phán hợp đồng và chi phí bốc dỡ hàng hóa. Doanh nghiệp chia nhỏ đơn hàng khiến số lần đặt tăng lên. Điều này làm tăng chi phí vận chuyển trên mỗi đơn vị sản phẩm may mặc. Mặt khác, chi phí lưu kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí hoạt động. Khoản này bao gồm phí thuê mặt bằng, bảo hiểm và tổn thất do ẩm mốc. Tỷ lệ hàng chậm luân chuyển kéo dài gây áp lực lên dòng tiền. Doanh nghiệp chưa xác định được quy mô đặt hàng kinh tế để cân bằng chi phí. Sự gia tăng chi phí lưu trữ ảnh hưởng trực tiếp đến biên lợi nhuận của đơn vị.

2.2. Hạn chế trong tổ chức kho và kiểm soát vật tư

Hệ thống kho bãi của May Nhật Hà đối mặt với nhiều khó khăn trong cách sắp xếp. Mặt bằng kho chưa được đánh mã vị trí chi tiết cho từng cuộn vải. Nhân viên mất nhiều thời gian tìm kiếm vật tư khi chuẩn bị vào chuyền may. Việc ghi chép thủ công dễ gây thất lạc chứng từ xuất nhập kho. Sự chênh lệch giữa số sách kế toán và số liệu kiểm kê thực tế xảy ra thường xuyên. Doanh nghiệp cũng thiếu thiết bị kiểm soát nhiệt độ và độ ẩm đạt chuẩn trong kho nguyên liệu. Điều này dẫn đến nguy cơ suy giảm chất lượng các dòng vải nhạy cảm. Công tác quản lý kho vì vậy gặp nhiều rào cản kỹ thuật.

III. Giải pháp nâng cao quản trị hàng tồn kho May Nhật Hà

Doanh nghiệp cần áp dụng các biện pháp đồng bộ để tối ưu hóa quản trị kho hàng. Ứng dụng mô hình đặt hàng kinh tế EOQ giúp xác định quy mô nhập hàng chuẩn xác. Phương pháp này giảm thiểu tổng chi phí đặt hàng và lưu kho cho đơn vị. Doanh nghiệp nên phân loại nguyên phụ liệu may mặc theo kỹ thuật phân tích ABC. Kỹ thuật này hỗ trợ phân bổ nguồn lực kiểm soát cho nhóm hàng có giá trị cao nhất. Đầu tư phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp là đòi hỏi cấp bách. Hệ thống phần mềm mới sẽ số hóa dữ liệu xuất nhập tồn tự động và minh bạch. Nhân viên kho cần quét mã vạch trên từng kiện hàng để hạn chế sai sót tác nghiệp. Ban giám đốc nên xây dựng kế hoạch bồi dưỡng chuyên môn định kỳ cho đội ngũ thủ kho. Ngoài ra, việc thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài với nhà cung ứng uy tín mang lại sự ổn định vật tư. Mức dự trữ an toàn cần được tính toán lại dựa trên thời gian giao hàng thực tế. Những giải pháp này sẽ tạo bước đột phá trong quản lý kho bãi.

3.1. Ứng dụng mô hình EOQ và phân loại ABC trong kho

Mô hình lượng đặt hàng kinh tế EOQ giúp May Nhật Hà tính toán khối lượng mua tối ưu mỗi lần. Doanh nghiệp cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho nguyên vật liệu. Phương pháp phân tích ABC chia mặt hàng tồn kho thành ba nhóm riêng biệt theo giá trị. Nhóm A gồm các loại vải cao cấp chiếm tỷ trọng vốn lớn nhất. Doanh nghiệp cần kiểm soát nhóm A nghiêm ngặt hàng ngày. Nhóm B và C gồm chỉ may, khuy bấm có giá trị thấp hơn sẽ quản lý linh hoạt hơn. Sự kết hợp giữa EOQ và ABC hạn chế tình trạng tồn đọng vốn quá mức. Cơ chế này nâng cao hiệu quả phân bổ tài chính doanh nghiệp.

3.2. Chuyển đổi số và chuẩn hóa quy trình xuất nhập kho

Doanh nghiệp cần ứng dụng phần mềm quản lý kho chuyên dụng thay thế sổ sách truyền thống. Toàn bộ nguyên phụ liệu khi nhập kho được dán mã QR hoặc mã vạch định danh. Thiết bị cầm tay hỗ trợ nhân viên quét mã và cập nhật số liệu ngay lập tức. Hệ thống tự động cảnh báo khi lượng vải chạm ngưỡng an toàn tối thiểu. Quy trình xuất kho phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc nhập trước xuất trước (FIFO). Điều đó giúp hạn chế tình trạng vải tồn lâu ngày bị phai màu hoặc giảm chất lượng sợi. Việc số hóa toàn diện tạo sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận kế toán, kho bãi và dây chuyền sản xuất.

IV. Đánh giá ứng dụng quản trị hàng tồn kho May Nhật Hà

Quản trị hàng tồn kho hiệu quả là đòn bẩy thúc đẩy năng suất tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà. Việc kiểm soát chặt chẽ nguyên phụ liệu giảm đáng kể nguy cơ lãng phí và thất thoát tài sản. Vòng quay vốn lưu động được đẩy nhanh giúp công ty chủ động hơn về mặt tài chính. Lãnh đạo doanh nghiệp cần kiên định triển khai các giải pháp đổi mới công nghệ quản lý kho. Từng bước số hóa quy trình vận hành sẽ nâng cao năng lực cạnh tranh trong ngành dệt may. Các phân xưởng may nhận đủ vật tư đúng tiến độ sẽ tối ưu hóa công suất máy móc. Tỷ lệ hoàn thành đơn hàng xuất khẩu đúng thời hạn nhờ đó gia tăng rõ rệt. Doanh nghiệp cần tiếp tục rà soát, đánh giá định kỳ hiệu quả hoạt động kho bãi. Những cải tiến thực tiễn này tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển dài hạn. Quản trị tồn kho bài bản sẽ bảo đảm sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.

4.1. Lợi ích kinh tế khi hoàn thiện quản lý hàng tồn kho

Hoàn thiện quản lý kho mang lại lợi ích tài chính rõ rệt cho May Nhật Hà. Chi phí lưu kho giảm xuống giúp gia tăng biên lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh. Vốn lưu động được giải phóng khỏi hàng tồn đọng và tái đầu tư vào công nghệ may mới. Doanh nghiệp hạn chế tối đa chi phí phát sinh từ việc mua gấp nguyên liệu với giá cao. Tỷ lệ hao hụt vải và phụ liệu giảm đi đáng kể qua từng năm. Năng suất lao động của công nhân may tăng lên nhờ nguồn cung ứng kịp thời. Báo cáo tài chính phản ánh cấu trúc tài sản cân đối và lành mạnh hơn.

4.2. Khả năng ứng dụng thực tế tại các doanh nghiệp may

Mô hình quản trị kho tại May Nhật Hà cung cấp bài học giá trị cho các doanh nghiệp cùng ngành. Các cơ sở dệt may vừa và nhỏ hoàn toàn có thể ứng dụng phương pháp này. Việc triển khai hệ thống mã số mã vạch không đòi hỏi kinh phí đầu tư quá lớn. Các doanh nghiệp may nên chủ động đào tạo kỹ năng kho vận hiện đại cho nhân viên sản xuất. Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận là chìa khóa rút ngắn thời gian giao hàng. Các đơn vị may mặc cần coi quản trị tồn kho là chiến lược cốt lõi để nâng cao vị thế trên thị trường gia công.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Nhi (ngành Kinh doanh thương mại, Trường Đại học Kinh tế – Đại học Huế, dưới sự hướng dẫn của TS. Lê Thị Phương Thanh, năm 2025) tiếp cận bài toán quản trị dự trữ trong bối cảnh ngành công nghiệp dệt may Việt Nam đang đứng trước nhiều thách thức sau hơn 17 năm gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO). Theo các dữ liệu thống kê vĩ mô được tác giả tổng hợp, ngành dệt may hiện đóng vai trò trụ cột khi tạo việc làm cho hơn 2 triệu lao động công nghiệp (chiếm trên 10% lực lượng lao động công nghiệp cả nước) và đóng góp từ 12% đến 16% tổng kim ngạch xuất khẩu quốc gia. Riêng năm 2024, kim ngạch xuất khẩu toàn ngành ước đạt 44 tỷ USD (tăng 11,26% so với năm 2023), nhập khẩu đạt 25 tỷ USD và xuất siêu đạt 19 tỷ USD.

Tuy nhiên, số liệu từ cơ quan thống kê quốc gia phản ánh giá trị tăng thêm ngành công nghiệp 9 tháng năm 2024 ước tăng 8,34% (quý I tăng 6,47%; quý II tăng 8,78%; quý III tăng 9,59%), nhưng chỉ số tồn kho toàn ngành công nghiệp chế biến, chế tạo tại thời điểm 30/9/2024 cũng tăng 5,2% so với tháng trước đó và tăng 8,5% so với cùng kỳ năm trước. Kết quả khảo sát 6.500 doanh nghiệp chế biến, chế tạo cho thấy xu hướng dự trữ nguyên vật liệu quý II/2024 so với quý I/2024 có sự phân hóa: 16,8% doanh nghiệp nhận định lượng tồn kho nguyên vật liệu tăng, 55,8% giữ nguyên và 27,4% dự kiến giảm; đối với tồn kho thành phẩm, có 17,2% nhận định tăng, 54,2% giữ nguyên và 28,6% dự kiến giảm. Bối cảnh chi phí nguyên vật liệu đầu vào gia tăng và nhu cầu thị trường thế giới biến động đặt ra yêu cầu kiểm soát chi phí tồn trữ chặt chẽ tại các doanh nghiệp sản xuất gia công.

Tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà, hoạt động quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu bộc lộ nhiều điểm nghẽn kỹ thuật: quy trình quản lý dòng vật tư chủ yếu dựa trên ghi chép sổ sách thủ công trước khi nhập vào phần mềm bảng tính Microsoft Excel, chưa áp dụng các hệ thống quản trị kho chuyên dụng; việc cập nhật thông tin xuất nhập kho còn độ trễ, dẫn đến sai lệch giữa dữ liệu kế toán và hiện trạng thực tế tại kho bãi, tiềm ẩn nguy cơ gián đoạn tiến độ sản xuất đơn hàng.

Mục tiêu chung của nghiên cứu là trên cơ sở hệ thống hóa lý luận, tiến hành phân tích, đánh giá thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà giai đoạn 2022 – 2024, từ đó đề xuất hệ thống giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị kho nguyên vật liệu cho doanh nghiệp.

Tác giả xác định 4 mục tiêu nghiên cứu cụ thể:

1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận và thực tiễn về hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp.
2. Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà.
3. Phân tích những điểm mạnh, hạn chế trong hoạt động quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà.
4. Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động công tác quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu cho Công ty Cổ phần May Nhật Hà trong thời gian tới.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà.
• Phạm vi không gian: Nghiên cứu được thực hiện tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà (Trụ sở chính tại Cụm Công nghiệp An Hòa, phường An Hòa, quận Phú Xuân, thành phố Huế và cơ sở sản xuất tại Cụm công nghiệp Tứ Hạ, thị xã Hương Trà, tỉnh Thừa Thiên Huế).
• Phạm vi thời gian: Thu thập và sử dụng dữ liệu thứ cấp trong giai đoạn 3 năm, từ năm 2022 đến năm 2024.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý thuyết dựa trên các chuẩn mực kế toán hiện hành và các mô hình quản trị vận hành kinh điển:

• Chuẩn mực Kế toán Việt Nam số 02 (VAS 02) – Hàng tồn kho (ban hành theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC và Quyết định số 449/2001/QĐ-BTC của Bộ Tài chính), định nghĩa hàng tồn kho bao gồm tài sản giữ để bán, tài sản đang dở dang và nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ phục vụ sản xuất.
• Thông tư số 133/2016/TT-BTC và Thông tư số 200/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, quy định hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho (kê khai thường xuyên, kiểm kê định kỳ) cùng ba phương pháp xác định giá trị xuất kho: giá đích danh, bình quân gia quyền và nhập trước xuất trước (FIFO).
• Khái niệm và chức năng quản trị hàng tồn kho theo quan điểm của ThS. Ngô Thị Kiều Trang (2022) và TS. Bùi Văn Danh (2018).
• Cơ cấu chi phí quản trị tồn kho theo PGS.TS. Phùng Thị Hồng Hà (2007), xác định chi phí lưu kho thường chiếm xấp xỉ 40% giá trị dự trữ, bao gồm: chi phí nhà cửa kho hàng (3 – 10%), chi phí thiết bị phương tiện (1 – 3,5%), chi phí nhân lực giám sát (3 – 5%), phí tổn đầu tư vốn vào hàng tồn kho (6 – 24%), thiệt hại do hư hỏng, mất mát (2 – 5%).
• Kỹ thuật phân tích ABC dựa trên nguyên tắc Pareto, phân chia danh mục hàng tồn kho thành: Nhóm A (chiếm 70 – 79% giá trị, khoảng 15% số lượng), Nhóm B (chiếm 15 – 25% giá trị, khoảng 30% số lượng), Nhóm C (chiếm khoảng 5% giá trị).
• Hệ thống chỉ tiêu định lượng đánh giá hiệu quả: Hệ số vòng quay hàng tồn kho (Giá vốn hàng bán / Giá trị hàng tồn kho bình quân), Thời gian luân chuyển hàng tồn kho bình quân (Số ngày trong kỳ / Số vòng quay), Khả năng sinh lời của hàng tồn kho (Lợi nhuận ròng / Hàng tồn kho bình quân), Chỉ tiêu đáp ứng nhu cầu khách hàng, Chỉ tiêu đánh giá mức độ chính xác của báo cáo tồn kho.
• Các mô hình định lượng quản trị tồn kho: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ), Mô hình lượng đặt hàng theo lô sản xuất (POQ) và Mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM).

Phương pháp nghiên cứu thực tế được triển khai đồng bộ:

• Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp: Tiếp cận tài liệu nội bộ từ Bộ phận Kho, Bộ phận Kế toán – Tài chính, Bộ phận Nhân sự, Bộ phận Kế hoạch của công ty trong 3 năm (2022 – 2024), kết hợp các văn bản pháp quy, giáo trình, công trình nghiên cứu cùng lĩnh vực.
• Phương pháp nghiên cứu định tính: Phỏng vấn trực tiếp chuyên gia nội bộ gồm 2 nhân sự then chốt: Anh Ngọc Tuấn (Thủ kho) về khối lượng nhập kho, nguồn cung, khó khăn trong quản lý mã vật tư và công cụ lưu trữ; Chị Thu Ngân (Kế toán tổng hợp) về quy trình lập chứng từ xuất nhập và nguyên nhân sai lệch số liệu tồn kho. Kết hợp phương pháp quan sát trực tiếp mặt bằng kho bãi và quy trình giao nhận hàng hóa.
• Phương pháp xử lý và phân tích số liệu: Tổng hợp dữ liệu thành bảng biểu so sánh tuyệt đối và tương đối qua các năm, tính toán các hệ số tài chính, áp dụng công thức EOQ để xác định lượng đặt hàng tối ưu ($Q^*$), khoảng thời gian dự trữ tối ưu ($T$), điểm đặt hàng lại và tổng chi phí tồn kho tối thiểu cho nhóm nguyên vật liệu trọng yếu.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Cơ sở lí luận và thực tiễn về vấn đề nghiên cứu

Chương này tập trung làm rõ 5 đặc điểm cơ bản của hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất: chiếm tỷ trọng lớn trong tài sản lưu động; hình thành từ nhiều nguồn chi phí phức tạp; biến đổi hình thái liên tục qua các chu kỳ sản xuất; chủng loại đa dạng đòi hỏi điều kiện bảo quản khác nhau; khó khăn trong việc xác định chính xác phẩm chất và giá trị thị trường. Tác giả phân loại hàng tồn kho theo 5 tiêu chí: mục đích sử dụng, nguồn gốc hình thành, yêu cầu sử dụng, địa điểm bảo quản và phân tích ABC theo nguyên tắc Pareto.

Về quản trị nghiệp vụ, chương 1 trình bày chi tiết bản chất của 4 nhóm chi phí: chi phí đặt hàng (Ordering Cost), chi phí lưu kho (Carrying Cost), chi phí mua hàng và chi phí thiếu hàng; quy trình kiểm kê định kỳ (tần suất tối thiểu 2 lần/năm với nguyên tắc đội kiểm kê độc lập, trừ lương bồi thường không quá 30% khi có lỗi chủ quan); hai phương pháp hạch toán và ba phương pháp tính giá xuất kho theo Thông tư 200/2014/TT-BTC. Tác giả thiết lập công thức toán học cho các mô hình EOQ, POQ, QDM; phân tích 4 rủi ro điển hình (gián đoạn nguồn cung, suy giảm phẩm chất hàng hóa, năng lực tiêu thụ sụt giảm, biến động tỷ giá). Phần thực tiễn đúc kết kinh nghiệm quản trị kho từ 3 doanh nghiệp: Công ty TNHH Phát triển Thương mại New Star (đánh giá 5 yếu tố cốt lõi), Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Việt Tín (nhóm giải pháp cải thiện vòng quay và hạ giá vốn), Công ty TNHH TMTH Tuấn Việt – Chi nhánh Huế (áp dụng mô hình EOQ, phương pháp 5S và thay thế kệ gỗ bằng kệ sắt).

Chương 2: Thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà

Chương 2 giới thiệu lịch sử phát triển của công ty: tiền thân là Xí nghiệp Da Giày xuất khẩu Bình Trị Thiên (thành lập ngày 17/02/1988), chuyển giao qua nhiều cơ quan chủ quản, đổi tên thành Nhà máy Da Giầy – Huế (1996), Công ty Cổ phần Da Giầy Huế (2004) và chính thức mang tên Công ty Cổ phần May Nhật Hà từ ngày 27/08/2024. Doanh nghiệp hoạt động dưới hình thức công ty cổ phần ngoài nhà nước, người đại diện theo pháp luật là ông Nguyễn Xuân Tịnh, chuyên gia công ba lô, túi xách, hàng may mặc và đệm ghế. Bộ máy quản lý gồm Hội đồng quản trị, Giám đốc, Phó Giám đốc (kiêm nhiệm phòng Kinh doanh do công ty tinh giản biên chế) và các bộ phận chức năng.

Bảng số liệu thống kê tình hình nhân sự của công ty cho thấy sự thu hẹp quy mô liên tục qua 3 năm:

Chỉ tiêu	Năm 2022 (Người)	Tỷ lệ (%)	Năm 2023 (Người)	Tỷ lệ (%)	Năm 2024 (Người)	Tỷ lệ (%)	So sánh 2023/2022 (+/- Người)	So sánh 2023/2022 (%)	So sánh 2024/2023 (+/- Người)	So sánh 2024/2023 (%)
Tổng số lao động	130	100	118	100	102	100	-12	-9,2	-16	-13,6
1. Theo giới tính
Lao động Nam	28	21,5	23	19,5	20	19,6	-5	-17,9	-3	-13,0
Lao động Nữ	102	78,5	95	80,5	82	80,4	-7	-6,9	-13	-13,7
2. Theo tính chất
Lao động trực tiếp	106	81,5	97	82,2	84	82,4	-9	-8,5	-13	-13,4
Lao động gián tiếp	24	18,5	21	17,8	18	17,6	-3	-12,5	-3	-14,3
3. Theo trình độ
Đại học và trên ĐH	25	19,2	21	17,8	17	16,7	-4	-16,0	-4	-16,0
Cao đẳng, trung cấp	18	13,8	15	12,7	15	14,7	-3	-16,7	0	0,0
Lao động phổ thông	87	66,9	82	69,5	70	68,6	-5	-5,7	-12	-14,6

Về kết quả sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp chịu tác động tiêu cực từ thị trường, thể hiện qua các chỉ tiêu tài chính:

Chỉ tiêu	Năm 2022 (Tr. đồng)	Năm 2023 (Tr. đồng)	Năm 2024 (Tr. đồng)	So sánh 2023/2022 (+/- %)	So sánh 2024/2023 (+/- %)
Doanh thu thuần	21.028	Giảm	Giảm	-11,18	Giảm tiếp
Giá vốn hàng bán	17.828	Giảm	Giảm	-11,92	Giảm tiếp
Chi phí tài chính	36	33	31	-8,33	-6,06
Chi phí bán hàng	71	67	64	-5,63	-4,48
Chi phí quản lý	267	262	260	-1,87	-0,76
Chi phí khác	15	13	13	-13,33	0,00
Lợi nhuận thuần từ HĐKD	3.286	Giảm	193 (chênh lệch)	-34,65	-7,96
Lợi nhuận khác	240	240	240	0,00	0,00
Lợi nhuận trước thuế	3.286	Giảm	193 (chênh lệch)	-32,55	-7,24

Phân tích sâu hoạt động quản trị kho nguyên vật liệu cho thấy: nguồn cung cấp chủ yếu đến từ Công ty Cổ phần Phát Long Phước; việc nhận hàng diễn ra định kỳ vào sáng thứ 6 và thứ 7 hàng tuần sau khi Thủ kho cùng Phó Giám đốc trực tiếp vào Đà Nẵng kiểm tra để tiết giảm chi phí giao nhận. Tuy nhiên, công tác quản trị gặp nhiều hạn chế:

• Công ty chưa sử dụng các phần mềm quản lý kho hiện đại (như Sapo, KiotViet) mà chỉ dùng Excel kết hợp sổ sách.
• Nhân viên kho thường chậm cập nhật số liệu xuất kho cho sản xuất vào phần mềm, dẫn đến chênh lệch giữa sổ sách kế toán và tồn kho thực tế.
• Đặc thù nguyên phụ liệu may mặc có nhiều mã vật tư tương đồng dễ gây nhầm lẫn (ví dụ chỉ may có mã "CHI COOL GREY 11 BP1782" và "CHI COOL GREY 11 BP1783").
• Tác giả đã tổng hợp nhu cầu, chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho của nguyên liệu "Vải" giai đoạn 2022 – 2024 để ứng dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ), qua đó tính toán quy mô lô hàng tối ưu, điểm đặt hàng lại và tổng chi phí tồn kho tối thiểu nhằm khắc phục tình trạng đặt hàng ước lệ theo cảm tính.

Chương 3: Định hướng và giải pháp nâng cao hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà

Dựa trên các hạn chế thực tế, tác giả đề xuất 4 nhóm giải pháp:

1. Nâng cao chất lượng đội ngũ lao động: Đào tạo định kỳ kỹ năng quản lý kho, nâng cao tính cẩn trọng, tỉ mỉ khi phân loại và kiểm soát mã vật tư, nâng cao trách nhiệm cập nhật dữ liệu xuất nhập vật tư ngay khi phát sinh nghiệp vụ.
2. Nâng cao chất lượng hệ thống kho chứa: Cải tạo mặt bằng kho, phân khu lưu trữ nguyên phụ liệu (vải cuộn, phụ liệu nhỏ như khóa kéo, chỉ may, then nhựa) một cách khoa học, lắp đặt hệ thống giá kệ chắc chắn để bảo quản phẩm chất nguyên vật liệu.
3. Giải pháp giảm chi phí giá vốn hàng bán: Chủ động tìm kiếm, đàm phán hợp đồng cung ứng dài hạn, tối ưu hóa các chuyến gom hàng vận chuyển từ Đà Nẵng về Huế nhằm hạ thấp chi phí thu mua và chi phí đặt hàng.
4. Áp dụng các mô hình quản trị hàng tồn kho: Ứng dụng thực tế mô hình EOQ cho nguyên liệu vải cuộn; chuyển đổi phương tiện quản lý từ bảng tính Excel sang các phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp nhằm tự động hóa việc tính toán tồn kho tức thời, loại bỏ độ trễ và giảm thiểu sai sót chủ quan.

Kết quả và đóng góp

Kết quả phân tích định lượng:

• Hệ thống hóa bức tranh lao động của Công ty Cổ phần May Nhật Hà giai đoạn 2022 – 2024: tổng lao động giảm 21,54% (từ 130 người năm 2022 xuống 118 người năm 2023 và 102 người năm 2024); lao động nữ giữ vai trò chủ đạo (chiếm 80,4% năm 2024); lao động trực tiếp chiếm 82,4% và lao động phổ thông chiếm 68,6%.
• Đo lường xu hướng suy giảm trong hoạt động kinh doanh: Doanh thu thuần năm 2022 đạt 21.028 triệu đồng, giá vốn 17.828 triệu đồng và lợi nhuận trước thuế đạt 3.286 triệu đồng; sang năm 2023 doanh thu thuần giảm 11,18%, lợi nhuận thuần từ HĐKD giảm 34,65% và lợi nhuận trước thuế giảm 32,55%; năm 2024 lợi nhuận thuần tiếp tục giảm 7,96% và lợi nhuận trước thuế giảm 7,24% so với năm 2023. Các khoản chi phí tài chính, bán hàng và quản lý đều bị cắt giảm qua từng năm.
• Xác định điểm nghẽn cốt lõi trong quy trình quản trị kho: Tác giả chỉ ra công ty chưa có hệ thống phần mềm quản lý kho chuyên dụng, việc quản lý bằng Excel dẫn đến sai sót báo cáo tồn kho do cập nhật chậm trễ khi xuất vải cho phân xưởng cắt may.

Giải pháp và đóng góp của đề tài:

• Vận dụng mô hình toán học EOQ vào điều kiện thực tế của doanh nghiệp: Tác giả đã tính toán các thông số cụ thể cho nguyên liệu "Vải" (nhu cầu dự trữ, chi phí cho một lần đặt hàng, chi phí lưu kho 1 năm giai đoạn 2022 – 2024), xác lập sản lượng đặt hàng kinh tế tối ưu, điểm đặt hàng lại và chu kỳ đặt hàng, cung cấp căn cứ định lượng thay thế phương thức mua hàng theo kinh nghiệm chủ quan.
• Đóng góp so với các nghiên cứu trước: Khóa luận tiếp thu các bài học thực tiễn từ mô hình quản trị kho của Công ty New Star, Công ty Việt Tín và Công ty Tuấn Việt – Chi nhánh Huế, vận dụng phù hợp vào một doanh nghiệp vừa thực hiện tái cơ cấu đổi tên pháp nhân (từ Công ty Cổ phần Da Giầy Huế thành Công ty Cổ phần May Nhật Hà vào tháng 8/2024) và đối mặt với áp lực cắt giảm nhân sự.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận ghi nhận một số giới hạn xuất phát từ điều kiện nghiên cứu thực tế:

• Hạn chế về phạm vi thời gian thực tập: Thời gian tiếp cận thực địa tại doanh nghiệp chỉ kéo dài 3 tháng, kinh nghiệm thực tiễn và góc nhìn chuyên môn của sinh viên thực tập còn giới hạn.
• Hạn chế về phạm vi đối tượng dữ liệu: Nghiên cứu tập trung phân tích số liệu thứ cấp trong giai đoạn 2022 – 2024. Việc áp dụng mô hình định lượng EOQ mới chỉ thực hiện chi tiết trên nhóm nguyên liệu chính là "Vải", chưa tính toán đầy đủ cho toàn bộ hệ thống hàng trăm mã nguyên phụ liệu chi tiết khác (chỉ may, then nhựa, dây kéo, chun...).
• Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng tính toán mô hình EOQ kết hợp phân tích ABC cho toàn bộ phụ liệu may mặc; nghiên cứu ứng dụng mô hình khấu trừ theo số lượng (QDM) khi công ty đàm phán mua hàng khối lượng lớn với Công ty Cổ phần Phát Long Phước; xây dựng đề án lộ trình chuyển đổi từ Excel sang phần mềm quản trị chuyên dụng.

Giá trị tham khảo

Tài liệu là nguồn tham khảo hữu ích cho:

• Sinh viên chuyên ngành Kinh doanh thương mại, Quản trị kinh doanh, Kế toán doanh nghiệp và Quản trị chuỗi cung ứng khi thực hiện khóa luận tốt nghiệp hoặc chuyên đề thực tập về quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp sản xuất gia công.
• Các nhà quản trị tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ ngành dệt may, gia công ba lô túi xách tham khảo quy trình phân tích thực trạng kho bãi, quy trình kiểm soát mã vật tư dễ nhầm lẫn và phương pháp thiết lập mô hình tính toán EOQ thực tế.
• Các phần nội dung có giá trị tham khảo cao nhất gồm: hệ thống bảng biểu phân tích nhân sự và kết quả sản xuất kinh doanh (Bảng 2.1, Bảng 2.2); hệ thống câu hỏi phỏng vấn thực tế chuyên gia thủ kho và kế toán tổng hợp; phương pháp ứng dụng công thức EOQ xác định lượng đặt hàng tối ưu cho nguyên liệu vải.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần May Nhật Hà có quá trình hình thành như thế nào trước khi mang tên hiện tại?
Công ty có tiền thân từ Xí nghiệp Da Giày xuất khẩu Bình Trị Thiên, thành lập ngày 17/02/1988 trực thuộc Sở Công nghiệp. Sau khi chia tách tỉnh (1989), xí nghiệp thuộc Sở Công nghiệp tỉnh Thừa Thiên Huế. Đến ngày 22/4/1994, xí nghiệp chuyển giao về Tổng công ty Da Giầy Việt Nam theo Quyết định số 675/QD-VB của UBND tỉnh Thừa Thiên Huế. Ngày 07/9/1996, xí nghiệp đổi tên thành Nhà máy Da Giầy – Huế theo Quyết định 43 TCLD-QD 106/200. Ngày 11/10/2004, đơn vị được bàn giao cho Công ty Xuất nhập khẩu Da Giầy Sài Gòn và chuyển đổi thành Công ty Cổ phần Da Giầy Huế. Đến ngày 27/08/2024, công ty chính thức đổi tên thành Công ty Cổ phần May Nhật Hà.

2. Công cụ quản lý hàng tồn kho hiện tại của Công ty Cổ phần May Nhật Hà là gì và phát sinh rủi ro nào?
Công ty chưa áp dụng phần mềm quản trị chuyên nghiệp (như Sapo, KiotViet) mà sử dụng sổ sách ghi chép kết hợp nhập liệu vào bảng tính Excel. Rủi ro thực tế phát sinh là tốn nhiều thời gian, dễ mất dữ liệu và xuất hiện độ trễ: vật tư đã xuất cho sản xuất nhưng chưa kịp cập nhật lên Excel, dẫn đến kế toán tổng hợp căn cứ số liệu phần mềm lập báo cáo bị sai lệch so với tồn kho thực tế.

3. Khó khăn điển hình trong công tác xuất nhập kho nguyên phụ liệu tại công ty là gì?
Theo phản ánh của thủ kho, do công ty sản xuất gia công ba lô, túi xách nên nguyên phụ liệu rất đa dạng (vải, chỉ may, then nhựa, dây kéo, dây chun...). Nhiều mã vật tư có tên gọi và ký hiệu rất giống nhau, điển hình như hai mã chỉ may "CHI COOL GREY 11 BP1782" và "CHI COOL GREY 11 BP1783". Nếu nhập kho nhầm mã, toàn bộ công đoạn cấp phát vật tư cho các đơn hàng phía sau đều bị sai sót dây chuyền.

4. Nguồn cung ứng nguyên vật liệu chính của công ty từ đâu và quy trình giao nhận diễn ra thế nào?
Nguồn nguyên vật liệu chính của công ty được nhập từ Công ty Cổ phần Phát Long Phước. Để tiết kiệm chi phí, cố định vào thứ 5 và thứ 6 hàng tuần, Thủ kho cùng Phó Giám đốc công ty trực tiếp vào Đà Nẵng kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi xuất kho bên đối tác, sau đó vận chuyển về Huế và tiến hành nhập kho vào sáng thứ 6 và thứ 7 hàng tuần.

5. Mô hình quản trị định lượng nào được tác giả ứng dụng và áp dụng cho mặt hàng nào?
Tác giả đã ứng dụng Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) để tính toán lượng đặt hàng tối ưu ($Q^*$), khoảng thời gian dự trữ tối thiểu, điểm tái đặt hàng và tổng chi phí tồn kho tối thiểu trong giai đoạn 2022 – 2024. Mô hình này được áp dụng cụ thể cho nhóm nguyên vật liệu chính là "Vải".

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Quỳnh Nhi đã phản ánh toàn diện thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần May Nhật Hà trong giai đoạn biến động 2022 – 2024. Thông qua việc kết hợp giữa phân tích dữ liệu tài chính, phỏng vấn sâu nhân sự phụ trách kho bãi và kế toán, nghiên cứu đã chỉ rõ những bất cập cố hữu khi duy trì phương thức quản trị thủ công qua phần mềm Excel. Các giải pháp đề xuất, trọng tâm là việc ứng dụng mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ) cho nguyên liệu vải cùng lộ trình chuẩn hóa quy trình kho vận, mang tính thực tế cao nhằm giúp doanh nghiệp tiết giảm chi phí lưu trữ và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÍ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1. Tổng quan về hàng tồn kho trong doanh nghiệp 1. Khái niệm của hàng tồn kho trong doanh nghiệp Khi nhắc đến hàng tồn kho, nhiều người sẽ nghĩ ngay đến những mặt hàng không bán được, hay còn gọi là “ế ẩm”, cần phải thanh lý. Tuy nhiên, trong lĩnh vực kinh doanh, hàng tồn kho là một yếu tố quan trọng đối với hầu hết các doanh nghiệp.

Nó chiếm tỷ trọng đáng kể trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp và thường hay xảy ra các sai lầm trong quy trình quản trị. Hầu hết các doanh nghiệp lớn trong các lĩnh vực sản xuất, dịch vụ hoặc thương mại đều sở hữu một lượng hàng tồn kho nhất định. Vì vậy, để đảm bảo tính đồng nhất trong việc áp dụng các phương pháp và mô hình kiểm soát hàng tồn kho, các nhà quản trị cần hiểu rõ các khái niệm cơ bản và bản chất của hàng tồn kho. Theo Chuẩn mực số 2 – Hàng tồn kho, ban hành và công bố theo Quyết định số 449/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ Tài chính, Hàng tồn kho được định nghĩa là những tài sản: + Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; + Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; + Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ.

Còn theo Thông tư 133/2016 TT-BTC, quy định về hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường bao gồm: hàng mua đang đi trên đường; nguyên liệu, vật liệu; công cụ, dụng cụ; sản phẩm dỡ dang; thành phẩm; hàng hóa; hàng gửi bán;… (Bộ Tài chính Việt Nam, Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, 2016) Hàng tồn kho là các tài sản ngắn hạn tồn tại dưới dạng vật chất, có thể đo đếm được, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ và các sản phẩm dự trữ mà công ty sản xuất để bán, cũng như các thành phần cấu tạo nên sản phẩm cuối cùng. Dựa trên những khái niệm, có thể thấy rằng “Hàng tồn kho” chính là cầu nối giữa quá trình sản xuất và việc tiêu thụ sản phẩm. Ngoài ra, nó còn là một phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, chiếm tỷ trọng lớn từ 40% - 50% và đóng vai trò thiết yếu trong hoạt động sản xuất và kinh doanh. Vì vậy, nếu doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả, sẽ giúp giảm thiểu các chi phí không cần thiết, từ đó tối ưu hóa lợi nhuận và SVTH: Nguyễn Thị Quỳnh Nhi 6 Khóa luận cuối khóa GVHD: TS.

Lê Thị Phương Thanh nâng cao hiệu quả trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Đặc điểm của hàng tồn kho trong doanh nghiệp Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường bao gồm nhiều loại khác nhau, mỗi loại có vai trò và chức năng riêng trong quá trình sản xuất và kinh doanh. Vì vậy, việc tổ chức, quản lý và hạch toán hàng tồn kho cần có những phương pháp và đặc điểm riêng biệt. Nói chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm cơ bản như sau: Thứ nhất, hàng tồn kho là một thành phần quan trọng trong tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, thường chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản lưu động.

Hàng tồn kho phản ánh khả năng sản xuất và cung ứng của doanh nghiệp. Sự hiện diện của hàng tồn kho giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất liên tục, đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng và giảm thiểu rủi ro thiếu hụt hàng hóa.