CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HIỆU SUẤT HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 1. Tổng quan về hoạt động mua hàng và chuỗi cung ứng 1. Khái niệm về hoạt động mua hàng và quản lý chuỗi cung ứng Hoạt động mua hàng là một trong các hoạt động chính của chuỗi cung ứng.1 thể hiện các hoạt động cơ bản, khép kín của chuỗi cung ứng, trong đó mua hàng là một trong các hoạt động đầu tiên.1: Hình ảnh ô chuỗi cung ứng (Nguồn: Purchasing and Supply chain management, Robert M.
Khái niệm và lịch sử ra đời hoạt động mua hàng Khái niệm Mua hàng là một quá trình bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến việc xác định cầu, xác định vị trí và lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán các điều khoản trong hợp 1 đồng và theo dõi để đảm bảo hiệu suất của nhà cung cấp. Nhóm mua hàng thực hiện nhiều hoạt động để đảm bảo mang lại giá trị tối đa cho tổ chức. (Nguồn: giáo trình “Purchasing Supply Chain Management” Robert M. Monczka, Cengage Learning (2020)) Mua hàng là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hóa trong doanh nghiệp, là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hóa từ người bán sang doanh nghiệp và đồng thời chuyển quyền sở hữu về tiền tệ từ doanh nghiệp sang người bán hoặc doanh nghiệp có trách nhiệm phải thanh toán cho người bán.
Thực tế có thể thấy, mua hàng thể hiện mối quan hệ mật thiết giữa người mua và bán, giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp và là một phần to lớn trong chuỗi cung ứng. Lịch sử ra đời Hoạt động mua hàng có lịch sử rất lâu đời có thể tìm thấy từ thời kì cổ đại khi mà con người bắt đầu trao đổi mua bán với nhau. Đây là giai đoạn đầu tiên của hoạt động mua bán và thường diễn ra thông qua trao đổi hàng hoá theo hình thức trao đổi trực tiếp. Sau đó với thời kỳ trung cổ, thương mại đã phát triển khá mạnh mẽ, điều đó được thể hiện qua việc thành lập các con đường thương mại như Đường Tơ lụa, giúp việc mua bán hàng hoá trở nên quốc tế hơn.
Sự phát triển của công nghiệp và việc sản xuất hàng loạt đã tạo ra nhu cầu mua sắm lớn hơn và tăng sự phức tạp trong quản lý mua hàng. Công việc mua hàng từ đó trở thành một phần quan trọng được các doanh nghiệp lớn nhỏ quan tâm đến trong quá trình sản xuất. Chính vì thế hiện tại, thời kì của sự phát triển của công nghệ thông tin, hoạt động mua hàng đã trải qua cuộc cách mạng lớn. Công nghệ đã làm thay đổi cách con người mua sắm và quản lý hoạt động mua hàng một cách thông minh hơn.
Quy trình mua hàng ngày càng trở nên tự động, việc áp dụng phần mềm quản lý đến việc mua hàng trực tuyến một cách dễ dàng. Trên thực tế, hoạt động mua hàng không đơn thuần chỉ là việc mua sắm hàng hoá mà còn là quá trình quản lý đàm phán, xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp và tối ưu hoá quy trình cung ứng. 2 Thư viện ĐH Thăng Long Sự tiến bộ trong công nghệ và thay đổi trong cách tiêu dùng đã định hình và thúc đẩy sự phát triển của hoạt động mua hàng trong lịch sử kinh doanh. Tầm quan trọng của hoạt động mua hàng trong chuỗi cung ứng.
Theo Van Weele (2014), yếu tố ảnh hưởng đến các thước đo được sử dụng là quan điểm của nhà quản lý về chức năng mua hàng. Hoạt động mua hàng là khâu tiền để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, và cũng là điều kiện tiên quyết để doanh nghiệp tồn tại, để công tác quản lý mua hàng có hiệu quả thì mục tiêu cơ bản là đảm bảo chất lượng hàng mua và mua hàng với chi phí thấp nhất cho tổ chức. Hoạt động mua là động thứ nhất, có quan hệ hỗ trợ bậc nhất đối với hoạt động khác. Đảm bảo nguồn cung: Mua đúng, đủ, kịp thời về số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian, chi phí mua thấp nhất.
Tăng giá trị khách hàng và tiết kiệm chi phí: Đảm bảo NCC thích hợp, tránh rủi ro thương mại và giá cả cạnh tranh trên thị trường cho hàng hoá dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh sản xuất. Trong lĩnh vực sản xuất, tỷ lệ mua hàng trên doanh thu trung bình là 55%. Điều này có nghĩa là mỗi đồng doanh thu từ việc bán hàng hoá và dịch vụ, hơn một nửa sẽ quay trở lại NCC. Do đó, ảnh hưởng NCC có liên quan đến tổng chi phí là rất lớn.
Quản lý rủi ro nhà cung cấp: Vai trò của việc mua hàng đã thay đổi từ vai trò hành chính và hỗ trợ thành một phần chiến lược quan trọng của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động chung của tổ chức, chủ yếu là do toàn cầu hóa và môi trường cạnh tranh mà các tổ chức đang hoạt động ngày nay. Đảm bảo mối quan hệ với những NCC uy tín, đưa ra những chiến mua hàng để tăng hiệu quả trong mua hàng. Mỗi khi mua hàng, đặt hàng với NCC thường phát sinh rủi ro tiềm ẩn. Rủi ro này có thể nhỏ như giao hàng trễ hoặc lớn hơn như NCC phá sản hoặc gặp thiên tai, hoả hoạn, bất ổn tài chính,…Ví dụ, trận sóng thần năm 2011 tấn công Nhật Bản và Toyota thiếu hụt nguồn cung trong nhiều tháng và mất hàng triệu đô la doanh thu.
Phát triển các mục tiêu phù hợp với các bên liên quan nội bộ: Đảm bảo mua hàng phải đủ về số lượng, tránh tình trạng thừa hay thiếu dẫn đến ứ đọng hàng hoá hay gián đoạn quá trình kinh doanh sản xuất làm ảnh hưởng đến lưu thông sản xuất 3 của doanh nghiệp tăng lên, do phải bỏ thêm chi phí phục vụ cho việc bảo quản các nguyên liệu, cho kho bãi của doanh nghiệp. Tất cả điều này dẫn đến làm giảm hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Giảm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường: Mua hàng kết nối giữa NCC và các kỹ sư, giúp cải tiến thiết kế sản phẩm và quy trình. Kết quả nghiên cứu cho thấy các công ty có sự hỗ trợ sớm từ NCC thường đạt mức cải thiện trung bình 20% về chi phí, chất lượng NVL cũng như là thời gian phát triển sản phẩm.
Đóng góp vào lĩnh vực kinh doanh chiến lược và lợi thế cạnh tranh: Ở đây việc mua hàng là một phần tích cực trong các quyết định được đưa ra cho chiến lược kinh doanh trong tương lai của doanh nghiệp. Các nhà cung cấp được đánh giá dựa trên sự cạnh tranh hiện có. Các thông số được sử dụng để đánh giá ở đây là sự giảm sút cơ sở cung cấp, số lượng nhà cung cấp mới và sự đóng góp tiết kiệm ở lợi nhuận ròng và lợi nhuận ròng trong doanh thu kinh doanh mới được tạo ra thông qua các nhà cung cấp. Vì vậy, khi xác định mục tiêu mua hàng cần đặt chúng trong các mục tiêu của doanh nghiệp và tuỳ từng điều kiện sắp thứ tự ưu tiên giữa các mục tiêu mua hàng đảm bảo cho hoạt động mua hàng đóng góp việc hoàn thành các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Các hoạt động cơ bản trong quy trình mua hàng Quy trình mua hàng là quy trình thiết lập các hoạt động mua hàng hoá nhằm tối ưu về mặt giá trị hàng hoá, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả mua hàng tối đa. Doanh nghiệp có một quy trình mua hàng rõ ràng, hiệu quả, đương nhiên sẽ nhận được nhiều lợi ích. Có thể thấy rõ nhất như việc tránh lãng phí do gian lận, chi tiêu bất chính hoặc cấu kết giữa nhân viên với các nhà cung cấp. Việc tạo lập được quy trình mua hàng hiệu quả áp dụng cho cả việc mua các nguyên liệu phục vụ sản suất kinh doanh hoặc mua các trang thiết bị, cơ sở hạ tầng hay văn phòng.
Ngoài ra, nhà quản trị còn có thể quản lý được quan hệ với nhà cung cấp một cách hiệu quả, quản lý hệ thống nhà cung cấp và lựa chọn được nhà cung cấp có khả năng cung ứng hàng hoá chất lượng cao như chi phí hợp lý nhất. 4 Thư viện ĐH Thăng Long Quy trình mua hàng cơ bản của một tổ chức bao gồm 5 bước: Bước 1: Dự báo và Xác định nhu cầu Thực tế nhân viên tại bộ phận mua hàng sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất, số lượng bán ra của sản phẩm theo 6 tháng hoặc theo quý trong công ty để biết được những nguyên vật liệu nào cần phải mua và phải mua số lượng bao nhiêu (xác định số lượng đặt hàng kinh tế EOQ). Số lượng mua hàng này có xuất phát điểm từ số lượng hàng hoá, thành phẩm cần được hoàn thành theo kế hoạch. Sau đó quy đổi với hệ số định mức nguyên vật liệu để sản xuất một đơn vị hàng hoá, thành phẩm, bán thành phẩm.
Nhân viên phòng mua hàng sẽ xem xét và chuẩn bị dự báo về hàng cần mua. Ngoài ra một số doanh nghiệp cung ứng nguyên vật liệu trực tiếp thì nhân viên mua hàng sẽ cần gặp khách hàng, có thể là cả khách hàng nội bộ để thảo luận về nhu cầu của họ. Song song, số lượng cần để sản xuất chưa phải là số lượng cần đặt ngay luôn. Đi kèm với nó là việc so sánh, quan sát số lượng hàng tồn trong kho bãi và mức tồn kho an toàn (Safety- Stock).
Khối lượng đặt hàng bắt buộc phải thoả mãn đồng thời các điều kiện sau: - Đáp ứng đủ cho sản xuất, bao gồm cả thời gian giao hàng - Tổng lượng hàng tồn trong kho không được dưới mức tồn tối thiểu và vượt quá mức tồn tối đa cho phép để đảm bảo chuỗi cung ứng hoạt động thuận lợi. Và các yêu cầu mua hàng đó sẽ được gửi đến các trưởng phòng, ban giám đốc hay bất cứ người chịu trách nghiệm để phê duyệt. Sau khi yêu cầu đã được xét duyệt và thông qua, bộ phận mua hàng sẽ chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà cung cấp và tham khảo giá. Bước 2: Tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp Tìm kiếm NCC Dựa vào nhu cầu mua hàng được tính toán chặt chẽ, kĩ lưỡng theo các tiêu chí ở bước 1, bộ phận mua hàng sẽ tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp có thể khai thác nhà cung cấp cũ hoặc tìm kiếm các nhà cung cấp tiềm năng.
Các tiêu chí đánh giá nhà cung cấp sẽ được tổng hợp trên nhiều phương diện.