Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường và sự gia tăng cạnh tranh giữa các doanh nghiệp, nguồn nhân lực đóng vai trò là yếu tố cốt lõi quyết định sự tồn tại và phát triển bền vững của tổ chức. Nguồn nhân lực vững mạnh cả về số lượng lẫn chất lượng, thể lực và trí lực tạo ra lợi thế cạnh tranh hàng đầu. Tuy nhiên, trên thực tế, công tác tuyển dụng nhân sự tại nhiều doanh nghiệp trong nước vẫn chưa được quan tâm đúng mức, quy trình thực hiện còn thiếu chuẩn hóa dẫn đến việc phải tái đào tạo từ đầu, gây lãng phí thời gian và gia tăng chi phí quản lý trong khi năng suất lao động không đáp ứng kịp yêu cầu sản xuất kinh doanh.

Xuất phát từ thực tiễn trên, tác giả đã lựa chọn đề tài nghiên cứu về công tác tuyển dụng tại Tổng công ty CodeBox Solutions nhằm đánh giá thực trạng và đưa ra giải pháp hoàn thiện.

Nhiệm vụ và mục tiêu nghiên cứu của báo cáo được xác định cụ thể:

  1. Làm rõ cơ sở lý luận về công tác tuyển mộ, tuyển chọn và quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp.
  2. Khảo sát, tìm hiểu những vấn đề còn tồn tại và phân tích thực trạng hoạt động tuyển dụng nhân lực tại Tổng công ty CodeBox Solutions.
  3. Đánh giá những mặt đạt được, nhận diện các hạn chế và nguyên nhân; từ đó đề xuất hệ thống giải pháp, kiến nghị cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả công tác tuyển dụng nhân sự cho đơn vị.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác tuyển dụng nhân lực tại doanh nghiệp.
  • Phạm vi không gian: Khảo sát tại Tổng công ty CodeBox Solutions, địa chỉ Lầu 5, số 5 Đống Đa, Phường 2, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh.
  • Phạm vi thời gian: Đợt khảo sát thực tập diễn ra từ ngày 18/02/2019 đến ngày 09/04/2019; các dữ liệu và số liệu thống kê trong báo cáo được thu thập và khai thác trong giai đoạn 2015–2018 (trọng tâm là giai đoạn 2016–2018).

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Cơ sở lý thuyết và khung pháp lý

Báo cáo dựa trên nền tảng lý luận về quản trị nhân lực, các nguyên tắc tổ chức lao động, quy trình tuyển mộ - tuyển chọn - hội nhập nhân viên mới, cùng hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật và tiêu chuẩn quản lý:

  • Bộ luật Lao động và các quy định của Chính phủ về lao động, việc làm.
  • Quyết định số 36/2008/QĐ-TTg ngày 10/03/2008 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Chiến lược phát triển ngành Công nghiệp Dịch vụ Việt Nam đến năm 2015, định hướng đến năm 2020.
  • Các hệ thống tiêu chuẩn quản lý quốc tế áp dụng tại doanh nghiệp: ISO 9001:2008 (hệ thống quản lý chất lượng), ISO 14001:2004 (quản lý môi trường), OHSA (an toàn vệ sinh lao động), SA 8000:2001 (trách nhiệm xã hội).

Phương pháp nghiên cứu

Báo cáo kết hợp các phương pháp nghiên cứu thực tiễn phục vụ việc thu thập và xử lý thông tin:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Thu thập thông tin, tài liệu thứ cấp có sẵn về quá trình hình thành, cơ cấu tổ chức, các văn bản quy định nội bộ, báo cáo kết quả hoạt động tuyển dụng và chi phí nhân sự của Tổng công ty CodeBox Solutions.
  • Phương pháp tổng hợp và phân tích số liệu: Phân tích các bảng số liệu về cơ cấu lao động được tuyển theo nguồn (nội bộ và bên ngoài), kết quả tuyển dụng theo giới tính và tính chất lao động (trực tiếp, gián tiếp) qua các năm 2015–2018, số liệu biến động thu nhập bình quân của cán bộ công nhân viên.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Tiếp xúc, trao đổi và tham khảo ý kiến chuyên môn của các cán bộ quản trị nhân sự, cán bộ phụ trách phòng Tổ chức - Hành chính tại công ty để làm rõ thực tế vận hành các khâu tuyển chọn.
  • Phương pháp quan sát thực tế: Trực tiếp ghi nhận quy trình tiếp nhận hồ sơ, các bước tổ chức phỏng vấn, kiểm tra tay nghề và hoạt động đánh giá thử việc trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp.

Nguồn dữ liệu

Dữ liệu sử dụng gồm dữ liệu thứ cấp được cung cấp bởi phòng Tổ chức - Hành chính, phòng Kế toán của công ty (báo cáo doanh thu, kế hoạch nhân sự, số liệu tuyển dụng 2015–2018) và dữ liệu sơ cấp thu nhận qua quá trình quan sát, phỏng vấn cán bộ chuyên trách tại đơn vị thực tập.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu về công ty CodeBox Solutions

Chương này khái quát toàn diện về lịch sử, bộ máy quản lý và hoạt động kinh doanh của đơn vị:

  • Thông tin pháp lý: Tên doanh nghiệp là Tổng công ty CodeBox Solutions (viết tắt: CodeBox), trụ sở tại Lầu 5, số 5 Đống Đa, Phường 2, Quận Tân Bình, TP. Hồ Chí Minh; Giám đốc là Ông Nguyễn Xuân Dương; Vốn điều lệ 78 tỷ đồng. Hoạt động theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0503000084 do Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 04/06/2005 trên cơ sở Quyết định số 93/BCN của Bộ trưởng Bộ Công Nghiệp về việc chuyển đổi doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần.
  • Lịch sử hình thành: Thành lập ngày 19/05/1966 theo quyết định của Bộ Ngoại Thương; tháng 8/1978 đổi tên thành Xí nghiệp CodeBox Solutions trực thuộc Liên hiệp công nghệ thông tin – Bộ Công Nghiệp nhẹ; năm 1993 mang tên Công ty CodeBox Solutions trực thuộc Tổng công ty Dịch vụ Việt Nam theo Quyết định 224/CNn; năm 2005 chuyển đổi sang công ty cổ phần; ngày 19/05/2016 chính thức công bố mô hình Tổng công ty CodeBox Solutions - CTCP. Doanh thu sản xuất kinh doanh năm 2017 đạt 12.224.120 USD.
  • Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất sản phẩm dịch vụ các loại; xuất nhập khẩu trực tiếp; dịch vụ đào tạo công nghệ ngắn hạn; xây dựng nhà cho thuê; dịch vụ vận tải; kinh doanh nguyên, phụ liệu ngành thông tin.
  • Cơ cấu tổ chức: Xây dựng theo mô hình trực tuyến - chức năng, bao gồm Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát, Ban Tổng Giám đốc (01 Tổng Giám đốc, 02 Phó Tổng Giám đốc, 02 Giám đốc), Văn phòng công ty và 05 phòng nghiệp vụ: Phòng Tổ chức - Hành chính, Phòng Kế toán, Phòng Kỹ thuật, Phòng Kế hoạch Xuất nhập khẩu, Phòng Quản lý chất lượng.

Chương 2: Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Tổng công ty CodeBox Solutions

Chương 2 phân tích chi tiết quy trình, nguồn tuyển và các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động tuyển dụng tại đơn vị:

  • Nguyên tắc tuyển dụng: Đơn vị áp dụng các nguyên tắc: đảm bảo tính khách quan và công bằng cho mọi ứng viên; gắn tuyển dụng với nhu cầu thực tế và chiến lược kinh doanh; bảo đảm tính thống nhất với tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
  • Nguồn và phương pháp tuyển dụng:
    • Nguồn bên ngoài: Chiếm tỷ trọng lớn nhất (năm 2018 đạt 82,18% tổng hồ sơ tiếp nhận). Phương pháp áp dụng gồm: thông báo tuyển dụng qua các phòng ban/xí nghiệp, niêm yết thông báo tại bảng tin nơi công cộng, tra cứu cơ sở dữ liệu hồ sơ cá nhân đã lưu trữ, và tuyển mộ thông qua sự đề bạt/giới thiệu của cán bộ công nhân viên cho các vị trí quản lý.
    • Nguồn bên trong: Chiếm 17,82% năm 2018, ưu tiên cho việc điều chuyển hoặc đề bạt thăng tiến nội bộ. Phương pháp thực hiện thông qua giới thiệu người thân quen của cán bộ nhân viên, đăng tin qua phương tiện thông tin đại chúng và niêm yết tại bảng tin nội bộ.
  • Quy trình tuyển dụng hiện hành (gồm 07 bước):
    1. Xác định nhu cầu tuyển dụng: Các bộ phận lập phiếu yêu cầu (nêu rõ công việc, tiêu chuẩn tay nghề, số lượng, loại hợp đồng, thời gian cần người), chuyển phòng Tổ chức - Hành chính tổng hợp trình Giám đốc phê duyệt.
    2. Lập kế hoạch tuyển dụng: Phòng Tổ chức - Hành chính xác định số lượng, điều kiện, nguồn tuyển, phương pháp, thời gian tiếp nhận hồ sơ, lịch phỏng vấn và dự toán chi phí trình Giám đốc duyệt.
    3. Thông báo tuyển dụng: Ban hành văn bản thông báo chứa đầy đủ thông tin về tiêu chuẩn chuyên môn, độ tuổi, giới tính, ngoại ngữ, hồ sơ yêu cầu và hạn nộp.
    4. Tiếp nhận và xử lý hồ sơ: Tiếp nhận trực tiếp, đối chiếu hồ sơ (đơn xin việc, sơ yếu lý lịch, văn bằng, giấy khai sinh, giấy khám sức khỏe), phân loại sơ bộ ứng viên.
    5. Tổ chức phỏng vấn, thi tuyển: Đối với lao động phổ thông/công nhân chia làm 02 vòng (phỏng vấn sơ bộ và kiểm tra tay nghề trực tiếp); đối với cán bộ kỹ thuật, quản lý tổ chức phỏng vấn sâu với Hội đồng phỏng vấn (gồm Trưởng bộ phận, cán bộ kỹ thuật, Ban Giám đốc, Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính).
    6. Ra quyết định tuyển dụng và ký hợp đồng thử việc: Quy định thời gian thử việc cho từng nhóm đối tượng (công nhân: 15 ngày; trung cấp: 01 tháng; cao đẳng/đại học: 02 tháng). Đánh giá thử việc dựa trên các chỉ tiêu: chất lượng công việc, mức độ hoàn thành, khả năng giao tiếp, ý thức tập thể, tính tự giác và tính chủ động sáng tạo.
    7. Hòa nhập nhân viên mới (Định hướng): Trang bị kiến thức lịch sử công ty, cơ cấu tổ chức, quy chế lương thưởng, an toàn vệ sinh lao động, nội quy phòng cháy chữa cháy và đưa đi tham quan cơ sở làm việc.
  • Các yếu tố ảnh hưởng:
    • Yếu tố bên ngoài: Thị trường lao động phổ thông dồi dào; áp lực cạnh tranh giữ chân lao động kỹ thuật; chính sách phát triển ngành theo Quyết định 36/2008/QĐ-TTg.
    • Yếu tố bên trong: Uy tín và thương hiệu doanh nghiệp; mối quan hệ lao động và hoạt động đoàn thể; chính sách đãi ngộ và thu nhập bình quân (tăng từ 5,350 triệu đồng/người/tháng năm 2016 lên 6,000 triệu đồng/người/tháng năm 2018); năng lực của cán bộ tuyển dụng tại phòng Tổ chức - Hành chính.
  • Kết quả tuyển dụng giai đoạn 2015–2018: Tổng số lao động tuyển dụng tăng liên tục (riêng năm 2016 có giảm nhẹ). Năm 2018, công ty tuyển 157 người (trong đó lao động nữ là 131 người, chiếm 83,4%; lao động trực tiếp chiếm tỷ trọng chủ yếu).

Chương 3: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác tuyển dụng

Chương 3 tổng kết các ưu/nhược điểm, xác định định hướng nhân sự đến năm 2020 và kiến nghị hệ thống giải pháp:

  • Phương hướng và mục tiêu đến năm 2020: Chuyển đổi phương thức kinh doanh từ gia công sang FOB, ODM, OBM; đổi mới công nghệ; nâng quy mô lao động lên khoảng 3.000 người; ưu tiên độ tuổi ứng viên dưới 30 để trẻ hóa lực lượng; duy trì đào tạo chuẩn hóa tại chỗ và cử cán bộ tham gia các khóa quản lý nâng cao.
  • Đánh giá ưu điểm: Tỷ lệ tiếp nhận chính thức đạt 100% số người thử việc (kết quả đánh giá sau thử việc: 26% xuất sắc, 50% tốt, 24% khá); quy trình phỏng vấn phân loại hợp lý; kiểm soát chi phí tuyển dụng tốt với thời gian hoàn thành mỗi đợt tuyển kéo dài trung bình 02 tháng.
  • Nhận diện hạn chế: Chưa xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc chi tiết; chưa thành lập Hội đồng tuyển dụng độc lập định kỳ; phương pháp tuyển mộ còn mang tính truyền thống, nặng về giới thiệu nội bộ; chưa khai thác triệt để cổng thông tin điện tử/website; thiếu tiêu chuẩn sàng lọc hồ sơ đồng bộ; bỏ qua bước kiểm tra sức khỏe thực tế và xác minh lý lịch; chỉ nhận hồ sơ trực tiếp; chưa chú trọng đánh giá rút kinh nghiệm sau đợt tuyển.
  • Hệ thống giải pháp đề xuất:
    • Đổi mới quy trình tuyển dụng thành 07 bước chuẩn: (1) Xác định nhu cầu tuyển dụng (lập đủ 03 văn bản: bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc, yêu cầu nhân sự; thành lập Hội đồng tuyển dụng); (2) Lập kế hoạch tuyển dụng chi tiết (tính toán tỷ lệ sàng lọc qua từng vòng); (3) Thông báo tuyển dụng đa kênh (website, mạng xã hội, trang việc làm như rongbay.com, liên kết trường đào tạo); (4) Tiếp nhận và sàng lọc hồ sơ theo barem tiêu chuẩn; (5) Phỏng vấn và thi tuyển chuyên môn; (6) Tổ chức khám sức khỏe trực tiếp; (7) Thử việc, đánh giá định lượng và ra quyết định ký hợp đồng chính thức (đưa khâu định hướng/hòa nhập sang giai đoạn bố trí nhân sự).
    • Giải pháp đối với Ban lãnh đạo: Ban hành chính sách tuyển dụng toàn diện; tăng cường giám sát tiến độ tuyển dụng qua báo cáo phân đoạn; cử cán bộ phòng Tổ chức - Hành chính học tập nâng cao tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội, Trường Đại học Kinh tế Quốc dân; phấn đấu nâng thu nhập bình quân tăng 5% (đạt 6,5 triệu đồng/người/tháng); hoàn thiện hạ tầng phúc lợi (nhà trẻ 4 tầng, chung cư, nhà để xe cho cán bộ công nhân viên).
    • Giải pháp đối với cán bộ tuyển dụng: Nâng cao tinh thần tự học, trau dồi kỹ năng mềm và kỹ năng giao tiếp ứng xử; giữ thái độ đánh giá khách quan, loại bỏ sự thiên vị đối với ứng viên quen biết.
    • Các giải pháp bổ trợ: Thiết lập kênh tiếp nhận hồ sơ qua email và chuyển phát nhanh; xây dựng trang thông tin trên mạng xã hội (Facebook, Twitter); thiết lập cơ chế phản hồi tương tác tự động với ứng viên.

Kết quả và đóng góp

Dữ liệu và kết quả nghiên cứu chính

Báo cáo đã tổng hợp và lượng hóa được nhiều chỉ tiêu thực tế về hoạt động quản trị nhân sự và tuyển dụng tại doanh nghiệp:

Chỉ tiêu thống kê Dữ liệu ghi nhận trong văn bản
Cơ cấu nguồn tuyển năm 2018 Nguồn bên ngoài: 82,18% / Nguồn nội bộ: 17,82%
Doanh thu sản xuất năm 2017 12.224.120 USD
Số lượng lao động tuyển mới năm 2018 157 người (Lao động nữ: 131 người, chiếm 83,4%)
Thời gian thực hiện một đợt tuyển dụng Kéo dài trung bình 02 tháng
Thời gian thử việc theo trình độ Công nhân: 15 ngày; Trung cấp: 01 tháng; CĐ/ĐH: 02 tháng
Kết quả đánh giá sau thử việc Tiếp nhận chính thức: 100% (26% Xuất sắc, 50% Tốt, 24% Khá)
Biến động thu nhập bình quân Năm 2016: 5,350 tr.đ/tháng $\rightarrow$ Năm 2018: 6,000 tr.đ/tháng $\rightarrow$ Mục tiêu: 6,500 tr.đ/tháng
Mục tiêu quy mô lao động đến năm 2020 Dự kiến đạt khoảng 3.000 người (độ tuổi yêu cầu dưới 30 tuổi)

Đóng góp của đề tài

  1. Hệ thống hóa cơ sở thực tiễn của công tác tuyển dụng tại một doanh nghiệp có quy mô sản xuất lớn, chuyển đổi từ mô hình doanh nghiệp nhà nước sang công ty cổ phần.
  2. Chỉ ra các điểm nghẽn cụ thể trong công tác tuyển dụng của đơn vị như: việc gộp khâu định hướng vào quy trình tuyển mộ/tuyển chọn, thiếu bước khám sức khỏe độc lập, thiếu bản mô tả công việc chuẩn hóa và phương thức nộp hồ sơ còn thủ công.
  3. Đề xuất mô hình quy trình tuyển dụng 07 bước cải tiến gắn liền với việc phân loại đối tượng lao động (trực tiếp và gián tiếp), bổ sung cơ chế kiểm soát chất lượng sàng lọc hồ sơ và thành lập Hội đồng tuyển dụng độc lập.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Phạm vi khảo sát thực tế bị giới hạn trong khoảng thời gian thực tập ngắn (từ 18/02/2019 đến 09/04/2019) tại một đơn vị doanh nghiệp cụ thể. Dữ liệu đánh giá thử việc chủ yếu dựa trên báo cáo nội bộ; chưa có điều kiện khảo sát định lượng diện rộng về mức độ thỏa mãn của ứng viên sau tuyển dụng.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng nghiên cứu đánh giá hiệu quả chi phí trên từng kênh tuyển dụng mới (tuyển dụng qua mạng xã hội, qua cổng thông tin việc làm trực tuyến); nghiên cứu xây dựng bộ tiêu chí đánh giá năng lực (KPI/Competency Framework) cho từng vị trí chức danh cụ thể để phục vụ việc sàng lọc hồ sơ tự động.

Giá trị tham khảo

Báo cáo là tài liệu tham khảo cho:

  • Sinh viên các ngành Quản trị nhân lực, Quản trị kinh doanh, Kinh tế vận tải: Tham khảo phương pháp tiếp cận phân tích thực trạng tuyển dụng tại một doanh nghiệp cụ thể; cách thức xây dựng bảng biểu thống kê nhân sự và cấu trúc trình bày một báo cáo thực tập tốt nghiệp.
  • Cán bộ quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp sản xuất, gia công dịch vụ: Tham khảo quy trình phân loại phỏng vấn giữa lao động trực tiếp và lao động gián tiếp, các tiêu chí đánh giá kết quả thử việc (chất lượng công việc, tính tự giác, sáng tạo, khả năng giao tiếp) và các giải pháp cải tiến quy trình tiếp nhận hồ sơ đa kênh.

Câu hỏi thường gặp

1. Cơ cấu nguồn tuyển dụng lao động tại Tổng công ty CodeBox Solutions trong năm 2018 có tỷ lệ phân bổ như thế nào?

Trong năm 2018, nguồn tuyển dụng bên ngoài chiếm tỷ trọng áp đảo với 82,18% tổng số hồ sơ tiếp nhận, trong khi nguồn tuyển dụng nội bộ bên trong công ty chỉ chiếm 17,82%.

2. Thời gian thử việc tại doanh nghiệp được phân chia theo những mốc cụ thể nào cho từng nhóm đối tượng?

Công ty quy định thời gian thử việc theo trình độ chuyên môn: đối với công nhân sản xuất là 15 ngày; đối với cán bộ trình độ trung cấp là 01 tháng; và đối với cán bộ tốt nghiệp cao đẳng, đại học là 02 tháng.

3. Tác giả đã đề xuất những điểm thay đổi cốt lõi nào trong quy trình tuyển dụng nhân lực mới của công ty?

Quy trình cải tiến gồm 07 bước với hai điểm thay đổi lớn: bổ sung bước khám sức khỏe độc lập trước khi thử việc nhằm đảm bảo sức khỏe ứng viên, và tách khâu "Hòa nhập nhân viên mới (Định hướng)" ra khỏi quy trình tuyển dụng thuần túy để đưa sang khâu bố trí, sử dụng lao động. Ngoài ra, quy trình mới yêu cầu lập đủ 03 bản tài liệu chuyên môn (mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc, yêu cầu nhân sự) và thành lập Hội đồng tuyển dụng.

4. Thu nhập bình quân của người lao động tại công ty biến động như thế nào trong giai đoạn 2016–2018 và mục tiêu đề ra cho giai đoạn tiếp theo?

Thu nhập bình quân của người lao động tăng từ 5,350 triệu đồng/người/tháng năm 2016 lên 6,000 triệu đồng/người/tháng năm 2018. Mục tiêu trong kế hoạch tiếp theo là tiếp tục tăng 5% so với năm 2018, đạt mức bình quân 6,500 triệu đồng/người/tháng.

5. Kết quả đánh giá chất lượng nhân sự mới sau giai đoạn thử việc tại đơn vị đạt những tỷ lệ cụ thể nào?

Tỷ lệ nhân viên được tiếp nhận chính thức đạt 100% số người tham gia thử việc; trong đó có 26% nhân viên được đánh giá đạt loại xuất sắc, 50% đạt loại tốt, 24% đạt loại khá và không có nhân viên nào bị xếp loại yếu kém hay trung bình.

Kết luận

Báo cáo thực tập tốt nghiệp "Công Tác Tuyển Dụng Tại Công Ty TNHH CodeBox Solutions" đã phân tích toàn diện thực trạng công tác quản trị và tuyển chọn nhân lực tại doanh nghiệp trong giai đoạn 2015–2018. Thông qua các phương pháp nghiên cứu tài liệu, phân tích số liệu thống kê và phỏng vấn trực tiếp, tác giả đã làm rõ các kết quả đạt được về cơ cấu tuyển dụng, tỷ lệ tiếp nhận thử việc và chính sách tiền lương, đồng thời chỉ ra các hạn chế trong khâu mô tả công việc và sàng lọc hồ sơ. Hệ thống giải pháp đề xuất về tái cấu trúc quy trình 07 bước, thành lập Hội đồng tuyển dụng và đa dạng hóa kênh truyền thông mang tính ứng dụng thực tế, hỗ trợ nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự cho doanh nghiệp.