CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ BẢNG ĐIỂM CÂN BẰNG 1. Tổng quan về bảng điểm cân bằng 1. Sự cần thiết phải sử dụng bảng điểm cân bằng để đo lường thành quả hoạt động Thành quả hoạt động của một doanh nghiệp được định nghĩa là kết quả đạt được sau một quá trình hoạt động kinh doanh. Đánh giá thành quả hoạt động là một sự miêu tả chính thức về giá trị, tính hiệu quả hay mức độ thành công của hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp.
Việc đánh giá thành quả hoạt động nhằm mục đích tổng kết lại những điều doanh nghiệp đạt được và nguyên nhân là gì, từ đó có cơ sở để điều chỉnh hoạt động. Theo một nghiên cứu gần đây trên toàn cầu của Bain & Company thì bảng điểm cân bằng là công cụ đứng thứ 5 trong top 10 công cụ quản trị được ứng dụng LV Thạc sĩ Kinh tế rộng rãi nhất trên thế giới (Darrell Rigby and Barbara Bilodeau, 2013). Sự áp dụng rộng rãi của BSC trên toàn cầu không chỉ chứng tỏ hiệu quả BSC mang lại mà còn thể hiện BSC thực sự cần thiết cho các doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh thay đổi. Những lý do chủ yếu khiến BSC thực sự cần thiết đối với các doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh mới đó là: Hạn chế của các thước đo tài chính truyền thống trong điều kiện gia tăng ngày càng lớn của tài sản vô hình.
Trong thời đại công nghiệp các doanh nghiệp đã xây dựng và phát triển hệ thống kiểm soát tài chính nhằm kiểm soát, đánh giá hiệu quả trong việc sử dụng tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp. Hệ thống kiểm soát tài chính có ưu điểm đó là tạo điều kiện thuận lợi trong việc giám sát các khoản phân bổ tài chính và vốn hữu hình một cách hiệu quả. Chẳng hạn thông qua chỉ số lợi nhuận trên mỗi đồng vốn đầu tư (ROCE) có thể vừa định hướng vốn nội tại của một công ty để có thể sử dụng có lợi nhất, vừa giám sát tính hiệu quả của quá trình hoạt động sử dụng vốn tài chính và vốn hữu hình để tạo ra giá trị cho cổ đông. Tuy nhiên, trong thời đại công 10 nghệ thông tin hệ thống kiểm soát tài chính với các thước đo tài chính bên cạnh các ưu điểm thì đã bộc lộ những hạn chế.
Thứ nhất, thước đo tài chính không cung cấp đầy đủ thông tin để đánh giá thành quả hoạt động. Các báo cáo tài chính hiện nay vẫn cung cấp các thông tin tài chính mà không cung cấp đầy đủ thông tin phi tài chính như tài sản vô hình đặc biệt là các tài sản vô hình thuộc về trí tuệ của tổ chức và năng lực của tổ chức vì không đưa ra được giá trị đáng tin cậy. Trong khi đó, trong nhiều thập kỷ nay đã xuất hiện khuynh hướng chuyển từ nền kinh tế hướng về sản phẩm, dựa trên tài sản hữu hình sang nền kinh tế tri thức và dịch vụ, dựa trên tài sản vô hình. Theo nghiên cứu của viện Brookings tài sản vô hình trong tổ chức năm 1982 chỉ chiếm 38% nguồn giá trị tổ chức, đến năm 1992 đã lên tới con số 62%, và đến những năm đầu thế kỷ 21 tài sản vô hình đã chiếm 75% nguồn giá trị tổ chức.
Tài sản vô hình trong các tổ chức có thể kể đến đó là nguồn nhân lực, hệ thống thông tin và dữ liệu, các quy trình phục vụ khách hàng kịp thời, quan hệ LV Thạc sĩ Kinh tế khách hàng và thương hiệu, năng lực cải tiến, văn hóa. Ngày nay tất cả các công ty đều có thể tạo ra giá trị bền vững từ những đòn bẩy tài sản vô hình. Các tài sản vô hình giúp một tổ chức kinh doanh có thể: - Phát triển các mối quan hệ khách hàng nhằm duy trì sự trung thành của các khách hàng hiện có và làm cho phân khúc khách hàng và các mảng thị trường mới có khả năng được phục vụ một cách chu đáo và hiệu quả; - Giới thiệu các sản phẩm và dịch vụ có tính sáng tạo theo nhu cầu của các phân khúc khách hàng mục tiêu; - Tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao theo yêu cầu của khách hàng với chi phí thấp, đồng thời rút ngắn các giai đoạn thời gian trong sản xuất; - Huy động được những kỹ năng và động lực của nhân viên cho sự cải tiến liên tục khả năng xử lý, chất lượng và thời gian đáp ứng; - Triển khai được công nghệ thông tin, các cơ sở dữ liệu và các hệ thống. Chính sự chuyển đổi từ việc tạo ra giá trị từ tài sản hữu hình sang tài sản vô hình đòi hỏi sự thay đổi trong hệ thống đo lường thành quả hoạt động phải nhận 11 diện, mô tả, kiểm soát và khai thác triệt để tài sản vô hình để tạo ra thành công cho tổ chức.
Tuy nhiên, hệ thống đo lường thành quả hoạt động truyền thống không đo lường thành quả hoạt động về tài sản vô hình của tổ chức. Thêm nữa, các thước đo tài chính thường được sử dụng để đánh giá thành quả của các nhà quản lý cấp cao, không thể sử dụng để đánh giá thành quả hoạt động của nhân viên cấp thấp hơn. Do đó, chỉ sử dụng các thước đo tài chính truyền thống sẽ không cung cấp đầy đủ thông tin để đánh giá một các toàn diện thành quả hoạt động của tổ chức. Thứ hai, thước đo tài chính không đo lường được các yếu tố định hướng cho kết quả tài chính trong tương lai của doanh nghiệp.
Những yếu tố định hướng cho kết quả tài chính trong tương lai của doanh nghiệp thực chất là những yếu tố phi tài chính. Trong khi đó các thước đo tài chính không giúp đo lường được các yếu tố phi tài chính nên chỉ đánh giá tốt được các kết quả hoạt động trong quá khứ mà không có giá trị dự báo trong tương lai. Kinh nghiệm của các chuyên gia phân tích cho thấy họ sử dụng các thước đo phi tài chính càng nhiều bao nhiêu thì sự tiên liệu LV Thạc sĩ Kinh tế cho tương lai của họ càng chính xác bấy nhiêu. Thứ ba, thước đo tài chính có thể khiến tổ chức bỏ qua lợi ích trong dài hạn để đạt được mục tiêu tài chính trong ngắn hạn.
Phải đối mặt với áp lực từ các cổ đông và chủ nợ, các nhà quản lý có thể sử dụng các biện pháp tác động tới chỉ tiêu tài chính trong ngắn hạn như cắt giảm chi phí nghiên cứu và phát triển, chi phí liên quan tới chăm sóc khách hàng, cắt giảm nhân sự… Do đó, các hoạt động tạo ra giá trị và khả năng sinh lợi trong dài hạn dài hạn trong tổ chức có thể bị ảnh hưởng bởi các mục tiêu tài chính ngắn hạn. Thứ tư, việc hạch toán kế toán có thể bị bóp méo để phục vụ những mục đích tài chính trong ngắn hạn. Nhiều tổ chức lợi dụng tài khoản chờ phân bổ chi phí để tăng lợi nhuận, khai khống doanh thu và gian lận trong các khoản phải thu để đạt mức tăng trưởng mong muốn trong báo cáo. Vì việc đánh giá thành quả hoạt động của tổ chức chỉ dựa vào các kết quả tài chính thể hiện trên các báo cáo tài chính nên tình trạng các chỉ số tài chính bị “chế biến” theo mục đích của người 12 đứng đầu tổ chức thường xuyên xảy ra.
Tình trạng này khiến thông tin cung cấp cho bên ngoài không còn khách quan và khác so với thông tin nội bộ của tổ chức. Bảng điểm cân bằng ra đời đã khắc phục được những hạn chế của các thước đo tài chính truyền thống trong môi trường cạnh tranh mới với sự gia tăng ngày càng lớn của tài sản vô hình. Việc bảng điểm cân bằng là một trong những công cụ phổ biến nhất để đo lường thành quả hoạt động, với 62% tổ chức sử dụng (Kaplan et al, 2012) càng củng cố thêm niềm tin về sự cần thiết của bảng điểm cân bằng trong đo lường thành quả hoạt động của các tổ chức. Khái niệm bảng điểm cân bằng Bảng điểm cân bằng là phương pháp lập kế hoạch và đo lường thành quả hoạt động nhằm chuyển tầm nhìn và chiến lược chung của tổ chức thành những mục tiêu và thước đo cụ thể trên bốn phương diện: Tài chính, khách hàng, quy trình hoạt động kinh doanh nội bộ, học hỏi và phát triển (Kaplan and Norton, 1996).
Bốn phương diện này tạo ra sự cân bằng đó là: LV Thạc sĩ Kinh tế - Cân bằng giữa mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn; - Cân bằng giữa đánh giá bên ngoài liên quan đến các cổ đông, khách hàng và những đánh giá nội bộ liên quan đến qui trình xử lý, đổi mới, đào tạo và phát triển; - Cân bằng giữa kết quả mong muốn đạt được trong tương lai và những kết quả đạt được trong quá khứ; - Cân bằng giữa những đánh giá khách quan và những đánh giá chủ quan. Bảng điểm cân bằng cung cấp một khung mẫu toàn diện giúp biến tầm nhìn và chiến lược của một công ty thành một tập hợp chặt chẽ các thước đo hiệu quả hoạt động. Điều này được minh họa ở hình 1. 13 Để thành TÀI CHÍNH công về mặt tài chính, cần Mục Thước Chỉ Hành thể hiện trước tiêu đo tiêu động cổ đông như thế nào? Để thành KHÁCH HÀNG Tầm Để thỏa QUY TRÌNH KINH DOANH đạt được mãn cổ NỘI BỘ tầm nhìn, Mục Thước Chỉ Hành nhìn đông và Mục Thước Chỉ Hành cần thể hiện tiêu đo tiêu động khách hàng, tiêu đo tiêu động trước khách vàchiến cần thực hàng như lược hiện tốt quy thế nào? trình nội bộ nào? Để đạt được HỌC HỎI VÀ PHÁT TRIỂN tầm nhìn, cần duy trì khả Mục Thước Chỉ Hành năng thay đổi tiêu đo tiêu động và cải tiến LV Thạc sĩ Kinh tế như thế nào? Hình 1.1: Bảng điểm cân bằng cung cấp một khung mẫu giúp biến chiến lược thành hành động trên bốn phương diện (Nguồn: Kaplan and Norton, 1996, trang 9) 1.
Vai trò của bảng điểm cân bằng 1. Bảng điểm cân bằng là hệ thống đo lường Đối với các tổ chức việc đo lường thực sự quan trọng, tổ chức chỉ quản lý được những gì đo lường được. Một hệ thống đo lường của tổ chức có ảnh hưởng mạnh mẽ đến hành vi của mọi người ở cả trong và ngoài tổ chức đó. Nếu các công ty muốn tồn tại và phát triển trong cuộc cạnh tranh ở thời đại thông tin thì họ phải sử dụng những hệ thống đo lường và quản lý được hình thành từ những chiến lược và khả năng của chính họ (Kaplan and Norton, 1996).