Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Mến tập trung nghiên cứu hoạt động nghiệp vụ thư viện chuyên sâu đối với mảng tài liệu mang tính đặc thù địa phương tại Thư viện Thành phố Hà Nội (TVHN). Trong bối cảnh đất nước đẩy mạnh hội nhập quốc tế và tiếp thu tinh hoa văn hóa thế giới, yêu cầu bảo tồn, phát huy bản sắc văn hóa vùng miền trở thành nhiệm vụ trọng tâm của các thư viện tỉnh, thành phố. Đối với Hà Nội – trung tâm chính trị, văn hóa, khoa học và đầu mối giao lưu của cả nước, đặc biệt sau sự kiện mở rộng địa giới hành chính theo Nghị quyết của Quốc hội năm 2008 và dịp Đại lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội, công tác địa chí không chỉ dừng lại ở nhiệm vụ phục vụ học tập, nghiên cứu mà còn bám sát các nhiệm vụ chính trị, chủ trương, chính sách của Đảng bộ và chính quyền Thành phố. Thực tiễn cho thấy kho tài liệu địa chí của TVHN lưu giữ nhiều di sản quý như thạch bản văn bia, hương ước cổ, tư liệu Hán Nôm, sách báo thời kỳ tiền khởi nghĩa và kháng chiến. Tuy nhiên, nguồn tài liệu này đang nằm tản mạn ở nhiều cơ quan, tổ chức, dòng họ và nhân dân trong cũng như ngoài nước, đòi hỏi một kế hoạch khoa học về bổ sung, xử lý kỹ thuật và tổ chức khai thác nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao của bạn đọc.

Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu được văn bản xác định cụ thể như sau:

  • Mục đích: Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí tại TVHN.
  • Nhiệm vụ nghiên cứu:
    1. Giới thiệu khái quát về TVHN (lịch sử hình thành, cơ cấu tổ chức, nguồn lực thông tin, đặc điểm người dùng tin).
    2. Làm sáng tỏ vai trò của tài liệu địa chí trong hoạt động của TVHN.
    3. Khảo sát, phân tích, đánh giá thực trạng vốn tài liệu địa chí của TVHN.
    4. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí của TVHN.

Về đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Vốn tài liệu địa chí tại TVHN.
  • Phạm vi nghiên cứu: Tập trung vào công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí tại cơ sở 1 của Thư viện Thành phố Hà Nội (địa chỉ: số 47 phố Bà Triệu, quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội). Thời gian khảo sát thực tế gắn liền với giai đoạn thư viện chuẩn bị và tiến hành đợt kiểm kê toàn diện từ ngày 01/03/2011 đến ngày 15/05/2011.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khóa luận được triển khai dựa trên nền tảng lý luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và đường lối, chính sách của Đảng, Nhà nước Việt Nam về văn hóa và hoạt động thông tin – thư viện. Tác giả tổng hợp các quan niệm học thuật về "địa chí" và "tài liệu địa chí" thông qua các nguồn tài liệu kinh điển:

  • Khái niệm địa chí: Trích dẫn định nghĩa từ Từ điển Từ nguyên (Nhà xuất bản Thượng Hải, 1914), Hán Việt từ điển của Giáo sư Đào Duy Anh (xác định địa là đất/khu vực, chí là ghi chép/sách biên chép), định nghĩa của Từ điển Bách khoa Việt Nam, và quan điểm của Giáo sư Trần Quốc Vượng về địa chí như một công trình chuyên khảo về một vùng lãnh thổ gắn liền với bản sắc văn hóa xác định.
  • Khái niệm tài liệu địa chí: Dựa trên tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ Công tác địa chí của Thư viện tỉnh do Thư viện Quốc gia Việt Nam ban hành; định nghĩa trong cuốn Cẩm nang nghề thư viện của Tiến sĩ Lê Văn Viết; cùng các kết luận thống nhất tại Hội nghị công tác địa chí của các thư viện tỉnh, thành phố tổ chức tại Phú Yên (ngày 25–26/06).
  • Cơ sở pháp lý và văn bản quản lý: Khóa luận viện dẫn hệ thống văn bản chỉ đạo của Nhà nước qua các thời kỳ liên quan đến chế độ nộp lưu chiểu và công tác thư viện địa phương, bao gồm: Sắc lệnh số 18 do Chủ tịch Hồ Chí Minh ký ngày 31/01/1946; Chỉ thị số 559/VH-CT ngày 11/06/1957 của Bộ Văn hóa do Thứ trưởng Đỗ Đức Dục ký quy định nộp xuất bản phẩm; Quyết định số 178/CP năm 1973 của Hội đồng Chính phủ; Thông tư số 83 VHTT/VP ngày 29/06/1978 của Bộ Văn hóa – Thông tin; Pháp lệnh Thư viện; và Nghị định số 72/2002/NĐ-CP ngày 06/08/2002 của Chính phủ (Điều 14, Mục 2 xác định vị trí của TVHN).

Về phương pháp nghiên cứu, tác giả kết hợp các phương pháp nghiên cứu thư viện học truyền thống:

  • Phương pháp phân tích và tổng hợp tài liệu: Áp dụng trong việc hệ thống hóa các văn bản lý luận, báo cáo tổng kết, quy định nghiệp vụ và bài trích nghiên cứu.
  • Phương pháp khảo sát thực tiễn: Khảo sát trực tiếp kho lưu trữ, các phòng phục vụ, bộ máy tra cứu truyền thống và hiện đại tại trụ sở 47 Bà Triệu.
  • Phương pháp thống kê số liệu: Thu thập và xử lý các chỉ số định lượng về số lượng bản sách, báo tạp chí, tài liệu đặc biệt, cơ cấu cán bộ và biểu ghi dữ liệu.
  • Phương pháp phỏng vấn trực tiếp: Trao đổi nghiệp vụ với lãnh đạo thư viện và các cán bộ chuyên trách tại phòng Địa chí và Thông tin tra cứu.

Nguồn dữ liệu của nghiên cứu bao gồm số liệu hành chính nội bộ của TVHN, hệ thống sổ đăng ký cá biệt, cơ sở dữ liệu bổ sung (CSDL BOSUNG), hệ thống mục lục phích, các bản khai tiền máy (Worksheet) và kết quả quan sát hoạt động phục vụ bạn đọc tại chỗ.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Thư viện Hà Nội với công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí

Chương 1 trình bày tổng quan về quá trình hình thành, phát triển, chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và đặc điểm người dùng tin của TVHN. Tiền thân của thư viện là "Phòng đọc sách nhân dân", thành lập ngày 15/10/1956. Trải qua các địa điểm tại hồ Hoàn Kiếm, Mai Dịch, Lò Đúc, Văn Miễu – Quốc Tử Giám, đến tháng 01/1959 thư viện chính thức chuyển về 47 Bà Triệu với tên gọi "Thư viện nhân dân Hà Nội", nay là "Thư viện Thành phố Hà Nội". Đến năm 1973, theo Quyết định 178/CP, công tác tư liệu địa chí bắt đầu được định hình và đến năm 1983, phòng Địa chí và Thông tin – Thư mục chính thức được thành lập. Ngày 10/10/2008, công trình trụ sở mới 9 tầng (8 tầng nổi, 1 tầng hầm, diện tích sàn 6.161 m² trên diện tích đất 1.347 m², chiều cao 29,7 m) được khánh thành. Sau khi sáp nhập Hà Tây vào ngày 01/08/2008 (văn bản ghi mốc hợp nhất hoạt động thư viện sau 01/08/2009), TVHN hoạt động với hai trụ sở: 47 Bà Triệu (quận Hoàn Kiếm) và 2B Quang Trung (quận Hà Đông).

Về nhân sự, tại thời điểm tác giả khảo sát, thư viện có tổng số 75 cán bộ (56 biên chế và 19 hợp đồng).

STT Trình độ đào tạo của cán bộ TVHN Số lượng (người)
1 Đại học chuyên ngành thư viện 46
2 Đại học chuyên ngành Công nghệ thông tin 07
3 Đại học chuyên ngành ngoại ngữ 01
4 Đại học chuyên ngành khác 03
5 Chưa qua đào tạo 06

Về nguồn lực thông tin chung, TVHN quản lý khoảng 600.000 cuốn sách; 530 loại báo, tạp chí (458 loại tiếng Việt, 72 loại ngoại văn tiếng Anh và tiếng Pháp); mảng tài liệu khiếm thị gồm 2.000 cuốn sách chữ nổi và 589 băng đĩa CD/cassette; 5 bộ bách khoa toàn thư chuyên ngành và khoảng 200 cuốn từ điển. Hằng năm thư viện bổ sung trung bình 6.000 cuốn sách với 1.500 tên sách. Bộ máy tra cứu hiện đại gồm 6 cơ sở dữ liệu với hơn 174.000 biểu ghi.

Nghiên cứu phân tích nhu cầu tin địa chí và phân loại người dùng tin thành 5 nhóm đối tượng:

  1. Nhóm làm công tác lãnh đạo, quản lý: Yêu cầu thông tin chính xác, toàn diện, nhanh chóng về quy hoạch, lịch sử, văn hóa phục vụ chỉ đạo và điều hành kinh tế – xã hội của Thành phố.
  2. Nhóm các nhà nghiên cứu về địa phương: Cần tài liệu chuyên sâu, tài liệu gốc để triển khai các công trình nghiên cứu, tránh trùng lặp đề tài.
  3. Nhóm sinh viên, học viên cao học, cán bộ nghiên cứu: Tìm kiếm tài liệu phục vụ khóa luận, luận văn, các tài liệu xám về văn hóa, lịch sử Thủ đô.
  4. Nhóm người dùng tin nước ngoài: Các chuyên gia, nghiên cứu sinh quốc tế (như Philippe Papin nghiên cứu lịch sử Hà Nội) tìm hiểu văn hóa dân gian, phố phường, di tích.
  5. Nhóm người dùng tin phổ thông: Bao gồm nhân dân, học sinh, người hưu trí với nhu cầu mở mang hiểu biết và giải trí lành mạnh.

Tác giả khẳng định vốn tài liệu địa chí là nguồn lực thông tin đặc thù, giữ vai trò phản ánh chân thực tiến trình lịch sử, quy hoạch kinh tế, giáo dục truyền thống yêu nước và khẳng định vị thế văn hóa của Thăng Long – Hà Nội.

Chương 2: Thực trạng công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Thành phố Hà Nội

Chương 2 phản ánh chi tiết thực trạng nghiệp vụ địa chí tại cơ sở 1 (47 Bà Triệu) qua các khâu: tiêu chí lựa chọn, phương thức bổ sung, quy trình xử lý kỹ thuật và kết quả thống kê kho tài liệu.

Tiêu chí thu thập tài liệu địa chí được xác định dựa trên ranh giới địa lý – hành chính (xem xét cả ranh giới hiện tại lẫn các thời kỳ lịch sử biến đổi), tài liệu liên quan trực tiếp đến Hà Nội (văn kiện chỉ đạo của Trung ương và Thành phố, tài liệu khoa học tự nhiên, nhân vật địa phương, sự kiện địa chí diễn ra trên địa bàn), tài liệu liên quan gián tiếp (các tỉnh lân cận có quan hệ lịch sử như Bắc Ninh, Vĩnh Phúc, Hà Nam, Ninh Bình) và các xuất bản phẩm do cơ quan Hà Nội ấn hành hoặc tác giả địa phương viết về Hà Nội.

Về phương thức bổ sung:

  • Bổ sung hiện tại: Thực hiện qua nguồn nộp lưu chiểu ấn phẩm địa phương; mua bằng ngân sách định kỳ qua phòng bổ sung; trao đổi, biếu tặng từ các tác giả, nhà nghiên cứu và nguồn tài trợ của Văn phòng Ban chỉ đạo kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội.
  • Bổ sung hoàn bị (hồi cố): Áp dụng hồi cố các tài liệu xuất bản trước khi lập kho địa chí (trước năm 1973 và 1983); tra cứu thư mục tại các cơ quan thông tin lớn như Thư viện Quốc gia Việt Nam, Viện Thông tin Khoa học Xã hội, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I; sưu tầm sách báo cũ, tài liệu Hán Nôm, hương ước, gia phả trong nhân dân; đồng thời tuyển chọn lại tài liệu có giá trị từ kho sách thanh lý của phòng mượn, phòng đọc.

Kết quả kiểm kê vốn tài liệu địa chí được tác giả tổng hợp cụ thể:

Phân loại hình thức tài liệu địa chí Số lượng ghi nhận Ghi chú chi tiết trong văn bản
Tổng số vốn tài liệu địa chí Khoảng 13.000 tư liệu Bao gồm đầy đủ các loại hình truyền thống và hiện đại
Sách tiếng Việt 7.759 cuốn (trang 16) / 7.159 cuốn (trang 38) Gồm tài liệu chỉ đạo, tài liệu tra cứu (Bách khoa thư Hà Nội, Tổng tập thư mục địa chí Hà Nội với hơn 10.000 tư liệu), sách chuyên đề và sách xuất bản trước năm 1954
Sách ngoại văn 222 tài liệu 154 tài liệu tiếng Pháp (gồm tài liệu quý từ UBND thành phố chuyển giao 1957–1958, công trình của Dumoutier, Madrolle, Coedès, Papin) và 68 tài liệu tiếng Anh
Báo, tạp chí đóng bìa 500 tập (1.887 cuốn) Báo trước 1954: Nam Phong, Tiểu thuyết thứ bảy, Văn hóa nguyệt san... Báo sau 1954: Tuổi trẻ Thủ đô, Phụ nữ Thủ đô; báo Hà Nội mới lưu từ 1956 (giai đoạn báo Thời mới, Thủ đô Hà Nội 1959–1967)
Bản đồ địa chí 55 bản đồ Gần 20 bản đồ phong kiến và Pháp thuộc (An Nam hình thắng đồ, Hồng Đức bản đồ, Bản đồ Phủ Hoài Đức 1831, Hà Nội 1866, Hà Nội 1951)
Ảnh tư liệu Trên 200 ảnh Ảnh tư liệu Hà Nội xưa và nay, ảnh Chủ tịch Hồ Chí Minh
Sách Hán Nôm 850 tài liệu Hầu hết là bản sao chụp (photo) về địa lý, lịch sử, văn thơ Thăng Long
Hương ước làng xã 475 cuốn Bản photo hương ước các làng xã lập theo quy định của Thống sứ Bắc Kỳ thập niên 1930
Thần tích, thần phả, gia phả Đang lưu giữ Phục vụ nghiên cứu tín ngưỡng dân gian, thành hoàng làng và dòng họ
Dập văn bia (thạch bản) 1.682 cuốn/túi dập Phản ánh văn hiến, danh nhân, chế độ ruộng đất và phong tục cổ truyền
Băng đĩa điện tử 45 băng, đĩa CD Nội dung về văn hóa truyền thống, lễ hội Hà Nội

Về quy trình xử lý vốn tài liệu địa chí:

  1. Tiếp nhận tài liệu: Vào sổ đăng ký tổng quát tại phòng bổ sung, cập nhật CSDL BOSUNG, lập biên bản chuyển giao lên phòng Địa chí và Thông tin tra cứu.
  2. Mô tả tài liệu: Thực hiện theo chuẩn mô tả thư mục quốc tế ISBD (International Standard Bibliographic Descriptions) trên phiếu kích thước chuẩn 12,5 x 7,5 cm.
  3. Phân loại tài liệu: Thư viện sử dụng Bảng phân loại tài liệu địa chí dành cho hệ thống thư viện công cộng do Lê Gia Hội và Nguyễn Hữu Viêm biên soạn năm 1993, trong đó điều chỉnh ký hiệu gốc "ĐC" thành chữ "H" (Hà Nội), chia thành 10 môn loại chính:
    • H0: Tài liệu về nhân vật, danh nhân Hà Nội.
    • H1: Thành phố Hà Nội, Thủ đô nước CHXHCN Việt Nam, các quận, huyện, thị xã; Chủ tịch Hồ Chí Minh với Hà Nội, Đảng và Chính phủ với nhân dân Hà Nội.
    • H2: Đảng bộ TP. Hà Nội, Đoàn TNCS Hồ Chí Minh Hà Nội; Tình hình chính trị, hành chính, xã hội hiện tại (từ 30/04/1975 đến nay).
    • H3: Thiên nhiên và tài nguyên của Thành phố Hà Nội.
    • H4: Kinh tế Hà Nội – Kế hoạch nền kinh tế Thành phố.
    • H5: Đời sống khoa học, công tác văn hóa, giáo dục, báo chí Hà Nội.
    • H6: Công tác y tế, thể dục thể thao của Thành phố Hà Nội.
    • H7: Nghệ thuật – Thành phố Hà Nội trong các tác phẩm nghệ thuật.
    • H8: Hà Nội trong các tác phẩm văn hóa và văn hóa dân gian.
    • H9: Lịch sử, di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh của Thành phố.
  4. Định chủ đề và định từ khóa: Lập "Bảng từ khóa địa chí" riêng dựa trên từ chuẩn của Thư viện Quốc gia Việt Nam, kết hợp từ khóa địa danh và nhân vật.
  5. Tóm tắt, chú giải: Soạn thảo nội dung tóm tắt ngắn gọn đưa vào biểu ghi để độc giả nắm bắt mà không cần đọc toàn văn.
  6. Xử lý tiền máy và nhập CSDL: Cán bộ điền thông tin mô tả, phân loại, từ khóa vào bản khai Worksheet gồm 30 trường dữ liệu; sau khi cán bộ có kinh nghiệm hiệu đính sẽ tiến hành nhập vào CSDL quản lý trên máy tính điện tử.

Tác giả chỉ rõ các ưu điểm về quy mô kho tàng và quy trình nghiệp vụ chuyên môn, đồng thời nêu lên những mặt hạn chế: việc chấp hành nộp lưu chiểu của các nhà in, nhà xuất bản chưa nghiêm túc; kinh phí bổ sung mua tài liệu quý còn eo hẹp; tư liệu Hán Nôm và hương ước chủ yếu là bản photo chưa có bản gốc; tài liệu điện tử còn ít; công tác xử lý ảnh còn phân tán, thiếu hệ thống.

Chương 3: Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác bổ sung, xử lý, tổ chức tài liệu địa chí tại Thư viện Thành phố Hà Nội

Dựa trên kết quả khảo sát thực trạng, tác giả xác lập hệ thống 8 nhóm giải pháp nghiệp vụ có tính ứng dụng thực tiễn cho TVHN:

  1. Nâng cao chất lượng công tác thu thập, bổ sung tài liệu địa chí: Tăng cường giám sát việc thực thi quy định nộp lưu chiểu địa phương, phối hợp chặt chẽ với Sở Thông tin và Truyền thông, mở rộng mạng lưới cộng tác viên sưu tầm tài liệu quý trong nhân dân.
  2. Thay đổi phương thức phục vụ của phòng địa chí: Đổi mới cách thức tiếp cận người đọc, phục vụ theo yêu cầu nghiên cứu chuyên sâu, kết hợp cung cấp tài liệu gốc và dịch vụ sao chụp theo quy định.
  3. Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin địa chí: Chỉnh lý hệ thống mục lục phích truyền thống song song với chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu tra cứu điện tử.
  4. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Đẩy mạnh nhập liệu, quản lý tập trung tài liệu địa chí trên phần mềm chuyên ngành, từng bước số hóa các nguồn tư liệu đặc biệt.
  5. Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin địa chí: Biên soạn các thư mục chuyên đề về Hà Nội, thư mục bài trích báo tạp chí, ấn phẩm thông tin tóm tắt phục vụ lãnh đạo và các cơ quan nghiên cứu.
  6. Đào tạo nguồn nhân lực: Bồi dưỡng chuyên sâu kiến thức địa phương học, ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Pháp), chữ Hán Nôm và kỹ năng tin học cho đội ngũ cán bộ phòng địa chí.
  7. Tăng cường cơ sở vật chất cho hoạt động địa chí: Đầu tư trang thiết bị bảo quản chuyên dụng cho các tài liệu quý hiếm, cải thiện điều kiện phòng đọc và kho lưu trữ.
  8. Biện pháp đảm bảo về tài chính: Đề xuất phân bổ ngân sách riêng thỏa đáng cho hoạt động sưu tầm, phục chế và số hóa nguồn tài liệu địa chí Thủ đô.

Kết quả và đóng góp

Nghiên cứu mang lại các kết quả khảo sát định lượng cụ thể tại cơ sở 1 TVHN:

  • Thống kê toàn diện cơ cấu kho địa chí với gần 13.000 tư liệu, phân định cụ thể từng mảng loại hình: hơn 7.000 cuốn sách tiếng Việt, 222 tài liệu ngoại văn (154 tiếng Pháp, 68 tiếng Anh), 500 tập báo tạp chí (1.887 cuốn), 850 tài liệu Hán Nôm, 475 cuốn hương ước, 1.682 đơn vị bản dập văn bia, 55 bản đồ lịch sử và hơn 200 bức ảnh tư liệu.
  • Làm rõ quy trình kỹ thuật đang vận hành: Việc áp dụng quy tắc mô tả ISBD, Bảng phân loại 10 lớp ký hiệu H chuyển đổi từ khung Lê Gia Hội – Nguyễn Hữu Viêm (1993), và quy trình xử lý tiền máy trên Worksheet 30 trường dữ liệu trước khi nhập CSDL điện tử.
  • Về mặt đóng góp: Khóa luận hệ thống hóa cơ sở lý luận về công tác địa chí trong hệ thống thư viện công cộng cấp tỉnh; phản ánh trung thực thực trạng nghiệp vụ tại TVHN thời điểm năm 2011; đồng thời xây dựng hệ thống 8 nhóm giải pháp đồng bộ từ khâu bổ sung, xử lý, phục vụ đến nhân lực và tài chính nhằm nâng cao hiệu quả khai thác di sản thông tin Thăng Long – Hà Nội.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế của nghiên cứu: Phạm vi khảo sát thực tế giới hạn tại Cơ sở 1 (47 Bà Triệu, Hoàn Kiếm), chưa bao quát toàn diện hoạt động của Cơ sở 2 (2B Quang Trung, Hà Đông) sau thời điểm hợp nhất địa giới hành chính. Thời gian và nguồn lực nghiên cứu có hạn; việc kiểm kê tư liệu của thư viện đang tiến hành (dự kiến từ 01/03/2011 đến 15/05/2011) nên một số số liệu phản ánh tình trạng trước thời điểm hoàn tất kiểm kê. Ngoài ra, việc thiếu chế tài kiểm soát nộp lưu chiểu địa phương khiến số liệu thu thập ấn phẩm chưa thể bao quát 100% tài liệu xuất bản về Hà Nội.
  • Hướng nghiên cứu tiếp: Mở rộng đánh giá công tác địa chí trên toàn hệ thống mạng lưới thư viện quận, huyện của Hà Nội sau mở rộng địa giới; nghiên cứu chuyên sâu các giải pháp kỹ thuật số hóa tài liệu Hán Nôm, hương ước, văn bia; và xây dựng mô hình liên thông chia sẻ dữ liệu địa chí điện tử giữa TVHN với các thư viện viện nghiên cứu, trường đại học trên địa bàn Thủ đô.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là nguồn tài liệu tham khảo thiết thực cho:

  • Sinh viên, học viên cao học ngành Thông tin – Thư viện, Quản lý thông tin, Văn hóa học và Lịch sử: Nắm bắt phương pháp khảo sát một phân hệ tài liệu nghiệp vụ đặc thù tại thư viện công cộng cấp tỉnh/thành phố.
  • Cán bộ thư viện các tỉnh, thành phố: Tham khảo cách thức vận dụng Bảng phân loại địa chí (khung Lê Gia Hội – Nguyễn Hữu Viêm) khi chuyển đổi ký hiệu địa phương, thiết lập bảng từ khóa địa chí và xây dựng bản khai tiền máy Worksheet 30 trường.
  • Các nhà nghiên cứu Hà Nội học: Khai thác bức tranh tổng thể về nguồn tàng thư địa chí tại 47 Bà Triệu, đặc biệt là danh mục các bộ sưu tập báo chí trước 1954, bản đồ cổ, hương ước và bản dập văn bia hiện đang được lưu giữ.

Câu hỏi thường gặp

1. Thư viện Thành phố Hà Nội sử dụng bảng phân loại nào để phân loại tài liệu địa chí và cấu trúc ký hiệu ra sao?
TVHN áp dụng Bảng phân loại tài liệu địa chí dành cho hệ thống thư viện công cộng do Lê Gia Hội và Nguyễn Hữu Viêm biên soạn năm 1993, trong đó điều chỉnh ký hiệu "ĐC" thành chữ "H" (viết tắt của Hà Nội). Khung phân loại gồm 10 lớp từ H0 đến H9, bao quát toàn diện từ nhân vật danh nhân (H0), hành chính chính trị (H1, H2), tự nhiên kinh tế (H3, H4), văn hóa giáo dục y tế (H5, H6), nghệ thuật văn hóa dân gian (H7, H8) đến lịch sử di tích danh thắng (H9).

2. Đội ngũ cán bộ tại Thư viện Thành phố Hà Nội có cơ cấu trình độ như thế nào theo khảo sát của khóa luận?
Tổng số cán bộ của thư viện tại thời điểm nghiên cứu là 75 người (56 biên chế, 19 hợp đồng). Về trình độ học vấn được thống kê gồm: 46 người tốt nghiệp đại học chuyên ngành thư viện, 07 người tốt nghiệp đại học chuyên ngành công nghệ thông tin, 01 người đại học ngoại ngữ, 03 người đại học chuyên ngành khác và 06 cán bộ chưa qua đào tạo.

3. Khối tài liệu đặc biệt quý hiếm trong kho địa chí TVHN gồm những loại hình nào và số lượng bao nhiêu?
Kho lưu giữ 850 tài liệu sách Hán Nôm (phần lớn là bản photo), 475 cuốn hương ước làng xã thời kỳ Pháp thuộc (thập niên 1930), 1.682 cuốn/túi dập bản văn bia, 55 bản đồ cổ (trong đó có gần 20 bản đồ thời phong kiến và Pháp thuộc như An Nam hình thắng đồ, Hồng Đức bản đồ, bản đồ Hà Nội 1866, 1951), 500 tập báo đóng bìa (1.887 cuốn) cùng hơn 200 ảnh tư liệu lịch sử.

4. Công tác bổ sung hiện tại đối với tài liệu địa chí gặp phải khó khăn căn bản nào?
Khó khăn lớn nhất là việc thực thi chế độ nộp lưu chiểu ấn phẩm địa phương chưa nghiêm chỉnh. Một số nhà in, nhà xuất bản trên địa bàn chưa chấp hành đầy đủ các văn bản quy định của Nhà nước (như Chỉ thị 559/VH-CT, Thông tư 83 VHTT/VP), dẫn đến tình trạng thư viện bị thất thoát nguồn tài liệu xuất bản mới về Hà Nội và phải phụ thuộc nhiều vào việc dùng ngân sách mua bổ sung hoặc trông đợi nguồn biếu tặng.

5. Quy trình xử lý kỹ thuật một tài liệu địa chí tại TVHN gồm những bước nào trước khi đưa ra phục vụ?
Tài liệu sau khi tiếp nhận từ phòng bổ sung (đã vào sổ tổng quát và CSDL BOSUNG) được chuyển lên phòng Địa chí và Thông tin tra cứu. Tại đây, tài liệu trải qua các bước: mô tả hình thức theo quy tắc ISBD trên phích 12,5 x 7,5 cm; phân loại theo khung H0–H9; định chủ đề và từ khóa theo Bảng từ khóa địa chí; tóm tắt chú giải; điền bản khai tiền máy Worksheet 30 trường; hiệu đính bản khai; nhập dữ liệu vào CSDL máy tính; vào sổ đăng ký cá biệt; in phích và xếp tài liệu lên giá kho.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Nguyễn Thị Mến đã phản ánh bức tranh toàn diện về công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí tại cơ sở 1 Thư viện Thành phố Hà Nội giai đoạn 2011. Công trình cung cấp số liệu thực tế chi tiết về nguồn lực tài liệu địa phương quý hiếm, phân tích rõ quy chuẩn nghiệp vụ biên mục ISBD, khung phân loại địa phương hóa và quy trình lập phiếu tiền máy nhập CSDL. Hệ thống giải pháp đề xuất bám sát thực tiễn hoạt động thư viện công cộng, đóng góp tư liệu có giá trị cho công tác quản trị và khai thác nguồn di sản thông tin Thủ đô Hà Nội.