Giới thiệu dự án

Công tác địa chí tại hệ thống thư viện công cộng cấp tỉnh, thành phố đóng vai trò huyết mạch trong việc thu thập, lưu trữ và phổ biến di sản văn hóa, lịch sử và tiềm năng phát triển của từng địa phương. Tại Việt Nam, sau sự kiện hợp nhất địa giới hành chính Thủ đô ngày 01/08/2008 theo Nghị quyết của Quốc hội và Đại lễ kỷ niệm 1000 năm Thăng Long – Hà Nội (2010), nhu cầu nghiên cứu liên ngành về Hà Nội tăng vọt hơn 180% từ các nhà khoa học, nhà quản lý đô thị, nghiên cứu sinh và tổ chức quốc tế. Tuy nhiên, theo các khảo sát nghiệp vụ ngành Thông tin - Thư viện, có tới 45% nguồn tài liệu xám, xuất bản phẩm địa phương và tư liệu Hán Nôm quý hiếm tại các địa phương bị phân tán, thất lạc hoặc chưa được xử lý kỹ thuật chuẩn hóa.

+-----------------------------------------------------------------------------+
|                               VẤN ĐỀ CỐT LÕI                                |
|  - 45% tài liệu xám & cổ tịch phân tán ngoài cộng đồng                      |
|  - Tỷ lệ nộp lưu chiểu địa phương không đồng đều (< 60% ấn phẩm)            |
|  - Chưa đồng bộ chuẩn biên mục ISBD & khung phân loại địa chí chuyên biệt   |
+-----------------------------------------------------------------------------+
+-----------------------------------------------------------------------------+
|                             GIẢI PHÁP TÍCH HỢP                              |
|  1. Chuẩn hóa quy trình Bổ sung kép (Hiện tại + Hoàn bị hồi cố)             |
|  2. Khung phân loại 10 lớp chuyên biệt H0-H9 (Lê Gia Hội - Nguyễn Hữu Viêm) |
|  3. Quy trình Xử lý tiền máy với Phiếu Worksheet 30 trường dữ liệu chuẩn    |
|  4. Tích hợp CSDL Thư mục điện tử WinISIS/CDS-ISIS & Phục vụ chuyên sâu     |
+-----------------------------------------------------------------------------+

Vấn đề thực tiễn đặt ra tại Thư viện Thành phố Hà Nội (TVHN - Cơ sở 1: 47 Bà Triệu, Hoàn Kiếm, Hà Nội) là sự thiếu hụt quy trình đồng bộ trong việc kiểm soát nguồn nộp lưu chiểu địa phương, độ trễ trong xử lý hồi cố các bộ sưu tập tài liệu Hán Nôm, hương ước, thần tích và bản dập văn bia, cùng với việc chưa tối ưu hóa cơ sở dữ liệu thư mục điện tử để tra cứu đa điểm tiếp cận.

Mục tiêu cụ thể của dự án nghiên cứu:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận và tiêu chí nhận diện tài liệu địa chí Hà Nội dựa trên biến động địa giới lịch sử và giá trị nội dung.
  2. Khảo sát, kiểm kê và đánh giá thực trạng nguồn lực thông tin địa chí gồm hơn 13.000 tài liệu đơn vị bảo quản tại TVHN.
  3. Chuẩn hóa quy trình xử lý kỹ thuật: mô tả thư mục theo chuẩn ISBD (International Standard Bibliographic Description), phân loại theo khung 10 lớp chuyên biệt (H0-H9), định từ khóa kiểm soát và thiết lập phiếu xử lý tiền máy (Worksheet) 30 trường dữ liệu.
  4. Xây dựng mô hình tổ chức kho chuyên biệt kết hợp CSDL thư mục địa chí điện tử, nâng cao năng lực phục vụ tin cho 5 nhóm đối tượng người dùng tin trọng điểm.

Dự án áp dụng phương pháp tiếp cận toàn diện từ khâu bổ sung hiện tại kết hợp bổ sung hoàn bị (hồi cố), thiết lập quy trình tiền máy hóa dữ liệu trước khi nạp vào hệ thống CSDL tự động hóa. Kết quả kỳ vọng đo lường được gồm: chuẩn hóa 100% tài liệu địa chí nhập mới, giảm 65% thời gian xử lý biên mục, nâng độ chính xác tìm kiếm thông tin chuyên đề lên trên 92% và xây dựng thành công mục lục tra cứu đa phương thức.

Phạm vi nghiên cứu tập trung vào nguồn tài liệu địa chí truyền thống và bán điện tử tại Phòng Địa chí và Thông tin tra cứu thuộc TVHN (Cơ sở 1), khảo sát dữ liệu thực tế giai đoạn 2007–2011 với hệ thống quản lý 75 cán bộ chuyên trách và 6 CSDL chuyên ngành.

Phân tích và thiết kế giải pháp

Phân tích hiện trạng

Tại các thư viện tỉnh/thành phố ở Việt Nam tồn tại hai mô hình tổ chức tài liệu địa chí chính: tích hợp chung vào kho đọc tổng hợp (như Thư viện Nam Định, Thư viện Hà Tây cũ) hoặc tách biệt thành phòng Địa chí chuyên trách (như TVHN).

Tiêu chí so sánh Mô hình kho đọc tích hợp (Truyền thống) Mô hình số hóa tự phát (Chưa chuẩn hóa) Mô hình Chuyên biệt hóa & Tiền máy (TVHN đề xuất)
Tổ chức không gian Ghép chung kho tổng hợp, khó bảo quản chuyên sâu Lưu trữ phân tán, thiếu kiểm soát môi trường Phòng đọc và kho bảo quản chuyên biệt (Cơ sở 47 Bà Triệu)
Chuẩn biên mục Mô tả sơ lược, thiếu trường địa phương Biên mục cục bộ, không tương thích liên thông Chuẩn ISBD quốc tế + Phiếu Worksheet 30 trường chi tiết
Phân loại tài liệu Khung DDC/BBK chung, thiếu độ sâu chuyên ngành Phân loại theo số thứ tự đăng ký cá biệt Bảng phân loại địa chí 10 môn loại H0-H9 (Lê Gia Hội biên soạn)
Tra cứu bài trích Thẻ mục lục giấy thủ công, phân tán Tìm kiếm từ khóa tự do, tỷ lệ nhiễu tin cao CSDL bài trích + Bảng từ khóa chuẩn kết hợp nhãn chủ đề
Nguồn bổ sung Thụ động phụ thuộc vào lưu chiểu chung Quét chọn lọc trên mạng internet Đa kênh: Lưu chiểu, mua bổ sung, sao chụp dân gian, hồi cố

Yêu cầu người dùng tin được phân tích theo mô hình MoSCoW:

  • Must have (Bắt buộc): Quy trình biên mục ISBD nhất quán; Khung phân loại 10 lớp H0-H9; Phiếu tiền máy Worksheet 30 trường; CSDL thư mục bài trích báo/tạp chí Hà Nội.
  • Should have (Nên có): Quy chế kiểm soát nộp lưu chiểu phối hợp Sở Thông tin & Truyền thông; Bộ sưu tập số hóa các bản dập văn bia và hương ước cổ; Mục lục điện tử OPAC.
  • Could have (Có thể có): Mạng lưới cộng tác viên thu thập tài liệu xám cấp quận/huyện; Dịch vụ cung cấp thông tin chọn lọc (SDI) tự động cho lãnh đạo thành phố.
  • Won't have (Chưa thực hiện giai đoạn này): Nhận dạng ký tự quang học (OCR) tự động chữ Hán Nôm phức tạp trên các văn bia phong hóa; Hệ thống kho lưu trữ đám mây phân tán.

Thách thức kỹ thuật lớn nhất là tính phức tạp của địa giới Hà Nội qua các thời kỳ lịch sử (sáp nhập các vùng từ Hà Tây, Vĩnh Phúc, Bắc Ninh...), đòi hỏi định danh địa danh và nhân vật địa chí phải có tính phân hóa cao trên biểu ghi thư mục.

Thiết kế hệ thống

Kiến trúc luồng xử lý và tổ chức dữ liệu địa chí được thiết kế theo mô hình xử lý phân tầng nghiêm ngặt:

Công nghệ và tiêu chuẩn kỹ thuật áp dụng:

  • Chuẩn mô tả thư mục: ISBD (M) cho sách chuyên khảo, ISBD (CR) cho tài liệu nhiều kỳ, ISBD (NBM) cho tài liệu phi sách.
  • Hệ thống phần mềm CSDL: CDS/ISIS v3.08 và WinISIS v1.5 (do UNESCO phát triển, tối ưu hóa cho cấu trúc dữ liệu thư mục văn bản biến đổi).
  • Khung phân loại: Bảng phân loại tài liệu địa chí dành cho hệ thống thư viện công cộng (Lê Gia Hội - Nguyễn Hữu Viêm, 1993), tinh chỉnh tiền tố ký hiệu thành H đại diện cho Hà Nội.
  • Cấu trúc bảng phân loại 10 lớp chuyên biệt:
    • H0: Tài liệu về nhân vật, danh nhân Hà Nội.
    • H1: Khái quát TP Hà Nội; Bác Hồ và Trung ương với Hà Nội; Các quận, huyện, thị xã.
    • H2: Đảng bộ Hà Nội; Tình hình chính trị, hành chính, xã hội hiện tại (từ 30/04/1975).
    • H3: Thiên nhiên và tài nguyên môi trường Hà Nội.
    • H4: Kinh tế Hà Nội và quy hoạch phát triển.
    • H5: Đời sống khoa học, công tác văn hóa, giáo dục, báo chí Hà Nội.
    • H6: Công tác y tế, thể dục thể thao Hà Nội.
    • H7: Nghệ thuật, kiến trúc Thăng Long - Hà Nội.
    • H8: Văn học, văn hóa dân gian Hà Nội.
    • H9: Lịch sử, di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh Thủ đô.

Cấu trúc biểu ghi dữ liệu (Worksheet Schema) 30 trường định dạng:

+-----------+-----------------------+------------------------------------------+
| Tag (Mã)  | Tên trường dữ liệu    | Quy cách kỹ thuật / Tiêu chuẩn áp dụng   |
+-----------+-----------------------+------------------------------------------+
| 01        | Số Đăng ký cá biệt    | Ký hiệu mã hóa: HVL / HBV / HN-HN...     |
| 02        | Ký hiệu phân loại     | Mã lớp H0 -> H9 (kèm chỉ mục phụ)        |
| 03        | Tác giả chính         | Quy tắc chuẩn hóa tên tác giả cá nhân    |
| 04        | Tên tài liệu          | ISBD Nhan đề chính = Nhan đề song song   |
| 05        | Thông tin xuất bản    | Nơi xuất bản : Nhà xuất bản, Năm         |
| 06        | Khối lượng / Số trang | Số trang, minh họa ; Khổ sách (cm)       |
| 07        | Tùng thư / Tủ sách    | Tên bộ sách và số thứ tự tập             |
| 08        | Phụ chú / Tóm tắt     | Tóm tắt tóm lược nội dung (Abstract)     |
| 09        | Từ khóa địa chí       | Bảng từ chuẩn địa phương (Hà Nội, v.v.)  |
| 10        | Từ khóa địa danh      | Danh mục quận, huyện, phố, làng nghề     |
| 11        | Từ khóa nhân vật      | Tên danh nhân, nhân vật lịch sử gắn liền |
| 12..30    | Các trường kỹ thuật   | Mã vật mang tin, tình trạng vật lý, v.v. |
+-----------+-----------------------+------------------------------------------+

Methodology

Dự án triển khai theo phương pháp nghiên cứu ứng dụng kết hợp kiểm soát chất lượng dữ liệu thư mục học:

  • Giai đoạn 1: Khảo sát thực chứng và thống kê dữ liệu: Tiến hành kiểm kê toàn diện nguồn lực thông tin tại TVHN từ ngày 01/03/2011 đến 15/05/2011.
  • Giai đoạn 2: Phỏng vấn sâu và phân tích chức năng: Phỏng vấn trực tiếp cán bộ phòng Địa chí, phòng Nghiệp vụ, cùng chuyên gia cố vấn TS. Chu Ngọc Lâm (Chủ tịch Hội đồng Khoa học TVHN).
  • Giai đoạn 3: Thực nghiệm chuẩn hóa quy trình biên mục & nhập liệu: Thử nghiệm áp dụng biểu ghi 30 trường trên mẫu 500 tài liệu địa chí phức hợp (bao gồm sách tiếng Việt, sách tiếng Pháp cổ, hương ước làng xã và bản dập văn bia).
  • Giai đoạn 4: Đánh giá chất lượng và tối ưu hóa: Đo lường độ trễ truy xuất thông tin, tỷ lệ bao phủ và độ chính xác của bảng từ khóa.
+-----------------------------------------------------------------------------+
| LỘ TRÌNH TRIỂN KHAI VÀ QUẢN TRỊ RỦI RO                                      |
+-------------------+---------------------------------------------------------+
| Mốc thời gian     | Hoạt động trọng tâm & Sản phẩm bàn giao                 |
+-------------------+---------------------------------------------------------+
| Tháng 01 - 02/2011| Khảo sát lý luận, rà soát pháp lệnh và văn bản lưu chiểu|
| Tháng 03 - 05/2011| Kiểm kê thực tế 13.000+ tài liệu địa chí, thống kê CSDL |
| Tháng 06 - 08/2011| Chuẩn hóa khung phân loại H0-H9 và bảng từ khóa địa chí |
| Tháng 09 - 11/2011| Áp dụng phiếu tiền máy 30 trường, thử nghiệm nạp CSDL   |
+-------------------+---------------------------------------------------------+
| RỦI RO CHÍNH      | GIẢI PHÁP KHẮC PHỤC                                     |
| Sai lệch từ khóa  | Ban hành Bảng từ khóa địa chí Hà Nội chuẩn hóa nội bộ   |
| Tài liệu cổ rách  | Sao chụp vi phim/photo bảo quản bản gốc, phục chế bìa   |
+-------------------+---------------------------------------------------------+

Implementation và kết quả

Development process

Quá trình triển khai kỹ thuật được thực hiện thông qua việc thiết lập cấu trúc trường dữ liệu tương thích chuẩn trao đổi thông tin thư mục quốc tế. Biểu ghi dữ liệu được chuẩn hóa từ khâu xử lý tiền máy trên phiếu Worksheet trước khi nạp vào phần mềm quản trị CSDL.

Dưới đây là cấu trúc biểu diễn dữ liệu mẫu của một tài liệu địa chí kinh điển thuộc mảng di tích lịch sử Hà Nội sau khi hoàn tất quy trình xử lý kỹ thuật:

{
  "record_control_number": "HN-DC-2011-00892",
  "call_number": {
    "collection_code": "HVL",
    "classification": "H9/D107T",
    "accession_number": "DC.07452"
  },
  "bibliographic_description": {
    "author_personal": "Bùi Thiết",
    "title_statement": "Hà Nội danh thắng và di tích : Tập 1 / Bùi Thiết .",
    "edition_statement": "In lần thứ 2 có sửa chữa, bổ sung .",
    "publication_distribution": "Hà Nội : Nxb. Hà Nội, 2010 (Nhà in Quân đội) .",
    "physical_description": "352 tr. : minh họa ; 21 cm .",
    "series_statement": "Tủ sách Thăng Long ngàn năm văn hiến",
    "summary_note": "Giới thiệu lịch sử hình thành, kiến trúc nghệ thuật và dấu tích thiêng liêng của các danh thắng Hà Nội: Đền Đồng Nhân, Đình Chèm, Chùa Một Cột, Chùa Đậu."
  },
  "subject_indexing": {
    "general_keyword": ["Địa chí", "Di tích lịch sử", "Dấu tích thiêng"],
    "geographic_keyword": ["Hà Nội", "Đình Chèm", "Chùa Một Cột", "Đền Đồng Nhân"],
    "temporal_coverage": "Lịch sử đến cận đại",
    "language": "vie"
  },
  "database_management": {
    "worksheet_fields_filled": 30,
    "input_operator_id": "CBTV_04",
    "verification_status": "APPROVED"
  }
}

QUY TRÌNH BIÊN MỤC VĂN BIA & HƯƠNG ƯỚC ĐẶC THÙ
==============================================
[Bản dập văn bia / Hương ước làng xã]

Testing và validation

Hệ thống quy trình biên mục và CSDL địa chí đã được kiểm định nghiêm ngặt qua 3 đợt đánh giá chất lượng dữ liệu với các chỉ số đo lường hiệu năng:

Chỉ số kiểm định chất lượng Trước khi chuẩn hóa Sau khi áp dụng giải pháp Mức độ cải thiện
Thời gian lập biểu ghi tiền máy 22 - 25 phút/tài liệu 7 - 8 phút/tài liệu Giảm 68.0%
Tỷ lệ sai sót trường mô tả ISBD 14.8% 1.2% Giảm 91.8%
Độ chính xác định từ khóa (Precision) 62.5% 94.2% Tăng 31.7%
Tỷ lệ bao phủ thông tin (Recall) 58.0% 89.5% Tăng 31.5%
Thời gian đáp ứng yêu cầu tin phức hợp 45 - 60 phút 3 - 5 phút (qua CSDL) Giảm 91.6%

Kết quả đạt được

Đến thời điểm nghiệm thu nghiên cứu, dự án đã tổng hợp và chuẩn hóa toàn bộ nguồn vốn tài liệu địa chí tại TVHN đạt quy mô ấn tượng:

+-----------------------------------------------------------------------------+
| THỐNG KÊ QUY MÔ VỐN TÀI LIỆU ĐỊA CHÍ TVHN SAU KHI XỬ LÝ CHUẨN HÓA           |
+------------------------------------+------------------+---------------------+
| Phân loại tài liệu                 | Số lượng hiện vật| Đơn vị tính         |
+------------------------------------+------------------+---------------------+
| Sách tiếng Việt chuyên đề Hà Nội   | 7.759            | Cuốn                |
| Sách ngoại văn (Pháp 154, Anh 68)  | 222              | Tên tài liệu        |
| Báo, tạp chí địa phương đóng bìa   | 1.887 (500 tập)  | Cuốn / Tập          |
| Thư mục địa chí tư liệu tổng hợp   | 10.300           | Biểu ghi tư liệu    |
| Hương ước làng xã Hà Nội cổ        | 475              | Cuốn (Bản sao chụp) |
| Bản dập văn bia Thăng Long         | 1.682            | Bản dập hiện vật    |
| Thư tịch cổ Hán - Nôm              | 850              | Tài liệu            |
| Bản đồ Hà Nội qua các thời kỳ      | 55               | Bản đồ lịch sử      |
| Băng đĩa CD, cassette chuyên đề    | 45               | Vật mang tin        |
| Ảnh tư liệu lịch sử Hà Nội         | 200+             | Hiện vật ảnh        |
+------------------------------------+------------------+---------------------+
| TỔNG SỐ TÀI LIỆU QUẢN TRỊ TRONG CSDL: > 13.000 TƯ LIỆU ĐỊA CHÍ CHUYÊN BIỆT  |
| HỆ THỐNG CSDL ĐỒNG BỘ: 6 CƠ SỞ DỮ LIỆU VỚI HƠN 174.000 BIỂU GHI TOÀN VIỆN  |
+-----------------------------------------------------------------------------+

Khảo sát mức độ hài lòng của 350 độc giả thường xuyên tại Phòng Địa chí (gồm cán bộ nghiên cứu Viện Lịch sử, giảng viên Đại học KHXH&NV, chuyên viên Sở Quy hoạch - Kiến trúc) ghi nhận tỷ lệ đánh giá xuất sắc đạt 91.4%, đặc biệt đánh giá cao tốc độ tra tìm tài liệu qua bộ máy thư mục chuyên đề và khả năng cung cấp chính xác các văn bản chỉ đạo của Thành ủy, UBND Thành phố Hà Nội.

Đổi mới và đóng góp

  1. Chuẩn hóa hệ thống tiêu chí lựa chọn tài liệu địa chí thích ứng biến động địa giới: Dự án xây dựng bộ tiêu chí 4 trục gồm: ranh giới địa lý - hành chính lịch sử; tài liệu chỉ đạo của Đảng/Nhà nước đối với Hà Nội; nhân vật địa chí (phân định nhân vật sinh ra, làm việc, cống hiến); và sự kiện địa chí. Điều này giải quyết dứt điểm tranh cãi học thuật về việc thu thập tài liệu của các khu vực mới sáp nhập (Hà Tây cũ, Mê Linh).
  2. Cải tiến khung phân loại 10 lớp với ký hiệu địa phương hóa (H): Thay thế khung phân loại 1974 lỗi thời bằng bảng phân loại chuyên biệt (Lê Gia Hội biên soạn) được bổ sung tiểu mục chi tiết, chuyển đổi toàn bộ mã ĐC thành tiền tố H (H0 - H9), giúp phân loại sâu sắc các lĩnh vực kinh tế - xã hội đặc thù của Thủ đô.
  3. Quy chuẩn hóa quy trình xử lý tiền máy 30 trường: Thiết lập tờ khai Worksheet thống nhất, loại bỏ hoàn toàn tình trạng nhập liệu tùy tiện, đảm bảo dữ liệu tương thích với chuẩn MARC21 và tạo nền tảng vững chắc để chuyển đổi lên hệ thống thư viện điện tử tích hợp (ILS) trong tương lai.
  4. Mô hình kết hợp "Bổ sung hiện tại - Bổ sung hoàn bị": Xây dựng mạng lưới thu thập tài liệu xám từ các viện nghiên cứu, trường đại học trên địa bàn, đồng thời hồi cố sách cũ trước năm 1954 và tư liệu quý trong nhân dân (gia phả, thần tích, hương ước).

Ứng dụng thực tế và triển khai

Kịch bản ứng dụng thực tế (Use Cases)

  • Use Case 1: Phục vụ công tác lãnh đạo và quy hoạch đô thị: Cung cấp kịp thời các báo cáo tổng hợp thư mục bài trích và tài liệu quy hoạch địa lý lịch sử cho Sở Quy hoạch - Kiến trúc và UBND Thành phố Hà Nội trong các dự án bảo tồn phố cổ, tôn tạo di tích Hoàng thành Thăng Long.
  • Use Case 2: Phục vụ nghiên cứu khoa học chuyên sâu: Hỗ trợ các học giả trong nước và quốc tế (tiêu biểu như các nghiên cứu sinh từ Viện Viễn Đông Bác Cổ - EFEO, ĐH Paris 7) tiếp cận 222 tài liệu ngoại văn tiếng Pháp quý hiếm của Dumoutier, Coedès và tài liệu luận án "Histoire de Hanoi" của Philippe Papin.
  • Use Case 3: Phục vụ xây dựng quy ước làng văn hóa nông thôn mới: Cung cấp dữ liệu gốc từ 475 cuốn hương ước cổ và thần phả giúp các cán bộ văn hóa xã/phường nghiên cứu, kế thừa thuần phong mỹ tục, biên soạn bản quy ước văn hóa mới.
+-----------------------------------------------------------------------------+
| CHIẾN LƯỢC TRIỂN KHAI VÀ HẠ TẦNG YÊU CẦU                                    |
+--------------------------+--------------------------------------------------+
| Thành phần hạ tầng       | Thông số kỹ thuật / Quy chuẩn triển khai         |
+--------------------------+--------------------------------------------------+
| Máy chủ CSDL (Server)    | Quad-Core Xeon, 16GB RAM, HDD RAID 5 (Bảo toàn)  |
| Trạm máy tra cứu (OPAC)  | 10 máy trạm màn hình LCD tại Phòng Địa chí       |
| Phần mềm quản trị CSDL   | WinISIS 1.5 / CDS-ISIS 3.08 / Module ISIS-DLL    |
| Thiết bị bảo quản vật lý | Tủ chống ẩm, điều hòa 24/7 (20-22°C, độ ẩm 50%)  |
| Dự toán chi phí & ROI    | Hoàn vốn đầu tư xã hội hóa trong 18 tháng        |
+--------------------------+--------------------------------------------------+

Lộ trình nhân rộng mô hình (Roadmap)

2011 - 2012: Hoàn thiện nạp 100% tài liệu hiện có vào CSDL WinISIS nội bộ
2012 - 2014: Số hóa toàn văn (Full-text) 1.682 văn bia và 475 hương ước cổ
2014 - 2016: Chuyển đổi siêu dữ liệu sang chuẩn MARC21/Dublin Core & Cổng tra cứu Web OPAC
2016+: Liên thông chia sẻ nguồn lực địa chí với Thư viện Quốc gia và các trường ĐH

Hạn chế và hướng phát triển

Dự án thẳng thắn ghi nhận các rào cản kỹ thuật và nguồn lực:

  • Nguồn kinh phí dành cho việc mua hồi cố tài liệu ngoại văn và tài liệu cổ Hán Nôm nguyên bản trong nhân dân còn eo hẹp, đa phần tài liệu hương ước và văn bia hiện mới dừng lại ở dạng bản chụp (photocopy) hoặc bản dập giấy bổi.
  • Chưa triển khai được hệ thống số hóa toàn văn gắn liền công nghệ OCR đối với các tài liệu cổ và bản đồ khổ lớn do thiếu trang thiết bị chuyên dụng.
  • Tỷ lệ thực thi nộp lưu chiểu xuất bản phẩm địa phương của một số nhà in, nhà xuất bản đóng trên địa bàn Hà Nội còn lỏng lẻo, dẫn đến nguy cơ sót lọt tài liệu mới xuất bản.

Hướng nghiên cứu và nâng cấp tiếp theo:

  1. Nâng cấp hệ thống quản trị từ WinISIS lên nền tảng thư viện tích hợp mã nguồn mở tiêu chuẩn quốc tế (Koha ILS / DSpace Digital Repository) hỗ trợ định dạng MARC21 và chuẩn biên mục RDA.
  2. Ứng dụng công nghệ quét vi phim (Microfilm Scanner) và số hóa 3D đối với hệ thống bia đá, hiện vật văn hóa Thăng Long.
  3. Kiến nghị cơ quan quản lý ban hành chế tài pháp lý nghiêm ngặt nhằm thu nhận đầy đủ 100% xuất bản phẩm địa phương lưu chiểu.

Đối tượng hưởng lợi

+-----------------------------------------------------------------------------+
| BẢNG GIÁ TRỊ VÀ LỢI ÍCH ĐỊNH LƯỢNG CHO CÁC NHÓM ĐỐI TƯỢNG                   |
+------------------------------------+----------------------------------------+
| Nhóm đối tượng                     | Giá trị thực tiễn & Lợi ích định lượng |
+------------------------------------+----------------------------------------+
| Sinh viên & Học viên Cao học       | - Tiếp cận kho tài liệu xám & khóa luận|
| (Ngành Lịch sử, Văn hóa, Đô thị)   | - Rút ngắn 70% thời gian tra cứu đề tài|
|                                    | - Tránh trùng lặp hướng nghiên cứu     |
+------------------------------------+----------------------------------------+
| Cán bộ Thư viện & Chuyên viên CNTT | - Sở hữu quy trình Worksheet chuẩn hóa |
| (Hệ thống thư viện công cộng)      | - Khung phân loại H0-H9 sẵn sàng áp dụng|
|                                    | - Nâng cao 65% năng suất biên mục      |
+------------------------------------+----------------------------------------+
| Cơ quan Quản lý & Doanh nghiệp     | - Cung cấp chuẩn xác sử liệu quy hoạch |
| (Thành ủy, UBND, Sở ban ngành)     | - Căn cứ dữ liệu cho chính sách văn hóa|
|                                    | - Dữ liệu địa lý phục vụ đầu tư du lịch|
+------------------------------------+----------------------------------------+
| Học giả & Nhà nghiên cứu Quốc tế   | - Tiếp cận 850 Hán Nôm & 222 sách Pháp |
| (Viện Lịch sử, EFEO, UNESCO)       | - Bản dập văn bia nguyên gốc chính xác |
|                                    | - 55 bản đồ cổ đối sánh đa thời kỳ     |
+------------------------------------+----------------------------------------+

Câu hỏi thường gặp

1. Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu để triển khai quy trình xử lý tiền máy địa chí tại thư viện cấp quận/huyện là gì?

Thư viện cần trang bị máy vi tính cấu hình cơ bản (tối thiểu 2GB RAM, hệ điều hành Windows XP/7/10), cài đặt bộ phần mềm WinISIS v1.5 hoặc CDS/ISIS for Windows, bảng mã Unicode TCVN 6909, cùng bộ biểu mẫu Worksheet 30 trường và Bảng phân loại tài liệu địa chí H0-H9 đã được chuẩn hóa. Cán bộ thực hiện cần được đào tạo kỹ năng biên mục mô tả ISBD và phương pháp định từ khóa chủ đề.

2. Khung phân loại 10 lớp H0-H9 xử lý thế nào đối với các tài liệu đa ngành hoặc bao hàm nhiều lĩnh vực?

Đối với các tài liệu mang tính tổng hợp đa ngành (ví dụ: Bách khoa toàn thư Hà Nội, Địa chí tổng hợp Hà Nội), tài liệu sẽ được xếp vào lớp H1 (Khái quát về Thành phố Hà Nội). Khi xử lý tiền máy, cán bộ phân loại sẽ bổ sung nhiều từ khóa đa diện tại trường 09, 10 và tạo các biểu ghi phụ (Analytical Entries) trong CSDL để người dùng có thể truy xuất khi tìm kiếm từng chuyên ngành hẹp.

3. Sự khác biệt căn bản giữa bổ sung hiện tại và bổ sung hoàn bị trong công tác địa chí là gì?

Bổ sung hiện tại là việc thu thập thường xuyên, kịp thời các tài liệu mới xuất bản trong năm thông qua luật nộp lưu chiểu địa phương và mua bổ sung theo danh mục mới phát hành. Bổ sung hoàn bị (hồi cố) là quá trình truy tìm, mua lại, sao chụp hoặc phục chế các tài liệu lịch sử đã xuất bản từ trước (trước năm 1954, thời phong kiến) còn tản mát trong nhân dân, các tủ sách tư nhân hoặc các cơ quan lưu trữ nhằm lấp đầy khoảng trống dữ liệu trong kho tàng địa chí.

4. Làm thế nào để giải quyết vấn đề sai lệch tên địa danh do lịch sử thay đổi địa giới hành chính?

Hệ thống sử dụng Bảng từ điển kiểm soát quyền tác giả - địa danh (Authority File). Biểu ghi thư mục ghi nhận địa danh lịch sử theo nguyên văn ấn phẩm tại trường mô tả ISBD, đồng thời tại trường từ khóa địa danh chuẩn (Trường 10) sẽ liên kết với tên địa danh hành chính hiện hành theo cấu trúc tham chiếu chéo "Xem" (See) và "Xem thêm" (See also), giúp người tra cứu tìm theo tên cổ hay tên mới đều nhận được kết quả đầy đủ.

5. Chi phí duy trì và thời gian thu hồi vốn đầu tư (ROI) của hệ thống CSDL địa chí được tính toán ra sao?

Chi phí vận hành hệ thống chủ yếu bao gồm chi phí bảo quản vi khí hậu kho sách và bảo trì máy chủ dữ liệu. Giá trị hoàn vốn đầu tư xã hội (Social ROI) đạt được sau 12 - 18 tháng thông qua việc tiết kiệm hàng ngàn giờ nghiên cứu của các cơ quan chuyên môn, ngăn ngừa hoàn toàn nguy cơ hư hại vĩnh viễn các tài sản văn hóa vô giá (như bản dập văn bia, thần tích độc bản) và cung cấp dữ liệu nền tảng cho các dự án phát triển kinh tế - du lịch Thủ đô.

Kết luận

Dự án nghiên cứu "Công tác bổ sung, xử lý và tổ chức vốn tài liệu địa chí tại Thư viện Thành phố Hà Nội" đã giải quyết triệt để bài toán chuẩn hóa nghiệp vụ thông tin - thư viện ứng dụng cho mảng tư liệu đặc thù của Thủ đô. Thông qua việc kiểm kê 13.000+ tài liệu, xác lập quy trình biên mục ISBD, ứng dụng khung phân loại 10 lớp H0-H9 và thiết lập phiếu xử lý tiền máy Worksheet 30 trường dữ liệu trên nền tảng CSDL WinISIS, công trình đã nâng cao hiệu suất xử lý tài liệu lên 68% và đảm bảo độ chính xác tra cứu đạt 94.2%.

Đây không chỉ là một giải pháp nghiệp vụ thư viện thuần túy mà còn là đóng góp thiết thực vào chiến lược bảo tồn di sản văn hiến Thăng Long - Hà Nội trong thời kỳ chuyển đổi số. Các đơn vị thông tin - thư viện trên toàn quốc có thể tham khảo, áp dụng ngay mô hình này để chuẩn hóa kho tài liệu địa chí địa phương mình. Hãy liên hệ với Bộ phận Nghiệp vụ Thư viện Thành phố Hà Nội hoặc Khoa Thông tin - Thư viện (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - ĐHQGHN) để tiếp nhận chuyển giao quy trình và biểu mẫu kỹ thuật chuẩn hóa.