CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG CHỨNG VÀ CÔNG CHỨNG ĐIỆN TỬ 1. Khái quát chung về công chứng 1. Khái niệm và đặc điểm công chứng Công chứng là khái niệm lâu đời (từ thời La mã cổ đại đến khi phát triển mạnh mẽ ở Pháp1) của hoạt động mang tính chất bổ trợ tư pháp do người có thẩm quyền thực hiện việc chứng nhận đối với hợp đồng, giao dịch dân sự, các tài liệu có nhu cầu hoặc bắt buộc được công chứng. Theo Từ điển Luật học của Mỹ, công chứng (Notarial) là hoạt động của CCV.
Công chứng viên, theo tiếng Latinh là “Notarius”. Trong luật La Mã, CCV là người ghi chép, thư ký, tốc ký, ghi chép các hoạt động trong nghị viện của tòa án, hoặc ghi chép theo lời người khác đọc, người soạn các di chúc và giấy chuyển nhượng sở hữu. Theo cách giải thích trên, xét về nguồn gốc, công chứng là nghề sớm xuất hiện trong lịch sử loài người với vai trò ghi chép, soạn thảo văn bản và làm chứng 2. Hiện nay trên thế giới tồn tại các trường phái công chứng khác nhau: Thứ nhất, trường phái công chứng La tinh tương ứng với hệ thống Luật La Mã (Civil Law) áp dụng tại các quốc gia Châu Âu lục địa như Pháp, Ý, Đức, ngoài ra còn có Hàn Quốc, Nhật Bản, Trung Quốc…; Thứ hai, trường phái công chứng Ănglo Saxon tương ứng với hệ thống pháp luật Common Law áp dụng tại Hoa Kỳ, Canada, Vương quốc Anh…; Cuối cùng, trường phái công chứng tập thể (Collectiviste) tương ứng với hệ thống pháp luật xã hội chủ nghĩa (Sovietique).
Theo đó, hai mô hình công chứng La tinh và công chứng Ănglo Saxon phổ biến hơn mô hình công chứng tập thể với một cách hiểu cụ thể từ góc nhìn của Việt Nam là mô hình công chứng nội dung và mô hình công chứng hình thức. Theo đó, CCV theo trường phái công chứng hình thức chỉ chứng nhận các vấn đề về năng lực, ý chí của chủ thể, thời gian, địa điểm… chứ không xem xét, chứng nhận tính hợp pháp đối với nội dung giao dịch3. Còn CCV theo trường phái công chứng nội dung sẽ bảo đảm đúng chủ thể giao dịch, đối tượng giao dịch, năng lực của chủ thể, đúng ý chí và mục đích giao dịch, không trái pháp luật và đạo đức xã hội, chính xác về thời gian, địa điểm giao dịch4. Cho nên có thể nhận thấy vai trò chính của công chứng là cung cấp dịch vụ công về tính xác thực và tính hợp pháp cho hợp đồng, giao dịch, vai 1 “Notary history of the world”, [https://aznotary.az/storage/579/NEukvfN3Yx-Dunya-notariat-tarixi-ING.
2 Đào Duy An (2020), “Công chứng là gì”, [https://daoduyan.com/2020/04/cong-chung-la-gi/] (truy cập ngày 01/02/2023). 3 Đào Duy An (2020), “Mô hình công chứng nào là phù hợp?”, [https://daoduyan.com/2020/06/mo-hinh-cong- chung-nao-la-phu-hop/] (truy cập ngày 01/02/2023). 4 Phạm Thị Thúy Hồng - Hoàng Mạnh Thắng (2022), “Công chứng số - Tương lai của công chứng Việt Nam”, Tạp chí Nghề luật, số 1, tr. 11 trò này đã rất thành công ở nhiều quốc gia thuộc hệ thống công chứng La tinh 5.
Mỗi trường phái đều có ưu và khuyết điểm khác nhau: Mô hình công chứng nội dung tuy tốn nhiều thời gian hơn nhưng lại đảm bảo về sự an toàn pháp lý đối với giao dịch, hợp đồng hơn, còn mô hình công chứng hình thức sẽ tiết kiệm thời gian nhưng độ an toàn pháp lý, bảo đảm sẽ thấp, có thể gia tăng tỷ lệ tranh chấp giữa các bên. Hoạt động công chứng tại Việt Nam xuất hiện trong thời kỳ Pháp thuộc nên công chứng Việt Nam mang hơi hướng của mô hình công chứng lâu đời là công chứng Pháp. Cụ thể, CCV sẽ đảm nhận chức năng giúp cho các giao dịch dân sự có được tính công chính (authenticité), bao gồm tính xác thực về ngày xác lập giao dịch, tính xác thực và hợp pháp về nội dung6. Ở Việt Nam, công chứng đã được định nghĩa nhiều lần trong các văn bản pháp lý khác nhau.
Tính từ năm 1991 đến nay đã có một số định nghĩa được ghi nhận tại Thông tư số 574/QLTPK ngày 10/10/1987, Nghị định 45/1991, Nghị định 31/1996, Nghị định 75/2000, Luật công chứng 2006 và gần đây nhất là Luật công chứng 2014. Theo khoản 1 Điều 2 Luật công chứng 2014 thì: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”. Có thể thấy, mô hình công chứng tại Việt Nam đang tiến dần đến mô hình công chứng La tinh, do theo định nghĩa tại Luật Công chứng hiện hành thì công chứng là việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch bằng văn bản, ngầm hiểu đây chính là trường phái công chứng nội dung. Thêm vào đó, vào năm 2013 Việt Nam cũng đã tham gia vào Liên minh công chứng quốc tế (UINL) với đặc trưng của hệ thống công chứng La tinh.
Vì vậy, có thể thấy mô hình công chứng mà Việt Nam đang lựa chọn là mô hình công chứng La tinh. Tóm lại, có thể hiểu theo một cách đơn giản thì công chứng là hoạt động mà CCV chứng thực cho các chủ thể tham gia giao dịch dân sự để giao kết hợp đồng hoặc thực hiện ủy quyền công việc theo nội dung đã được thỏa thuận. Quy trình công chứng của CCV được hình dung như một bên thứ ba đứng ra làm chứng về nội dung đã được giao dịch giữa các chủ thể tham gia tại thời điểm công chứng. Đồng thời, công chứng cũng 5 Ninh Thị Hiền (2022), “Vai trò của hoạt động công chứng trong tiến trình cải cách tư pháp ở Việt Nam hiện nay”,[https://www.org/nghien-cuu-trao-doi/vai-tro-cua-hoat-dong-cong-chung-trong-tien-trinh- cai-cach-tu-phap-o-viet-nam-hien-nay] (truy cập ngày 02/02/2023).
6 Nguyễn Ngọc Điện (2021), “Khái niệm, bản chất, vai trò của công chứng ở Việt Nam - pháp luật hiện hành và định hướng hoàn thiện pháp luật trong thời gian tới”, Tạp chí Nghiên cứu lập pháp, số 24(448), tr. 12 là “lá chắn” phòng ngừa hữu hiệu, đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, giảm thiểu công việc cho Tòa án trong việc giải quyết các tranh chấp dân sự7. Thủ tục công chứng Theo định nghĩa khoa học pháp lý, thủ tục công chứng là trình tự thực hiện các việc công chứng bao gồm các bước, cách thức và những hoạt động mà người yêu cầu công chứng và CCV phải tiến hành nhằm xác lập một việc thuộc thẩm quyền và phạm vi công chứng của cơ quan công chứng. Theo định nghĩa hành chính, thủ tục công chứng là các hồ sơ, điều kiện cần và đủ để thực hiện một việc công chứng mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng phải xuất trình khi có nhu cầu công chứng.
Đồng thời, thủ tục công chứng còn là cách thức tiếp nhận, thời hạn giải quyết việc công chứng, thái độ trách nhiệm của CCV khi thực hiện nhiệm vụ giải quyết các yêu cầu công chứng của các cá nhân, tổ chức8. Căn cứ theo pháp luật hiện hành, thủ tục công chứng là những hoạt động được quy định tại Chương V Luật Công chứng 2014, bao gồm: Công chứng bản sao giấy tờ; Công chứng bản dịch các giấy tờ, tài liệu; Công chứng chữ ký cá nhân; Công chứng hợp đồng; Công chứng di chúc; Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản; Công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế; Công chứng văn bản từ chối nhận di sản thừa kế. Có thể thấy Luật Công chứng 2014 mới chỉ công nhận giá trị pháp lý của những văn bản công chứng bằng giấy, cụ thể tại khoản 1 Điều 5 Luật Công chứng 2014 quy định giá trị văn bản công chứng: “có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng”. Điều 40 Luật Công chứng 2014 quy định trình tự, thủ tục công chứng cụ thể như sau: “Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng; Người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung trong dự thảo hợp đồng, giao dịch thì ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch.
Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ quy định tại khoản 1 Điều này để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch. Đồng thời, tại Điều 63 Luật Công chứng 2014 cũng có quy định: “Hồ sơ công chứng bao gồm phiếu yêu cầu công chứng, bản chính văn bản công chứng, bản sao các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng đã nộp, các giấy tờ xác minh, giám định và giấy tờ liên quan khác; Hồ sơ công chứng phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng. Qua các cụm từ như “ký và đóng dấu”, “giấy tờ”, “ký vào từng trang”, “bản chính”, “đánh số theo thứ tự”, “ghi vào sổ công chứng”, có thể thấy thủ tục công chứng ở Việt Nam hiện nay vẫn là công chứng văn bản 7 Vũ Thị Lý (2022), “Khái quát về tình hình thực hiện luật công chứng 2014 và giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động công chứng”, Tạp chí Nghề luật, số 1, tr. 8 Nguyễn Văn Hoạt (2002), “Hoàn thiện trình tự, thủ tục các việc công chứng”, Tạp chí Nghiên cứu Lập pháp điện tử, [http://www.vn/Pages/tintuc/tinchitiet.
13 bằng giấy truyền thống và được thực hiện một cách rất thủ công, với nhiều công đoạn tiêu tốn thời gian và nguồn lực vật chất vào việc in ấn và bảo quản giấy tờ. Đánh giá về hoạt động công chứng truyền thống Thứ nhất, sự quá tải về nhu cầu chứng nhận các bản sao giấy tờ tài liệu của cá nhân, tổ chức dẫn đến sức ép lên cường độ lao động của các CCV, người được giao nhiệm vụ công chứng. Ở nhiều địa phương có nhu cầu công chứng cao, có phòng công chứng mỗi ngày phải tiếp từ 500 đến 600 lượt yêu cầu công chứng, chứng nhận bản sao văn bản với con số văn bản có thể lên đến 4000 văn bản mỗi ngày9. Tình trạng này không những gây phiền hà, tốn nhiều thời gian của người có yêu cầu công chứng mà còn gây ảnh hưởng đến chất lượng làm việc tại các tổ chức hành nghề công chứng.
Thứ hai, về chất lượng của đội ngũ CCV, người được giao nhiệm vụ công chứng.