Tổng quan nghiên cứu

Chuyển đổi số đang trở thành xu hướng toàn cầu, với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các lĩnh vực xã hội nhằm nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Tại Việt Nam, ngày 10/10/2022 được công nhận là Ngày chuyển đổi số quốc gia, đánh dấu bước tiến quan trọng trong việc xây dựng Chính phủ điện tử và phát triển dịch vụ công trực tuyến. Trong đó, công chứng điện tử (CCĐT) được xem là một trong những mục tiêu trọng điểm nhằm hiện đại hóa hoạt động công chứng truyền thống vốn còn nhiều bất cập như thủ tục phức tạp, tốn thời gian và chi phí.

Nghiên cứu tập trung vào việc phân tích pháp luật và thực tiễn công chứng điện tử tại một số quốc gia phát triển như Pháp và Nhật Bản, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và đề xuất giải pháp phù hợp cho Việt Nam. Phạm vi nghiên cứu bao gồm các quy định pháp luật về công chứng điện tử, chuyển đổi số trong hoạt động công chứng, cũng như khảo sát thực trạng và tiềm năng ứng dụng tại Việt Nam trong bối cảnh hội nhập quốc tế và phát triển công nghệ 4.0.

Mục tiêu chính của luận văn là xây dựng cơ sở lý luận và thực tiễn để đề xuất khung pháp lý công chứng điện tử phù hợp với xu hướng quốc tế, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và phục vụ người dân, đồng thời thúc đẩy hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tư pháp. Nghiên cứu có ý nghĩa quan trọng trong việc hỗ trợ xây dựng Luật Công chứng sửa đổi và phát triển dịch vụ công chứng hiện đại tại Việt Nam.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên hai trường phái công chứng chính: công chứng La tinh (Civil Law) và công chứng Ănglo Saxon (Common Law). Việt Nam áp dụng mô hình công chứng La tinh, trong đó công chứng viên (CCV) chịu trách nhiệm chứng nhận tính xác thực và hợp pháp của hợp đồng, giao dịch. Các khái niệm trọng tâm bao gồm:

  • Công chứng điện tử (Electronic Notarization): Hoạt động công chứng được thực hiện trên môi trường điện tử, sử dụng chữ ký điện tử, chữ ký số và con dấu điện tử để xác thực văn bản.
  • Chữ ký điện tử và chữ ký số: Phương tiện xác nhận danh tính và tính toàn vẹn của tài liệu điện tử, được pháp luật Việt Nam và quốc tế thừa nhận có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay.
  • Con dấu điện tử: Phiên bản kỹ thuật số của con dấu truyền thống, dùng để xác thực nguồn gốc và tính toàn vẹn của tài liệu điện tử.
  • Chuyển đổi số trong công chứng: Quá trình tích hợp công nghệ số vào quy trình công chứng nhằm nâng cao hiệu quả, giảm chi phí và thời gian thực hiện.

Khung lý thuyết còn bao gồm các mô hình công chứng điện tử đã được triển khai thành công tại Pháp và Nhật Bản, làm cơ sở so sánh và rút ra bài học cho Việt Nam.

Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu sử dụng phương pháp so sánh để đối chiếu quy định pháp luật và thực tiễn công chứng điện tử giữa Việt Nam với Pháp và Nhật Bản. Phương pháp phân tích được áp dụng để làm rõ các quy định pháp luật, giải thích các khái niệm và quan điểm liên quan đến công chứng điện tử. Phương pháp tổng hợp giúp kết nối các kết quả nghiên cứu để đưa ra đánh giá khách quan và đề xuất phù hợp.

Ngoài ra, nhóm nghiên cứu tiến hành khảo sát thực tế tại TP. Hồ Chí Minh với gần 200 phản hồi nhằm đánh giá nhận thức và nhu cầu của người dân về công chứng điện tử. Nguồn dữ liệu chính bao gồm văn bản pháp luật, báo cáo ngành, tài liệu học thuật và kết quả khảo sát thực tiễn. Cỡ mẫu khảo sát gần 200 người được chọn ngẫu nhiên nhằm đảm bảo tính đại diện. Thời gian nghiên cứu tập trung trong giai đoạn 2020-2023, phù hợp với bối cảnh chuyển đổi số và phát triển công chứng điện tử tại Việt Nam.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Bất cập của công chứng truyền thống tại Việt Nam: Tại một số địa phương, phòng công chứng phải tiếp nhận từ 500 đến 600 lượt yêu cầu mỗi ngày, với khoảng 4.000 văn bản được xử lý, gây quá tải và làm giảm chất lượng dịch vụ. Thủ tục công chứng truyền thống còn nhiều phiền hà, tốn thời gian và chi phí, đồng thời tồn tại tình trạng công chứng “khống”, “treo” gây mất uy tín ngành.

  2. Pháp luật Việt Nam chưa có quy định cụ thể về công chứng điện tử: Luật Công chứng 2014 chỉ công nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng giấy, chưa có quy định chính thức về công chứng điện tử. Trong khi đó, các quốc gia như Pháp và Nhật Bản đã xây dựng khung pháp lý hoàn chỉnh và triển khai công chứng điện tử từ hơn 20 năm trước.

  3. Kinh nghiệm quốc tế về công chứng điện tử: Pháp đã triển khai hệ thống công chứng điện tử với hơn 90% văn bản công chứng được ký dưới dạng điện tử, lưu trữ tập trung tại Trung tâm MICEN. Nhật Bản cũng có hệ thống công chứng điện tử với hơn 400 công chứng viên được chỉ định thực hiện công chứng điện tử, áp dụng công nghệ bảo mật cao và cho phép công chứng từ xa qua hội nghị truyền hình.

  4. Vai trò của công chứng điện tử trong chuyển đổi số và hội nhập quốc tế: Công chứng điện tử giúp giảm chi phí, tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và tạo thuận lợi cho người dân. Đồng thời, nó góp phần thúc đẩy hội nhập quốc tế trong lĩnh vực tư pháp, tạo điều kiện thuận lợi cho giao dịch xuyên biên giới.

Thảo luận kết quả

Việc công chứng truyền thống tại Việt Nam đang gặp nhiều khó khăn do thủ tục phức tạp, quá tải và thiếu đồng bộ trong phân bổ công chứng viên. So với các quốc gia phát triển như Pháp và Nhật Bản, Việt Nam còn thiếu khung pháp lý và hạ tầng kỹ thuật để triển khai công chứng điện tử hiệu quả. Các mô hình công chứng điện tử quốc tế cho thấy việc xây dựng mạng lưới riêng, sử dụng chữ ký điện tử an toàn và lưu trữ tập trung là những yếu tố then chốt để đảm bảo tính pháp lý và bảo mật.

Dữ liệu khảo sát tại TP. Hồ Chí Minh cho thấy người dân có nhu cầu cao về dịch vụ công chứng điện tử, mong muốn tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại. Việc áp dụng công chứng từ xa qua hội nghị truyền hình cũng được đánh giá cao về tính tiện lợi, nhất là trong bối cảnh dịch bệnh và xu hướng làm việc từ xa.

Các biểu đồ so sánh tỷ lệ văn bản công chứng điện tử tại Pháp (hơn 90%) và số lượng công chứng viên được chỉ định tại Nhật Bản (hơn 400 người, chiếm 97% tổng số) minh họa sự phát triển mạnh mẽ của công chứng điện tử tại các quốc gia này, trong khi Việt Nam mới ở giai đoạn đầu. Bảng tổng hợp các quy định pháp luật về công chứng điện tử của ba quốc gia cũng giúp làm rõ sự khác biệt và điểm chung trong cách tiếp cận.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Xây dựng khung pháp lý công chứng điện tử: Ban hành luật hoặc sửa đổi Luật Công chứng để thừa nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử, quy định rõ thẩm quyền, phạm vi và trình tự thủ tục công chứng điện tử, bao gồm công chứng từ xa. Thời gian thực hiện: 1-2 năm. Chủ thể: Bộ Tư pháp phối hợp với Quốc hội.

  2. Phát triển hạ tầng kỹ thuật và mạng lưới công chứng điện tử: Xây dựng mạng lưới riêng an toàn cho ngành công chứng, triển khai hệ thống lưu trữ tập trung dữ liệu công chứng điện tử tương tự MICEN của Pháp. Thời gian: 2-3 năm. Chủ thể: Bộ Thông tin và Truyền thông phối hợp Bộ Tư pháp.

  3. Đào tạo và nâng cao năng lực công chứng viên: Tổ chức các khóa đào tạo về công nghệ thông tin, chữ ký số, bảo mật dữ liệu cho công chứng viên và nhân viên công chứng nhằm đảm bảo chất lượng dịch vụ công chứng điện tử. Thời gian: liên tục. Chủ thể: Học viện Tư pháp, các trường đại học luật.

  4. Triển khai thí điểm công chứng điện tử và công chứng từ xa: Lựa chọn một số địa phương có điều kiện hạ tầng tốt để thí điểm công chứng điện tử, đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm trước khi nhân rộng trên toàn quốc. Thời gian: 1 năm. Chủ thể: Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố.

  5. Tăng cường tuyên truyền, nâng cao nhận thức người dân: Đẩy mạnh truyền thông về lợi ích và quy trình công chứng điện tử, hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến để tạo sự đồng thuận và thuận lợi trong triển khai. Thời gian: liên tục. Chủ thể: Bộ Tư pháp, Bộ Thông tin và Truyền thông.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Nhà lập pháp và cơ quan quản lý nhà nước: Giúp hiểu rõ các vấn đề pháp lý, thực tiễn và kinh nghiệm quốc tế về công chứng điện tử để xây dựng chính sách, pháp luật phù hợp.

  2. Công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng: Nắm bắt xu hướng chuyển đổi số, nâng cao năng lực chuyên môn và kỹ thuật, áp dụng công nghệ mới vào hoạt động công chứng.

  3. Doanh nghiệp và người dân: Hiểu về quyền lợi, quy trình và lợi ích khi sử dụng dịch vụ công chứng điện tử, từ đó thuận tiện trong giao dịch và giảm thiểu chi phí, thời gian.

  4. Giảng viên, sinh viên ngành luật và công nghệ thông tin: Tài liệu tham khảo nghiên cứu chuyên sâu về công chứng điện tử, chuyển đổi số trong lĩnh vực pháp luật và ứng dụng công nghệ.

Câu hỏi thường gặp

  1. Công chứng điện tử là gì và khác gì so với công chứng truyền thống?
    Công chứng điện tử là hoạt động công chứng được thực hiện trên môi trường số, sử dụng chữ ký điện tử và con dấu điện tử để xác thực văn bản, không cần giấy tờ vật lý. Khác với công chứng truyền thống, công chứng điện tử giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và cho phép thực hiện từ xa qua hội nghị truyền hình.

  2. Giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử có được pháp luật Việt Nam công nhận không?
    Hiện tại, Việt Nam chưa có quy định chính thức về công chứng điện tử trong Luật Công chứng 2014, tuy nhiên các văn bản pháp luật về giao dịch điện tử và chứng thực điện tử đã tạo nền tảng pháp lý cho công chứng điện tử trong tương lai gần.

  3. Chữ ký điện tử và chữ ký số có khác nhau không?
    Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng hệ thống mật mã bất đối xứng, đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn cao hơn. Cả hai đều được pháp luật thừa nhận có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay nếu đáp ứng các điều kiện an toàn.

  4. Công chứng từ xa hoạt động như thế nào?
    Công chứng từ xa cho phép các bên tham gia công chứng không cần gặp trực tiếp công chứng viên mà thực hiện qua các nền tảng hội nghị truyền hình trực tuyến, đồng thời sử dụng chữ ký điện tử để xác nhận văn bản công chứng.

  5. Việt Nam cần chuẩn bị những gì để triển khai công chứng điện tử hiệu quả?
    Cần xây dựng khung pháp lý rõ ràng, phát triển hạ tầng kỹ thuật an toàn, đào tạo công chứng viên về công nghệ số, triển khai thí điểm và tuyên truyền nâng cao nhận thức người dân về công chứng điện tử.

Kết luận

  • Công chứng điện tử là xu hướng tất yếu trong chuyển đổi số, giúp nâng cao hiệu quả, tiết kiệm chi phí và thời gian cho cả Nhà nước và người dân.
  • Pháp và Nhật Bản là hai quốc gia điển hình đã xây dựng khung pháp lý và triển khai công chứng điện tử thành công, cung cấp nhiều bài học quý giá cho Việt Nam.
  • Việt Nam hiện còn nhiều bất cập trong công chứng truyền thống và chưa có quy định pháp lý đầy đủ về công chứng điện tử, cần ưu tiên xây dựng khung pháp lý và hạ tầng kỹ thuật.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể bao gồm xây dựng luật, phát triển hạ tầng, đào tạo nhân lực, thí điểm và tuyên truyền nhằm thúc đẩy công chứng điện tử tại Việt Nam.
  • Nghiên cứu này là cơ sở quan trọng để các nhà hoạch định chính sách, công chứng viên và người dân tiếp cận và triển khai công chứng điện tử, góp phần hiện đại hóa ngành công chứng và hội nhập quốc tế.

Hành động tiếp theo: Bộ Tư pháp và các cơ quan liên quan cần khẩn trương xây dựng đề án, hoàn thiện pháp luật và triển khai thí điểm công chứng điện tử nhằm đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững và hội nhập quốc tế trong thời gian tới.