CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN TRONG DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm, đặc điểm, hình thức và vai trò của đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp 1. Khái niệm của đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp Theo Nguyễn Ngọc Quân (2007) đào tạo là “công tác của mỗi DN, DN thông qua việc đào tạo tại chỗ hoặc cử đi học để người lao động thực hiện chức năng, nhiệm vụ hiệu quả hơn và nâng cao chất lượng công việc. Công tác đào tạo giúp cho người lao động củng cố lại về kỹ năng chuyên môn, nghiệp vụ đồng thời học tập để nâng cao trình độ, kỹ năng hướng đến hiệu quả lao động được nâng cao.” Mục tiêu của công tác đào tạo “tận dụng tối đa nguồn nhân viên mà DN hiện có thông qua việc đào tạo nâng cao trình độ hiệu quả công việc của người lao động.
Từ đó, người lao động sẽ nắm vững được chuyên môn, nghiệp vụ người lao động chủ động hơn trong công việc, nâng cao tính sáng tạo trong công việc.” theo Nguyễn Ngọc Quân (2007). Đặc điểm đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp Nhân viên văn phòng là những người không tham gia vào quá trình sản xuất một cách trực tiếp, họ thường tham gia vào các hoạt động kinh doanh và các hoạt động nội bộ trong doanh nghiệp, tùy vào các bộ phận khác nhau thì nhân viên sẽ đảm nhiệm những nhiệm vụ và công việc khác nhau.“Đối tượng này thường có trình độ từ cao đẳng trở lên và làm việc với những các thiết bị điện tử, tin học, công nghệ thông tin,.do vậy, khi đào tạo nhân viên văn phòng cần chú trọng đến trình độ giảng viên, các kỹ năng cần có của nhân viên văn phòng (giao tiếp, nghiệp vụ, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng tin học, nghiệp vụ,.tùy vào từng bộ phận). Nhân viên văn phòng thường đảm nhận những nhiệm vụ đòi hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn cao nên việc đào tạo bài bản nghiệp vụ song song với đào tạo trực tiếp trong công việc là rất quan trọng, ngoài ra có thể sử dụng các phương pháp đào tạo ngoài công việc. Vai trò việc đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp Đào tạo nhân viên là nhiệm vụ hết sức quan trọng của mỗi DN, là điều kiện để DN tồn tại và phát triển.
Hơn thế nữa khi nó còn giúp người lao động nâng cao được trình độ chuyên môn và kỹ năng để đáp ứng với nhu cầu công việc của người lao động. Nếu công tác này được DN thực hiện tốt, có chiến lược đúng đắn sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho DN thông qua những hiệu quả sau: + Nâng cao NSLĐ, hiệu quả thực hiện công việc; + Nâng cao chất lượng thực hiện công việc; + Giảm bớt sự giám sát vì NLĐ được đào tạo có khả năng tự giám sát; + Nâng cao tính ổn định và năng động của tổ chức; + Duy trì và nâng cao chất lượng nguồn nhân viên; + Tạo điều kiện cho áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật và quản lý vào DN; + Tạo ra được lợi thế cạnh tranh trong DN. Đối với NLĐ, vai trò của đào tạo phát triển nguồn nhân viên thể hiện ở chỗ: + Tạo ra sự gắn bó giữa NLĐ và DN; + Tạo ra tính chuyên nghiệp của NLĐ;” + Tạo ra sự thích ứng giữa NLĐ và công việc hiện tại và trong tương lai; + Đáp ứng yêu cầu và khát vọng của NLĐ; + Tạo cho NLĐ cái nhìn mới, cách tư duy mới trong công việc, từ đó tạo cơ sở để phát huy tính năng động sáng tạo của NLĐ. Quy trình đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp 1.
Xác định nhu cầu đào tạo Là bước đầu tiên trong chu trình thiết kế đào tạo nhân viên của một doanh nghiệp. Phân tích nhu cầu đào tạo tập trung trả lời câu hỏi: Đào tạo có cần thiết đối với người lao động trong doanh nghiệp? Việc xác định nhu cầu đào tạo là quá trình đánh giá tổ chức, nhiệm vụ và cá nhân để xác định loại đào tạo nào (nếu có) là cần thiết. Đó cũng là quá trình xác định khoảng cách giữa năng lực yêu cầu công việc và năng lực thực tế của người lao động. Đồng thời việc đào tao cũng đảm bảo chất lượng 3 Trong giai đoạn này cần phải: Tìm hiểu mục tiêu chung của doanh nghiệp và mục tiêu đặt ra cho từng phòng ban trong doanh nghiệp.
Xác định khoảng cách giữa kết quả thực hiện công việc mong muốn và kết quả thực tế mà nhân viên đạt được. Tìm hiểu nguyên nhân gây ra khoảng cách này như: Thiếu kỹ năng, thực hiện công việc không tốt, do yêu cầu công nghệ mới,… Như vậy, ta có thể hiểu bản chất của xác định nhu cầu đào tạo như sau: Nhu cầu đào tạo = Thành tích công tác lý tưởng – Thành tích công tác thực tế 1. Xác định mục tiêu đào tạo Xác định mục tiêu đào tạo là việc cần phải thực hiện sau khi hoàn thành việc phân tích nhu cầu đào tạo. Mục tiêu chương trình đào tạo mô tả mục đích và kết quả mong muốn của chương trình đào tạo mà tổ chức thực hiện.
Các kết quả này có thể đạt được bằng nhiều cách, nhung điều này không được xác định rõ trong mục tiêu. Thay vào đó, các mục tiêu được sử dụng để đạt được kết quả đã xác định. Là xác định kết quả cần đạt được của chương trình đào tạo. Bao gồm: - Những kỹ năng cụ thể cần được đào tạo và trình độ kỹ năng có được sau đào tạo; - Số lượng và cơ cấu học viên; - Thời gian đào tạo; - Xác định người đào tạo: cán bộ bên trong tổ chức hay bên ngoài tổ chức; - Tính thường xuyên trong việc tổ chức các lớp đào tạo.
Việc xác định mục tiêu đào tạo sẽ có được phương hướng rõ ràng cho kế hoạch đào tạo và đó cũng là cái giá đỡ cho kế hoạch đào tạo. Mục tiêu phát triển có thể chia ra làm nhiều cấp, từ một mục tiêu cụ thể của môn học, càng xuống dưới càng cụ thể. Lựa chọn đối tượng đào tạo Giai đoạn này tổ chức cần thực hiện công việc lựa chọn người cụ thể để đào tạo và phát triển, dựa trên nghiên cứu và xác định nhu cầu, động cơ đào tạo của 4 người lao động, tác dụng của đào tạo và phát triển đối với người lao đông và khả năng nghề nghiệp của từng người. Việc lựa chọn đối tượng cụ thể để đào tạo và phát triển dựa trên: - Nghiên cứu nhu cầu và động cơ đào tạo của người lao động; - Tác dụng của đào tạo với người lao động; - Triển vọng nghề nghiệp trong tương lai của từng người.
Việc lựa chọn người đào tạo bảo phải đào tạo và đúng người, tức là phải lựa chọn người đúng khả năng, nguyện vọng học tập …để tránh tình trạng đào tạo và phát triển nhầm đối tưởng, làm tổn thất về thời gian và chi phí không cần thiết. Xây dựng chương trình đào tạo và lựa chọn phương pháp đào tạo Chương trình đào tạo là một hệ thống các môn học và bài học được dạy, cho thấy những kiến thức nào, kỹ năng nào cần được dạy và dạy trong bao lâu. Trên cơ sở đó lựa chọn phương pháp đào tạo phù hợp. Doanh nghiệp căn cứ vào tình hình cụ thể về năng lực tài chính, cơ sở vật chất… để chọn phương pháp đào tạo và phát triển phù hợp.
Có rất nhiều phương pháp đào tạo, doanh nghiệp có thể kết hợp hoặc lựa chọn một phương pháp mà chi phí thấp và đem lại hiệu quả cao. Lựa chọn phương thức đào tạo là lựa chọn cách thức truyền đạt kiến thức, kỹ năng đến người được đào tạo sao cho đạt đến mục tiêu của DN một cách phù hợp và hiệu quả nhất, có hai phương pháp đào tạo: đào tạo trong công việc và đào tạo ngoài công việc. a) Đào tạo trong công việc Đào tạo trong công việc là các phương pháp đào tạo giúp học viên thực hiện công việc ngay trong quá trình làm việc, học viên thường được kèm cặp làm việc trực tiếp với cán bộ cấp trên hoặc những cán bộ kì cựu có kinh nghiệm trong công ty, bao gồm những phương pháp cụ thể như sau: ● Đào tạo theo kiểu chỉ dẫn công việc; ● Đào tạo theo kiểu học nghề; ● Kèm cặp và chỉ bảo; ● Luân chuyển và thuyên chuyển công việc. 5 “Đào tạo trong công việc có khá nhiều ưu điểm.
Cách đào tạo này thường không yêu cầu một không gian hay những trang thiết bị đặc thù. Việc đào tạo này có ý nghĩa thiết thực do trong quá trình học việc, học viên được làm việc và có thu nhập từ việc làm của họ. Công ty cũng mất ít thời gian đào tạo vì cách thức đào tạo này mang lại một sự chuyển biến tức khắc về cả kiến thức và kỹ năng thực hành. Ngoài ra, đào tạo trong công việc sẽ cho phép học viên được thực hành những công việc mà bản thân công ty muốn học viên của mình có thể làm được sau quá trình đào tạo này.
Học viên cũng có điều kiện được làm việc và tiếp xúc với đồng nghiệp tương lai.” theo Nguyễn Ngọc Quân (2007). Bên cạnh những ưu điểm thì phương pháp đào tạo này cũng có một số nhược điểm. Trước hết là việc lý thuyết trang bị cho học viên chưa được cung cấp một cách hệ thống. Trong quá trình học viên tiếp nhận đào tạo, họ có thể bắt chước những thao tác kinh nghiệm chưa chuyên nghiệp và không tiên tiến của người giảng dạy.
Để đảm bảo được hiệu quả của việc đào tạo trong công việc thì cần đáp ứng các yếu tố sau. Cần xem xét lựa chọn các giáo viên, người đào tạo cần có trình độ chuyên môn, mức độ thành thạo công việc và khả năng truyền đạt tốt. Đồng thời, chương trình đào tạo cần được tổ chức một cách chặt chẽ và có kế hoạch để đảm bảo mang lại hiệu quả đào tạo tốt nhất. b) Đào tạo ngoài công việc Đào tạo ngoài công việc là “phương pháp đào tạo trong đó người học được tách khỏi sự thực hiện các công việc thực tế.” Nguyễn Ngọc Quân (2007).
Cách thức đào tạo này bao gồm: ● Tổ chức các lớp cạnh doanh nghiệp; ● Cử đi học ở các trường chính quy; ● Các bài giảng, hội nghị hoặc hội thảo; ● Đào tạo theo kiểu chương trình hóa với sự trợ giúp của máy tính; ● Đào tạo theo phương thức từ xa; ● Đào tạo theo kiểu phòng thí nghiệm; ● Mô hình hóa hành vi; ● Đào tạo kỹ năng xử lý công văn, giấy tờ.