Phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại The Pizza Company

Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng thu tiền tại The Pizza Company. Phân tích quy trình, đánh giá hiệu quả hoạt động.

• Tác giả: Phan Thị Thảo Ly
• Người hướng dẫn: ThS. Nguyễn Đình Hoàng Uyên
• Trường học: Đại học UEH
• Chuyên ngành: Kiểm Soát Nội Bộ
• Đề tài: Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng — thu tiền tại The Pizza Company
• Loại tài liệu: Tiểu Luận
• Năm xuất bản: 2023
• Địa điểm: TP. Hồ Chí Minh

Mục lục chi tiết

• LỜI MỞ ĐẦU
• 1. CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
• 1.1. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
• 1.1.1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ
• 1.1.1.1. Kiểm soát nội bộ là một quá trình
• 1.1.1.2. Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người
• 1.1.1.3. Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý
• 1.1.1.4. Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị đạt được các mục tiêu
• 1.1.2. Các bộ phận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ
• 1.1.2.1. Môi trường kiểm soát
• 1.1.2.2. Đánh giá rủi ro
• 1.1.2.3. Hoạt động kiểm soát
• 1.1.2.4. Thông tin và truyền thông
• 1.1.2.5. Giám sát
• 1.2. KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN THEO MÔ HÌNH CHUẨN LÝ THUYẾT
• 1.2.1. Đặc điểm chu trình bán hàng - thu tiền
• 1.2.1.1. Năm bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán hàng - thu tiền
• 1.2.2. Nội dung kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền
• 1.2.2.1. Mục tiêu kiểm soát
• 1.2.2.2. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu đối với chu trình bán hàng - thu tiền
• 1.2.2.2.1. Những thủ tục kiểm soát chung
• 1.2.2.2.2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn
• 1.2.3. Một số thủ đoạn gian lận thường gặp trong chu trình bán hàng và thu tiền
• 1.2.3.1. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng
• 1.2.3.2. Biển thủ tiền bán hàng thu được
• 1.2.3.3. Chiếm đoạt tiền khách hàng do khách hàng trả do mua hàng trả chậm
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN TẠI CỬA HÀNG THE PIZZA COMPANY
• 2.1. TỔNG QUAN VỀ CHUỐI NHÀ HÀNG THE PIZZA COMPANY
• 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển
• 2.1.1.1. Về lịch sử
• 2.1.1.2. Về tầm nhìn và sứ mệnh
• 2.2. ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI CỬA HÀNG THE PIZZA COMPANY
• 2.2.1. Cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức
• 2.2.2. Cơ cấu tổ chức tại mỗi cửa hàng
• 2.2.3. Cam kết về việc thu hút nguồn lực với năng lực phù hợp
• 2.2.4. Trách nhiệm giải trình của từng cá nhân
• 2.3. ĐÁNH GIÁ RỦI RO VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CỬA HÀNG THE PIZZA COMPANY
• 2.3.1. Đánh giá các rủi ro khách quan
• 2.3.1.1. Đối thủ cạnh tranh
• 2.3.1.2. Những bài báo cáo khoa học về sức khỏe
• 2.3.1.3. Những chính sách bất lợi
• 2.3.2. Đánh giá các rủi ro chủ quan
• 2.3.3. Quy trình bán hàng tại cửa hàng
• 2.3.3.1. Mô tả quy trình bán hàng tại cửa hàng
• 2.3.3.2. Rủi ro và thủ tục kiểm soát
• 2.3.4. Quy trình bán hàng thu tiền qua Hotline
• 2.3.4.1. Rủi ro và thủ tục kiểm soát
• 2.4. THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG
• 2.4.1. Truyền thông trong nội bộ
• 2.4.2. Truyền thông với bên ngoài
• 2.5. GIÁM SÁT
• 3. CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ
• 3.1. ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CỬA HÀNG THE PIZZA COMPANY ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG — THU TIỀN
• 3.1.1. Ưu điểm
• 3.1.2. Nhược điểm
• 3.2. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ CẢI THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA CỬA HÀNG THE PIZZA COMPANY VỚI QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Cách The Pizza Company kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu, đóng vai trò xương sống cho sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp, đặc biệt trong ngành F&B đầy cạnh tranh. Đối với một chuỗi cửa hàng bán lẻ lớn như The Pizza Company, việc xây dựng một hệ thống kiểm soát chặt chẽ cho chu trình bán hàng và thu tiền là yếu tố quyết định đến sự thành công. Hệ thống này không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động, đảm bảo ghi nhận doanh thu chính xác mà còn là lá chắn vững chắc chống lại các rủi ro về thất thoát tài sản và gian lận. Việc áp dụng các nguyên tắc từ COSO framework giúp The Pizza Company thiết lập một nền tảng vững chắc, bao gồm năm thành phần cốt lõi: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát. Mỗi thành phần đều được điều chỉnh để phù hợp với đặc thù kinh doanh, từ quy trình nhận đơn tại quầy, qua hotline cho đến khâu giao hàng và thanh toán. Một hệ thống hiệu quả giúp doanh nghiệp đạt được ba mục tiêu chính: hiệu quả hoạt động, báo cáo tài chính đáng tin cậy và tuân thủ pháp luật. Tại The Pizza Company, chu trình bán hàng và thu tiền được xem là trọng tâm, vì nó trực tiếp tạo ra lợi nhuận và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu. Do đó, việc đầu tư vào các thủ tục kiểm soát chi tiết và giám sát liên tục là một chiến lược quan trọng, giúp công ty không chỉ duy trì hoạt động ổn định mà còn nâng cao sức cạnh tranh trên thị trường.

1.1. Tầm quan trọng của kiểm soát nội bộ trong ngành F B

Trong ngành F&B, nơi các giao dịch tiền mặt và hàng tồn kho diễn ra liên tục, vai trò của kiểm soát nội bộ trở nên đặc biệt quan trọng. Hệ thống này giúp các chuỗi nhà hàng như The Pizza Company quản lý hiệu quả các nguồn lực, từ nguyên vật liệu đầu vào đến sản phẩm cuối cùng giao cho khách hàng. Mục tiêu chính là ngăn chặn thất thoát tài sản, đảm bảo chất lượng dịch vụ đồng nhất và tối ưu hóa lợi nhuận. Một hệ thống kiểm soát nội bộ mạnh mẽ giúp xây dựng lòng tin từ khách hàng và nhà đầu tư thông qua việc cung cấp các báo cáo tài chính minh bạch và chính xác. Đặc biệt, nó giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định về an toàn vệ sinh thực phẩm và pháp luật kinh doanh, giảm thiểu rủi ro pháp lý. Việc chuẩn hóa các quy trình cũng giúp đào tạo nhân viên mới nhanh chóng và đảm bảo mọi hoạt động diễn ra trơn tru, ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự.

1.2. Sơ lược về chu trình bán hàng và thu tiền tại The Pizza Company

Chu trình bán hàng và quy trình thu tiền tại The Pizza Company được thiết kế để phục vụ đa dạng các kênh bán hàng, bao gồm ăn tại nhà hàng, mua mang về và giao hàng qua hotline. Quy trình bắt đầu từ khi nhân viên tiếp nhận đơn hàng của khách, nhập thông tin vào hệ thống POS (Point of Sale), chuyển lệnh đến bộ phận bếp, và kết thúc khi giao hàng và thu tiền. Mỗi bước trong chu trình đều được gắn với các hoạt động kiểm soát cụ thể. Ví dụ, việc sử dụng hệ thống POS giúp tự động hóa việc ghi nhận đơn hàng, tính tiền và giảm thiểu sai sót của con người. Đối với các khoản công nợ phải thu (chủ yếu từ các đối tác giao hàng), công ty thực hiện đối chiếu công nợ định kỳ để đảm bảo thu hồi đầy đủ và kịp thời. Quy trình này được giám sát chặt chẽ bởi quản lý cửa hàng, nhằm đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận đúng và đủ, ngăn chặn các hành vi gian lận doanh thu.

1.3. Áp dụng COSO Framework vào môi trường kiểm soát thực tế

The Pizza Company đã vận dụng hiệu quả COSO framework để xây dựng một môi trường kiểm soát vững mạnh. Điều này được thể hiện qua cam kết về tính chính trực và giá trị đạo đức, được truyền đạt rõ ràng qua phương châm “Flavored to Excite”. Công ty có cơ cấu tổ chức rõ ràng tại mỗi cửa hàng, phân tách trách nhiệm giữa các vị trí như nhân viên phục vụ, thu ngân, và bếp, tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Các chính sách bán hàng và quy định nội bộ được phổ biến đến từng nhân viên. Hơn nữa, công ty chú trọng vào việc tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực có năng lực, đồng thời thiết lập cơ chế giải trình trách nhiệm rõ ràng cho từng cá nhân. Nền tảng này tạo ra một văn hóa kiểm soát tích cực, nơi mọi thành viên đều hiểu rõ vai trò của mình trong việc bảo vệ tài sản và uy tín của công ty.

II. Top rủi ro và thách thức trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

Mặc dù có một hệ thống được thiết kế chặt chẽ, The Pizza Company vẫn đối mặt với nhiều rủi ro và thách thức trong chu trình bán hàng và thu tiền. Quản lý rủi ro là một quá trình liên tục, đòi hỏi doanh nghiệp phải nhận diện, đánh giá rủi ro và đưa ra các biện pháp đối phó kịp thời. Các rủi ro này đến từ cả yếu tố khách quan và chủ quan. Về khách quan, sự cạnh tranh gay gắt từ các đối thủ, những thay đổi trong chính sách của nhà nước, hoặc các sự kiện bất khả kháng như đại dịch Covid-19 đều có thể ảnh hưởng tiêu cực đến doanh thu. Về chủ quan, các rủi ro nội tại thường tiềm ẩn nhiều nguy cơ hơn, bao gồm sai sót trong quá trình xử lý đơn hàng, nhân viên cố ý thực hiện hành vi gian lận doanh thu, hoặc kiểm soát tiền mặt lỏng lẻo dẫn đến thất thoát. Các thủ thuật gian lận phổ biến có thể kể đến như nhân viên không lập hóa đơn và biển thủ tiền, ghi nhận sai số tiền thu được, hoặc lạm dụng chương trình khuyến mãi để trục lợi cá nhân. Nhận diện chính xác các rủi ro này là bước đầu tiên và quan trọng nhất để bộ phận kiểm toán nội bộ và ban quản lý có thể xây dựng các thủ tục kiểm soát phòng ngừa và phát hiện hiệu quả, bảo vệ tài sản và đảm bảo hoạt động kinh doanh minh bạch.

2.1. Đánh giá rủi ro khách quan từ thị trường và chính sách

Các rủi ro khách quan là những yếu tố bên ngoài mà The Pizza Company khó có thể kiểm soát nhưng phải tìm cách thích ứng. Đối thủ cạnh tranh trong ngành F&B liên tục tung ra các chương trình khuyến mãi và sản phẩm mới, tạo áp lực lớn trong việc giữ chân khách hàng. Bên cạnh đó, các báo cáo khoa học về tác hại của thức ăn nhanh có thể làm thay đổi nhận thức của người tiêu dùng, dẫn đến sụt giảm nhu cầu. Những chính sách bất lợi từ nhà nước, chẳng hạn như tăng thuế hoặc các quy định về vận chuyển làm tăng giá nguyên vật liệu, cũng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm và lợi nhuận. Việc đánh giá rủi ro này đòi hỏi công ty phải có một đội ngũ marketing và nghiên cứu thị trường nhạy bén để đưa ra các chiến lược kinh doanh linh hoạt, kịp thời ứng phó với biến động.

2.2. Nhận diện các nguy cơ gian lận doanh thu từ nội bộ

Rủi ro từ nội bộ là mối đe dọa trực tiếp đến tài sản của công ty. Các hành vi gian lận doanh thu có thể xảy ra ở nhiều khâu. Nhân viên thu ngân có thể không xuất hóa đơn cho khách và chiếm đoạt tiền mặt. Nhân viên phục vụ có thể lạm dụng mã thành viên cá nhân để tích điểm trên hóa đơn của khách. Trong quy trình giao hàng, nhân viên có thể khai khống giá trị đơn hàng để biển thủ phần chênh lệch. Một thủ thuật tinh vi hơn là "gối đầu", tức là dùng tiền của khách hàng sau trả cho công nợ của khách hàng trước để che giấu hành vi chiếm đoạt. Những hành vi này không chỉ gây thất thoát tài sản mà còn làm suy giảm uy tín thương hiệu. Vì vậy, việc thiết lập các hoạt động kiểm soát đối ứng như giám sát camera, đối chiếu đột xuất và phân tách trách nhiệm là cực kỳ cần thiết.

2.3. Sai sót thường gặp trong quy trình bán hàng và thu tiền

Bên cạnh gian lận, các sai sót không chủ đích cũng là một rủi ro đáng kể. Nhân viên có thể ghi nhận sai thông tin đơn hàng (sai món, sai số lượng), dẫn đến trải nghiệm không tốt cho khách và lãng phí nguyên vật liệu. Trong khâu thanh toán, việc chọn sai phương thức trên máy POS có thể gây nhầm lẫn khi đối chiếu doanh thu cuối ngày. Nhân viên giao hàng có thể giao nhầm địa chỉ hoặc chậm trễ do các sự cố khách quan, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Mặc dù không phải hành vi cố ý, những sai sót này nếu lặp lại thường xuyên sẽ gây thiệt hại tài chính và làm giảm sự hài lòng của khách hàng. Do đó, việc đào tạo nhân viên kỹ lưỡng và chuẩn hóa quy trình là biện pháp quản lý rủi ro hiệu quả để hạn chế các sai sót này.

III. Giải pháp kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng tại cửa hàng TPC

Để đối phó với các rủi ro đã nhận diện, The Pizza Company đã triển khai một hệ thống các hoạt động kiểm soát chặt chẽ cho quy trình bán hàng trực tiếp tại cửa hàng. Trọng tâm của hệ thống này là việc ứng dụng công nghệ và phân định rõ ràng trách nhiệm. Hệ thống máy POS đóng vai trò trung tâm, giúp tự động hóa và chuẩn hóa quy trình từ khâu nhận đơn đến lúc thanh toán. Mỗi nhân viên có một tài khoản đăng nhập riêng, và mọi thao tác như tạo đơn, sửa đổi hay hủy đơn đều được ghi lại. Điều này không chỉ tăng tốc độ phục vụ mà còn tạo ra một dấu vết kiểm toán rõ ràng, giúp cho việc kiểm toán nội bộ trở nên dễ dàng hơn. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm được áp dụng triệt để: nhân viên phục vụ nhận đơn, nhân viên thu ngân chịu trách nhiệm thu tiền và quản lý ca chịu trách nhiệm giám sát, đối chiếu. Các thủ tục kiểm soát được thiết kế để bao quát toàn bộ quy trình. Khi nhận đơn, nhân viên phải xác nhận lại với khách để tránh sai sót. Khi món ăn hoàn thành, nhân viên phục vụ phải kiểm tra lại món trước khi mang ra cho khách. Cuối mỗi ca, quản lý cửa hàng trực tiếp thực hiện đối chiếu giữa số tiền thực tế trong két và báo cáo doanh thu từ hệ thống POS, đảm bảo mọi khoản thu đều được ghi nhận doanh thu đầy đủ và chính xác.

3.1. Thủ tục kiểm soát khâu nhận đơn và xử lý trên hệ thống POS

Khâu nhận đơn là điểm khởi đầu của chu trình bán hàng. Tại The Pizza Company, nhân viên phục vụ phải xác định rõ yêu cầu của khách (dùng tại chỗ hay mang về) và nhập chính xác thông tin vào máy POS. Hệ thống này sẽ tự động gửi yêu cầu đến các bộ phận bếp tương ứng. Để ngăn ngừa sai sót, thủ tục kiểm soát yêu cầu nhân viên phải đọc lại đơn hàng cho khách xác nhận. Trong trường hợp cần hủy món, nhân viên không thể tự ý thực hiện mà phải có sự phê duyệt từ quản lý bằng thẻ POS riêng. Biện pháp này nhằm ngăn chặn hành vi nhân viên xóa món trên hệ thống nhưng vẫn thu đủ tiền từ khách. Việc này giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu bán hàng và là một hoạt động kiểm soát phòng ngừa hiệu quả.

3.2. Hoạt động kiểm soát quá trình thanh toán và kiểm soát tiền mặt

Quá trình thanh toán là khâu nhạy cảm, tiềm ẩn nhiều rủi ro về thất thoát tài sản. The Pizza Company áp dụng nhiều thủ tục kiểm soát để tăng cường kiểm soát tiền mặt. Nhân viên thu ngân chịu trách nhiệm chính trong việc nhận tiền, quẹt thẻ và xử lý các giao dịch qua ví điện tử. Mỗi giao dịch đều phải được thực hiện qua máy POS để hệ thống ghi nhận. Cuối mỗi ca làm việc, quản lý sẽ tiến hành kết ca, đối chiếu số tiền trong két với báo cáo chi tiết từ hệ thống. Báo cáo này được gọi là DCC (Daily Cash Clearing) và được thực hiện dưới sự giám sát chặt chẽ. Chỉ có thu ngân và quản lý mới được phép vào khu vực quầy thu ngân. Biện pháp này giúp đảm bảo tiền không bị thất thoát và mọi chênh lệch đều được phát hiện, xử lý kịp thời.

IV. Bí quyết tối ưu kiểm soát nội bộ quy trình bán hàng qua hotline

Quy trình bán hàng qua hotline [phone]) mang những đặc thù và rủi ro riêng so với bán hàng tại chỗ. The Pizza Company đã xây dựng các thủ tục kiểm soát riêng biệt để quản lý kênh bán hàng này. Trung tâm của quy trình là bộ phận Call Center, nơi tiếp nhận và nhập thông tin đơn hàng vào hệ thống POS. Một hoạt động kiểm soát quan trọng ở khâu này là nhân viên phải xác nhận lại toàn bộ thông tin (tên, địa chỉ, số điện thoại, chi tiết đơn hàng) với khách hàng trước khi chuyển đơn đến cửa hàng gần nhất. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro giao sai địa chỉ hoặc sai món. Thách thức lớn nhất của kênh này là quản lý rủi ro liên quan đến nhân viên giao hàng và quá trình thu tiền. Để giải quyết vấn đề này, công ty đã đặt ra quy định nghiêm ngặt về thời gian. Theo tài liệu nghiên cứu, "nhân viên giao hàng sau khi đã thực hiện giao hàng cho khách hàng và thu tiền thì sẽ về giao lại tiền cho thu ngân và bấm Check in trên máy POS (thời gian từ lúc Check out đến lúc Check in sẽ không được quá 30 phút)". Quy định này, cùng với việc giám sát của quản lý và Call Center, nhằm ngăn chặn việc nhân viên chiếm dụng tiền hàng hoặc chậm trễ trong việc nộp tiền về cửa hàng.

4.1. Quy trình xử lý đơn hàng và chuyển giao cho cửa hàng

Khi khách hàng gọi đến hotline, nhân viên Call Center sẽ nhập trực tiếp thông tin vào hệ thống POS. Hệ thống sau đó sẽ tự động xác định và chuyển đơn hàng đến chi nhánh The Pizza Company gần nhất với địa chỉ của khách. Thủ tục kiểm soát ở đây là sự phối hợp nhịp nhàng giữa Call Center và cửa hàng. Cửa hàng nhận đơn qua máy POS và tiến hành chế biến. Một rủi ro tiềm ẩn là cửa hàng có thể hết nguyên liệu cho món khách đặt. Để hạn chế rủi ro này, hệ thống quản lý tồn kho cần được cập nhật thường xuyên và thông tin phải được đồng bộ với Call Center. Việc xác nhận đơn hàng hai lần (một lần với khách, một lần giữa hệ thống và cửa hàng) giúp đảm bảo tính chính xác và khả năng thực hiện đơn hàng, nâng cao sự hài lòng của khách hàng.

4.2. Quản lý rủi ro và hoạt động kiểm soát đối với nhân viên giao hàng

Nhân viên giao hàng là mắt xích quan trọng và cũng là nơi tiềm ẩn nhiều rủi ro. Các rủi ro bao gồm giao hàng chậm trễ, làm hỏng sản phẩm, hoặc chiếm dụng tiền thu được. Để thực hiện quản lý rủi ro, The Pizza Company yêu cầu nhân viên giao hàng phải kiểm tra kỹ món ăn trước khi nhận, đối chiếu thông tin giao hàng trên máy POS và bấm "Check out". Sau khi giao hàng và thu tiền, họ phải quay về cửa hàng, nộp tiền cho thu ngân và bấm "Check in" trong thời gian quy định. Quản lý cửa hàng chịu trách nhiệm giám sát quá trình này. Mọi sự chậm trễ bất thường đều phải được giải trình. Đây là một hoạt động kiểm soát phát hiện, giúp công ty quản lý đội ngũ giao hàng hiệu quả và giảm thiểu nguy cơ thất thoát tài sản.

V. Đánh giá hiệu quả hệ thống kiểm soát nội bộ bán hàng tại TPC

Nhìn chung, hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền tại The Pizza Company được xây dựng tương đối hoàn chỉnh và chặt chẽ. Việc áp dụng tốt nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tận dụng công nghệ qua hệ thống POS, và thiết lập các quy trình giám sát rõ ràng đã tạo nên một môi trường kiểm soát hiệu quả. Các hoạt động kiểm soát được triển khai ở hầu hết các khâu trọng yếu, từ nhận đơn, chế biến, giao hàng cho đến thanh toán và đối chiếu doanh thu. Hoạt động giám sát được thực hiện thường xuyên thông qua quản lý cửa hàng và định kỳ qua các chương trình "mystery shopper" cũng như các đợt kiểm toán nội bộ. Những ưu điểm này giúp công ty hạn chế đáng kể các sai sót, ngăn chặn nhiều hành vi gian lận và đảm bảo ghi nhận doanh thu chính xác. Tuy nhiên, hệ thống vẫn tồn tại một số nhược điểm cần được khắc phục. Các rủi ro liên quan đến việc xác thực khách hàng qua hotline hay áp lực thời gian đối với nhân viên giao hàng vẫn là những thách thức. Việc đánh giá rủi ro liên tục và cải tiến các thủ tục kiểm soát sẽ giúp hệ thống ngày càng hoàn thiện hơn.

5.1. Ưu điểm nổi bật Phân tách trách nhiệm và ứng dụng công nghệ

Điểm mạnh lớn nhất trong hệ thống kiểm soát nội bộ của The Pizza Company là việc phân tách trách nhiệm rõ ràng. Không có tình trạng một cá nhân kiêm nhiệm nhiều chức năng nhạy cảm, ví dụ như nhân viên bán hàng không kiêm nhiệm thu tiền, người thu tiền không có quyền xóa sổ nợ. Điều này tạo ra một cơ chế kiểm tra và đối chiếu chéo tự nhiên. Bên cạnh đó, việc đầu tư vào hệ thống POS hiện đại đã giúp tự động hóa nhiều thủ tục kiểm soát. Mọi giao dịch đều được ghi lại, giảm thiểu sai sót do con người và cung cấp dữ liệu minh bạch cho việc quản lý và kiểm toán nội bộ. Những yếu tố này tạo nên một nền tảng vững chắc, giúp hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả.

5.2. Nhược điểm còn tồn tại và các rủi ro tiềm ẩn

Một trong những nhược điểm chính là khâu xác thực khách hàng khi đặt hàng qua hotline. Công ty chưa có biện pháp hiệu quả để ngăn chặn các đơn hàng ảo, dẫn đến nguy cơ lãng phí nguyên vật liệu và công sức khi đơn hàng bị từ chối nhận. Ngoài ra, quy định thời gian "Check in" dưới 30 phút có thể tạo áp lực không cần thiết cho nhân viên giao hàng, đặc biệt trong điều kiện giao thông phức tạp, có thể dẫn đến hành vi gian lận để tuân thủ quy định. Một rủi ro khác là việc nhân viên có thể lạm dụng việc khách hàng không dùng app tích điểm để tự add mã cá nhân, ảnh hưởng đến quyền lợi khách hàng và đạo đức nghề nghiệp. Đây là những điểm yếu cần được chú trọng trong quá trình đánh giá rủi ro và cải tiến hệ thống.

5.3. Hoạt động giám sát thường xuyên và định kỳ trong thực tế

Hoạt động giám sát tại The Pizza Company được thực hiện qua hai hình thức: thường xuyên và định kỳ. Giám sát thường xuyên do quản lý cửa hàng thực hiện hàng ngày, bao gồm việc kiểm tra, nhắc nhở nhân viên tuân thủ quy định và đối chiếu tiền mặt cuối ca. Giám sát định kỳ được tiến hành bởi các bên độc lập hơn. Hàng tháng, một "mystery shopper" (khách hàng bí mật) sẽ đến cửa hàng để trải nghiệm và đánh giá chất lượng dịch vụ, sản phẩm cũng như thái độ phục vụ. Đặc biệt, theo tài liệu, "mỗi 6 tháng, đoàn kiểm toán nội bộ sẽ kiểm tra các cửa hàng". Hoạt động này giúp đánh giá một cách khách quan tính hiệu quả của toàn bộ hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra những nhận xét và kiến nghị cải tiến kịp thời.

VI. Đề xuất giải pháp cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ TPC

Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho chu trình bán hàng và thu tiền, The Pizza Company có thể xem xét triển khai một số giải pháp cải tiến. Các giải pháp này tập trung vào việc khắc phục những nhược điểm đã được chỉ ra, tăng cường khả năng phòng ngừa và phát hiện gian lận, đồng thời tối ưu hóa quy trình hoạt động. Việc áp dụng công nghệ mới như ứng dụng theo dõi lộ trình giao hàng hay tích hợp hệ thống tích điểm với máy POS sẽ giúp tăng cường tính minh bạch và giảm thiểu cơ hội cho các hành vi sai trái. Bên cạnh đó, việc điều chỉnh một số chính sách bán hàng và quy định nội bộ, chẳng hạn như cơ chế xác thực khách hàng qua hotline hay thời gian giao hàng, sẽ giúp giảm bớt áp lực cho nhân viên và nâng cao hiệu quả quản lý rủi ro. Những cải tiến này không chỉ giúp bảo vệ tài sản của công ty mà còn góp phần nâng cao chất lượng dịch vụ và củng cố uy tín thương hiệu trên thị trường ngành F&B.

6.1. Giải pháp ngăn chặn đơn hàng ảo qua kênh hotline

Để giải quyết vấn đề đơn hàng ảo, công ty nên xây dựng một hệ thống ghi nhận lịch sử đặt hàng của khách qua số điện thoại. Theo đề xuất trong tài liệu, hệ thống có thể tự động ghi nhận những khách hàng đặt hàng qua hotline nhưng không nhận thanh toán. "Nếu hệ thống ghi nhận khách hàng đặt hàng nhưng không nhận quá 2 lần thì đưa số điện thoại của khách hàng vào danh sách đen". Khi một số trong danh sách này gọi đến, hệ thống có thể yêu cầu thanh toán trước trực tuyến hoặc áp dụng các biện pháp xác thực khác trước khi xử lý đơn hàng. Giải pháp này giúp giảm thiểu rủi ro lãng phí nguyên vật liệu và thời gian, là một thủ tục kiểm soát phòng ngừa hiệu quả.

6.2. Cải tiến quy trình giám sát nhân viên giao hàng bằng công nghệ

Áp lực thời gian 30 phút có thể được giải quyết bằng cách áp dụng công nghệ theo dõi. Đề xuất đưa ra là "cần có ứng dụng theo dõi quá trình đi giao hàng của nhân viên". Ứng dụng này sẽ cung cấp dữ liệu GPS theo thời gian thực, giúp quản lý theo dõi vị trí và đánh giá thời gian hoàn thành công việc một cách khách quan. Dựa trên dữ liệu về quãng đường và tình hình giao thông, hệ thống có thể tự động đề xuất một hạn mức thời gian "check in" phù hợp cho mỗi đơn hàng. Điều này vừa giúp giảm áp lực cho nhân viên, vừa cung cấp bằng chứng minh bạch để quản lý rủi ro liên quan đến việc chậm trễ hay gian lận, làm cho hoạt động kiểm soát trở nên linh hoạt và công bằng hơn.

6.3. Tích hợp hệ thống ngăn chặn gian lận điểm thưởng của nhân viên

Để ngăn chặn việc nhân viên lạm dụng chương trình tích điểm, giải pháp công nghệ là tối ưu nhất. Cửa hàng nên cài đặt một hệ thống tích hợp giữa phần mềm quản lý tích điểm và máy POS. Hệ thống này có thể bao gồm một màn hình phụ hướng về phía khách hàng, hiển thị các thao tác của nhân viên. Khi đến bước tích điểm, hệ thống sẽ hiện một câu hỏi rõ ràng: "Quý khách có muốn tích điểm không?". Nếu khách hàng đồng ý, hệ thống mới xuất mã QR hoặc yêu cầu nhập số điện thoại. Nếu không, giao dịch sẽ được hoàn tất mà không có bước tích điểm. Thủ tục kiểm soát tự động này loại bỏ cơ hội cho nhân viên tự ý thêm mã của mình, đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và tính minh bạch của chương trình.

Trích đoạn nội dung tài liệu

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BÁN D0) chà 005/08. KHÁI QUÁT VÊ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ. Định nghĩa kiểm soat nộï bộ. Kiểm soát nội bộ là một quá trình.

Kiểm soát nội bộ bị chỉ phối bởi con người. Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý. Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị đạt được các mục tiêu. Cac bộ phận cơ bản của hệ thông kiểm soat nộï hộ.

Môi trường kĩểm soatL. LH HT HH HH HH HH HT HH 2 He ca 7 ,2-. Hoạt động kiểm soát.-- 222222 2SSxỆC sess sessusseesesssscasseassiscssensneeseeesnees 8 d. Thông tin và truyền thông.-2-22+©2+eS+xeEExSE2EEESEErEEEEEEEEEkrErksrkkrrrrrrree 8 J6) an ố.

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRINH BÁN HÁNG - THU TIÊN THEO MÔ HINH CHUẨN LÝ THUÝÊT. Đồ c để m chu trĩnh ban hang - thu tên. Năm bộ phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình bán 2. Nï dung KỂ m soat rỘ ï hỘ chu trĩnh ban hang - thu tên 2.

Mử c têu kĩỂm soat. Cac thỦ tử c KỂ m soat chủ yêu đối vớĩ chu trĩnh ban hang - thu tên. Những thủ tục kiểm soát chung. Những thủ tục kiểm soát cụ thể trong từng giai đoạn 2.

MỘ t số thủ thu t gĩan B n thủỚ ng gậ p trong chu trĩnh ban hang va thu tên. Gian lận trong khâu xét duyệt bán hàng:. Biến thủ tiền bán hàng thu được:. Chiếm đoạt tiền khách hàng do khách hàng trả do mua hàng trả chậm:.

17 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRINH BÁN HÁNG - THU TIÊN TẠI Ø7 0. TỔNG QUÁN VỀ CHUỐI NHÁ HÁNG THE PIZZÁ COMIPÁNÝ. Qua trĩnh hĩnh thanh va phat trTỂn:.- -- - - Sàn S ST TS TH HH re 18 1. VO lich SU.

V6 Tam nhin va SOP MEMD. ĐÁNH GIÁ MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI CỬÁ HANG THE PIZZA COMPANY. Cam kết vê tnh chính trực va cac gĩa trị đạo đức.--- -----Scc se cSce sex 19 2. Cơ câu tổ chức tại mối cửa hang.-- - LG 1 LH HH HH2 111111 ri 21 2.

Cam kết về việc thu hút nguồn lực với năng lực phù hợp. Trach nhiệm giải trĩnh của từng ca nhân. DANH GIA RUI RO VA HOAT DONG KIEM SOAT NOI BO TAI CUA. 23 HÀNG THE, PIZZA COMPANY.

co nh tr tri 23 3. Danh gia các rủi ro khách quan. 2-1 +* S2 SH HH HH Hư 23 a. Đối thủ cạnh tranh.-- -- 2° t2S2+zt2YEtSEEESEAESEEEE22xEEEE E711.

Những bài báo cáo khoa học về sức khỏc. Những chính sách bất lợi. cee eee eee ẻ ố. Dánh giá các rủi ro chủ qu41.Ú 2-1 +21 S2 23H HH HH HH ngưng 25 3.

Quy trình bán hàng tại cửa hàng.---- -- Làn HH HH HH kp 25 a. - ch HH HH HT HT HH TH HT Hà TH Hà ch HH 25 IM1) 0. Rủi ro va thủ tục kiểm soat. - - - Sàn HH HH HH HH 27 3.

Quy tình bán hàng thu tiền qua Hotline. Rủï ro va thủ tục kiểm soat.- - Gn HT S HT. TH TT TH HH1 Hy, 42 4. THÔNG TIN VÁ TRUYÊN THÔNG 4.Truyén thong trong NOt BO.

es 44 LVẠN ciài 8 0.,ÔỎ 45 Khu cá io. 46 CHƯƠNG 3: NHẠN XÉT VÁ KIÊN NGHỊ.--- - - SH SE HE TH TH TH KH KH KH HH càng 46 1. ĐÁNH GIÁ HE THỐNG KIỂM SOÁT NỌI BỌ CỦÁ CỬÁ HANG THE PIZZA COMPANY ĐỐI VOI CHU TRINH BAN HANG — THU TIÊN. Wl GIG ooo cece.

Nhược đĩểm. - ST TT TH HE HT TH TH HH ng HH4 1 HT HH nghe 47 2. ĐÊ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ CẢI THIỆN HẸ THỐNG KIỂM SOÁT NỌI BỌ CỦÁ CỬÁ HÁNG THE PIZZÁ COMPÁNÝ VỚI QUÁ TRINH BÁN HÁNG - THU TIỀN TÁI LIỆU THÁM KHẢO. - LH 113 1121110111111 He 1111111111111 1x g1 H11 01111 ưêt LOI MO DAU Hệ thông kiểm soát nội bộ ngay nay dang dan duoc quan tâm và trở thành một trong những nhân tổ quan trong trong sw tồn tại và phát triển lâu dài của các doanh nghiệp.

Có một hệ thông kiểm soát nội bộ chặt chẽ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả sẽ giúp các các tô chức nói chung và các doanh nghiệp nói riêng hạn chế được các rủi ro, gian lận tiềm ân, kiểm soát các chu trình phát sinh trong đơn vị, và giúp đơn vị tuân thủ các luật lệ và quy định. Từ đó, các doanh nghiệp sẽ có thể đạt được các mục tiêu đã đề ra ở hiện tại và tương lai. Tóm lại, để có thể đạt được điều đó, các tô chức hay doanh nghiệp đều phải xây dựng một hệ thống kiếm soát nội bộ phù hợp, bao quát từ tong thé don vi, đến cụ thể từng bộ phan, từng chu trình trình nhỏ nhất trong don vi. Và chu trình bán hàng - thu tiền là một trong số đó.

Có thê nói chu trình bán hàng - thu tiền là chu trình trực tiếp tạo ra thu nhập, lợi nhuận chính cho đơn vị, đồng thời nếu quản lý tốt chu trình bán hàng - thu tiền sẽ giúp đơn vị quản lý tốt các khoản thu hồi từ doanh thu bán hàng, cung cấp sản phâm chất lượng, nâng cao uy tín, sức cạnh tranh cho thương hiệu của đơn vị, và giảm thiểu các rủi ro liên quan đến việc bán hàng - thu tiền. Nhận thấy vai trò và tầm quan trọng của việc xây dựng hệ thông kiêm soát nội bộ cho chu trình bán hàng - thu tiền, cũng như với mong muốn được áp dụng các kiến thức lý thuyết khô khan học tại trường, lớp vào thực tế khách quan đề có thê hiểu được bản chất cốt lõi của vấn đề này, nên chúng em đã quyết định thực hiện đề tài “ Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng - thu tiền tại cửa hang The Pizza Company”. Với những nỗ lực cố gắng tìm tòi, nghiên cứu, kết hợp nhiều nguồn thông tin tử các website, sách vở, tài liệu hay từ kinh nghiệm thực tế sau một thời gian lam nhan viên tại cửa hàng, chúng em đã lên ý tưởng và thực hiện đề tài với tất cả sự cố gắng nghiêm túc và nhiệt huyết, nhưng do đề tài còn khá mới mẻ vả chúng em còn thiếu nhiều kinh nghiệm, trải nghiệm và kiến thức về hệ thống kiểm soát nội bộ nên trong quá trình thực hiện đề tài chúng em khó tránh khỏi nhiều thiếu sót và luôn mong muốn nhận được những lời khuyên, cũng như góp ý chân thành từ cô. CHUONG 1: CO SO LY LUAN KIEM SOAT NOI BO VA KIEM SOAT NOI BO CHU TRxNH BAN HANG - THU TIyN 1.

KHAI QUAT Vy Hz THONG KIEM SOAT NOI BO 1. Định nghĩa kiểm soát nội bộ Trong quả trình hình thành và phát triển, hệ thông kiểm soát nội bộ được định nghĩa theo nhiều cách khác nhau. Nhiều quan điểm cho răng kiểm soát nội bộ là công cụ đề nhà quản lý ngăn ngừa gian lận, bao gồm biến thu tai sản và lập báo cáo tải chính (BCTC) gian lận. Một số quan điểm khác lại cho rằng kiêm soát nội bộ còn có vai trò quan trong trong việc kiêm soát các chu trình nghiệp vụ phát sinh trong don vi, và giup đơn vị tuân thủ thủ luật lệ và các quy định.

Hiện nay, định nghĩa về kiểm soát nội bộ được chấp nhận rộng rãi nhất là định nghĩa của tổ chức COSO (Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission). Theo COSO: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chỉ phối bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập đề cung cấp một sự đảm bảo hợp ly nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo vả tuân thủ”. Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp ly vả mục tiêu. Kiểm soát nội bộ là một quá trình Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống đơn lẻ mà là một chuỗi các hành động hiện diện trong mọi bộ phận, gan liền với sự vận hành của đơn vị và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của đơn vị.

Việc hình thành quá trình kiếm soát nội bộ là đề đơn vị đạt được mục tiêu mong, muốn của mình. Kiêm soát nội bộ bị chỉ phôi bởi con người Kiêm soát nội bộ được thiệt kề và vận hành bởi con người, bao gôm Hội đông quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế cho nhà quản lý. Nói cách khác, kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người trone đơn vị, với cách tư duy và hành động của họ.

Chính con người sẽ xây dựng mục tiêu, đưa ra các biện pháp kiểm soát đề đạt được mục tiêu và vận hành các biện pháp này. Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý Kiêm soát nội bộ chỉ có thê cung cập sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý và các cập quản trị trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thê mang đên sự đảm bảo tuyệt đối. Lý do là vỉ trong quá trình quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ có thê xảy ra những ra những sai lầm của con người khi đưa ra các quyết định. sự thông đồng của các cá nhân, hay sự lạm quyền của nhà quản lý dẫn đến vượt khỏi hệ thống kiêm soát nội bộ.

Mặc dù không thê có hệ thống kiêm soát nội bộ hoàn hảo, nhưng một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có tác dung gia tang khả nang đạt được các mục tiêu của don vi. Kiểm soát nội bộ giúp đơn vị đạt được các mục tiêu Báo cáo COSO xác định ba nhóm mục tiêu mà đơn vị hướng tới: ® Nhóm mục tiêu về hoạt động ® Nhóm mục tiêu về báo cáo ® Nhóm mục tiêu về tuân thủ Sự phân loại các nhóm mục tiêu nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của các đối tượng khác nhau và mỗi nhóm mục tiêu có thê thuộc về trách nhiệm của những cá nhân khác nhau. Một hệ thông kiểm soát nội bộ hữu hiệu được mong đợi cung cấp sự đảm bảo hợp lý giúp đơn vị đạt được các mục tiêu trên. Các bộ phận cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Các đơn vị khác nhau thường có sự khác nhau đáng kề về hệ thống kiểm soát nội bộ vì sự phụ thuộc vào các yếu tố như quy mô, tính chất, mục tiêu.

nhưng tất cả hệ thông kiểm soát nội bộ đều có những bộ phận cơ bản theo COSO 2013 là: ¢ Môi trường kiểm soát ® Đánh giárủIro ® Hoạt động kiểm soát e Thông tin và truyền thông ® Giảm sát a.