CHƯƠNG 1 – TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU 1.1 Công nghệ mới, hệ thống thông tin 1.1 Sự đổi mới Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và quá trình toàn cầu hóa, sự đổi mới và ứng dụng công nghệ mới vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trở thành một yêu cầu tất yếu. Một mặt, nó đặt ra yêu cầu đối với mỗi doanh nghiệp, mặt khác giúp các doanh nghiệp có cơ hội tiếp cận với công nghệ tiên tiến và phương thức kinh doanh mới của thế giới. Một trong những chiến lược được lựa chọn để tăng lợi thế cạnh tranh, và giảm chi phí sản xuất đó là sự lựa chọn những kỹ thuật mới. DeLone, 1988, cho rằng, hiệu quả của sự lựa chọn công nghệ thông tin trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng là công cụ quan trọng để tăng cường khả năng của doanh nghiệp vừa và nhỏ.2 Tư duy công nghệ mới Trong những năm gần đây, cùng với sự phát triển của khoa học và kỹ thuật và yêu cầu của quá trình toàn cầu hóa, các quốc gia, các doanh nghiệp muốn đảm bảo quá trình cạnh tranh của mình đều phải có định hướng và những hoạt động xúc tiến nhất định nhằm ứng dụng công nghệ mới vào quá trình sản xuất kinh doanh.
Công nghệ mới đối với các doanh nghiệp là những sản phẩm công nghệ lần đầu tiên được áp dụng vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Công nghệ mới có thể là một sản phẩm công nghệ tổng hợp từ nhiều công nghệ khác để có thể có được sản phẩm công nghệ hoàn hảo. Để hội nhập được với công nghệ mới, doanh nghiệp cần có sự chuyển biến về chất của tư duy công nghiệp mà trọng điểm là tư duy công nghệ mới. Bằng tư duy công nghệ mới và sự phối hợp liên ngành, con người sẽ đổi mới, xúc tiến các phương pháp giải quyết những vấn đề kỹ thuật tổng hợp nhằm đưa ra các sản phẩm tiên tiến phục vụ nền công nghiệp hiện đại.
LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail. Công nghệ thông tin Công nghệ Thông tin, viết tắt CNTT, (tiếng Anh: Information Technology hay là IT) là một nhánh ngành kỹ thuật sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ, bảo vệ, xử lý, truyền tải và thu thập thông tin. Ở Việt Nam, khái niệm Công nghệ Thông tin được hiểu và định nghĩa trong nghị quyết Chính phủ 49/CP kí ngày 04/08/1993: "Công nghệ thông tin là tập hợp các phương pháp khoa học, các phương tiện và công cụ kĩ thuật hiện đại - chủ yếu là kĩ thuật máy tính và viễn thông - nhằm tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin rất phong phú và tiềm năng trong mọi lĩnh vực hoạt động của con người và xã hội" (Nguồn Wiki Việt Nam) 1.4 Hệ thống Hệ thống là một tập hợp các phần tử (các thành phần) có liên hệ với nhau, hoạt động để hướng tới mục đích chung theo cách tiếp nhận các yếu tố đầu vào, sinh ra các yếu tố đầu ra trong một quá trình xử lý có tổ chức. Ba thành phần cơ bản: - Các yếu tố đầu vào (Inputs) - Xử lý, chế biến (Processing) - Các yếu tố đầu ra (Outputs) 1.5 Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người tạo ra thường bao gồm một tổ hợp các cấu phần máy tính (computer-based components) để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu để cung cấp các thông tin đầu ra cho người sử dụng.
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là một cấu phần đặc biệt của hệ thống thông tin quản lý. nhằm thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin liên quan đến các nghiệp vụ tài chính. LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.6 Dữ liệu Dữ liệu (data) là một mô tả hình thức về thông tin hay hoạt động nào đó. Dữ liệu được mô tả dưới nhiều dạng khác nhau.
Ví dụ như các ký tự, ký số, hình ảnh, ký hiệu, âm thanh… 1.7 Cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (Database), viết tắt là CSDL hoặc DB, là một tập hợp các dữ liệu có quan hệ logic với nhau, có thể dễ dàng chia sẻ và được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu sử dụng của một tổ chức, cá nhân nào đó. Một cách định nghĩa khác dễ hiểu hơn, CSDL là một tập hợp có cấu trúc của những dữ liệu có liên quan với nhau được lưu trữ trong máy tính (bảng chấm công nhân viên, danh sách các đề án, niên giám điện thoại…). Một CSDL được thiết kế, xây dựng và lưu trữ với một mục đích xác định như phục vụ lưu trữ, truy xuất dữ liệu cho các ứng dụng hay người dùng.2 Phần mềm kế toán 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Kế toán ra đời và phát triển cùng với sự phát triển của xã hội và trong những điều kiện kinh tế, xã hội khác nhau, thì vai trò của kế toán cũng khác nhau. Giai đoạn đầu tiên, con người sử dụng kế toán phục vụ cho cuộc sống, tuy nhiên khi đó kế toán đơn giản chỉ là ghi lại kết quả công việc và đánh giá hiệu quả của công.
Việc ghi sổ bằng phương pháp thủ công đã tạo nên hạn chế rất nhiều trong công tác kế toán tài chính như: mất nhiều thời gian, ghi chép trùng lắp, ghi chép không chính xác, không đầy đủ nội dung, sử dụng nhiều nhân lực. Vào thế kỷ 15, kế toán kép ra đời, thời gian này kế toán được xem là một phương pháp, một cách thức để xác định việc tồn tại hay phá sản của công ty. Bước sang thời kỳ phát triển của chủ nghĩa tư bản, kế toán được xem là một hệ thống đo lường, xử lý và truyền đạt thông tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh, kế toán LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 4 thực hiện chủ yếu mục tiêu đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp cho ban lãnh đạo. Bên cạnh đó kế toán còn thực hiện được vai trò chuyển tải thông tin cho các nhà đầu tư, các chủ nợ và những người có nhu cầu biết về sự phát triển của doanh nghiệp.
Ngày nay, kế toán được xem là một khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị. Bước sang giai đoạn nền kinh tế thị trường nhiều thành phần, nguồn thông tin do kế toán cung cấp không những phục vụ cho các đối tượng trong nội bộ doanh nghiệp, cho các đối tượng quản lý của nhà nước mà còn cung cấp cho các đối tượng ở bên ngoài doanh nghiệp để ra các quyết định kinh tế có liên quan đến doanh nghiệp như: Ngân hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư…Do đó định nghĩa về kế toán cũng đã có sự thay đổi. Kế toán được xem là hệ thống đo lường, ghi chép, xử lý truyền tải thông tin có ích cho những đối tượng cần sử dụng những thông tin đó. Theo luật kế toán ban hành 17/06/2003 định nghĩa: Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động.
Như vậy dù được sử dụng cho những mục đích khác nhau hoặc ở trong những điều kiện kinh tế xã hội khác nhau, kế toán được ghi nhận là một khoa học để thực hiện quá trình thu thập và xử lý thông tin. Do đó, có thể nói kế toán là một khoa học về thu thập, và xử lý cung cấp thông tin chủ yếu cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng những thông tin này. Và đó chính là vai trò kế toán - cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho những người có nhu cầu sử dụng thông tin. Và kế toán là một trong những lĩnh vực được ưu tiên hàng đầu tin học hóa nhiều nhất.
Nhờ đó mà phần mềm kế toán ra đời phục vụ cho nhu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp. Phần mềm kế toán ra đời là để thay thế những ghi chép thủ công chưa chính xác, mất nhiều thời gian, nhân lực. Phần mềm kế toán dùng để xử lý tự động các thông tin kế toán trên máy vi tính, là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán và tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Phần mềm kế LUAN VAN CHAT LUONG download : add luanvanchat@agmail.com 5 toán hiện nay rất phổ biến trên thị trường, hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng bởi tính ưu việt cũng như những lợi ích mà phần mềm này mang lại.
Chủ doanh nghiệp sẽ không tốn quá nhiều thời gian vào các nghiệp vụ kế toán vì vậy họ sẽ có nhiều thời gian hơn để quan tâm đến hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp. Các phần mềm kế toán ngày nay đều cung cấp đầy đủ các phần hành kế toán từ mua hàng, bán hàng, thu, chi; cho tới lương, tài sản cố định và cho phép nhiều người làm kế toán cùng làm việc với nhau trên cùng một dữ liệu kế toán. Như vậy, trong môi trường làm việc này số liệu đầu ra của người này có thể là số liệu đầu vào của người kia và toàn bộ hệ thống tích hợp chặt chẽ với nhau tạo ra một môi trường làm việc cộng tác và cũng biến đổi cả văn hóa làm việc của doanh nghiệp theo chiều hướng chuyên nghiệp và tích cực hơn. Có nhiều quan điểm về phần mềm kế toán, trong nghiên cứu của Nguyễn Văn Điệp (2014) tác giả trình bày phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quy định của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác.
Nói khác đi, phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợp trên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc. Phần mềm kế toán là chương trình máy tính được thiết lập nhằm hỗ trợ cho công tác kế toán trong quá trình thu thập, xử lý, lưu trữ và cung cấp các báo cáo kế toán cho đối tượng sử dụng.2 Phân loại Trong những năm gần đây, các doanh nghiệp Việt nam đã sử dụng rộng rãi các phần mềm kế toán, kể cả của Việt Nam và của nước ngoài.