Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn ủy ban nhân dân phƣờng xuân la quận tây hồ thành phố hà nội

Việc cấp bản sao từ sổ gốc là một hoạt động quan trọng, giúp người dân và tổ chức tiếp cận các giấy tờ, văn… 77 trang · Học viện Hành chính Quốc gia · 2024.

• Tác giả: Bùi Phan Hiếu
• Người hướng dẫn: ThS. Hoàng Diệu Linh
• Trường học: Học viện Hành chính Quốc gia
• Chuyên ngành: Luật học
• Đề tài: Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, Thành phố Hà Nội
• Loại tài liệu: Khóa luận tốt nghiệp
• Năm xuất bản: 2024
• Địa điểm: Hà Nội

Mục lục chi tiết

• LỜI CAM ĐOAN
• DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
• MỞ ĐẦU
• 0.1. Lý do chọn đề tài
• 0.2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
• 0.3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
• 0.4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
• 0.5. Phương pháp nghiên cứu
• 0.6. Đóng góp đề tài
• 0.7. Bố cục của đề tài
• 1. CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC
• 1.1. Khái quát về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc
• 1.1.1. Khái niệm và đặc điểm
• 1.1.1.1. Khái niệm
• 2. CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG VỀ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
• 2.1. Tổng quan về Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
• 2.2. Thực trạng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của Ủy ban nhân dân cấp xã - từ thực tiễn phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội
• 2.3. Tiểu kết chương 2
• 3. CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG XUÂN LA, QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI
• 3.1. Phương hướng hoàn thiện
• 3.2. Một số giải pháp cụ thể nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc
• 3.3. Tiểu kết chương 3
• TÀI LIỆU THAM KHẢO

Tóm tắt

I. Tổng Quan về Cấp Bản Sao Sổ Gốc Tại Phường Xuân La

Việc cấp bản sao từ sổ gốc là một hoạt động quan trọng, giúp người dân và tổ chức tiếp cận các giấy tờ, văn bản gốc một cách dễ dàng. Tại phường Xuân La, hoạt động này được thực hiện bởi UBND phường Xuân La, tuân thủ theo các quy định của pháp luật hiện hành. Bản sao được cấp có giá trị pháp lý tương đương với sổ gốc trong nhiều trường hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch hành chính và dân sự. Nhu cầu cấp bản sao ngày càng tăng, đòi hỏi sự chuyên nghiệp và hiệu quả từ các cơ quan quản lý. Việc số hóa sổ gốc và ứng dụng dịch vụ công trực tuyến là xu hướng tất yếu để đáp ứng nhu cầu này. Nghiên cứu này sẽ đi sâu vào thực tiễn cấp bản sao tại phường Xuân La, từ đó đưa ra các giải pháp cải thiện quy trình. Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, cấp bản sao từ sổ gốc là việc cơ quan quản lý sổ gốc căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao có nội dung đầy đủ và chính xác như sổ gốc.

1.1. Khái Niệm và Ý Nghĩa của Bản Sao Từ Sổ Gốc

Bản sao từ sổ gốc là bản chụp hoặc bản đánh máy có nội dung chính xác như sổ gốc. Sổ gốc là sổ do cơ quan có thẩm quyền lập khi cấp bản chính. Việc cấp bản sao có ý nghĩa quan trọng, giúp người dân có thể sử dụng bản sao thay thế cho bản chính trong nhiều trường hợp, đặc biệt khi bản chính bị mất hoặc hư hỏng. Điều này góp phần giảm bớt gánh nặng về thời gian và chi phí cho người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính. Hoạt động cấp bản sao không làm phát sinh giá trị pháp lý mới mà chỉ là sao lại nội dung từ sổ gốc do cơ quan có thẩm quyền lập ra.

1.2. Sự Khác Biệt Giữa Cấp Bản Sao và Chứng Thực Bản Sao

Cần phân biệt rõ giữa cấp bản sao từ sổ gốc và chứng thực bản sao từ bản chính. Cấp bản sao do cơ quan quản lý sổ gốc thực hiện, dựa trên sổ gốc để tạo ra bản sao. Trong khi đó, chứng thực bản sao là việc cơ quan có thẩm quyền xác nhận bản sao là đúng với bản chính do người dân cung cấp. Chứng thực xác nhận tính xác thực của bản sao so với bản chính, còn cấp bản sao là tạo ra một bản sao mới từ sổ gốc. Theo báo Pháp luật và Xã hội, việc thực hiện hiệu quả dịch vụ công mức độ 4 thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch đem lại nhiều lợi ích cho người dân và công tác quản lý Nhà nước về thủ tục hành chính.

II. Thực Trạng Cấp Bản Sao Sổ Gốc tại UBND Phường Xuân La

Hiện nay, UBND phường Xuân La đang thực hiện cấp bản sao từ sổ gốc theo đúng quy định của pháp luật. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại một số khó khăn và thách thức, như quy trình còn rườm rà, thời gian chờ đợi lâu, và việc ứng dụng công nghệ thông tin còn hạn chế. Việc số hóa sổ gốc chưa được triển khai đồng bộ, gây khó khăn cho việc tra cứu và cấp bản sao. Ngoài ra, nhận thức của người dân về quy trình và thủ tục còn chưa cao, dẫn đến việc chuẩn bị hồ sơ không đầy đủ, gây kéo dài thời gian giải quyết. Bài viết trên báo Lao động đã chỉ rõ những lợi ích thiết thực từ việc cấp bản sao, chứng thực bản sao điện tử, kỳ vọng tiết kiệm chi phí, giảm phiền hà cho người dân khi thực hiện thủ tục hành chính.

2.1. Quy Trình Cấp Bản Sao Sổ Gốc Hiện Hành

Quy trình cấp bản sao từ sổ gốc tại phường Xuân La bao gồm các bước: Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ, tra cứu sổ gốc, cấp bản sao và trả kết quả. Hồ sơ thường bao gồm đơn yêu cầu cấp bản sao, giấy tờ tùy thân và các giấy tờ liên quan. Thời gian giải quyết thường kéo dài từ 3-5 ngày làm việc, tùy thuộc vào loại giấy tờ và số lượng yêu cầu. Vấn đề cải cách thủ tục hành chính cần được đẩy mạnh để rút ngắn thời gian và tạo thuận lợi cho người dân.

2.2. Khó Khăn và Thách Thức Trong Quá Trình Thực Hiện

Một trong những khó khăn lớn nhất là việc số hóa sổ gốc còn chậm, gây khó khăn cho việc tra cứu và cấp bản sao. Ngoài ra, cơ sở vật chất và trang thiết bị còn thiếu thốn, ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của cán bộ. Việc tuyên truyền và hướng dẫn người dân về quy trình, thủ tục cần được tăng cường để nâng cao nhận thức và giảm bớt sai sót trong quá trình chuẩn bị hồ sơ. Theo tác giả Thanh Xuân trên Trang thông tin điện tử Bộ Tư pháp, cần phân biệt rõ việc chứng thực bản sao từ bản chính và cấp bản sao từ sổ gốc.

2.3. Đánh giá mức độ hài lòng của người dân về dịch vụ công

Mức độ hài lòng của người dân về dịch vụ công cấp bản sao tại phường Xuân La hiện chưa cao. Nguyên nhân chủ yếu đến từ thời gian chờ đợi, quy trình rườm rà và thái độ phục vụ của cán bộ. Các cuộc khảo sát và đánh giá chất lượng dịch vụ cần được thực hiện thường xuyên để nắm bắt ý kiến của người dân và có những điều chỉnh phù hợp.

III. Giải Pháp Nâng Cao Hiệu Quả Cấp Bản Sao Tại Xuân La

Để nâng cao hiệu quả cấp bản sao từ sổ gốc tại phường Xuân La, cần có những giải pháp đồng bộ về cải cách thủ tục hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin và nâng cao năng lực của cán bộ. Việc số hóa sổ gốc cần được đẩy nhanh tiến độ, đồng thời xây dựng hệ thống tra cứu trực tuyến để người dân có thể tự tra cứu thông tin và nộp hồ sơ trực tuyến. Cần rà soát và đơn giản hóa quy trình, giảm bớt các thủ tục rườm rà, không cần thiết. Việc cải cách thủ tục hành chính phải đi đôi với nâng cao chất lượng phục vụ của cán bộ, đảm bảo thái độ nhiệt tình, chu đáo và chuyên nghiệp.

3.1. Ứng Dụng Dịch Vụ Công Trực Tuyến Cấp Độ Cao

Ứng dụng dịch vụ công trực tuyến là giải pháp quan trọng để nâng cao hiệu quả cấp bản sao. Người dân có thể nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ và nhận kết quả trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Hệ thống cần được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng và đảm bảo an toàn thông tin. Cần có chính sách khuyến khích người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến, đồng thời hỗ trợ những người dân không có điều kiện tiếp cận công nghệ.

3.2. Đào Tạo và Nâng Cao Năng Lực Cán Bộ

Cán bộ UBND phường Xuân La cần được đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin và kỹ năng giao tiếp, ứng xử. Cần có cơ chế đánh giá và khen thưởng phù hợp để khuyến khích cán bộ nâng cao chất lượng phục vụ. Việc luân chuyển cán bộ cũng cần được thực hiện để tạo sự đa dạng và đổi mới trong công việc.

3.3. Tăng Cường Kiểm Tra Giám Sát và Đánh Giá

Cần tăng cường công tác kiểm tra, giám sát và đánh giá hiệu quả hoạt động cấp bản sao. Việc này giúp phát hiện và xử lý kịp thời những sai sót, tiêu cực. Cần có cơ chế tiếp nhận và giải quyết phản ánh, kiến nghị của người dân về chất lượng dịch vụ. Kết quả đánh giá cần được công khai và sử dụng làm căn cứ để điều chỉnh, cải thiện quy trình.

IV. Nghiên Cứu Thực Tiễn Cải Thiện Quy Trình Cấp Bản Sao

Việc nghiên cứu thực tiễn là rất quan trọng để tìm ra các giải pháp phù hợp với điều kiện cụ thể của phường Xuân La. Các cuộc khảo sát, phỏng vấn người dân và cán bộ có thể giúp thu thập thông tin về những khó khăn, vướng mắc trong quá trình cấp bản sao. Dựa trên kết quả nghiên cứu, có thể đề xuất các giải pháp cải tiến quy trình, tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng dịch vụ. Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi của người dân và sự vận hành thông suốt của hệ thống hành chính.

4.1. Phỏng Vấn Người Dân Về Trải Nghiệm Xin Cấp Bản Sao

Thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp người dân đã từng xin cấp bản sao tại phường Xuân La. Thu thập thông tin về những khó khăn họ gặp phải, thời gian chờ đợi, thái độ phục vụ của cán bộ và những đề xuất cải thiện. Phân tích các ý kiến đóng góp để đưa ra những giải pháp thực tế và khả thi.

4.2. Khảo Sát Cán Bộ Về Khó Khăn Trong Quá Trình Thực Hiện

Tiến hành khảo sát cán bộ đang trực tiếp thực hiện công tác cấp bản sao tại UBND phường Xuân La. Thu thập thông tin về những khó khăn trong quy trình, trang thiết bị, cơ sở vật chất và những kiến nghị cải thiện. Phân tích các ý kiến đóng góp để đưa ra những giải pháp từ góc độ người thực hiện.

V. Kết Luận và Tương Lai Hoạt Động Cấp Bản Sao Tại Xuân La

Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại phường Xuân La đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo quyền lợi của người dân và hoạt động của các tổ chức. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều vấn đề cần được giải quyết để nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ. Với sự quan tâm của chính quyền địa phương và sự nỗ lực của cán bộ, cùng với việc ứng dụng công nghệ thông tin và cải cách thủ tục hành chính, hoạt động cấp bản sao tại phường Xuân La sẽ ngày càng phát triển và đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân.

5.1. Tóm Tắt Các Giải Pháp Đề Xuất

Các giải pháp chính bao gồm: Số hóa sổ gốc, ứng dụng dịch vụ công trực tuyến, đào tạo và nâng cao năng lực cán bộ, rà soát và đơn giản hóa quy trình, tăng cường kiểm tra, giám sát và đánh giá. Các giải pháp này cần được thực hiện đồng bộ và có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên liên quan.

5.2. Triển Vọng và Hướng Phát Triển Trong Tương Lai

Trong tương lai, hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại phường Xuân La sẽ hướng tới việc cung cấp dịch vụ công chất lượng cao, tiện lợi và nhanh chóng cho người dân. Việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) và các công nghệ mới có thể giúp tự động hóa quy trình và giảm thiểu sai sót. Phường Xuân La sẽ trở thành một điểm sáng trong việc cải cách thủ tục hành chính và nâng cao chất lượng phục vụ người dân.

Nội dung chính

Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc là một thủ tục hành chính thiết yếu phát sinh từ nhu cầu thực hiện các giao dịch dân sự, kinh tế, giáo dục và quản lý nhà nước của cá nhân, tổ chức. Bản sao từ sổ gốc được cơ quan quản lý sổ gốc cấp có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc và có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính trong hầu hết các giao dịch. Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới Chính phủ số và triển khai dịch vụ công trực tuyến, nhu cầu cung cấp bản sao trích lục, bản sao điện tử từ sổ gốc ngày càng gia tăng.

Nhà nước đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh hoạt động này như Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp; Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử; và Chỉ thị số 27/CT-TTg ngày 27/10/2023 của Thủ tướng Chính phủ. Tuy nhiên, quá trình thực thi tại cấp cơ sở vẫn gặp nhiều khó khăn: các quy định pháp luật về mức thu phí, lệ phí chưa đồng bộ; giá trị pháp lý và thời hạn của bản sao khi thông tin sổ gốc biến động chưa được quy định chặt chẽ; năng lực số hóa dữ liệu của công chức tư pháp - hộ tịch còn hạn chế; cơ sở vật chất, trang thiết bị và kho lưu trữ chuyên dụng tại một số đơn vị cấp xã chưa đáp ứng tiêu chuẩn.

Phường Xuân La (quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội) là địa bàn có tốc độ đô thị hóa nhanh, dân số đông với 20 tòa nhà chung cư thương mại và tái định cư, tập trung nhiều cơ quan, trường học, dẫn đến số lượng giao dịch hành chính hàng năm rất lớn. Từ thực tiễn quan sát và thực tập tại cơ quan, tác giả thực hiện khóa luận nhằm khảo sát, phân tích thực trạng thực hiện thủ tục này tại địa phương, chỉ ra những vướng mắc và đề xuất giải pháp hoàn thiện.

Mục tiêu nghiên cứu: Dựa trên cơ sở lý luận, thực tiễn và thực trạng của hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc, đề tài nghiên cứu hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc từ thực tiễn tại Ủy ban nhân dân (UBND) phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội, từ đó khuyến nghị các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng và khắc phục những hạn chế còn tồn đọng.

Nhiệm vụ nghiên cứu:

1. Hệ thống hóa những vấn đề lý luận về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc.
2. Phân tích thực trạng quy định pháp luật hộ tịch hiện hành và thực trạng công tác cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
3. Chỉ rõ phương hướng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc trong thực tiễn.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

• Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
• Phạm vi không gian: UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.
• Phạm vi thời gian: Khảo sát và phân tích số liệu thực tế trong giai đoạn 5 năm, từ năm 2019 đến năm 2023.
• Phạm vi nội dung: Các vấn đề lý luận, quy định pháp luật chuyên ngành và thực tiễn thi hành công tác cấp bản sao từ sổ gốc thuộc thẩm quyền của chính quyền cấp xã/phường.

---

Cơ sở lý thuyết, pháp lý và phương pháp nghiên cứu

Khung pháp lý và các khái niệm nền tảng

Khóa luận vận dụng hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước làm căn cứ pháp lý:

• Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 (sửa đổi, bổ sung năm 2019).
• Luật Hộ tịch năm 2014.
• Nghị định số 75/2000/NĐ-CP, Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ.
• Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và Nghị định số 107/2021/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.
• Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp; Thông tư liên tịch số 158/2015/TTLT-BTC-BTP; Thông tư số 226/2016/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Nghị quyết số 26/2020/NQ-HĐND ngày 07/07/2020 của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội quy định về việc thu phí, lệ phí trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Về mặt khái niệm, tác giả làm rõ bản chất pháp lý của hoạt động dựa trên Nghị định số 23/2015/NĐ-CP:

• Cấp bản sao từ sổ gốc: Là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc. Hành vi này không làm phát sinh quyền, nghĩa vụ mới mà chỉ ghi nhận lại các dữ liệu đã được xác lập hợp pháp.
• Sổ gốc: Là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp (tồn tại dưới dạng sổ giấy hoặc cơ sở dữ liệu điện tử như Sổ hộ tịch, Sổ địa chính).
• Bản sao: Là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
• Bản chính: Là giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; hoặc giấy tờ do cá nhân tự lập có xác nhận, đóng dấu của cơ quan có thẩm quyền.

Khóa luận phân định ranh giới pháp lý giữa 3 chế định:

1. Cấp bản sao từ sổ gốc và Chứng thực bản sao từ bản chính: Khác nhau về chủ thể thực hiện (chỉ cơ quan quản lý sổ gốc mới được cấp bản sao từ sổ gốc, trong khi chứng thực bản sao từ bản chính do UBND cấp xã, cấp huyện, cơ quan đại diện ngoại giao, công chứng viên thực hiện); khác nhau về căn cứ đối chiếu (sổ gốc được lưu trữ so với bản chính do công dân xuất trình); khác nhau về độ tin cậy xác thực (bản sao từ sổ gốc có độ xác thực và tin cậy cao hơn do tránh được nguy cơ giấy tờ bản chính bị làm giả).
2. Cấp bản sao từ sổ gốc và Công chứng: Hoạt động cấp bản sao chỉ đơn thuần sao chép lại thông tin có sẵn, trong khi công chứng là hành vi của công chứng viên chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch, xác định ý chí tự nguyện và năng lực hành vi dân sự của các bên.

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

• Phương pháp luận nghiên cứu chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước: Phân tích quan điểm chỉ đạo về cải cách hành chính, chuyển đổi số và xây dựng nền hành chính phục vụ.
• Phương pháp phân tích, liệt kê: Mổ xẻ các quy định pháp luật về thẩm quyền, trình tự, thủ tục, thời hạn, trách nhiệm của các chủ thể; hệ thống hóa các lĩnh vực quản lý nhà nước tại cấp xã.
• Phương pháp tổng hợp, thống kê: Tập hợp số liệu báo cáo, phân loại hồ sơ tiếp nhận và xử lý trong 5 năm (2019–2023) tại UBND phường Xuân La.
• Phương pháp so sánh, đánh giá: Đối chiếu quy định pháp luật hiện hành qua các thời kỳ (Nghị định 75/2000, Nghị định 79/2007, Nghị định 23/2015) và so sánh giữa quy định với thực tiễn áp dụng tại cơ sở.
• Nguồn dữ liệu: Văn bản quy phạm pháp luật, báo cáo công tác tư pháp - hộ tịch, báo cáo cải cách hành chính, biên bản thanh tra, kiểm tra và sổ lưu trữ hồ sơ trích lục của UBND phường Xuân La.

---

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Một số vấn đề lý luận và quy định pháp luật về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc

Chương 1 tập trung làm sáng tỏ bản chất pháp lý, vai trò và khuôn khổ pháp luật điều chỉnh hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND cấp xã:

• Bản chất và vai trò: Là phương thức hỗ trợ thực hiện quyền con người, quyền công dân (học tập, lao động, cư trú, tài sản) và là công cụ hành chính hỗ trợ giảm phiền hà, chi phí cho cá nhân, tổ chức khi tiếp nhận hồ sơ mà không cần kiểm tra đối chiếu bản chính.
• Thẩm quyền và trách nhiệm của UBND cấp xã: UBND cấp xã có thẩm quyền cấp bản sao từ tất cả các loại sổ gốc đang trực tiếp quản lý (hộ tịch, địa chính - đất đai, giáo dục, văn hóa, lao động - thương binh và xã hội, bảo trợ xã hội...). Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch UBND phường trực tiếp ký bản sao và đóng dấu; công chức tư pháp - hộ tịch giữ vai trò tham mưu, thụ lý hồ sơ.
• Quy định về giá trị pháp lý: Bản sao từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác (Điều 3 Nghị định 23/2015/NĐ-CP). Cơ quan tiếp nhận bản sao không được yêu cầu xuất trình bản chính, trừ khi có căn cứ nghi ngờ bản sao giả mạo, bất hợp pháp (Điều 6).
• Chủ thể yêu cầu và thủ tục: Quy định rõ đối tượng có quyền yêu cầu (cá nhân/tổ chức được cấp bản chính; người đại diện hợp pháp; người thừa kế nếu người được cấp bản chính đã chết). Hồ sơ yêu cầu xuất trình CMND/CCCD/Hộ chiếu hoặc giấy tờ chứng minh quan hệ. Thời hạn giải quyết phải bảo đảm ngay trong ngày làm việc hoặc ngày làm việc tiếp theo nếu tiếp nhận sau 15 giờ.
• Quản lý nhà nước và cấp bản sao điện tử: Phân tích các nguyên tắc quản lý (đảm bảo quyền lực nhà nước, tính xác thực, pháp chế XHCN); nội dung cấp bản sao điện tử từ sổ gốc có ký số theo Nghị định số 45/2020/NĐ-CP và lưu trên Kho quản lý dữ liệu điện tử của tổ chức, cá nhân tại Cổng Dịch vụ công quốc gia.

Chương 2: Thực trạng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Chương 2 phản ánh chi tiết thực trạng tổ chức, vận hành và kết quả giải quyết thủ tục cấp bản sao từ sổ gốc tại địa bàn khảo sát:

• Tổ chức bộ máy và cơ chế “Một cửa”: UBND phường Xuân La niêm yết công khai danh mục 176 thủ tục hành chính tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả (Một cửa), bao gồm nội quy, 47 quy chế hoạt động, mức thu phí, danh sách công chức và đường dây nóng. Bộ phận Một cửa do Chủ tịch UBND phường làm Trưởng bộ phận, 01 Phó Chủ tịch (phụ trách Văn hóa - Xã hội) làm Phó trưởng bộ phận, cùng 03 công chức chuyên trách (02 Văn phòng - Thống kê, 01 Tư pháp - Hộ tịch có trình độ cử nhân Luật). Đơn vị vận hành 6 phần mềm quản lý hành chính (hộ tịch, một cửa, văn thư - lưu trữ, tài sản, tài chính, dịch vụ công trực tuyến).
• Công tác kiểm tra, giám sát và giải quyết khiếu nại: Từ năm 2020 đến 2024, UBND phường tiến hành 11 cuộc thanh tra, kiểm tra về công tác hộ tịch, chứng thực, chỉ ra 03 vấn đề tồn tại (chưa mở sổ nhật ký tiếp nhận và trả kết quả theo quy định; chưa thực hiện đầy đủ chính sách đối với công chức Bộ phận Một cửa theo Quyết định 84/2009/QĐ-UBND của UBND TP Hà Nội; chưa giải quyết dứt điểm các hồ sơ xin cấp trích lục bản đồ địa chính). Trong giai đoạn áp dụng Nghị định 23/2015/NĐ-CP, phường tiếp nhận 01 kiến nghị của công dân qua Cổng CNTT thành phố phản ánh về việc chậm trả kết quả và không in phiếu hẹn; UBND phường đã xử lý dứt điểm, gửi thư xin lỗi công dân và yêu cầu công chức rút kinh nghiệm.
• Số liệu thống kê kết quả giải quyết giai đoạn 2019 – 2023:

Lĩnh vực trích lục / cấp bản sao	Năm 2019	Năm 2020	Năm 2021	Năm 2022	Năm 2023
Trích lục Hộ tịch	576	532	541	648	679
Trích lục hồ sơ Văn hóa	17	17	17	17	17
Trích lục hồ sơ Giáo dục	01	01	08	03	03
Trích lục hồ sơ Lao động – Xã hội	40	63	28	86	30
Trích lục hồ sơ Địa chính	67	96	63	44	72
Tổng cộng	683	709	650	803	824
Đánh giá hài lòng	350/350 (100%)	350/350 (100%)	317/317 (100%)	652/652 (100%)	450/450 (100%)

Phân tích biến động số liệu:

• Tổng số lượng hồ sơ có xu hướng tăng từ 683 hồ sơ (2019) lên 824 hồ sơ (2023), đạt đỉnh điểm năm 2023. Năm 2021 ghi nhận mức giảm (650 hồ sơ) do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19 và giãn cách xã hội.
• Hồ sơ trích lục Hộ tịch chiếm tỷ trọng áp đảo tuyệt đối, tăng từ 576 hồ sơ (2019) lên 679 hồ sơ (2023), tức tăng gấp 1,18 lần (tăng 103 hồ sơ).
• Hồ sơ Địa chính biến động phức tạp (cao nhất năm 2020 với 96 hồ sơ, năm 2023 là 72 hồ sơ). Hồ sơ Lao động - Xã hội đạt đỉnh năm 2022 (86 hồ sơ) và giảm xuống 30 hồ sơ vào năm 2023. Hồ sơ Giáo dục tăng từ 01 lên 03 hồ sơ. Hồ sơ Văn hóa duy trì cố định 17 hồ sơ/năm.
• Chỉ số SIPAS và chỉ số CCHC của phường duy trì xếp thứ 2 trong tổng số 8 phường thuộc quận Tây Hồ.
• Bất cập, hạn chế được chỉ ra:
  1. Thiếu quy định thống nhất về phí, lệ phí: Các văn bản trung ương (Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Thông tư liên tịch 158/2015, Thông tư 226/2016, Thông tư 01/2020) không quy định rõ mức thu phí cấp bản sao từ sổ gốc, dẫn đến tình trạng áp dụng không thống nhất giữa các địa phương (nơi thu 5.000 đồng/bản, nơi thu 8.000 đồng/bản, nơi không thu nhưng hạn chế số lượng cấp 1–5 bản).
  2. Bất cập về giá trị pháp lý và thời hạn sử dụng: Pháp luật không giới hạn thời hạn sử dụng của bản sao từ sổ gốc, trong khi thông tin bản chính hoặc sổ gốc có thể biến động sau các sự kiện pháp lý (cải chính hộ tịch, ly hôn, tách thửa đất đai). Quy định cấm cơ quan tiếp nhận đòi hỏi xuất trình bản chính (Điều 6 Nghị định 23) dễ bị lợi dụng nếu công dân sử dụng bản sao cấp từ sổ gốc đã cũ trước thời điểm biến động.
  3. Quy định chứng minh quan hệ ủy quyền/thừa kế chưa cụ thể: Gây lúng túng cho công chức khi tiếp nhận yêu cầu từ người thân thích của người đã chết.
  4. Khó khăn trong số hóa và cơ sở hạ tầng: Dữ liệu sổ gốc cũ dạng giấy qua nhiều thời kỳ bị xuống cấp, thiếu kho lưu trữ chuyên dụng đúng chuẩn; trình độ công nghệ thông tin phục vụ số hóa của cán bộ tư pháp cơ sở còn hạn chế.

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Chương 3 đề xuất định hướng và các nhóm giải pháp xuất phát từ các vướng mắc thực tiễn đã phân tích:

• Phương hướng: Bám sát chủ trương cải cách thủ tục hành chính, đẩy mạnh chuyển đổi số quốc gia, bảo đảm tính hợp hiến, hợp pháp, đồng bộ của hệ thống văn bản pháp luật, hướng tới phục vụ tối đa quyền và lợi ích hợp pháp của người dân.
• Giải pháp hoàn thiện quy định pháp luật:
  • Sửa đổi, bổ sung Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính, quy định rõ ràng, thống nhất mức thu phí/lệ phí cấp bản sao từ sổ gốc (bản giấy và bản điện tử) áp dụng chung toàn quốc.
  • Quy định cơ chế kiểm tra tính cập nhật của bản sao từ sổ gốc đối với các loại giấy tờ có khả năng biến động thông tin pháp lý; phân định rõ trách nhiệm của cơ quan tiếp nhận hồ sơ trong việc tra cứu cơ sở dữ liệu dùng chung.
  • Hướng dẫn cụ thể danh mục giấy tờ pháp lý cần xuất trình để chứng minh tư cách đại diện, người thừa kế khi yêu cầu cấp bản sao sổ gốc của người đã khuất.
• Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức thực thi tại UBND phường Xuân La:
  • Đẩy mạnh hoàn thiện cơ sở dữ liệu số hóa sổ gốc (đặc biệt là sổ hộ tịch, sổ địa chính), nâng cấp hệ thống máy tính, đường truyền internet và trang bị kho lưu trữ hồ sơ tài liệu đạt chuẩn lưu trữ quốc gia.
  • Tăng cường tập huấn nghiệp vụ chuyên sâu và kỹ năng thao tác công nghệ thông tin cho đội ngũ công chức Tư pháp - Hộ tịch và cán bộ Một cửa.
  • Tăng cường công tác kiểm tra công vụ nội bộ, duy trì mở sổ nhật ký tiếp nhận, in phiếu hẹn, phiếu thu đầy đủ; nâng cao hiệu quả tuyên truyền pháp luật và hướng dẫn người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến mức độ 4 để nhận bản sao điện tử.

---

Kết quả và đóng góp của khóa luận

Kết quả nghiên cứu chính

• Khóa luận đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý luận, chỉ rõ sự khác biệt bản chất giữa ba chế định pháp lý dễ gây nhầm lẫn: Cấp bản sao từ sổ gốc, Chứng thực bản sao từ bản chính, và Công chứng hợp đồng/giao dịch.
• Phản ánh trung thực bức tranh thực thi pháp luật tại UBND phường Xuân La giai đoạn 2019–2023 với tổng số 3.669 hồ sơ cấp bản sao từ sổ gốc được giải quyết (trong đó hộ tịch chiếm 2.976 hồ sơ, chiếm 81,11% tổng số lượng; địa chính chiếm 342 hồ sơ; lao động - xã hội chiếm 247 hồ sơ; văn hóa chiếm 85 hồ sơ; giáo dục chiếm 19 hồ sơ).
• Ghi nhận kết quả thanh tra 11 cuộc, xử lý dứt điểm 01 kiến nghị về thời gian trả kết quả, duy trì mức độ hài lòng 100% của người dân đối với các phiếu khảo sát được lấy ý kiến, giữ vững vị trí thứ 2/8 phường toàn quận về chỉ số cải cách hành chính.
• Phát hiện các khoảng trống và mâu thuẫn pháp lý: sự thiếu vắng quy định mức phí cấp bản sao trong hệ thống thông tư tài chính; kẽ hở pháp lý về giá trị hiệu lực vô thời hạn của bản sao khi sổ gốc đã có sự cải chính/thay đổi nội dung.

Đóng góp của đề tài

• Về mặt khoa học pháp lý: Góp phần bổ sung nguồn tài liệu nghiên cứu thực chứng về việc thực thi Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ở cấp chính quyền cơ sở (phường đô thị loại I).
• Về mặt thực tiễn: Đưa ra các đề xuất cụ thể, sát thực tế nhằm tháo gỡ điểm nghẽn trong công tác thu lệ phí, số hóa dữ liệu tư pháp và quản lý hồ sơ tại UBND phường Xuân La nói riêng và các đơn vị hành chính cấp xã trên địa bàn Hà Nội nói chung.

---

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

• Hạn chế:
  • Khóa luận giới hạn phạm vi khảo sát thực tế tại một đơn vị hành chính cấp cơ sở duy nhất là UBND phường Xuân La, quận Tây Hồ, Hà Nội, nên chưa có sự đối chiếu, so sánh đa chiều với các mô hình chính quyền nông thôn (xã) hoặc các địa phương ngoài thành phố Hà Nội.
  • Giai đoạn nghiên cứu tập trung từ năm 2019 đến năm 2023, thời điểm công tác số hóa dữ liệu hộ tịch và triển khai bản sao điện tử đang trong quá trình chuyển giao, chưa phản ánh hết tác động khi toàn bộ cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và hộ tịch được đồng bộ hoàn toàn.
• Hướng nghiên cứu tiếp:
  • Mở rộng phạm vi nghiên cứu so sánh giữa mô hình chính quyền đô thị và chính quyền nông thôn trong việc cung cấp dịch vụ công cấp bản sao từ sổ gốc.
  • Đi sâu phân tích cơ chế kết nối, chia sẻ dữ liệu liên thông và tính pháp lý của bản sao điện tử được ký số trong các giao dịch tài chính, ngân hàng và tố tụng tư pháp.

---

Giá trị tham khảo

• Đối tượng thụ hưởng:
  • Sinh viên, học viên chuyên ngành Luật học, Quản lý nhà nước, Luật Hành chính làm tài liệu tham khảo cho các bài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp về thủ tục hành chính và tư pháp cơ sở.
  • Cán bộ, công chức Tư pháp - Hộ tịch, lãnh đạo UBND cấp xã/phường nghiên cứu kinh nghiệm thực tế về tổ chức Bộ phận Một cửa, quản lý hệ thống sổ trích lục và giải quyết thủ tục hành chính.
• Nội dung có giá trị tham khảo cao:
  • Phần phân tích lý luận phân biệt "Cấp bản sao từ sổ gốc" với "Chứng thực bản sao từ bản chính" và "Công chứng" tại [Chương 1].
  • Bảng thống kê số liệu thực tế 5 năm (2019–2023) và phân tích các biên bản kiểm tra công vụ, giải quyết khiếu nại tại [Chương 2].
  • Nhóm giải pháp hoàn thiện quy định về thu phí, lệ phí và giá trị thời hạn bản sao tại [Chương 3].

---

Câu hỏi thường gặp

1. Căn cứ pháp lý cốt lõi nào hiện nay điều chỉnh trực tiếp hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND cấp xã?
Hoạt động này chịu sự điều chỉnh trực tiếp của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ; Thông tư số 01/2020/TT-BTP của Bộ Tư pháp; Luật Hộ tịch năm 2014; và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP đối với việc cấp bản sao điện tử từ sổ gốc trên môi trường mạng.

2. Điểm khác biệt căn bản giữa bản sao được cấp từ sổ gốc và bản sao được chứng thực từ bản chính là gì?
Về chủ thể, bản sao từ sổ gốc chỉ do cơ quan đang trực tiếp quản lý sổ gốc cấp, còn chứng thực bản sao từ bản chính do UBND cấp xã, cấp huyện, cơ quan đại diện ngoại giao hoặc công chứng viên thực hiện. Về căn cứ, bản sao từ sổ gốc đối chiếu trực tiếp với sổ gốc lưu trữ, có độ tin cậy và giá trị xác thực cao hơn so với việc đối chiếu với bản chính do người dân tự mang đến chứng thực.

3. Số lượng hồ sơ cấp bản sao từ sổ gốc tại UBND phường Xuân La giai đoạn 2019–2023 tập trung nhiều nhất ở lĩnh vực nào?
Lĩnh vực Hộ tịch (trích lục khai sinh, khai tử, kết hôn...) chiếm số lượng lớn nhất, dao động từ 532 đến 679 hồ sơ/năm, chiếm trên 80% tổng số hồ sơ giải quyết của toàn phường trong cả giai đoạn 2019–2023.

4. Khóa luận chỉ ra bất cập lớn nhất liên quan đến quy định thu phí, lệ phí cấp bản sao từ sổ gốc là gì?
Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các Thông tư liên tịch số 158/2015, Thông tư 226/2016, Thông tư 01/2020 không quy định cụ thể mức thu, chế độ thu phí đối với hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc. Điều này dẫn đến sự tùy nghi giữa các địa phương (nơi thu 5.000 đồng/bản, nơi thu 8.000 đồng/bản, nơi không thu nhưng giới hạn số lượng bản cấp).

5. Trong công tác thanh tra, kiểm tra giai đoạn 2020–2024, UBND phường Xuân La đã phát hiện những thiếu sót nào cần chấn chỉnh?
Qua 11 cuộc thanh tra, kiểm tra, phường đã chỉ ra 03 vấn đề tồn tại: chưa mở sổ nhật ký tiếp nhận và trả kết quả theo quy định; chưa thực hiện đầy đủ chính sách đối với công chức Bộ phận Một cửa theo Quyết định 84/2009/QĐ-UBND của UBND TP Hà Nội; và chưa giải quyết dứt điểm các hồ sơ xin cấp trích lục bản đồ địa chính.

---

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Phan Hiếu đã hệ thống hóa toàn diện các vấn đề lý luận và quy định pháp luật hiện hành về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc của chính quyền cấp xã. Thông qua việc khảo sát dữ liệu thực tế giai đoạn 2019–2023 tại UBND phường Xuân La (quận Tây Hồ, Hà Nội), công trình đã phản ánh khách quan kết quả đạt được trong việc giải quyết thủ tục hành chính, cải cách thủ tục và công tác chuyển đổi số, đồng thời chỉ rõ những bất cập về quy định phí lệ phí, thời hạn giá trị bản sao và năng lực số hóa dữ liệu. Các kiến nghị, giải pháp được đề xuất trong khóa luận có giá trị thực tiễn đối với công tác hoàn thiện thể chế tư pháp cơ sở và nâng cao chất lượng phục vụ người dân tại địa phương.

Trích đoạn nội dung tài liệu

Chương 1: Một số vấn đề lý luận và quy định pháp luật về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc Chương 2: Thực trạng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương 3: Giải pháp hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 6 CHƢƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC 1. Khái quát về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc 1. Khái niệm và đặc điểm 1. Khái niệm Để hiểu được khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc”, trước hết, cần làm rõ khái niệm “bản sao”, “bản chính” và “sổ gốc”.

Bên cạnh đó, cũng cần phải so sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau có tính chất tương đồng với khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc”, qua đó, nhằm có được hiểu biết chính xác về bản chất của hoạt động này. Đây là vấn đề cốt yếu, có vai trò lý luận cũng như thực tiễn vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng đến mô hình tổ chức, cơ chế hoạt động mà căn cứ vào đó người ta có thể xác định phạm vi, nội dung, thậm chí đến quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức tham gia quan hệ pháp luật. Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt Viện Ngôn Ngữ, NXB Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa liên quan đến “cấp bản sao từ sổ gốc”, Sao: “Sao. Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính).

Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. [20] Về khía cạnh pháp lý, cho đến nay, chúng ta chỉ có hai khái niệm khác nhau về hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước. Cụ thể như sau: Tại Khoản 4 Điều 2 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định: “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.

Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc”; [6] Đồng thời, Nghị định này làm rõ khái niệm “bản sao”, “bản chính” và “sổ gốc” theo đó: “Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính” và “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập 7 ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”. Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì: “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.”; “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”; “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”.

[7] Như vậy, có thể thấy, tuy hai khái niệm trên có khác nhau nhưng mục đích của hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc thì không thay đổi”. Tất cả đều là việc của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho cá nhân có yêu cầu. Đây chỉ đơn thuần là hành vi sao lại đầy đủ, chính xác nội dung từ sổ gốc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính. Như vậy, hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” không làm phát sinh bất kỳ một giá trị pháp lý nào cho các văn bản (bản sao) mà cơ quan có thẩm quyền tạo ra theo hình thức này.

Đây là điểm khá tương đồng giữa hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” với hành vi “chứng thực”. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” là gì: “Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính Phủ 8 không có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. [5] Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, về cơ bản thừa kế khái niệm về “chứng thực” của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp đồng, giao dịch” theo đó: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”.

Như vậy, hành vi “chứng thực” qua các khái niệm có thể hiểu là hành vi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền “xác nhận” tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký, giao dịch, hợp đồng. Hành vi chứng thực của người thực hiện chứng thực chỉ đơn thuần là tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… và xác thực giấy tờ, văn bản; người thực hiện chứng thực cũng chỉ chứng thực hành vi pháp lý xảy ra mà không phải chịu trách nhiệm về hành vi của nội dung của hành vi đó. Và hành vi này cũng không làm phát sinh bất kỳ một giá trị pháp lý nào cho các văn bản (bản sao) mà cơ quan có thẩm quyền tạo ra theo hình thức này. Các bên khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch cung cấp các loại văn bản đã được thực hiện bởi hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” hay “chứng thực” không nhằm mục đích để tạo ra “chứng cứ”, mà họ mong muốn quyền và lợi ích hợp pháp của mình được đảm bảo, Nhà nước tổ chức và triển khai hoạt động này cũng không nhằm mục đích tạo ra chứng cứ khi xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, thủ tục hành chính…mà để kiểm soát, để đảm bảo các hợp đồng, các giao dịch, các thủ tục này được thực hiện đúng pháp luật.

Chẳng hạn như: đối với các thủ tục nhập học 9 tại các trường Đại học thì thí sinh được yêu cầu nộp bản sao khai sinh mà bản sao đó phải sao từ sổ gốc để hoàn thiện hồ sơ của mình. Trên cơ sở đó, nếu so sánh hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc”, hành vi “chứng thực” với hành vi “công chứng” thì có thể nhận thấy rõ ràng, hành vi “công chứng” đến từ hoạt động công chứng của công chứng viên là hoàn toàn khác nhau. Như đã phân tích thì hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” chỉ đơn thuần là hành vi sao chép lại thông tin nội dung từ sổ gốc theo yêu cầu của cá nhân, tạo ra bản sao và xác nhận tính pháp lý của bản sao đó; Hành vi “chứng thực” là hành vi xác nhận, thông qua việc người thực hiện chứng thực tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… giấy tờ để thừa nhận văn bản bản sao được sao chép đúng với bản chính, để xác nhận về chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực hay xác thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Còn “công chứng” là hành vi chứng nhận tính xác thực; nếu để thực hiện hành vi công chứng, công chứng viên phải thực hiện một chuỗi các thao tác như: xác định tư cách chủ thể của các bên trong hợp đồng, giao dịch; xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch; giúp các bên trong hợp đồng, giao dịch thể hiện ý chí của mình một cách rõ ràng, chính xác, đúng pháp luật; chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch… Như vậy, hoạt động công chứng không chỉ dừng lại ở việc xác nhận thông tin, mà người thực hiện hành vi này còn giúp cho các hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực, bao gồm cả tính xác thực về ngày xác lập giao dịch và cả tính xác thực và hợp pháp về nội dung hợp đồng.

Bên cạnh đó, khi nghiên cứu về khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc” cũng cần làm rõ khái niệm “bản sao” và “sổ gốc”. Tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định: “Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính” và “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có 10 ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”.