Chương 1: Một số vấn đề lý luận và quy định pháp luật về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc Chương 2: Thực trạng hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội Chương 3: Giải pháp hoàn thiện pháp luật và nâng cao hiệu quả hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc tại Ủy ban nhân dân phường Xuân La, quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội 6 CHƢƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH PHÁP LUẬT VỀ HOẠT ĐỘNG CẤP BẢN SAO TỪ SỔ GỐC 1. Khái quát về hoạt động cấp bản sao từ sổ gốc 1. Khái niệm và đặc điểm 1. Khái niệm Để hiểu được khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc”, trước hết, cần làm rõ khái niệm “bản sao”, “bản chính” và “sổ gốc”.
Bên cạnh đó, cũng cần phải so sánh, tìm hiểu các quan niệm khác nhau có tính chất tương đồng với khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc”, qua đó, nhằm có được hiểu biết chính xác về bản chất của hoạt động này. Đây là vấn đề cốt yếu, có vai trò lý luận cũng như thực tiễn vô cùng quan trọng, nó không những ảnh hưởng đến mô hình tổ chức, cơ chế hoạt động mà căn cứ vào đó người ta có thể xác định phạm vi, nội dung, thậm chí đến quyền, nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức tham gia quan hệ pháp luật. Về khía cạnh ngôn ngữ, theo Từ điển Tiếng Việt Viện Ngôn Ngữ, NXB Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa liên quan đến “cấp bản sao từ sổ gốc”, Sao: “Sao. Chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính).
Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. [20] Về khía cạnh pháp lý, cho đến nay, chúng ta chỉ có hai khái niệm khác nhau về hoạt động “cấp bản sao từ sổ gốc” trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước. Cụ thể như sau: Tại Khoản 4 Điều 2 Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định: “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao.
Bản sao từ sổ gốc phải có nội dung đúng với nội dung ghi trong sổ gốc”; [6] Đồng thời, Nghị định này làm rõ khái niệm “bản sao”, “bản chính” và “sổ gốc” theo đó: “Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính” và “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập 7 ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”. Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính Phủ về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch thì: “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.”; “Bản sao” là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc”; “Bản chính” là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu, cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền. “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính theo quy định của pháp luật, trong đó có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”.
[7] Như vậy, có thể thấy, tuy hai khái niệm trên có khác nhau nhưng mục đích của hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc thì không thay đổi”. Tất cả đều là việc của cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao cho cá nhân có yêu cầu. Đây chỉ đơn thuần là hành vi sao lại đầy đủ, chính xác nội dung từ sổ gốc mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính. Như vậy, hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” không làm phát sinh bất kỳ một giá trị pháp lý nào cho các văn bản (bản sao) mà cơ quan có thẩm quyền tạo ra theo hình thức này.
Đây là điểm khá tương đồng giữa hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” với hành vi “chứng thực”. Nghị định số 75/2000/NĐ-CP là văn bản đầu tiên đưa ra khái niệm “chứng thực” là gì: “Chứng thực là việc Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này”. Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 của Chính Phủ 8 không có khái niệm chung về “chứng thực” mà chỉ đưa ra khái niệm về chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký. [5] Tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP, về cơ bản thừa kế khái niệm về “chứng thực” của Nghị định số 79/2007/NĐ-CP và bổ sung thêm quy định mới về khái niệm “chứng thực hợp đồng, giao dịch” theo đó: “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính; “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực; “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch”.
Như vậy, hành vi “chứng thực” qua các khái niệm có thể hiểu là hành vi cơ quan, tổ chức có thẩm quyền “xác nhận” tính chính xác, tính có thực của các giấy tờ, văn bản, chữ ký, giao dịch, hợp đồng. Hành vi chứng thực của người thực hiện chứng thực chỉ đơn thuần là tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… và xác thực giấy tờ, văn bản; người thực hiện chứng thực cũng chỉ chứng thực hành vi pháp lý xảy ra mà không phải chịu trách nhiệm về hành vi của nội dung của hành vi đó. Và hành vi này cũng không làm phát sinh bất kỳ một giá trị pháp lý nào cho các văn bản (bản sao) mà cơ quan có thẩm quyền tạo ra theo hình thức này. Các bên khi tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch cung cấp các loại văn bản đã được thực hiện bởi hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” hay “chứng thực” không nhằm mục đích để tạo ra “chứng cứ”, mà họ mong muốn quyền và lợi ích hợp pháp của mình được đảm bảo, Nhà nước tổ chức và triển khai hoạt động này cũng không nhằm mục đích tạo ra chứng cứ khi xảy ra tranh chấp giữa các bên tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch dân sự, kinh tế, thương mại, thủ tục hành chính…mà để kiểm soát, để đảm bảo các hợp đồng, các giao dịch, các thủ tục này được thực hiện đúng pháp luật.
Chẳng hạn như: đối với các thủ tục nhập học 9 tại các trường Đại học thì thí sinh được yêu cầu nộp bản sao khai sinh mà bản sao đó phải sao từ sổ gốc để hoàn thiện hồ sơ của mình. Trên cơ sở đó, nếu so sánh hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc”, hành vi “chứng thực” với hành vi “công chứng” thì có thể nhận thấy rõ ràng, hành vi “công chứng” đến từ hoạt động công chứng của công chứng viên là hoàn toàn khác nhau. Như đã phân tích thì hành vi “cấp bản sao từ sổ gốc” chỉ đơn thuần là hành vi sao chép lại thông tin nội dung từ sổ gốc theo yêu cầu của cá nhân, tạo ra bản sao và xác nhận tính pháp lý của bản sao đó; Hành vi “chứng thực” là hành vi xác nhận, thông qua việc người thực hiện chứng thực tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu… giấy tờ để thừa nhận văn bản bản sao được sao chép đúng với bản chính, để xác nhận về chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực hay xác thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch. Còn “công chứng” là hành vi chứng nhận tính xác thực; nếu để thực hiện hành vi công chứng, công chứng viên phải thực hiện một chuỗi các thao tác như: xác định tư cách chủ thể của các bên trong hợp đồng, giao dịch; xác định đúng đối tượng của hợp đồng, giao dịch; giúp các bên trong hợp đồng, giao dịch thể hiện ý chí của mình một cách rõ ràng, chính xác, đúng pháp luật; chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch… Như vậy, hoạt động công chứng không chỉ dừng lại ở việc xác nhận thông tin, mà người thực hiện hành vi này còn giúp cho các hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực, bao gồm cả tính xác thực về ngày xác lập giao dịch và cả tính xác thực và hợp pháp về nội dung hợp đồng.
Bên cạnh đó, khi nghiên cứu về khái niệm “cấp bản sao từ sổ gốc” cũng cần làm rõ khái niệm “bản sao” và “sổ gốc”. Tại Nghị định số 79/2007/NĐ-CP về việc cấp bản sao sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký quy định: “Bản sao là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh máy vi tính hoặc bản viết tay có nội dung đầy đủ, chính xác như sổ gốc hoặc bản chính” và “Sổ gốc là sổ do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp bản chính lập ra khi thực hiện việc cấp bản chính, trong đó có 10 ghi đầy đủ những nội dung như bản chính mà cơ quan, tổ chức đó đã cấp”.