CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ PHẦN MỀM 1. Một số khái niệm cơ bản Các khái niệm cơ bản Hệ thống là một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung. Phần tử có thể là vật chất hoặc phi vật chất: con người, máy móc, thông tin, dữ liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý. Mục tiêu của hệ thống là lý do tồn tại của hệ thống.
Để đạt được mục tiêu, hệ thống cần tương tác với môi trường bên ngoài của nó. Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức. Thu thập là lọc, cấu trúc hóa dữ liệu để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Xử lý bao gồm phân tích, tổng hợp, tính toán trên các nhóm chỉ tiêu nhằm tạo thông tin kết quả và cập nhật, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu để phục vụ việc tìm kiếm, thống kê báo cáo.
Thông tin sau khi được xử lý sẽ được phân phát cho từng đối tượng sử dụng thông tin. Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Đặc điểm của hệ thống thông tin hiện đại: + Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại.
+ Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Khi các hệ con này được nối kết và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của tổ chức. + Hệ thống thông tin hướng đến mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát. + Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa.
6 Luan van Phân loại các hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin được chia thành nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào cấp ứng dụng, chức năng, quy mô của hệ thống trong tổ chức. - Phân loại hệ thống thông tin theo cấp ứng dụng (cấp quản lý) + Hệ thống thông tin quản lý chiến lược Hệ thống hỗ trợ điều hành EIS – Executive Information System. + Hệ thống thông tin quản lý chiến thuật. Hệ thống hỗ trợ ra quyết định DSS – Decision Support System.
Hệ thống thông tin phục vụ quản lý MIS – Management Information System. + Hệ thống thông tin quản lý tác nghiệp/giám sát Hệ thống xử lý giao dịch /giao tác TPS – Transaction Processing System. + Hệ thống thông tin dùng cho tất cả các bậc quản lý: Hệ thống tự động hóa văn phòng OAS – Officer Assignment System. Hệ chuyên gia ES – Expert System.
- Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng nghiệp vụ trong tổ chức doanh nghiệp + Hệ thống thông tin tài chính kế toán + Hệ thống thông tin marketing + Hệ thống thông tin kinh doanh và sản xuất + Hệ thống thông tin quản lý nhân sự - Phân loại hệ thống thông tin theo quy mô tích hợp: Hệ thống thông tin tích hợp là những hệ thống xuyên suốt nhiều bộ phận chức năng, cấp bậc tổ chức và đơn vị kinh doanh. Bao gồm có: + Hệ thống quản lý nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning): hệ thống tích hợp và phối hợp hầu hết các quy trình tác nghiệp chủ yếu của doanh nghiệp. + Hệ thống quản lý chuỗi cung ứng (SCM – Supply Chain Management): hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết các bộ phận sản xuất, khách hàng và nhà cung cấp. + Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM – Customer Relationship Management): hệ thống tích hợp giúp quản lý và liên kết toàn diện các quan hệ khách hàng thông qua nhiều kênh và bộ phận chức năng khác nhau.
+ Hệ thống quản lý tri thức (KM – Knowledge Management): là hệ thống tích hợp, thu thập, hệ thống hóa, phổ biến, phát triển tri thức trong và ngoài doanh nghiệp. 7 Luan van Các thành phần của hệ thống thông tin: Một hệ thống thông tin sử dụng các nguồn lực con người, phần cứng, phần mềm, mạng và nguồn dữ liệu để thực hiện việc nhập/xuất, xử lý, lưu trữ, kiểm soát quy trình chuyển đổi dữ liệu thành sản phẩm thông tin. Con người: Con người là thành phần rất quan trọng của hệ thống thông tin, là chủ thể điều hành và sử dụng hệ thống thông tin. Con người trong hệ thống thông tin được chia làm hai nhóm: nhóm xây dựng, bảo trì hệ thống và nhóm sử dụng hệ thống.
Phần cứng: Phần cứng gồm các thiết bị được sử dụng trong quy trình xử lý thông tin. Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy và cầm nắm được. Dựa trên chức năng và cách thức hoạt động, người ta phân biệt các thiết bị phần cứng ra thành thiết bị nhập/thiết bị xuất, thiết bị xử lý, thiết bị lưu trữ. Phần mềm: Là tập các chỉ lệnh theo một trật tự xác định nhằm điểu khiển thiết bị phần cứng tự động thực hiện một công việc nào đó.
Phần mềm được biểu diễn thông qua ngôn ngữ lập trình. Phần mềm sử dụng bởi hệ thống thông tin được chia ra thành: phần mềm hệ thống (hệ điều hành), phần mềm ứng dụng (hệ soạn thảo văn bản, bảng tính, hệ quản trị cơ sở dữ liệu…), và phần mềm chuyên dụng trong các lĩnh vực ngân hàng, kế toán, … Dữ liệu: Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có tổ chức, có liên quan được lưu trữ trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp để có thẻ thỏa mãn yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với mục đích khác nhau. Chức năng của cơ sở dữ liệu hệ thống thông tin: + Lưu trữ thông tin + Đáp lại các truy vấn tức thời + Thống kê, phân tích, dự báo + Thiết lập báo cáo… Mạng: Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính và thiết bị được nối với nhau thông quan các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các dữ liệu và tài nguyên mạng.2 Quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý Quy trình xây dựng hệ thống thông tin quản lý gồm các giai đoạn sau 8 Luan van Khảo sát - Tìm hiểu và đánh giá hiện trạng của hệ thống hiện tại, nhu cầu của hệ thống mới Tìm hiểu hiện trạng của hệ thống hiện tại thông qua các phương pháp khảo sát gồm: quan sát hệ thống, nghiên cứu tài liệu về hệ thống, phỏng vấn, sử dụng phiếu điều tra. Tập hợp, phân loại và tổng hợp thông tin: Sau khi sử dụng các phương pháp để khảo sát thu thập thông tin, các dữ liệu thu dược thường ở những dữ liệu thô chưa được xử lý.
Vì vậy cần tập hợp, phân loại, tổng hợp lại thông tin thành những tài liệu hoàn chỉnh cho người được khảo sát và nhà quản lý đánh giá và bổ sung. Đánh giá và nhận xét: Từ những kết quả thu được có thể phát hiện ra những yếu kém, vấn đề còn tồn tại của hệ thống cũ, từ đó xác định các yêu cầu về hệ thống mới. - Xác định mục tiêu dự án hệ thống thông tin mới Quyết định về mức độ ứng dụng tin học của hệ thống thông tin mới và xem xét các yêu cầu về nhân lực, tài chính, tính chiến lược lâu dài của dự án. - Phác họa giải pháp và cân nhắc tính khả thi Xem xét tính khả thi về mặt nghiệp vụ, mặt kỹ thuật và mặt kinh tế của dự án.
- Lập dự trù và kế hoạch triển khai Lập dự trù về thiết bị: Dự kiến về khối lượng dữ liệu lưu trữ, các dạng làm việc với máy tính, số người dùng tối thiểu và tối đa của hệ thống, khối lượng thông tin cần thu thập, khối lượng thông tin cần kết xuất,… từ đó lựa chọn thiết bị mua và lắp đặt phù hợp. Lập kế hoạch: Vì các dự án đều bị giới hạn bởi yếu tố thời gian (một trong số các nhân tố quyết định thành công của dự án) nên phải có kế hoạch phân bổ công việc (thời gian chi tiết và hợp lý), xác định các mốc thời gian của dự án giúp cho công tác kiểm tra giám sát tiến độ thực hiện. Phân tích Trong quá trình xây dựng hệ thống thông tin, phân tích (hay đặc tả) có các nhiệm vụ sau: Thiết lập cách nhìn tổng quan rõ ràng về hệ thống và các mục đích chính của hệ thống cần xây dựng. Liệt kê các nhiệm vụ mà hệ thống cần thực hiện.
9 Luan van Phát triển một bộ từ vựng để mô tả bài toán cũng như những vấn đề liên quan trong miền quan tâm của bài toán. Đưa ra hướng giải quyết bài toán. Như vậy, phân tích chỉ dừng lại ở mức xác định các đặc trưng mà hệ thống cần phải xây dựng là gì, chỉ ra các khái niệm liên quan và tìm ra hướng giải quyết bài toán chứ chưa quan tâm đến cách thức thực hiện xây dựng hệ thống như thế nào. Thiết kế Thiết kế là trả lời câu hỏi như thế nào thay vì câu hỏi cái gì như trong phân tích.
Mục tiêu của thiết kế là phải xác định hệ thống sẽ được xây dựng như thế nào dựa trên kết quả của pha phân tích. Đưa ra các phần tử hỗ trợ giúp cấu thành nên một hệ thống hoạt động thực sự. Định nghĩa một chiến lược cài đặt cho hệ thống. Cài đặt - Lập kế hoạch cài đặt Chuyển đổi hệ thống thông tin cũ sang hệ thống thông tin mới cần phải chuyển đổi phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, công nghệ quản lý, các phương pháp truyền đạt và lưu trữ dữ liệu trong hệ thống.
- Biến đổi dữ liệu - Huấn luyện Huấn luyện những người sử dụng và cung cấp thông tin trong hệ thống về cách thức hoạt động của hệ thống và làm quen với các máy móc thiết bị. - Cài đặt: sử dụng một trong bốn phương pháp dưới đây. Phương pháp chuyển đổi trực tiếp: thực hiện cài đặt trong thời gian ngắn, toàn bộ các công việc được thực hiện đồng thời. Phương pháp hoạt động song song cả hệ thống cũ và mới: Theo phương pháp này HTTT mới sẽ hoạt động song hành với HTTT cũ trong thời gian khá dài.
Khi HTTT mới chúng tỏ được ưu việt của mình thì người ta ngừng hoạt động của HTTT cũ.