Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Trong bối cảnh nền kinh tế số và thời đại bùng nổ công nghệ thông tin, nguồn nhân lực đóng vai trò là tài sản chiến lược quyết định năng lực cạnh tranh và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị và điều hành không chỉ hỗ trợ ban lãnh đạo đưa ra các quyết định chuẩn xác, kịp thời mà còn giảm thiểu sai sót tác nghiệp, tiết kiệm chi phí vận hành và thời gian xử lý thủ tục hành chính.

Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử, dịch vụ internet và phân phối các sản phẩm chăn ga, gối, đệm. Trước sự phát triển của tổ chức và yêu cầu đổi mới phương thức quản trị, công ty nhận thấy sự cần thiết phải chuyển đổi mô hình quản lý nhân sự truyền thống sang hệ thống tin học hóa tập trung. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn trong thời gian thực tập tại doanh nghiệp, tác giả Trịnh Văn Mạnh (sinh viên Khoa Tin học Thương Mại, Trường Đại học Thương Mại, dưới sự hướng dẫn của ThS. Đinh Thị Hà) đã thực hiện khóa luận tốt nghiệp với đề tài "Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy".

Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của khóa luận được xác định cụ thể gồm:

  1. Hệ thống hóa cơ sở lý luận về phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản lý và phương pháp luận hướng đối tượng sử dụng ngôn ngữ mô hình hóa UML.
  2. Khảo sát, thu thập số liệu và đánh giá thực trạng quy trình quản lý nhân sự cùng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy.
  3. Tiến hành phân tích các yêu cầu nghiệp vụ, xác định tác nhân, xây dựng biểu đồ ca sử dụng (Use Case), mô hình hóa tương tác (biểu đồ tuần tự), mô hình hóa tĩnh (biểu đồ lớp), biểu đồ thành phần và biểu đồ triển khai hệ thống.
  4. Thiết kế cơ sở dữ liệu quan hệ trên hệ quản trị Microsoft Access và xây dựng các giao diện mẫu phục vụ công tác quản lý hồ sơ nhân viên, hợp đồng lao động, khen thưởng, kỷ luật và báo cáo thống kê.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy cùng toàn bộ các hoạt động, quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự tại đơn vị.
  • Phạm vi không gian: Tại trụ sở Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy (Thôn Cổ Điển, Xã Hải Bối, Huyện Đông Anh, Hà Nội).
  • Phạm vi thời gian và quy mô: Nghiên cứu vi mô trong giới hạn thời gian thực tập tốt nghiệp của sinh viên.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết và mô hình sử dụng

Khóa luận vận dụng hệ thống lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý (MIS) và phương pháp phân tích thiết kế hệ thống hướng đối tượng (OOAD) làm nền tảng khoa học:

  • Khái niệm và cấu trúc HTTT: Xác định HTTT là tập hợp con người, thủ tục, dữ liệu, phần cứng, phần mềm và mạng máy tính; phân loại HTTT theo cấp quản lý (EIS, DSS, MIS, TPS, OAS, ES) và theo quy mô tích hợp (ERP, SCM, CRM, KM).
  • Quy trình phát triển HTTT: Gồm 4 giai đoạn chuẩn: Khảo sát (tìm hiểu hiện trạng, xác định mục tiêu, lập kế hoạch), Phân tích (đặc tả yêu cầu), Thiết kế (trả lời câu hỏi hệ thống hoạt động như thế nào), và Cài đặt (chuyển đổi hệ thống, biến đổi dữ liệu, huấn luyện và biên soạn tài liệu).
  • Ngôn ngữ mô hình hóa UML (Unified Modeling Language): Sử dụng các loại biểu đồ gồm Biểu đồ ca sử dụng (Use Case Diagram), Biểu đồ lớp (Class Diagram), Biểu đồ trạng thái (State Diagram), Biểu đồ tương tác (Sequence Diagram, Collaboration Diagram), Biểu đồ thành phần (Component Diagram) và Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram).
  • Công cụ hỗ trợ: Sử dụng phần mềm Rational Rose để thiết kế trực quan các biểu đồ UML và hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access để xây dựng cấu trúc bảng.
Tiêu chí Phương pháp hướng cấu trúc Phương pháp hướng đối tượng
Trọng tâm tiếp cận Tập trung vào công việc, hàm và chức năng cần thực hiện Đặt trọng tâm vào đối tượng, tập trung vào cấu trúc dữ liệu kết hợp hành vi
Phân rã hệ thống Chia chương trình lớn thành các chương trình con/hàm Phân chia hệ thống thành các đối tượng độc lập tương đối
Cơ chế truyền thông tin Truyền dữ liệu giữa các hàm qua cơ chế truyền tham số Trao đổi thông tin giữa các đối tượng bằng cơ chế truyền thông điệp
Tính đóng gói Đóng gói chức năng (sử dụng hàm mà không cần biết nội dung) Đóng gói cả dữ liệu và phương thức (truy cập dữ liệu phải qua phương thức)
Luồng dữ liệu Dữ liệu chuyển động từ hàm này sang hàm khác Hàm gắn liền trực tiếp với vùng dữ liệu của cấu trúc đối tượng
Hướng thiết kế Tiếp cận từ trên xuống (Top-down) Tiếp cận từ dưới lên (Bottom-up)

Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu

Tác giả kết hợp đồng bộ các phương pháp thu thập và xử lý thông tin thực tế:

  • Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Khai thác dữ liệu thứ cấp từ giáo trình chuyên ngành, tài liệu quản lý nội bộ, website và các công trình liên quan như: Luận văn của tác giả Trần Kiều Dung tại Công ty TABUCHI (phương pháp hướng cấu trúc), Luận văn của tác giả Bùi Trọng Toán tại Công ty Trần Anh (dừng ở thiết kế giao diện), và các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp trên thị trường (như phần mềm HRM Pro của VnResource).
  • Phương pháp khảo sát bằng bảng hỏi: Thiết kế và phát 15 phiếu điều tra tới cán bộ nhân viên tại các phòng ban; thu về 10 phiếu hợp lệ để tổng hợp đánh giá về nhu cầu tin học hóa và hiện trạng đường truyền, hạ tầng.
  • Phương pháp phỏng vấn và trao đổi trực tuyến: Phỏng vấn trực tiếp nhân sự quản lý và trao đổi nghiệp vụ qua phần mềm liên lạc nội bộ Skype với cán bộ công ty.
  • Phương pháp quan sát trực tiếp: Khảo sát tại chỗ cơ sở vật chất, hệ thống máy tính, máy chấm công vân tay và tác phong làm việc thực tế.
  • Phương pháp tổng hợp, phân tích số liệu: Sử dụng thống kê mô tả để phân tích cơ cấu lao động theo độ tuổi, giới tính và đánh giá mức độ đáp ứng của hạ tầng mạng.

Nội dung chính theo từng chương

Phần 1: Tổng quan về đề tài

Trình bày tính cấp thiết của việc xây dựng HTTT quản lý nhân sự trong doanh nghiệp thương mại điện tử; tổng quan các công trình nghiên cứu và giải pháp phần mềm hiện có; xác lập mục tiêu, đối tượng, phạm vi nghiên cứu vi mô tại doanh nghiệp thực tập; trình bày phương pháp luận và cấu trúc 3 phần của khóa luận.

Phần 2: Nội dung của khóa luận

Chương 1: Tổng quan về phân tích và thiết kế phần mềm

Hệ thống hóa toàn diện các khái niệm về hệ thống, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý. Phân tích chi tiết 5 thành phần cấu thành HTTT (con người, phần cứng, phần mềm, dữ liệu, mạng). Trình bày 4 giai đoạn trong quy trình xây dựng HTTT và 4 phương pháp chuyển đổi khi cài đặt hệ thống (chuyển đổi trực tiếp, song song, thí điểm từng bước, chuyển đổi bộ phận). So sánh ưu điểm vượt trội của phương pháp hướng đối tượng về tính tái sử dụng, khả năng bảo trì và tính bao gói so với phương pháp hướng cấu trúc. Giới thiệu tổng quan về ngôn ngữ UML, công cụ Rational Rose và các khái niệm cốt lõi trong nghiệp vụ quản lý nhân sự (hồ sơ, hợp đồng, khen thưởng, kỷ luật, định biên lao động).

Chương 2: Phân tích và đánh giá thực trạng về hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy

Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy (Mã số thuế: 0200988316, thành lập ngày 01/10/2009, địa chỉ tại Thôn Cổ Điển, Xã Hải Bối, Đông Anh, Hà Nội). Mô tả cơ cấu tổ chức gồm Ban Giám đốc và 6 đơn vị trực thuộc: Phòng Kinh doanh, Phòng Marketing, Phòng Hành chính - Nhân sự, Bộ phận Kho, Phòng Kỹ thuật, Phòng Tài chính - Kế toán.

Phân tích số liệu cơ cấu lao động giai đoạn 2016 - 2017:

  • Về giới tính: Lao động nam chiếm tỷ trọng lớn do đặc thù phân phối hàng hóa (năm 2016 tỷ lệ nam là 73,67%).
  • Về độ tuổi: Lực lượng lao động trẻ, tập trung trong độ tuổi từ 25 đến 35 tuổi (năm 2016 chiếm 60%, năm 2017 tăng lên 70%).

Đánh giá hạ tầng kỹ thuật và công nghệ thông tin hiện có:

  • Phần cứng: 5 máy chủ (server), 80 máy tính để bàn, 4 máy quét vân tay, 2 máy in, 3 máy chiếu.
  • Phần mềm: Hệ điều hành Windows, bộ ứng dụng văn phòng Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Visio), gõ tiếng Việt Unikey, nén file WinRAR, trình duyệt web (Chrome, Firefox, Cốc Cốc), phần mềm quản lý quan hệ khách hàng CRM và phần mềm kế toán Fast Accounting.
  • Kết quả khảo sát thực trạng: 10/10 phiếu thu về (100%) đánh giá hạ tầng máy tính và tốc độ đường truyền mạng đủ điều kiện vận hành phần mềm mới (0% đánh giá chậm). Tuy nhiên, công tác quản lý hồ sơ và dữ liệu nhân sự còn phân tán, chủ yếu thao tác thủ công, đòi hỏi phải xây dựng một phần mềm quản lý nhân sự chuyên biệt.

Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy

Xác định bài toán quản lý nhân sự tại công ty gồm 3 phân hệ chính: Quản lý hồ sơ nhân viên và hợp đồng lao động; Quản lý khen thưởng kỷ luật; Quản lý báo cáo thống kê.

Mô hình hóa hệ thống bằng UML:

  • Tác nhân (Actors): Xác định 2 tác nhân chính gồm Người quản trị và Nhân viên phòng tổ chức lao động (bao gồm nhân viên phụ trách nhân sự và nhân viên phụ trách công đoàn).
  • Đặc tả Ca sử dụng (Use Cases): Xây dựng biểu đồ Use Case tổng thể và biểu đồ phân rã cho từng phân hệ; lập bảng đặc tả chi tiết cho 13 Use Case: Đăng nhập hệ thống, Cấp quyền người dùng, Xóa người dùng, Tạo hồ sơ nhân sự, Sửa hồ sơ nhân sự, Xóa hồ sơ nhân sự, Tìm kiếm hồ sơ nhân sự, Thêm mới hồ sơ khen thưởng kỷ luật, Xóa hồ sơ khen thưởng kỷ luật, Sửa hồ sơ khen thưởng kỷ luật, Báo cáo thống kê...
  • Biểu đồ tương tác: Thiết lập 7 biểu đồ tuần tự mô tả trình tự trao đổi thông điệp theo thời gian cho các chức năng: Đăng nhập, Quản lý hồ sơ nhân viên, Quản lý hợp đồng lao động, Quản lý khen thưởng kỷ luật, Tìm kiếm nhân viên, Báo cáo thống kê nhân viên theo phòng ban, Cấp quyền người dùng.
  • Biểu đồ cấu trúc: Xây dựng Biểu đồ lớp (Class Diagram) thể hiện các thuộc tính và phương thức của các lớp đối tượng; Biểu đồ thành phần (Component Diagram) thể hiện các module giao diện và CSDL; Biểu đồ triển khai (Deployment Diagram) thể hiện kết nối giữa máy trạm và máy chủ.
  • Thiết kế CSDL và Giao diện: Thiết kế cấu trúc 7 bảng dữ liệu quan hệ trong Microsoft Access và thiết kế các form giao diện người dùng mẫu.

Thiết kế và triển khai hệ thống

Kiến trúc mạng và mô hình triển khai

Hệ thống được thiết kế theo mô hình 2 lớp (Client - Server). Các máy trạm của nhân viên Phòng Tổ chức lao động và máy trạm của Người quản trị hệ thống kết nối trực tiếp đến Máy chủ (Server) lưu trữ cơ sở dữ liệu thông qua giao thức mạng TCP/IP.

Cấu trúc cơ sở dữ liệu quan hệ (Microsoft Access)

Cơ sở dữ liệu của hệ thống thông tin quản lý nhân sự được chuẩn hóa thành 7 bảng dữ liệu chính:

Tên bảng Khóa chính (PK) Các trường dữ liệu (Thuộc tính) Kiểu dữ liệu
Nhanvien MaNV MaNV, hoten, gioitinh, ngaysinh, thuongtru, soCMND, Maphong, Machucvu, MaTDHV Text, Date/time, Number
KTKL MaKTKL MaKTKL, MaNV, Hinhthuc, Lido, Soquyetdinh, Ngayquyetdinh, CoquanKTKL, Nguoiki Text, Number, Date/time
HDLD MaHDLD MaHDLD, MaNV, Tungay, Denngay, Diadiemlamviec, Mabac, Hesoluong, Phucap, Nguoiki, Chucvu, Ngayki Text, Date/time, Number
Trinhdohocvan MaTDHV MaTDHV, TenTDHV Text
Chucvu Machucvu Machucvu, Tenchucvu Text
Phong Maphong Maphong, Tenphong, Diachi Text
Bacluong Mabac Mabac, Tenbac, bac Text

Thiết kế giao diện hệ thống

Khóa luận đã hoàn thành thiết kế các biểu mẫu giao diện người dùng (form UI) bao gồm:

  • Giao diện Đăng nhập hệ thống (kiểm tra tài khoản, mật khẩu và quyền hạn người dùng).
  • Giao diện Cập nhật danh sách nhân viên (thêm, sửa, xóa, hiển thị danh sách nhân sự).
  • Giao diện Cập nhật danh sách phòng ban (quản lý thông tin mã phòng, tên phòng, địa chỉ).
  • Giao diện Tìm kiếm nhân viên theo phòng ban (truy vấn nhanh thông tin nhân sự).
  • Giao diện Thống kê hợp đồng lao động (lọc và kết xuất dữ liệu hợp đồng còn hạn, hết hạn).
  • Giao diện Thống kê danh sách nhân viên theo trình độ (báo cáo phân loại học vấn nhân lực).

Kết quả và đóng góp

Kết quả chính đạt được

  • Thu thập và phân tích đầy đủ số liệu thực tế về nguồn nhân lực và hạ tầng công nghệ thông tin tại Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy (lực lượng lao động nam chiếm trên 70%, độ tuổi 25-35 chiếm 70% năm 2017; hạ tầng gồm 5 server, 80 máy tính để bàn, 4 máy chấm công vân tay).
  • Xây dựng thành công bộ hồ sơ phân tích thiết kế hệ thống hoàn chỉnh theo chuẩn UML: đặc tả 13 ca sử dụng, xây dựng 7 biểu đồ tuần tự, biểu đồ lớp, biểu đồ thành phần và biểu đồ triển khai.
  • Thiết kế hoàn chỉnh mô hình dữ liệu quan hệ gồm 7 bảng trên hệ quản trị Microsoft Access và bộ giao diện người dùng tương ứng với các nghiệp vụ quản lý nhân sự thực tế.

Giải pháp và kiến nghị

  • Đề xuất tin học hóa toàn diện quy trình quản lý hồ sơ, hợp đồng, khen thưởng kỷ luật và phân quyền người dùng chặt chẽ để thay thế phương thức quản lý thủ công trên giấy tờ và bảng tính rời rạc.
  • Kiến nghị ban lãnh đạo công ty đầu tư phát triển hệ thống hoàn chỉnh dựa trên bản thiết kế để đáp ứng kịp thời việc kết xuất báo cáo phục vụ ra quyết định điều hành.

Đóng góp so với các nghiên cứu trước

Kế thừa các nghiên cứu về hệ thống thông tin nhân sự của Trần Kiều Dung và Bùi Trọng Toán, tác giả đã chuyển đổi hoàn toàn phương pháp tiếp cận sang mô hình hướng đối tượng với UML, giải quyết bài toán nghiệp vụ đặc thù gắn liền với quy mô thiết bị và cơ cấu tổ chức phân tán của Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

  • Hạn chế: Do giới hạn thời gian thực tập và phạm vi khóa luận tốt nghiệp của sinh viên, đề tài mới dừng lại ở giai đoạn phân tích, thiết kế hệ thống, thiết kế CSDL trên Microsoft Access và thiết kế giao diện demo; chưa tiến hành lập trình toàn bộ mã nguồn chương trình hoàn chỉnh và chưa triển khai thử nghiệm thực tế trong môi trường mạng diện rộng.
  • Hướng phát triển: Tác giả định hướng tiếp tục hoàn thiện mã nguồn phần mềm trên một ngôn ngữ lập trình cụ thể, tích hợp trực tiếp dữ liệu chấm công từ 4 máy quét vân tay hiện có và kết nối đồng bộ dữ liệu nhân sự với phân hệ tiền lương của phần mềm kế toán Fast Accounting tại công ty.

Giá trị tham khảo

Tài liệu khóa luận có giá trị tham khảo hữu ích cho:

  • Sinh viên ngành Tin học Thương mại, Hệ thống thông tin quản lý, Công nghệ thông tin: Tham khảo quy trình phân tích thiết kế hướng đối tượng chuẩn tắc, cách thức lập bảng đặc tả Use Case, thiết kế biểu đồ tương tác, biểu đồ triển khai bằng công cụ Rational Rose và kỹ thuật tổ chức CSDL quan hệ trên Access.
  • Người làm đề tài về quản trị nhân sự tại doanh nghiệp vừa và nhỏ: Tham khảo mẫu bảng hỏi khảo sát hiện trạng CNTT, phương pháp tổng hợp số liệu lao động và cấu trúc chuẩn của các bảng dữ liệu quản lý nhân sự, hợp đồng lao động, khen thưởng kỷ luật.

Câu hỏi thường gặp

1. Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy hoạt động trong lĩnh vực gì và có cơ cấu lao động như thế nào?
Công ty đăng ký hoạt động trong lĩnh vực kiến trúc, tư vấn kỹ thuật và sản xuất kinh doanh dịch vụ, hàng hóa (chủ yếu là phân phối chăn, ga, gối, đệm). Cơ cấu lao động giai đoạn 2016-2017 có trên 70% là nam giới (năm 2016 là 73,67%) và lực lượng lao động trẻ từ 25-35 tuổi chiếm tỷ lệ chi phối (60% năm 2016 và 70% năm 2017).

2. Hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin tại thời điểm khảo sát gồm những gì?
Công ty trang bị 5 máy chủ, 80 máy tính để bàn, 4 máy quét vân tay, 2 máy in, 3 máy chiếu; sử dụng hệ điều hành Windows, bộ phần mềm văn phòng Microsoft Office, phần mềm CRM và phần mềm kế toán Fast Accounting. Tỷ lệ nhân viên đánh giá đường truyền mạng chậm qua khảo sát là 0/10 (0%).

3. Hệ thống quản lý nhân sự được thiết kế gồm những tác nhân và phân hệ chức năng nào?
Hệ thống gồm 2 tác nhân chính là Người quản trị và Nhân viên phòng tổ chức lao động. Các phân hệ chức năng gồm: Quản trị người dùng & đăng nhập; Quản lý hồ sơ nhân viên; Quản lý hợp đồng lao động; Quản lý khen thưởng, kỷ luật; Báo cáo thống kê nhân sự theo phòng ban và theo trình độ học vấn.

4. Cơ sở dữ liệu của hệ thống được tổ chức thành những bảng nào trong Microsoft Access?
Cơ sở dữ liệu gồm 7 bảng: Nhanvien (khóa chính MaNV), KTKL (khóa chính MaKTKL), HDLD (khóa chính MaHDLD), Trinhdohocvan (khóa chính MaTDHV), Chucvu (khóa chính Machucvu), Phong (khóa chính Maphong), và Bacluong (khóa chính Mabac).

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Trịnh Văn Mạnh đã hệ thống hóa đầy đủ cơ sở lý thuyết về phân tích thiết kế hướng đối tượng bằng UML và phản ánh chính xác thực trạng quản lý nhân sự, hạ tầng CNTT tại Công ty Cổ phần Đầu tư Nam Duy. Tác giả đã hoàn thành việc xây dựng các mô hình Use Case, biểu đồ tuần tự, biểu đồ lớp, cấu trúc 7 bảng cơ sở dữ liệu trên Microsoft Access và các giao diện người dùng mẫu đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ thực tế. Đề tài cung cấp cơ sở kỹ thuật rõ ràng để doanh nghiệp tiếp tục lập trình hoàn thiện và triển khai ứng dụng phần mềm trong thực tế.