MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Thông tin là một trong những nguồn lực quan trọng đối với sự tồn tại của một tổ chức kinh doanh. Với chức năng thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách thuận lợi nhất, hệ thống thông tin không chỉ giúp cho các nhà quản trị của doanh nghiệp có bức tranh toàn cảnh về tình hình sản xuất, kinh doanh, tài chính để từ đó có thể ra những quyết định kinh doanh phù hợp, đúng đắn và có hiệu quả, cải thiện khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp mà nó còn giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ và các hoạt động kinh doanh diễn ra trơn tru và tiết kiệm thời gian. Trong doanh nghiệp thƣơng mại và sản xuất, việc xây dựng tốt hệ thống thông tin trong chu trình cung ứng đóng vai trò quan trọng, không chỉ làm cho quá trình cung ứng đƣợc thực hiện một cách có hiệu quả mà còn góp phần đảm bảo các mục tiêu kiểm soát và quản lý nội bộ doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á là đơn vị chuyên sản xuất các thiết bị điện, xây lắp các công trình điện, công nghiệp, dân dụng nên hoạt động sản xuất có thể xem là hoạt động chính của công ty. Trong quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là yếu tố cơ bản và là cơ sở vật chất để tạo ra sản phẩm nên đóng vai trò quan trọng. Việc cung ứng nguyên vật liệu đầy đủ, kịp thời và đảm bảo chất lƣợng ảnh hƣởng rất lớn đến kết quả sản xuất cũng nhƣ các chỉ tiêu doanh thu, lợi nhuận của doanh nghiệp. Quản lý tốt nguyên vật liệu sẽ hạn chế đƣợc những mất mát, hƣ hỏng, hạn chế đƣợc những rủi ro xảy ra trong quá trình sản xuất và đòi hỏi phải đƣợc tổ chức chặt chẽ từ khâu thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng.
Trong những năm qua, việc ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán cũng đƣợc đơn vị chú trọng. Tuy 2 nhiên, tổ chức thông tin kế toán trong hoạt động cung ứng còn nhiều bất cập, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán chƣa đƣợc đồng bộ, chƣa có tính kết nối logic, thống nhất hoàn chỉnh, bổ trợ cho nhau mà chỉ mang tính riêng lẻ, phục vụ cho nhu cầu của từng bộ phận. Phần mềm kế toán chƣa hỗ trợ, kết nối thông tin tại bộ phận kho, việc nhập và theo dõi các số liệu chỉ thực hiện trên excel. Do đó việc theo dõi, đối chiếu nguyên vật liệu mua về và hàng tồn kho giữa bộ phận kho và kế toán gặp nhiều hạn chế.
Vì vậy bộ phận cung ứng rất khó khăn trong việc xác định chính xác số lƣợng hàng tồn kho các loại nguyên vật liệu để tính toán lƣợng nguyên vật liệu cần mua và thông tin về tình hình công nợ của nhà cung cấp khi đặt hàng. Các vấn đề nêu trên là cơ sở để tác giả lựa chọn “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại Trung Á” là đề tài nghiên cứu luận văn thạc sĩ. Mục tiêu nghiên cứu - Trình bày thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á. - Đề xuất những giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu 3. Đối tượng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu là tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng của Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á, cụ thể tập trung vào hai giai đoạn mua hàng và thanh toán. Phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu về chu trình cung ứng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất tại công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á. Phƣơng pháp nghiên cứu Phƣơng pháp nghiên cứu tài liệu từ các công trình khoa học, giáo trình về hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng để làm cơ sở nghiên cứu đề tài.
Phƣơng pháp phỏng vấn và quan sát quá trình làm việc của nhân viên tại công ty; thu thập các chứng từ, sổ sách và báo cáo tại phòng kế toán và các bộ phận liên quan đến chu trình cung ứng. Từ đó, tổng hợp, phân tích, đánh giá và đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng, cụ thể tập trung vào giai đoạn mua hàng và thanh toán tại công ty. Ý nghĩa của đề tài Qua nghiên cứu thực trạng, đề tài đã đƣa ra một số đề xuất về các giải pháp phù hợp và khả thi nhằm hoàn thiện việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á. Do đó, đề tài có ý nghĩa thực tiễn trong công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán nói chung & chu trình cung ứng nói riêng tại công ty.
Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức một cách có khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng nhƣ kết quả hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Nói về hệ thống thông tin doanh nghiệp nói chung và hệ thống thông tin kế toán nói riêng, trong thời kỳ công nghệ thông tin đang phát triển nhƣ hiện nay thì việc tìm hiểu về vấn đề này cũng đang đƣợc các doanh nghiệp quan tâm. 4 Khi thực hiện nghiên cứu đề tài hoàn thiện tổ chức thông tin kế toan trong chu trình cung ứng, tác giá đã tham khảo một số tài liệu liên quan, cụ thể: Trần Thị Thanh Tâm (2013) đã sử dụng các phƣơng pháp phân tích các thành phần của hệ thống thông tin kế toán và sử dụng các sơ đồ dòng dữ liệu, mô hình dữ liệu, lƣu đồ mô tả hệ thống thông tin kế toán trong chu trình cung ứng, tác giả đã đƣa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại đơn vị, giúp cho công tác quản lý của lãnh đạo công ty thêm chặt chẽ, tăng cƣờng khả năng quản lý và kiểm soát chi phí, góp phần nâng cao chất lƣợng sản phẩm, giảm chi phí giá thành, tăng lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Lê Thị Hạnh Phúc (2014) dựa trên cơ sở lý luận và phân tích thực trạng chu trình cung ứng thuốc và vật tƣ y tế, nghiên cứu đã đƣa ra các giải pháp cải tiến việc tổ chức thông tin kế toán trong các quy trình tiếp nhận yêu cầu và xử lý bảng dự trù thuốc, vật tƣ y tế; quy trình nhận và nhập kho bảo quản thuốc, vật tƣ y tế; quy trình ghi nhận và xác định nghĩa vụ thanh toán; hoàn thiện cơ sở dữ liệu và bảng mã trong hoạt động cung ứng thuốc, vật tƣ y tế nhằm mang lại hiệu quả cao hơn.
Nguyễn Thị Mai Hòa (2016) đã khái quát các chu trình chính trong hệ thống thông tin kế toán ở Công ty D&C nhƣ chu trình chi tiêu, chu trình bán hàng và chu trình cung cấp dịch vụ bằng công cụ lƣu đồ chứng từ. Qua đó, chỉ ra các thông tin cung cấp cho kế toán tài chính, kế toán quản trị, phân tích những điểm yếu của quy trình trong hệ thống thông tin kế toán. Cuối cùng, luận văn đề xuất các giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty D&C, nâng cao khả năng cung cấp thông tin của hệ thống thông tin kế toán, giúp ra quyết định và tăng tính kiểm soát của doanh nghiệp. 5 Đề tài “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong Chu trình Cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Trung Á” là đề tài nghiên cứu về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng trong ngành sản xuất kinh doanh thiết bị điện.
Đề tài là kết quả kế thừa từ các công trình nghiên cứu của các tác giả nói trên để vận dụng vào thực tế của công ty, tạo điều kiện cho công ty thấy rõ tầm quan trọng của hệ thống thông tin kế toán nói chung và trong chu trình cung ứng nói riêng. Bố cục đề tài Nghiên cứu này đƣợc thực hiện theo cấu trúc gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Cơ sở lý luận về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại doanh nghiệp. Chƣơng 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á. Chƣơng 3: Một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng tại Công ty TNHH Sản xuất và Thƣơng mại Trung Á.
6 CHƢƠNG 1: CHƢƠNG 1 DDDĐ CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG CHU TRÌNH CUNG ỨNG TẠI DOANH NGHIỆP Chƣơng này sẽ trình bày về tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng bao gồm các nội dung về khái niệm hệ thống thông tin kế toán, hệ thống thông tin trong chu trình cung ứng và việc tổ chức thông tin kế toán trong chu trình cung ứng. Cụ thể, Mục 1.1 trình bày khái quát về hệ thống thông tin kế toán. Tiếp theo, Mục 1.2 trình bày việc tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng thông qua việc xử lý những dữ liệu đầu vào trong chu trình cung ứng để có đƣợc những dữ liệu đầu ra đáp ứng đƣợc những yêu cầu quản lý trong doanh nghiệp. KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.
Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp, bao gồm nguồn nhân lực, các phƣơng tiện, các phƣơng pháp kế toán đƣợc tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tình hình huy động vốn, sử dụng vốn cũng nhƣ kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kỳ nhất định. Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra (Nguyễn Mạnh Toàn và Huỳnh Thị Hồng Hạnh, 2011). 7 Phần Phần cứng mềm Dữ liệu Thông tin kế toán Con kế toán ngƣời Cơ sở Các quy dữ liệu trình, thủ tục Hình 1.