Tổng quan nghiên cứu

Trong bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, việc ứng dụng công nghệ vào quản lý dự án trở thành nhu cầu cấp thiết tại các doanh nghiệp Việt Nam, trong đó có Công ty Nguyễn Kim. Công ty hoạt động đa ngành nghề, với lĩnh vực chính là bất động sản, nơi mà việc quản lý chi phí, nhân công, tài sản và tiến độ dự án đóng vai trò quyết định đến uy tín và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy trình phê duyệt đầu tư và lập kế hoạch công việc hiện tại tại công ty còn nhiều bất cập, gây khó khăn cho các khối đầu tư và ảnh hưởng đến chi phí vận hành phòng ban. Phần mềm quản lý kế hoạch dự án (PMP) hiện có cũng gặp phải hạn chế về giao diện nhập liệu, làm giảm hiệu quả sử dụng và khiến các phòng ban chuyển sang sử dụng các công cụ thủ công như Microsoft Excel hay Microsoft Project.

Mục tiêu nghiên cứu của luận văn là cải tiến quy trình lập kế hoạch và chức năng quản lý công việc trên phần mềm PMP nhằm tối ưu hóa việc theo dõi tiến độ dự án, giúp cấp quản lý có thông tin nhanh chóng và kịp thời. Nghiên cứu tập trung vào Công ty Nguyễn Kim trong giai đoạn 2016-2018, khảo sát ý kiến của các cấp lãnh đạo và nhân viên trực tiếp sử dụng phần mềm. Kết quả nghiên cứu không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án tại công ty mà còn có ý nghĩa thực tiễn trong việc ứng dụng ERP vào quản lý dự án bất động sản, giúp tiết kiệm thời gian, nhân lực và chi phí vận hành.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp nghiên cứu

Khung lý thuyết áp dụng

Luận văn dựa trên các lý thuyết và mô hình quản lý dự án hiện đại, bao gồm:

  • Khái niệm dự án: Dự án được định nghĩa là một nỗ lực tạm thời nhằm tạo ra sản phẩm hoặc kết quả duy nhất, có thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng (PMBOK Guide, 2013).
  • Mô hình quản lý dự án đầu tư: Nghiên cứu phân tích các mô hình như chủ đầu tư trực tiếp thực hiện dự án, chủ nhiệm điều hành dự án, mô hình chìa khóa trao tay, mô hình quản lý dự án theo chức năng, chuyên trách và theo ma trận, từ đó lựa chọn mô hình phù hợp với đặc thù công ty Nguyễn Kim.
  • Lập kế hoạch dự án: Áp dụng cấu trúc phân chia công việc (WBS) và sơ đồ GANTT để phân tích, lập kế hoạch chi tiết và theo dõi tiến độ dự án.
  • Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning): Lý thuyết về ERP được sử dụng để đánh giá lợi ích kinh doanh và vai trò của ERP trong việc tích hợp dữ liệu, tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản lý dự án.

Các khái niệm chính bao gồm: WBS, sơ đồ GANTT, các mối quan hệ giữa các công việc (FS, SS, FF, SF), thời gian dự trữ, và các phân hệ ERP như HRM, ACC, PMP.

Phương pháp nghiên cứu

  • Nguồn dữ liệu: Tổng hợp từ tài liệu nội bộ công ty Nguyễn Kim, báo cáo của công ty tư vấn McKinsey & Company, các công trình nghiên cứu liên quan và văn bản pháp luật như Luật Xây dựng 2014.
  • Phương pháp thu thập dữ liệu: Kết hợp quan sát, điều tra khảo sát bằng bảng hỏi và phỏng vấn chuyên gia. Đối tượng khảo sát gồm cán bộ nhân viên trực tiếp nhập liệu trên phần mềm PMP, lãnh đạo các khối đầu tư và chuyên gia tư vấn.
  • Cỡ mẫu và chọn mẫu: Lựa chọn mẫu đại diện từ các phòng ban liên quan, đảm bảo tính khách quan và đa dạng ý kiến.
  • Phương pháp phân tích: Sử dụng phân tích thống kê mô tả, so sánh tỷ lệ đồng thuận, phân tích SWOT và đánh giá hiệu quả quy trình hiện tại so với quy trình đề xuất.
  • Timeline nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện trong giai đoạn 2016-2018, bao gồm khảo sát hiện trạng, thu thập dữ liệu, đề xuất cải tiến và triển khai thử nghiệm quy trình mới trên phần mềm.

Kết quả nghiên cứu và thảo luận

Những phát hiện chính

  1. Khó khăn trong quy trình phê duyệt và lập kế hoạch công việc: Khoảng 65% cán bộ khảo sát cho biết quy trình hiện tại gây khó khăn trong việc phối hợp giữa các khối đầu tư, dẫn đến chậm trễ và tăng chi phí vận hành (Bảng 4-9, 4-12).
  2. Giao diện phần mềm PMP chưa thân thiện: 70% người dùng phản ánh giao diện nhập liệu phức tạp, khó sử dụng, ảnh hưởng đến việc cập nhật tiến độ và báo cáo công việc (Bảng 4-1, 4-7).
  3. Sự đồng thuận về quy trình mới: Sau khi đề xuất quy trình cải tiến, tỷ lệ đồng thuận của các cấp lãnh đạo và nhân viên đạt trên 80% (Bảng 4-17), cho thấy sự ủng hộ mạnh mẽ đối với các thay đổi.
  4. Hiệu quả quản lý công việc được cải thiện: Thống kê cho thấy việc áp dụng quy trình và chức năng quản lý công việc mới giúp giảm thời gian nhập liệu trung bình 30%, tăng độ chính xác báo cáo lên 25% và nâng cao khả năng theo dõi tiến độ dự án (Bảng 4-18, 4-19).

Thảo luận kết quả

Nguyên nhân chính của các khó khăn hiện tại là do quy trình phê duyệt và lập kế hoạch chưa được chuẩn hóa, thiếu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban, cùng với phần mềm PMP chưa được tối ưu về giao diện và chức năng. So với các nghiên cứu trong ngành bất động sản và quản lý dự án, kết quả này tương đồng với thực trạng phổ biến tại các doanh nghiệp Việt Nam khi ứng dụng ERP chưa đồng bộ.

Việc cải tiến quy trình và cập nhật chức năng quản lý công việc trên phần mềm PMP đã giúp tăng cường tính minh bạch, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu quả quản lý dự án. Dữ liệu có thể được trình bày qua biểu đồ so sánh tỷ lệ đồng thuận trước và sau cải tiến, bảng thống kê thời gian nhập liệu và độ chính xác báo cáo, giúp minh họa rõ ràng tác động tích cực của nghiên cứu.

Đề xuất và khuyến nghị

  1. Triển khai đào tạo nâng cao năng lực sử dụng phần mềm PMP: Tổ chức các khóa đào tạo định kỳ cho nhân viên nhập liệu và quản lý dự án nhằm nâng cao kỹ năng sử dụng phần mềm, giảm thiểu sai sót và tăng hiệu quả nhập liệu. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban CNTT phối hợp phòng Nhân sự.
  2. Cải tiến giao diện và chức năng phần mềm PMP theo quy trình mới: Phát triển và cập nhật phần mềm với giao diện thân thiện, hỗ trợ nhập liệu nhanh, báo cáo tự động và cảnh báo tiến độ. Thời gian thực hiện: 9 tháng; Chủ thể: Ban CNTT và nhà cung cấp phần mềm.
  3. Chuẩn hóa quy trình phê duyệt và lập kế hoạch công việc: Xây dựng tài liệu hướng dẫn chi tiết, quy định rõ trách nhiệm và trình tự thực hiện, áp dụng rộng rãi trong toàn công ty. Thời gian thực hiện: 3 tháng; Chủ thể: Ban Quản lý dự án và Ban Pháp chế.
  4. Thiết lập hệ thống giám sát và đánh giá KPI theo tiến độ dự án: Áp dụng hệ thống KPI để theo dõi tiến độ, chất lượng công việc và hiệu quả sử dụng phần mềm, từ đó có biện pháp điều chỉnh kịp thời. Thời gian thực hiện: 6 tháng; Chủ thể: Ban Điều hành và Ban Kiểm soát nội bộ.

Đối tượng nên tham khảo luận văn

  1. Ban lãnh đạo và quản lý dự án tại các doanh nghiệp bất động sản: Giúp hiểu rõ cách cải tiến quy trình và ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý dự án, nâng cao hiệu quả điều hành.
  2. Phòng CNTT và phát triển phần mềm doanh nghiệp: Tham khảo để phát triển, cải tiến các phần mềm quản lý dự án phù hợp với đặc thù ngành và nhu cầu thực tế.
  3. Chuyên gia tư vấn quản lý và ERP: Cung cấp cơ sở thực tiễn và mô hình nghiên cứu để tư vấn triển khai ERP hiệu quả trong lĩnh vực bất động sản.
  4. Sinh viên và nghiên cứu sinh ngành Hệ thống thông tin quản lý, Quản trị dự án: Là tài liệu tham khảo quý giá về ứng dụng lý thuyết quản lý dự án và ERP trong thực tế doanh nghiệp Việt Nam.

Câu hỏi thường gặp

  1. Tại sao cần cải tiến quy trình quản lý công việc trong dự án bất động sản?
    Quy trình hiện tại thường gây chậm trễ, thiếu phối hợp và làm tăng chi phí vận hành. Cải tiến giúp chuẩn hóa, nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quản lý dự án.

  2. Phần mềm quản lý kế hoạch dự án PMP có những hạn chế gì?
    Giao diện nhập liệu phức tạp, khó sử dụng, thiếu tính năng báo cáo tự động và cảnh báo tiến độ, dẫn đến việc các phòng ban chuyển sang dùng công cụ thủ công như Excel.

  3. Lợi ích của việc áp dụng ERP trong quản lý dự án là gì?
    ERP giúp tích hợp dữ liệu, giảm thời gian phản hồi, cải thiện phối hợp giữa các phòng ban, giảm chi phí và nâng cao khả năng ra quyết định kịp thời.

  4. Phương pháp nghiên cứu nào được sử dụng trong luận văn?
    Kết hợp quan sát, điều tra khảo sát bằng bảng hỏi, phỏng vấn chuyên gia và phân tích thống kê để đánh giá hiện trạng và đề xuất cải tiến.

  5. Làm thế nào để đảm bảo sự đồng thuận khi triển khai quy trình mới?
    Khảo sát ý kiến các cấp lãnh đạo và nhân viên, tổ chức đào tạo, truyền thông rõ ràng về lợi ích và hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình chuyển đổi.

Kết luận

  • Luận văn đã phân tích và cải tiến quy trình lập kế hoạch và chức năng quản lý công việc trên phần mềm PMP tại Công ty Nguyễn Kim, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý dự án bất động sản.
  • Kết quả khảo sát cho thấy sự đồng thuận cao với quy trình và chức năng mới, đồng thời cải thiện rõ rệt về thời gian nhập liệu và độ chính xác báo cáo.
  • Nghiên cứu áp dụng các lý thuyết quản lý dự án, mô hình ERP và phương pháp nghiên cứu khoa học phù hợp, đảm bảo tính khách quan và thực tiễn.
  • Đề xuất các giải pháp cụ thể về đào tạo, cải tiến phần mềm, chuẩn hóa quy trình và thiết lập hệ thống KPI nhằm duy trì và phát triển hiệu quả quản lý dự án.
  • Các bước tiếp theo bao gồm triển khai rộng rãi quy trình mới, đánh giá hiệu quả định kỳ và mở rộng nghiên cứu sang các lĩnh vực khác trong công ty.

Hãy áp dụng những cải tiến này để nâng cao hiệu quả quản lý dự án và phát triển bền vững doanh nghiệp của bạn!