CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI 1. Khái quát chung về Kiểm soát nội bộ 1. Khái niệm “Kiểm soát nội bộ” “Kiểm soát nội bộ” là thuật ngữ được đề cập lần đầu tiên tại Cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ năm 1929 như sau: “Kiểm soát nội bộ là công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác đồng thời thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, đây là 1 cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của KTV”. Trải qua 63 năm hình thành và phát triển thì đến năm 1992 đại diện của COSO (COSO là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận trong BCTC) là 5 tổ chức: Hiệp hội kế toán công chứng Hoa Kỳ (AICPA); Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA – American Accounting Assiosiation); Hiệp hội Quản trị viên tài chính (FEI – Financial Executives Institute); Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA – Institute of Management Accountants) và Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA – Institute of Internal Auditors) đã đưa ra báo cáo COSO – Committee of Sponsoring Organization, đây là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu định nghĩa về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống.
Nó cung cấp một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến BCTC mà được mở rộng ra các phương diện hoạt động và tuân thủ. Cụ thể: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, HĐQT và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để tạo ra sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau đây: Đảm bảo sự tin cậy của BCTC; Đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động được thực hiện hiệu quả”. Tuy nhiên sau 20 năm kể từ khi ban hành báo cáo COSO 1992, môi trường kinh doanh và hoạt động đã thay đổi đáng kể; trở nên phức tạp hơn, theo hướng công nghệ và quy mô toàn cầu. Đồng thời, các bên liên quan tham gia nhiều hơn, tìm kiếm sự minh bạch và trách nhiệm giải trình cao hơn về tính toàn vẹn của kiểm soát nội bộ hỗ trợ các quyết định kinh doanh và quản trị của tổ chức.
Do đó, vào tháng 5 năm 2013, báo cáo COSO 2013 đã được cập nhật dựa trên báo cáo COSO 1992 để phù hợp với tình hình mới. SVTH: Lê Thị Phương Lan K21KTDNI Khóa luận tốt nghiệp 5 GVHD: T.S Hoàng Thị Hồng Vân Ủy ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ (2013) (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission – COSO 2013):“Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ”. Báo cáo Basel (1998) của Ủy ban Basel về giám sát Ngân hàng đã đưa ra công bố về Khuôn khổ KSNB trong Ngân hàng: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng quản trị, các nhà quản lý cao cấp và tất cả nhân viên các cấp của đơn vị. Mục tiêu của quá trình Kiểm soát nội bộ nhằm có thể đạt được các mục tiêu hiệu quả, báo cáo và tuân thủ”.
Đặc điểm của báo cáo Basel không đưa ra lý luận mới mà chỉ vận dụng các lý luận cơ bản của COSO vào lĩnh vực Ngân hàng. Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 315:“Kiểm soát nội bộ là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của Báo cáo tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định có liên quan”. Luật Kế toán 2015: “Kiểm soát nội bộ là việc thiết lập và tổ chức thực hiện trong nội bộ đơn vị kế toán các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định, quy định nội bộ phù hợp với quy định của pháp luật nhằm bảo đảm phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro và đạt được yêu cầu đề ra”. Thông tư 13/2018/TT-NHNN: “Kiểm soát nội bộ là việc kiểm tra, giám sát đối với các cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện cơ chế, chính sách, quy định nội bộ, chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp, văn hóa kiểm soát nhằm kiểm soát xung đột lợi ích, kiểm soát rủi ro, đảm bảo hoạt động của ngân hàng thương mại, chi nhánh ngân hàng nước ngoài đạt được các mục tiêu đề ra đồng thời tuân thủ quy định của pháp luật”.
Bản chất của Kiểm soát nội bộ Dựa vào định nghĩa về KSNB chúng ta thấy: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình vì nó là một tập hợp các hoạt động kiểm soát được thiết kế, thử nghiệm và thực hiện xuyên suốt trong quá trình vận hành của doanh nghiệp. KSNB không chỉ đơn thuần là Kiểm soát một hoạt động riêng lẻ nào SVTH: Lê Thị Phương Lan K21KTDNI Khóa luận tốt nghiệp 6 GVHD: T.S Hoàng Thị Hồng Vân đó mà là Kiểm soát toàn bộ hoạt động trong đơn vị. Kiểm soát nội bộ phải được xây dựng trong từng giai đoạn của một hoạt động và trong từng thời kỳ phát triển của doanh nghiệp; - Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu,… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức. Kiểm soát nội bộ được xây dựng từ kiến thức, kinh nghiệm của chuyên gia, nhà quản lý của đơn vị,… sao cho phù hợp với quy định của Pháp luật.
Chính họ là người đã tác động việc xây dựng các cơ chế kiểm soát giúp thống nhất tư duy, quy trình làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức; - Kiểm soát nội bộ nhằm tạo ra sự đảm bảo hợp lý: Vai trò của KSNB đó là giúp phát hiện, ngăn chặn và giảm thiểu những sai sót, gian lận có thể xảy ra. Do đó, KSNB sẽ đảm bảo tốt nhất khả năng đạt đến mục tiêu mà đơn vị đã lập kế hoạch. Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là công cụ đắc lực của nhà quản lý trong việc đảm bảo thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị, hỗ trợ một cách tốt nhất trong việc vận hành doanh nghiệp theo ý muốn của nhà quản lý. Kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ đem lại nguồn thông tin đáng tin cậy, dựa vào đó nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định đúng đắn góp phần thực hiện có hiệu quả, hiệu năng và kinh tế các hoạt động trong đơn vị doanh nghiệp.
Theo Báo cáo COSO 2013 thì KSNB nhằm đạt được ba mục tiêu, cho phép các tổ chức tập trung vào các khía cạnh khác nhau của KSNB bao gồm: Mục tiêu hoạt động, Mục tiêu báo cáo, Mục tiêu về tuân thủ. Thứ nhất: Mục tiêu hoạt động – những mục tiêu này liên quan đến hiệu lực hiệu quả của hoạt động của đơn vị bao gồm - Mục tiêu hoạt động và hiệu suất tài chính: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Bảo vệ tài sản khỏi bị mất mát: Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, bị lợi dụng cho những mục đích khác nhau, có thể bị hư hại hoặc không được sử dụng hợp lý. Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán hoặc các tài liệu SVTH: Lê Thị Phương Lan K21KTDNI Khóa luận tốt nghiệp 7 GVHD: T.S Hoàng Thị Hồng Vân quan trọng,… Vì thế, kiểm soát nội bộ giúp cho các nhà quản lý sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị mình.
Thứ hai: Mục tiêu báo cáo – Các mục tiêu này liên quan đến báo cáo tài chính và phi tài chính nội bộ và bên ngoài. Mục tiêu đảm bảo độ tin cậy, tính kịp thời, tính minh bạch hoặc các điều kiện khác theo quy định của các cơ quan quản lý, cơ quan xây dựng tiêu chuẩn được công nhận hoặc các chính sách của đơn vị. Thông tin trên báo cáo giúp nhà quản trị nắm bắt được tình hình kinh doanh của doanh nghiệp, các quyết định quản lý kinh tế, các cơ hội đầu tư, cập nhật xu hướng thay đổi của thị trường. Thứ ba: Mục tiêu về tuân thủ - những mục tiêu này liên quan đến việc tuân thủ luật và quy định, cụ thể là các quy định mà pháp luật ban hành và các quy định của công ty.
Bất kỳ một đơn vị nào ngoài điều lệ của công ty, cũng phải tuân thủ những nguyên tắc, chính sách mà pháp luật ban hành. Các chế độ pháp lý thường xuyên được sửa đổi, bổ sung và có ảnh hưởng vĩ mô đến hoạt động của doanh nghiệp. Cụ thể kiểm soát nội bộ cần: - Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến các hoạt động của doanh nghiệp; - Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong các hoạt động của doanh nghiệp; - Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. Sự phân chia các nhóm mục tiêu như trên chủ yếu dựa vào sự quan tâm của các nhóm đối tượng khác nhau đối với KSNB của đơn vị: nhóm mục tiêu về hoạt động xuất phát từ yêu cầu của đơn vị là chính; nhóm mục tiêu về báo cáo chủ yếu xuất phát từ yêu cầu của cổ đông, nhà đầu tư và chủ nợ; nhóm mục tiêu về sự tuân thủ xuất phát từ yêu cầu của các cơ quan quản lý.
Các bộ phận cấu thành Kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ bao gồm 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát, Quy trình đánh giá rủi ro của đơn vị, Hệ thống thông tin và trao đổi thông tin, Các hoạt động kiểm soát, Giám sát các kiểm soát. SVTH: Lê Thị Phương Lan K21KTDNI Khóa luận tốt nghiệp 8 GVHD: T.S Hoàng Thị Hồng Vân 1. Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm các chức năng quản trị và quản lý, các quan điểm, nhận thức và hành động của Ban quản trị và Ban giám đốc liên quan đến KSNB và tầm quan trọng của KSNB đối với hoạt động của đơn vị.