CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 1. Khái niệm và ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất 1. Khái niệm vật tư trong doanh nghiệp Vật tư: là sản phẩm của lao động được trao đổi mua bán dùng cho sản xuất như: nguyên, nhiên liệu, máy móc thiết bị dụng cụ phụ tùng. Nói rộng ra vật tư chính là tư liệu sản xuất ở dạng tiềm năng không thể thiếu được trong bất kỳ nền sản xuất nào.
Nhưng để có được vật tư cho sản xuất phải thông qua việc tổ chức quản lý chuẩn bị những vật tư cần thiết để nhằm duy trì hoạt động của doanh nghiệp diễn ra bình thường và liên tục. Do đó phải đảm bảo vật tư cho sản xuất là một quá trình kinh tế xã hội. Trong nền kinh tế gồm nhiều thành phần kinh tế tồn tại và đi lên chủ nghĩa xã hội ở nước ta hiện nay, việc tổ chức quản lý đảm bảo cân đối về mặt bằng bảo quản tốt vật tư thực hiện cung ứng thường xuyên đầy đủ giữ vai trò và vị trí quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tóm lại, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển thì phải có chiến lược kinh doanh và khéo léo thâm nhập vào guồng máy của thị trường, tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức gọn nhẹ, năng động, hiệu quả và có những quyết định chính xác, mang lại kết quả cao.
Có như vậy mới thực hiện tốt nhiệm vụ của mình là bảo quản vật tư cho sản xuất kịp thời đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất xã hội. Đối với một doanh nghiệp, dù muốn hay không thì ít nhiều cũng phải có TLSX như nguyên vật liệu, nhiên liệu, máy móc thiết bị, phương tiện vận tải,…những thứ không thể thiếu để tạo ra một loại sản phẩm hàng hóa phục vụ cho nhu cầu của con người. Vậy một cách khái quát có thể hiểu tư liệu sản xuất có hai đặc tính cơ bản: + Là những vật mà con người có thể nhằm vào nó để biến đổi theo mục đích của mình (đối tượng lao động). 5 + Là một vật hay hệ vật làm nhiệm vụ truyền dẫn sự tác động của con người lên đối tượng lao động, nhằm biến đổi đối tượng lao động theo mục đích của mình (TLLĐ).
Vật tư là một dạng biểu hiện của tư liệu sản xuất. TLSX bao gồm: đối tượng lao động và tư liệu lao động, những sản phẩm của tự nhiên là những ĐTLĐ do tự nhiên ban cho, song trước hết phải dùng lao động chiếm lấy. Chỉ sau khi có sự cải biến những sản phẩm của tự nhiên thành những sản phẩm của lao động, sản phẩm mới có những thuộc tính, tính năng nhất định. Do đó không phải đối tượng lao động đều là sản phẩm của lao động.
Trong số những tư liệu sản xuất có nhà xưởng, hầm mỏ, cầu cống và những công trình kiến trúc khác, ngay từ đầu chúng đã được cố định tại chỗ và khi thành sản phẩm rồi người ta có thể đưa chúng vào sử dụng ngay được thông qua giai đoạn tiếp tục quá trình sản xuất, giai đoạn làm cho chúng có được sự hoàn thiện cuối cùng như các sản phẩm khác. Những sản phẩm thuộc phạm trù này không thuộc phạm trù vật tư kĩ thuật. Vật tư chỉ là một bộ phận quan trọng của tư liệu sản xuất bao gồm tư liệu lao động và đối tượng lao động hiểu theo nghĩa hẹp. Một vật thể có những thuộc tính khác nhau do đó nó có thể dùng vào nhiều việc.
Cho nên cùng một sản phẩm có thể làm vật phẩm tiêu dùng hay làm vật tư kĩ thuật. Vậy trong mọi trường hợp phải căn cứ vào công dụng cuối cùng của sản phẩm để xem xét nó là một vật tư kĩ thuật hay là sản phẩm tiêu dùng. Vật tư kĩ thuật có thể hiểu theo khái niệm như sau: Vật tư kĩ thuật là sản phẩm của lao động dùng để sản xuất. Đó là nguyên vật liệu, bán thành phẩm, thiết bị máy móc, dụng cụ,… Từ đó, cũng có khái niệm về quản lý vật tư: Quản lý vật tư là quá trình thực hiện các tác động của con người từ mua vật tư; bảo quản, dự trữ đến việc cung ứng cho sử dụng vật tư để nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của công ty.
Phân loại vật tư trong doanh nghiệp Do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nên mỗi doanh nghiệp sử dụng những loại vật tư khác nhau. Phân loại vật tư là việc nghiên cứu, sắp xếp 6 các loại vật tư theo từng nội dung, công dụng, tính chất thương phẩm của chúng. Nhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị của doanh nghiệp. Căn cứ vào nội dung và yêu cầu quản trị doanh nghiệp, các loại vật tư được chia thành nguyên vật liệu công cụ, dụng cụ 1.
Nguyên vật liệu Nguyên vật liệu bao gồm nguyên vật liệu chính và vật liệu phụ: + Nguyên vật liệu chính: trong những doanh nghiệp khác nhau thì nguyên vật liệu chính cũng gồm các loại khác nhau như sắt, thép, xi măng, gạch,…trong xây dựng cơ bản, vải trong doanh nghiệp may, đó là những đối tượng lao động cấu thành nên thực thể sản phẩm. Nguyên vật liệu chính dùng vào sản xuất hình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp. + Vật liệu phụ là các loại vật liệu được sử dụng để làm tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất, + Nhiên liệu được sử dụng phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh như xăng, dầu, than, củi, khí gas. + Phụ tùng thay thế, gồm các loại phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thay thế, sửa chữa những máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải.
+ Thiết bị xây dựng cơ bản, bao gồm các loại thiết bị cần lắp và thiết bị không cần lắp, công cụ, khí cụ, vật kết cấu,.dùng cho công tác xây lắp, xây dựng cơ bản. + Vật liệu khác là các loại vật liệu không được xếp vào các loại kể trên, các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định. Căn cứ vào nguồn gốc nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu mua ngoài và nguyên vật liệu tự chế biến, gia công. Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng nguyên vật liệu thì toàn bộ nguyên vật liệu của doanh nghiệp được chia thành nguyên vật liệu trực tiếp dùng vào 7 sản xuất kinh doanh và nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như quản lý phân xưởng, quản lý doanh nghiệp, tiêu thụ sản phẩm,.
Công cụ, dụng cụ Đặc điểm cơ bản của công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động tham gia vào nhiêu chu kỳ sản xuất kinh doanh, nó cũng bị hao mòn dần về mặt giá trị, tuy nhiên do thời gian sử dụng ngắn hoặc giá trị thấp chưa đủ điều kiện của quy định về TSCĐ. Những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn là TSCĐ được xếp vào công cụ, dụng cụ. Công cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại khác nhau: - Theo cách phân bổ vào chi phí thì công cụ, dụng cụ bao gồm: + Loại phân bổ 100% (1 lần) + Loại phân bổ nhiều lần Loại phân bổ 100% (1 lần) là những công cụ, dụng cụ có thời gian sử dụng ngắn và có giá trị nhỏ. Loại phân bổ nhiều lần thường là những công cụ, dụng cụ có giá trị lớn hơn hoặc thời gian sử dụng dài hơn.
Loại này được chia thành loại phân bổ 2 lần và loại trừ dần. - Theo nội dung công cụ, dụng cụ bao gồm: + Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong XDCB, dụng cụ giá lắp chuyên dùng cho sản xuất + Bao bì tính giá riêng dùng để đóng gói hàng hoá trong quá trình bảo quản hàng hoá hoặc vận chuyển hàng hoá đi bán,. + Dụng dụ đồ dùng bằng thuỷ tinh, sành sứ + Quần áo bảo hộ lao động + Công cụ, dụng cụ khác - Theo yêu cầu quản lý và yêu cầu ghi chép kế toán công cụ, dụng cụ bao gồm: + Công cụ, dụng cụ + Bao bì luân chuyển + Đồ dùng cho thuê. 8 - Theo mục đích và nơi sử dụng, công cụ dụng cụ bao gồm: + Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD + Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý + Công cụ, dụng cụ dùng cho các nhu cầu khác Mỗi cách phân loại có yêu cầu, mục đích riêng, phục vụ cho công tác quản lý vật tư của doanh nghiệp theo những yêu cầu cụ thể.
Ý nghĩa của công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất Công tác bảo đảm vật tư cho sản xuất rất quan trọng vì nền kinh tế bảo đảm vật tư không bảo đảm tính kế hoạch, tính khoa học và sự đồng bộ sẽ dẫn đến tình trạng sản xuất bị ngừng trệ sản phẩm, tiến độ thi công công trình sẽ giảm. Số lượng vật tư không đủ thì năng suất lao động trong sản xuất, thi công sẽ giảm. Trong nền kinh tế thị trường, vấn đề bảo đảm vật tư cho sản xuất lại càng quan trọng. Nó đòi hỏi phải có sự tìm tòi, tính toán giá cả, hạch toán giá cả, hạch toán cụ thể đối với từng loại vật tư, số lượng cần dùng để tránh lãng phí vật tư và tiết kiệm vốn lưu động.
Đảm bảo vật tư là đáp ứng các yêu cầu cung ứng đầy đủ các loại vật tư về số lượng chất lượng quy cách cũng như chủng loại kịp thời về thời gian và đồng bộ giúp cho việc tăng năng suất lao động xã hội tiết kiệm được thời gian lao động giảm chi phí không cần thiết. Tổ chức và quản lý tốt công tác bảo đảm vật tư còn góp phần tiết kiệm vật tư giữ gìn về số lượng và chất lượng cấp phát vật tư theo hạn mức. Kiểm tra việc sử dụng vật tư cũng là những biện pháp tiết kiệm vật tư quan trọng. Tổ chức tốt công tác bảo đảm vật tư ảnh hưởng tốt đến công tác vận tải ghép nối vận chuyển hợp lý, giảm cước phí vận chuyển vật tư (giảm được chi phí lưu thông) dẫn đến giảm được giá thành sản phẩm.
Ngoài ra tổ chức và quản lý tốt đảm bảo vật tư còn có tầm quan trọng trong công tác hạch toán kinh doanh của doanh nghiệp. Trong giá thành sản 9 phẩm công nghệ thì vật tư chiếm từ 70 - 90% tổng chi phí.
