Bối cảnh và vấn đề nghiên cứu

Ngành da giày giữ vai trò là một trong những ngành kinh tế xuất khẩu mũi nhọn của Việt Nam, đóng góp tỷ trọng lớn vào tăng trưởng GDP quốc gia. Theo số liệu từ Sở Công thương Thành phố Hồ Chí Minh (cập nhật ngày 14/02/2017), Việt Nam thuộc top 4 quốc gia sản xuất giày dép lớn nhất thế giới về sản lượng (đứng sau Trung Quốc, Ấn Độ, Brazil) và là nước xuất khẩu giày dép đứng thứ 3 thế giới về giá trị kim ngạch (sau Trung Quốc và Italia). Sản phẩm giày dép Việt Nam đã hiện diện tại hơn 50 quốc gia, tập trung vào các thị trường lớn như Hoa Kỳ, Liên minh Châu Âu (EU) và Nhật Bản. Việc tham gia các hiệp định thương mại tự do như Hiệp định Đối tác kinh tế chiến lược xuyên Thái Bình Dương (TPP) với lộ trình xóa bỏ thuế suất từ 3,5% - 57,4% về 0% mang lại động lực tăng trưởng lớn cho các doanh nghiệp sản xuất trong ngành.

Trong cơ cấu chi phí sản xuất công nghiệp ngành giày da, chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng áp đảo, dao động từ 60% đến 80% tổng giá thành sản phẩm. Quản lý nguyên vật liệu là khâu cốt lõi đảm bảo cung ứng đầy đủ, chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại và tiến độ, đồng thời quyết định hiệu quả sử dụng vốn lưu động và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trọng này, đề tài "Hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy 1 Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình" được thực hiện nhằm giải quyết các yêu cầu quản trị thực tế tại đơn vị.

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài bao gồm 2 nhiệm vụ cụ thể:

  1. Tìm hiểu và phân tích thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy 1 thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình (TBS Group).
  2. Đánh giá ưu điểm, hạn chế trong quy trình quản lý nguyên vật liệu dựa trên cơ sở lý thuyết chuyên ngành; từ đó đề xuất các giải pháp khả thi nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quản trị nguyên vật liệu tại Nhà máy 1.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

  • Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy 1 thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình.
  • Phạm vi không gian: Nhà máy 1 – Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình (địa chỉ: Số 5A, Xa lộ Xuyên Á, Xã An Bình, Thị xã Dĩ An, Tỉnh Bình Dương).
  • Phạm vi thời gian: Số liệu khảo sát thực tế và tài liệu thu thập được thực hiện từ tháng 2/2017 đến tháng 6/2017; chuỗi số liệu tài chính tổng quan của công ty giai đoạn 2012 – 2014.

Cơ sở lý thuyết và phương pháp

Khóa luận xây dựng hệ thống cơ sở lý luận dựa trên các công trình nghiên cứu và tài liệu học thuật chuyên ngành quản trị sản xuất và kế toán doanh nghiệp:

  • Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu: Trích dẫn lý thuyết của GS.TS Ngô Thế Chi (2006), xác định nguyên vật liệu là đối tượng lao động mua ngoài hoặc tự chế biến phục vụ sản xuất kinh doanh, tham gia vào một chu kỳ sản xuất, biến đổi hình thái vật chất ban đầu và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào giá thành sản phẩm mới tạo ra.
  • Khái niệm quản trị nguyên vật liệu: Kế thừa quan điểm của PTS Nguyễn Kim Truy (1999), xác định quản trị nguyên vật liệu là chuỗi hoạt động quản lý dòng vật liệu vào/ra, phân nhóm chức năng và kiểm soát theo chu kỳ lưu chuyển từ khâu mua sắm, kiểm soát chất lượng nội bộ, lưu kho, cấp phát đến phân phối sản phẩm.
  • Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu và dự trữ: Mô hình tính toán tổng nhu cầu $V_i = \sum (Q_j \times D_i)$; các mô hình định mức dự trữ thường xuyên ($V_{dx} = V_n \times t_n$), dự trữ bảo hiểm ($V_{db} = V_n \times N$), dự trữ theo mùa ($V_{dm} = V_n \times t_m$) và cân đối lượng vật liệu cần mua ($V_c = V_{cd} + V_{d2} - V_{d1}$).
  • Mô hình quản lý hàng dự trữ tối ưu: Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ - Economic Order Quantity, đề xuất từ năm 1915) và mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ - Production Order Quantity, theo tài liệu của PGS.TS Nguyễn Thị Minh An, 2010).

Phương pháp nghiên cứu được tiến hành kết hợp qua 2 giai đoạn:

  • Nghiên cứu lý thuyết: Thu thập, tổng hợp và hệ thống hóa lý luận về quản lý vật tư, định mức tiêu hao, dự trữ và cung ứng từ sách giáo trình, tài liệu chuyên khảo và internet.
  • Nghiên cứu thực tế:
    • Phỏng vấn trực tiếp cán bộ, nhân viên chuyên trách tại Phòng Kế hoạch chuẩn bị và Điều hành sản xuất - Xuất hàng (KHCB&ĐHSX-XH), thủ kho và nhân viên quản lý chất lượng (QC).
    • Quan sát thực địa quy trình luân chuyển nguyên vật liệu tại các xưởng sản xuất (Xưởng May, Xưởng Gò) và hệ thống 4 kho chuyên trách của Nhà máy 1.
    • Phân tích chứng từ, báo cáo thống kê nội bộ, tài liệu kỹ thuật, bảng tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng và cơ sở dữ liệu trên hệ thống SAP ERP của doanh nghiệp.

Nội dung chính theo từng chương

Chương 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình

Chương 1 trình bày lịch sử hình thành, quy mô tổ chức, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình (TBS Group) và cơ cấu vận hành của Nhà máy 1. Thành lập từ năm 1989 (giấy phép thành lập năm 1993), TBS Group đã phát triển thành tập đoàn đa ngành hoạt động trên 6 lĩnh vực chính: sản xuất công nghiệp da giày, sản xuất công nghiệp túi xách, cảng và logistics (ICD TBS Tân Vạn), thương mại và dịch vụ (TBS Sport phân phối độc quyền thương hiệu ECCO với 16 cửa hàng), đầu tư - kinh doanh bất động sản và hạ tầng công nghiệp, cùng lĩnh vực du lịch nghỉ dưỡng - sân golf.

Bảng số liệu tổng hợp kết quả kinh doanh của TBS Group giai đoạn 2012 – 2014 cho thấy tốc độ tăng trưởng liên tục:

Chỉ tiêu (Đơn vị: Triệu VNĐ) Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Doanh thu thuần bán hàng & DV 1.842.308 2.400.573 3.139.803
Doanh thu hoạt động tài chính 16.905 16.905 6.137
Doanh thu khác 0 0 0
Tổng doanh thu 1.859.213 2.417.478 3.145.940

Về quy mô đơn vị nghiên cứu, Nhà máy 1 là cơ sở hạt nhân của TBS Group, tọa lạc tại trụ sở chính với khu văn phòng điều hành rộng 1.000 m2 và hệ thống xưởng sản xuất, kho vật tư tại tầng 1. Công suất thiết kế của Nhà máy 1 đạt khoảng 5,3 triệu đôi giày/năm, vận hành 72 máy cắt, 10 chuyền in, 63 chuyền may và 8 chuyền gò. Cơ cấu sản xuất trực tiếp gồm:

  • 3 phân xưởng may: Xưởng May 1 (15 chuyền), Xưởng May 2 (21 chuyền), Xưởng May 3 (21 chuyền).
  • 2 phân xưởng gò: Xưởng Gò 1 (4 chuyền) và Xưởng Gò 2 (4 chuyền).
  • Phòng KHCB&ĐHSX-XH giữ vai trò trung tâm điều phối, gồm 3 bộ phận: Thiết kế công nghệ & Quản lý chất lượng, Chuẩn bị sản xuất (cân đối vật tư, cấp phát bổ sung), và Điều độ sản xuất (lập kế hoạch chuyền, theo dõi tiến độ may, gò và xuất hàng).

Chương 2: Cơ sở lý luận về nguyên vật liệu và công tác quản lý nguyên vật liệu

Chương 2 chuẩn hóa hệ thống lý luận làm khung tham chiếu cho nghiên cứu thực trạng. Tác giả phân tích các thuộc tính kinh tế của nguyên vật liệu và phân loại chi tiết theo vai trò/tác dụng: nguyên vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng cơ bản và vật liệu khác.

Nội dung quản trị nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất được phân tích qua 5 khâu nghiệp vụ chính:

  1. Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu: Xác định lượng tiêu hao cấu thành thực thể đơn vị sản phẩm, mức hao hụt kỹ thuật cho phép và tỷ lệ phế phẩm dự phòng.
  2. Lập kế hoạch nhu cầu và tiến độ mua sắm: Tính toán nhu cầu tổng hợp theo đơn hàng, xác định lượng tồn kho dự trữ thường xuyên, dự trữ bảo hiểm và áp dụng các mô hình quy mô lô đặt hàng tối ưu (EOQ, POQ) nhằm cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
  3. Tổ chức tiếp nhận và lưu trữ: Tiếp nhận theo hợp đồng kinh tế/phiếu xuất xưởng, thực hiện kiểm nghiệm chất lượng, số lượng, lập chứng từ nhập kho và phân loại sắp xếp trên hệ thống kệ chứa theo quy định kỹ thuật bảo quản.
  4. Tổ chức cấp phát: So sánh hai hình thức cấp phát theo yêu cầu đột xuất của phân xưởng và cấp phát theo hạn mức/tiến độ kế hoạch sản xuất định kỳ.
  5. Thống kê, kiểm kê và xử lý phế phẩm: Tổ chức kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất để phát hiện chênh lệch sổ sách - thực tế, kết hợp phân loại và tái sử dụng hoặc thanh lý phế liệu nhằm thu hồi chi phí.

Chương 3: Thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy 1 Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình

Chương 3 đi sâu mô tả, đánh giá thực tế hoạt động quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy 1 qua từng khâu tác nghiệp cụ thể:

Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu: Do Nhà máy 1 chuyên gia công, sản xuất giày xuất khẩu cho 3 khách hàng quốc tế lớn gồm Decathlon (mã DP), Skechers (mã SK) và Wolverine (mã WWW), phần lớn nguyên vật liệu chính (da thuộc, simili, PU, vải dệt, cao su tổng hợp, keo dán, hóa chất) phải nhập khẩu theo chỉ định kỹ thuật nghiêm ngặt của đối tác nước ngoài. Đặc tính của da thuộc và vật liệu ngành giày là tính hút ẩm cao, dễ bị biến tính cơ lý, mốc hoặc rách nếu không được kiểm soát độ ẩm chặt chẽ. Hệ thống phân loại vật tư tại nhà máy được chia thành: vật tư phục vụ công đoạn may (vật tư cắt: da, vải, xốp, pho; vật tư may: chỉ, keo, tem, logo, phụ liệu) và vật tư phục vụ công đoạn gò (đế, tẩy, lót tẩy, đệm gót, dây giày, bao bì đóng gói).

Hệ thống mã hóa vật tư: Nhà máy áp dụng hệ thống mã hóa 10 ký tự tiêu chuẩn để phân biệt đơn hàng và nguyên vật liệu:

  • Mã đơn hàng (10 số): 3 ký tự đầu là mã khách hàng (311: DP, 313: SK, 314: WWW) + 6 ký tự số thứ tự đơn hàng.
  • Mã vật tư (10 ký tự): Cấu trúc định dạng P12 (cố định) + Ký tự khách hàng (D, S, W) + Ký tự nhóm vật tư (L: da, N: phụ liệu may, S: vật tư mũ, T: vật tư lót) + 5 ký tự số. Ví dụ: P12SL31093 là vật tư da gót ngoài cho khách hàng Skechers. Đối với vật tư dùng chung theo mùa sử dụng tiền tố P12XM*****; vật tư bồi dán kết hợp sử dụng 2 mã SAP đồng thời.

Quy trình tiếp nhận và kiểm tra chất lượng (QC đầu vào): Quá trình tiếp nhận tại Kho vật tư tuân thủ lưu trình 4 bước: (1) Chuẩn bị công cụ, mẫu đối chiếu Swatch Book và giày mẫu; (2) Kiểm tra đối chiếu thông tin chứng từ, số Lot, số lượng; (3) Cắt mẫu đầu cây so màu 100% lô hàng đối chiếu với mẫu chuẩn; (4) Kiểm tra ngoại quan và cơ lý. Tiêu chuẩn phân loại chất lượng da thuộc được quy định rõ ràng:

Phân loại da Tỷ lệ diện tích lỗi khuyết tật bề mặt (Sẹo, xước, nhăn, loang màu, xù nhám) Tiêu chuẩn độ dày (Bằng đồng hồ đo độ shore) Xử lý sau kiểm tra
Loại A 1% – 5% Độ dày > 1mm: dung sai cho phép $\pm 0,1$ mm so với mẫu đối chiếu Nhập kho lưu trữ phục vụ sản xuất
Loại B 5% – 10% Độ dày < 1mm: dung sai cho phép $\pm 0,05$ mm so với mẫu đối chiếu Nhập kho lưu trữ phục vụ sản xuất
Loại C 10% – 15% Không đạt dung sai kỹ thuật Lập biên bản, trả về Tổng kho/Nhà cung cấp
Loại D 15% – 25% Không đạt dung sai kỹ thuật Lập biên bản, trả về Tổng kho/Nhà cung cấp

Tổ chức kho bãi và cấp phát: Nhà máy 1 duy trì 4 kho chính (Kho vật tư, Kho đóng gói, Kho bao bì, Kho thành phẩm). Toàn bộ vật tư được phân khu, đánh số và xếp trên hệ thống kệ giá chuyên dụng, cách ly hoàn toàn với nền kho để tránh ẩm mốc. Công tác cấp phát thực hiện theo kế hoạch sản xuất thông qua hệ thống SAP ERP: Phòng KHCB&ĐHSX-XH lập Kế hoạch giao sản lượng chuyền $\rightarrow$ Nhân viên điều độ lập Kế hoạch chuẩn bị đầu vào $\rightarrow$ Nhân viên thống kê xuất Lệnh sản xuất phụ liệu may/mũ giày $\rightarrow$ Thủ kho cấp phát vật tư đồng bộ cho chuyền trưởng.

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy 1 Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình

Trên cơ sở mục tiêu phát triển giai đoạn mới của TBS Group (trở thành nhà sản xuất - xuất khẩu giày dép và túi xách hàng đầu khu vực) và các tồn tại thực tế tại Nhà máy 1, Chương 4 đề xuất các nhóm giải pháp hoàn thiện:

  • Tối ưu hóa quy trình luân chuyển chứng từ và kiểm tra vật tư: Giảm thiểu thời gian chờ đợi kiểm tra chất lượng tại khâu tiếp nhận; nâng cao độ chính xác trong công tác so màu Swatch Book bằng thiết bị chiếu sáng tiêu chuẩn.
  • Cải thiện công tác bảo quản và quản lý nhiệt ẩm trong kho: Tăng cường hệ thống hút ẩm công nghiệp và giám sát vi khí hậu chuyên dụng cho kho da và kho hóa chất nhằm tránh suy giảm cơ lý tính của da và keo dán.
  • Chuẩn hóa định mức và kiểm soát hao hụt tại công đoạn chặt - may: Tăng cường giám sát việc phân bổ da loại A, B theo giác sơ đồ chặt chi tiết để nâng cao tỷ lệ sử dụng diện tích hữu ích của tấm da, hạn chế phế phẩm cắt bỏ.
  • Nâng cao năng lực ứng dụng hệ thống ERP: Đồng bộ dữ liệu tồn kho thực tế và số liệu phần mềm theo thời gian thực (real-time), hỗ trợ nhân viên cân đối vật tư phát hiện sớm các nguy cơ thiếu hụt vật tư đồng bộ trước khi vào chuyền sản xuất.

Kết quả và đóng góp

Khóa luận ghi nhận các kết quả và đóng góp thực tiễn cụ thể:

  • Khảo sát và chuẩn hóa toàn bộ sơ đồ dòng chảy vật tư tại Nhà máy 1: Từ khâu tiếp nhận từ Tổng kho, kiểm tra QC 4 bước, lưu trữ trên kệ phân tầng, đến quy trình lập lệnh sản xuất trên hệ thống SAP ERP và cấp phát trực tiếp tới 63 chuyền may và 8 chuyền gò.
  • Làm rõ cơ chế kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu đầu vào bằng bảng định lượng tiêu chuẩn: Phân loại chính xác 4 cấp độ chất lượng da (Loại A: 1-5% lỗi, Loại B: 5-10% lỗi, Loại C: 10-15% lỗi, Loại D: 15-25% lỗi) và tiêu chuẩn dung sai độ dày bằng đồng hồ đo shore ($\pm 0,1$ mm đối với da $>1$ mm và $\pm 0,05$ mm đối với da $<1$ mm).
  • Hệ thống hóa phương pháp đặt mã định danh vật tư và đơn hàng: Phân tích cấu trúc mã hóa 10 ký tự kết hợp mã khách hàng (311-DP, 313-SK, 314-WWW) và phân loại vật tư (L, N, S, T), giúp hạn chế tình trạng nhầm lẫn vật tư giữa các thương hiệu quốc tế trong điều kiện sản xuất đồng thời nhiều đơn hàng.

Hạn chế và hướng nghiên cứu tiếp

Khóa luận còn một số hạn chế gắn liền với phạm vi tiếp cận dữ liệu và thời gian nghiên cứu:

  • Do Nhà máy 1 vận hành theo mô hình quản lý tập trung từ Tổng công ty TBS Group, các khâu định mức kỹ thuật gốc và đàm phán mua sắm tập trung do các phòng ban chức năng của Tổng công ty thực hiện; tác giả chưa đi sâu phân tích cơ chế ra quyết định mua hàng và chi phí đặt hàng tổng thể.
  • Hướng nghiên cứu tiếp theo có thể mở rộng khảo sát trên toàn bộ hệ thống 4 nhà máy của TBS Group, kết hợp tính toán chi tiết chi phí lưu kho thực tế và ứng dụng các thuật toán tối ưu hóa vị trí sắp xếp kho tự động.

Giá trị tham khảo

Khóa luận là tài liệu tham khảo thực tế hữu ích đối với:

  • Sinh viên các ngành Quản trị kinh doanh, Quản lý công nghiệp, Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng khi nghiên cứu về nghiệp vụ kho vận và quản trị sản xuất thực tế tại doanh nghiệp may mặc - da giày quy mô lớn.
  • Cán bộ quản lý kho, nhân viên điều độ sản xuất và kỹ thuật viên QC tại các nhà máy sản xuất giày dép gia công xuất khẩu trong việc xây dựng quy trình kiểm soát đầu vào, phương pháp phân loại da và quy chuẩn mã hóa vật tư.

Câu hỏi thường gặp

1. Năng lực sản xuất và quy mô trang thiết bị của Nhà máy 1 TBS Group được ghi nhận như thế nào trong tài liệu?
Nhà máy 1 có công suất sản xuất đạt khoảng 5,3 triệu đôi giày/năm. Cơ sở vật chất kỹ thuật bao gồm 72 máy cắt, 10 chuyền in, 63 chuyền khâu (phân bố tại 3 phân xưởng may: May 1 có 15 chuyền, May 2 có 21 chuyền, May 3 có 21 chuyền) và 8 chuyền gò (thuộc 2 phân xưởng gò).

2. Quy ước đặt mã đơn hàng và mã nguyên vật liệu tại Nhà máy 1 được thực hiện theo nguyên tắc nào?
Mã đơn hàng gồm 10 chữ số, trong đó 3 số đầu thể hiện mã khách hàng (311: Decathlon, 313: Skechers, 314: Wolverine) và 6 số sau là mã đơn hàng. Mã vật tư gồm 10 ký tự: 3 ký tự đầu cố định là P12, ký tự thứ 4 là mã khách hàng (D, S, W), ký tự thứ 5 chỉ chất liệu (L: da, N: phụ liệu may, S: vật tư mũ, T: vật tư lót) và 5 ký tự số cuối là số định danh vật tư.

3. Quy trình kiểm tra chất lượng đối với nguyên liệu da thật đầu vào được thực hiện qua các tiêu chí nào?
Nguyên liệu da được kiểm tra 100% về ngoại quan và 10% về quy cách độ dày. Da được phân loại theo tỷ lệ diện tích lỗi khuyết tật: Loại A (1-5%), Loại B (5-10%), Loại C (10-15%), Loại D (15-25%). Dung sai độ dày đo bằng đồng hồ đo shore phải đạt chuẩn $\pm 0,1$ mm (với da $>1$ mm) và $\pm 0,05$ mm (với da $<1$ mm). Chỉ da Loại A và B được nhập kho phục vụ sản xuất; Loại C và D bị lập biên bản trả về Tổng kho/Nhà cung ứng.

4. Phòng KHCB&ĐHSX-XH tại Nhà máy 1 có cấu trúc tổ chức và nhiệm vụ gì trong quản lý vật tư?
Phòng gồm 3 bộ phận trực thuộc: Thiết kế công nghệ & Quản lý chất lượng, Chuẩn bị sản xuất và Điều độ sản xuất. Nhiệm vụ chính là tiếp nhận kế hoạch năm từ Tổng công ty, cân đối tình hình vật tư, lập kế hoạch giao sản lượng chuyền, xuất kế hoạch chuẩn bị đầu vào, giám sát tiến độ chuyền may/gò và phối hợp với kho cấp phát nguyên vật liệu đồng bộ theo lệnh sản xuất.

Kết luận

Khóa luận tốt nghiệp của tác giả Lê Thị Mỹ Trâm đã hệ thống hóa toàn diện cơ sở lý luận và phản ánh chi tiết thực trạng công tác quản lý nguyên vật liệu tại Nhà máy 1 Công ty Cổ phần Đầu tư Thái Bình (TBS Group). Thông qua việc khảo sát trực tiếp quy trình kiểm tra chất lượng đầu vào, hệ thống mã hóa SAP ERP và quy trình cấp phát nội bộ, nghiên cứu đã chỉ rõ các điểm mạnh trong quản lý chất lượng tiêu chuẩn quốc tế cũng như các điểm nghẽn về bảo quản và luân chuyển thông tin. Các giải pháp đề xuất bám sát điều kiện sản xuất thực tế, có giá trị ứng dụng cụ thể trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng vật tư và tối ưu hóa hoạt động sản xuất ngành da giày xuất khẩu.